Observaciones a los sistemas del Municipio de la Paz.

Sistemas con los que cuentan son:

-Adquisiciones.

-Contabilidad.

-Cuentas por Pagar.

-Nomina.

-Presupuesto.

Observados:

-Adquisiciones.

-Contabilidad.

-Cuentas por Pagar.

Estos sistemas no cuentan con una administración de perfiles de responsabilidades y manejos de

menús.

Adquisiciones:

Proceso.- Realizan requisiciones, cotizaciones y el pedido, se captura la factura y se envía a

contabilidad. En este proceso observamos que el catálogo de productos esta administrado
por el área de adquisiciones y conforme lo soliciten las unidades responsables dan de alta
el producto; en alta registran el identificador del producto que está conformado por la
cuenta de mayor, dicha cuenta la determina el área tomada del catálogo de cuentas de
contabilidad válidas para este sistema, seguido del clasificador y un consecutivo propio del
producto; de esta manera ya que se conforma el pedido y se captura la factura; de este
código toman la cuenta de mayor para generar las pólizas que se requieren en el proceso
de la adquisición, que son las de los momentos contables y la póliza de diario que ampara
la factura capturada.

Administración de usuarios: El área de Adquisiciones tiene el control de los usuarios que

usaran el sistema, así que también controlan el catálogo de las unidades responsables
(Direcciones) que se le asignara al usuario.

Interfaz.- Una vez registrada la factura y generada la póliza contable; el sistema contable
valida los asientos y continua con el proceso para la generación del pago del pedido.
Contabilidad:

Proceso.- hacen el registro manual del asiento contable de las diferentes categorías
(Diario, Presupuesto, Nómina), en la captura del asiento contable solo se muestra la
cuenta de mayor y no se valida a disponibilidad, al cierre de cada mes Contabilidad es en
cargado de realizar los ajustes necesarios para cubrir saldos negativos.

Mientras el periodo este abierto se puede realizar modificaciones a las capturas e incluso
borrarlas. Una vez cerrado el periodo no se puede volver abrir y ya cualquier asiento
contable ya se turna al periodo siguiente.

En caso de ocupar que un asiento contable se realice en un periodo cerrado solamente son
ciertas personas de Contabilidad autorizadas para hacerlo.

Administracion de Usuarios.- Es responsabilidad de Contabilidad dar de alta a usuarios.

Manejo de Cuentas.- cuentan con solo un catálogo de cuentas de mayor en donde se

especifican el tipo de la cuenta (IN, GA, PA), si está habilitada o no , cada año suben el
catálogo de las cuentas activas.

También cuentan con una tabla de tipos de momentos contables dependiendo de la

categoría de la póliza, en esta se indica que momentos generará para cada tipo de póliza.

Interfaz.- una vez validada la póliza se continuara con el proceso y programación de pago,
solo las pólizas que se requiera.

Cuentas por Pagar:

En este sistema calendarizan los pagos de los proveedores generando un folio interno para
identificar el estatus de ese pago, y manejo de la deuda. Para la generación de dicha programación
solo se consideran las pólizas de Diario. En conjunto con el área de Presupuesto determinan que
es lo que se va a pagar.

el contacto con el proveedor lo tiene directamente el área de Caja.

Caja. El sistema de caja solo se mencionó, en el que solamente consulta la información de las
cuentas por pagar para decidir cuándo se pagara. En esta generación se emite la póliza del cheque
y la póliza del momento contable de pagado.