ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NOMINAS. . OBJETIVO ESPECIFICO DEL CONTROL TECNICAS DE CONTROL APLICABLES.

RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO. INTERNO. OBJETIVOS DE AUTORIZACIN OBJETIVO 1 Polticas por escrito para la seleccin y La empresa puede contratar personal El personal debe concentrarse contratacin del personal. que no est autorizado y que pudiera de acuerdo con las polticas Bases de datos como archivo maestro de resultar en : establecidas por la personal, lista de funcionarios y directivos, a) Empleados sin preparacin administracin. etc. adecuada. Procedimientos especficos para aadir, b) Huelgas. cambiar o eliminar informacin de las bases c) Costos innecesarios de de datos. relocalizacin. Tcnicas para probar la confiabilidad de las d) Irregularidades o conflictos bases de datos como las siguientes: de intereses. A. Especificar que los cambios en e) Faltas al trabajo excesivo archivos sean aprobados por escrito debidas a poca salud mental por el personal autorizado. o fsica. B. Uso de formas estndar f) Altos costos de jubilacin, prenumeradas para documentar los servicios mdicos y otros cambios a las bases de datos de planes de prestaciones al personal, controles fsicos sobre el personal. acceso a dichas formas y g) Multas o penalidades por conciliacin de las formas usadas omisin de cumplir con los cambios realmente requisitos legales. efectuados. La empresa puede tener un personal C. Revisin y aprobacin, por el inadecuado o excesivo. personal autorizado, de los informes de cambios a las bases de datos. D. Verificacin peridica por una

persona independiente del proceso, que al personal registrado en las bases de datos sean autorizados y se apeguen a las polticas de seleccin aprobadas por la administracin. E. Pruebas peridicas de los archivos por parte de auditora interna (inventario de personal, etc.) F. En un medio de PED: La revisin peridica de que los cambios a las bases de datos se hicieron correctamente. Conciliacin de las cifras de control con los registros del computador. Limitacin del acceso a la informacin contenida en las bases de datos. Uso de dgitos de verificacin sobre los nmeros del personal para el mantenimiento de los archivos. Comprobacin de validez de datos importantes (nmero del personal, adscripcin, etc.) Puede pagarse al personal cantidades no autorizadas e inaceptables para la administracin, ocasionando: a) Costos excesivos de nmina. b) Infracciones en caso de salarios mnimos, contratos colectivos, etc. c) Estructuras salariales que

OBJETIVO 2 Los tipos de retribucin y las deducciones de nmina deben autorizarse de acuerdo con las polticas establecidas por la administracin.

Polticas por escrito donde se expongan claramente los criterios de nminas, como puede ser: A. Al personal con sueldos mayores de una cantidad fijada se les pagar quincenal o mensualmente; a todos los dems se les pagar por semana.

B. Todos los sueldos deben ser aprobadas po0r el personal autorizado. C. Forma de pago del tiempo extra al personal que tiene un horario determinado y lmites para el caso del personal supervisor o directivo. D. Los ajustes peridicos que se efecten a los sueldos deben ser aprobados por el personal autorizado. E. Los anticipos de sueldos y prstamos al personal deben estar limitados a una cantidad fijada. F. Procedimientos para participar de las prestaciones al personal (Antigedad, responsabilidades adquiridas, etc.) G. Las retenciones opcionales (caja de ahorros, seguros, canasta de productos, comida, etc.), deben ser aprobadas por el personal autorizado y por el interesado. H. Determinacin por personal autorizado de los pagos por tiempo extra, enfermedades, etc. Bases para datos como archivos maestros de personal, horario autorizado, das festivos, retenciones, deducciones, etc. Procedimientos establecidos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos.

causen descontento o huelgas. d) Cuentas de anticipo a empleados que resulten incobrables. e) Irregularidades en el manejo de nminas. Las provisiones para pensiones, vacaciones, gratificaciones, etc., pueden calcularse incorrectamente. Esto puede crear pasivos no registrados o excesivos. Pueden infringirse leyes o disposiciones laborales que generen multas o pasivos contingentes. Puede distraerse efectivo retenido a empleados. Pueden retenerse cantidades no autorizadas al personal.

