ASAMBLEA ORDINARIA

10 enero-2024
COMUNIDAD EDIFICIO ESPACIO PRAT
PUNTOS A TRATAR EN LA
ASAMBLEA
De acuerdo a la citación, a continuación detalle de los datos a presentar:

Estado financiero de la comunidad

Gestiones realizados por Alianza Servicios

• Atención residentes
• Recursos humanos (nueva estructura de supervisión)
• Trabajos realizados
• Mantenciones
• Gestión con postventa
Propuestas presentadas

Comité de administración (renuncia miembros actuales)

Información trabajos legales (presentación comité de administración)

Dudas y consultas
ESTADO FINANCIERO
 LIBRO BANCO
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2023

ACTIVOS PASIVOS
Activo Circulante Pasivo Circulante
1110001Cuenta Corriente $32.744.722 ######## 2110001Proveedores por pagar $8.133.305
1111002Cheques Girados $0 2110003Anticipos por pagar $80.000
1111003 Ingreso extra (subsidio x aumento sueldo mínimo) $1.180.668 2110002Gastos Administración (remuneración dic-23) $12.262.748
TOTAL Activo Circulante $33.925.390 SUB TOTAL $20.476.053
Gastos y Fondos por Cobrar 2115001Provisiones de gastos proveedores $362.950
Gasto Común por Cobrar (desde 1 mes de
1113001 morosidad) $42.552.447 2115002Provisiones de previred $2.950.000
1113002Fondo Espacios comunes por cobrar $246.013 SUB TOTAL $3.312.950
1113003Fondo Multas por cobrar $313.576 TOTAL Pasivo Circulante $23.789.003
1113004Fondo Proyectos e indemnización por cobrar $570.604 Patrimonio
1113005Fondo Seguro Individual por cobrar $337.802 2311001Fondo Operación inicial (jul 2022) $26.487.859
1113006Fondo de Reserva por cobrar $641.071 2311002Fondo de Reserva $21.211.126
TOTAL Gastos y Fondos por Cobrar $44.661.513 2311003Fondo Espacios comunes $5.312.917
Cuentas por Cobrar 2311004Fondo Multas $2.205.967
3110001Gastos Administración (anticipos dic-23) $2.140.000 2311005Fondo Proyectos e indemnización $14.013.463
3111002Gastos de Uso y Consumo (servicios básicos) $13.447.689 2311006Prestamos trabajador por cobrar $130.000
3112003Gastos Mantención $0 2311007Gasto en cuotas por cobrar $4.251.689
3113004Gastos Reparación $0 2311008Fondo Movimientos varios por cobrar $3.594.928
3117005Gastos Extraordinarios $0 SUB TOTAL $77.207.949
SUB TOTAL $15.587.689 Ajustes por Diferencias -$26.757
11150001Gastos Diferidos $6.795.603
SUB TOTAL $6.795.603 SUB TOTAL -$26.757
TOTAL Cuentas por Cobrar $22.383.292 TOTAL Patrimonio $77.181.192
TOTAL ACTIVOS $100.970.195 TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO $100.970.195
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CONCILIACIÓN BANCARIA

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 Informe financiero

Balance general enero a octubre 2023

Permite ver a la comunidad el beneficio o pérdida generados en el periodo de
administración que corresponde al balance. Gestión 2022 se presento en la reunión
informativa de abril 2023

Balance General ene-23 feb-23 mar-23 abr-23 may-23 jun-23 jul-23 ago-23 sept-23 oct-23

1. Ingresos
$31.408.661 $44.066.572 $35.098.137 $40.365.102 $38.219.926 $40.258.248 $46.175.368 $42.194.158 $44.972.487 $47.276.244
(recaudación)

2. Egresos $33.629.148 $33.253.834 $32.869.520 $34.708.763 $37.977.492 $39.580.786 $40.634.747 $40.030.451 $42.106.607 $42.716.602

