BENEMÉRITA UNIVERSIDAD

AUTÓNOMA DE PUEBLA

FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA

Educación Continua y Vinculación

“PROPUESTA PROCEDIMIENTO: CUENTAS POR PAGAR; BASADO EN EL

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 DUAL TALLERES”

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
Para Obtener el Grado de
Licenciada en Contaduría Pública y Auditoria.

FACILITADOR: Dr. José Cruz Morales Carpinteyro

__

Asesora:

Elionai Solís Rojas

PRESENTA:

VANESSA DEL ROCÍO DE LA CRUZ MAXIL

Puebla, Pue. Octubre 2023

Contenido

1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................... 2
3. DISEÑO METODOLÓGICO........................................................................................................................ 3
3.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................................................... 4
3.2 JUSTIFICACIÓN........................................................................................................................................ 5
3.3. OBJETIVOS.............................................................................................................................................. 5
3.3.1. OBJETIVO GENERAL.....................................................................................................................................5
3.3.2.OBJETIVOS ESPECÍFICOS..............................................................................................................................5
3.3.3. VARIABLES....................................................................................................................................................6
3.4 MARCO TEÓRICO...............................................................................................................................................6
Modelos y estándares de Sistemas de Gestión de la Calidad.............................................................9
Modelo de Deming.........................................................................................................................................9
Modelo Malcolm Baldrige...........................................................................................................................10
Modelo EFQM (European Foundation For Quality Management).....................................................11
Comparación norma ISO 9001 y modelos de excelencia...................................................................12
3.4.1 MARCO CONCEPTUAL..................................................................................................................................13
3.4.2 MARCO CONTEXTUAL..................................................................................................................................14
4. DESARROLLO.......................................................................................................................................... 15
NORMAS DE LA SERIE ISO 9000..........................................................................................................................15
NORMA ISO 9001:2015.......................................................................................................................................16
4.1 REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2015.................................................................................................17
4.2 PROCESOS QUE FORMAN PARTE DEL PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR.......................................20
4.3 RELACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR CON EL PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO
DE ABASTECIMIENTO Y ALMACÉN, Y DIRECTAMENTE CON CONTABILIDAD Y FINANZAS...............................21
4.4 BASES PARA LA ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO..................................................................................22
4.5 PROPUESTA DEL PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR BASADO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD ISO 9001:2015 DE DUAL TALLERES............................................................................................26

5.PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS.................................................................................40

6.CONCLUSIONES Y APORTACIONES..................................................................................................... 41
7. REFERENCIAS.......................................................................................................................................... 42
11. ANEXOS................................................................................................................................................... 43

1. Introducción
 El presente trabajo plantea una propuesta del procedimiento de cuentas por
pagar que este basado en el sistema de gestión de calidad de la norma ISO
9001:2015, con el objetivo de buscar que se documente en el manual de gestión de
calidad de la empresa Dual Talleres.

Como consecuencia de la propuesta y de ser aprobada se pretende que se

pueda identificar como optimizar las operaciones y procesos del área. En primer lugar,
se presentan las teorías y perspectivas de los autores que han investigado del tema,
esto para lograr comprender la importancia que tiene la gestión de la calidad dentro de
las organizaciones no dependiendo de su giro sino directamente de sus procesos
administrativos. Así como se darán a conocer los conceptos clave, los cuales son
necesarios para el entendimiento del desarrollo de esta investigación. Se incluye el
contexto de porque es importante realizar este procedimiento, y de como influyen los
procedimientos en la gestión de la calidad de la empresa.

De la misma manera se abordan los requisitos de la norma ISO 9001:2015 los

cuales son necesarios para poder elaborar cualquier procedimiento que se pretenda
incluir en un sistema de gestión de calidad; de la misma manera se describen los
pasos a seguir en la guía de elaboración de procedimiento que está incluida en el
manual de gestión de calidad de la empresa, que será la base de la propuesta que se
desarrolla.

Finalmente, para realizar la propuesta se describen los procesos de cuentas por

pagar y como se relacionan los procedimientos con los departamentos afines, los
cuales son abastecimiento y almacén (compras) y directamente con el de contabilidad
y finanzas; donde surge esa relación y como influye en el desarrollo del procedimiento
de cuentas por pagar. En base a todo lo mencionado anteriormente, se presenta la
propuesta del procedimiento de cuentas por pagar, debidamente realizado en base a
los requerimientos de la norma y del manual interno de la empresa.

3. Diseño Metodológico
 El tipo de metodología para desarrollar la investigación será de tipo documental
y exploratoria ya que se va a revisar que es lo que dicen los especialistas del tema de
investigación. Las fuentes por consultar son artículos de investigación sobre el tema de
calidad en tesis y demás obras que permitirán conocer los referentes actuales de los
temas que se abordan en esta investigación.

3.1. Planteamiento del problema

Dual Talleres Metal Mecánica S.A. de C.V. es una empresa mexicana fundada
en 1982 dedicada a ofrecer soluciones integrales a la industria mediante el
mantenimiento, reparación, fabricación y reconstrucción de maquinaria, equipo y
plantas industriales.

La empresa antes mencionada cuenta desde 2018 con la certificación de ISO

9001 por parte de Auditores Asociados de México S. C. A lo largo de los años ha
mejorado su Sistema de Gestión de Calidad, basado en satisfacer las necesidades
cambiantes de su entorno organizacional. Uno de los principios de la gestión de calidad
es la mejora continua, las organizaciones con este enfoque son exitosas.

Para entender el problema que se presenta en el procedimiento de cuentas por

pagar, el departamento de contabilidad y finanzas de la empresa cuenta con el
procedimiento general de flujo de efectivo, sin embargo, la mención de los procesos y
las actividades que lleva el área de cuentas por pagar no especifica la realidad de los
procesos que realiza para el pago a los proveedores, por tal motivo existe una baja
interrelación con los demás procedimientos de la empresa.

Sin un procedimiento de cuentas por pagar establecido se puede caer en

discrepancia en la definición de responsabilidades, roles y autoridad. El incumplimiento
de alguno de los requisitos de la norma provoca “No conformidades” en el Sistema de
gestión de Calidad lo cual llega a provocar pérdida de confianza de clientes y
proveedores lo cual puede afectar seriamente sus relaciones comerciales. El problema
radica en que una mala gestión de las cuentas por pagar puede tener varios efectos
negativos, tales como: perdida de crédito con proveedores, costos adicionales por
retraso en pagos, perdida de posibles descuentos, afectaciones en la relación
comercial con proveedores; lo cual va a implicar que le empresa tenga una mala
reputación.

3.2 Justificación.

El propósito de la investigación es brindar una propuesta del procedimiento de

cuentas por pagar basado en la norma ISO 9001 porque esto representa una
oportunidad para realizar una mejora necesaria que servirá para cumplir con los
requisitos de la norma en el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa.

Realizando esta propuesta se busca dejar documentado el proceso para facilitar

las actividades del área y que se cumplan los requisitos de la norma, para obtener
resultados positivos que influyan directamente en la relación que tiene la empresa con
sus proveedores y acreedores.

Al realizar el procedimiento de cuentas por pagar para el Sistema de gestión de

Calidad (SGC) dentro de la empresa se va a identificar como pueden optimizarse las
operaciones y procesos del área, se pretende que exista una relación efectiva entre las
áreas para la uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas
áreas que participan en las actividades propias de cuentas por pagar.

