CODIGO: DOC-11

MANUAL DE RESPONSABILIDADES EN
VERSION: 03
SG-SST FECHA: 03/01/2024

FUNCIONES DEL CARGO DEL AUXILIAR CONTABLE

Responsabilidad por Ejecución

Atender de manera ágil, amable y eficaz las llamadas telefónicas
Elaboración y envío de facturas a clientes por servicios prestados
Solicitar cotizaciones de bienes y servicios requeridos por la empresa
Elaboración de órdenes de compra de bienes y servicios requeridos por la
empresa
Realizar contacto telefónico con clientes potenciales
Administración de la caja menor
Manejo de inventario general y archivo
Manejo de la agenda de gerencia administrativa
Recepción y envío de correspondencia, tanto interna como externa.
Atender todas aquellas personas que necesiten información.
Entrega de elementos de papelería al personal
Apertura y cierre de oficina
Actividades Realizar la contabilización de manera ordenada, organizar la información
cronológicamente para que el consecutivo quede acorde a la fecha de
ejecución de pagos.
Revisar los soportes de los gastos en que se incurren al viajar/viáticos
(Alimentación, Hospedaje y transporte) y verificar que estén debidamente
diligenciados.
Tener en cuenta son los gastos fijos mensuales de la empresa: servicios
públicos, cuota administración, facturas servicios temporales, aportes de
seguridad social, entre otros
Archivar los egresos, conciliaciones bancarias, recibos de caja y llevar
oportunamente la contabilidad los primeros días de mes
Realizar la contabilización de manera ordenada, organizar la información
cronológicamente para que el consecutivo quede acorde a la fecha de
ejecución de pagos.
Las demás actividades que les sean asignadas por autoridad competente, de
acuerdo con el área de desempeño.
Responsabilidad
Responsabilidad por Supervisión
2
Actividades Realizar seguimiento al estado de cartera
Control de ingreso de visitantes a la empresa
Monitoreo y revisión de estados de cartera de los clientes
Administrar la papelería y elementos de uso de la compañía llevando registros
en las planillas indicadas.
Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la
generación de acciones de mejora para su prevención.
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MANUAL DE RESPONSABILIDADES EN
VERSION: 03
SG-SST FECHA: 03/01/2024

Colaboración continua en otras labores asignadas por su jefe inmediato.

AUXILIAR CONTABLE
Ítem Responsabilidades en SST
1 Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
Participar del programa de inducción y entrenamiento de la empresa, independientemente de su
2
forma de contratación y vinculación.
3 Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
4 Procurar el cuidado integral de su salud.
5 Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
Participar de las actividades de Prevención y Promoción de Riesgos Laborales desarrolladas por
6
la empresa
Participación de los trabajadores ante el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el
7
Trabajo
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
8
en el Trabajo de la empresa.
Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la
9
empresa.
Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente al jefe inmediato
10
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en
11
su sitio de trabajo
12 Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el
plan de capacitación del SG-SST
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema Gestión de la Seguridad y
13
Salud en el Trabajo SG-SST.
RENDICION DE CUENTAS
Ítem Rendir cuentas en Medio utilizado
Matriz de peligros y
Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación
1 riesgos, Listados de
y valoración de riesgos
asistencia
Listados de
Participar del programa de inducción y entrenamiento de la empresa, asistencias, programa
2
independientemente de su forma de contratación y vinculación. de inducción y
reinducción
Divulgación y
aplicación de la
Aplicación y cumplimiento de la política de Seguridad y Salud en el política, cumplimiento
3
Trabajo. de las normas de
seguridad de la
empresa
Uso de EPP en la
4 Procurar el cuidado integral de su salud. labores que
desempeña
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VERSION: 03
SG-SST FECHA: 03/01/2024

Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de Exámenes médicos

5
salud. Ocupacionales
Participación de los trabajadores ante el Comité Paritario o Vigía de Comité paritario de
7
Seguridad y Salud en el Trabajo SST, Reuniones
Listados de asistencia
Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las
8 actividades de riesgos
actividades que se realicen en la empresa.
laborales
Listados de
Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el asistencias, programa
9
trabajo definido en el plan de capacitación del SG-SST de capacitación de
SST
Verbalmente, reportes
10 Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato. de “condiciones
inseguras”
Reporte e
11 Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente. investigación de
Accidentes de trabajo

Para constancia Firman:

FECHA NOMBRE CEDULA CARGO FIRMA