CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INGRESOS

El ciclo de ingresos de una empresa incluye todas aquellas funciones que se

requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus
productos o servicios.

Otorgamiento de crédito
Toma de pedidos
Entrega o embarque de mercancía y/o prestación de servicios
Facturación
Funciones típicas Contabilización de comisiones
Contabilización de garantías
Cuentas por cobrar
Cobranza
Ingreso del efectivo
Ajuste a facturas y/o notas de crédito
Determinación del costo de ventas.

Ventas
Costo de ventas
Ingresos de caja
Asientos Contables Devoluciones y rebajas sobre ventas
Comunes Descuentos por pronto pago
Provisiones para cuentas de cobro dudoso
Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables
Gastos de comisiones
Creación de pasivos por el impuesto a las ventas
Provisiones para gastos de garantía
 Pedidos de cliente
Órdenes de venta y embarque
Formas y Conocimientos de embarque
Documentos Facturas de venta
Importantes Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas
Avisos de remesas de clientes
Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

Listas o archivos maestros de clientes y de crédito

Bases de referencia Catálogos de productos y listados o archivos de
precios

Bases de datos

Archivos de órdenes de clientes pendientes de surtir

Bases dinámicas Auxiliares de clientes
Estadísticas de ventas
Diarios de ventas

Enlace con otros ciclos

• Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería

• Embarques de productos que se enlazan con el ciclo de
producción
• Concentraciones de actividades (pólizas de registro contable) que
se enlazan con el ciclo de informe financiero.

