Nombre de la

Unidad de Planificación y Presupuesto de Eventos

Aprendizaje: Corporativos
Nombre de la
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
Asignatura:
CORPORATIVAS
Consideraciones
previas

El contenido que se expone a continuación está ligado a los siguientes aprendizajes

esperados:

Aprendizajes Conceptuales:

• Conocer los conceptos fundamentales de gestión de presupuesto y cómo se aplican

en el contexto de eventos corporativos

Aprendizajes Procedimentales:

• Construir un presupuesto detallado para eventos corporativos, incluyendo la

identificación de costos asociados y la gestión eficiente de los recursos financieros
durante la ejecución del evento, ajustándose al presupuesto establecido en un análisis
de caso

Aprendizajes Actitudinales:

• Cultivar la capacidad de pensar de manera estratégica y anticiparse a posibles

desafíos en la planificación de eventos.
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Sobre las fuentes utilizadas en el material

El presente Material de Estudio constituye un ejercicio de recopilación de distintas fuentes,

cuyas referencias bibliográficas estarán debidamente señaladas al final del documento. Este
material, en ningún caso pretende asumir como propia la autoría de las ideas plantea- das.
La información que se incorpora tiene como única finalidad el apoyo para el desarrollo de
los contenidos de la unidad correspondiente, respetando los derechos de autor ligados a las
ideas e información seleccionada para los fines específicos de cada asignatura.

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Introducción
Este corresponde al último material de la asignatura, el contenido principal es sobre
la Administración de presupuesto para la ejecución de eventos corporativos y se
centra en aspectos financieros esenciales relacionados con la planificación y
ejecución de eventos corporativos. Comienza explorando los costos de un evento
corporativo, donde se detallan los desembolsos económicos que conlleva la
realización de un evento, desde costos fijos hasta variables, también aborda el
Análisis de Costos-Beneficios, destacando la importancia de evaluar
minuciosamente los costos en comparación con los beneficios que se esperan de
él. Se explora el concepto de ROI (Return on Investment) y su aplicación para
determinar la eficacia financiera de un evento.
Se revisará el presupuesto como una herramienta para planificar, como una
estrategia fundamental para una gestión eficaz, destacando la planificación
financiera, el control de costos y la asignación de recursos. Se revisará la gestión
financiera de eventos corporativos, mostrando cómo se aplican los conocimientos
adquiridos en la planificación financiera, el seguimiento presupuestario y la
administración de recursos en un evento real. Todo esto, para lograr la elaboración
de presupuestos para eventos corporativos.

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Ideas fuerza
Los presupuestos son herramientas valiosas que disminuyen la tasa de errores en
la ejecución de cualquier actividad. En el caso de los eventos corporativos, permiten
estructurar todo el proceso y llevar un orden de cada paso que se debe dar. Este
orden abre paso a la posibilidad de generar reportes permanentes cada vez que sea
solicitado.

Los costos de un evento pueden ser variables, dependen del tamaño de la actividad
y su complejidad, pero por sobre todo, son dependientes de los recursos que se
esperan usar para asegurar el éxito.

Para la elaboración de un presupuesto se puede usar la herramienta digital que

facilite la estructura y el orden de toda la información. Pueden ser software de
gestión, como planillas de cálculo, pueden ser pagadas o gratuitas, independiente
de cuál se use, debe representar una herramienta de fácil uso para todos los
miembros del equipo organizador.

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Índice
Tabla de contenido
Consideraciones Previas ................................................................................................................. 2
Introducción ..................................................................................................................................... 3
Ideas fuerza ..................................................................................................................................... 4
Índice ............................................................................................................................................... 5
Desarrollo......................................................................................................................................... 6
Administración de presupuesto para la ejecución de eventos corporativos ................................. 6
Costos de un evento corporativo............................................................................................... 6
Análisis de Costos - Beneficios ............................................................................................... 10
Presupuestos como herramientas para planificar ................................................................... 13
Gestión financiera de eventos corporativos ............................................................................ 14
Elaboración de Presupuestos para Eventos Corporativos ...................................................... 16
Conclusión ..................................................................................................................................... 20
Bibliografía ..................................................................................................................................... 21

