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UD 2

APLICACIONES ¿Qué es BPM?

DE ANÁLISIS

BPM

I. INTRODUCCIÓN

II. PROCESOS DE NEGOCIO

III. DEFINICIÓN DE BPM (BUSINESS

PROCESS MAMNAGEMENT)

IV. ¿POR QUÉ IMPLANTAR BPM?

V. CICLO DE BPM DE MEJORA

CONTINUA

VI. ARQUITECTURA EMPRESARIAL EN

EL CONTEXTO BPM

VII. RELACIÓN AE, BPM y SOA

VIII. LA ORGANIZACIÓN Y LA
ESTRUCTURA DE UN PROYECTO BPM

IX. RESUMEN

X. GLOSARIO

XI. BIBLIOGRAFÍA

AUTOEVALUACIÓN
AUTOEVALUACIÓN - Solución
 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

I. INTRODUCCIÓN

El objetivo de esta unidad es además de definir el concepto de

Business Process Management, introducir los conceptos básicos
que se utilizarán durante las siguientes unidades.

II. PROCESOS DE NEGOCIO

Comenzamos hablando de los procesos que es el centro y el

objetivo de la disciplina BPM y de lo que supone para el desarrollo del
negocio en una organización.
Definimos proceso como el conjunto de actividades mutuamente
relacionadas que se realizan o suceden bajo ciertas circunstancias con
un fin determinado.
Por otro lado, proceso de negocio lo podemos definir como las
actividades estructuradas y determinadas por las condiciones y reglas
del negocio, que van transformando recursos en productos y servicios
para crear un valor para el cliente, de forma que cuanto más efectiva
sea esta transformación, más éxito lograremos en la creación de
valor pretendida.
Un proceso de negocio puede ser parte de un proceso mayor que lo
abarque o bien puede incluir otros procesos de negocio que deban ser
incluidos en su función.
Normalmente es desencadenado por una acción de un cliente y
porque el resultado actúa o vuelve sobre el cliente creando valor.
Otra característica de un proceso de negocio es que es transversal
a las actividades de la empresa, de forma que atraviesa varias áreas
de la cadena de valor.
Es importante, identificar correctamente los procesos de negocio
que aportan valor al cliente y no confundirlos por ejemplo con cada
uno de los macro procesos, que forman parte de la cadena de valor
de la empresa, que normalmente se corresponden con cada una de
las áreas de la misma. Los procesos de negocio, atraviesan como
hemos dicho la cadena de valor, (end-to-end) la cual muestra las
dependencias entre cada uno de los pasos en la operativa de una
empresa.
Para identificar correctamente los procesos, se recomienda realizar
un análisis identificando cada evento que desencadena un cliente.
Algunos ejemplos de procesos de negocio son:

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BPM ÁREA DE SISTEMAS

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

 Solicitud de alta.
 Compra de un billete de avión.
 Notificación de un siniestro.

2.1. Gestión de procesos y por procesos

No es lo mismo ‘Gestión de Procesos’ que ‘Gestión por Procesos’.

La gestión de los procesos se lleva a cabo para mejorar el control
que se tiene sobre ellos, para lograr mayor eficiencia en su
desempeño, es decir aumentando la posibilidad de cumplir los
objetivos funcionales que se esperan como resultado.
Sin embargo, esto no basta para estar alineados con la estrategia
empresarial y con los objetivos de negocio.
Para lograr estas sinergias, no debemos pues limitarnos al control
operativo de los procesos, sino que se debe controlar también la
relación de estos con las capas de estrategia y planificación y de
tecnología de forma que el alineamiento sea el máximo posible. Esto
sería la gestión por procesos.

