BIBLIOTECA DE CONTROLES

PROCESO GENERAL DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

Esta herramienta le permitirá identificar controles preventivos y detectivos de naturaleza manual y dependientes de tecnología considerados en un
proceso general de liquidación de nómina. Las aplicaciones de estos controles de buena práctica en las organizaciones permitirán mitigar y/o
disminuir la probabilidad de materialización del riesgo inherente identificado en cada subproceso.

Un control debe estar adecuadamente definido, estructurado y alineado a las actividades de cada uno de los subprocesos. El auditor debe tener la
capacidad de identificar los controles claves de los procesos para evaluar su aplicación y efectividad.

Cabe resaltar que la descripción y/o estructuración de un control debe considerar como mínimo los siguientes elementos:

1. Objetivo del control.

2. Responsable de su ejecución, revisión y aprobación.
3. Periodicidad y/o frecuencia de la aplicación del control.
4. Identificar si es un control manual o dependiente de tecnología.
5. Identificar si es un control preventivo, detectivo o correctivo.
6. Documentación soporte y/o respaldo tecnológico que evidencie la ejecución del control.
7. El control debe estar definido y documentado en los procedimientos internos de la compañía.

SUBPROCESO RIESGO CONTROL NATURALEZA

Creación y liquidación de
nómina a funcionarios Responsable: Gerente de nómina
ficticios y/o condiciones
salariales y beneficios no Control: Verificar periódicamente los accesos que permitan crear,
autorizados. modificar, eliminar, bloquear y desbloquear empleados, así como
parametrizar criterios de salario, bonificaciones, comisiones, bases
Parametrización
Accesos de creación, salariales, tipo de contrato, fecha de inicio, entre otros y solicitar por
de funcionarios y
modificación y ajustes de medio de documento formal (acta o carta) al área de tecnología retirar Tecnológico
criterios de
funcionarios y parámetros de accesos a funcionarios no autorizados.
liquidación
nómina a personal no
autorizado El sistema de información debe tener activo el log de auditoria que
permita la trazabilidad de las transacciones, fecha y el usuario.
Accesos a personal no
autorizado para visualizar Se deben establecer controles automáticos que limiten la visualización
información confidencial de información sensible y/o crítica de los empleados.

