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TEMA 1.09. ANEXO I. OPERACIONES QUE FORMAN PARTE DEL PROCESO

TÉCNICO

Registro

Acto por el que un libro se incorpora formalmente a la colección y se lleva a cabo mediante la
inscripción de cada obra ingresada en el libro de registro de entrada. Tiene una función
administrativa contable. Registrar es tanto como inventariar y libro registro equivale a inventario.
El registro aporta datos históricos imprescindibles sobre la colección bibliográfica, datos para la
realización de la evaluación y datos estadísticos sobre la colección. Tiene una finalidad
administrativa contable.
Todos los materiales ingresados en la biblioteca deben registrarse, independientemente de que
las obras vayan a ser o no incorporadas al catálogo posteriormente. El registro de los libros es el
primer elemento que tradicionalmente forma parte del proceso técnico, aunque en los últimos
años se ha puesto en cuestión su utilidad. Pero es una herramienta valiosa ya que es el único
documento completo de la colección y una fuente fiable para estimar el valor de los fondos en
caso de acciones legales.
La norma ISO-UNE 5127:2017 Información y Documentación - Vocabulario nos da algunas
definiciones de interés, como por ejemplo:

• Registro de entrada; registro de adquisiciones: Comprende el registro de todas las

adquisiciones, organizado por orden cronológico de fecha de recepción, aunque en ciertos
casos, el orden podría ser el alfabético.
• Número de registro de entrada: Es un número único o código asignado a un documento o
grupo de documentos en un registro de entrada para identificarlos permanentemente.
• Registro: Documento, generalmente un volumen en el que los datos son introducidos de
manera formal por una autoridad competente.

La función del registro es la servir como inventario de los documentos de una biblioteca, y es en
muchos casos de obligatoria existencia. Es habitual es que tras el registro de un documento, su
asiento no vuelva a ser consultado nunca más (hasta el momento en que se dé de baja), pues a
través de los catálogos se puede obtener la gran mayoría de las informaciones en el contenidas.
Sus funciones son:

- De carácter legal: de ahí su obligatoriedad en muchos centros públicos, en cuanto el

inventario da fe de la existencia de determinados bienes que dado su carácter público
debe haber constancia de ellos en documento oficial, que es el inventario. Por esa razón
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todo inventario debe iniciarse con la correspondiente diligencia en la primera página,

realizada por persona autorizada, pues tiene valor legal.
- De carácter práctico, sus funciones son limitadas. En algunos casos se han utilizado con
fines estadísticos, para señalar pautas de crecimiento de fondos en bibliotecas, y en casos
muy concretos pueden aportar algunos datos -siempre que estos se incluyan en el
inventario- como el origen o la baja de un libro.

Cuando el registro se realiza de manera manual se realiza en un libro especial, denominado libro
de registro (encuadernado y foliado), en el cual se van anotando por orden de entrada los libros
que entran en la biblioteca.
El libro registro consiste en un libro cuyas hojas están divididas en columnas para los diferentes
datos que se incluyen para cada uno de los títulos que se registran.
Estos datos pueden variar de una biblioteca a otra, pero en términos generales son:
- Número de identidad: el número de registro.
- Necesarios para identificar bibliográficamente al libro: autor, título, editor, año, edición
- De interés estadístico: número de volúmenes, fecha de ingreso, material anejo.
- Relacionados con la adquisición: precio, forma de de adquisición, proveedor
- Relacionados con la historia del ejemplar en las observaciones

A continuación analizamos con más detalle los datos del registro:

- Número de registro: Todo registro se identifica en principio por un número. Este número
debe de ser correlativo, sin saltos ni interrupciones, uno por cada ejemplar de una obra
registrada. Si se registra por lo tanto un libro en varios volúmenes todos deben llevar el
mismo número de registro. Por el contrario, si se registran varios ejemplares o
duplicados de una misma obra, cada uno deberá llevar un número de registro diferente.
La idea es que se inventarían artículos, es decir elementos físicos enteros.

• No puede quedar ningún n° en blanco.

• Se usan siempre números consecutivos.
• Los duplicados tienen un número de registro diferente para cada copia (ejemplar).
• Una obra en varios volúmenes: recibe el mismo número de registro cada volumen.
• Cada título de publicación periódica tiene el mismo número de registro para todos
los fascículos.