Se pretende que, la propuesta sirva de base para el área y que en futuros

cambios de personal se facilite la capacitación para el desarrollo de las actividades
propias de cuentas por pagar o de las áreas relacionadas.
3.3. Objetivos
3.3.1. Objetivo general

Proponer un procedimiento de cuentas por pagar basado en el Sistema de

Gestión de Calidad de la ISO 9001-2015 indispensable para la mejora continua.

3.3.2.Objetivos específicos

 Conocer los requisitos de la norma ISO 9001-2015 para proponer el

procedimiento de cuentas por pagar.
 Identificar los procesos que forman parte del procedimiento de cuentas por
pagar.
 Relacionar los procesos de cuentas por pagar con el de abastecimiento y
almacén, y con el departamento de contabilidad y finanzas. Lo revisamos en la
sesión
 Proponer el procedimiento de cuentas por pagar basado en el sistema de
gestión de calidad de la ISO 9001-2015.

3.3.3. Variables

VARIABLES

DEPENDIENTES INDEPENTIENDES
Procedimiento de cuentas por pagar Requisitos de la ISO 9001-2015

Sistema de gestión de calidad Mejora continua

Interrelación con los demás Procesos

procedimientos de la empresa.
 Lineamientos Alcance

3.4 Marco teórico

La calidad como concepto actual ha sido un tema relevante a partir del siglo
XVIII-XX, la calidad no solo es aplicable al proceso de manufactura de las industrias
pues en los últimos años la calidad también es aplicada a los procesos administrativos
lo que da origen a la gestión de calidad. Durante este proceso las industrias se han
adaptado, se han elaborado teorías y modelos de cómo implementar la calidad en los
diferentes procesos y su sistematización. Existen diversas perspectivas según los
autores y el tipo de industria al que se busque aplicar.

La transición de las empresas al desarrollo e implementación de un sistema de

gestión de la calidad representa un plan o estrategia para enfrentar los retos de la
competitividad.

La aplicación de las normas ISO 9001 para el desarrollo idóneo de productos y

servicios en cualquier organización depende de la gestión de calidad interna y de la
participación continua de los empleados. Los criterios que son descritos y sumando
una buena aplicación hace posible la certificación, lo que para los clientes se traduce
en la garantía de los productos y servicios que recibe.

La norma ISO 9001:15 resulta esencial para cualquier tipo de operación dentro
de la empresa, Para la investigación se iniciará con la definición de calidad, con el fin
de comprender la importancia de su aplicación en las organizaciones. Posteriormente
se describirá que es un sistema de gestión de calidad para poder entender la razón de
proponer un procedimiento documentado que este basado en el sistema de Dual
Talleres. Por último, se presentarán los diferentes modelos que existen como las
herramientas de análisis de los sistemas de gestión de la calidad, esto nos pondrá no
se puede hablar en primera persona en, Para entender respecto al sistema que
propone la ISO 9001 y en el cual está basada la propuesta de esta investigación del
procedimiento.

A continuación, se abordarán algunas definiciones de acuerdo con los autores

respecto a la calidad.

Feigenbaum (1951), define a la calidad como una herramienta para administrar

una organización y el empuje que permite alcanzar su excelencia. Define el concepto
del control total de la calidad como el cumplimiento de los requerimientos orientados a
la excelencia desde el inicio de la producción evitando los defectos.

Según Halpin (1966), la clave de la calidad es suplir todos los requerimientos del
cliente a la primera vez Concepto que Crosby perfeccionó y difundió estableciendo que
la calidad se alcanza cuando se entregan productos que cumplan con los niveles
aceptables de calidad establecidos (Crosby,1979) Estos conceptos abrieron camino a
la filosofía de cero defectos en un producto o servicio sin dejar de lago las necesidades
y expectativas del cliente. Asimismo, uno de los aportes más relevantes de Crosby es
la definición de los catorce pasos donde se explica cómo proceder para el inicio y
continuidad de la calidad.

Para Deming, la calidad se evidencia cuando se ha superado las necesidades y

expectativas del cliente A través de su filosofía de 14 principios fundamentales para la
gestión empresarial y del ciclo PHVA, se otorga una visión de cómo funcionan los
procesos y qué proporciona la calidad en una organización. (Deming, 1989).

Para la Organización Internacional de Normalización, la cual engloba lo

mencionado por los propulsores de la calidad “La calidad es el grado en el que un
conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” (ISO/TC176, 2015).

El control de la calidad nace en la primera guerra mundial, cuando las cadenas

de producción adquieren mayor complejidad, surgiendo simultáneamente el papel del
inspector, que era la persona encargada de supervisar la efectividad de las acciones
que los operarios realizaban. (Vallin, 1991)

Es por eso, que la historia de la calidad ha transitado desde la inspección hasta

los actuales modelos de gestión para la calidad, por lo que la calidad siempre se ha
considerado como una estrategia competitiva; esto es, a mayor calidad y control de los
costos, precios más competitivos. Aplicado originalmente a procesos industriales, el
concepto de la calidad se ha ido trasladando desde las actividades manufactureras,
hacia las administrativas y de servicios.

El sistema de gestión de la calidad se define como “Un sistema formal que

documenta la estructura, procesos, roles, responsabilidades y procedimientos
necesarios para alcanzar una gestión de calidad efectiva” (ASQ, 2018).

El Sistema de Gestión de Calidad (SGC) otorga las pautas para la mejora

continua mediante el análisis de los requerimientos del cliente, definición y control de
procesos con la meta de acrecentar la satisfacción y confianza del cliente y la
organización. (Gutiérrez, 2010). Según Camisón et al. (2006), los modelos cuentan con
tres componentes base:

 Definición de procedimientos estandarizados y documentados que garanticen la

calidad de los procesos y la confiabilidad del producto.
 Creación de un manual de calidad.
 Cumplimiento de lo establecido en los procedimientos.

Los sistemas de gestión de calidad son utilizados por las organizaciones para
asegurar los estándares y las especificaciones requeridas por los clientes, los
requisitos legales y reglamentos aplicables, así como lograr la satisfacción de estos
mediante un proceso.

EL SGC posibilita a la alta dirección optimizar el uso de los recursos

considerando las consecuencias de sus decisiones a largo y corto plazo. Un SGC
proporciona los medios para identificar las acciones para abordar las
consecuencias previstas y no previstas en la provisión de productos y servicios.
(Zúñiga, 2002)

Modelos y estándares de Sistemas de Gestión de la Calidad

 Se entiende por Modelo de Excelencia un conjunto de criterios agrupados en
áreas o capítulos y que sirven como referencia para estructurar un plan que lleve a una
empresa u organización o a una parte de esta hacia la mejora continua de su gestión y
sus resultados. Los modelos están basados en una serie de principios de la Excelencia
que cubren todas las áreas clave de gestión de una organización (Pastor et al, 2007).
Todos los modelos tienen como objetivo facilitar una herramienta de análisis del
sistema de gestión de la calidad que permita detectar deficiencias y buscar soluciones
hacia el camino de la excelencia.

Modelo de Deming

La industria japonesa es pionera en la visión de buscar ser más

competitivo implementado soluciones que contribuyan a mejorar la calidad de sus
productos o servicios ofertados, la necesidad de mantenerse en el mercado por las
situaciones posteriores a la guerra llevó a revaluar las estrategias de la época.

El ciclo Deming se conforma de cuatro conceptos: Planear, ejecutar o hacer,

verificar o controlar y actuar; que debe establecer la organización en cada uno de sus
procesos comenzando por el más significativo y de ahí en adelante. Este ciclo es un
instrumento que se enfoca en la solución de problemas y el mejoramiento continuo, por
medio de un diagnóstico inicial, se identifican las fallas para mejorar comparando los
planes con los resultados, luego se analiza el resultado no deseado se replantea un
nuevo diseño de medidas que anulen el problema y no vuelva a repetirse y conseguir
un resultado aceptable. (Camisón, 2006)

Ilustración 1. Modelo PDCA Deming

 Modelo PDCA (Deming, 1982)

Modelo Malcolm Baldrige

Modelo estadounidense usado para establecer la Gestión de la Calidad Total a

través de los siete criterios del Malcolm Baldrige National Quality Award (ASQ, 2019).