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 SUBPROCESO RIESGO
Modificaciones y ajustes en el
sistema, de información
crítica sin autorización
Inadecuada segregación de
funciones y/o actividades
entre los responsables de la
operación, parametrización y
liquidación de nómina
Favoreciendo a funcionarios
en la aplicación de novedades
y/o beneficios no
procedentes, por inadecuada
segregación de funciones.
Condiciones contractuales
que no corresponden a las
políticas y lineamientos de
contratación de la compañía
Incumplimientos legales y/o
errores en la parametrización
de criterios base de
liquidación y/o debilidad en
la actualización periódica de
porcentajes de acuerdo a la
norma laboral.
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CONTROL NATURALEZA
El funcionario responsable del cargue de novedades y liquidación de
nómina, no debe tener acceso a crear, modificar y/o eliminar
empleados y criterios salariales, el área contable y tesorería deben
tener restringida esta opción.
Periodicidad: Trimestral o semestralmente.
Evidencia: Documento formal (acta o carta) al área de tecnología
retirar accesos a funcionarios no autorizados.
Log de auditoria del sistema de información
Responsable: Coordinador de nómina
Control: La creación de empleados en el sistema de información es
solicitada y autorizada por el Gerente de selección y contratación, por
medio de un documento de “solicitud de creación de empleados”, el
cual debe estar acompañado del contrato firmado por las partes en
Manual y/o
donde se evidencien los criterios de contratación (fecha de inicio,
dependiente
nombre, cédula, cargo, tipo de contrato, salario y beneficios).
de tecnología
Periodicidad: Cuando se requiera.
Evidencia: Formato de solicitud de creación de empleados,
autorizado por la Gerente de selección y contratación y contrato
suscrito por las partes.
Responsable: Coordinador de nómina
Manual y/o
Control: Verificar los porcentajes de liquidación de nómina, dependiente
seguridad social, parafiscales e imputaciones tributarias de tecnología
parametrizadas en el sistema de información, de acuerdo a la
normatividad vigente.
 SUBPROCESO RIESGO
Liquidación de novedades
con porcentajes
desactualizados que no
corresponden a las políticas
internas y/o normas legales
Bases y porcentajes de
liquidación de novedades
parametrizadas de manera
inadecuada y/o sin
actualización.
Información contable no
confiable por inoportunidad
en el registro de novedades.
Pérdida de información por
ausencia de estandarización
de un proceso de recepción
de novedades (cronogramas,
formatos, funcionarios) y/o
Recepción de
centralización y/o control de
novedades de
su recepción.
nómina
Fraude por novedades no
autorizadas.
Pagos de nómina y beneficios
no registrados y sin
trazabilidad.
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CONTROL NATURALEZA
La compañía debe contar con asesores laborales que actualicen
periódicamente al área de nómina frente a los cambios normativos.
Periodicidad: Semestralmente.
Evidencia: Documento en Excel o Word en donde se realiza la
validación del reporte de bases y porcentajes parametrizados en el
sistema de información con la normatividad vigente.
Responsable: Gerente de nómina
Control: Establecer un cronograma anual para la recepción de
novedades en el área de nómina que provienen de las diferentes áreas
de la compañía (ausentismos, vacaciones, bonificaciones, comisiones,
horas extras, entre otras), divulgarlo y definir indicadores de gestión y
monitoreo respecto a su cumplimiento. Manual
Periodicidad: Anual.
Evidencia: Cronograma de cierre de novedades.
Responsable: Coordinador de nómina
Control: Las novedades son reportadas por el gerente de cada una de
Manual y/o
las áreas de la compañía, en el formato de “novedades” este puede ser
dependiente
un proceso manual o automático, en donde se especifique el concepto,
de tecnología
cantidad, fecha, funcionario, cargo, anexo de soportes y firma de
autorización del gerente del área.
 SUBPROCESO RIESGO CONTROL NATURALEZA
La recepción de las novedades debe estar centralizada y el Coordinador
de nómina debe llevar un control de trazabilidad sobre el estado de las
novedades (recibido, tramitado y devuelto).

Periodicidad: Mensual.

Evidencia: Formato de novedades autorizado por el gerente de cada

área y control de trazabilidad del estado de las novedades.

Responsable: Gerente de nómina

Control: Definir las políticas de las novedades autorizadas por la

Los contratos consideran
compañía, que consideren como mínimo:
beneficios no autorizados en
las políticas y procedimientos
- Tipo de novedad
de la compañía
- Cargos que tienen alcance/derecho a novedades como
bonificaciones, beneficios internos, comisiones, pactos colectivos,
Las excepciones de beneficios
etc.
no se encuentran
- Bases y porcentajes de liquidación de novedades Manual
formalizadas en políticas de
- Documentos soportes
la compañía
- Niveles de autorización
- Periodicidad
Liquidación de novedades
Periodicidad: Anual / cuando se requiera.
por conceptos, porcentajes y
a funcionarios no autorizados
Evidencia: Documento físico o publicado en la intranet de la
en las políticas de la
compañía para su divulgación. La política debe ser aprobada por la
compañía
Junta Directiva.

Pérdidas económicas por

Responsable: Coordinador de nómina
costos ficticios de nómina
Control: Validar los soportes y autorizaciones de las novedades
Novedades causadas más de Manual
reportadas, así como el cumplimiento de la política, bases y
una vez o sin causar por falta
porcentajes de liquidación y el porcentaje máximo de deducciones
de control, análisis y
autorizado por la normatividad laboral.
trazabilidad de las novedades
reportadas.

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 SUBPROCESO RIESGO
Pérdida de documentos que
soportan las novedades
liquidadas de cada
funcionario, por ausencia de
un repositorio de
información y/o custodia
adecuada.
Pérdidas económicas por
errores en la liquidación de
novedades.
CONTROL NATURALEZA
Cargar en el sistema de información las novedades recibidas y archivos
enviados por otras entidades como fondo de empleados, entidades
judiciales, entre otros.
Los soportes de las novedades liquidadas deben ser archivadas y
custodiadas en el área de nómina y/o en la carpeta del funcionario.
Periodicidad: Mensual / Quincenal
Evidencia: Aprobación y revisión de las novedades por el
coordinador de nómina.

