1.

1 Área Administrativa

1.1.1 Gestión Financiera (FI)

Contabilidad General

El sistema de Contabilidad General estará integrado en línea con Ventas, Compras,

Inventario, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Activos Fijos, Tesorería y Costos. Todas
las operaciones realizadas en cualquier módulo implementado actualizarán
automáticamente la contabilidad general, garantizando el cuadre permanente entre el
Libro Mayor y los Auxiliares. La contabilidad estará basada en la combinación de un plan
de cuentas de 10 dígitos para Activo, Pasivo, Capital y Cuentas de Resultado y una
estructura o jerarquía de centros de costos/ingresos que se asociarán a las cuentas de
resultado permitiendo cualquier combinación.

El sistema es multimoneda con lo cual registrará automáticamente operaciones en

cualquier moneda extranjera provenientes de los módulos de Cuentas por Pagar o
Cuentas por Cobrar y se calculará automáticamente las diferencias de cambio,
registrándolas en una o más cuentas definidas. SAP tiene incorporada una funcionalidad
de drill-down (taladro) que permite, partiendo de la Contabilidad, llegar hasta los
documentos que generaron tales registros contables, pudiendo auditar incluso, la hora
exacta y la persona que registró la operación.

En cuanto a la administración del plan de cuentas, el sistema permitirá crear rangos de

cuentas y asignar características de clase a cada rango, de forma que al crear una cuenta
nueva dentro de un rango la misma heredará automáticamente las características. Será
posible incluso crear asientos contables a partir de modelos o copiar asientos contables de
un mes a otro (para automatizar tareas repetitivas).

En cuanto a los Estados Financieros, se generarán automáticamente a partir de máscaras,

que se aplican al Balance de Comprobación, en las que se indican que cuentas del Balance
de Comprobación corresponden a que rubros del Balance Final y cómo se desea totalizar
la información.

Cuentas por Pagar

Cuentas por Pagar funcionará de manera integrada con Compras, Inventarios y Tesorería y
Proyectos. Todas las recepciones de materiales o servicios, una vez aceptadas, generarán
un aumento de inventario valorizado o de la cuenta de gastos según el precio de la orden
de compra y una provisión para pago a proveedores, para de ésta manera tener registrado
el pasivo al cierre aunque no se haya recibido la factura del proveedor. Cuando llega una
factura, ésta heredará los datos de la orden de compra y la recepción de material o
servicio, bloqueando el pago si existen diferencias (el pago puede desbloquearse con la
debida autorización). En este momento se descarga esta cuenta de compensación, se
contabiliza el crédito fiscal y el pasivo definitivo con el proveedor. Cuando se genere una
cuenta por pagar, se actualizará automáticamente el flujo de caja (Tesorería). El sistema
permitirá registrar anticipos y abonos parciales a facturas de proveedores.

Para la realización de pagos existen dos posibilidades:

a) Manual: en la cual, se ingresa en la cuenta auxiliar del proveedor, se visualizan las
partidas y se seleccionan las partidas a pagar en base a múltiples criterios; una vez
escogidas las partidas a pagar, el sistema calcula automáticamente el descuento por
pronto pago si lo hubiere y las retenciones que correspondan (impuesto a la renta,
municipales, etc.). Luego, se indica el banco y la vía de pago (se pueden emitir los
cheques en formulario continúo o manualmente o realizar transferencias bancarias)
actualizándose la contabilidad automáticamente.
b) Programa de pago automático: se definen las fechas de pago en el mes y las políticas
de pago (aprovechar descuentos o pagar al vencimiento), luego el sistema emite una
propuesta de pago (listado en el que sugiere todos los proveedores y facturas a pagar
de acuerdo a la política), esta propuesta puede ser analizada y modificada, para luego
aprobarla definitivamente. El sistema realiza entonces un proceso de pago masivo, en
el que emite automáticamente todos los cheques, un listado de control y realiza todos
los registros contables. Se podrán bloquear (y posteriormente liberar, pagos a nivel de
proveedor y de factura). El sistema emitirá los reportes de historial de pago y análisis
de vencimientos, en base a una serie de parámetros definidos por el usuario. Los
proveedores pueden agruparse en base a diferentes criterios, para aplicarle políticas
de pago diferente.

Cuentas por Cobrar

El sistema de Cuentas por Cobrar en SAP ERP proveerá de la misma funcionalidad y

herramientas del de Cuentas por Pagar, ya que en SAP ERP ambos sistemas son espejo el
uno del otro. En este caso la factura de ventas también hereda toda la información del
pedido de venta a partir de los procesos estándares o de los hitos facturable del proyecto.

Para la realización de cobros se ingresa en la cuenta auxiliar del cliente, se visualizan las
partidas y se selecciona las partidas a pagar en base a múltiples criterios; una vez
escogidas las partidas a cancelar, el sistema calcula automáticamente el descuento por
pronto pago si lo hubiere. Luego, se indica el banco y la vía de pago (se pueden emitir los
recibos de pago en formulario continuo) actualizándose la contabilidad automáticamente.