OBJETIVO 3 Las distribuciones de cuentas, y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

Exposiciones claras de los criterios y polticas establecidas. Uso y aprobacin de formas prenumeradas estndar para llevar a cabo los ajustes de sueldos. Investigacin de ajustes que excedan una cantidad determinada. Informes regulares y anlisis peridicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes. Revisin por funcionario autorizado, de que se hayan tomado los descuentos relativos al preparar los cheques. Aprobacin de los cargos a las cuentas por pagar al personal que no sean por pagos, por un ejecutivo independiente al manejo y control de dichas cuentas. En un ambiente de PED: A) Conciliacin de las cifras manuales de control de los ajustes aprobados con los totales segn informes de ajustes preparados por la computadora. B) Uso de contraseas en las terminales, para limitar el acceso a los archivos de la computadora. C) Comprobacin de validez de los campos de datos importantes y verificacin de lmites en cuanto a importes y nmero de ajustes preparados.

Las cuentas de nmina pueden presentarse incorrectamente como consecuencia de ajustes o reclasificaciones incorrectas. Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administracin. Pueden procesarse ajustes no autorizados para aumentar o disminuir cantidades pagadas al personal. Pueden efectuarse pagos duplicados.

D) Firmas manuscritas en los cheques no preparados por la computadora. OBJETIVO 4 Todos los pagos de nminas deben efectuarse de acuerdo a polticas establecidas por la administracin. Uso de firmas acumuladas. Segregacin de las funciones de preparacin y firmas de cheques. Poltica para evitar la firma de cheques en blanco o al portador. Designacin del personal autorizado para firmar por parte del Consejo de Administracin. Utilizacin de cuentas bancarias para el uso especfico de nminas. Utilizacin de los servicios bancarios para el ensobretado y pago de la nmina. Apertura de cuentas bancarias al personal para el depsito de sus ingresos por nmina. Los cajeros que manejan efectivo para el pago de la nmina estn afianzados. Establecer lmites para el importe de los cheques de nmina. Claras exposiciones de los procedimientos; por ejemplo: A) Manuales de polticas. B) Manuales de procedimientos. C) Rutinas de entretenimiento. D) Requisitos de supervisin. E) Documentacin de sistemas y programas. Verificacin peridica de las aprobaciones Pueden efectuarse desembolsos de efectivo al personal por cantidades equivocadas o en forma fraudulenta. Pueden hacerse pagos duplicados. Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta. Pueden efectuarse desembolsos de efectivo sin el conocimiento de la administracin.

OBJETIVO 5 Los procedimientos del ciclo de nminas deben de estar de acuerdo a polticas establecidas por la administracin.

Pueden existir reorganizaciones y cambio en las asignaciones del personal de los departamentos que reduzcan la segregacin de funciones. Pueden llevarse a la prctica procedimientos que nulifiquen las tcnicas de control interno establecidas.

requeridas de la gerencia y usuarios para: (a) nuevos sistemas y procedimientos y (b) cambios en sistemas, procedimientos y programas. Verificacin de las aprobaciones que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, cambios en los sistemas de archivo, etc. En un ambiente de PED: A) Verificacin peridica de las pruebas, aprobaciones y documentacin de los cambios a los programas. B) Comparacin peridica de los procedimientos reales de procesamiento con la documentacin y la autorizacin respectiva. C) Pruebas peridicas de razonabilidad que comparen los resultados del procesamiento con resultados calculados de antemano. D) Acceso restringido a las reas de procesamiento, a los programas y a la documentacin de los mismos. E) Segregacin de funciones entre los operadores de computadora y los programas de sistemas y de aplicaciones. F) Procedimientos documentados y polticas obligatorias de las pruebas que deben efectuarse de los

Pueden efectuarse modificaciones a los programas para nulificar controles, cambiar las polticas contables o reducir la salvaguarda fsica sobre los activos. Pueden efectuarse alteraciones en el flujo de la informacin para ocultar datos a las personas que han de recibirlos, o bien facilitar estos datos a personas que no deben recibirlos. Pueden perderse datos cuando se llevan a cabo conversiones a nuevos sistemas. Pueden en algunos casos no procesarse transacciones. Las transacciones pueden procesarse incorrectamente por una persona a quien no corresponde dicha funcin. Puede no realizarse procedimientos de control.

programas y de los sistemas. G) Procedimientos que requieran que los programas del computador y todos los cambios sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el jefe del departamento usuario. H) Sistemas programados en el computador que limiten el acceso a los programas nicamente a personas autorizadas, y que registren en informen todos los cambios a los programas a una persona independiente de la que efecta el cambio. I) Revisin peridica de los nuevos sistemas y de los programas. OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIN DE TRANSACCIONES. OBJETIVO 6 Se deben aprobarse aquellas Procedimientos documentados para iniciar, solicitudes de utilizacin de revisar y aprobar solicitudes de uso de mano de obra que se ajusten a mano de obra. las polticas establecidas por la Uso y control de formas prenumeradas. administracin. Archivos de firmas autorizadas para aprobar la utilizacin de mano de obra. Inspeccin peridica de las formas usadas para ver y comprobar que estn completas y autorizadas. Aprobacin de funcionario autorizado de cada una de las diferentes aplicaciones de mano de obra.