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Desarrollo
Administración de presupuesto para la ejecución de eventos
corporativos
Los presupuestos son herramientas que permiten presuponer los recursos
monetarios o financieros de un evento o actividad corporativa. Muchas veces se
destina una cifra para consumir en un evento que se desea ejecutar, pero es más
importante el evento en sí, por lo que es el presupuesto el que se debe adaptar a
los recursos que se requieren para su realización. En otros casos es el evento el
que se adapta al presupuesto ya que los organizadores cuentan con un monto de
dinero predeterminado, y deben adecuar la contratación de proveedores y servicios,
de acuerdo al mismo (InEventos, 2013). Cualquiera que sea la situación, el orden
de la información marca una diferencia importante en la cantidad de errores que se
puedan cometer. Entonces, los presupuestos suponen una herramienta de
planificación que deben tener una estructura con un orden determinado.
Muchas veces para la elaboración de presupuestos se usa una herramienta de
cálculo, puede ser el software que usa la empresa u organización, o una simple
planilla de cálculo. En este orden que se debe resguardar, se deben segmentar los
costos en al menos dos categorías, personal y logística, pueden ser más, pero eso
depende de cómo el protocolo dicte la estructura de sus costos.

Costos de un evento corporativo

Un costo se define como el desembolso o gasto económico que una persona,
empresa u organización incurre al adquirir, producir o mantener un bien o servicio.
En el contexto de eventos corporativos, los costos se refieren a los gastos asociados
a la planificación, organización y ejecución de un evento. Estos costos pueden
abarcar una amplia variedad de aspectos, desde la reserva de un espacio y la
contratación de personal hasta la adquisición de materiales promocionales y la
implementación de tecnología y equipos. Los costos también son dependientes de
la cantidad de servicios o bienes que se necesitan para el evento.
Al momento de planificar una actividad de este tipo, corporativa, es muy importante
tener claridad de lo que cuesta cada recurso que se necesita y se debe comparar
con el presupuesto que ha sido determinado para el evento. Se ha señalado
anteriormente que cuando el presupuesto no alcanza a cubrir los costos, se pueden
buscar otras alternativas de financiamiento o formas de cubrirlos, como donaciones
o canjes. También se deben considerar aspectos de optimización de costos y
análisis de costos-beneficios para asegurar que la inversión en el evento sea eficaz
y se traduzca en los resultados deseados.

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Los costos tienen diversas clasificaciones, pero en este contexto pueden

clasificarse como costos fijos y variables. Los costos fijos son aquellos que no varían
independientemente de la cantidad de asistentes o la magnitud del evento, como el
arriendo de un lugar. Los costos variables, por otro lado, varían en función de
factores como la cantidad de invitados, como los gastos de catering, etc. Los costos
fijos y variables, son distintos según el evento. Por ejemplo, si el transporte asociado
al evento llamado “Capacitación” significa pagar transporte individual de los
asistentes, entonces es un costo variable, porque mientras más asistentes vayan,
mayor va a ser ese monto de dinero, pero si es un evento “Fiesta Aniversario”, y se
arrienda un bus como transporte para que lo usen las personas que no pueden
llegar, si se suben 2 o 40 personas, el monto a pagar es el mismo y eso significa
que es un costo fijo. La Tabla 1 compara para 4 eventos corporativos, los costos
fijos y variables.

Tabla 1: Comparación de costos fijos y variables entre cuatro eventos corporativos.