Objetivos específicos Técnicas de Riesgos de

del control interno
1. Autorización de los
clientes a crédito
2. Precios y condiciones
autorizados.
control incumplimiento
aplicables
Políticas de selección de Embarques a clientes no
clientes y aprobación de autorizados.
crédito.
Base de datos de clientes Ventas a personas o
aprobados empresas con las que
exista conflictos de
intereses.
Procedimientos para
cambiar información y
revisión periódica de las
bases de datos.
Políticas por escrito, Aceptación de clientes a
archivos de precios de venta precios no autorizados.
y condiciones de descuento
autorizados
Procedimientos para Pedidos con estándares
 cambiar información y
revisión periódica de las
bases de datos.
3. Las cuentas y los ajustes Criterios y políticas claras
a los ingresos, costos y relativos a devoluciones,
gastos de ventas cuenta descuentos, rebajas.
de clientes deben ser
autorizados.
Uso de formas
prenumeradas.
Investigación de ajustes que
excedan cantidades
predeterminadas.
Rutinas automáticas para
bonificaciones.
Revisión por funcionario
responsable de los
descuentos pronto pago.
4. Establecimiento de Clara exposición de los
procedimientos de procedimientos a través de
acuerdo a políticas manuales de política y de
adecuadas. procesamiento.
Verificación periódica de las
aprobaciones, cambios de
formatos, sistemas de
archivos, nuevos
procedimientos.
Estándares aprobados para
el desarrollo de sistemas.
Acceso restringido a la
programación de sistemas
automatizados y
documentación de la misma.
Revisión periódica de los
cambios a los programas de
cómputo.
5. Aprobación de pedidos de Procedimientos
clientes que se ajusten a documentados para iniciar,
políticas adecuadas revisar y aprobar pedidos de
establecidas por la clientes.
administración.
Uso y control de formas
prenumeradas.
Firmas autorizadas para
aprobar pedidos.
Revisión periódica de las
formas utilizadas.
que no se puedan cumplir.
Procesamiento de cuentas
incorrectamente.
Cancelaciones o beneficios
indebidos a los clientes.
Registro incorrecto de
mercancía devuelta.
Cambios del personal que
originen incompatibilidad de
funciones.
Procedimientos que
nulifiquen las técnicas
establecidas de control
interno.
Alteraciones en el flujo de
información para ocultarlos.
Pérdida de datos cuando
se lleven a cabo
conversiones a nuevos
sistemas.
Procesamiento incorrecto
de operaciones por
personas que no les
corresponde esa función.
Embarques a clientes no
autorizados.
Ventas a personas o
empresas con las que
exista conflictos de
intereses.
Aceptación de clientes a
precios no autorizados.
 Comparación de pedidos Pedidos con estándares
con archivos de clientes, que no se puedan cumplir.
precios, condiciones, etc.
Autorización de crédito con
base en el historial del
cliente.
Preparación periódica de
pedidos recibidos y pedidos
no aceptados y sus causas..
6. Requisición de solicitud o Acceso limitado de Embarque de mercancías a
pedido aprobado antes de mercancías existentes para quien no correspondan.
entregar mercancías o la venta.
proporcionar servicios.
Órdenes de embarque o Embarque de cantidades
entrega prenumeradas por equivocadas, con retraso o
persona distinta de la muy adelantadas o a
función de embarque. clientes con límite de
crédito excedido.
Autorización de las órdenes Absorción de costos de
de embarque. embarque que debieron ser
facturados.
Políticas y procedimientos
de embarque.
Establecimiento de áreas
específicas de embarque.
Supervisión de las
actividades de embarque.
7. Cada pedido autorizado Políticas de procedimiento Embarque de mercancías a
debe embarcarse correcta documentado para quien no correspondan.
y oportunamente. programar embarques.
Procedimientos para Embarque de cantidades
investigar oportunamente las equivocadas, con retraso o
mercancías no embarcadas. muy adelantadas o a
clientes con límite de
crédito excedido.
Dobles conteos de los Absorción de costos de
embarques embarque que debieron ser
facturados.
Sistemas automatizados de
orden de embarque y factura
de venta.
Supervisión del personal que
ejecuta los embarques.
8. Únicamente los Órdenes de embarque Embarque de mercancías
embarques y entregas prenumeradas y controlados que nunca sean facturadas.
efectuadas producen para comprobar que se
facturación. facturaron.
Establecimiento de registros Registro de mercancías no
para facturación de embarcadas.
mercancías sin costo como
 promociones, muestras,
garantías, etc.
Procedimientos de
información de embarques
no facturados y
facturaciones no
embarcadas.
Informes de atraso de
surtido de pedidos.
Política y procedimientos
que definan los documentos
que se requieren para
despachar embarques.
Conciliación de cantidades
que salen del inventario
contra cantidades
facturadas.
Investigación de las quejas
de clientes, separando las
funciones de quien las recibe
y quien las analiza.
9. Las facturas deben Verificación de los datos Emisión de facturas
prepararse correcta y contenidos en las facturas incorrectas y/o
oportunamente. por empleado que no esté extemporáneas.
involucrado en la
preparación de esta.
Comparación de los datos
de la factura con la
documentación de los
pedidos y embarques.
Investigación oportuna por
quejas de clientes por
errores de facturación.
Información de las ventas
realizadas a los vendedores
a comisión.
10. Control del efectivo Establecimiento de cajeros Extravío y malversación de
cobrado desde su centrales. fondos,
recepción hasta su
depósito.
Uso de cajas registradoras. No información de ventas
de mercancías al contado e
ingresos misceláneos.
Conciliación diaria de la caja
registradora contra los
depósitos del banco.
Contar con avisos de
remesas de efectivo y
documentos prenumerados.
Recolecciones frecuentes
 del efectivo que se
encuentra en cajas.
Arqueos frecuentes de
efectivo en cajas, lista e
informes de cobros,
depósitos diarios,
verificación de las
transferencias de efectivo a
bancos, informes diarios de
faltantes y sobrantes de
caja.
Auditorías a las fuentes
originales de cobranza para
verificar el registro de todos
los cobros recibidos.
11. Las facturas deben Procedimientos Asientos en las cuentas del
clasificarse, concentrarse documentados para el libro mayor incompletos o
e informarse correcta y proceso, corte y cierre de inexactos, ocasionando
oportunamente. periodos. diferencias entre éstos y los
auxiliares respectivos.
Identificación y clasificación Registro de operaciones no
de las cuentas de clientes autorizadas, duplicadas o
que estén documentadas. erróneas.
Registros cronológicos en Problemas de atraso para
los lugares de embarque o la obtención de información
cobranza. contable y preparación de
estados financieros.
Investigación de la falta de Informes incorrectos de las
continuidad de la secuencia transacciones o de los
numérica de las formas periodos en que ocurren los
utilizadas para el registro hechos.
contable.
Conciliación e inventario de
las formas utilizadas con las
registradas.
Revisión y seguimiento de
facturas y pedidos
pendientes de entregar.
Contabilización simultánea
del costo de ventas y gastos
relativos.
12. Clasificación correcta y Aplican mismas técnicas de Existen los mismos riesgos
oportuna de los costos de control señaladas en el de incumplimiento que los
las mercancías y servicios número 11. señalados en el número 11.
vendidos, así como de los
gastos relativos a las
ventas.
13. La información sobre Aplican mismas técnicas de Existen los mismos riesgos
efectivo recibido debe control señaladas en el de incumplimiento que los
clasificarse, concentrarse número 11. señalados en el número 11.
 e informarse correcta y
oportunamente.
14. Los ajustes a los ingresos, Aplican mismas técnicas de Existen los mismos riesgos
costo de ventas, gastos d control señaladas en el de incumplimiento que los
ventas y cuentas de número 11. señalados en el número 11.
clientes debe clasificarse,
concentrarse e informarse
correcta y oportunamente.
15. Las facturas, cobros y los Revisión acuciosa de los Los movimientos operados
ajustes relativos deben estados de cuenta enviados en los registros auxiliares
aplicarse con exactitud a a los clientes, investigaciónde clientes pueden no
las cuentas apropiadas de de las facturas vencidas, concordar con los
cada cliente. créditos y cobros no movimientos del libro
aplicados en forma correcta. mayor.
Rotar labores del personal Registro incorrecto en los
de contabilidad. auxiliares de las
operaciones con clientes.
Conciliación en forma Decisiones indebidas con
periódica de los saldos de base en información
auxiliares de clientes con los incompleta o inexacta.
saldos del libro mayor.
Controles en los programas
de cómputo para detectar
duplicidad en el pase de
transacciones.
16. Preparación de asientos Contar con catálogo de Retraso en la preparación
contables para cuentas contables que de los estados financieros
facturaciones, costos de contengan la descripción de
mercancías, costos de cada cuenta, instructivo
mercancías, servicios parar el manejo de las
vendidos, gastos relativos mismas y guía de
a ventas, efectivo recibido contabilización para el
y ajustes aplicables. registro de las operaciones.
Procedimientos escritos de Estados financieros
corte y cierre de periodo, incorrectos debido a
expresando las fuentes que omisión en el registro de
deben utilizarse para transacciones, omisión en
preparar los cortes a el registro de un asiento
efectuar. contable, codificaciones
incorrectas, asientos
duplicados y cortes
impropios.
Revisión y aprobación de
cada asiento contable por
personal autorizado.
Prenumeración de los
asientos contables y
verificación de su registro en
el periodo.
Conciliación de los totales de
 los asientos contables por
cobros recibidos, según el
departamento de caja,
contra los créditos aplicados
a las cuentas de clientes.
17. Los asientos contables del Se deben aplicar las mismas Existen los mismos riesgos
ciclo de ingresos deben técnicas que en el número de incumplimiento que en
resumir y clasificar las 16. el número 16.
transacciones de acuerdo
con las políticas
establecidas por la
gerencia.
18. La información para Contar con un calendario de Usar datos erróneos en los
determinar bases de obligaciones fiscales. cálculos de impuestos.
impuestos derivada de las
actividades de ingresos
debe producirse correcta
y oportunamente.
Procedimientos Pagar multas y recargos.
documentados para preparar
información en materia de
impuestos.
Revisión del proceso de Pagar impuestos en
impuestos por expertos exceso.
fiscalistas.
Clasificación de las ventas
para la obtención de
información relacionada con
impuestos.
Políticas por escrito para
cálculo de reservas y
provisiones con fines de
impuestos.
19. Verificación y evaluación Manuales de procedimientos Los informes preparados
periódica de los saldos de y políticas de las cuentas, por la gerencia pueden
las cuentas por cobrar, informes y actividades que presentar información
otras cuentas del ciclo de deben evaluarse y errónea.
ingresos y transacciones verificarse.
relativas.
Técnicas utilizadas para Decisiones basadas en
descubrir errores y información errónea.
omisiones en materia de
conciliación de actividades y
operaciones con las cuentas
contables, conciliación con
terceros.
Técnicas utilizadas para Algunos errores y
proporcionar certeza de que omisiones podrían pasar
se valúan en forma real los inadvertidos y no ser
saldos registrados aplicando corregidos.