El sistema emite los reportes de historial de pago y análisis de vencimientos, en base a una
serie de parámetros definidos por el usuario. Los clientes pueden agruparse en base a
diferentes criterios, para aplicarle políticas de cobro diferente.
1.1.2 Gestión Costos (CO)

El módulo de control de costos y gastos de SAP ERP es una poderosa herramienta que
funciona en forma paralela a la contabilidad principal, pero que se mantiene integrada en
línea. Permite diseñar una estructura de la empresa donde cada departamento o área
funcional se constituirá en un centro de costo y a éste serán imputados todos los gastos
que de allí se generen. Este modelo de imputación está basado en una combinación de
cuenta de gastos con centros de costos.

SAP ERP contiene herramientas que permiten automatizar la distribución de gastos entre
centros de costos primarios (Ciclo de Distribución) y la asignación o distribución de gastos
acumulados en centros de costo primarios o colectores a centros de costo secundarios o
receptores (Traspaso y Sub-reparto). En cuanto a esta herramienta para la distribución,
SAP ERP es muy flexible y permite hacerlo en base a valores fijos, porcentajes fijos, valores
estadísticos (cantidad Empleados, KWH, mts2, etc.) y finalmente facturación interna de
actividades. En cuanto a la auditoria, todo registro de una cuenta de gastos en la
Contabilidad General, genera automáticamente un documento en la Contabilidad de
Costos y Gastos, que puede ser auditado en cualquier momento.

Finalmente SAP ERP cuenta con Ordenes Internas de Costos, que son objetos de costos a
los que puede imputársele, cualquier concepto, desde proyectos, materiales, hasta
servicios y gastos y que pueden ser liquidados contra cualquier otro objeto: cuentas de
resultado, producto o proyecto. Estas Ordenes Internas, serán muy útiles para realizar
seguimiento de Proyectos.

SAP ERP también permite realizar una planificación de estos gastos y un posterior
seguimiento comparando gastos planificados contra reales, tanto en los centros de costo
como en las órdenes internas.

Control de gastos y costos funciona de manera enlazada con el módulo de proyectos y

permite imputar los costos de materiales, servicios, y mano de obra, y distribuir los
costos indirectos de ingeniería de acuerdo a diversos criterios, para finalmente obtener el
costo de los proyectos.

1.1.3 Activo Fijo

El sistema SAP ERP permitirá realizar todas las operaciones relacionadas con los
activos fijos: construcción, adquisición, capitalización de intereses y costos
indirectos, incorporación de mejoras, depreciación, venta y desincorporación, lo que
será útil para registrar los costos del proyecto de centralización. El sistema realizará
la depreciación tomando en cuenta los parámetros establecidos en la política de
depreciación y esta depreciación podrá trasladarse de un proyecto a otro por medio del
manejo de órdenes. El sistema calculará el resultado y realizará los registros contables
automáticamente en los casos de venta y desincorporación de activos. Podrán
separarse los activos por clase, grupos y sub-grupos y asignarse para su control a
centros de costo (departamentos). Posteriormente podrán transferirse los activos de un
centro de costo a otro o incluso de una orden a otra.

En este módulo será necesario hacer la revisión completa de la configuración, para

poder establecer su funcionamiento y su impacto en el plan de cuentas.

1.2 Área Operativa

1.2.1 Gestión de Materiales (MM)

El módulo de gestión de materiales funciona como un ciclo completo que puede

comenzar con la planificación de necesidades o solicitud de compras (materiales o
servicios) y termina con la verificación de facturas (registro del pasivo), que está
integrada al módulo de Finanzas.

En la figura que sigue a continuación se esquematiza conceptualmente el proceso de

Compras y su integración con Finanzas.

Roles

Administración Empleados
proveedores
Planificación Requisición-
Aprobación Cotización Comprador
compras

1 2 3 Gerente de Compras

Auxiliar de Almacén

Auxiliar de pagos

Gerente de Contabilidad

Gerente de Planta

Selección Aprob. term y Orden

proveedor cond. Compra Gerente de Departamento

4 5 6 Gerente de Producción

Gerente de Sucursal

Gerente De Finanzas

Cuentas x Pagar

Entrada Verificación Administrador(a)

Mercancía Factura Pago • Menus x usuario
• Accesos
• Entrevistas
7 8 9 • Licenciamiento
• Usuarios pruebas
 1.2.1.1 Planificación de necesidades

La Planificación de Necesidades permite generar solicitudes de pedido (para inventario)

automáticamente en base a diferentes herramientas que permiten planificar la rotación
de los materiales. Regularmente el planificador corre el proceso llamado M.R.P. Y
este propone los materiales a adquirir y sus cantidades, generando además las solicitudes
de pedido, que luego de ser analizadas por el planificador pueden ser aprobadas,
modificadas o rechazadas.