La utilizacin de la mano de obra puede oponerse al plan de corto plazo o a las polticas establecidas. Puede utilizarse mano de obra con fines no autorizados. Pueden usarse mano de obra en forma ineficiente. Puede emplearse mano de obra para proyectos capitalizables, mantenimiento y reparaciones, no autorizados.

 Designacin por parte de la Administracin o Consejo de Administracin de las personas que pueden firmar ciertos documentos a nombre de la empresa. Verificacin interna de etiquetas para tener la certeza de que se procesan las transacciones y archivos maestros apropiados. Limitacin del acceso a los archivos o datos de personal basados en la computadora. Informes por excepcin de los usos de mano de obra propuestos que no son aceptados. Disposicin del trabajo de modo que permitan visibilidad mxima a los supervisores. Supervisin estrecha de empleados y archivos. Auditoras internas peridicas. Revisin de los convenios importantes por los abogados consultores. Hojas de control de asistencia. Informes de tiempo improductivo. Sistemas de programacin de actividades del personal. Anlisis de variaciones presupuestarias por departamento y de variaciones en eficiencia de mano de obra. Utilizacin de rdenes de trabajo especficas para labores de mantenimiento y reparacin. OBJETIVO 7

 La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.

Informes de tiempo y de asistencia. Supervisin adecuada de la utilizacin de la mano de obra, ya sea por horas, piezas o das. Aprobacin previa del tiempo extra, cambios de turno, cambios de departamento, etc. Entrenamiento del personal en los procedimientos de control de tiempos. Conciliacin de las horas de asistencia con las horas laboradas, ya sea por empleados o por departamento. Conciliacin de las horas de mano de obra estndar para las piezas producidas con las informadas en las tarjetas de tiempo. Observacin del registro de la entrada y la salida de los empleados para prevenir que se procesen tarjetas de tiempo de empleados ausentes. Revisin y seguimiento de los informes por excepcin de horas pagadas pero no cargadas. Revisin y seguimiento de las variaciones con el presupuesto de gastos de mano de obra, especialmente en las cuentas de gastos indirectos de fabricacin. En un ambiente PED: A. Uso de dgitos de verificacin sobre los cdigos de los empleados, de los departamentos, horas trabajadas, claves de los productos, cantidades producidas,

Puede pagarse a los empleados por horas no trabajadas o produccin ni realizada. Puede no pagarse a los empleados horas realmente trabajadas o produccin realmente efectuada. Puede no reconocerse el diferencial por horas de tiempo extra o por cambio de turno. Pueden manejarse incorrectamente los cortes de distribucin de nmina y las acumulaciones de nmina al final del periodo. La administracin puede tener informacin inadecuada para evaluar el trabajo y eficiencia de los empleados.

etc. B. Control de datos de mano de obra que se registran simultneamente la mano de obra de la produccin y el tiempo trabajado para efectos de la colaboracin de las nminas. C. Limitacin del acceso a la informacin contenida en las bases del computador mediante el uso de contraseas o controles fsicos sobre las terminales en lneas. Tarjetas de mano de obra o de trabajo a destajo prenumeradas y controladas, para comprobar su incorporacin en las nminas. Revisin y aprobacin por el supervisor encargado del rea de produccin de los cargos efectuados por concepto de mano de obra. Anlisis de las variaciones de la mano de obra con relacin a los costos estndar. Formas de control para reprocesar de nuevo un artculo. Aprobacin por escrito de las horas de tiempo extra como una condicin para el procesamiento de la nmina. Verificacin de que todas las tarjetas de control de tiempo de los empleados sean entregadas en cada periodo de nmina. Revisin de los informes de eficiencia. Revisin de los informes de reproceso, gastos de mantenimiento y mano de obra