- Fecha de ingreso: La fecha es el segundo elemento del registro, indica la fecha en que
se da entrada a un libro u otro material. Lo habitual es que los libros vayan entrando
poco a poco, de forma que las fechas de registro coinciden más o menos con las de
adquisición o entrada -por donación o canje- del libro en el centro.
- Autor: Dado que se trata de un elemento de inventariado, tanto los datos de autor, como
los de título o edición no requieren la normalización ni la profundidad descriptiva de una
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catalogación, y basta con los elementos fundamentales que permitan la identificación del
libro.
- Título
- Edición: el n° de edición correspondiente
- Datos de publicación: puede aparecer como una única columna o como varias
independientes para: lugar, editorial, fecha.
- ISBN y otros n° identificativos (no siempre existe)
- Número de volúmenes
- Procedencia: Es un elemento de interés en cuanto no suele incluirse en la catalogación,
aunque por lo demás no suele ser muy utilizado en el trabajo diario de las bibliotecas. Si
tiene importancia en casos como desagregación de colecciones o secciones de
bibliotecas, o en aquellos casos en que por doble o múltiple dependencia haya que dejar
claro el origen de cada uno de los libros.
- Precio
- Formato (en centímetros)
- Observaciones: Pueden ser de carácter variado. Desde datos relativos a la
encuadernación (que en algunos casos también puede tener columna propia), hasta
posibles deterioros, pérdidas o la baja (expurgo) o desaparición.
- Si algún libro se da por perdido definitivamente se deberá hacer constar así en el libro de
registro y no se volverá a utilizar ese número (la fecha de baja puede contar con su
propia columna.

Puede completarse con un pequeño fichero de material perdido, de duplicados múltiples para el
canje, libros descabalados, etc.

- Tipo de material: Se indica en el caso de que el registro se realice de todos los

materiales conjuntamente

El n° de registro aparece en:

- El libro de registro
- El asiento catalográfico: en la catalogación manual el número de registro se hace
constar, precedido de “R.”, en la ficha o fichas correspondientes al documento en el
catálogo. Esta inscripción se realiza de forma fija -con pluma o bolígrafo- a diferencia de
la signatura topográfica, que también se coloca en libros y fichas, pero a lápiz. La razón
es que el número de registro es fijo y no cambia nunca para cada libro. La signatura
topográfica, por el contrario, es habitual que cambie.
- El documento, precedido de la letra R.

• Si se trata de material bibliográfico el número de registro se anota en la parte

superior derecha o central de la portada

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• En el caso de materiales no líbranos:

• Sobre la etiqueta o marbete: si son discos de vinilo, cintas de casete

o vídeos
• En la funda: sí son diapositivas
• En una etiqueta autoadhesiva que se coloca en un espacio libre de
texto o de información o con rotulador indeleble (permanente): si son
discos compactos
• En el reverso del documento y a lápiz, en el caso de los dibujos y
grabados

Es habitual que en sistemas manuales exista un libro registro para cada tipo de material, aunque
en bibliotecas pequeñas, con colecciones no demasiado grandes de determinados materiales, se
pueden agrupar parte de ellos, como audiovisuales, o cintas con discos -de música- en un único
libro-registro.

El registro de las publicaciones periódicas

Según Szilvássy (1998), el libro de registro de las publicaciones seriadas contiene los siguientes
datos: fecha de entrada, número de registro, signatura topográfica, título, volumen y/o período de
cobertura, lugar de publicación, fecha de publicación, número de volúmenes, fuente de
adquisición, precio, organismo patrocinador, agencias distribuidoras, lengua/s, notas.
Como regla general, la asignación del número de registro depende de la forma de envío:

- A las publicaciones seriadas que llegan volumen a volumen (ej. Anuarios) se les pueden
números de registro distintos
- Colección de varios volúmenes, en curso o completa, que llega en un lote recibe un único
número de registro sin importar el número de volúmenes que la compongan
- Cada una de las copias de una misma publicación seriada recibe un número de registro
distinto sin importar la fecha de llegada.
- En al caso de publicaciones periódicas o periódicos nuevos, solamente se registra el
primer número, los siguientes se anotan en las fichas kardex.

