Arauca 19 de enero del 2024.

Doctor
JAIRO ALFONSO HERNANDEZ RODRIGUEZ
Contralor delegado Intersectorial
Unidad de seguimiento y auditorias de Regalías
Contraloría General de la república.

Asunto: Respuesta de Requerimiento de información Plan de vigilancia Fiscal

Referencia: radicado No 2024EE005293

Respetado Doctor Jairo Alfonso Hernández Rodríguez, reciba un cordial saludo de la Gobernación
de Arauca, secretaria de Educación Departamental.

De manera atenta nos permitimos dar respuesta al oficio asunto Requerimiento de información
plan de vigilancia fiscal Semestre l-2024 actuación especial de fiscalización Transversal TIC,S Y
ENERGIS RENOVABLES.
En la cual solicitan copia en medio magnético, en una carpeta por proyecto y anexar todos los
soportes documentales de manera clara, ordenada y cronológica de la etapa precontractual,
contractual y poscontractual del proyecto DOTACION DE ELEMENTOS PARA EL
MEJORAMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE LAS SEDES EDUCATIVAS OFICIALES DEL
DEPARTAMENTO DE ARUCA en los siguientes términos:

Con el fin de tener una mayor ilustración en la respuesta a cada una de las solicitudes
Documentales, para darle una respuesta de fondo resulta importante precisar que al momento de
elaboración y proyección del este oficio toda información plasmada fue utilizado Secop ll
plataforma transaccional.

información técnica y contractual:

1. Estudios del sector, estudios previos, proyecto de pliegos, actas de modificación de pliegos y
pliegos de condiciones definitivos, propuestas presentadas por los contratistas con sus
correspondientes radicados de recibo (convenio y Contrato si aplica). (Formato PDF).

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FECHA EMISION: 16/06/2023 Calle 20 Carrera 21 Esquina, Telefax 8851946;
Código Postal 810001
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NIT. 800102838 - 5 PAG. 1
 Respuesta:
Observar carpeta # 1

2. Ficha MGA, Documentos de aprobación (Acuerdo), modificaciones y justificaciones de los

proyectos aprobados por el OCAD.
Respuesta: Arismendi
Observar carpeta

3. Análisis de precios unitarios de los diferentes ítems que componen el proyecto tanto los
realizado por la entidad como los de la propuesta a la que se le adjudicaron los contratos.
Respuesta:
Observar carpeta #3

4. Consultoría que se utilizó para la ejecución de los proyectos (Estudios y Diseños).

Respuesta:
No aplica en este caso, ya que el proyecto DOTACION DE ELEMENTOS PARA EL
MEJORAMIENTO Y FORTALECIMIENTO DE LAS SEDES EDUCATIVAS OFICIALES DEL
DEPARTAMENTO DE ARAUCA es un contrato de compraventa.

5. Experiencia especifica de los profesionales que realizan las consultorías.

Respuesta:
No aplica en este caso.

6. Copia legible de los contratos celebrados por cada uno de los proyectos, incluidos los de
interventoría con sus respectivas modificaciones, adiciones y otro sí de cada uno de ellos de
manera cronológica
(Formato PDF).
Respuesta: en este caso solo se hace entrega de la copia en pdf del contrato 380 2023, se
aclara en donde menciona incluir los de la interventoría no es posible ya que no existe
interventor.
Observar carpeta #4
Copia contrato 380-2023 CONSORCIO DOTACIONES ESCOLARES 2023

7. Plan de Inversión del Anticipo

Respuesta: ing Arismendi
Observar carpeta

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8. Cronograma de actividades, presupuesto detallado y ejecución del mismo
Respuesta:
Observar carpeta: #8

9. Copia de los actos administrativos del proceso de la etapa precontractual y contractual

(Apertura y cierre del proceso, aviso de convocatoria, acta de evaluación de ofertas,
adjudicación) (Formato PDF).
Respuesta:
Observar carpeta: # 9

10. Actas de Inicio, actas de suspensión, actas de reinicio; actas de recibo a satisfacción, actas de
terminación y actas de liquidación (si hay lugar), de los contratos de ejecución del proyecto,
consultorías, prestación de servicios, suministros, compra venta e interventoría ordenadas
cronológicamente.
Respuesta: ing Arismendi
Observar carpeta: #

