GESTION DE LAS COMPRAS PARA CONFORMIDAD DE PRODUCTOS Y

SERVICIOS

OBJETIVO DEL CURSO UNIDADES DE APRENDIZAJE

SUMINISTRAR LAS HERRAMIENTAS NECESARIAS QUE
PERMITAN A LA ORGANIZACIÓN LA EFICAZ GESTIÓN
DEL PROCESO DE COMPRAS, SEGÚN LOS
REQUERIMIENTOS CITADOS EN LA NTC ISO 9001:2015.
REQUISITO 8.4
COMPRENDER LOS MÉTODOS REQUERIDOS PARA UNA
EFICAZ GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS EN LA
ORGANIZACIÓN.

BIBLIOGRAFIA CONTENIDO DEL CURSO

HERRAMIENTAS PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE
GESTIÓN DE CALIDAD. GTC 14 IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS EN LA EMPRESA.
 LA CADENA DE SUMINISTRO.
PRERRE  RELACIÓN DE LAS COMPRAS CON LA OPERACIÓN DEL
DURACI MATERIAL
QUISITOS NEGOCIO.
ÓN ENTREGADO
 GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS.
8 HORAS MEMORIAS, N.A.
 PRINCIPIOS EN LA RELACIÓN CON PROVEEDORES.
CUADERNO APUNTES

11HO02-V1
1
CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS
SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE
Requisito 8.4

GENERALIDADES

La organización debe asegurarse de que los procesos,

productos y servicios suministrados externamente son
conformes a los requisitos.

La organización debe determinar los controles a aplicar a:

Procesos
Productos
Servicios
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2
IMPORTANCIA DE LOS PRODUCTOS Y
SERVICIOS SUMINISTRADOS
EXTERNAMENTE EN LA EMPRESA

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3
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 IMPORTANCIA DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE EN LA EMPRESA

Los resultados económicos

de la empresa

Calidad del producto final

Alta influencia sobre:

Cumplimiento de los
requisitos del cliente

Capacidad de producción
y/o prestación del servicio

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 LA CADENA DE SUMINISTRO

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5
11HO02-V1 5
 LA CADENA DE SUMINISTRO

GIL
FRA

IBA
ARR
LADO
ESTE

PROVEEDOR ORGANIZACION CLIENTE

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RELACION DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS
Y SERVICIOS CONTRATADOS
EXTERNAMENTE CON LA OPERACIÓN DEL
NEGOCIO

(Un enfoque de gestión)

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7
LOS PROCESOS DE LA EMPRESA
PROCESOS DE DIRECCION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

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8
LOS PROCESOS DE LA EMPRESA
PROCESOS DE DIRECCION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

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LOS PROCESOS DE LA EMPRESA
PROCESOS DE DIRECCION

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

Proceso suministrado externamente

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LA GESTION DEL NEGOCIO

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 GESTION DEL PROCESO DE COMPRAS

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11HO02-V1 12
 OBJETIVOS DE LA GESTION DE COMPRAS
 Previsión de necesidades
 Precios de compra
 Plazos de entrega
 Cumplimiento de especificaciones
 Rotación de las existencias
 Evitar el riesgo de obsolescencia
 Fuentes alternativas de suministro
 Contratos de compra
 Relaciones favorables con los proveedores
 Formación del personal
 Registro de la información
 Integración con las demás áreas de la empresa

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 RESPONSABILIDADES EN EL PROCESO DE COMPRAS
Actividades desarrolladas dentro del ciclo de calidad del producto/servicio con el objeto
de poner a disposición de la empresa los recursos necesarios para su actividad, de
acuerdo con sus diferentes necesidades.

Como responsable del proceso de compras Como cliente interno

conviene participar en: conviene cerciorarse de:

• Estrategia de compra. • Programación de las actividades vs.

Necesidades.
• Documentos de compra apropiados.
• Administración necesidades de
• Seguimiento de los contratos. materiales/existencias.

• Tratamiento de discrepancias. • Ayudar al cumplimiento de las estrategias

de compras.
• Establecer canales de comunicación apropiados
con el proveedor. • La eficacia de compras como proceso del
Sistema de Gestión de Calidad.