Recepción y reconocimiento
de novedades, soportadas
por documentos
inapropiados y no idóneos
y/o que no consideran los
criterios requeridos.

Liquidación de novedades
ficticias, no procedentes, sin
soporte y sin autorización

Incumplimientos legales por

deducciones a funcionarios
mayores a las permitidas
legalmente.

Responsable: Gerente de nómina

Fraude por reconocimientos Control: Verificar periódicamente los accesos que permitan crear,
Reconocimiento de novedades no autorizadas. modificar y eliminar novedades de nómina y solicitar por medio de
contable de documento formal (acta o carta) al área de tecnología retirar accesos a Tecnología
novedades funcionarios no autorizados.

El sistema de información debe tener activo el log de auditoria que

permita la trazabilidad de las transacciones, fecha y el usuario.

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 SUBPROCESO RIESGO CONTROL NATURALEZA
El funcionario responsable del cargue de novedades no debe realizar
actividades de liquidación de nómina y de parametrización
(empleados, cuentas, conceptos, etc).

Periodicidad: Trimestral o semestralmente.

Evidencia: Documento formal (acta o carta) al área de tecnología

retirar accesos a funcionarios no autorizados.

Log de auditoria del sistema de información

Mayores costos financieros e

Responsable: Coordinador de nómina
incumplimientos legales por
ausencia de control de
Control: Analizar los conceptos de nómina reconocidos a cada uno de
análisis del comportamiento
los empleados, validando el tipo de deducción, fluctuaciones
de novedades por empleado.
mensuales, saldos antiguos y negativos, solicitar justificaciones y los
documentos soportes. Validar para cada concepto de novedades lo
Ajustes de novedades no
siguiente:
autorizadas y soportadas
- Pagos a terceros: El saldo de las cuentas por pagar a terceros
Demandas por descuentos
relacionadas con descuentos autorizados, libranzas,
aplicados a funcionarios sin
pronunciamientos legales, entre otros.
la generación de pago a los
terceros correspondientes. Manual y/o
- Cálculos actuariales: Con un especialista verificar los cálculos
tecnológico
actuariales realizados por la compañía.
Errores en los valores
liquidados de novedades que
- Horas extras y recargos nocturnos: Documentos soportes,
no corresponden a los
autorizaciones y las programaciones de cada uno de los procesos
documentos soportes.
que consideren horas extras.
Las valoraciones actuariales
- Vacaciones: Documento de solicitud de vacaciones autorizado
no reflejan con exactitud las
por su jefe inmediato.
obligaciones
- Comisiones y bonificaciones: Documento soporte de
Los funcionarios
comisiones y bonificaciones, con la liquidación de bases,
responsables del proceso de
porcentajes y metas, autorizadas por su jefe inmediato.
liquidación de nómina no se
encuentran capacitados