3. Ganancia /
-2.220.487 10.812.738 2.228.617 5.656.339 242.434 677.462 5.540.621 2.163.707 2.865.880 4.559.642
perdida

(*) Ganancia: Recaudación mayor a los gastos totales, se recupera deuda por morosidad acumulada.
(**) Perdida: Recaudación menor a los gastos totales, tampoco se recupera deuda por morosidad acumulada.
(***) No se considera Noviembre 2023 por que aún está en proceso de cobranza.
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 Informe financiero
Morosidad
Las gestiones de cobranza fueron:
- Recordatorios de pago (e-mail masivo 3 días antes de la fecha de vencimiento enviado a través
de Comunidad Feliz).
- Envió mensual de cartas de morosidad a los propietarios con más de 3 meses de atraso.
- Publicación de morosos en los ascensores.
- Cortes de luz a morosos igual o superior a 3 meses, actualmente hay 27 departamentos sin luz.
- Derivación a a los abogados del comité para proceso de cobranza judicial de 5 dptos. Con
mayor deuda ($8.981.731) representan el 22% de la morosidad.

Evolución Morosidad 2022 - 2023

70% Inicio servicio de
Alianza
60%

50%

40%

30%

20%

10%

0%
ene feb mar abr may jun jul ago sept oct nov dic

2022 2023
7
(***) No se considera Noviembre 2023 por que aún está en proceso de cobranza.
 Informe financiero

Distribución de gastos desde julio 2022 a noviembre 2023

Permite ver en porcentajes como se distribuyeron los gastos.

Distribución de gastos comunes de la comunidad

1% 0%

6% 7%
100%

14% 15%
90%
G.Varios
80%
25% 22%
70% G. Reparación
60%

50%
G. Mantención

40%
55% 56% G. Uso y Consumo
30%

20%
Gastos de Administración
10%
(sueldos, previred, finiquitos,
adm, etc)
0%
Año 2022 Año 2023 8
 Informe financiero

Balance de Fondos
Fondo de Reserva: Se ha utilizado para gastos de reparaciones de urgencia,
certificaciones ascensores, sala de calderas.
Fondo de Proyectos Futuros e Indemnizaciones: Se utilizaron para el pago de
finiquitos del personal.
Fondo Multas: Se utilizaron para mejoras en el edificio y reparación gimnasio.
Fondo Espacios comunes (creado en julio 2022): Se creo fondo para recaudar
ingresos por mudanzas (uso de ascensor) y arriendo espacios comunes (quinchos y
salones), se utilizaran recursos para la reposición o reparaciones de los mismos como
pisos de ascensores.

RESUMEN FONDOS: Ingreso acumulado a dic 2023.

Fondo de Reserva $21.211.126
Fondo Proyectos e Indem. $14.013.463
Fondo Multas $2.205.967
Fondo Espacios comunes $5.312.917

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 Informe financiero

Saldo en cuenta corriente del banco

CARTOLA AL 30 JUNIO DE 2022

Saldo inicial:
$26.487.849
CARTOLA AL 09 DE ENERO DE 2024

Saldo final:
$39.613.776

Nota: Sólo pendiente pago Previred, no hay deudas pendientes ni a proveedores ni sueldos. 10
 Auditoría gestión
Alianza Servicios
Antecedentes auditoría:
El comité de administración a mediados de noviembre nos informo que contrato el
servicio de auditoria desde el 2020 al 2023, de acuerdo a lo que nos corresponde se
entrego la documentación de nuestra gestión julio 2022 a noviembre 2023.
Documentación entregada al día:
• Contratos, anexos y papeletas de vacaciones de todo el personal.
• Actas de entrega del ODI y RIOHS de todo el personal.
• Libro de remuneraciones mensuales.
• Reglamento de Orden, Interno e Higiene de seguridad aprobado por Seremi y
Dirección del trabajo.
• Conciliaciones bancarias mensuales.
• Libro banco.
• Cartolas mensuales del banco.
• Contratos de mantención de proveedores.
• Certificación de sala de calderas y ascensores.
• Pólizas de seguro.
• Plan de emergencia.
• Gastos comunes mensuales.
• Comprobantes de pagos de gasto común.
• Acceso a comprobantes de egresos del gasto común.
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GESTIONES
REALIZADAS POR
ALIANZA SERVICIOS
 Atención Residentes

Canales de atención
Se disponen de distintos canales para atender a los residentes, los cuales fueron
informados al inicio de nuestra gestión mediante informativo en Comunidad Feliz.