EVENTO COSTOS FIJOS COSTOS VARIABLES

Seminarios o • Honorarios de • Catering (alimentos y bebidas)
Conferencias Conferencistas • Material de Conferencia
• Arriendo del Espacio (material impreso, cuadernos o
• Material de Promoción folletos).
• Transporte
Lanzamientos de • Arriendo del Lugar • Muestras o Materiales
Productos • Diseño y Producción del Promocionales para la
Producto audiencia.
• Decoración y Escenografía
• Publicidad y Promoción
(anuncios en redes
sociales o medios)

Eventos de • Arriendo del Lugar • Catering y Bebidas (se calcula

Reconocimiento o • Fotografía o Videografía por persona)
Premiación • Diseño y Personalización de
Premios
• Trofeos o Premios (cuando son
individuales)
Capacitaciones • Arriendo del Espacio • Servicio Coffe break (se cobra
• Honorario del charlista por persona)
• Impresión de material de apoyo

Fuente: Elaboración propia

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¿Qué otros costos pueden ser considerados fijos? Aquellos relacionados con
(InEventos, 2013):
• Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.
• Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
• Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
• Locación, el lugar dónde se hará el evento. Ocupará junto con los
alimentos un importante porcentaje de los costos totales del evento.
• Área y servicio de estacionamiento.
• Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
• Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
• Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
• Traductores si fuera necesario.
• Sistema de inscripción y acreditación.
• Contratación de show o actividades, extra al evento.
• Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
• Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados,
arquitectos, etc.
• Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje
Los costos variables suelen ser los alimentos y los bienes que se entregarán a cada
asistente.

¿Cómo se calculan los costos para un evento?

Para la revisión del cálculo simple de costos, se usará el ejercicio del módulo
anterior, el del Seminario de Ventas. Este es el contexto:
Una empresa que tiene la intención de llevar a cabo un evento
de gran relevancia destinado a todos los equipos de ventas.
busca enriquecer la experiencia de los participantes,
organizando una actividad que no solo busca entregar
reconocimientos y premios a los equipos por su destacado
desempeño y compromiso, sino también la provisión de valiosas
herramientas de gestión. Es un seminario que contará con
oradores de renombre y experiencia en el ámbito de las ventas.

Para esta actividad la empresa cotizó los principales servicios con distintos
proveedores. La lista de servicios requeridos es la siguiente:

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Para distinguir los costos fijos de los variables, de la lista se pueden separar
aquellos costos que son dependientes de la cantidad de asistentes, como la
alimentación y el regalo corporativo, esto significa que lo demás es fijo.
Desde la suposición que la empresa ya definió sus proveedores, los valores son los
siguientes:

Como se puede observar, aquellos costos que son variables, son dependientes de
la cantidad de personas asistentes y para calcular su total, solo se debe multiplicar
la cantidad por su valor unitario. Así es como el total del evento se calcula sumando
todos los costos en su valor un total, que en este caso son $3.500.000.
Para obtener los costos de los servicios y bienes, es necesario evaluar las
cotizaciones recibidas. Muchas empresas toman la decisión con respeto al
proveedor con al menos 3 cotizaciones en mano. Esto depende exclusivamente de
como la empresa lo tiene dispuesto en su propio reglamento de compras y en la
gestión de proveedores.
En ciertas ocasiones, es posible encontrar presupuestos que utilizan los términos