La Empresa puede utilizar la planificación basada en máximos y mínimos, para

Insumos, material POP, mantenimiento, protección integral, etc. Los puntos máximos y
mínimos aprobados para cada material serán cargados inicialmente en los datos maestros
por el responsable de la planificación. Posteriormente y en base al análisis de los reportes
de la rotación real, estos valores podrán ser ajustados para optimizar la gestión.

1.2.1.2 Compras (Materiales y Servicios)

En SAP, la Solicitud del Pedido de compras (requisición), será el documento interno que
notificará al departamento de compras la necesidad de aprovisionar materiales,
contiene la cantidad requerida y la fecha de entrega. Estas solicitudes de pedido
podrán ser creadas en el sistema manualmente por el usuario o generadas de forma
automática por la corrida del Planificador de necesidades.

Cuando la Solicitud de pedido haya sido aprobada, el encargado de compras procederá a

seleccionar el proveedor para lo cual podría utilizar la información histórica del sistema o
iniciar un proceso de licitación. Para el proceso de licitación se contará en SAP con un
documento llamado Petición de Oferta el cual contendrá los materiales, las cantidades,
la fecha de oferta y la fecha de entrega requerida. Estos documentos serán enviados
a diferentes proveedores solicitando los precios para un determinado pedido de
materiales o servicios. Una vez que los proveedores envíen la información solicitada, se
podrá registrar en el sistema y comparar los precios de las diferentes propuestas para
finalmente seleccionar el proveedor. Existe una funcionalidad en SAP para comprar
todas las ofertas registradas que genera un reporte de ayuda para la selección del
proveedor con mejores precios.

Cuando se haya seleccionado el proveedor se creará en el sistema el Pedido de

Compras. Este documento contendrá el material o servicio solicitado, las cantidades,
fecha de entrega, proveedor, precios, otros costos indirectos, condiciones de pago, etc.
El pedido de compras también se someterá a un procedimiento de aprobación (firma
electrónica) de acuerdo a los lineamientos definidos por el grupo y sólo cuando haya
sido liberado en el sistema se podrá trasmitir al proveedor. Este proceso genera a su
vez el Compromiso presupuestario, siendo este el momento en que se disminuye la
 disponibilidad registrada en dicha estructura presupuestaria.

Otra forma de aprovisionamiento que se podrá utilizar en la empresa es a través de

contratos (Pedidos Abiertos) en los cuales se establece una relación a largo plazo con un
proveedor para la entrega de materiales o servicios durante un período de validez
determinado.

En este caso se identificaría si una requisición puede suplirse con una nueva compra o
adjuntarla a uno de los contratos existentes. En el caso de pedidos al exterior, SAP
permitirá planificar los costos indirectos (ej: flete, aranceles de aduana, honorarios del
despachante, etc.) y posteriormente controlar cuando esos costos indirectos sean
facturados.

Posterior a la compra y al envío de la orden al proveedor, se recibirá la

mercancía en los almacenes correspondiente con su respectiva factura la cual será
verificada en el sistema para finalmente efectuar el pago. Tanto en la recepción de la
mercancía como en la recepción de la factura se pueden definir límites de tolerancias
para aceptar las desviaciones que se puedan presentar entre las cantidades y pedidos,
las cantidades entregadas y las cantidades facturadas, así como diferencias en los
precios facturados versus los de la orden de compra.

1.2.1.3 Gestión de Inventarios

Al recibir el material en almacén se registrará un movimiento de entrada con referencia

al pedido de compra y de ésta forma se pueden manejar límites de tolerancias permitidos
por cantidades superiores o menores a las indicadas en la orden de compra. Al registrar
en SAP este movimiento se generan automáticamente tres tipos de documento: un
Documento de Material, que indica el material, el almacén y las cantidades para
actualizar el inventario disponible, un Documento Contable en el cual se podrá observar
los efectos contables causados por el movimiento de inventario y un documento que
indicará que el presupuesto ha sido Causado. Por una parte se valora el inventario
tomando en cuenta el precio de la orden de compra y otros gastos relacionados que se
carguen al material (p.e. En el caso de importaciones) y de forma automática se
actualiza el precio promedio variable del inventario en el maestro de materiales. Por
otra parte, se genera una cuenta puente (cuenta EM/RF entrada de materiales/recepción
de facturas) que será cerrada contra la cuenta por pagar al proveedor al momento de
recibir la factura.

La recepción de facturas también se hace con referencia a la orden de compra y si al

recibir las facturas se presentan otros gastos no planeados que deban cargarse al valor
del inventario el sistema automáticamente actualizará el precio promedio variable del
material en caso de tener existencias en almacén y en caso contrario se cargará en una
cuenta de diferencia de precios.
SAP ERP también contempla la toma de inventario físico, para lo cual se contará con un
reporte generado desde el sistema que contiene un listado de los materiales que se
desean inventariar. Al efectuar el conteo físico las cantidades obtenidas se deberán
registrar en SAP y se podrá generar un reporte para comparar las cantidades contadas
físicamente y las cantidades del sistema. De igual forma se podrá ejecutar un
proceso automático para contabilizar las diferencias presentadas en el inventario
contra las cuentas que en el grupo se defina.