11. Contratos de fiducias celebrados para el manejo de los anticipos entregados con ocasión de
los contratos del proyecto, en los que se estableció el anticipo como forma de pago.
Respuesta:
No aplica en este caso debido que, Para el desarrollo de este contrato no se requirió la
constitución de contrato fiduciario, teniendo en cuenta que se derivó de un proceso de
selección abreviada mediante subasta inversa y no de un proceso de licitación pública; por lo
tanto la forma de pago se estableció en el contrato de compraventa No. 380 de 2023 de la
siguiente manera: CLAUSULA DÉCIMA NOVENA. FORMA DE PAGO: El Departamento de
Arauca pagará el 100% del valor del contrato, una vez surtidos los trámites administrativos
tales como ingreso a almacén departamental, suscripción del acta de recibo final, acta de
liquidación del contrato y su correspondiente aprobación por parte del departamento de
Arauca, cobro a través de la plataforma Secop II, de igual forma se deberán presentar factura,
soportes de pago de seguridad social, estampillas, así como informe de actividades avalado
por el supervisor del contrato, certificación de cumplimiento de las obligaciones expedida por el
supervisor, ante la Secretaria de Hacienda Departamental. PARÁGRAFO: El Departamento de
Arauca entregará por concepto de anticipo hasta un CINCUENTA POR CIENTO (50%) del
valor total del contrato, una vez se haya perfeccionado y legalizado el contrato y se halle
aprobada la garantía que lo ampare, dicho valor deberá amortizarse en el acta final; el

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 contratista se obliga a manejar los fondos provenientes del anticipo en una entidad bancaria,
legalmente autorizada, en la cual se abrirá una cuenta separada no conjunta a nombre del
contrato suscrito, el anticipo se destinará en forma exclusiva al pago de actividades
contractuales de conformidad con el programa de inversión presentado por el contratista quien
entregará una relación detallada de dichos gastos donde se discrimine cada una de las
partidas que fueron entregadas a título de anticipo. El anticipo no se considera pago, y, por lo
tanto, no extingue las obligaciones a cargo de la Entidad, continúa siendo de propiedad del
contratante y debe ser amortizado en el acta final. En ningún caso la sumatoria del Anticipo y
los demás pagos podrá superar el valor total del contrato.

12. Pólizas de los contratos del proyecto y de interventoría, incluyendo las modificaciones y
certificaciones de aprobación ordenadas cronológicamente.
Respuesta: ing Arismendi
Observar carpeta: #

13. Informes de interventoría donde se evidencia los aspectos técnicos, financieros, y

administrativos de la ejecución del proyecto y contratos.
Respuesta: No aplica en este caso ya que (no hay interventoría).

14. Actas de modificación de cantidades, incluyendo ítems adicionales y complementarias

anexando las respectivas justificaciones y aprobaciones ordenadas cronológicamente.
Respuesta : No aplica en este caso.

15. Actas de pago parcial en formato Excel en donde se evidencie las cantidades ejecutadas,
pagadas, acumuladas y actualizadas incluyendo las memorias de cálculo, certificados de
recibos a satisfacción. (en PDF y en Excel).
Respuesta: No aplica en este caso.

16. Ensayos y resultados de laboratorio de materiales utilizados en la ejecución del proyecto y

productos finales entregados, de ser necesarios.
Respuesta: No aplica en este caso.

17. Certificado de calidad de los materiales y ubicación de las fuentes que se utilizaron para la
ejecución del proyecto, de ser necesarios.
Respuesta: No aplica en este caso.

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 18. Soporte de la titularidad de cada uno de los predios en los aplique.
Respuesta: No aplica en este caso.

19. Avalúos en el caso de que se haya comprado bien inmueble, cotizaciones para la adquisición
de maquinaria y equipos y acta mediante el cual se efectuó los avalúos.
Respuesta: No aplica en este caso.

20. Facturas de compra de Activos fijos, hoja de vida de bien, entrada y salida a almacén.
Respuesta:
Observar carpeta # 20

21. Actos administrativos de asignación de supervisor de los convenios o contratos, incluyendo

manual de funciones según el cargo o acto de designación o delegación. Copia de la hoja de
vida de los supervisores asignados a los convenios y contratos generados, financiados del
Sistema General de Regalías.
Respuesta: ing Arismendi

22. Última acta de avance del proyecto en Excel y en PDF de cada uno de los contratos.
Respuesta: Daniel

23. Estado actual financiero y físico del proyecto y contratos y justificación del atraso de cada uno
de éstos.
Respuesta: Daniel

24. Certificación del estado actual de los contratos y proyectos y justificación del no cierre de los
proyectos y la no liquidación de los contratos.
Respuesta: omar

25. Certificación de mínima y menor cuantía en contratación para las vigencias fiscales 2021 al
2023.
Respuesta: omar

Información Presupuestal, Financiera y Contable.