III. DEFINICIÓN DE BPM (BUSINESS PROCESS

MANAGEMENT)

Ya a principios de los años 90, aparecen las primeras menciones,

sobre la necesidad del alineamiento entre la estrategia de una
compañía y operación del negocio.
A finales del año 2002, en una publicación titulada BPM, The Third
Wave de Smith a Fingar, se menciona por primera vez el acrónimo
BPM.
Hay diversidad de opiniones sobre la definición de BPM, e incluso
diferencias en función del autor consultado sobre las áreas que se
integran a través de esta metodología. Se propone aquí la definición
de la Asociación de Profesionales de BPM (ABPMP):

“Business Process Management (BPM) es un enfoque

sistemático para levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y
controlar, tanto los procesos manuales como automáticos, con la
finalidad de lograr a través de sus resultados en forma consistente los
objetivos de negocio que se encuentran alineados con la estrategia de

334
ÁREA DE SISTEMAS BPM

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

la organización. BPM se apoya en TI con el objetivo de mejorar,

innovar y gestionar los procesos de principio a fin, que determinan los
resultados del negocio, crean valor para el cliente y posibilitan el
logro de los objetivos de negocio con mayor agilidad.”

BMP va a implicar a todos los niveles de toda la organización sin

olvidar a las personas tanto internos, como a clientes, proveedores y
socios.
Incluirá una serie de de técnicas de gestión de procesos ya
conocidas, así como con una serie de nuevas herramientas
tecnológicas, que permiten agilizar la forma en la que una
organización mejora sus procesos de negocio.

IV. ¿POR QUÉ IMPLANTAR BPM?

BPM facilita el logro de los objetivos de negocio de la empresa, y

aumenta las posibilidades de crecimiento mediante la mejora de la
productividad y el rendimiento, permitiendo y facilitando la
innovación y, en definitiva, fomentando la lealtad por parte de los
clientes a través de un aumento de su satisfacción.
Permite enfocar todos los esfuerzos a la creación de valor para el
cliente, con una mejor y más rápida respuesta al cambio, pues
permite una mayor agilidad para adaptarse a dichos cambios de
forma continua.
BPM facilitará el logro de todos o muchos de los siguientes
objetivos:

 Cumplimiento de la estrategia: al facilitar el alineamiento

entre la estrategia y los procesos, y entre estos y la tecnología,
se facilita el conocimiento, medición y cumplimiento de los
objetivos estratégicos. 
 Mejora del desempeño: los objetivos de cada departamento
se alinean directamente con la estrategia de la compañía, las
personas conocen mejor sus responsabilidades y pueden
orientar de una manera más efectiva su trabajo logrando
mejoras en su desempeño.
 Colaboración: gracias al alineamiento y la participación de
todas las áreas, un mayor nivel de colaboración entre ellas,
especialmente entre negocio y sistemas de la información.

335
BPM ÁREA DE SISTEMAS

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

 Agilidad: uno de los objetivos clave de BPM. La organización,

como conjunto, puede responder más rápida y eficazmente a
cambios en el entorno, para continuar cumpliendo con sus
metas y objetivos.
 Visibilidad: los responsables de negocio podrán medir y
controlar de una forma más sencilla y directa todos los aspectos
de los procesos de negocio. Será posible el seguimiento, incluso
en tiempo real, de cada transacción individual a lo largo de todo
el proceso, e incluso de las relaciones con subproceso y
procesos padres, siempre desde el punto de vista de cada uno
de los roles que intervienen en el proceso.
 Automatización: con la automatización aumenta la
productividad, la consistencia y se reducen los errores. Se
mejora el cumplimiento de los objetivos, y aumenta la
satisfacción de los clientes.
 Flexibilidad: los responsables de tecnologías de la información
pueden aplicar sus recursos de una manera más directa y
efectiva a las necesidades de negocio.
 Gestión y Control: BPM sugiere un modelo de gestión y de
control y de gestión del cambio que mejora la confianza de
nuestros clientes, socios, proveedores, reguladores y
accionistas. Con BPM, se facilita el cumplimiento de las de
políticas de empresa, además de facilitar los medios para la
supervisión y el seguimiento de los trabajos.

336
ÁREA DE SISTEMAS BPM

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

V. CICLO DE BPM DE MEJORA CONTINUA

Figura1: Ciclo de Mejora Continua.

Fuente: elaboración propia.