1.2.1.4 Verificación de Facturas

Con la utilización de SAP ERP la verificación de facturas será el último paso del ciclo de
aprovisionamiento en el módulo de materiales (Gestión de Materiales – MM). Las
facturas y las entradas de material y servicios serán registradas en el sistema con
referencia a una orden de compra y de esta forma se podrá mantener una relación
histórica de las cantidades pedidas, las cantidades recibidas y los montos facturados.

Al momento de recibir la factura, el sistema compara las cantidades, los precios

indicados con lo acordado en la orden de compra, lo indicado en la recepción del
material y en caso de presentarse desviaciones, el pago de la factura quedará
bloqueado de acuerdo a ciertos límites de tolerancia que serán definidos por la
Empresa.

Estarán a disposición una serie de reportes en los cuales se podrá consultar

información referente a la compra y el historial de las mismas para llevar una relación
entre la orden de compra, la entrada de material, la verificación de facturas y los
pagos a proveedores lo cual permitirá hacerle seguimiento a cada una de las compras
efectuadas ya sean locales o de importación.

1.2.2 Producción

Planificación/previsión de la demanda futura

Planificación de la producción agregada incluida la verificación de capacidad con el fin de

verificar a nivel de grupo de producto si se puede cumplir con la demanda.

Transferencia de los resultados de la Planificación a largo plazo (utilizando el módulo LTP)

para permitir la simulación de las cantidades necesarias, basándose en los planes de
producción.
La planificación se lleva a cabo en versiones de planificación separadas (simuladas).

Revisión y ajustes de las necesidades planificadas, según sea necesario

Una vez se aceptan las necesidades simuladas, la demanda (necesidades independientes)

se transfiere a continuación a la gestión de demanda activa para una
programación/planificación de producción y MRP detallada en la versión activa.

El escenario de fabricación contra stock (MTS) se centra en:

Fabricación independiente del pedido de cliente utilizando la gestión de fabricación MTS

(contra stock) / de órdenes de fabricación.

Necesidades primarias planificadas

Fabricación iniciada por un plan de producción

Fabricación contra stock - fabricación a dos niveles para subconjuntos y partes elaboradas

Utilización de versiones de fabricación

Ampliación opcional: Número de serie para productos elaborados

Ampliación opcional: Trabajo externo

Referencias a distintos escenarios de aprovisionamiento para materias primas

Este proceso se centra en las actividades de renovación y las contabilizaciones de material

después de la ejecución de producción para el material original (incluida la entrada de
mercancías del producto), con una orden de fabricación de renovación adicional.

Después de la ejecución de una contabilización de traslado de material del producto

original a un material de renovación especializado, se genera una nueva orden de
fabricación.

El material de renovación se utiliza como componente y el producto vuelve a ser el

material original.

La valoración del material de renovación debe reflejar el valor de producto terminado

menos los costes de renovación.

Los costes se recogen en la nueva orden de fabricación y se liquidan en Controlling como

desviaciones de producción. Adicionalmente, la contabilización financiera que se inicia a
partir de la contabilización del traslado de material cubre el promedio de los costes de
renovación.
En este escenario, el proceso de renovación del material fabricado en stock se lleva a cabo
mediante la creación de una nueva orden de fabricación, se utiliza el material que debe
renovarse como entrada y se obtiene el mismo material como salida.

Los costes se recogen en la nueva orden de fabricación y se liquidan en Controlling como

desviaciones de producción.

1.2.3 Gestión de Mantenimiento

1.2.3.1 Datos maestros

Objetos técnicos: representan los elementos que reciben el mantenimiento, se dividen

en:

 Ubicaciones técnicas, áreas físicas, funcionales o lógicas donde se realiza el

mantenimiento.
 Equipos, elementos de trabajo a los cuales se realiza un mantenimiento.
 Conjuntos de mantenimiento, grupo de materiales o repuestos con una unidad
lógica o física que sin embargo no pueden ser catalogados como equipos.

Puestos de trabajo: Define a los elementos que realizan el mantenimiento, cuadrillas,

talleres, maquinarias especializadas, etc.

Listas de despiece: Define el conjunto de repuestos o piezas intercambiables de una

ubicación técnica o equipo.