El modelo Malcolm Baldrige según Camisón (2006), hace referencia a que las
organizaciones demuestren una gestión de la calidad efectiva, mediante la formación y
la implicación de los empleados, en la mejora de la empresa.

El modelo otorga los lineamientos para gestionar y mejorar el desempeño

organizativo, favorecer la comunicación, acceder a las mejores prácticas, guiar la
planificación e identificar las oportunidades de mejora (Camisón et al., 2006).

Esquema 1: Modelo Malcolm Bridge

 Fuente: Baldrige National Quality Program, 2006

Modelo EFQM (European Foundation For Quality Management)

Con el objetivo de fomentar la calidad total en Europa 14 empresas líderes en su

sector formaron en 1988 la European Foundation for Quality (EFQM) es una
organización sin fines de lucro propietaria del EFQM Excellence Model y gestor del
European Quality Award (Camisón et al., 2006). El Modelo EFQM está integrado por
tres componentes (EFQM,2013).

1. Conceptos Fundamentales de la Excelencia: Describe los principios

elementales con las que debe contar cada organización con el objetivo de contar con
sólida base que permita desarrollar una cultura de excelencia.

2. Modelo EFQM de Excelencia: Propone nueve criterios para la evaluación la

situación actual de la organización, cinco de los cuales son agentes facilitadores y el
resto son resultados. El desarrollo de cada criterio se apoya en subcriterios, siendo
estas alineaciones de una empresa excelente, guardando relación con los conceptos
fundamentales.

3. Esquema Lógico REDER: Enfoque estructurado que permite el análisis del

rendimiento organizacional. REDER establece resultados; planifica y desarrolla
enfoques sólidos; despliega los enfoques de manera sistémica; y evalúa, controla y
mejora los enfoques con base en el monitoreo y los resultados.
Comparación norma ISO 9001 y modelos de excelencia

No existe una gran brecha entre las normas ISO 9001 y los modelos de
excelencia, ya que siguen principios y criterios similares. Es recomendable ver la
pequeña brecha como una sinergia para el trabajo en conjunto (Hoyle, 2001).

En adición, ambos enfoques permiten la identificación de fortalezas y

debilidades y permiten la autoevaluación. Proporcionando un buen cimiento para la
mejora continua y posibilitando el desarrollo mutuo (Gutiérrez, 2010).

Las normas se crearon con el propósito de mejorar la calidad del producto a

través del cumplimiento de estándares internacionales, generación de confiabilidad del
producto por parte del cliente y reducción de variaciones con el desarrollo de
procedimientos documentados, logrando garantizar la consistencia del resultado
(Hoyle, 2001)

3.4.1 Marco conceptual

Las cuentas por pagar se pueden definir como el conjunto de las obligaciones
presentes de una entidad.

“La operación de cualquier organización requiere necesariamente que haya gastos.

Estos gastos pueden ser por materias primas, refacciones y servicios. Todos estos
gastos involucran la creación de obligaciones para la organización, algunos de estos
gastos requieren ser liquidados de inmediato y otros se pagarán en un futuro
determinado. El ciclo de cuentas por pagar y sus objetivos consecuentes está
relacionado con el reconocimiento de todas estas obligaciones y el subsecuente
control y manejo de ellas. Y cuando estas obligaciones son liquidadas, el ciclo de
cuentas por pagar surge juntamente con la función de egresos." (Santillana, 1997)”

Para efectos de estados financieros, se consideran cuentas por pagar a corto

plazo aquellas que tienen un vencimiento menor o igual a doce meses; y a largo plazo
aquellas que son mayores a doce meses. (Araiza, 2005)
 Para el presente trabajo es importante no solo conocer que son las cuentas por
pagar sino también explicar que es la calidad y según la RAE la calidad se define
como: Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su
valor.

La manera de establecer pautas que ayuden a medir y controlar la calidad

dentro de una entidad es a través de un Sistema de Gestión de Calidad, para el cual
diversos autores exponen sus modelos y teorías; esto para entender los diversos
puntos de vista, aunque el presente trabajo se enfoca en el SGC que se elabora en
base a las normas ISO 9001 que son las que rigen la empresa.

La Norma ISO 9000:2015 (SGC) define a los Sistemas de Gestión de Calidad de

la siguiente manera: Comprende actividades mediante las que la organización
identifica sus objetivos y determina los procesos y recursos requeridos para lograr
los resultados deseados. El SGC gestiona los procesos que interactúan y los
recursos que se requieren para proporcionar valor y lograr los resultados para las
partes interesadas pertinentes. Norma que se analizará en esta investigación.
(Manyari, 2023)

3.4.2 Marco contextual

En los últimos años han surgido grandes cambios en el mundo empresarial, y el

impacto que ha adquirido la calidad es significativo. Constantemente las empresas ven
en la satisfacción al cliente la oportunidad perfecta para generar más ingresos. Las
normas ISO permiten a estas regular sus procesos para volverse más competitivas.
Cada vez son más las empresas que solicitan como requisito principal a sus
proveedores que cuenten con la certificación ISO 9001, ya que esto le genera más
confianza a la hora de solicitar sus productos y/o servicios. Para conseguir una
certificación de calidad en México es necesario tener implementado un sistema de
gestión que cumpla con los requisitos establecidos en la norma.
 Los procedimientos dentro del Sistema de Gestión de Calidad son muy
importantes en cualquier organización empresarial porque ayudan a planificar recursos
y mejorar operaciones y costos. De esta forma se crea una hoja de ruta a fin de facilitar
la toma de decisiones, estándares, procesos internos y el cumplimiento de los objetivos
de calidad de la empresa.

En la actualidad, debe de darse la importancia que implican los pasivos dentro

de las empresas, pues de esto depende la liquidez con la que se cuenta, por lo que,
al darle la importancia al departamento encargado de manejar, los plazos y
términos de todas y cada una de nuestras cuentas a nuestro cargo, así como su
procedimiento interno se podrá no solo mantener el control sino obtener información
oportuna y veraz.

La falta de un procedimiento documentado de cuentas por pagar dentro del

manual de gestión de calidad de la empresa suele provocar que no exista eficiencia y
eficacia en las funciones de los empleados que intervienen en dicha área.

Estos problemas se ven reflejados en el incumplimiento de requisitos fiscales en

facturas, falta de vigilancia en condiciones de pago, ausencia de revisión de saldos y
falta de especificación en las funciones que realiza la persona encargada del área de
cuentas por pagar. Un estricto manejo de las cuentas por pagar es parte fundamental
dentro de cualquier empresa.

Resulta indispensable elaborar un procedimiento de cuentas por pagar para

documentar las actividades que se tienen que realizar y controlar los procesos. Al tener
un procedimiento establecido se espera una mejora en las relaciones que la empresa
tiene con sus proveedores y acreedores.

4. Desarrollo

Normas de la serie ISO 9000

La serie está constituida por tres normas, las cuales permiten la implementación
y operación de un sistema de gestión de la calidad eficaz:
  Norma ISO 9000 – Sistemas de Gestión de la Calidad: Conceptos y
vocabulario En esta norma se describe los fundamentos y terminología que
serán necesarios para el desarrollo de la implementación del sistema de gestión
de la calidad (ISO, 2015).