En muchos centros bibliotecarios, para el registro de las publicaciones periódicas, por su

condición de material en continuo crecimiento, que precisa de continua actualización y que no se
adapta al sistema de libro-registro, se utiliza un sistema diferente, que de hecho hace las veces de
catálogo, denominado de fichas tipo kardex. Su éxito ha sido tal que en los catálogos
automatizados se ha implantado este modelo en su versión. La finalidad de estas fichas es, por lo
tanto, la de poder consignar no sólo la entrada de un título, sino la de poder constatar en ellas
todos los números que van llegando de cada uno de ellos. Por esa razón, poseen la información
de la cabecera y, número por número, indican que ejemplares posee la biblioteca.

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Las fichas empleadas para el registro de publicaciones periódicas no tienen tamaño normalizado,
aunque por lo general son de tamaño bastante mayor (aprox. de 200 x 150 mm) que las
usualmente empleadas para catálogos manuales. Suelen tener en su parte superior una cabecera
en la que se indican los datos fundamentales de la publicación: como título, fascículo, fecha (con
indicación del año, mes y día), periodicidad, formato, lugar de edición, editorial, dirección y
observaciones con indicación del proveedor (si es la misma editorial o una distribuidora o una
librería), la fecha de renovación de las suscripciones, la signatura topográfica.
Por debajo de estos datos, y ocupando la mayor parte de la ficha se encuentran las diferentes
casillas, a modo de calendario, en las que se van anotando los diferentes números que van
llegando. Hay diversos tipos de modelos de fichas kardex según se trate de diarios, semanarios,
revistas mensuales... las fichas se introducen en unos ficheros de dimensiones adaptadas,
llamados también kardex, que permiten dejar a la vista el título.

El registro en sistemas automatizados

Cuando la biblioteca está automatizada el propio sistema asigna un número de registro (con lo
que se evitan los errores de duplicación de números) y permite mantener actualizadas las
estadísticas sobre:

- El número real de títulos

- El número de volúmenes
- El número de ejemplares según la tipología documental

Los sistemas automatizados asignan un número correlativo de documento (n° de registro

bibliográfico) y un número correlativo de copia (n° de registro de ejemplar). En algunos sistemas
este número de copia se imprime en una etiqueta con código de barras que se adhieren a la obra,
lo que posibilitará la automatización del préstamo; en otros casos el código de barras es
independiente del n° de registro. Si se considera oportuno se anota tanto el número de
documento como el número de copia en el propio documento. De modo que el n° de registro de
ejemplar puede utilizarse a modo de n° de registro puesto que es único, no reutilizable y
consecutivo (dentro de la base de datos, si esta es compartida entre varios centro el n° no será
consecutivo en cada uno de ellos).
Del mismo modo en el caso de las publicaciones periódicas se asigna un n° de registro de fondos
que corresponde a cada una de las copias que existen en la biblioteca de esa publicación.

Sellado

Se suele considerar que el sellado es la declaración formal de la propiedad material por lo que el
nombre del centro figura en el citado sello (es más un testimonio que una garantía de seguridad).
La ISO-UNE 5127:2010 Información y Documentación - Vocabulario define el acto de sellar como
la “Acción de colocar un sello identificativo sobre un documento o sus hojas para indicar que está
bajo la custodia legal o propiedad de una organización o individuo”.
El sello de los libros suele ser del tipo habitual, de caucho, en relieve, y con tinta negra o de color,
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siendo los más habituales el azul y el morado. Según el tipo de biblioteca y sus necesidades de
preservación habrá que valorar el tipo de tinta para que sea lo más neutra posible ya que algunas
pueden dañar gravemente el material. Suele utilizarse el mismo sello para todos los documentos
de la biblioteca, pero en algunas ocasiones se encarga un sello más pequeño, para algunos
materiales especiales y para no “manchar” demasiado los impresos. En cualquier caso, el sello,
redondo u ovalado, no debe sobrepasar los 2,5 cm de diámetro.
También se utiliza a veces el sello en seco, o “gofrado”, que imprime el relieve pero sin dejar la
huella de tinta.

El lugar en el que debe realizar el sellado depende del tipo de material.

- En el material con formato libro:

• Colocación habitual:

o Lo habitual es realizar el sellado en la portada y en la última página.

o En algunos casos se sellan en los lomos.
o En las páginas interiores:

▪ En determinadas páginas impares (por ejemplo sellar siempre la página 73,

la 151...). Esta técnica tiene como finalidad evitar que el hecho de arrancar
las hojas selladas evite la identificación de un libro sustraído, pues la
carencia de las páginas características de una biblioteca determinada
también sería un modo de identificación.
▪ De modo aleatorio
▪ Cada x páginas (ej. cada 20: en la 21, la 41...) o En las terminadas en x (ej.
75, 175,275…)

• En los libros de especial valor se suele utilizar el verso de la portada en lugar de la

portada para colocar el sello
• Las páginas de ilustraciones, láminas, mapas, etc. de un libro se suelen sellar
siempre, pero por detrás, y si las láminas están impresas por ambos lados, por uno
sólo y procurando no dañar la imagen.

