Objetivos y Planificacin de Rutas y Territorios

OBJETIVOS Y PLANIFICACIN DE RUTAS Y TERRITORIOS

Objetivos y Planificacin de Rutas y Territorios

OBJETIVO
Objetivos generales Identificar los principales mtodos para establecer divisiones territoriales y zonas de venta. Saber cuales son las principales caractersticas de una zona de venta. Ser capaz de sealar cuales son los principales mtodos que existen para la construccin de rutas comerciales. Ver qu formas existen para valorar y solucionar imprevistos.

NDICE
1. Zona de Venta. 1.1. Ventajas de una Divisin Territorial. 1.2. Fundamentos y Caractersticas de los Territorios. 1.3. Establecimiento de los Territorios. 1.4. Gestin Rentable y Revisin de los Territorios. 2. Las Rutas. 2.1. Construccin de Rutas. 2.1.1. Mtodo de Planificacin por Agrupacin de Tareas (P.A.T.) Semana Tipo. 2.1.2. Preparacin de Rutas con el Mtodo 4 x 4. 2.2. Organizacin de Rutas para Semanas a medida. 2.3. Tipos de Rutas Clsicos. 3. Importancia y Valoracin de los Imprevistos. 3.1. Las Cinco Reglas de Oro Necesarias para Obtener Eficacia.

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Introduccin

Para una adecuada planificacin de rutas y zonas comerciales debemos de tener en cuenta en primer lugar el territorio o zona, y en segundo lugar que son los clientes los que definen ese territorio o zona y no al contrario. Para ello tomaremos decisiones que definan nuestro territorio, su ubicacin y su tamao. 1. Qu vendemos?. No es lo mismo vender una maquina industrial que una tarjeta bancaria. 2. A quin?. A particulares o empresas. 3. Dnde?. En comunidades autnomas, provincias, ciudades, pueblos y calles. 4. Cmo?. Hay que tener en cuenta la duracin de la entrevista, ajustando tiempos de viaje. 5. Con quin?. Comerciales, teleoperadores, tiendas... Una vez nos hemos hecho stas 5 preguntas, es importante definir la zona de venta para una mejor planificacin y tipo de ruta a seguir.

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1. ZONA DE VENTA
Es el conjunto de clientes actuales, antiguos y potenciales asignados a un determinado vendedor, delegacin, distribuidor . Tiene que estar localizada en un rea que facilite su rentable cobertura y fcil control Nunca nos podemos olvidar a la hora de definir la zona de venta, el garantizar la igualdad de oportunidades para los vendedores.

1.1. VENTAJAS DE UNA DIVISIN TERRITORIAL

Por qu es importante la organizacin territorial?. No porque constituya un objetivo en s misma, sino porque es el soporte fsico de los vendedores, los compradores y las ventas. Y adems: Ofrece una imagen positiva de empresa organizada. Aumenta efectividad de fuerza de ventas. Facilita establecer cuotas de mercado. Mejor cobertura del mercado. Adecuado control y seguimiento. Mejor definicin obligaciones del vendedor.

Aunque tambin es cierto que en determinadas empresas no es necesario, como por ejemplo: A. B. C. D. Empresas pequeas que hay que llegar a todo el mercado. Empresas donde las ventajas estn ms en el vendedor que en el producto. Empresas de alto desarrollo tcnico. Empresas donde trabajan agentes libres y comisionistas.

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1.2. FUNDAMENTOS Y CARACTERSTICAS DE LOS TERRITORIOS

El fundamento y caractersticas de los territorios se basan en: 1. En relacin con el tamao y la ubicacin, los territorios tienen que ser econmicos y asequibles. 2. En relacin con criterios de divisin, los territorios tienen que tener una cierta lgica comercial y de comunicaciones. 3. En relacin con criterios de carga de trabajo, y como se ha comentado al principio debemos tratar de conseguir territorios que permitan igualarlas en lo posible para los distintos vendedores (lo cual es en la prctica difcil al cien por cien, pero debe intentarse una aproximacin).