directa. OBJETIVO 8 Los montos adecuados al personal, as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrase como pasivo en forma oportuna. Procedimientos documentados de distribucin de cuentas. Tablas de impuestos sobre sueldos actualizadas. Planes para deducciones voluntarias y respaldadas con formas de autorizacin firmadas. En un ambiente PED: A. Uso de dgitos de verificacin sobre los cdigos de los nmeros del empleado, del departamento, del proyecto y de la cuenta. B. Pruebas en busca de tarjetas de reloj duplicadas. C. Pruebas o verificacin de lmites, comprobar la razonabilidad de horas trabajadas en exceso, tipos de salario ms altos de los esperados y deducciones que excedan al pago bruto a cierto porcentaje del mismo. Conciliacin de las horas a pagar segn las tarjetas de reloj con los registros cronolgicos de asistencia, planes de ejecucin, etc. Inspeccin peridica de nmina y de la documentacin original conexa. Revisin y seguimiento de los informes por excepcin de horas de nmina pagadas pero no cargadas. Puede pagarse a un empleado el tiempo trabajado por otra persona. Pueden calcularse errneamente los reembolsos de gastos. Puede omitirse el registro de pasivos por impuestos sobre sueldos o que tales impuestos se anoten por importes incorrectos. Pueden presentarse incorrectamente los inventarios, las propiedades y los gastos debido a la distribucin incorrecta de la nmina y los costos relativos. Pueden pagarse vacaciones no autorizadas.

 Polticas establecidas para el reembolso de gastos de viajes y gastos de representacin. Polticas establecidas para informar y controlar el tiempo de vacaciones. Aprobacin por funcionamiento responsable de los pagos incentivos y gratificaciones. OBJETIVO 9 Todos los pagos relacionados con la nmina deben basarse en un pasivo reconocido y preparase con exactitud. Uso de formas prenumeradas y controladas. Cancelacin de la documentacin original para prevenir pagos duplicados. Procedimiento establecido para anular cheques. Uso de mquina protectora de cheques. Comprobacin del importe del cheque contra la cuenta por pagar. Verificar que el importe del cheque coincida con documentacin consistente entre s. En un medio de PED, establecimiento de un programa del computador que informe por excepcin cheques cuyos montos excedan una cifra determinada. Verificacin de la distribucin contable del pago por auditores internos en forma peridica e inesperada. Control contable sobre sueldos no cobrados. Conciliacin del total de los cheques firmados con el total neto a pagar segn el registro de nminas. Procedimientos documentados de procesos, corte y cierra de fin de periodo. Pueden efectuarse desembolsos por cantidades equivocadas o en forma fraudulenta. Pueden hacerse pagos duplicados. Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta. Pueden efectuarse desembolsos por servicios no recibidos.

OBJETIVO 10 Los importes adeudados al personal deben clasificarse,

El registro en las cuentas de mayor puede ser incompleto inexacto.

concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna. Objetivo 11 Los pagos y ajustes relativos a nminas deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

Clasificaciones de cuentas documentadas. Comparacin de los resultados reales con los presupuestados y anlisis de las variaciones. Arqueos peridicos de formas prenumeradas y su conciliacin con los controles establecidos para tal efecto. Revisin y seguimiento de los informes regulares de datos pendientes de procesar, como tarjetas de reloj. Conciliacin de las horas y cantidades a pagar con las horas y cantidades distribuidas. Conciliacin de cuentas bancarias de nmina que funcionan como fondo fijo. Investigacin de cheques pendientes muy antiguos. Conciliacin de efectivo desembolsado con el pago bruto. Conciliacin en forma regular y peridica de los saldos de auxiliares de nminas con saldos del mayor u otros totales de control. Revisin de la aplicacin correcta de los cdigos en los documentos fuente. Revisin de la aplicacin contable a las cuentas correctas del personal. Rotar las labores del personal de contabilidad.

Pueden presentarse problemas de registro y control de tiempo. Los informes pueden ser inexactos con respecto a la clasificacin de las transacciones.

OBJETIVO 12 Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.

Los movimientos pasados a los registros auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al mayor. Las operaciones con el personal pudieran pasarse incorrectamente en sus auxiliares. Pueden tomarse decisiones en base informacin incompleta o inexacta que se encuentre en un auxiliar.

OBJETIVO 13

 Deben preparase asientos contables por las cantidades adecuadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable. OBJETIVO 14 Los asientos contables de nmino deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

Preparacin de un catlogo de cuentas conteniendo una descripcin de cada cuenta, as como instrucciones de qu conceptos deben afectar las mismas. Procedimientos escritos para solicitar y aprobar cambios en la clasificacin de cuentas. Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificacin de cuentas y analizar las variaciones importantes entre los saldos reales y los presupuestados. Procedimientos escritos de corte y cierre de periodo, expresando, por funcin, las cuentas que han de usarse para preparar los asientos contables , cortes a efectuar, acumulaciones que deben hacerse y quin es responsable de hacer cada cosa. Comparaciones de periodo a periodo de los montos de asientos contables recurrentes. Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal supervisor que no tenga participacin activa en su preparacin. Registros de asientos contables uniformes y control que pueda proporcionar certeza razonable de que se prepararon todos los asientos contables requeridos. Uso de las formas prenumeradas de asientos contables y la verificacin correspondiente de que todos los asientos fueron registrados en el periodo.