- En las publicaciones seriadas tenemos que distinguir si son volúmenes encuadernados o

no. Si son volúmenes encuadernados el sello se pone en el verso de la portada. En caso
de publicaciones seriadas sin encuadernar el sello se pone generalmente sobre la
cubierta, o si no existe ésta, sobre la primera página del texto.
- En los materiales gráficos: mapas, grabados, fotos, etc. el sello debe de tener especial
cuidado de no dañar la imagen, por lo que se debe poner, siempre que sea posible, en el
dorso y no sobre la propia imagen. El uso de sellos pequeños, o de sellos en seco es
especialmente aconsejable para materiales de especial valor.
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- En el caso de los mapas o planos el sello debe estamparse fuera del mapa o plano, en el
recuadro en blanco llamado caja (que le sirve de marco)
- En los materiales audiovisuales el sello se pone por lo general sobre el marbete o etiqueta
(carátula). Cuando no sea posible se le adhiere una etiqueta, donde se estampa el sello y
el número de registro.

El contrasello se debe usar cuando se da de baja una obra con motivo de un expurgo.
Se considera al ex libris como el antecedente del sello. Son marcas de posesión que consisten
por lo general en pequeños grabados, con algún motivo -a menudo alegórico- y el nombre del
poseedor del libro tras las palabras “ex libris...” “de la biblioteca de...” “de entre los libros de ...”
“perteneciente a ...”, etc. Según Martínez de Sousa un superlibris es un exlibris estampado en el
plano anterior de la encuadernación

Etiquetado mediante bandas electromagnéticas o etiquetas RFID

El uso combinado de arcos de seguridad antihurto y sistemas antihurto para documentos es muy
habitual en bibliotecas. Se pueden usar etiquetas desactivable/reactivable en forma de varilla
plana, con adhesivo en sus dos caras de forma que puede ser colocada entre dos hojas y pasar
totalmente inadvertida pasando a formar parte del propio libro a proteger. En el caso de que no
pueda ser colocada de este modo (ej, fotocopia encanutillada) lo más habitual es utilizar estas
etiquetas son desprender una de sus hojas protectoras sobre una zona blanca del documento de
modo que pase lo más desapercibida posible. Otra opción son las etiquetas que integran el
antihurto y el código de barras en un solo adhesivo de difícil retirada
Las bibliotecas disponen de dos modos diferentes de proteger los documentos con sistemas de
códigos de barras. Una de las posibilidades es usar bandas electromagnéticas y la otra emplear
etiquetas de radiofrecuencia. Las bandas electromagnéticas son las más habituales en las
bibliotecas de todo el mundo.

Bandas electromagnéticas

Los artículos de las bibliotecas deben de estar equipados con algún tipo de banda magnética para
maximizar la protección antirrobo. Esta banda puede estar activada (lo que significa que el
documento debería estar en la biblioteca) o desactivada (lo que significa que el documento no
debe estar en la biblioteca, sino en préstamo). El cambio del campo magnético en la banda
que está fijada al documento produce la activación o la desactivación. El sistema más
seguro consiste en "esconder" las bandas magnéticas en el encuadernado del libro.
Con la tecnología actual, resulta difícil leer los códigos de barra de identificación y activar o
desactivar las bandas de seguridad en un único proceso. No obstante, algunas bibliotecas de los
países nórdicos han encontrado una solución que también se utiliza en bibliotecas de los Países
Bajos. La banda magnética se coloca muy próxima al código de barras (normalmente la banda
está escondida directamente detrás del código de barras).
Si los códigos de barras y las bandas de seguridad están superpuestos, resulta mucho más fácil
idear procedimientos de autoservicio para los préstamos y las devoluciones. La operación es muy
sencilla para el personal de la biblioteca y para los usuarios, pues la banda de protección antirrobo

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oculta es activada o desactivada en el momento en el que un documento es prestado o devuelto.