1.3. ESTABLECIMIENTO DE LOS TERRITORIOS

Informacin de Datos Externos. El mercado potencial, esto es la capacidad de compra de una zona respecto al mercado total. El potencial de ventas, o lo que es lo mismo la cantidad de ventas previstas para un periodo. Ventas del sector, vienen dadas por las ventas reales en un mercado y tiempo dado. Informacin de Datos Internos. Son datos propios de la empresa Ficheros de clientes y fichas clientes potenciales. Carga de trabajo y distribucin del tiempo. Costes de venta. Datos de comunicacin y transporte. Competencia. Ubicacin vendedores actuales y futuros. Calidad de nuestros producto frente a la competencia. Estadsticas de ventas.

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Mtodo de Carga de Trabajo. a. Determinar mercado, esto es donde vamos actuar calculando Nmero de clientes Nmero de visitas Tiempo de cada visita b. Anlisis datos disponibles sobre potenciales de mercado c. Posibilidad para conseguir vendedores y su disponibilidad d. Repartir esa disponibilidad en: Tiempo de cada vendedor / Necesidades totales de nuestro mercado = Nmero vendedores Esto nos da la siguiente frmula: Clientes * Nmero de entrevistas = Vendedores * Tiempo vendedor * ndice utilidad Comentar que el ndice de utilidad es el porcentaje de visita til ( esto es el tiempo real propiamente dicho de entrevista de ventas eliminando preparacin, desplazamiento etc..) en relacin al tiempo total. Nunca olvidar Ajustes de zona para un reparto lo ms equitativo posible y justo para los vendedores. Mtodo de la Descomposicin. Lo calculamos utilizando la siguiente frmula: Nmero total de ventas que queremos / Media de cada vendedor = Nmero de vendedores zona Asigna slo clientes por zona sin tener en cuenta nada ms. Mtodo del Incremento Adicional. Coste de vendedor * Incremento de ventas de cada nuevo vendedor aadido Al aumentar el nmero de visitas, las ventas decrecen y llegaremos a un vendedor con rentabilidad cero. Dependiendo del tipo de producto o servicio y atendiendo a la poltica comercial que tenga la empresa, se aplicar un mtodo u otro, aunque el ms completo y elaborado es el primero que nos da una situacin exacta de la zona.

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1.4. GESTIN RENTABLE Y REVISIN DE LOS TERRITORIOS

La gestin rentable de la zona implica tener siempre presente 5 cuestiones que nos ayudarn a un mayor aprovechamiento del territorio y, dentro del mismo, de nuestros clientes, de la competencia y de los vendedores... Anlisis permanente del territorio. El territorio es algo vivo y que nunca debemos dejar de analizarlo. I. Por si aparecen nuevos clientes y merecen la pena. II. Por si hay clientes que no tocamos y deberamos hacerlo. III. Si hay que suprimir clientes antiguos porque no pagan bien. Revisar cuotas de venta. Esto es tener en cuenta el ndice de penetracin.

Aplicar pequeas cuentas de resultados a los clientes. Esas cuentas de resultados pueden venir por: Cifra de ventas Nmero de unidades Margen Nmero de pedidos Un ejemplo:

Con estos 3 primeros pasos y para clasificar a nuestros clientes nos tenemos que hacer algunas preguntas: Cul es la cifra de ventas anual a partir de la cual mi empresa considera que un cliente es grande?. Cul es la cifra de ventas anual, para considerarlo pequeo?. Por experiencia la proporcin es generalmente de 1 a 10. Ejemplo: Gran cliente por encima de 10M . Cliente pequeo por debajo de 1M .

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Esto nos permite determinar tres tipos de clientes, si aplicamos cuentas por cifra de ventas, en: Grande Cliente tipo (A) Mediano Cliente tipo (B) Pequeo Cliente tipo (C) Esta clasificacin en representacin grfica.

De la grfica observamos que los clientes tipo A supone: El 20% de los clientes hacen el 80% de la cifra de ventas. El 20% de los productos hacen el 80% de la cifra de ventas. El 20% de las causas producen el 80% de los efectos. Esto es lo que se denomina La ley de Pareto (20-80) La siguiente pregunta que nos tenemos que hacer es: Cmo se sitan mis clientes con respecto a la ley 20-80?. Y de aqu nos planteamos las siguientes cuestiones: Nuestra actividad, esta muy concentrada en grandes clientes? Tenemos bastantes clientes? Cmo inciden los pequeos clientes en la productividad del vendedor? Y la rentabilidad de nuestro vendedor? Realizar previsiones de venta a largo plazo. En esas previsiones tenemos que considerar el mercado, a nuestros competidores, las posibles mejoras que hagamos en el servicio o tecnolgicas etc. Mejora en los vendedores. Lo traducimos en las siguientes mejoras para el vendedor: Que tenga informacin. Darle formacin. Darle responsabilidad. Explicarle importancia de un buen servicio al cliente.