Atención remota:
• E-mail corporativo de Alianza Servicios espacioprat@alianzas.cl, donde se
recepcionan distintos requerimientos por parte de residentes.
• En promedio se reciben 724 requerimientos mensuales por e-mail.

Atención Presencial:
• La asistente administrativo atiende de forma fija para registro de residentes,
atención consultas, etc. Sin perjuicio de que el administrador este en el
condominio y de igual forma atienda a residentes. Los horarios de atención son:

Lunes de 12:00 a 19:30hrs

Sábado de 09:00 a 12:30hrs.
 Atención Residentes

Clasificación de requerimientos
Se clasificaron los requerimientos recibidos por e-mail en: Pagos, solicitudes,
consultas, multas, reclamos y otros varios.
Clasificación de requerimientos por año
1% 0%
100% 2% 2%
4% 3%
90%
16% 16% Detalle de clasificación
80%
70% 12% 11%
Multas; Notificación de multas por incumplimiento
60% reglamentos y apelaciones.
50%
Reclamos; Costo agua caliente, atención personal,
40% aseo instalaciones, problemas de convivencia.
30% 65% 67%
Otros; Reporte incidentes (filtraciones, daños en
20% infraestructura, denuncias por convivencia)
10%
Consultas; Por GGCC, espacios comunes,
0% procedimientos, etc.
2022 2023
Multas 1% 0% Solicitudes; Registro residentes, reserva espacios
Reclamos 2% 2% comunes, mudanzas.
Otros 4% 3%
Pagos y morosos; Recepción de abonos por
Consultas 16% 16% GGCC y pagos por morosidad.
Solicitudes 12% 11%
Pagos y morosos 65% 67%
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 Atención Residentes

Tiempo de respuesta a requerimientos:

En promedio los tiempos de respuesta son rápidos, y sólo el 2% de los casos
es superior a 5 días, se da en situaciones donde se debe realizar
investigaciones adicionales, revisión de cámaras, entre otros.

Tiempo de Respuesta a Requerimientos

91% Menor a 2 días

Entre 3 y 5 días
7%
Mayor a 5 días

2%
 Recursos Humanos

Gestión de trámites del personal:

- Armado de carpetas con los contratos del personal de conserjería y aseo, todos
almacenados en la oficina de administración.
- Elaboración y presentación digital del Reglamento de Orden, Higiene y Seguridad
ante la inspección y Seremi. Entrega del mismo a todo el personal.
- Realización de la inducción sobre el "ODI, Derecho a Saber" y RIOHS para todo el
personal.
- Trámite de licencia en la Achs por un accidente laboral (esguince de pie) ocurrido el
domingo con un conserje.
- Distribución de uniformes: 2 poleras para conserjes y 2 poleras con pantalón para
personal de aseo.
- - Capacitación en seguridad por parte de la empresa VISAN y reinstrucción a
conserjería sobre procedimientos como control de rondas, registro de visitas y
manejo de bicicleteros.
- Capacitación por las empresas mantenedoras al personal en salas de bombas,
manejo de extintores y sala de calderas.
- Creación de Pautas de trabajo y manual de procedimientos para conserjes.
- Contratación de seguro de vida para conserjes, acorde a las leyes actuales.
- Establecimiento de criterios para obtener el "Bono de Responsabilidad" ($25.000)
basados en el cumplimiento de deberes laborales.
 Recursos Humanos
Regularizaciones:
Pago de demandas previsionales correspondiente a 2017 a 2021 por cobrar en el
GGCC. Lo gestiono el área legal.

Atención de demanda por supuesta enfermedad profesional:

Boddy Cerda, exmayordomo, presentó una denuncia por enfermedad profesional
ante la ACHS (HECHO POSTERIOR DE ANUNCIARLE QUE SE LE AMONESTARÍA
POR INCUMPLIMIENTO LABORAL RESPALDADO). Tras una investigación por
parte la Achs, que incluyó entrevistas al personal, revisión de documentación
laboral y evaluación de los antecedentes proporcionados por el trabajador, la
resolución DESESTIMÓ dicha enfermedad profesional.