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14
EL PROCESO DE COMPRAS

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15
EL PROCESO DE COMPRAS
OBJETIVO
ASEGURAR QUE LOS PROCESOS
DE LA EMPRESA CUENTEN CON
LOS RECURSOS NECESARIOS
PARA LLEVAR A CABO SU
OPERACION

Cumplimiento de especificaciones
Oportunidad
Condiciones económicas favorables
Cantidades requeridas

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 EL PROCESO DE COMPRAS

ACTIVIDADES PRIMORDIALES
1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.
2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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 EL PROCESO DE COMPRAS

ACTIVIDADES PRIMORDIALES
1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.
2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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EL PROCESO DE COMPRAS
CONTROLES

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IDENTIFICACION DE PRODUCTOS/SERVICIOS
CRITICOS

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 EL PROCESO DE COMPRAS

ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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 DETERMINACION DE LAS ESPECIFICACIONES
Transmite necesidades Pregunta/investiga necesidades

MAT. PRIMAS PRODUCTO/

PRODU/SERVICIO SERVICIO

COMPRA VENTA

ESPECIFICACIONES ESPECIFICACIONES

PROVEEDOR ORGANIZACION CLIENTE

Satisfacción Satisfacción

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 ESPECIFICACIONES DE UN PRODUCTO

- Tamaño
- Peso
- Dimensión
- Color
- Densidad
- Rugosidad
- Lugar de entrega
- Tiempo y horario de entrega
- Recomendaciones de transporte
- Requisitos de almacenaje y preservación
- Etc.

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ESPECIFICACIONES DE UN SERVICIO

- Tiempo de prestación del servicio

- Lugar de entrega
- Tiempo y horario de entrega
- Condiciones de seguridad
- Requisitos de competencia
-Requisitos de entrenamiento
- Etc.

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 COMUNICACION

 COMPRENSIBLE PARA EL PROVEEDOR.

 VERAZ Y VERIFICABLE.
PRODUCTO
 BIDIRECCIONAL.

 PRESENTADA DE FORMA CONSISTENTE Y REGULAR.

 EMITIDA A TRAVES DE CANALES APROPIADOS.

 CREAR REGISTROS PARA DOCUMENTAR RECLAMACIONES.

 APROVECHAR INTERNET.

 INCLUIR PAUTAS PARA COMUNICACIÓN EXTRAORDINARIA.

 ESTABLECER LINEAS JERARQUICAS PARA LA COMUNICACIÓN.

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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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 PLANEACION DE LAS COMPRAS
Herramienta para que le facilita a las organizaciones identificar,
registrar, programar y divulgar sus necesidades de procesos,
productos y servicios y diseñar estrategias de contratación
basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar
la eficiencia del proceso de contratación.

Esto le permite a la organización:

 Identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la
organización para compras y contratación.
 Como referente inicial para evaluar el nivel de ejecución del
presupuesto.
 Para pronosticar la demanda de bienes y servicios de la
organización durante el año referido en el Plan.

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27
 PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS
Compra de insumos para manufacturas o servicios
PRODUCTO MES
O SERVICIO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL
A 1000 1500 1000 500
PRONÓSTICO DEMANDA
B 500 600 800 500
C 700 800 600 700

PRODUCCIÓN MES
O PRESTACIÓN DEL SERV. ENERO FEBRERO MARZO ABRIL

PLAN DE PRODUCCIÓN O A 1000 1200 1000 400

PRESTACIÓN DEL SERVICIO B 500 500 700 500
C 600 700 800 600

RECURSOS MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL

1. 300 350 200 200
2. 350 300 200 50
3. 1000 800 600 500
PROGRAMA DE COMPRAS 4. 200 150 300 200
5. 600 500 400 300
6. 700 500 500 400
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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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 EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Evaluación de Proveedores:
Examen sistémico en un momento dado para determinar hasta qué
grado el proveedores capaz de satisfacer las exigencias especificadas.

Tiene como objeto buscar, apreciar e incrementar la confianza del

comprador en la capacidad de sus proveedores de satisfacer sus
necesidades mediante el registro, calificación o certificación de los
elementos del SGC de la empresa.