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Como hemos ido viendo hasta ahora todo lo que se busca es la mxima rentabilidad del territorio para un mejor aprovechamiento de nuestros clientes y de nuestros vendedores dndoles a stos ltimos toda la informacin posible para que realicen una buena preparacin de su la ruta que se le va a marcar desde la gerencia comercial y de paso que le ayude a preparar la visita de venta a esos clientes en unas mejores condiciones para una venta exitosa. Por ello una vez analizado y revisado los territorios y zonas de venta podemos empezar a pensar en como implantar todo lo que hemos venido comentando. Aqu es donde entran en juego los itinerarios de las ventas, o sea, las rutas. Rutas que, como hemos dicho, son muy importantes seguirlas y mantenerlas para una venta de xito y un servicio de atencin a nuestros clientes importante, por que tan importante como vender es mantener y buscar ms potencial de venta de los mismos.

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2. LAS RUTAS
Una vez definidos los tipos de clientes que tenemos, ahora es el momento de aprovechar al mximo el tiempo de los vendedores y esto lo conseguimos con el estudio y establecimiento de los mejores circuitos de desplazamiento. Entendemos por ruta el conjunto de itinerarios que el vendedor ha de seguir para visitar peridicamente o no, a los clientes asignados. Objetivos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Aprovechar mejor el tiempo de los viajes. Reducir al mnimo el kilometraje. Evitar en lo posible la improvisacin. Llegar al cliente en el momento oportuno. Reducir la fatiga del vendedor. Evitar el olvido de clientes. Aumentar el nmero de visitas tiles.

Tambin existen unas limitaciones que depende del tipo de venta. Siendo imprescindibles en las ventas con visitas numerosas y cuyo rendimiento depende grandemente de un gran nmero de contactos. No lo es tanto cuando se trata de ventas estratgicas muy largas y en las que se juegan grandes cifras. Una vez visto los objetivos vamos a desarrollar cmo es la construccin de una ruta y en qu nos puede ayudar a mejorar nuestros resultados comerciales.

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2.1. CONSTRUCCIN DE RUTAS

Se desarrolla en tres etapas: 1. Preparacin y proyecto. 2. Prueba. 3. Establecimiento. Preparacin y proyecto. Para una correcta preparacin y proyecto tenemos que tener en cuenta una serie de variables: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Calcular el coste de la visita. La duracin de los circuitos puede ser de uno o ms das. El nmero de clientes a visitar y su ubicacin. Clasificacin de los clientes segn nmero de visitas. Tiempo medio por visita. Tiempo de transporte. Tiempos de espera entre visitas. Tiempos muertos e imprevistos. Tiempo para trabajos complementarios.

Prueba y establecimiento definitivo: el rutero. Una vez realizada la preparacin y el proyecto de la ruta tenemos que trasladar la misma a un mapa con los itinerarios correspondientes para atender a una lista de clientes, que hay que visitar el mismo nmero de veces, es sencillo una vez que se han localizado y registrado perfectamente. Este conjunto de itinerarios o rutas es lo que se denomina rutero A continuacin vamos a ver un par de ejemplos de mtodo para establecer el rutero y que nos va a ayudar a entender su preparacin desde un punto de vista prctico.

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2.1.1. MTODO DE PLANIFICACIN POR AGRUPACIN DE TAREAS (P.A.T.) SEMANA TIPO

Si las semanas son muy repetitivas (por ej. venta a la distribucin, visitas a prescriptores por ejemplo farmacias, mdicos, etc.) se puede definir como semana tipo. Para ello debemos: Identificar las tareas significativas de su trabajo. Tareas administrativas. Prospeccin documental. Prospeccin por telfono. Prospeccin por visita. Visita clientes actuales. Visitas clientes potenciales. Concertar entrevistas Planificar por agrupacin de tareas. Por semana, mes, trimestre. Agrupando una o dos tareas en todo el territorio o todas las tareas en partes del territorio. Comprobar que sta planificacin ofrezca variedad. Medir realizaciones a travs de ratios de actividad, como por ej. volumen por cliente, margen por cliente, etc.
REPRESENTACION GRAFICA SEMANA TIPO

En ste modelo de ruta comercial vemos como se coordina trabajo en calle con trabajo comercial y administrativo. Debemos tener en cuenta que hoy en da con los adelantos tecnolgicos podemos adaptarlo para por ejemplo para una mejor preparacin de la ruta o para una mayor agilidad en partes o notas de gastos.