20. El acceso al efectivo
recibido debe permitirse
únicamente de acuerdo
con controles adecuados
establecidos por la
gerencia, hasta que se
transfiera dicho control al
ciclo de tesorería.
análisis de índices,
tendencias, variaciones.
Preparación de notas a los Los saldos en los libros
estados financieros para pueden no reflejar
contar con mayor evaluaciones reales de
información. acuerdo a las condiciones
existentes en una fecha
determinada.
Servicios externos de El riesgo básico que existe
recolección de dinero o si no se logra el objetivo del
servicios de guardia o control interno es que el
custodios. efectivo podría sustraerse
definitiva o temporalmente
o perderse o destruirse.
Impedimentos físicos como
bóveda, cajas fuertes.
Restricciones para el
acceso.
Investigación inicial y
periódica de las personan
que tienen a su cargo la
custodia de efectivo y
valores.
Archivos de firmas del
personal autorizado.
Identificación del os lugares
y de los individuos
autorizados para recibir
efectivos.
Evitar el cambio de cheques
personales con cobranza del
día.
No depositar cobranza en
las cuentas de caja chica.
Endoso inmediato de todos
los cheques o giros recibidos
del cliente por el empleado
que abre la correspondencia.
 ESTUDIÓ Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNÓ
DEL CICLO DE INGRESOS

1. RECEPCIÓN DE DINERO

La recepción de dinero, como una fase inicial del ciclo de ingresos, puede ser
definida de diferentes formas; como mínimo, cubre la primera recepción a caja
desde cualquier parte de la organización.
Consecuentemente está relacionada con el manejo de caja y la forma como
se recibe y se mueve internamente dentro de un control centralizado; este
procedimiento puede estar sujeto a inevitables traslapes, razón por la cual se
requiere considerar a los ingresos dentro del panorama total del proceso de caja.
Para el efecto será de utilidad describir los principios fundamentales de control
aplicables parcial o completamente a las recepciones de caja. Estos controles
se pueden enfocar desde dos puntos de vista:

a) desde un punto de vista externo, para asegurarse que el dinero que se recibió
realmente es el que debió haberse recibido, y

b) desde el punto de vista del empleado, para asegurarse que el ingreso que
está recibiendo no lo está desviando hacia otros fines.