Acceso a plataforma de Dirección del trabajo:

El comité, como únicos representantes legales gestionaron la recuperación de clave
y usuario, y desde marzo de 2023, tenemos acceso a la plataforma de la Inspección
del Trabajo donde notificamos amonestaciones y desvinculaciones del personal.
 Recursos Humanos

Nueva estructura del personal:

Desde noviembre 2023, se implementó una nueva estructura eliminando el cargo de
mayordomo y designando a tres conserjes como supervisores: Rafael Luzardo, Ángel
Florez y Areliz Bustamante. Esto ha generado un ahorro actual de aproximadamente
el 5% en costos. Además, se espera un ahorro futuro estimado del 10% debido al
incremento del sueldo mínimo y al aumento del Índice de Precios al Consumidor (IPC).

En la evaluación de los dos meses, se puede indicar que con esté modelo los trabajos
se han efectuado más rápido y eficientemente en beneficio de la comunidad.

A considerar
• Jerarquía segmentada: Se propone un supervisor por torre, y además se gana a supervisor para los
domingos y festivos, días que actualmente se encuentran descuidados.
• Concentración labores: Las funciones por supervisor serán más especificas, disminuye la
responsabilidad en cuanto al personal a cargo e instalaciones, por lo que debiera mejorar el control y
fiscalización.
• Ampliación horario supervisión: Un supervisor tendrá turno AM y el otro PM, abarca más tiempo de
fiscalización de 07:00 a 21:00 horas, dom y festivos de 08:00 a 20:00 horas.
 MODELO IMPLEMENTADO

Organigrama de conserjes

LUNES A SABADO DOMINGO Y

FESTIVO
Conserje Conserje Supervisor Conserje Supervisor
CHILOE
Conserje Supervisor
PRAT Y CHILOE
PRAT
Supervisor 1 persona 1 persona 1 persona

Conserje
Conserje AM Conserje AM domingo-fest.
1 conserjes 1 conserjes 3 conserjes

18 personas Conserjes Conserje PM Conserje PM

1 conserjes 1 conserjes
15 conserjes
3 Conserjes
Conserje Conserje
Supervisores Noche Noche
2 conserjes 2 conserjes

Conserje Sab- Conserje Sab-

dom Noche dom Noche
2 conserjes 2 conserjes

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 Recursos Humanos

Gestión del plan de emergencia:

• Postulamos para obtener uno de los 10 cupos otorgados por la Municipalidad de
Santiago quien en colaboración con el instituto AIEP ofrecieron realizar el plan de
emergencia de manera gratuita. El proceso tuvo varios contratiempos y demora de
más de 5 meses, al final el documento enviado por los alumnos tenían errores
graves y significativos, por lo que se decidió realizar un nuevo plan de emergencia
directamente con Bomberos, asumiendo los costos correspondientes de 30 UF.
Actualmente, este proceso está en marcha y la próxima semana llega el
documento y el certificado de aprobación.

Temas pendientes:
• Demanda por Deuda previsional octubre 2017 de Patricia Santos.
• Definir renovación de contrato a plazo a 3 conserjes.
• Ingresar directiva de funcionamiento al OS-10 Carabineros.
• Evaluación de desempeño de la nueva estructura de supervisión desde noviembre,
se determino una marcha blanca de 3 meses (hasta enero 2024).
 Trabajos realizados
Aprobación de certificaciones de ascensores y salas de calderas:
De acuerdo a las normativas estipuladas en la Ley N° 20.290 (ascensores) y Ley Nº
18.410 (SEC). Vigentes hasta el 2024.

Limpieza semestral de estanques de agua en ambas torres:

Costo incluido en el contrato del mantenedor, se genera un ahorro para la comunidad
de $1.200.000 anual por ese servicio.

Instalación de letreros de buen uso de los ductos de basura y mascotas:

Se dejan en todas las puertas de los shafts de basura, para que los residentes hagan
buen uso de los ductos y en espacios comunes del primer piso.

Fundas protectoras para los ascensores:

Se mandan a confeccionar a medida 2 fundas para los ascensores, para proteger de
daños cuando hay mudanzas.