Por otra parte, se sostiene que este sistema permite a los usuarios reconocer la banda de
seguridad más fácilmente y que puede disuadir de intentar robar documentos de la biblioteca.
Existen bandas magnéticas que están siempre activadas y otras que pueden activarse y
desactivarse. Las bandas que están activadas permanentemente son útiles por ejemplo para
asegurar libros de referencia que no deberían sacarse en préstamo de la biblioteca.
Un escáner de mano o de sobremesa estándar con una unidad de desactivación y reactivación
integrada es todo lo que se necesita para llevar a cabo el registro del documento y activar o
desactivar la banda de seguridad en un único proceso. Los escáneres de mano son más cómodos
para operaciones pequeñas, pero en los mostradores centrales o en las instalaciones dedicadas
al autoservicio será preferible el uso de algún tipo de escáner fijo de sobremesa combinado con
unidades de desactivación y reactivación, ya que resultan más cómodos y ergonómicos.
Para su uso con otros materiales existen variantes especificas pero hay que tener en cuenta que
el estar sometidos a fuertes campos magnéticos en el momento de la activación- desactivación se
dañarán aquellos en los que el sistema de grabación de datos sea también magnético como los
de cinta magnética (casete, cartucho, cintas vhs...) y discos flexibles.
Este tipo de etiqueta desactivable/reactivable posee un adhesivo a una cara para poder ser
pegada sobre CDS/DVDS y una etiqueta de alarma de 90mm en uno de sus laterales. De esta
forma la etiqueta queda protegida y es prácticamente imposible retirarla.

Etiquetas RFID

Desde finales de los años noventa, las etiquetas RFID han sido una alternativa real a los códigos
de barras en las bibliotecas. Actualmente las etiquetas RFID son muy delgadas y fáciles de
colocar en un libro (por ejemplo pegadas en la parte interior de la cubierta o escondidas
en la encuadernación). Cada etiqueta consiste en una pequeña antena y un chip que contiene
información acerca del documento. Las etiquetas RFID se han descrito como códigos de barras
electrónicos y, si se observan desde este punto de vista, son relativamente fáciles de entender.
Un sistema de etiquetas RFID en una biblioteca consiste en los mismos elementos que cualquier
sistema de código de barras: una única identificación para cada documento de la biblioteca,
unidades de lectura que leen la identificación y activan y desactivan el sistema de protección
antirrobo, y antenas de seguridad. Las antenas crean un campo de radio frecuencia, lo que hace
posible detectar los intentos de robo o los materiales cuya protección no ha sido debidamente
desactivada. La principal diferencia entre los códigos de barras y las etiquetas RFID es la
posibilidad de almacenar información sobre el documento en la misma etiqueta. El código de
barras puede contener un número que hace referencia a una base de datos en la que se
almacena toda la información sobre el documento en cuestión, mientras que la etiqueta RFID
puede contener una parte de esta información.
En principio, la etiqueta debe llevar el número del documento, de modo que éste se pueda
reconocer y sus transacciones puedan ser seguidas en la base de datos de la biblioteca. Las
etiquetas de algunos fabricantes también tienen una protección antirrobo o un equivalente a las
bandas magnéticas descritas más arriba. Muchas bibliotecas probablemente considerarán a las
etiquetas RFID, combinadas con un número de identificación del documento e información de
protección antirrobo, como el único sistema efectivo para sustituir los códigos de barras en la
identificación del artículo y las bandas magnéticas en la protección antirrobo.
Las etiquetas RFID presentan una clara ventaja en legibilidad. Una antena o lector de RFID puede
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leer la información de la etiqueta incluso si ésta está situada a varios centímetros del lector y no le
resulta visible. Además, se pueden leer varias etiquetas en una sola operación. Por ejemplo, se
puede procesar al mismo tiempo el préstamo de un grupo de libros y desactivar la protección
antirrobo en una sola operación. Este sistema permite también registrar juntos, en una misma
operación, documentos combinados, como por ejemplo un libro y un CD-ROM. La flexibilidad y la
comodidad son las principales ventajas de las etiquetas RFID con respecto a los códigos de
barras. Además, la fuerte señal de las etiquetas RFID hace posible la realización del
inventario de las estanterías con lectores que estén más alejados que con la tecnología del código
de barras. Como ocurre con prácticamente todos los puntos analizados en este título, los hechos
presentados están sujetos a cambios constantes.

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