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'costos' y 'gastos' para referirse a los desembolsos financieros. Tanto costos como
gastos representan egresos de dinero. La distinción clave entre estos dos conceptos
radica en que, mientras los costos implican una inversión que se espera genere un
beneficio, los gastos representan un desembolso de dinero que se consume de
manera inmediata, sin una expectativa de retorno a futuro. Hay organizaciones que
ven los egresos de un evento corporativo como un costo y otras como un gasto.
También existe la categorización de los costos, es decir, agruparlos por categorías
o ítems. Por ejemplo, en el caso del Seminario de Ventas, la empresa propone 4
categorías de gastos para los eventos corporativos, estos son: insumos,
movilización, activos y honorarios. Los Insumos incluyen todos egresos de los
materiales y suministros necesarios para la ejecución del evento. Esto podría ser
desde papel y bolígrafos para conferencias hasta materiales promocionales como
folletos, camisetas o regalos de empresa. También puede englobar la comida y
bebida para aquellos eventos que lo requieran. La Movilización se refiere a cualquier
gasto relacionado con el transporte y la logística del evento. Esto incluye desde los
gastos de transporte de los asistentes hasta el alquiler de vehículos o servicios de
transporte público para el desplazamiento de participantes. Los Activos en el
contexto de eventos corporativos hacen referencia a los bienes que la empresa
debe adquirir o arrendar específicamente para el evento. Esto podría incluir equipo
audiovisual, mobiliario, decoración temática u otros elementos físicos que se
necesiten para el evento. Los Honorarios abarcan los pagos a oradores, artistas,
organizadores de eventos y otros profesionales que participan en la ejecución del
evento. También podría incluir honorarios de agencias de eventos o empresas de
organización de conferencias que ayuden en la planificación y ejecución.
Como éstas también pueden existir otros ítem, como el de Operaciones, aquí se
pueden incluir los costos asociados a la logística y ejecución general del evento.
También puede estar el ítem de Marketing y Publicidad, que incluye los costos
relacionados con la promoción y publicidad del evento, como publicidad en medios,
diseño de materiales promocionales y gastos en estrategias de marketing online y
offline. Todo esto puede variar según las necesidades de la empresa u organización.
Es importante la itemización o categorización, porque permite mantener una
estructura en el consumo de los recursos y si se requiere hacer cambios, siempre
existe la posibilidad de pedir una re-itemización, que corresponde al proceso de
redistribuir lo presupuestado entre sus categorías.
Análisis de Costos - Beneficios
Este análisis es una herramienta que se calcula para evaluar si la inversión en un
evento corporativo va a generar un retorno adecuado y si valdrá la pena. En esencia,
se trata de comparar los costos asociados con la planificación y ejecución del evento
con los beneficios esperados que se derivarán de él. Para realizar este tipo de
análisis se requieren algunas métricas de apoyo (cálculos matemáticos). Para

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abordar este análisis se revisarán brevemente los siguientes conceptos.

La utilidad o conocida en muchos países como ganancia, es la diferencia positiva
entre el valor de ingresos (venta) y el valor de los egresos (costos). Es decir, cuando
esta resta da un número positivo, de lo contrario no se llama utilidad, se llama
pérdida. El Margen de Utilidad, es la proporción de utilidad dentro del valor de venta.
Y el ROI es el retorno sobre la inversión y representa la proporción entre la utilidad
y los dineros incurridos en la inversión (costos). Cuando se dice proporción, se está
hablando de una parte o fracción de un entero, entonces estamos calculando qué
parte de todos los egresos, representa la utilidad que proviene del beneficio. Y
cuando se trata de un evento, los dineros que se consumen en él, pueden ser
considerados una inversión ya que se realizan con un propósito estratégico a largo
plazo, más que generar un retorno financiero directo e inmediato. Entonces el ROI
(Return on Investment), en español "Retorno de la Inversión", es una métrica
financiera que se utiliza para evaluar la rentabilidad de una inversión o proyecto en
relación con los costos incurridos, se expresa comúnmente como un porcentaje. El
ROI se usa en varios contextos, y en el contexto de los eventos corporativos, se
aplica para medir la eficacia y rentabilidad de un evento específico.
Para calcular el ROI de un evento, primero se deben determinar los costos totales
del evento, que incluyen gastos como el arriendo del lugar, honorarios de
conferencistas, marketing, logística, catering, entre otros. Luego, se incorporan los
beneficios obtenidos del evento, que pueden incluir ingresos directos (como ventas
de productos o servicios relacionados), nuevos contactos o leads generados, y
mejoras intangibles en la marca. La fórmula del ROI es la siguiente:

𝐵𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠 − 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜𝑠
𝑅𝑂𝐼 = ( ) ∗ 100
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜𝑠

Esta fórmula da como resultado un porcentaje que indica cuánto se ha ganado o

perdido en relación con la inversión inicial. Un ROI del 100% significa que las
ganancias son iguales a los costos, lo que indica que la inversión se recuperó por
completo. Un ROI superior al 100% indica beneficio, mientras que un ROI inferior al
100% significa que se consumió más que el beneficio recibido. Cuanto mayor sea
el ROI sobre el 100%, más rentable es la inversión.