Selección de Proveedores:
Se realiza en función de los resultados de la evaluación y de las
herramientas de decisión adecuadas.
Los proveedores se deben seleccionar con base en la capacidad de
éstos para satisfacer las exigencias del contrato, las cuales incluyen
exigencias relativas a la calidad.
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EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Experiencia pertinente.
Sistema de Gestión.
Pruebas de producto.
Referencias en el mercado.
Evaluación financiera.
Precio de los productos / servicios.
Capacidad de producción.
Facilidades de comunicación.
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EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Personal con el que cuenta el proveedor.

Metodología para la atención de reclamos.
Capacidad de innovación.
Cumplimiento de requisitos legales.
Capacidad logística.
Tecnología empleada.
Papel del proveedor en la comunidad – percepción
de la sociedad.

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EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Sistemas de pagos y descuentos.

Pólizas de cumplimiento.
Control de procesos.
Políticas de garantía.
Ubicación geográfica.
Continuidad del negocio.
Nivel de servicio.

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EVALUACION Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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VERIFICACION DEL PRODUCTO /SERVICIO
COMPRADO

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VERIFICACION DEL PRODUCTO /SERVICIO
COMPRADO

•METODO DE VERIFICACION
•CRITERIOS DE ACEPTACION

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 EL PROCESO DE COMPRAS
ACTIVIDADES PRIMORDIALES

1. Identificar los producto y servicios críticos a comprar.

2. Definir especificaciones del producto y servicio a comprar.
3. Planeación de compras.
4. Evaluar y seleccionar proveedores.
5. Realizar el tramite de compra.
6. Verificación del producto y servicio comprado.
7. Seguimiento al desempeño
8. Reevaluación de proveedores.
9. Toma de acciones (Proceso, producto/servicio, proveedor)

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REEVALUACION DE PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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40
CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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41
CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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42
CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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44
CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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46
CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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50
CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

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52
CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

11HO02-V1
53
CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

11HO02-V1
54
CRITERIOS PARA LA REEVALUACION DE
PROVEEDORES (DESEMPEÑO)

11HO02-V1
55
REEVALUACION DE PROVEEDORES
(DESEMPEÑO)

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56
 REEVALUACION DE PROVEEDORES

(COMUNICACIÓN DE RESULTADOS)

GIL
FRA

IBA
ARR
LADO
ESTE

PROVEEDOR ORGANIZACION

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57
ACUERDOS DE CALIDAD CON PROVEEDORES

La organización y el proveedor generan planes de

acción conjuntos a partir de los resultados de la
evaluación, con el fin de aumentar la capacidad de
ambas partes y la generación de relaciones
mutuamente beneficiosas

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58
 PRINCIPIOS DE LA RELACION:
ORGANIZACIÓN – PROVEEDORA

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59
 PRINCIPIOS DE LA RELACION:
ORGANIZACIÓN - PROVEEDOR

11HO02-V1
60
 PRINCIPIOS DE LA RELACION:
ORGANIZACIÓN - PROVEEDOR

11HO02-V1
61
 PRINCIPIOS DE LA RELACION:
ORGANIZACIÓN - PROVEEDOR

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 PRINCIPIOS DE LA RELACION:
ORGANIZACIÓN - PROVEEDOR

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 EVOLUCION DE LA RELACION:
ORGANIZACIÓN - PROVEEDOR
PRIMERA ETAPA SEGUNDA ETAPA

Desconfianza mutua. Perdura trato distante.

Guardando las distancias. Acuerdos a corto plazo.
Funcionamiento ineficiente. Relaciones gana-pierde.
Respuesta inadecuada para ambos. Solo cumplimiento de
Adversarios. especificaciones.

TERCERA ETAPA ÉXITO SOSTENIDO

Cooperación mutua. Calidad que exceda
Involucrar al proveedor. las especificaciones.
Recomendaciones mutuas. Acuerdos a largo plazo.
Proveedores alternativos. Procesos transparentes.
Colaboración y apoyo mutuo
Comunicación abierta y fluida

Desarrollo de proveedores

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Quieres darnos tu opinión?, presentar una queja o
reclamo?... sugerencia o reconocimiento?...

Te invitamos a escribirnos al correo electrónico

cliente@icontec.org

GRACIAS!!

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