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1. Presupuesto de Regalías detallado de ingresos y egresos con su ejecución de las vigencias
correspondientes a los proyectos a auditar.
Respuesta
Hacienda con claudia (omar)

2. Certificación expedida por el secretario de Hacienda donde se informe el valor total y la fuente
u origen de los recursos de financiación de cada contrato. Registros contables y
presupuestales correspondientes a los contratos de ejecución del proyecto y de interventoría.
Respuesta HACIENDA OMAR

3. Auxiliar contable por cada cuenta afectada por tercero; es decir, por cada uno de los
contratistas y contratos celebrados para la ejecución de los proyectos.
Respuesta carpeta 3 PDF

4. Ejecución presupuestal de ingresos y gastos de los recursos asignados al proyecto. (Formato

Excel)
Respuesta carpeta OMAR HACINDA

5. Copia legible de los actos administrativos de incorporación, adiciones y modificaciones

presupuestales correspondientes a los proyectos del SGR expedidos tanto por la entidad como
los del OCAD. (Formato PDF).
Respuesta carpeta 5 PDF

6. Copia legible Certificados de Disponibilidad Presupuestal; Registros presupuestales; Cuentas

de cobro, facturas, órdenes de pago y Comprobantes de Egresos con sus respectivos anexos,
pago de seguridad social de los contratistas y demás soportes de pago realizado. (Formato
PDF).
Respuesta carpeta 6 pdf

7. Copia de los Extractos Bancarios de las cuentas maestras mediante las cuales se realizaron
los pagos a los contratistas y las conciliaciones bancarias.
Respuesta TESORERIA OMAR

8. Relación de los rendimientos financieros generado del anticipo y certificar en que se utilizó
dichos rendimientos e informes de la fiducia en el evento que se haya constituido.
Respuesta ZULY

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 9. Soportes de la amortización de los anticipos entregados a los contratistas.
Respuesta : En este caso, no a habido amortizaciones porque a la fecha no se
han presentado actas parciales ni acta final, recordemos que los anticipos se
amortizan cuando se cobra parciales o cobra el acta final, en este caso se
deberá efectuar las correspondientes amortizaciones de los anticipos girados.

10. Especifique cuales son las deducciones por impuestos aplicadas por la entidad a los pagos
realizados en contratos del SGR.
Respuesta OMAR ESTO ES CON EL CONTADOR GOBER

11. Copia legible del estatuto tributario y de rentas vigente en la ejecución de los proyectos
Respuesta OMAR HACIENDA

12. Saldo pendiente por ejecutar de cada proyecto y contratos, resolución de liberación de dichos
recursos y soportes de la devolución de éstos al Sistema.
Respuesta DANIEL VERA

13. Certificación del origen de los recursos mediante el cual se efectuó los pagos a cada
contratista e identificar, relación de los pagos efectuados a cada contratista, fecha de pago,
valor total pagado, No. de cuenta bancaria y nombre de la entidad financiera de donde se
efectuó los pagos. Respuesta

INFORMACION ADICIONAL

1. Hoja de vida con los debidos soportes del gobernador, de los ordenadores del gasto y
Supervisores, durante el período de ejecución de los convenios y contratos de los proyectos
referenciados.
Respuesta SECRETARIA GENERAL CON ESPERANZA GOMEZ (OMAR)

2. Certificación de Talento Humano sobre el tiempo de servicio del gobernador, secretarios de

despacho u ordenadores del gasto y supervisores relacionados con los proyectos objeto de

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 la solicitud, financiados con recursos del Sistema General de Regalías, especificando
número de identificación, salario y cargo.
Respuesta SECRETARIA GENERAL (OMAR)

3. Copia en PDF de los documentos del ejecutor del convenio, si es el caso, del contratista; si
es consorcio o unión temporal, documento de constitución de los mismos y copia de los
certificados de existencia y representación legal de las sociedades que los conforman. Si es
persona natural copia de los documentos soportes del contrato. De no existir documentación
por favor certificarlo y así indicarlo.
Respuesta

4. Certificación expedida por los secretarios técnicos de los OCAD, sobre el cumplimiento de
los requisitos básicos para la ejecución del proyecto.
Respuesta SECRETARIA PLANEACION ( OMAR)

5. Póliza global de manejo y responsabilidad civil del departamento adquirida para la vigencia
del contrato, si aplica.
6. Respuesta SECRETARIA GENERAL O CONTATACION ( OMAR)

Atentamente,

HELMER ALEXANDER ARISMENDI VILLAMIZAR

Profesional Universitario SED

Supervisor

Proyecto: Nidia Ortiz bonilla abogada de apoyo a la supervisión del contrato 380-2023
Reviso: Daniel Armando Vera Ruiz ingeniero de apoyo a la supervisión del contrato 380-2023
Omar Alberto Cisneros Garrido administrador de apoyo a la supervisión del cto 380- 2023

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