Aquí un ejemplo:

Caso: Lanzamiento de un Nuevo Producto

Una empresa de tecnología está planeando un evento de lanzamiento para un

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nuevo producto. Los costos e ingresos se desglosan de la siguiente manera:

Costos:
Costos Valor
1. Arriendo del lugar $1.000.000
2. Honorarios del conferencista invitado $500.000
3. Catering $300.000
4. Material promocional y decoración $200.000
5. Gastos de marketing y publicidad $400.000
6. Personal y logística $600.000
Costo Total $3.000.000

Beneficios:
Beneficios Valor
1. Ventas proyectadas del nuevo producto $5.000.000
2. Nuevos contactos y leads generados 200
3. Mejora de la imagen de la marca y Aumento estimado del 20%
reputación en la preferencia de la marca
$5.000.000+ Valor intangible
Beneficios Totales
(imagen de marca)

Paso 1: Cuantificación de Beneficios

• Los beneficios incluyen ingresos proyectados por ventas y ventajas
intangibles, como la mejora de la imagen de la marca. Esta última debe
traducirse en un valor monetario que sea propio del evento, por ejemplo, la
preferencia de marca a través de las redes sociales que aumentó en un 20%
y según la valoración que le da la propia red social al aumento de actividad
producto del evento, equivale a $1.000.000.
Paso 2: Cálculo del ROI
𝐵𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠−𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜𝑠
• 𝑅𝑂𝐼 = ( ) ∗ 100
𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜𝑠
5.000.000 + $1.000.000 − $3.000.000
• 𝑅𝑂𝐼 = ( ) ∗ 100
$3.000.000
$3.000.000
• 𝑅𝑂𝐼 = ($3.000.000) ∗ 100
• 𝑅𝑂𝐼 = 100%
Paso 3: Análisis de Sensibilidad
• También se realiza un análisis de sensibilidad considerando diferentes
escenarios. Por ejemplo, ¿qué sucede si las ventas son un 10% menores de
lo proyectado o si el aumento en la preferencia de la marca es solo del 15%

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en lugar del 20%?

Paso 4: Toma de Decisiones
• El ROI es igual a 100%, lo que significa que la inversión generó retorno del
100% de los costos. Esto indica que, en este ejemplo, la inversión inicial de
$3.000.000 se ha duplicado, lo que es un resultado positivo. Por cada peso
invertido, se obtuvo otro peso adicional en utilidades. Si el ROI es igual o
mayor a 100% y los riesgos son manejables, se procederá con el evento tal
como se planeó. En caso de un ROI menor a 100% o con riesgos
significativos, consideraremos ajustes en el presupuesto o en la estrategia
del evento.
Paso 5: Seguimiento y Evaluación Post-Evento
• Luego del evento, comparamos los resultados reales con las proyecciones.
Si las ventas superaron las expectativas y la mejora de la imagen de la marca
fue significativa, podemos concluir que el evento fue exitoso.

Presupuestos como herramientas para planificar

Los presupuestos son diversos en cuanto a su complejidad. Pueden ser desde una
simple tabla hasta libros de cálculo más extensos. Estos se construyen sobre
supuestos explícitos y las cifras pueden provenir de información histórica o pueden
ser costos estimados o pueden provenir directamente de la cotización ya obtenida.
Puede incluir el detalle de los aportes al evento (pecuniarios y no pecuniarios), y
también los valores pueden estar enfrentados entre lo proyectado y lo real. Esto
último se refiere a que un presupuesto, por mucho que presente una proyección de
los dineros que se utilizarán, en algún momento se verá enfrentado a la realidad.
Para lograr un presupuesto se debe llevar a cabo un proceso presupuestario. Este
proceso es el que realiza la elaboración, implementación y control de los
presupuestos.
Como ya fue señalado anteriormente, los presupuestos son una herramienta de
planificación, que sirven para disminuir los riesgos en las operaciones de un evento,
cuantificar las necesidades del evento, y tener control financiero de las actividades.
Pero también, y no menos importante, desempeñan un rol preventivo y correctivo.
Preventivo, porque los presupuestos permiten anticiparse a la ejecución del evento,
estableciendo previamente los recursos necesarios, lo que incluye considerar
posibles escenarios y contingencias financieras (como los imprevistos). Correctivo
porque, una vez que el evento se ha llevado a cabo, se compara lo planificado con
lo sucedido, y si se observan desviaciones significativas, se procede a ajustar la
planificación para mejorar la precisión y acercarla aún más a la realidad.