En la figura se muestra una de las posibles formas de representar

el ciclo de mejora continua de BPM.
Representa las acciones que de manera cíclica se deber realizar
sobre los procesos de negocio, para lograr los objetivos marcados.
Se trata de un ciclo continuo de diseño evaluación y mejora.
La siguiente figura representa el mismo ciclo, en notación BPM
(BPMN), cuyas actividades describimos a continuación.

337
BPM ÁREA DE SISTEMAS

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

Fig.2: Ciclo BPM. Fuente: elaboración propia.

 Documentación del Proceso: bien para un proceso existente,

que debe rediseñarse, o para la definición de un nuevo proceso
que es necesario introducir en la organización.
En esta fase se debe recoger toda la información acerca de
cómo está organizado el flujo de trabajo.
Durante esta fase deben llevarse a cabo las siguientes tareas:

‐ Describir el flujo de actividades del proceso, los

intervinientes en cada una de ellas y los roles que
representan, los recursos necesarios y los sistemas que se
utilizan.
‐ Describir los servicios que genera para los clientes y qué
prioridad tienen desde el punto de vista de los objetivos de
negocio
‐ Delimitar claramente los procesos precedentes y
posteriores

Al final de esta fase, con toda la información recogida en la fase

previa se llevará a cabo un modelo que refleje cuál es la
situación actual (AS-IS), para un proceso actual o el modelo
deseado (TO-BE) para un proceso nuevo.

338
ÁREA DE SISTEMAS BPM

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

La documentación resultante debe incluir, los diagramas de

flujo, las descripciones, así como las políticas y procedimientos
implicados.
 Diseño y Modelado: con toda la documentación procedente de
la fase previa se llevará a cabo el diseño o modelado del
proceso.
En el caso de un proceso existente, el primer paso sería el
modelo del estado actual (AS-IS) a partir del cual, y tras el
correspondiente análisis, una vez identificadas las necesidades
de mejora, se llegará al modelo del proceso tal y como debe ser
en el futuro (modelos TO-BE). Estos cambios normalmente
implican la mejora de los flujos de información a lo largo del
proceso y de la automatización del mismo.
 Implementación/Integración: esta fase comprende tanto la
implementación técnica del modelo como los cambios
organizacionales que se requieran.
La implementación del modelo técnico puede llevarse a cabo a
través de una Suite de BPM (BPMS), o través de un desarrollo
estándar.
 Ejecución: una vez implementado es posible ya la ejecución
del nuevo diseño del proceso. También es posible la evaluación
de diferentes escenarios, mediante el uso de simuladores.
 Monitorización del proceso (Process Controling): es un
proceso continuo que consiste básicamente en el control
constante de los resultados del proceso, mediante el análisis de
los KPIs o indicadores definidos para el seguimiento del
proceso.

Como vemos se trata de un proceso continuo o iterativo, en línea

con uno de los objetivos de la implementación de BPM.

VI. ARQUITECTURA EMPRESARIAL EN EL CONTEXTO

BPM

Esta disciplina va más allá del alcance de esta asignatura, y sobre

la que hay gran cantidad de literatura aunque no tanto acuerdo entre
los autores. Sin embargo, consideramos necesario aclarar algunos
conceptos que se utilizarán después.

339
BPM ÁREA DE SISTEMAS

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

Una Arquitectura Empresarial (AE) es un conjunto de modelos y

sus relaciones que describe a la empresa como una estructura
coherente en su estado actual, lo que facilita una base para la
evolución y crecimiento de la empresa, y las herramientas para
controlar el proceso del cambio.1
Para poder describir en una AE toda la complejidad de una
organización, esta se estructura en diferentes niveles y vistas que nos
permitan separar las capas de negocio, integración y tecnología. Cada
capa se gestionará de forma independiente pero en concordancia con
el resto.
Uno de los objetivos de disponer de un modelo de arquitectura
empresarial es la de romper con operativas antiguas y obsoletas
basados en aplicaciones monolíticas, y evolucionar hacia modelos
basados en la integración de diferentes componentes y en la gestión
de servicios, para lograr la mejora de los procesos que precisamente
es el objetivo de BPM.
Una AE desde el punto de vista estructural es:

 Un mapa del negocio y la organización.