 Norma ISO 9001 – Sistemas de Gestión de la Calidad: Requisitos En esta

norma se especifican todos los requerimientos del sistema de gestión de calidad
necesarios en el análisis de la capacidad de la organización, el cumplimiento de
requisitos solicitados por los clientes y el cumplimiento reglamentario. Asimismo,
esta norma es la que acredita que se cumple con los requerimientos para la
certificación del sistema de gestión de la calidad (ISO, 2015).

 Norma ISO 9004 – Gestión de la Calidad: Calidad de una organización –

Guía para alcanzar la mejora sostenida: En esta norma se profundiza en la
mejora continua, analizando el desempeño organizacional con el objetivo de
mejorar la satisfacción de las partes interesadas a través de requerimientos que
contemplan la eficiencia y eficacia del sistema de gestión de la calidad (ISO,
2018)

Norma ISO 9001:2015

Para entender la razón de proponer un procedimiento de cuentas por pagar

basado en el sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015, es necesario conocer en
primer lugar de que trata la norma y su importancia en las empresas del sector al que
pertenece Dual Talleres.

La ISO 9001 es una norma ISO internacional elaborada por la Organización

Internacional para la Estandarización (ISO) que se aplica a los Sistemas de Gestión de
Calidad de organizaciones públicas y privadas, independientemente de su tamaño o
actividad empresarial. Se trata de un método de trabajo excelente para la mejora de la
calidad de los productos y servicios, así como de la satisfacción del cliente.
 La norma ISO 9001, continúa evolucionando y está disponible la versión ISO
9001:2015, publicada el 23 de septiembre del 2015 (5a edición). Se basa en el Anexo
SL de las Directivas ISO, una (estructura de alto nivel (HLS), que estandariza títulos,
sub-cláusula, texto básico, términos comunes y definiciones básicas para mejorar la
compatibilidad y armonización con otras normas de sistemas de gestión ISO.

Los términos que se utilizan en la norma ISO 9001 y que servirán para el desarrollo de
la investigación son:
 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto
cumple con los requisitos.
 Gestión de calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización en lo relativo a la calidad.
 Sistema de gestión de calidad: Conjunto de elementos interrelacionados o que
interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos
objetivos, en relación con la calidad.

4.1 Requisitos de la norma ISO 9001:2015

A continuación, se presentan los requisitos de la norma ISO 9001 vigentes a partir del
2015, los cuales son fundamentales para realizar cualquier procedimiento que se
pretenda incluir en el Manual de Gestión de Calidad (MGC).

Generalidades.

Los beneficios potenciales de implementar un SGC son:

 Proporcionar productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente, así
como los regulatorios y legales aplicables.
 Aumentar la satisfacción del cliente.
 Abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y sus objetivos.
 Demostrar la conformidad con requisitos del SGC específicos.
Principios de la gestión de calidad

La Norma ISO 9001:2015, se basa en los principios de Gestión de la Calidad

descritos en la Norma ISO 9000. Las descripciones incluyen una declaración de cada
principio, una base racional de por qué el principio es importante para la organización,
algunos ejemplos de los beneficios asociados con el principio y ejemplos de acciones
típicas para mejorar el desempeño de la organización cuando se aplica el principio.
Ahora bien, los principios de la Gestión de la Calidad descritos en la Norma ISO 9000,
se mencionan a continuación:

 Enfoque a clientes: El enfoque principal de la gestión de calidad es cumplir los

requisitos del cliente y tratar de exceder las expectativas del cliente; toda vez que
el éxito sostenido se alcanza cuando una organización atrae y conserva la
confianza de los clientes y de otras partes interesadas pertinentes.

 Liderazgo: Los líderes en todos los niveles establecen la unidad de propósito y

la dirección y crean condiciones en las que las personas se implican en el logro de
los objetivos de calidad de la organización.

 Compromiso de las personas: Las personas competentes, empoderadas y

comprometidas en toda la organización son esenciales para aumentar la capacidad
de la organización para generar y proporcionar valor.

 Enfoque a procesos: Se alcanzan resultados consistentes y previsibles de

manera más eficaz y eficiente cuando las actividades se entienden y gestionan
como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente.

 Mejora: Las organizaciones con éxito tienen un enfoque continuo hacia la

mejora.

 Toma de decisiones basada en evidencias: Las decisiones basadas en el

análisis y la evaluación de datos e información tienen mayor probabilidad de
producir los resultados deseados.
  Gestión de las relaciones: Para el éxito sostenido, las organizaciones
gestionan sus relaciones con las partes interesadas pertinentes, tales como los
proveedores. (Ver diagrama 1)

Enfoque a procesos

La comprensión y gestión de los procesos interrelacionados como un sistema

contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus resultados
previstos. Este enfoque permite a la organización controlar las interrelaciones e
interdependencias entre los procesos del sistema.

Implica la definición y gestión sistemática de los procesos y sus interacciones,

Con el fin de alcanzar los resultados previstos de acuerdo con la política de la calidad y
la dirección estratégica de la organización La aplicación del enfoque a procesos en un
SGC permite:

a) La comprensión y la consistencia en el cumplimiento de los requisitos.

b) La consideración de los procesos en términos de valor agregado.
c) El logro del desempeño eficaz del proceso.
A. La mejora continua de los procesos con base en la evaluación de los datos y la información.

Diagrama 1. Relación de los principios del SGC con el ciclo de Deming

Fuente: Elaboración propia basada en los principios de gestión de calidad y el ciclo de Deming 1982.

El pensamiento basado en riesgos permite determinar los factores que podrían

causar que sus procesos y su SGC se desvíen de los resultados planificados, para
poner en marcha controles preventivos para minimizar los efectos negativos y para
hacer un uso máximo de las oportunidades a medida que surjan.

4.2 Procesos que forman parte del procedimiento de cuentas por

pagar.

En toda empresa es importante llevar un correcto control de los pasivos, para

ello el departamento de contabilidad y finanzas de la empresa Dual tiene un área
dedicada exclusivamente a las cuentas por pagar, encargada de administrar los pagos
a proveedores y acreedores; siendo esta una parte sustancial del ciclo de compras y
de ventas. Si se cuenta con un procedimiento eficiente, se tiene una mejor relación con
los proveedores, lo cual ayuda a mantener las compras actualizadas y poder disponer
de la mercancía o herramienta que se solicite para elaborar las ordenes de trabajo de
los clientes.

Para contar con un procedimiento y lograr su eficiencia, resulta de suma

importancia identificar correctamente todos los procesos que lleva a cabo el área para
desempeñar sus actividades, así como poder localizar si existe alguna oportunidad de
mejora dentro del mismo.

Para ello, se determina que el proceso de cuentas por pagar surge al momento
de existir la necesidad de comprar mercancía o pagar algún servicio, porque el auxiliar
de Cuentas por pagar (CXP) tiene que verificar si se cuenta con crédito con el
proveedor al cual se le solicitará la mercancía o se le pagará el servicio. Al verificar que
exista crédito o en caso contrario recursos disponibles para realizar la transacción, se
puede realizar el procedimiento.

Lo que a continuación se presenta de manera general, será detallado a

profundidad en la propuesta que se aborda en esta investigación.

El procedimiento inicia cuando el jefe del departamento de abastecimiento y

almacén entrega al auxiliar de cuentas por pagar la solicitud o solitudes de recursos
que requieren ser pagadas o programadas para pago. El auxiliar revisa que estén
llenadas correctamente y que cuenten con la documentación necesaria que respalde
esa compra; si se cumple lo anterior se firma y se entrega su talonario al jefe de
abastecimiento y almacén para que lo tenga como evidencia de que el recurso fue
solicitado correctamente.