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 SUBPROCESO RIESGO
Demandas laborales y
sanciones por exceder la
generación de horas extras
permitidas legalmente.
Reconocimiento de horas
extras a empleados, no
procedentes y/o autorizadas.
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CONTROL NATURALEZA
- Descuentos por anticipos/préstamos: Documento soporte de
autorización por parte del empleado para aplicar descuentos por
anticipos y/o préstamos.
- Retención en la fuente laboral: Verificar la parametrización
de bases y porcentajes de liquidación, así como los soportes de
deducción.
- Pacto colectivo: Verificar el cumplimiento de beneficios del
pacto colectivo de acuerdo al cargo, antigüedad y valores
autorizados.
Periodicidad: Mensual / Quincenal
Evidencia: Cuadros de análisis de novedades por terceros y
documentación soporte de las novedades aplicadas.
Responsable: Gerente de nómina
Control: Definir políticas y procedimientos para la generación y
aprobación de horas extras y recargos nocturnos, considerando:
- Cargos autorizados para la generación de horas extras y recargos
nocturnos.
- Documentos soportes requeridos para la autorización de horas
extras y recargos nocturnos.
Manual
- Validación periódica de horas extras y recargos, reportados a
nómina con las programaciones laborales de los procesos.
- Niveles de autorización.
- Definición de presupuesto de horas extras y recargos nocturnos
anual, autorizado y sustentado.
- Solicitud a entes de control para la aprobación de exceder las horas
extras autorizadas en la normatividad vigente.
Periodicidad: Anual / cuando se requiera.
 SUBPROCESO RIESGO
Pérdidas económicas por
reconocimiento de
vacaciones no procedentes.
Demandas laborales por
errores en el cálculo y/o no
reconocimiento de
vacaciones.
Sanciones por errores en el
cálculo de retención en la
fuente y por incumplimientos
legales.
Obligaciones tributarias
liquidadas y pagadas a entes
de control de manera
incorrecta por errores en el
cálculo de retención en la
fuente
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CONTROL NATURALEZA
Evidencia: Documento físico o publicado en la intranet de la
compañía para su divulgación. La política debe ser aprobada por la
Junta Directiva y el procedimiento por el gerente de nómina.
Autorización del ente de control para exceder las horas extras.
Responsable: Coordinador de nómina
Control: Verificar periódicamente por empleado la acumulación de
vacaciones pendientes por disfrutar.
El área de nómina cuenta con mecanismos en Excel y/o automáticos
Manual y/o
que permiten tener la trazabilidad de las vacaciones disfrutadas por
dependiente
empleado y controlar que los disfrutes de vacaciones cumplen los días
de Tecnología.
mínimos autorizados en la normatividad vigente.
Periodicidad: Mensual / cuando se requiera.
Evidencia: Documento en Excel, control automático del saldo de
vacaciones por empleado.
Responsable: Coordinador de nómina
Control: Actualizar las bases y porcentajes de liquidación de
retención en la fuente de nómina de acuerdo a la normatividad vigente,
y las deducciones aplicadas a cada funcionario debidamente
soportadas.
Verificar aleatoriamente el cálculo de retención en la fuente aplicado a Manual y/o
cada funcionario y el pago del impuesto de retención en la fuente al dependiente
ente de control. de Tecnología.
Periodicidad: Anual/ semestral
Evidencia: Documento de Excel de validación de cálculos de
retención en la fuente por funcionarios, documentos de deducción
soportados y pago del impuesto de retención en la fuente.
 SUBPROCESO RIESGO
Información financiera no
confiable por errores en el
registro contable y/o
causación de cuentas
contables
Demandas laborales por
inadecuado procedimiento de
retiro y/o errores en la
liquidación del personal.
Perdidas económicas por
liquidación de retiro a
funcionarios sin la aplicación
de descuentos y/o sin paz y
Liquidaciones por salvo.
retiro de personal
Información financiera no
confiable por inadecuado
registro contable de la
liquidación de retiro.
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CONTROL NATURALEZA
Responsable: Coordinador de contabilidad
Control: Verificar la asociación de los conceptos de nómina con las
cuentas contables parametrizadas;
Los conceptos de nómina y parametrización de cuentas contables
Manual y/o
deben ser realizadas por el área contable y no por funcionarios del área
dependiente
de nómina.
de tecnología
Periodicidad: Anual
Evidencia: Documento en Excel de verificación de conceptos de
nómina versus cuentas contables asociadas.
Responsable: Gerente de nómina
Control: Definir políticas y procedimientos de retiro y liquidación de
funcionarios, considerando como mínimo:
- Documento de solicitud de retiro del funcionario por parte del
Gerente del área en donde se establezcan causales,