 La descripción de los objetivos del negocio.
 La descripción de los procesos de negocio.
 La descripción funcional de los servicios.
 La descripción a alto nivel de las interfaces entre los sistemas.
 La descripción de los productos servicios y mercados.

Según la definición de Arquitectura Empresarial del MIT Center for

Information Systems Research, se trata de la organización de los
procesos de negocio y de la infraestructura tecnológica que refleja los
requerimientos de integración y estandarización del modelo de
funcionamiento de la empresa. La AE ofrece una visión a largo plazo
de los procesos, sistemas y tecnologías de la empresa, de forma que
con cada proyecto individual se puedan aportar valor y no sólo
cumplir con las necesidades inmediatas. Además los autores de esta
definición la consideran como un instrumento de estrategia
corporativa2.

1
HITPASS, B. BPM: Business Process Management – Fundamentos y Conceptos de
Implementación.
2
ROSS, J. et al. Enterprise Architecture as Strategy.

340
ÁREA DE SISTEMAS BPM

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

Estos dos conceptos, integración y estandarización, serán

fundamentales en la implementación de BPM.
Por otro lado, son muchas las razones, tanto internas como
externas para contar en una empresa con un modelo de arquitectura
empresarial. Una de ellas es que se quiera disponer para BPM, de un
modelo de gestión corporativa. Así la AE y la herramientas en las que
se apoya (ES Tools o herramientas de AE) serán los instrumentos a
través de los que podremos integrar, relacionar y mantener los
diferentes modelos de cada nivel que será necesario definir y sus
relaciones así como su evolución a lo largo del tiempo
Las herramientas de AE cuentan para ello como componente
principal con un repositorio integrado, que administra los datos de los
modelos de la organización y garantiza su integridad. Servirá como
fuente de información, pero es fundamental que las áreas de negocio
se aseguren de actualizar sus modelos de negocio.
Se trata pues de una estructura compleja pero que aporta muchas
ventajas que como hemos visto son también objetivos de BPM, como
la mejora de la comunicación, la estandarización de la
documentación, mejorar los sistemas de alineamiento, reducir la
complejidad, mejorar la integridad de los datos, y crear una base del
conocimiento, contribuyendo a la adopción de las mejores prácticas.

VII. RELACIÓN AE, BPM y SOA3

Son tres conceptos que persiguen los mismos objetivos generales,

pero diferentes objetivos particulares y con diferente nivel de detalle,
por lo que se entiende que hay una gran relación entre ellos.
A la hora de combinarlos, hay una serie de elementos comunes
entre ellos:

 Los procesos de negocio.

 La estructura organizacional.
 Los productos y servicios.
 Las aplicaciones y la infraestructura tecnológica.

3
HITPASS, B. BPM: Business Process Management – Fundamentos y Conceptos de
Implementación.

341
BPM ÁREA DE SISTEMAS

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

Así entendemos que será fundamental la colaboración entre la

dirección de la empresa, operaciones y tecnología, para la gestión de
estos puntos de unión, teniendo como base un modelo común, pero
con distintas responsabilidades, a saber:

 La capa de AE es una representación abstracta y descriptiva de

la organización a alto nivel. Lo podemos asociar con modelos
descriptivos.
 BPM se centra en los procesos, la lógica de negocio a la que
responde y su flujo de actividades o workflow. Aquí
encontramos los modelos operativos.
 SOA tiene como objetivo el diseño de la arquitectura del
software basada en el concepto de servicios para implementar
técnicamente los procesos de negocio, es decir los modelos
técnicos.

VIII. LA ORGANIZACIÓN Y LA ESTRUCTURA DE UN

PROYECTO BPM

Desde el punto de vista de la implantación o adopción de BPM en

una organización, sugerimos diferenciar tres áreas de actuación, la
estratégica, la operacional y la tecnológica.
El impacto, las tareas a realizar en cada una de las áreas son
diferentes, pero están relacionadas y son dependientes, pues la base
de la metodología a seguir es la comunicación y la integración.