 Puestos de Trabajo: Todos los Avisos y Órdenes de mantenimiento deberán sugerir

un Puesto de Trabajo Responsable para ejecutar las acciones requeridas. Este
Puesto de Trabajo podría ser sustituido posteriormente, según las necesidades de
Planificación y/o Programación. Los Puestos de Trabajo asignados a los Avisos
serán transferidos automáticamente por el sistema a las Órdenes de
Mantenimiento. Todo trabajo programado de Mantenimiento puede incluir uno o
más Puestos de Trabajo para la ejecución de las actividades requeridas. Incluso
estos Puestos de Trabajo adicionales previstos durante la etapa de Planificación
pudieran ser diferentes a los que se empleen durante la etapa de Notificación de
las actividades realmente ejecutadas.
 Clases de Actividad: Estas entidades se incluyen conjuntamente con el Puesto de
Trabajo, en combinación con un Centro de Costo, indicando una tarifa horaria para
cada Puesto de Trabajo.
 Capacidades: La mano de obra interna representada por cada Puesto de Trabajo se
mide empleando Capacidades, ya sea en términos de horas – hombre, horas –
máquina, o combinaciones entre éstas. En el caso de los Puestos de Trabajo de
Mantenimiento, se entiende que estas entidades son agrupaciones de personas
 según una disciplina como Mecánicos, Electricistas y Técnicos en Instrumentación,
por ejemplo. Por lo tanto, las capacidades de los Puestos de Trabajo de
Mantenimiento se miden en horas - hombre. Cada Puesto de Trabajo posee una
cantidad de personas, que laboran según un Programa Diario (Hora de Inicio, Hora
de Finalización, Pausas y / o % de Disponibilidad), de manera que el producto de
multiplicar las horas laborables diarias de cada persona por la cantidad de
personas produce la capacidad diaria para todo el Puesto de Trabajo de
Mantenimiento.
 Listas de Materiales: Son enumeraciones estructuradas de partes o repuestos
catalogados (de stock o no stock) que se requieren para ejecutar actividades de
mantenimiento. Cada elemento ofrece una identificación del material, su
descripción, la unidad de medida y la cantidad por operación en la Orden de
Mantenimiento.
 Hojas de Ruta: También aludidas como “Planes de Trabajo”, son secuencias de
operaciones que se necesita ejecutar para cumplir con cualquier trabajo de
mantenimiento. Estas secuencias incluyen un Encabezado con datos que se aplican
a todo el trabajo y un Resumen de Operaciones que describe todos los pasos que
se van a ejecutar. Cada renglón es una Operación con una descripción breve y,
eventualmente, también una descripción larga, un Puesto de Trabajo o Clave de
Control que define el origen de la mano de obra, el tiempo de ejecución en
términos de duración individual, el trabajo total en horas - hombre y la Clase de
Actividad donde se define la Tarifa aplicable para mano de obra interna. Además,
cada Operación puede incluir un Resumen de Componentes con los mismos
campos definidos previamente en el párrafo de “Listas de Materiales”. También se
puede incluir un Resumen de Medios Auxiliares de Fabricación (MAF), indicando
todas las herramientas especiales, equipos y documentos eventualmente
necesarios para ejecutar apropiadamente la tarea de mantenimiento.
 Estrategia de Mantenimiento: Es una entidad de datos que determina cómo
aparecerán las Órdenes generadas por un Plan de Mantenimiento. Incluye los
llamados “Paquetes de Mantenimiento” que definen las frecuencias con las cuales
hay que ejecutar las actividades de mantenimiento (por ejemplo, cada dos meses,
cada 5000 km, cada 500 horas de operación). También contienen Parámetros
adicionales de Programación como Factores de Decalaje, Tolerancias de adelanto y
atraso para las tareas y jerarquías entre frecuencias. Mientras la Estrategia se
asigna a nivel del Encabezado, los Paquetes se asignan a cada Operación dentro de
la Hoja de Ruta.
 Puntos de Medida: Son lugares físicos donde se hace seguimiento a una condición
dentro de un Objeto Técnico. Los ejemplos incluyen: temperatura, velocidad de
rotación, etc. El status de la condición se determina a través del valor de la
Característica sometida a medición, a través de los llamados “Documentos de
Medición”. Un tipo particular de Punto de Medida es un Contador, el cual describe
magnitudes acumulativas como horas de operación, kilómetros recorridos, etc.
 Maestro de Materiales (con Valoración Separada y Serialización): Es el objeto
principal en las Órdenes de Renovación. Cada material a ser tratado por el proceso
 de Renovación debe estar asociado a una de tres posibles Categorías de
Valoración: Nuevo (valorado a Precio Promedio), Reparado o Renovado (valorado a
un precio igual al costo promedio de la Reparación o Renovación) y Dañado (en
algunas empresas se valora como cero, en otras se establece un valor convencional
o simbólico). Cada elemento en la Renovación se debe asociar a un número serial
en el sistema, porque tanto el proceso de Mantenimiento como el de Inventario
necesitan identificar y hacer seguimiento a cada elemento en forma individual.
 Catálogos de Mantenimiento: Serán empleados los cinco Catálogos propuestos por
SAP para caracterizar incidencias de Mantenimiento Correctivo, a saber:

 Partes de Objetos
 Síntomas
 Causas
 Medidas
 Acciones

 Ubicaciones Técnicas: Lugares físicos o lógicos sobre los cuales se puede planificar,
programar y ejecutar labores de Mantenimiento. Estos elementos se identifican a
través de un sistema de codificación que representa las relaciones estructurales y
jerárquicas entre estas entidades.