seguimientos, llamados de atención, fecha de retiro y su
autorización.
- Emisión y entrega de la carta de retiro por parte de Recursos Manual
humanos al funcionario, en donde se identifique la causal de
despido, fecha de retiro, firma y aceptación del funcionario.
- Planilla y/o soporte de paz y salvo de todas las áreas
requeridas en la organización (Fondo de empleados,
tecnología, seguridad, Jefe inmediato, cartera, contabilidad,
entre otras).
- Documento solicitud de inactivación de claves y accesos
tecnológicos y físicos.
- Plazo máximo para la liquidación de retiro de acuerdo a la
normatividad vigente.
 SUBPROCESO RIESGO
Transacciones o actividades
realizadas con usuarios de
funcionarios retirados activos
en el sistema de información.
Liquidaciones de nómina
mensual y pago a
funcionarios que ya no
laboran en la compañía
Sanciones y pago de intereses
por inoportunidad en el pago
Liquidación y de seguridad social,
pago de la parafiscales.
Nómina
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CONTROL NATURALEZA
- Participación del área jurídica de acuerdo al nivel de riesgo del
proceso de retiro de los funcionarios.
- Niveles de autorización de la liquidación y pago.
- Custodia de los documentos soportes de liquidación de retiro
del funcionario.
Periodicidad: Anual /Cuando se requiera
Evidencia: Documento físico o publicado en la intranet de la
compañía para su divulgación. La política debe ser aprobada por la
Junta Directiva y el procedimiento por el gerente de nómina.
Responsable: Coordinador de nómina
Control: Verificar la oportunidad de la liquidación de funcionarios
retirados y solicitar al área de tecnología la certificación del bloqueo e
inactivación de usuarios en el sistema de información. Manual y/o
dependiente
Periodicidad: Mensual / Quincenal de tecnología
Evidencia: Liquidaciones mensuales de retiro y certificación del área
de tecnología de bloqueo e inactivación de usuarios.
Responsable: Coordinador de nómina
Control: Realizar la liquidación de seguridad social y parafiscales en
las plataformas de los entes de control de acuerdo al cronograma
establecido por cada una de las entidades, evitando pago de sanciones
e intereses. Manual y/o
dependiente
Validar la causación mensual del gasto y las cuentas por pagar, así de tecnología
como los saldos de las cuentas y enviar archivo de TXT al área de
tesorería.
Enviar el documento soporte de pagos de seguridad social y
parafiscales a los funcionarios de la compañía, y las planillas
 SUBPROCESO RIESGO
Afectación financiera por
inoportunidad o falta de
reconocimiento de
provisiones de nómina, así
como registro de valores no
consistentes.
Pérdidas económicas por
errores en la liquidación de
nómina
Errores en la liquidación de
nómina por ausencia de una
verificación y análisis de
tendencias, bases y cálculos.
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CONTROL NATURALEZA
mensuales de liquidación y pago deben estar custodiadas en el área de
nómina.
Periodicidad: Mensual
Evidencia: Planillas de pago de seguridad social y parafiscales y
documento de excel de la conciliación de las cuentas de gasto y pagos.
Responsable: Coordinador de nómina
Control: Realizar el cálculo de las provisiones de nómina (Cesantías,
primas, intereses de cesantías y vacaciones) y enviar documento de
TXT autorizado por el Gerente de nómina, al área de contabilidad para
su causación y/o cargue de archivo.
El archivo TXT no debe tener controles modificación y edición
(encriptado).
Manual y/o
El área de nómina debe validar y actualizar anualmente en el sistema dependiente
de información las bases y porcentajes de provisión (vacaciones, de tecnología
cesantías, intereses de cesantías, y pensiones)
Periodicidad: Mensual / Quincenal
Evidencia: Documento de TXT autorizado por el Gerente de nómina
y encriptado.
Documento de validación de las bases y porcentajes del cálculo de
provisiones.
Responsable: Jefe de nómina
Control: Validar la pre-nómina realizando re-cálculos globales de
conceptos liquidados, análisis de fluctuaciones de valores por
Manual
concepto, completitud de conceptos y empleados, consistencia e
integridad, estas validaciones deben quedar archivadas en el área de
nómina para cada quincena y/o mes.
 SUBPROCESO RIESGO
Mayores y/o menores valores
de nómina liquidados y
pagados
Liquidación y pago de
nómina a funcionarios
ficticios y/o equivocados
Información insuficiente
para realizar análisis
significativos.
CONTROL NATURALEZA
La aprobación de la pre - nómina es el soporte de autorización para la
generación y autorización de la nómina definitiva y pago.
El funcionario responsable de validar y autorizar la pre – nómina no
debe tener funciones de causación de novedades y contabilidad.
Periodicidad: Mensual / Quincenal
Evidencia: Documento de Excel en donde se validó la liquidación de
la pre – nómina, firmado por el jefe de nómina.

