CMO DEBE REALIZARSE

LA FOLIACIN EN LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

 Contenido:
Diap.3: Qu es foliacin?
Diap.4: Requisitos para la foliacin.
Diap.5: Materiales para la foliacin.
Diap.6, 7,8,9 y 10 : Procedimiento para la foliacin de
documentos.
Diap.11: Glosario.
Diap.12: Bibliografa.

 Para realizar la foliacin de documentos, bien sea fsico o digital,

debemos seguir unos pasos para su previa realizacin, pero es
bueno saber primero:
Qu es Foliacin?
Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1
hasta infinito, a todos los folios, las series que constituyen
agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas
por cuanto corresponden a secuencias que son resultados de
trmites de carcter administrativo o tcnicos, que deben ser
respetados y controlados.

 Esta foliacin permite la rpida ubicacin del documento, cualquier clase de

documento puede tener foliacin ( Inventarios, guas , catlogos).
La foliacin es requisito para transferencias primarias (Archivos de gestin al
archivo central) y los secundarios (Archivo central al archivo histrico).

Requisitos para la foliacin:

1. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente
clasificada. La de las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin
Documental (TRD). En fondos acumulados, Tabla de Valoracin Documental (TVD)
sea objeto de conservacin en Archivo Central o Archivo Histrico.
2. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente
ordenada. La ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el
principio de orden original.
3. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada

 4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.
Materiales para la foliacin:
1. La foliacin debe efectuarse utilizando
lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B.
Otra alternativa es el uso de bolgrafo (esfero)
de tinta negra insoluble.

2. No se debe foliar con lpiz de mina roja

ya que este color no es capturado, en la
mayora de los casos, por las mquinas
reprogrficas.

 Procedimiento para la foliacin de documentos:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.

2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis.

3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento.

4. Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en

blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

 5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte papel.

6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7. Los planos, mapas, dibujos, etc , que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo que les
corresponde, an cuando estn plegados.

8. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se numerarn como un
solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de ttulo,
ao y nmero total de pginas.

9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta
se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta las caractersticas del documento foliado.
10. Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de mina
negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas.

11. Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben

colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y
otros datos que se consideren pertinentes.

12. En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos,

libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica,
puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos
modos debe registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la
cantidad de folios o pginas que contiene.

13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar
esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya mas de una, en caso
contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.

14. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones.

15. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso
tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).

16. La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el contrario, se
encuentran empastados o cosidos debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el
rea de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condicin.

17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la
constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.

18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin
de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.

19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales
CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.
Si se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia.

 Glosario:
*Folio: Es una hoja.
*Foliar: Accin de enumerar las hojas (Folio, documento).
*Foliacin: Es el acto de enumerar los folios pro su cara recta (Primera cara),// Operacin
incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios
de cada unidad documental.
*Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
*Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
*Pgina: Lo escrito o impreso en una cara.

Hay que recordar que foliar no es lo mismo que paginar, como lo explique
anteriormente.

Bibliografa:

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN

PBLICA. Circular N 004 de 2003.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo N 38 de 2002.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos. Santafe de Bogot, 1997.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo
No. 07 del 29 de junio de 1994.

- GODOY, Julia LPEZ, Imelda CASILIMAS, Clara. Tablas de Retencin y Transferencias

Documentales. Directrices Bsicas e Instructivos para su Elaboracin (versin actualizada).
Mini/Manual N 4. Archivo General de la Nacin, 2001.

- GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia

un Diccionario de Terminologa Archivstica. Bogot, Archivo General de la Nacin, 1997.

- JIMNEZ GONZLEZ, Gladys. Ordenacin Documental. Archivo General de la Nacin. Bogot,

D.C., 2003.

- ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con
soportes en papel. Caractersticas de calidad.

GESTIN DOCUMENTAL II
AUXILIAR JUDICIAL
PUERTO LOPEZ -META

Ing. YIVER G. RIOS TOVAR