Los estados financieros podran no ser preparados en forma oportuna . Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente debido a uno o ms de los siguientes factores: a) Omisin en el registro de transacciones. b) Omisin en el registro de un asiento contable. c) Codificaciones incorrectas. d) Asientos contables duplicados. e) Cortes incorrectos. Pueden debilitarse o anularse el control presupuestal sobre las operaciones.

OBJETIVO 15

 La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

La existencia de procedimientos documentados para preparar, concentrar e informar la informacin de impuestos requerida. Revisin de las transacciones importantes por personal conocedor de los requisitos fiscales. Catlogo de cuentas, instructivo para su manejo y otros criterios para facilitar la clasificacin, concentracin y obtencin automtica de la informacin de impuestos requeridas. Polticas por escrito relativas a documentacin requerida fiscalmente para justificar los gastos. Revisiones por parte de auditores internos.

Usar datos errneos en los clculos de los impuestos. Pagar multas y recargos. Pagar impuestos en exceso.

OBJETIVOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN OBJETIVO 16 Deben verificarse y evaluarse en Manuales de procedimientos y polticas, forma peridica los saldos grficas de organizacin y otra registrados de cuentas de documentacin que: nminas y las transacciones A. Listen las cuentas, informes, relativas. actividades, polticas y procedimientos que deben verificarse y evaluarse; cuando van a ser verificados y por quin ser supervisada la actividad. B. Describan cmo deben ejecutarse la verificacin y evaluacin. C. Describan cmo deben documentarse los resultados de la

Los informes preparados para la administracin pudieran presentar informacin errnea. Las decisiones importantes que pudiera tomar la administracin podran basarse en informacin errnea. Alguno errores e irregularidades en la salvaguarda fsica, autorizacin y procesamiento de transacciones pudiera pasar inadvertidos y no ser corregidos.

revisin y a quin deben comunicarse. Tcnicas utilizadas para descubrir errores e irregularidades : A. Conciliacin de saldos y movimientos registrados, contra los saldos y movimientos informados por terceros. B. Actuacin oportuna sobre las quejas del personal. C. Conciliacin de los saldos del mayor con los auxiliares, ya sea manualmente o a travs del computador. D. Verificacin peridica de los registros de nminas con la documentacin del respaldo. E. Comparacin de los importes contabilizados con transacciones posteriores o con importes establecidos. F. Verificacin peridica de los saldos en libros mediante confirmaciones con el personal. Tcnicas para evaluar los saldos: A. Anlisis de ndices, tendencias y variaciones. B. Comparacin de los resultados y anlisis de las tendencias de la industria en materia de sueldos. OBJETIVO 17 El acceso a los registros de Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, Los programas del computador

personal, nminas, formas y documentos importantes y lugares de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas por la administracin.

biblioteca segura de cintas y discos magnticos, almacenaje externo de reserva para registros y archivos del computador, as como para programas y otra documentacin relativa. Custodia controlada y prenumeracin de formas importantes, incluso la rendicin de cuentas peridicas de dichas formas por personal independiente. Segregacin de responsabilidades y restriccin al acceso: A. Segregacin de las funciones de administracin de personal con las funciones de pagos y contastibilidad de nminas. B. Segregacin de las actividades de preparacin, firma y envo o entrega de cheques. C. Acceso restringido en los archivos del computador mediante el uso de contraseas o cerraduras en las terminales. Auditoras internas peridicas de cumplimiento. Seguros y fianzas de fidelidad, incluyendo la cobertura de prdida de registro y documentos. Archivo de firmas del personal autorizado. Disposicin de lugares de trabajo que permitan la visibilidad mxima a los supervisores. Tomar precauciones para la proteccin

pudieran alterarse por personas no autorizados. Los programas para el proceso de informacin, particularmente los del computador, pudieran perderse o destruirse, lo cual podra resultar en: a) Incapacidad para informar, o b) Distorsin de las actividades informadas.

razonable contra incendios, explosin y la destruccin de mala fe de los registros y las instalaciones de procesamiento.