1. La contabilización Debe Efectuarse lo más Rápido Posible. Entre más rápido

se contabilice el ingreso, mayor será el control. Esto se puede cumplir
estableciendo el mejor tipo posible de registro contable inicial; un ejemplo
común puede ser la emisión numerada de recibos de caja que contengan
una copia para el interesado; otro ejemplo se tiene en el uso de cajas
registradoras; o bien cierta clase de volantes o boletos numerados
seriadamente canjeables por los ingresos a caja.

2. Los Registros Contables Deben Estar Orientados, lo más Práctico Posible,

hacia los Ingresos de Caja. Idealmente los ingresos a caja, que establecen
una contabilización inicial, deben estar ligados a los registros intermedios
contables, por ejemplo, los auxiliares de cuentas por cobrar; otra ilustración
puede ser la venta de mercancía efectuada con descargo a los registros de
inventarios perpetuos. Un empleado o empleados de la organización deberán
estar encargados del control y registro de las contrapartidas contables de
ingresos a caja.

3. Se Deben Instituir Controles para Asegurar que se Cobren los Servicios. El

primer requerimiento es que el cliente pague por el bien o servicio que recibió.
En algunos casos el control puede ser la tira de la máquina sumadora, una
remisión sellada de pagado, un boleto o ticket, etc. sin el cual el cliente no
puede recibir la mercancía o servicio. Esto se puede complementar con la
protección física sobre la mercancía o restringir el acceso a las áreas donde
 el servicio es rendido, como por ejemplo las entradas a los cines.
Internamente el control puede requerir la asignación de responsabilidades;
por ejemplo, la persona que vende los boletos y la persona que los recibe.

4. Se debe Utilizar, hasta Donde sea Posible, un Control Adicional. En algunas

situaciones la presencia del cliente puede servir para checar la acción del
empleado; por ejemplo, asegurarse el cliente que sean correctas las cifras
introducidas a la caja registradora por la cajera.

5. Conciliar los Ingresos a Caja. Desde un punto de vista de control, el más

efectivo será la conciliación de los ingresos a caja desde los diversos ángulos
de la operación. Además, la conciliación de los ingresos hace posible la
separación de responsabilidades entre las diferentes personas que
intervienen en la actividad. Obviamente estos beneficios deben juzgarse a la
luz de los servicios a clientes y a otras partes involucradas.

6. Los Ingresos a Caja Deben Separarse de los Egresos. Frecuentemente

existe la presión de utilizar parte de los ingresos recibidos para cubrir los
gastos normales. Bajo circunstancias normales se debe evitar esta práctica
lo más posible. Un control efectivo y una clara contabilización se hacen
posibles si el proceso de ingreso a caja y el proceso de egresos se maneja
completamente por separado; y más aún, cuando cada uno es controlado por
diferentes mecanismos o personas.

7. Los Ingresos a Caja Deben Permanecer Intactos y Depositarse de Inmediato.

Íntimamente relacionado al principio anterior está el de depositar, o transferir,
el ingreso intacto por el día o periodo específico, y lo más pronto posible; por
ejemplo, las recepciones del día deben depositarse íntegramente al cierre de
operaciones del día, o en la mañana del día siguiente cuando las condiciones
bancarias así lo hagan posible. Esto es muy importante por varias razones;
la primera de todas es que un retraso en depósito es un gran riesgo y motivo
de tentaciones; segundo, la revisión es buena en el momento y no después
de transcurrido el tiempo; tercero, es importante estar en condiciones de
identificar un depósito particular por un periodo dado de tiempo; y, finalmente,
un ingreso no depositado es un activo que no está contribuyendo a la mejor
utilización posible de los recursos de la organización.

8. Deben Contabilizarse Adecuadamente Todas las Contrapartidas. Desde que

se fijó que la contabilización de los ingresos debe hacerse con una
continuidad extrema, es importante que se contabilice oportuna y
adecuadamente también aquellos rubros que representen contrapartidas,
como es el caso de cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

9. Los Registros Contables de Ingresos Deben Ser Operados de manera

Independiente. Los registros que se establezcan para contabilizar los
ingresos a caja deben ser mantenidos por personas independientes de la
responsabilidad de los libros contables principales. Estas últimas personas
 no deben tener acceso a los registros auxiliares de tal forma que puedan
relevar de sus responsabilidades a quienes manejan éstos. Es conveniente
que exista rotación de las personas que elaboran cheques para asegurar que
el efectivo es manejado y contabilizado correctamente.

2. PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR

A) NATURALEZA DEL PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR

El proceso de cuentas por cobrar cubre cualquier tipo de acción de la

organización generado por reclamaciones contra individuos o personas morales.
Estos reclamos usualmente son contra partes externas de la organización; aun
cuando en ocasiones pueden involucrar también a empleados y funcionarios.
Las reclamaciones surgen como consecuencia de la fase intermedia o el
suspenso para cobrar una cuenta o algún otro tipo de consideración. Mientras
estas reclamaciones se pueden originar por una gran variedad de formas, la
principal y de primordial categoría está relacionada con la venta de productos
manufacturados o servicios rendidos por la organización.
A continuación, se atenderá primeramente esta categoría, y posteriormente el
enfoque será hacia otras de segunda importancia.

El proceso de cuentas por cobrar relativo a las ventas tiene un número

importante de relaciones. La primera es la inmediata necesidad de políticas que
cubran el otorgamiento de crédito y la subsecuente administración, ¿Quién debe
dar el crédito?, ¿Por qué cantidades?, ¿Qué tan agresiva debe ser la
organización para presionar en la subsecuente recuperación? Un segundo tipo
de consideración tiene que ver con estas actividades de cuentas por cobrar
relacionadas con la satisfacción del cliente y una continua buena relación, ya
que la organización inevitablemente está interesada en cómo los clientes
reaccionan a las autorizaciones de crédito, facturación y cobranza. Por otro lado,
la organización está interesada también en lo que pueda aprender a través de
sus relaciones de cuentas por cobrar al ver cómo los clientes reaccionan hacia
sus productos y políticas. Y, finalmente, la organización tiene un interés
específico sobre la eficiencia de las actividades de cuentas por cobrar y la
efectividad de su control.

El proceso relativo al grupo de cuentas por cobrar cae asimismo dentro de

tres fases: La primera tiene que ver con las condiciones que originan la
existencia de una cuenta por cobrar. La segunda fase cubre la administración de
las cuentas por cobrar y la forma como fueron creadas. Y la tercera fase consiste
en los mecanismos que hacen que la cuenta sea finalmente recuperada. El
objetivo en cada caso será comprender el rango general de los asuntos
involucrados y la identificación de los principales problemas de control.

B) CREACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

 En virtud de que las cuentas normalmente se originan por la venta de los
productos de la organización o el rendimiento de determinada clase de servicio,
el primer interés estará enfocado hacia el establecimiento de tusa línea directa
con esas buenas bases de origen; y así el objetivo se enfocará hacia el elemento
originador de la cuenta por cobrar y el correspondiente soporte del embarque
del producto o la ejecución del servicio; al mismo tiempo, es menester
asegurarse que todas las cuentas por cobrar han sido correctamente
registradas. Ambos objetivos pueden ser satisfechos cuando la creación de la
cuenta por cobrar está ligada directamente con la contabilización de un
inventario o con el registro de un servicio rendido. Consecuentemente, se debe
establecer esta liga en un sentido específico de procedimiento.

Como previamente ya se ha hecho mención también, la generación de la

cuenta por cobrar involucra inmediatamente la cuestión de si la organización
desea expedir el crédito requerido por el cliente para poder cubrir su operación.
Esta determinación generalmente puede quedar ubicada dentro de una política
general de crédito expedida por la organización, y ahora esta política general
debe ser aplicada a un cliente particular a la luz de la situación crediticia del
cliente y a la propia experiencia con él. Cuando esa aceptación de crédito ha
sido determinada, se inicia la venta regular y el proceso de facturación; y como
parte de ese procedimiento se prepara una factura que es cargada en la cuenta
del cliente.
Las principales consideraciones de control aplicables a la creación de la
cuenta por cobrar son como sigue:

1. Revisión Independiente y Aprobación del Crédito. Cuando se recibe tul

pedido se debe obtener la aprobación de crédito. Esta aprobación puede ser
proporcionada por un departamento o persona independiente dentro del
marco de referencia establecido por las políticas de la organización apoyada
en información adecuada acerca del cliente particular. Esta última
información cubre la posición financiera del cliente y su capacidad para
endeudarse; incluye también la experiencia de la organización con el cliente
y su actual posición de cartera. La aprobación misma es hecha por individuos
propiamente autorizados, dependiendo del monto involucrado en la
operación.

2. Determinación de la Disponibilidad del Producto. Todas las partidas

ordenadas por el cliente pueden no estar disponibles para embarques en ese
momento, y consecuentemente no deben ser incluidas en la factura. Las
mercancías actualmente disponibles deben ser identificadas y empacadas
adecuadamente. Otras partidas que no estén disponibles deben ser cubiertas
por procedimientos denominados back order (pendientes de envío), para un
posterior embarque.