1.2.3.2 Avisos de mantenimiento

Esta funcionalidad define el documento primario de mantenimiento correctivo, a través

de un aviso de mantenimiento indicamos la necesidad de ejecutar un mantenimiento e
incluso su inicio detallando cuales pasos se están tomando para iniciar la ejecución del
trabajo. El paso siguiente es crear una orden en referencia a este aviso.

1.2.3.3 Ordenes de mantenimiento

Al crear una orden de mantenimiento bien sea en referencia a un aviso previamente

colocado, de forma directa o a través de un plan de mantenimiento se establecen los
pasos a ejecutar para corregir una situación de mantenimiento detallando operaciones de
trabajo, repuestos y tiempos de ejecución.

A nivel de Sistema se trabajan con las siguientes Órdenes:

 Orden de Mantenimiento Correctivo.
 Orden de Mantenimiento Preventivo.
 Orden de Renovación.
 Orden de Calibración
 1.2.3.4 Planificación de capacidad

Al preparar el trabajo necesario de acuerdo a las órdenes de mantenimiento colocadas, en

el sistema se crean necesidades de capacidad en los puestos de trabajo, así se puede
exigir al sistema que la programación del trabajo tenga en cuenta la oferta de capacidad
de los puestos de trabajo evitando la sobre utilización de los recursos de mantenimiento

1.2.3.5 Planificación de mantenimiento

 Los planes de mantenimiento son elementos de programación flexible para

mantenimiento preventivo, pudiendo crear de modo simple planes de ordenes o
avisos de mantenimiento:
 Por fechas, se definen plazos de ciclos simples o múltiples de acuerdo a las
necesidades de mantenimiento
 Por medición, se establecen puntos de medida cuantitativos que generan de
acuerdo a valores de umbral definidos las necesidades de mantenimiento
 Por estado, se establecen puntos de medición cualitativos que definen el estado
del objeto de mantenimiento y sus necesidades de mantenimiento.
 Planificación de labores
 Hoja de ruta, es un conjunto de operaciones y piezas de repuesto que se aplica a
un equipo o ubicación técnica en una labor de mantenimiento.
 Juegos de instrucciones, conjunto genérico de instrucciones de mantenimiento y
piezas de repuestos que pueden ser aplicadas a múltiples objetos técnicos

1.2.3.6 Mantenimiento Correctivo

En este escenario el mantenimiento es esencialmente reactivo luego de ocurrida una falla

se generan avisos de atención de la avería y luego del tratamiento inicial de la misma se
generan órdenes de mantenimiento con referencia al mismo. Se usa principalmente para
atención de fallas no recurrentes, con ocurrencia fuera de periodicidad o por falta de
revisión de los niveles de utilización de equipos desgastados.
 1.2.3.7 Mantenimiento preventivo

Escenario de mantenimiento que se nutre de dos fuentes principales, el plan de trabajo

del fabricante y las historias de mantenimiento propias del equipo. El sistema permite la
generación de múltiples planes para cada objeto de mantenimiento y la generación de
órdenes de mantenimiento o avisos según requiera la filosofía de trabajo.

1.2.4

1.2.5 Ventas y Distribución

El módulo de Ventas y Distribución de mySAP Business All in One posee una funcionalidad
que cumple y excede largamente las necesidades de las organizaciones y además está
integrado en tiempo real con los módulos MM (Manejo de Materiales) y FI/CO
(Contabilidad, Cuentas x cobrar, Tesorería, costos e ingresos), garantizando, la validez de
la información utilizada en el momento de registrar un pedido, realizar una cotización al
cliente, facturar o analizar una cuenta por cobrar.

Toda la información relevante de los clientes (datos básicos, organizacionales, logísticos y

financieros) y de los productos (características generales, datos de proyectos, costos y
precios, etc.) es almacenada en una base de datos general la cual es compartida por todas
las áreas involucradas y utilizada en cada paso de la gestión de ventas, evitando así el re-
trabajo en la carga de los datos y la necesidad de conciliación entre la información de los
distintos departamentos. Al realizar cualquier tipo de transacción el sistema
automáticamente utiliza la información relevante del cliente

La gestión de determinación de precio utiliza el cálculo de precios y de costos para los

clientes de forma automática, aplica las políticas de precios generales de la compañía
configuradas en el sistema, evaluando todas las condiciones del cliente (Clase, ubicación
geográfica, clasificación, condiciones de pago, fecha de venta) los atributos del producto
(costo, margen de utilidad, clasificación, promoción, tipo, grupo, etc.) y otros elementos
que podrían tomarse en cuenta para calcular los precios de venta. La información sobre
cada uno de estos factores se puede almacenar en el sistema como datos maestros. Estos
datos maestros se almacenan en forma de registros de condición.