Una vez recibida la solicitud se procede a la captura en el sistema de la

empresa, para programar el pago y para tener el pasivo debidamente registrado. En la
fecha en que fue programado el pago (o bien de inmediato tratándose de una
urgencia), el auxiliar de CXP hace entrega de la solicitud al jefe de contabilidad y
finanzas; este realiza su procedimiento para efectuar el pago (Dual-CF-01 Flujo de
efectivo) y al realizarse el pago de manera exitosa, entrega el comprobante de pago al
jefe de abastecimiento y almacén para que pueda realizar su procedimiento
correspondiente (Dual-Ac-14) en el cual se incluye que deben enviar el comprobante al
proveedor o acreedor que corresponda para efectuar correctamente la transacción.

Finalmente, en el procedimiento, se realiza la captura del pago en el sistema

para generar el asiento contable correspondiente y poder obtener así un saldo que
será entregado al jefe de contabilidad y finanzas a manera de reporte mensual.
4.3 Relación de los procesos de cuentas por pagar con el
procedimiento del departamento de abastecimiento y almacén, y con
contabilidad y finanzas.

La operación de Dual en el manual de gestión de calidad se representa a través

de un diagrama de tortuga, el cual a explicación general consiste en una entrada, un
proceso y una salida. El área de cuentas por pagar interviene en el proceso, ya que, de
la mano con el departamento de abastecimiento y almacén y propiamente con el
departamento al que pertenece contabilidad y finanzas; son los encargados de verificar
el suministro de los materiales necesarios para desarrollar el trabajo de Dual.

Para que el procedimiento de abastecimiento y almacén pueda realizarse, se ve

involucrado el pago a proveedores, que es donde interviene el área de cuentas por
pagar de la empresa, ya que es donde se programan los pagos. A su vez el
procedimiento de cuentas por pagar se relaciona con el de abastecimiento y almacén
al momento de que para poder efectuar con éxito el procedimiento de CXP se pide que
se cuente con la documentación de respaldo de la compra, la cual maneja el
departamento de abastecimiento y almacén.

El procedimiento del departamento de contabilidad y finanzas es el de flujo de

efectivo, en el cual se detalla como son efectuados los pagos, mismos pagos que son
solicitados en su mayoría por el área de cuentas por pagar. De ese procedimiento
surge el comprobante de pago que es entregado al auxiliar de CXP para su captura

4.4 Bases para la elaboración del procedimiento

En DUAL previo a la realización de cambios en el Sistema de Gestión de la

Calidad, se lleva a cabo por parte del personal designado (dependiendo del tipo de
proceso, alcance, etc.) una etapa de análisis, en donde se verifica que estos cambios
sean coherentes con el sistema y este mantenga su integridad. Teniendo en cuenta
durante la planificación los objetivos de calidad de la empresa para poder cumplirlos.
 Dentro del manual de gestión de calidad de la empresa, existe una guía para la
elaboración de procedimientos el DUAL-AC-03 el cual establece los lineamientos para
la elaboración o modificación de los procedimientos para las distintas áreas, indicando
el contenido que debe llevar, el formato, las líneas de revisión y aprobación que deben
seguir para poder asegurar la conformidad del SGC bajo la norma ISO-9001:2015.

Proceso

La necesidad de crear o modificar un procedimiento puede derivarse de alguno de los

siguientes conductos:

 Acciones correctivas, preventivas y de mejora.

 Revisión por la dirección.
 Auditorias.
 Solicitud del cliente.
 Requisitos de licitación.

En el caso del procedimiento para el cual realizaremos la propuesta, la necesidad

surge de una acción de mejora.

Formato

En la primera página debe de estar la portada, la cual se puede observar en la

ilustración 2.

Ilustración 2. Formato de la portada de los procedimientos

 Fuente: Manual de gestión de Calidad Dual Talleres Metal Mecánica. Dual-AC-03. 2022

La portada debe contener la siguiente información:

 Título del procedimiento: el nombre con el cual se le reconocerá a dicho

procedimiento. Frase que indique breve y claramente la información contenida
en este.
 Código de identificación: el número del procedimiento se conformará por tres
campos los cuales se describen a continuación:
 Dual: Todos los procedimientos iniciaran con el nombre de la
empresa, para poder tener una fácil identificación de los
documentos internos.
 Área: Estará formado por dos letras, las cuales indicaran el área de
la empresa en que son generados y utilizados.
 Consecutivo: Número de procedimiento progresivo del área.
 Revisión: En caso de ser un procedimiento nuevo, el número de revisión es 0.
 Elaborado por: Nombre, puesto y firma de la persona que elaboró el
procedimiento.
  Revisado por: En caso de que la persona que elabore el procedimiento no sea
el mismo jefe del área, este deberá de revisarlo, igualmente. Todos los
procedimientos deben ser revisados por el jefe de Gestión de la Calidad.
 Aprobado por: Para que un procedimiento forme parte del SGC deberá ser
firmado por el director general, indicando su nombre, puesto, fecha y firma.
 Control de cambios: Breve descripción de los cambios que tuvo el documento,
quien originó los cambios y la pagina donde se aplicó el cambio.
 Distribución: Lista de las áreas de la empresa a las cuales se les debe
distribuir el procedimiento que estas realizando, la siguiente lista es el total de
las áreas en las que se pueden distribuir los procedimientos.

Tabla 1. Áreas de trabajo Dual

Manual del Sistema de Gestión de Calidad de Dual Talleres Metal Mecánica

Áreas de trabajo en Dual

1. Dirección General 6. Maquinados C.N.C. 11. Recursos humanos
2. Gestión de calidad 7. Control de calidad 12. Eléctrica-electrónica
3. Maquinados y 8. ingeniería y diseño. 13. Mantenimiento
chumaceras 9. Abastecimientos y 14. Soldadura, tubería y
4. Turbo maquinaria almacén pailería.
5. Ventas 10. Contabilidad y
finanzas

 Encabezado: El encabezado debe ir en cada página del procedimiento, en el

lado izquierdo se coloca el logo de la empresa, en la parte central el
procedimiento y a la derecha el código de identificación del procedimiento, el
número de revisión y el número de página con el número total de páginas.

Contenido

Deberá tener lo siguiente:

 Objetivo: El objetivo debe describir el propósito del documento.

 Alcance: El alcance debe determinar los límites de aplicación del
procedimiento, a que, a quien, etc.
 Documentos de referencia: Enlistar los documentos que sirvieron de referencia
para la elaboración del procedimiento, como pueden ser: Normas, códigos,
procedimientos internos o externos, etc.
 Definiciones: Los procedimientos pueden contener definiciones que precisen
ser explicadas, para que cualquier persona interesada pueda entender sin
problemas el contenido. Se debe ser lo más practico posible y detallar
definiciones realmente necesarias a fin de ser comprendidas para todos los
interesados y evitar ambigüedades en lo detallado en el procedimiento.
 Responsabilidades y autoridades: Enlistar quienes tienen responsabilidades
directas en las actividades descritas en el procedimiento y la autoridad directa
encargada de hacer cumplir las responsabilidades de este. Quienes son los
responsables de elaborar, revisar y aprobar el documento. Como también
quienes serán los usuarios de este.
 Desarrollo: Descripción detallada de las actividades a realizar para llevar a
cabo un proceso. Un procedimiento nos habla de cómo efectuar las actividades
de un proceso que diariamente hacemos. Es muy importante que todos los
procedimientos sean redactados de forma sencilla, con palabras clave y evitar
palabras complejas y de difícil redacción.
 Diagrama de flujo: Representación gráfica que muestra todos los pasos y
relaciones que se tienen en el proceso.
 Registros: Indicar el nombre y número de los documentos que se generan
como evidencia de la ejecución del procedimiento.
 Anexos: Formatos que se utilizaran en el documento u otro tipo de información
adicional que se requiere para la ejecución del procedimiento.
 Secuencia: Para llevar a cabo la elaboración de un procedimiento se deben
seguir los siguientes pasos:
a) Identificar la necesidad de documentar un procedimiento o realizar
modificaciones a uno existente, ya sea porque el proceso se debe realizar
 de una determinada forma para poder asegurar la conformidad del
producto/servicio o por alguna no conformidad reportada.
b) Definir al o a los responsables de generar o actualizar el procedimiento,
en base a su experiencia, conocimientos, al área en que se desempeñan,
etc.
c) El o los responsables de realizar la actividad, deben conocer la guía para
la elaboración de procedimientos del MGC.