3. Autorización de Precios y Términos. Los precios y términos de la operación

deben estar estandarizados completamente para todos los clientes. Sin
 embargo, en algunos casos éstos pueden variar dependiendo de los grupos
de clientes y las diferentes cantidades que se puedan vender a ellos. Para
efectos de facturación, los precios y términos aplicables deben ser
proporcionados con base en políticas establecidas por la organización.
La interpretación de desviaciones especiales deben ser adicionalmente
aprobadas por personas debidamente facultadas.

4. Papelería Multicopia para Propósitos Específicos. Las facturas necesitan ser

preparadas con suficiente número de copias que contengan información
idéntica para ser usadas en otros propósitos operacionales. De esta manera,
una de las copias autoriza el embarque, otra va al cliente, otra es usada para
compilación de estadística de ventas y otra más es enviada al departamento
de cuentas por cobrar para su registro. Se deben establecer controles que
cubran el total de las facturas por un periodo de tiempo dado, usualmente por
un día de actividades.

C) ADMINISTRACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR

La fase de administración del proceso de cuentas por cobrar empieza desde

la generación de la cuenta, pasa a su manejo y control propio, y concluye en el
momento que es pagada o liquidada. Las principales consideraciones de control
durante esta nueva fase incluyen:

1. Control Independiente de los Registros de Cuentas por Cobrar. Los registros

actuales de cuentas por cobrar en algunos casos pueden ser mantenidos
manualmente; en grandes instalaciones serán manejadas por un
computador. Los principios fundamentales en todos los casos son que estos
registros sean mantenidos en forma independiente y no sujetos al acceso de
terceras partes, especialmente por aquellos que puedan tener acceso a la
caja o a los clientes mismos. En todos los casos también deberán tenerse
cuentas de control, y, en lo posible, cuentas de subcontrol, que estén
soportadas por cuentas individuales perfectamente detalladas.

2. Registro y Control. Cualquier cargo a bancos u otra cuenta miscelánea que

ocasione una contrapartida crediticia a las cuentas por cobrar debe ser
registrada sobre base diaria con objeto de contar con información actualizada
disponible para servir a las diversas necesidades operacionales de la
organización. Simultáneamente, se debe tener la certeza de que estas
cuentas por cobrar están correctas mediante las confrontaciones periódicas
entre estos registros auxiliares contra las cuentas mayor de control.

3. Oportuno y Adecuado Sistema de Reporte. Adicionalmente a la información

que se debe suministrar sobre base diaria, debe haber un sistema periódico
que reporte los saldos corrientes con su correspondiente análisis de detalle.
Este análisis mostrará las porciones o partidas de la cuenta por cobrar que
 no han sido pagadas en diversos periodos de tiempo; por ejemplo: saldo
actual, vencido un mes, vencido dos meses, vencido tres meses, vencido
más de tres meses, etc. Este análisis es una importante base para
administrar el esfuerzo de la recuperación de cartera.

4. Envío de Estados de Cuenta de Clientes en Forma Directa e Independiente.

Un elemento básico, desde un punto de vista de control, consiste en enviar
estados de cuenta a los clientes; este envío deberá ser directo e
independiente; es decir, sin que haya ninguna oportunidad de alteración o
modificación o extravío por algún elemento de la organización. Este
procedimiento hace posible un chequeo cruzado con el principal involucrado
en la cuenta, o sea el cliente, además es un importante mecanismo que sirve
para acelerar cobros retrasados.

D) DISPONIBILIDAD DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar representan un activo reclamable a las partes

involucradas; consecuentemente, es muy importante que esta recuperación no
pueda ser relevada si no es mediante un procedimiento autorizado. Existen
cuatro procedimientos para acreditar una cuenta por cobrar, los cuales en
seguida se refieren junto con las principales consideraciones de control:

1. Cobranza. El procedimiento más común es que la cobranza que se recibe

de los clientes sirve para liquidar una cuenta por cobrar previamente generada.
Las cuentas de control (cuentas de mayor) reciben las concentraciones para
efectuar los correspondientes registros sumarizados. Aquí se presenta el
problema previamente discutido de lograr un adecuado control sobre los
ingresos a caja, en el que se debe contemplar también las rebajas y descuentos
otorgados.
2. Devolución de Mercancía. Cuando los productos vendidos son regresados
por diversas razones, se tiene que revertir la operación original de venta. El
primer requerimiento es que la devolución esté autorizada. El segundo, consiste
en que la recepción física se haga efectiva y la mercancía se reciba en buenas
condiciones. Finalmente, es menester asegurarse que el. importe a acreditar sea
por una cantidad correcta. Estos tres pasos cuando están adecuadamente
documentados proveen las bases para acreditar una devolución de mercancía.
3. Ajustes y Descuentos. El esfuerzo de control se debe apuntar con
mayor eficacia cuando existen políticas especiales de descuentos o cierto tipo
de acreditamiento a algún cliente particular; esto puede presentarse en ventas
por volumen, por la venta de un tipo particular de productos al consumidor o por
ajustes ocasionados por deficiencias en los productos. Cuando los descuentos
están emanados de algún arreglo específico el control se centrará en la
confirmación de las bases de este arreglo; sin embargo, en muchos casos, la
autenticidad del crédito está apoyada en factores de juicio que son evaluados
por el ejecutivo que aprobó el crédito, dentro de los límites de su propia
autoridad.
4. Cancelación de Cuentas Malas. Con cierta frecuencia es normal que haya
clientes que fallen en el cumplimiento de sus obligaciones ya que aunque se
aplique todo el esfuerzo de cobro puede haber situaciones de quiebra,
desaparición del deudor, u otras causas que no dejen más alternativa que la
cancelación de la cuenta. Usualmente se deben hacer provisiones de tipo
contable que sirvan para la creación de una reserva para cuentas malas o
incobrables contra la que se pueda cargar cualquier cancelación de esta
naturaleza. El interés específico de control en este punto, es que cualquier
cancelación debe ser propiamente autorizada por un funcionario de alto nivel en
la organización. El siguiente interés consiste en mantener un control sobre esas
cuentas canceladas para evitar que éstas sean cobradas y no reportadas a la
organización, o bien estar atentos a cualquier probabilidad de recuperación.

E) POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Habiendo considerado ya el marco de referencia operacional del proceso de

cuentas por cobrar, se requiere ahora analizar cuidadosamente varias políticas
clave relacionadas con el manejo de las mismas cuentas por cobrar.

1. Otorgamiento de Líneas o Niveles de Crédito. Una cuestión de política es

qué tan liberal debe ser una organización para otorgar crédito. Es claro
que en situaciones de créditos restringidos disminuye la posibilidad de
pérdidas por cuentas malas. Pero el juicio de cuáles serán las políticas de
crédito que sirvan mejor a los intereses de la organización no se detienen
ahí, ya que las ventas causadas por políticas de crédito más liberales dan
origen a ventas adicionales que de otra manera no se hubieran efectuado;
y estas ventas puedan dar origen a utilidades extras, y pudiera ser que
esta situación sea más beneficiosa y de provecho para la organización en
virtud de que un gran volumen de ventas puede generar reducción de
costos de producción en lo referente a la absorción de costos fijos. Se
debe reconocer que es muy difícil medir con cierta confiabilidad los
beneficios de cualquier tendencia, por lo que es muy importante
reconocer todas las dimensiones del problema; esto es, no
necesariamente será lo óptimo para la organización tener una poca
cuantía de cuentas canceladas ya que pudiera ser que el riesgo de que
las cancelaciones sean mayores como consecuencia de una gran utilidad
generada por la vía de las ventas. En resumen, toda situación deberá ser
examinada en gran detalle antes de llegar a una decisión final.

2. Impacto de las Relaciones con los Clientes en el Proceso de Cuentas por

Cobrar. Un aspecto muy importante relativo tanto a la operación del
departamento de cuentas por cobrar y al proceso total de cuentas por
cobrar, es el impacto que tienen en todas estas actividades unas buenas
relaciones con los clientes. Por un lado, es sabido que a la organización
le interesa desarrollar eficientes procedimientos y operaciones internas,
en este intento, con frecuencia le es deseable restringir los
 procedimientos y, consecuentemente, reducir el grado de contacto
personal y el trato en el manejo de diversas situaciones. Por otro lado, el
proceso de cuentas por cobrar inevitablemente involucra relaciones con
los clientes.

Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones con los clientes de la

mejor manera para evitar cualquier síntoma de irritación y tendiendo a construir
una relación positiva con ellos. Ejemplos de estos contactos pueden ser la
aplicación de las líneas de crédito, claridad en las facturaciones, procesamiento
de acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza. Una
eficiencia real aquí se logra con la combinación de la eficiencia interna y la
cortesía y razonable cooperación hacia el cliente. Con mucha frecuencia los
clientes están insatisfechos debido a muchas y variadas causas (que en
ocasiones son completamente independientes al proceso de cuentas por
cobrar), mismas que se pueden pulir a través de los contactos de cuentas por
cobrar, ya que este personal tiene la oportunidad de ser un canal de solución de
los problemas que el cliente tenga con otro personal de la entidad.

3. PROCESO DE OTRAS CUENTAS POR COBRAR

Aun cuando las actividades regulares de ventas de la organización proveen

las principales fuentes de cuentas por cobrar, existen otras actividades que
originan ciertos tipos especiales de cobranza. Ilustrativo de éstas, son las
siguientes:

1. Anticipos a Empleados. La venta de productos o servicios que presta la

organización normalmente deben ser incluidos en las cuentas por cobrar a
clientes; además, existe cierta clase de anticipos u otros de naturaleza similar,
como son anticipos para gastos de viaje, anticipos para fines especiales de
negocios o préstamos a título personal a los empleados. Este último tipo de
cobranza está garantizada por los sueldos y salarios de los que reciben el
anticipo y sobre los que se deberá ejercer un estricto control, estos anticipos
deberán estar regulados por políticas perfectamente definidas y aquellos casos
especiales tendrán que ser autorizados directamente por funcionarios de alto
nivel en la organización.