1.2.5.1 Facturación (SD-BIL)

La facturación representa la etapa de tratamiento final de una operación comercial en

ventas. La información sobre la facturación está disponible en cada una de las etapas de
gestión de pedidos y de entregas.

Este componente contiene las siguientes funciones:

 Creación de:
 Facturas basadas en pedidos.
 Emitir abonos y notas de cargo.
 Facturas proforma.
 Cancelar operaciones de facturación.
 Funciones de determinación de precio generales.
 Transferir datos de facturación a Gestión financiera (FI).

Al igual que todas las fases de la gestión de pedidos en SAP, la facturación está integrada
en las estructuras organizativas. Por lo tanto, se puede asignar a las operaciones de
facturación una organización de ventas determinada, un canal de distribución y un sector.
Dado que la facturación tiene una interfase con Gestión financiera, son importantes las
estructuras organizativas del departamento de finanzas (tanto la sociedad como las
organizaciones de ventas asignadas a las sociedades).

Durante el tratamiento de la facturación, se crean, modifican y borran documentos de

facturación (facturas, abonos, notas de cargo, etc.).

Se pueden crear documentos de facturación:

 Con referencia a un pedido de cliente.

Se puede ver un documento completo, posiciones individuales o las cantidades parciales

de posiciones.

Se pueden crear documentos de facturación de las siguientes maneras:

 Haciendo que el sistema procese un pool de facturación automáticamente como

tarea de fondo.
 Procesándolos manualmente a partir de un pool de trabajo.
 Creando un documento de facturación explícitamente.
También se pueden utilizar las siguientes formas de liquidación:

 Combinando varios documentos SD en un documento de facturación colectivo.

 Facturando uno o varios documentos SD con varios documentos de facturación
(esto se denomina una partición de factura).
 Creando una factura individual para cada documento de ventas.

1.2.5.2 Gestión de Transporte (LE – TRA)

El transporte es un elemento esencial de la cadena logística. Afecta tanto a las mercancías

de entrada como a las de salida. La planificación y gestión eficaz del transporte garantizan
su envío puntual y su llegada a tiempo. Los gastos de transporte tienen un papel esencial
en el cálculo del precio de un producto. Es importante que los gastos de transporte sean
mínimos para que el precio del producto sea competitivo. La planificación y gestión eficaz
del transporte permiten mantener bajos los costes.

Tal como se ilustra en el siguiente gráfico, puede utilizar las funciones de transporte SAP
para la planificación y gestión de:

 Transportes entrantes en la Gestión de materiales basados en pedidos y avisos de

entrega.
 Transportes salientes en Comercial basados en pedidos de cliente y entregas.

El siguiente gráfico muestra este proceso:

La planificación y gestión del transporte se basa en el documento de transporte. Este

documento facilita el flujo de información desde el responsable de transporte hasta el
cliente y hasta cualquier agente de servicios implicado en una operación comercial.

El componente de transporte incluye funciones básicas de la gestión de transporte:

 Planificación de transporte y despacho de expedición.

  Cálculo de gastos de transporte.
 Liquidación de gastos de transporte.
 Cálculo de gastos de transporte para clientes individuales.
 Facturación del porte del cliente.
 Selección del agente de servicios.
 Gestión del medio de transporte y de las funciones.
 Seguimiento y supervisión de los transportes.
 Gestión de los gastos de transporte.

Estas funciones de transporte pueden realizar la planificación y la gestión tanto para el

transporte entrante como para el saliente. Puede controlar y supervisar todo el proceso
de transporte desde la etapa de planificación hasta la salida de mercancías desde su
propio puesto de expedición (para transportes salientes) o en la sede del proveedor (para
transportes entrantes), pasando por la entrada de mercancías en el domicilio del cliente o
en su centro.

Otras funciones disponibles son el cálculo y la liquidación de gastos de transporte con el

agente de servicios, la transferencia a contabilidad, la creación de abonos y la verificación
de facturas.

1.2.5.3 Planificación de transporte

La planificación de transporte implica todas aquellas actividades que deben llevarse a

cabo antes de la salida de un transporte desde el puesto de expedición. Estas actividades
incluyen:

 Contratar los servicios de un transportista.

 Organizar el medio de transporte.
 Especificar la ruta de transporte.
 Definir las etapas para cubrir esta ruta de la manera más eficaz posible.

Existen diferentes clases de documentos de transporte para tratar las diferentes formas
de transporte (por ejemplo, transportes individuales o transportes colectivos). Los
documentos de transporte se utilizan como base para llevar a cabo la planificación de
transporte. Esto incluye, entre otras cosas, la ejecución de las actividades que se han
citado.

