UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE HUEJOTZINGO

NOMBRE DEL PROYECTO Teresa Vázquez Mejía

TOSTADORA DE CAFÉ Administración del tiempo

SITUACIÓN DEL PROYECTO 12 de octubre de 2023

PLANIFICACIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS 7D
MECATRÓNICA

En el presente documento se muestra un plan de reuniones efectivas sobre la ejecución

del proyecto denominado tostadora de café, el cual es esencial para asegurar que las
reuniones se desarrollen de manera organizada, eficiente y productiva. Esta
documentación es una guía que nos ayudará como integrantes del equipo a
mantenernos enfocados en los objetivos de las reuniones y a seguir una estructura
predefinida.
AGENDA DE LA PREPARACIÓN PREVIA PROPUESTA DE
REUNIÓN DD/MM/AA REQUERIDA TRABAJO
ORDEN DEL DÍA
Título de la reunión:
Actualización de
integrantes del Proyecto
Fecha y hora: Espacio abierto en el que los
13 de septiembre 6:00 p.m. asistentes comentan si hay
Ubicación: No es necesaria algo que se debería
Laboratorio de modificar o se seguirán la
Mecatrónica misma estructura de
trabajo.
Título de la reunión:
Actualización y  Se presentan los
modificación del resultados finales,
proyecto Realizar un análisis conclusiones y
Fecha y hora: detallado sobre la alcances que se
19 de septiembre 5:00 p.m. viabilidad del cubrieron la etapa
Ubicación: seguimiento con el anterior
Reunión virtual proyecto.  Debate para toma de
Objetivo: Establecer si el decisiones.
equipo de proyecto  Comentarios y
integrador seguirá aportaciones por
ejecutando el proyecto
parte de los
previamente evaluado.
integrantes.
Título de la reunión:
Reunión con asesor del
proyecto
Fecha y hora: Análisis de propuestas de Cada asistente presenta
25 de septiembre 1:00 p.m. mejora en cuestión de propuestas de mejora y
Ubicación: componentes eléctricos y componentes que
Laboratorio de electrónicos. posiblemente puedan ser
Mecatrónica incluidos en el proyecto.
Objetivo:
Organizar y discutir
asuntos relacionados
con el objetivo y
presupuesto del
proyecto integrador.

Título de la reunión:
Reunión con la tutora
del grupo para
seguimiento de
documentación.
Fecha y hora: No es necesaria Espacio abierto en el que los
3 de octubre 2:00 p.m. asistentes escuchan y
comentan si se dará el
Ubicación: mismo seguimiento en
Oficinas de docencia cuanto a la estructura de
Objetivo: Reunión con trabajo.
tutora para la
proporción de
información y la guía a
seguir para cumplir con
los requerimientos del
proyecto integrador.

Título de la reunión:
Organización y  Obtener información
planificación de y decidir futuros
actividades trabajos.
Fecha y hora:  Cada integrante
12 de octubre 5:00 p.m. deberá proponer
Ubicación: nuevas mejoras en
Biblioteca Análisis del proyecto distintas áreas del
Objetivo: Toma de proyecto.
acuerdos sobre las
 En base a la
actividades a realizar a
partir de esta reunión. información
previamente
investigada, se
definen cuáles son
los siguientes pasos.
Título de la reunión:
Propuestas de mejora  La participación se
Fecha y hora: Revisión de programas, y limita a propuestas
18 de octubre 6:00 p.m. presentación de los previamente
Ubicación: resultados. investigadas.
Edificio de mecatrónica  Implementación de
Objetivo Lluvia de ideas ideas bien
y la discusión de mejoras estructuradas.
al proyecto.
Título de la reunión:
Replanteamiento de  Revisar la
antecedentes previos al documentación
proyecto. existente para
Fecha y hora: entender su alcance
24 de octubre 5:00 p.m. y contenido.
Ubicación:  Crear un plan
Biblioteca de la Identificar por qué es detallado que
Universidad necesario modificar la incluirá qué
Objetivo: Modificación documentación. documentos se
de la documentación del modificarán, quién
proyecto. será responsable de
realizar las
modificaciones y un
cronograma que
establecerá plazos
para completar la
tarea.
Título de la reunión:
Revisión de  Establecer un plan
documentación claro para la revisión,
previamente realizada que incluya el
Fecha y hora: alcance de la
27 de octubre 6:00 p.m. Implementa un sistema revisión, los
Ubicación: que permita realizar un documentos
Edificio de mecatrónica seguimiento de los específicos que se
Objetivo: Depurar cambios realizados en la revisarán, el plazo y
detalles y dejar terminada documentación. los criterios de
la parte de la redacción evaluación.