4.5 Propuesta del procedimiento de cuentas por pagar basado en el

sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015 de Dual Talleres.

La elaboración de la propuesta del procedimiento de cuentas por pagar, esta

hecha completamente con base a los requisitos de la norma ISO 9001 en la versión
vigente (2015).
La propuesta esta basada en el procedimiento que actualmente se lleva en la
empresa pero que como tal no se encuentra documentada y no se encuentra dentro
del manual de gestión de calidad.
A continuación, se presenta la propuesta del procedimiento de cuentas por
pagar, con el tipo de formato, letra, espacios y niveles de la enumeración, tal cual lo
solicita y estipula por la guida de procedimientos DUAL-AC-03 del manual de gestión
de calidad de Dual Talleres Metal Mecánica, S.A. de C.V.
 Sistema de Gestión de la Calidad

Procedimiento

Cuentas por pagar

Número: DUAL-CF-02 Revisión: 0

Elaborado por:

Nombre Vanessa Del Rocío De La Cruz Maxil Firma:

Puesto Aux. Cuentas por pagar Fecha:

14/10/2023

Revisado por:

Nombre C.P. Adolfo Mena Pérez

Firma:

Puesto Jefe de contabilidad y finanzas Fecha:

Revisado por:

Nombre Ing. Daniela Sánchez Prieto

Firma:

Puesto Jefe de Gestión de Calidad Fecha:

Aprobado por:

Nombre Ing. Rafael Sánchez Reliac

Firma:

Puesto Director General Fecha:

Cambios y/o modificaciones

Rev. Cambios y modificaciones Originó Páginas

Distribución
1. Dirección general
4. Abastecimiento y almacén No.
2. Gestión de calidad
3. Contabilidad y finanzas 5. Recursos humanos
 No. DUAL-CF-02
Cuentas por pagar REV 0

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1. TITULO

1.1 Cuentas por pagar

2. OBJETIVO

2.1 Establecer los lineamientos a seguir respecto a los procesos que deben llevarse a cabo
para mantener un adecuado funcionamiento, administración y control en la actividad de
cuentas por pagar. Así como dar uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas
a las distintas áreas que participan en la actividad.

3. ALCANCE

3.1 El presente procedimiento es manejado por el departamento de Contabilidad y Finanzas,

es aplicable para el control de las cuentas por pagar a proveedores y acreedores de la
empresa para cubrir los requerimientos de todos los departamentos bajo el Sistema de
Gestión de Calidad.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

4.1 Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos Norma ISO 9001:2015.

4.2 Guía para elaborar procedimientos DUAL-AC-03
4.3 Flujo de efectivo DUAL-CF-01
4.4 Compras DUAL-AC-14

5. DEFINICIONES

5.1 Cuentas por pagar: Representa el monto de los adeudos de la empresa, que deberá
pagar en un plazo establecido.
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Cuentas por pagar
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5.2 Proveedores por pagar: Representa los adeudos derivados de la compra de bienes y/o
servicios que la empresa requiere para llevar a cabo su operación.

5.3 Solicitud de recursos: Documento de referencia empleado para las transacciones

bancarias mediante documento SGC-AC-28 (anexo 1)

5.4 Requisición de compra y/o servicio: Es un formato mediante el cual se inicia la

solicitud de compra de productos o pago de servicios para un departamento y la cual se
dirige al departamento de compras. (ver anexo 2)

5.5 Sistema: Se entiende por sistema al software (ASPEL) utilizado por el departamento de
Contabilidad y finanzas para llevar a cabo las actividades administrativas y contables de
la empresa.

5.6 Control: Hoja de cálculo, en la cual a forma de tabla se lleva un registro de las
solicitudes de recursos, de uso y control exclusivo para el auxiliar de cuentas por pagar.

5.7 Conciliación: La comparación de saldos del control y del sistema a fin de revisar que
ambos coincidan.

6. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

6.1 Administrador único y director general: Es responsable de autorizar los recursos

necesarios para el buen funcionamiento de las distintas áreas de la empresa. Verifica
que lo que se solicita proceda y tiene la autoridad para dar o negar la realización de esta.

6.2 Jefe de abastecimiento y almacen: Es el responsable de solicitar los recursos para

realizar las compras de los materiales, equipos y servicios para el buen funcionamiento
de la empresa y debe ser autorizada.
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6.3 Jefe de contabilidad y finanzas: Es responsable de realizar el movimiento de los

recursos. Tiene la autoridad de hacer la planeación del flujo de efectivo.

6.4 Auxiliar de compras: Es encargado de proporcionar al auxiliar de cuentas por pagar toda
la documentación que respalde las compras y/o servicios a proveedores proporciona el
comprobante fiscal de manera física con el sello de entrada al almacen para su
contabilización y archivo.

6.5 Auxiliar de cuentas por pagar: Es la persona responsable de la administración de pagos

a proveedores y acreedores de la empresa, desde la recepción de solicitud, captura
contable, programación de pagos y conciliación de cuentas.

6.6 Usuario: Se encarga de hacer llegar al auxiliar de cuentas por pagar, las solicitudes
correspondientes a pagos diferentes a conceptos relacionados con la adquisición de
mercancía o servicios directos para la operación principal de la empresa. (Tales como,
viáticos, reembolsos, envios, etc.)

7. PROCESO

7.1 Recepción de solicitud de recursos:

7.1.1 Al recibir una requisición de compra (SGC-AC-26) El jefe de Abastecimiento y

almacen: elabora la solicitud de recursos correspondiente y pide la autorización
con firma de parte del director general o del administrador único. (ver anexo 2)

7.1.2 El auxiliar de cuentas por pagar revisa que la solicitud de recursos este
correctamente llena con:
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Cuentas por pagar
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7.1.2.1 FECHA: La fecha de elaboración de la solicitud (misma que debe

coincidir con el día que se le entrega al auxiliar de cuentas por
pagar).

7.1.2.2 CON FECHA: Es la fecha propuesta para el pago.

7.1.2.3 COMPROMETEMOS LA CANTIDAD DE MXN/USD: poner la

cantidad con número comprometida para el pago, en el espacio de la
divisa correspondiente.

7.1.2.4 CONCEPTO: Se establece que es lo que se está pagando.

7.1.2.5 OT: La orden de trabajo a la que se le atribuye el gasto. (Ver anexo

3)

7.1.2.6 PROVEEDOR: Persona física o moral que va a ser beneficiario del

movimiento de recursos financieros.

7.1.2.7 DTM: Número consecutivo asignado por el jefe de abastecimiento y

almacen, solo en el caso de que a la solicitud de recursos le preceda
una requisición de compra.