Del ejercicio del Seminario de ventas, podemos obtener un presupuesto simple,

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como el siguiente:

Si bien más adelante se revisará con más detalle la elaboración de presupuestos,

hay algo que se puede observar claramente. El caso del “Seminario de Ventas”,
planteaba que, “el seminario contará con oradores de renombre y experiencia en el
ámbito de las ventas” y además el caso señala que contaba con un presupuesto de
5 millones de pesos, entonces algo falta en este presupuesto. La empresa recibió 4
ofertas para el servicio completo y escogió según sus criterios, la más conveniente,
por $3.500.000. Es decir que la diferencia del presupuesto original es para el orador,
que en este caso es de $1.500.000.
Entonces, los presupuestos se estructuran por ítems y se ordenan según su
necesidad, hay empresas que utilizan plantillas pre-hechas para las actividades o
eventos corporativos y pueden ser parte o ir complementando un Plan de Acción,
junto con el cronograma correspondiente.

Gestión financiera de eventos corporativos

A diferencia de la gestión de recursos financieros, que se aplica para la
administración de los recursos económicos de una organización en su conjunto y
que puede incluir la gestión de ingresos, gastos, inversiones, presupuestos y otros
aspectos financieros de la empresa en su operación diaria. Y que se enfoca en cómo
la organización maneja sus recursos financieros de manera global para alcanzar
sus objetivos y metas comerciales. La gestión financiera de eventos corporativos se
enfoca específicamente en la planificación, el seguimiento y el control de los
aspectos financieros relacionados con la ejecución de un evento corporativo. Esto
incluye la elaboración de presupuestos para el evento, el seguimiento de los costos
y gastos, la gestión de ingresos y la evaluación de la rentabilidad del evento. Se
limita a las actividades financieras relacionadas con la planificación y ejecución de
un evento en particular, y se asegura de que se lleve a cabo de manera rentable y

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eficiente.
Esta gestión implica una optimización de los recursos en un evento corporativo y la
forma de lograrlo es comenzar por una planificación que incluya una estimación
responsable y bien fundada que estime cuidadosamente cada partida y considere
un margen para posibles imprevistos. La gestión financiera eficiente implica obtener
los mejores precios posibles sin comprometer la calidad, para esto se debe trabajar
en colaboración con los proveedores y buscar oportunidades para negociar tarifas
y obtener descuentos. También se debe identificar cuáles son los elementos más
importantes para el éxito del evento y se debe priorizar el gasto en esos aspectos.
Esto permite asignar recursos de manera más efectiva.
Parte de la gestión involucra llevar un registro continuo de los gastos a medida que
se desarrolla el evento. Un sistema de seguimiento de gastos ayuda a identificar
cualquier desviación del presupuesto y tomar medidas correctivas si es necesario
(haciendo uso de un archivo con el presupuesto). También se debe evaluar a los
proveedores en función no solo de su precio, sino que también de su calidad,
confiabilidad y responsabilidad, como lo revisado en el módulo anterior. En algunos
casos, puede ser más ventajoso pagar un poco más por un proveedor de alta
calidad que ahorra costos en el largo plazo.
La posibilidad de obtener patrocinios o colaboraciones con otras empresas que
puedan cubrir ciertos costos del evento, como la publicidad, la tecnología o la
impresión de materiales, disminuye los gastos del evento, afianza redes y puede
significar un aporte en la percepción de la audiencia.
¿Cómo se realiza la gestión de patrocinios y colaboraciones en eventos
corporativos?
Todo nace del objetivo del evento, teniendo el objetivo claro, se buscan posibles
patrocinadores que puedan tener interés en el evento o ser parte de él. Se puede
hacer una lista de empresas relacionadas con el sector o temática del evento, o
aquellas que hayan patrocinado eventos similares anteriormente. También se debe
preparar una ficha del evento o carpeta (dossier), que tenga la información general
(objetivos, temática, audiencia), las opciones de patrocinio (niveles, beneficios) y las
cifras que respaldan la actividad (tamaño de la audiencia, impacto en redes y
visibilización) (FactoryEvents, 2023).
Los potenciales patrocinadores buscarán comprender los incentivos que pueden
obtener al respaldar el evento. Por lo tanto, se deben presentar opciones atractivas
que capten su atención. Estas opciones pueden incluir la incorporación de su
logotipo en la publicidad del evento, la oportunidad de contar con un stand en el
lugar del evento o la inclusión de su marca en los materiales promocionales. Este
entendimiento puede formalizarse por escrito o basarse en un acuerdo verbal,
dependiendo de la preferencia del patrocinador y lo que le inspire mayor confianza.