Título de la reunión:
Actualización y
modificación de
Objetivos
Fecha y hora:
31 de octubre 5:00 p.m.
Ubicación:
Edificio de mecatrónica
Objetivo: Replantear los Seguimiento y aprobación
objetivos, la hipótesis, el
marco teórico y el diseño documento principal.
del proyecto integrador.
 Desarrollar una lista
de verificación que
contenga los
elementos clave que
deben ser revisados
en la
documentación. Esto
puede incluir la
precisión de los
datos, la coherencia
en la terminología, la
claridad en la
redacción y la
conformidad con las
pautas.
 Una vez que se
hayan realizado las
modificaciones, se
comunicaran los
cambios a todas las
partes relevantes y
asegurándonos de
tener acceso a la
nueva
de las secciones del documentación.
 La Reunión de
cualquier recurso o
documento de
referencia que pueda
ayudarle en la
revisión. Esto podría
incluir manuales,
 guías, diccionarios
técnicos o cualquier
información
relevante para
verificar la precisión
de la
documentación.
 Definir un plan de
Título de la reunión: acción para abordar
Actualización y revisión cualquier problema o
de los objetivos. corrección
Fecha y hora: identificada durante
3 de noviembre 6:00 p.m. la revisión.
Ubicación: Estableciendo plazos
Biblioteca Seguimiento y aprobación y responsabilidades
Objetivo: Depurar de las secciones del para implementar las
detalles y dejar documento principal por correcciones.
terminada la parte de la los integrantes del  Asegurar de que se
redacción de los de los equipo. realice un
objetivos, la hipótesis y seguimiento de las
el marco teórico del correcciones y de los
proyecto. objetivos revisados
sea aprobado por los
interesados antes de
su uso final.
Título de la reunión:  Comunicar
Replanteamiento de la  Evaluación de la claramente los
metodología situación actual. cambios propuestos
Fecha y hora:  Definición clara de a partes interesadas.
7 de noviembre 5:00 p.m. los objetivos.  Determinar qué
Ubicación:  Revisión de la recursos serán
Edificio de mecatrónica metodología necesarios para
Objetivo: Replantear la
metodología del
proyecto integrador.
 Comunicación
Título de la reunión:  Documentación
Actualización y
modificación de la
metodología.
Fecha y hora:
9 de noviembre 1:00 p.m.
Ubicación:
Edificio de mecatrónica
Objetivo: Verificar y
culminar la parte de la
redacción de la
metodología del proyecto.
existente. implementar la
nueva metodología
incluyendo tiempo,
personal adicional,
herramientas o
tecnología específica.
 Establecer un
efectiva. sistema de
seguimiento y
posterior a la revisión continua
reunión. para asegurarte de
que la nueva
metodología esté
funcionando como
se espera.
 Realizar ajustes si es
necesario a medida
que se implementa.