7.1.2.8 FACTURA: Número de la factura que el proveedor proporciona.

7.1.2.9 REQUERIMOS EL RECURSO EN: Debe ir marcada la casilla

adecuada en caso de que se necesite un cheque, efectivo o
transferencia.

7.1.2.10 BANCO: Institución en la que el beneficiario tiene su cuenta y a

donde se le serán transferidos los recursos.

7.1.2.11 SUCURSAL: En caso de tener el número de la sucursal.

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Cuentas por pagar REV 0

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7.1.2.12 N.º DE CUENTA: El número de cuenta en que se va a hacer el

depósito.

7.1.2.13 CLABE INTERBANCARIA: En caso de que la institución bancaria sea

distinta a la que la empresa maneja.

7.1.2.14 PAGO A NOMBRE DE: Nombre de la empresa o persona beneficiaria

del movimiento.

7.1.2.15 CANTIDAD CON LETRA: Cantidad comprometida escrita con letra.

7.1.2.16 FIRMAS: La solicitud solo será recibida para su firma por el auxiliar
de cuentas por pagar si cuenta con la firma del jefe de
abastecimiento y almacén y del director general o administrador
único. (En ambos talonarios, se muestra en anexo 1)

7.1.3 Una vez revisado el correcto llenado de la solicitud de recursos, el auxiliar

de cuentas por pagar verifica que anexado a ella se encuentre la requisición de
compra y en caso de que ya se cuente con ella, la factura. y en el caso de que
la solicitud sea por algún concepto distinto a mercancía o servicios que tenga
algún tipo de documentación que respalde la solicitud tales como: factura,
orden de compra, tique, etc.

7.1.4 Si la solicitud cumple con los requisitos mencionados en los puntos anteriores,
el auxiliar de cuentas por pagar firma la solicitud en ambos talonarios lo corta y
entrega la parte inferior al jefe de abastecimiento y almacén. (ver anexo 1)

7.2 Captura de la solicitud de recursos

7.2.1 Es facultad del auxiliar de cuentas por pagar, llevar a cabo todo el proceso de
captura de las solicitudes de recursos.

7.2.2 Para iniciar se captura la solicitud de recursos en el control de proveedores,

llenando con los datos correspondientes cada una de las columnas. (ver anexo
5)
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Cuentas por pagar
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7.2.2.1 FOLIO SR: El numero consecutivo que le corresponda a la solicitud de

recursos.

7.2.2.2 FECHA SR: La fecha en que se elaboró la solicitud debe coincidir con
la fecha en que la recibe el auxiliar de cuentas por pagar.

7.2.2.3 PROVEEDOR: Nombre o razón social del proveedor, misma que será
utilizada para el control y el sistema.

7.2.2.4 IMPORTE M.N: Cantidad en moneda nacional que se le debe al

proveedor.

7.2.2.5 IMPORTE USD: Cantidad en dólares que se le debe al proveedor.

(Agregar nota a la celda en caso de tratarse de otra moneda
extranjera, tales como euros, libras, yenes, etc.)

7.2.2.6 FACTURA: En donde deberá anotarse el número que el proveedor

asigno a la factura, y en caso de no contar con factura escribir “S/F”

7.2.2.7 FECHA FACTURA: La fecha en que se certificó la factura, la cual

ayudara a calcular la fecha proyectada de pago, según el crédito con
el proveedor.

7.2.2.8 FECHA LIMITE DE PAGO: Es la con fecha de pago que viene en la

solicitud de recursos, la cual es propuesta por el departamento de
abastecimiento y almacén

7.2.2.9 FECHA PROGRAMADA DE PAGO: Es la fecha asignada por el

auxiliar de cuentas por pagar, la cual se basa en los días de crédito o
la disponibilidad de recursos.
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7.2.3 Tratándose de solicitudes de recursos en dólares, además de capturarla en la

tabla del control de proveedores, se debe registrar en “proveedores dólares”
hoja que se encuentra en el mismo archivo del control. (ver anexo 6)

7.2.4 Si la solicitud cuenta con factura adjunta, se debe capturar en el sistema (SAE)
siguiendo los siguientes pagos:

7.2.4.1 Se selecciona “proveedores” y se escoge el proveedor al cual

corresponde la solicitud de recursos.

7.2.4.2 Ir directo a “información de saldos”.

7.2.4.3 Posteriormente a “alta de cuentas por pagar”

7.2.4.4 Por último, se ingresan los datos de la factura: número, fecha,

moneda y monto

7.2.5 Para el registro en el sistema la factura deberá registrarse en moneda nacional,

tratándose de facturas emitidas en moneda extranjera, se realizará la
conversión al tipo de cambio del DOF.

7.2.6 Se archiva la solicitud de recursos en el recopilador “SR pendientes de pago”,

en orden del más antiguo al más reciente según número de folio.

7.3 Pago de solicitud de recursos

7.3.1 En la fecha programada de pago (o de inmediato según la urgencia) el auxiliar

de cuentas por pagar le entrega la solicitud o solicitudes que requieren pagarse
al jefe de contabilidad y finanzas para que se efectué la operación, llevando a
cabo el procedimiento correspondiente. (DUAL-CF-01)
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7.3.2 Cuando requieran pagarse 2 o más solicitudes correspondientes a un solo

proveedor el auxiliar de cuentas por pagar entregará un tique con los folios y la
suma de los importes.

7.3.3 En el caso de que la solicitud o solicitudes sean requeridas en moneda

extranjera y la cuenta del beneficiario sea de moneda nacional, en un tique se
realizara la conversión a la fecha del día en que se esté pagando con tipo de
cambio publicado en el DOF.

7.3.4 Al realizar el pago con éxito, se imprimen dos copias, una será parte de la
contabilidad y la otra se le entregara al jefe de abastecimiento y almacén para
que la envíe al proveedor y realice su procedimiento. (DUAL-AC-14)

7.4 Captura de los pagos

7.4.1 Una vez realizado el pago, se procede a capturar el movimiento en el control

de proveedores. (anexo 5)

7.4.1.1 FECHA DE PAGO: Se anota la fecha en que se pagó la solicitud de

recursos, misma que debe coincidir con la del flujo de efectivo (DUAL-
CF-01)

7.4.1.2 IMPORTE PAGADO: Cantidad pagada reflejada en el comprobante

de pago, ya sea parcial o total de la solicitud de recursos.

7.4.2 Se registra el pago en el sistema (ASPEL-BANCO) de la siguiente manera:

7.4.2.1 Se selecciona el banco desde el cual se hizo el pago de la SR.

7.4.2.2 Selecciona “movimientos” y después “agregar registros”

7.4.2.3 Selecciona “pago a proveedores” que es la sección donde se

relacionan los movimientos con ASPEL-SAE.
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7.4.2.4 En el concepto, deberá anotarse “proveedores” o “pro”

7.4.2.5 En la forma de pago se selecciona “transferencia”

7.4.2.6 Se selecciona al proveedor que corresponde.

7.4.2.7 En referencias, se anotan los últimos 4 dígitos, los cuales en el flujo

de efectivo aparecen como “folio”.

7.4.2.8 Se elige la o las facturas a las que corresponden al pago, verificando

que el monto coincida con lo efectivamente pagado.

7.4.2.9 Una vez realizado lo anterior, se realiza el asiento contable

correspondiente al pago

7.4.3 Para el registro del asiento contable se debe clasificar correctamente a que
gasto corresponde el pago:

7.4.3.1 En el catálogo de cuentas, las 502-01 son compras nacionales dentro

de las cuales encontramos:
 Compras de aceros.
 Fabricación de piezas.
 Consumibles.
 Gases y soldadura.
 Tornillería.
 Babbit.
 Servicios-mantenimientos.
 Compras varias.