Existen diferentes clases de pools de trabajo y listas que pueden utilizarse para realizar
diversas tareas en planificación de transporte:

 Pool de transporte, se utiliza para establecer las entregas entrantes o de salida que
están listas para ser enviadas. Una vez creada la lista, puede:

- Crear los documentos de transporte necesarios para entregas entrantes o de salida

específicas.
- Especificar el pedido en el cual deben suministrarse las entregas entrantes o de
salida (o las posiciones de transporte).

- Pool de planificación de transporte, cuando se crea el pool de transporte, no se

suele tener toda la información necesaria para concluir la planificación de transporte. Por
ejemplo, es probable que no sepa qué transportista se ocupará del transporte de las
mercancías en esta etapa. También podría decidir no terminar toda la planificación de un
transporte de la lista de transporte porque todavía no se ha utilizado toda la capacidad de
este transporte. Una vez que se dispone de la información necesaria o después de que se
produzcan entregas suficientes para llenar el transporte, puede utilizar la lista de
planificación del transporte para ubicar estos documentos y completar la planificación de
transporte.

Este pool contiene documentos para los que todavía hay que completar las actividades de
planificación y que coinciden con los criterios de selección que usted ha definido. Puede
utilizar esta lista como base para llevar a cabo actividades de planificación de transporte,
como la organización de un medio de transporte, el plan de actividades de carga y la
contratación de transportistas.

Además de este pool de planificación de transporte "normal", existen listas adicionales

que puede utilizar para buscar transportes según determinadas categorías. Por ejemplo,
en la lista Grado de utilización, puede registrar el grado de carga del transporte como
porcentaje, según el peso y volumen, a modo de criterio de selección.

En primer lugar, debe determinar las entregas entrantes y de salida listas para ser
enviadas. Para ello, se crea un pool de trabajo basado en los criterios de selección. Las
entregas o las entregas de salida se asignarán automática o manualmente a los
documentos de transporte. Los datos relevantes como, por ejemplo, los puestos de
expedición y los lugares de destino se utilizarán para determinar la ruta y para dividirla en
etapas.

En la entrega, la ruta puede representar:

 Uno o más tramos

 Un enlace entre el lugar de salida y el destino
 La ruta del documento de transporte difiere de la ruta de la entrega.

1.2.5.4 Ejecución del transporte

El objetivo del despacho de expedición es concluir las formalidades que supone preparar
un transporte para su envío al cliente. Las tareas del despacho de expedición incluyen
pesar los transportes, cargar y contabilizar la salida de mercancías. En el check in (cuando
un camión llega a las instalaciones de la empresa) puede grabarse información sobre el
medio de transporte como, por ejemplo, la info detallada del conductor, el peso del
camión y su hora de llegada. Puede almacenar toda esta información en el documento de
transporte e imprimirla en los documentos de transporte cuando, por ejemplo, se
configure el status de despacho de expedición. Hay varios informes disponibles para
ayudarle a seleccionar los transportes relevantes para el check in y los relevantes para el
despacho de expedición.

Después del despacho de expedición, puede comparar directamente en la entrega las

diferencias encontradas entre el despacho de expedición y la entrega (durante el pesaje,
por ejemplo).

Por ejemplo, en el transporte de un producto a granel (gases o líquidos), la cantidad real a

menudo difiere de la cantidad solicitada.

Supervisión de transportes

Para poder planificar y ejecutar los transportes, es importante disponer en todo momento
de un resumen de las actividades de transporte planificadas así como de los transportes
en camino. Para ello dispone de varias herramientas.

Asimismo, puede visualizar simplemente todas las modificaciones realizadas a un

documento de transporte.

Tratamiento de gastos de transporte

Este componente contiene las funciones para calcular y liquidar gastos de transporte en el
transporte. Las siguientes posiciones describen cómo se determinan los gastos de
transporte en el transporte, cómo se transfieren a la contabilidad y cómo se liquidan con
el prestatario de servicios. Asimismo, el sistema le enseña a obtener información acerca
de los gastos de transporte previstos para el pedido.

El cálculo de gastos de transporte se lleva a cabo utilizando la técnica de condiciones en la

determinación de precios SAP. Además de las funciones generales de determinación de
precios, también dispone de las siguientes funciones para calcular los gastos de
transporte:

 Determinación del esquema de cálculo, el sistema determina el esquema de

cálculo que se debe utilizar para calcular los gastos de transporte. La
determinación se realiza mediante el puesto de planificación de transporte, el
agente de servicios, la posición de los gastos de transporte y la clase de expedición.
 Determinación de la base de cálculo, el origen de los datos sobre los que se basa
una clase de expedición durante el cálculo de los gastos de transporte determina la
base de cálculo. Existen las siguientes posibilidades:
 Entrega
 Posición de entrega
 Unidad de manipulación
 Posición de gastos de transporte