Título de la reunión:  Revisión de la  Evaluar cómo los

Replantear la descripción documentación cambios en la
del producto. existente. descripción del
Fecha y hora:  Recopilación de producto y el
14 de noviembre 5:00 p.m. datos y evidencia. presupuesto
Ubicación: afectarán al proyecto
 Comprensión de la
Edificio de mecatrónica en términos de
necesidad de
Objetivo: Replantear la
descripción del producto y
el presupuesto del
proyecto
Título de la reunión:
Verificación de la
descripción del producto
Fecha y hora:
17 de noviembre 6:00 p.m.
Ubicación:
Biblioteca de la
Universidad
Objetivo: Dejar
terminada la parte de la
redacción de la descripción
del producto del proyecto.
replantear. tiempo, recursos y
costos.
 Revisar y actualizar
las estimaciones de
costos para el
proyecto en función
de la nueva
descripción del
producto. Esto puede
requerir
colaboración con
expertos en finanzas
y gestión de
proyectos para
garantizar que los
costos sean precisos.
 Acceso a la  Comparar el
documentación presupuesto con la
relevante. descripción del
 Revisión de la producto para
descripción del asegurarte de que los
producto. costos presupuestos
 Comparación con sean coherentes con
el alcance del los elementos y
proyecto características del
producto.
 Identificar y evaluar
los posibles riesgos
que podrían afectar
la ejecución del
proyecto en relación
con la descripción

Título de la reunión:  Establecimiento de
Revisión del diseño
Fecha y hora:
21 de noviembre 5:00 p.m.  Entender los
Ubicación:
Laboratorio de
mecatrónica
Objetivo: Revisar el
diseño del proyecto
integrador y en caso de
haber correcciones
realizarlas.
del producto y el
presupuesto.
 Comunicar cualquier
cambio necesario en
la descripción del
producto o el
presupuesto a las
partes relevantes.
 Crear una lista de
criterios de verificación detallada
revisión. que enumere los
elementos
objetivos del específicos que se
proyecto. deben revisar en el
diseño.
 Si la revisión implica
la inspección de
planos u otros
documentos físicos,
asegurarnos de
contar con un
espacio adecuado
para llevar a cabo la
revisión.

Título de la reunión:  Comprender el  Recopilar datos

Actualización y revisión alcance actualizados sobre
de presupuestos  Recolección de los costos y los
Fecha y hora: datos actualizados. recursos utilizados
22 de noviembre 6:00 p.m.  Actualización de hasta el momento en
Ubicación: estimaciones de el proyecto.
Biblioteca de costos restantes.  Incluir informes de
Universidad
Objetivo Dejar terminada
la redacción del proyecto
integrador.
Título de la reunión:
Actualización final del
proyecto
Fecha y hora:
24 de noviembre 6:00 p.m.
Ubicación:
Biblioteca de la
Universidad
Objetivo: Verificar de
forma general la
documentación final.
Título de la reunión:
Organización general
Fecha y hora:
28 de noviembre 8:00 p.m.
Ubicación:
Reunión virtual
Objetivo: Reunión para
organizar la participación
de cada integrante del
equipo en la exposición del
proyecto.
gastos, registros de
horas trabajadas y
facturas de
proveedores.
 Establecer criterios  Asegurar de que sean
de éxito claros. aprobados y
 Comunicación de validados por las
los cambios. partes interesadas
pertinentes, como el
equipo de gestión del
proyecto, expertos
en el dominio y otros
intereses clave. Esto
garantizará que los
cambios sean
coherentes con los
objetivos del
proyecto.
 ¿Se trata de una  Definir claramente
revisión general quién será el
del proyecto, una presentador
presentación ante principal, quiénes
las partes serán los
interesadas o una copresentadores y
reunión interna cuáles serán las
para coordinar funciones de cada
detalles? miembro del equipo
durante la
exposición.
 Determinar quiénes
serán los
 participantes
principales en la
exposición del
proyecto y en la
reunión de
organización.
Título de la reunión:  Registro y  Asegurar de que
Presentación piloto documentación. estén dispuestos a
Fecha y hora:  Recopilación y brindar
1 de diciembre 12: 00 p.m. análisis de retroalimentación
Ubicación: retroalimentación. honesta y
Sala Audiovisual constructiva.
Objetivo: Hacer una  Desarrollar un
exposición piloto sobre conjunto de
el proyecto integrador preguntas y métricas
para detectar fallas. que te ayudarán a
evaluar la efectividad
de la exposición
piloto.