7.4.3.2 Para pagos de solicitudes que no correspondan a materiales y/o

servicios destinados directamente a la actividad principal de la
empresa, se clasifican en:
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 Gastos Generales
 Teléfono
 Internet
 Honorarios
 Arrendamiento
 Seguros
 Fianzas
 Energía Eléctrica
 Limpieza
 Uniformes

7.4 Reporte de proveedores y conciliación de saldos.

7.4.1 Al final de cada mes, se tiene que elaborar un reporte de proveedores en base
a los saldos obtenidos del sistema y del control de proveedores. El cual se
elabora de la siguiente manera:

7.4.2 Se emite un reporte auxiliar de proveedores y acreedores que en base al

catálogo de cuentas los filtros van desde la 201-Proveedores crédito y contado
hasta la 205-Acreedores diversos a corto plazo.

7.4.3 Se utiliza un formato del mes anterior para ir modificando la actualización de

saldos.

7.4.4 Contiene un encabezado, con el nombre de la empresa, el tipo de reporte

“saldo de proveedores”, y la fecha, la cual será el último día del mes que
corresponda

7.4.5 Se divide en dos columnas, la primera llamada “Proveedores” y la segunda

“importe”.

7.4.6 Se enlistan las cuentas en orden, tal cual aparecen en el catálogo de cuentas
de la empresa.
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7.4.7 El importe será el saldo que tengan las cuentas en el auxiliar obtenido del
sistema.

7.4.8 Se deben verificar los saldos que aparezcan en el auxiliar del sistema (ASPEL-
COI), los que se visualicen en ASPEL-SAE y los del control para evitar que
existan diferencias por algún pago que no se consideró en alguno, o algún
pasivo que no se está incluyendo.

7.4.9 Una vez que no existan diferencias entre el sistema y el control, se puede
considerar conciliado el saldo de proveedores y acreedores.

7.4.10 Al finalizar el reporte, se debe guardar con el siguiente número que

corresponde al mes, la leyenda “saldo a proveedores”, el nombre del mes y el
año. Ejemplo: 01 Saldo a proveedores enero 2023.

7.4.11 Se envía por correo el reporte al jefe de contabilidad y finanzas a más tardar el
15 del mes posterior.
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8. Diagrama
 Con base a la elaboración del procedimiento se puede observar que se pueden
llevar a cabo los procesos de manera efectiva, si se realizan en orden y si se cumple
con la documentación que se establece; también se trata de plantearlo de manera que
sea fácil de entender para cualquier usuario.

La necesidad de presentar esta propuesta se basa en la búsqueda de la mejora

continua, en tener un manual de gestión de la calidad que se encuentre mas completo
respecto a todas las áreas que intervienen y que la empresa pueda cumplir
correctamente con los requisitos de la norma. Y si bien es un proceso que ya se lleva a
cabo, no se encuentra documentado y esto repercute significativamente en la eficiencia
del área de cuentas por pagar.

5.Presentación y análisis de resultados

En este apartado, se presentan los resultados obtenidos durante el proceso de

desarrollar esta investigación. El buscar los requisitos de la norma ISO 9001 fue pauta,
para poder determinar que es lo que se tenia que hacer para realizar la propuesta, en
que debía estar basada, y dar la idea general de como se desarrollaría la propuesta. El
manual de gestión de calidad fue de gran ayuda para poder determinar que
procedimientos influyen directamente con el procedimiento a proponer, esto permitió
conocer sus procesos y ver como intervienen en el de cuentas por pagar y a su vez
como este influye en ellos.

Teniendo esto, se pudieron delimitar los procesos que darían pauta al

procedimiento de cuentas por pagar, pero se necesitaba tener una forma de como
documentarlo, para lo cual sirvió de apoyo la guía para elaborar los procedimientos
dentro del manual, la cual indica la estructura del procedimiento y sirvió para darle
estructura y poder extenderlo tanto como se necesitara.

Importancia de la calidad en base a lo investigado

6.Conclusiones y aportaciones

Los procedimientos siempre se elaboran de acuerdo con las necesidades de la

empresa, al alcance y a los lineamientos que se busquen tener. Se indicar que el tener
documentado el procedimiento de cuentas por pagar, ayudará a tener debidamente
especificadas las funciones y responsabilidades del área y de las areas que se
relacionan con ella.

Con la presente propuesta, se busca mejorar la gestión de las cuentas por

pagar, lo cual afectará positivamente la relación que tiene la empresa con sus
proveedores y servirá de base para facilitar la capacitación para futuros cambios de
personal.

En conclusión, la importancia de la gestión de la calidad va estrechamente

relacionada con la factibilidad de que todas las areas de la empresa cuenten con un
procedimiento documentado, buscar la uniformidad es clave para tener un manual de
gestión de la calidad mas completo y efectivo.

En adición a lo antes mencionado, al informar a la empresa de esta investigación

y su propósito la respuesta fue favorable y se hizo énfasis en que se realizará lo mejor
posible y basada en su totalidad en su manual de gestión de la calidad para que pueda
ser revisada por el jefe de contabilidad y finanzas, la jefa de gestión de la calidad y
finalmente de llegar a un procedimiento que les resulte idóneo, ser aprobado por el
director general y que sea parte del manual de gestión para que pueda aplicarse a la
brevedad.

5.1 Aportaciones

Se debe cumplir con la norma ISO para mantener la uniformidad de los procesos

Tener el saldo de cuentas por pagar al día, para visualizar

7. Referencias

1.- Santillana González, J. (1997) Manual del auditor: Auditoría interna integral y auditoria gubernamental

Ediciones Contables, Administrativas y Fiscales, 1ª edición. Incluir cita dentro del texto.

2.- Araiza Martínez, V. (2005) Administración de las cuentas por pagar. Comité técnico nacional de tesorería, (13),

1-2

3.- Real Academia Española. (2006) Diccionario esencial de la lengua española.

4.- Armand Vallin, F. (1991): Total Quality Control. Ed: McGraw-Hill, 1/1/1991

5.-American Society For Quality (ASQ) Quality Glossary. Consultado: 13 de septiembre del 2023. Recuperado de

https://asq.org/qualityresources/quality-glossary/q

6.- Camisón Cesaret, A. (2006) Gestión De La Calidad: Conceptos, Enfoques, Modelos Y Sistemas. Madrid: Pearson

Educación, S. A.

7.- Crosby Philip, B. 1979 Quality is Free: The Art of Making Quality Certain. New York. McGraw-Hill Inc.
8.- Hoyle, D. (2010) ISO 9000 Quality Systems Handbook. Massachusetts: Butterworth Heinemann 4ta edición.

9.- Zúñiga, D. (2022) Propuesta de un sistema de gestión de calidad para la constructora Macoin del centro S.A de

C.V., con base en la norma ISO 9001:2015. [Tesis de Ingeniería no publicada] Universidad Nacional Autónoma de

México.

10.- Manyari, J. (2023) Propuesta de diseño de un sistema de gestión de calidad con base en la norma ISO

9001:2015 en una empresa del sector agroindustrial. [Tesis de Ingeniería no publicada] Pontificia Universidad

Católica Del Perú.

11. Anexos

Anexo 1. Solicitud de recursos

Anexo 2. Requisición de compra
Anexo 3. Lista de ordenes de trabajo.
Anexo. 5 solicitud de recursos que se llena a mano.

Anexo 5. Hoja de control de proveedores.

Anexo 6. Proveedores dólares.