 Gestión Corporativa para BPM: la Gestión Corporativa de

BPM en su vertiente estratégica de BPM es la encargada de
definir el modelo de gestión a utilizar para BPM, pues la forma
de garantizar el éxito de la implementación de BPM en una
organización es que forme parte de la estrategia de la misma.4
Es un modelo de gestión orientado a procesos integrado en
todas las capas de la organización, que marca las pautas, líneas
de acción e iniciativas y define responsabilidades que serán
necesarias en el marco de BPM.

4
Stephen Schwarts de IBM “We had improvement programs but the real difference
came when we have decides it was no longer a program, It was a business
strategy”.

342
ÁREA DE SISTEMAS BPM

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

También recogerá la gestión del cambio, así como el

alineamiento que será necesario entre las diferentes capas de la
organización. De hecho, la gestión del cambio y las estrategias
de comunicación a emplear constituyen un punto clave para
lograr el éxito del proyecto.
 Gestión Operacional de BPM: se refiriere a la gestión del
ciclo de BPM para cada proceso o línea de negocio, por
separado, pues se debe tener en cuenta que cada proceso
puede encontrarse en un estado diferente en lo que a BPM se
refiere.
Llevado a aspectos prácticos se trata de implementar Ciclo-BPM
para cada uno de los procesos de negocio identificados.
 Implementación: implementación técnica e integración de los
modelos técnicos en la plataforma tecnológica con el soporte de
las herramientas BPM.

343
BPM ÁREA DE SISTEMAS

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

IX. RESUMEN

En esta unidad didáctica se ha podido ver:

 Qué es un proceso y qué es la gestión orientada a

procesos.
 Qué es Business Process Management y qué ventajas
adopta a una organización.
 Ciclo de Mejora Continua para Procesos de negocio.
 Conceptos básicos de Arquitectura Empresarial.
 Conceptos básicos y puntos de partida para implementar
BPM: sus vertientes estratégicas, operativas, de
implementación y tecnológicas.

X. GLOSARIO

Business Process Management (BPM): enfoque para levantar,

documentar, diseñar, ejecutar, medir y controlar procesos, para
lograr a través de sus resultados los objetivos de negocio alineados
con la estrategia de la organización. BPM se apoya en TI con el
objetivo de mejorar, innovar y gestionar los procesos de principio a
fin, que posibilitan el logro de los objetivos de negocio con mayor
agilidad.
Proceso: el conjunto de actividades materiales y transacciones y
flujo de información conducen a la transformación de una serie de
datos o productos de entrada en un resultado predefinido.
Proceso de Negocio: es un conjunto de tareas relacionadas
lógicamente, llevadas a cabo para lograr un resultado de negocio
definido.
Process Optimization (Optimización de procesos): realización de
cambios y ajustes en un proceso con el objetivo de mejorar su
eficiencia y/o su efectividad.
Arquitectura Empresarial (AE): organización de los procesos de
negocio y de la infraestructura tecnológica que refleja los
requerimientos de integración y estandarización del modelo de
funcionamiento de la empresa. La AE ofrece una visión a largo plazo
de los procesos, sistemas y tecnologías de la empresa que los

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ÁREA DE SISTEMAS BPM

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 UD 2. ¿QUÉ ES BPM?

proyectos individuales se puedan aportar valor y no sólo cumplir con

las necesidades inmediatas.
Service Orientation Architecture (SOA): Arquitectura Orientada a
Servicios.

XII. BIBLIOGRAFÍA

PUBLICACIONES

GUALBERTO TINOCO, R. “Business Process management (BPM)”.

Articles and reports. 2012.

HITPASS, B. (2012). BPM: Business Process Management –

Fundamentos y Conceptos de Implementación. BPM Center.

ROSS, J. et al. (2006). Enterprise Architecture as Strategy. Harvard

Business School Press.

ENLACES DE INTERÉS

BPM
http://www.club-bpm.com
http://www.bpm-spain.com
http://www.abpmp.org

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