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Una vez que la participación se confirme, es esencial mantener una comunicación

fluida y, especialmente, cumplir rigurosamente con los compromisos establecidos.
Los patrocinios y colaboraciones deben contar con un beneficio mutuo.
Cuando se elabora un presupuesto detallado de un evento, se puede valorizar el
aporte del patrocinio o colaboración como aporte no pecuniario. El aporte no
pecuniario se refiere a una contribución que no está relacionada con dinero o
efectivo, y en eventos corporativos o patrocinios, esto podría incluir contribuciones
en especie, servicios, recursos, productos u otros tipos de apoyo que no implican
un desembolso financiero directo. Estos aportes no monetarios son valiosos y
pueden representar un beneficio significativo para las partes involucradas en un
evento o acuerdo de patrocinio.

Elaboración de Presupuestos para Eventos Corporativos

Como se dijo anteriormente para generar un presupuesto es importante categorizar
los egresos, así se puede mantener la información detallada de cada ítem en forma
segmentada para luego resumir todo en un presupuesto del evento. La siguiente
imagen resume una propuesta de estructura de costos para eventos (ver Imagen
1).
Imagen 1: Categorización de los componentes de un presupuesto para eventos o
actividades corporativas.

Fuente: Elaboración propia

Al ampliar la información sobre los distintos ítems en los que se pueden categorizar

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los costos, tenemos lo siguiente:

1. Logística General/Operacional: Acá se deben incluir los costos de
coordinación y planificación general del evento, como la gestión de la
ubicación, la planificación del cronograma y la coordinación de todos los
aspectos logísticos, como los siguientes.
a. Arriendo de Espacio: Costos relacionados con la reserva y el
arriendo de la ubicación del evento, incluidos arriendos de salas,
espacios para exposiciones, etc.
b. Decoración y Ambientación: Los gastos asociados con la
decoración y el ambiente del evento, que pueden incluir flores,
iluminación, mobiliario y elementos decorativos.
c. Gestión de Registros y Acreditación: Incluye los gastos
relacionados con la inscripción, el registro de asistentes y la
acreditación de participantes, como software de registro, tarjetas de
identificación y personal para gestionar el proceso
d. Tecnología y Comunicaciones: Engloba los costos asociados con el
equipo técnico y tecnológico necesario, como alquiler de equipos de
sonido, sistemas de proyección, aplicaciones de eventos virtuales,
servicios de streaming, entre otros.
e. Seguridad y Servicios de Emergencia: Incluye gastos asociados
con servicios de seguridad, paramédicos o servicios de atención
médica de emergencia, en caso de ser necesarios durante el evento.
f. Transporte: Los gastos relacionados con el transporte de materiales,
personal, equipos o invitados al evento.
g. Sostenibilidad y Responsabilidad Social Corporativa: Esta
categoría abarca los costos relacionados con la implementación de
prácticas sostenibles y actividades de responsabilidad social
corporativa dentro del evento, como la compensación de emisiones de
carbono o donaciones a organizaciones benéficas.
2. Recursos Humanos/Honorarios: Esta categoría abarca los costos de
personal que trabajará en la organización y ejecución del evento, como el
equipo de organización, personal de apoyo, asistentes, anfitriones,
intérpretes y otros.
3. Insumos: Aquí están todos los recursos materiales y suministros esenciales
para la realización exitosa del evento. Esto abarca desde suministros básicos
como papel y bolígrafos para conferencias, hasta elementos promocionales
como folletos, camisetas o regalos corporativos. Además, puede incluir la
provisión de alimentos y bebidas en caso de eventos que requieran este
servicio