Variaciones significativas,
tendencias y movimientos
inusuales no identificados

Pago de nóminas sin las

validaciones y autorizaciones
requeridas.

Liquidación y pago de Responsable: Gerente de nómina

nómina sin autorización de
los niveles requeridos
Inoportunidad en el cierre de
novedades y liquidación de
nómina, limitando los
análisis, identificación de
desviaciones significativas y
ajustes oportunos.
Modificación de información
de los archivos de nómina
por funcionarios no
autorizados y/o inadecuada
segregación de funciones
Control: Generar la nómina definitiva y compararla a nivel de totales
con la pre – nómina autorizada, para generar el archivo TXT enviado
las áreas de tesorería y contabilidad.
El archivo TXT no debe tener controles modificación y edición
(encriptado). Manual y/o
dependiente
El funcionario responsable de validar y autorizar la nómina no debe de Tecnología
tener funciones de causación de novedades y contabilidad.
Periodicidad: Mensual / Quincenal
Evidencia: Documento de la liquidación definitiva de nómina
encriptado y autorizado por el Gerente de nómina.

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 SUBPROCESO RIESGO
Acceso y edición de archivos
de nómina por personal no
autorizado y por falta de
controles de modificación
(contraseñas, bloqueos,
limitación de accesos a
carpetas y archivos, entre
otros.)
Información inconsistente
y/o con errores en el proceso
de interface y/o cargue de
información
Registros no autorizados por
afectación de la información
de archivos planos.
Pérdida financiera por
incapacidades no cobradas a
los entes de control.
Fraude por incapacidades
ficticias entregadas por los
funcionarios.
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CONTROL NATURALEZA
Responsable: Coordinador de tesorería
Control: Conciliar el valor a pagar por nómina, parafiscales,
seguridad social, impuestos y terceros registrado en la cuenta pagos de
tesorería con los valores del archivo TXT enviado por el área de
nómina e indagar las diferencias y solicitar los ajustes para que sea
Manual y/o
generado el nuevo archivo de nómina definitiva.
dependiente
de Tecnología
Periodicidad: Mensual
Evidencia: Documento de excel de conciliación de saldos entre el
archivo TXT y el saldo de las cuentas por pagar.
Responsable: Coordinador de nómina
Control: Definir política y procedimientos de ausencia por
incapacidades y su legalización, considerando.
- Documentos soportes para la legalización de incapacidades y
sus características (original y sin enmendaduras).
- Tiempos máximos de legalización de incapacidades
- Gestión de recobro de incapacidades frente a los entes de Manual
control y trazabilidad de las solicitudes.
- Niveles de autorización
Remitir a las entidades de seguridad social las
incapacidades pendientes de recobro y actualizar el control
de trazabilidad sobre la gestión de cobro.
Periodicidad: Mensual
 SUBPROCESO RIESGO
Información financiera no
confiable, por ausencia de
conciliación periódica de
cuentas contables y saldos
financieros.
Afectación de información
y/o modificación de periodos
anteriores por ausencia de un
procedimiento de cierre de
módulos, meses o
plataformas.
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CONTROL NATURALEZA
Evidencia: Documento físico o publicado en la intranet de la
compañía para su divulgación. La política debe ser aprobada por la
Junta Directiva y el procedimiento por la Junta Directiva.
Responsable: Jefe de nómina
Control: Conciliar los conceptos de la nómina registrados en el
módulo de nómina con la información registrada en la información
financiera del módulo de contabilidad.
Cerrar el mes, para evitar alteración de información y registros Manual y/o
posteriores, únicamente se puede reabrir con la autorización del dependiente
Gerente de nómina y Gerente financiero. de Tecnología
Periodicidad: Mensual
Evidencia: Cierre de módulos contable y de nómina y archivo de
excel de conciliación de conceptos de nómina con la información
financiera.