2. Depósitos con Terceros. En muchas ocasiones se requiere efectuar

depósitos con terceros para garantizar un servicio u otras razones. Estos
depósitos deben ser de naturaleza temporal, o pueden ser tan permanentes
como el servicio a prestar lo requiera. En este punto es muy importante que su
registro controle la época de recuperación del depósito.

3. Reclamaciones. En las relaciones con proveedores, transportistas o

cualquier otro grupo de servicio se pueden originar reclamaciones que deben ser
registradas y pasadas a un control que esté al pendiente de su reembolso. Las
reclamaciones por concepto de seguros son otras cuentas de naturaleza similar
para este grupo. En ocasiones se plantea la alternativa de si registrar o no estas
reclamaciones; definitivamente el mejor control se encontrará en el registro de
estas cuentas por cobrar.

4. Acumulación de Ingresos. Un tipo muy especial de cuenta por cobrar se

origina cuando los ingresos se capitalizan antes de que puedan ser cobrables.
El objetivo aquí, en un sentido operacional, es reconocer los ingresos en los
periodos a que realmente correspondan con objeto de tener objetividad en la
evaluación de los resultados de operación. Típico de este caso son las cuentas
por cobrar por ventas en abonos.

Aspectos Especiales del Proceso de Otras Cuentas por Cobrar. En virtud de

que la naturaleza y alcance de las transacciones y actividades que generan
estos tipos de cuentas por cobrar pueden variar grandemente, se requieren
ciertos aspectos de control que sean aplicables regularmente a todas ellas.
El primero de éstos es que las condiciones bajo las que es creado un tipo
particular de cuenta por cobrar sean claramente definidas tanto en el sentido
procedimiento 1 como por políticas; el principal objetivo será el de proveer una
adecuada salvaguarda de que la cuenta por cobrar es registrada en libros lo más
pronto posible, en la cantidad correcta y con todos los elementos que
determinaron su creación.
El segundo aspecto de control consiste en el establecimiento de los
procedimientos necesarios para la revisión periódica del estado de todas estas
cuentas por cobrar varias. Lo que sucede con frecuencia es que estas cuentas
por cobrar varias son atendidas con diligencia en el proceso operacional regular;
consecuentemente, es necesario tomar precauciones específicas que ayuden a
combatir tales tendencias.

4. PROCESO DE DOCUMENTOS POR COBRAR

En algunas situaciones suele ser práctico para una organización particular el

diferir la recuperación de la cuenta por cobrar originada por la venta de sus
productos o servicios; en tales casos, las operaciones que se realicen deberán
especificar claramente las épocas de pago. Habrá casos en que éstas se
garanticen mediante un documento por cobrar. Sin embargo, los documentos
por cobrar originan también problemas de recuperación cuando se mezclan con
las cuentas por cobrar regulares; también se presentan circunstancias
especiales cuando la cuenta por cobrar regular no es liquidada de acuerdo con
el plan original, y es aquí cuando la organización desea obtener un
reconocimiento más preciso de su cobranza cuando ésta se encuentra
respaldada por un documento. Debe considerarse también la posibilidad de
cargar intereses en estos documentos.

En todas las situaciones planteadas, las circunstancias ayudarán a definir el

manejo de la cuenta por cobrar: si se documenta o no. Cuando la cuenta se
documenta se presenta la necesidad de monitorear esta cobranza en la fecha
específica, incluyendo los intereses correspondientes, cuando proceden. Los
documentos por cobrar tienen el problema adicional relativo a su custodia, ya
que cada documento es autónomo en sí mismo. Otro problema se presenta en
la circunstancia de que como en ocasiones es poco común el documentar una
cuenta, la costumbre hace que este papel se maneje en forma similar a una
cuenta corriente. Para cubrir todas las eventualidades planteadas, se requiere
establecer procedimientos específicos que aseguren la revisión periódica y la
estandarización de acciones.

5. GULA PARA EL ESTUDIÓ Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNÓ

DEL CICLO DE INGRESOS

Las guías para el estudio y evaluación del control interno del ciclo del
ingresos se encuentran contempladas en el Boletín 6010 Guía para el Estudio y
Evaluación del Control Interno del Ciclo de Ingresos de la Comisión de Normas
y Procedimientos de Auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
Se recomienda al lector acudir a dicha fuente bibliográfica para el estudio de este
tema. No procede su transcripción en este libro por razones obvias de
preservación y respeto de derechos autorales.