Puntos limpios:
Se instalan dos puntos limpios, ubicados en estacionamiento visita, para recolectar
cartón, plástico y vidrio, y otro para el aceite, además se realizó una capacitación a los
residentes acerca del reciclaje.
 Trabajos realizados
Cambio de luminarias a led en espacios comunes
A medida que se deba reponer ampolletas se cambiaron a led para generar un ahorro
económico, además se instalaron en estacionamiento visitas 4 reflectores que se
encienden automáticamente cuando oscure y se apaga con la luz del día.

Mejora de brazos hidráulicos y pintura de estructura de portones

Se instalan en ambos portones nuevos brazos que soportan el alto tránsito vehicular,
y se define mantenciones trimestrales además por estética se pintan ambos portones.

Mejora de lavanderías:
Se negocia con SpeedClean la remodelación del mobiliario y pintura de las salas,
además de implementación de pago digital, sin costo adicional para la comunidad.

Modernización del registro de visitas, encomiendas y bitácora digital:

Se capacito a los conserjes para el uso de módulos para registro visitas, encomiendas
y libro de novedades en Comunidad Feliz, siendo más práctico para los residentes.

Nuevas luminarias en frontis de los edificios:

Se instalan 4 puntos de iluminación en veredas de frontis Chiloé y Prat.
 Trabajos realizados
Instalación de empavonados en puertas y mamparas:
Se instalan empavonados con el nombre ”Edificio Espacio Prat”, dando más presencia
a la comunidad, en todas las puertas y mamparas de ambos edificios.

Remodelación de los pisos de los ascensores:

Se cambia de piso flotante bastante deteriorado a cerámica del mismo tono que los
pasillos, mejorando la estética de los ascensores.

Jornada de enrolamiento a residentes fines de semana.

Las dos primeras jornadas de enrolamiento fueron en diciembre 2022, marzo 2023
de 17:30 a 22:30 horas de martes a sábado. Y la tercera jornada fueron los sábados y
domingos de mayo 2023 de 16:00 a 21:00 horas.

Control de filtraciones por válvulas de presión en verticales agua caliente:

Se fueron cambiando y reparando gradualmente las válvulas de presión en verticales,
a la fecha no existen filtraciones como las que teníamos en un inicio.

Ampliación de proveedores de telecomunicaciones.

El condominio cuenta con servicios de Movistar y Entel, este último entrego como
beneficio para la comunidad 2 televisores que están en bodegas.
 Trabajos realizados
Programa de acondicionamiento físico gratuito:
Se genero un convenio con la Municipalidad para ser parte del programa deportivo
para los residentes por 4 meses de forma gratuita.
Nuevos implementos para personal de aseo:
Se compró una hidrolavadora que reduce el consumo de agua y tiene mejor potencia
para limpieza de sectores muy sucios, se compraron 4 carros estrujadores y
renovación de líquidos para abrillantadora y 10 contenedores de basura.

Instalación de extintores:
Como medida de seguridad se instalan extintores en todos los pisos de ambas torres.

Nuevos implementos en gimnasios:

Se compran barra de dominadas, colchonetas, banca abdominales, mancuernas, sacos
de arena y pesas rusas.

Instalación de manillas en los shafts de basura:

Se las manillas faltantes en los ductos de basura.

Reparaciones varias:
Tapa cámara de alcantarillado, rampla de puerta salida jardines torre Prat, cambio de
brazos hidráulicos de puertas, cerrojos, alineación de marcos de las puertas.
 Mantenciones
Mantenciones preventivas y correctivas realizadas:
ü Mantención preventiva de ascensores mensuales. Ascensores certificados.
ü Mantención preventiva mensual de salas de calderas ambas salas certificadas. Se realizó un
plan de trabajo con mantenedor reparando las problemáticas de alta prioridad.
ü Mantención preventiva mensual de sala de bombas, y limpieza semestral de estanques.
ü Mantención preventiva anual de grupo electrógeno, y cambio la batería por cumplimiento de
vida útil.
ü Mantención anual preventiva de tableros eléctricos.
ü Mantención preventiva semanal piscinas, y se cambio la arena de cuarzo de las 2 bombas.
ü Mantención y limpieza de ductos horizontales de aguas lluvias y cámaras decantadoras.
ü Mantenciones cuatrimestrales de portones.
ü Mantención semestral de gimnasios y reparación de trotadoras.
ü Mantención anual de central de citofonía.
ü Mantención anual preventiva de sistema de alarma de incendio.
ü Mantención anual preventiva y correctiva del sistema de alarma de robo, pendiente cambio
de repuestos (expansoras) por falta de stock ya que están descontinuados, posiblemente
lleguen en febrero 2024.
ü Mantención anual de extintores.
ü Mantención y limpieza de ductos de basura.