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a. Alimentos y Bebidas: Esto puede cubrir la comida y bebida

proporcionadas durante el evento, como catering, servicio de bar, etc.
b. Materiales e impresiones: Cubre todos los materiales que son parte
de la actividad y que son entregados a los asistentes
c. Regalos y/o premios: Cubre el diseño y elaboración de regalos o
premios que serán entregados en el evento
d. Marketing y Publicidad: Incluye los costos relacionados con la
promoción y publicidad del evento, como publicidad en medios, diseño
de materiales promocionales y gastos en estrategias de marketing
online y offline.
Para cada categoría se debe calcular una cifra total, proveniente de los subtotales
por ítem, esto permite llevar un mejor control de toda la actividad y permite
responder en un menor tiempo a los cambios y desafíos que se susciten.
En un presupuesto los dineros deben ser presentados y distribuidos entre los ítems.
Por lo que se pueden trabajar libros de cálculo que en las distintas hojas contengan
la información detallada. Se debe establecer un resumen que permita ir revisando
la gestión financiera en la medida que se van consumiendo los recursos. La
siguiente imagen permite visualizar un tipo de presupuesto de planilla de cálculo
que contiene un resumen por categorías y la posibilidad de agregar un checklist de
las actividades y acciones en 3 plazos de tiempo, como un cronograma (ver imagen
2)
Imagen 2: Visualización de un tipo de presupuesto para eventos corporativos

Fuente: Elaboración propia

Para mejorar la comprensión de la elaboración de estos tipos de presupuesto, es

necesario abordar los contenidos con un ejercicio práctico.

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Pregunta de reflexión
Los eventos corporativos demandan de un nivel de producción avanzado, en chile
existe la Asociación de Eventos de Chile (Asevech), que agrupa a las empresas que
se dedican a este rubro. Esta asociación informó que estas empresas se vieron
tremendamente afectadas por las restricciones de la pandemia y que su
reactivación ha sido progresiva. Los presupuestos empresariales y
organizacionales han vuelto a tener en sus cálculos provisiones de dinero para
actividades corporativas.

¿De qué forma se puede cuantificar como beneficio el impacto que tienen los
eventos corporativos en la sociabilización de las personas que pertenecen a una
empresa o que se relacionan con ella?

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Conclusión
En conclusión, este módulo final de la asignatura "Programación de Actividades
Corporativas" ha proporcionado un entendimiento de la Administración de
presupuesto para la ejecución de eventos corporativos. Se han explorado los
elementos financieros relacionados con la planificación y realización de eventos,
incluyendo los tipos de costos y análisis para evaluar la eficacia financiera de los
eventos. El módulo también ha enfocado la atención en el presupuesto como una
herramienta fundamental para una gestión efectiva, subrayando la relevancia de la
planificación financiera, el control de costos y la adecuada asignación de recursos.
Al combinar estos elementos financieros con las habilidades adquiridas en módulos
anteriores, los estudiantes han adquirido una comprensión integral de la
planificación y ejecución de eventos corporativos, preparándolos para abordar con
éxito los desafíos en el campo de las actividades corporativas.

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Bibliografía
InEventos. (2013, November 13). Cómo Elaborar el Presupuesto para un Evento.
https://www.ineventos.cl/blog/el-presupuesto-de-un-evento.html
FactoryEvents. (2023, June 3). Consejos para la gestión de patrocinios y colaboraciones en eventos
corporativos. LinkedIn. https://www.linkedin.com/pulse/consejos-para-la-gesti%C3%B3n-de-
patrocinios-y-colaboraciones/?originalSubdomain=es

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