• (*) Pendiente mantención de matrices de verticales de agua fría y caliente, horizontales de

aguas servidas y CCTV. Propuestas enviada a Comité de administración.
 Gestión Postventa

Gestión con PostVenta de Euroinmobiliaria:

Se han mantenido reuniones constantes con PostVenta de Euroinmobiliaria para
agilizar los trabajos acordados:

- La instalación de cerámicas en pasillos de Prat y Chiloé se encuentra en un 75% de

avance. Quedan pendientes cambios en algunos pisos de ambas torres, así como el
trabajo en juntas de dilatación y cubre juntas de departamentos.
- Se logró la contención e identificación de una filtración que afectaba al gimnasio. No
obstante, falta reparar el techo, ya que no se dispone de melamina del mismo tono. Se
espera una propuesta para un cambio completo.
- Se identificó otra filtración afectando la bajada a los subterráneos, y se espera la
reparación del techo.
- A pesar de la reparación de pendientes en ductos de aguas servidas de las líneas 3 y
4 de Prat, el trabajo no fue aceptado conforme ya que las líneas volvieron a colapsar.
- Se llevó a cabo la reparación de una filtración en el bicicletero de Prat y la pintura de
vigas interiores.
- También se efectuó la instalación de celosías en varios sectores de estacionamiento.
- Se está evaluando los trabajos a solicitar como compensación por la instalación
deficiente de puertas.
PROPUESTAS
PRESENTADAS
 Propuestas presentadas
Se enviaron cotizaciones de las propuestas de mejora al Comité de Administración,
para su evaluación y aprobación. Se requiere dar prioridad y aprobar las siguientes
propuestas:

1. Contratación de mantenimiento del sistema de CCTV para reparación y

visualización de cámaras con interferencias o problemas de visión.
2. Presentación de 4 empresas de jardinería para mejorar áreas verdes interiores y
exteriores, con la posibilidad de implementación por etapas.
3. Renovación de mobiliario para salones de eventos y mejoras en quinchos.
4. Remodelación de bicicleteros, incluyendo pintura y la instalación de más puestos
de estacionamiento.
5. Control de rondas de conserjes con checkpoints estratégicos.
6. Instalación de Smartlockers para la autogestión de encomiendas y entregas de
residentes.
7. Contratación de mantenimiento preventivo para matrices de agua fría y caliente,
con el objetivo de evitar atenciones de emergencia.
8. Propuesta para la instalación de torniquetes, similar a los de la línea 6 del metro.
9. Pintura de fachada de frontis de ambas torres.
 Propuestas presentadas
Durante varios meses, se llevaron a cabo gestiones con Lipigas y Metrogas para que
financien las mejoras en las salas de calderas que estamos solicitando. Entre estas
mejoras se incluye la instalación de nuevas calderas en la torre Prat, debido al
cumplimiento de su vida útil. Este proyecto es un inversión significativa y NO tendrá
costos para la comunidad.

LIPIGAS: El 08 de enero envió propuesta comercial y ofrece:

• Financiar la conversión de las salas de calderas a gas licuado.
• Reemplazar las empaquetaduras de intercambiadores y equipo desgastado.
• Instalar 5 calderas nuevas para la torre Prat.
• Mantenimiento bimensual sin costo para la comunidad durante 5 años.
• Ahorro estimado del 30% en las boletas en comparación con Metrogas. Para llevar
a cabo esta propuesta, se requerirá la instalación de 8 estanques por torre en
sector de estacionamientos piso 1.
Beneficio para la comunidad del total proyecto $108.500.825.-
METROGAS: Próxima semana enviará propuesta comercial:
Con el objetivo de retenernos como clientes está en proceso de licitación con 4
empresas de calderas, quienes ya visitaron las instalaciones para proponer mejoras,
también se espera en la oferta la instalación de nuevas calderas. Beneficio
proyectado $80.000.000.-