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2.1.2. PREPARACIN DE RUTAS CON EL MTODO 4 X 4

Etapas del mtodo 4x4. 1. Se elabora un cuadro previo, repartiendo los clientes semana por semana en funcin de su frecuencia de visita y teniendo en cuenta las limitaciones que impone nuestra organizacin y la de los propios clientes. 2. Se confronta el resultado obtenido con la localizacin de los clientes sobre mapa precediendo a una redistribucin realista que optimice el desplazamiento. 3. Todo ello respetando el objetivo de dividir el territorio en 4 partes o 4 zonas que se cubren en 4 semanas. Ventajas del mtodo 4x4. Tiene en cuenta los factores bsicos (frecuencia, limitaciones, localizacin, desplazamiento). Es prctico cuando el nmero de visitas por ruta es igual o mayor que 5. Permite un fcil equilibrio en el nmero de visitas por semana. Prctica del mtodo 4x4. En una zona o territorio comprobamos que el ciclo de visita de la clientela es de 3 meses. Posicionamos los clientes en el mapa, previamente dividido en 4 subzonas, dando un color a cada frecuencia de visitas. Al primer cliente le asignamos arbitrariamente las semanas que corresponden a su frecuencia trimestral. Se procede a continuacin, teniendo el mapa ante los ojos a repartir los dems clientes: la semana 1 la subzona 1, la semana 2, la semana 5 la subzona 1, la semana 12 la subzona 4. A continuacin se vuelve a empezar buscando un equilibrio en el nmero de vistas Semana, teniendo en cuenta las fiestas y optimizando recorridos. Puede realizarse un cierto solape de sectores a la hora de distribuir los clientes por rutas. Algunas ciudades sern puntos de paso obligado y algunos clientes pueden ser puntos de irradiacin, a partir de los cuales se construyen rutas de visitas.

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2.2. ORGANIZACIN DE RUTAS PARA SEMANAS A MEDIDA

En los sectores de bienes de equipo, productos industriales, o servicios, donde las visitas sistemticas son menos importantes y suelen aparecer temas urgentes, es necesario tambin organizar las rutas. Cada visita de prospeccin sirve para identificar y calificar al cliente potencial, logrando que nos tenga en cuenta, cuando llegue el momento. Entre tanto es necesario no perder el contacto: fijando fecha de seguimiento. El fichero debe organizar el seguimiento. La experiencia ensea que los vendedores se dejan arrastran por los temas calientes y se vuelcan en ellos destrozando a veces la organizacin de su semana. Cuando los temas calientes acaban favorable o desfavorablemente, la cartera de ofertas calientes se viene abajo, y se encuentra en situacin de prospeccin total. La programacin de ofertas calientes a tratar, temas de seguimiento y prospeccin pura, obliga a repartir esfuerzos y permite alimentar la tolva de las ventas. Es una disciplina que hay que mantener.

CUADRO RESUMEN DE CLIENTES A VISITAR EN PRXIMO TRIMESTRE

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2.3. TIPOS DE RUTAS CLSICOS

La Espiral. Consiste en barrer la zona en circulos concntricos partiendo desde un punto base. Ventajas: Se repasa la zona de forma regular. Para resolver un problema urgente siempre se puede atajar. Inconvenientes: Muchos kilometraje normalmente. Es necesario vivir en el centro de la zona. La topografa de la zona puede crear serios problemas. Gastos de estancia. La Margarita. Cada da se hace una subzona. Ventajas: Posibilidad de pasar por la oficina todos los das. Sin gastos de estancia, el vendedor duerme en casa todos los das. Buena cobertura. Inconvenientes: Necesidad de oficinas en base. Trayectos ms largos (Kms/visitas alto).

Lneas Rectas y Peinado de Subzona. Se inician las visitas partiendo de un puesto alejado, en cuyo entorno hay una concentracin de clientela suficiente. Ventajas: Se peina en profundidad cada concentracin de clientela, sin perder mucho tiempo. Inconvenientes: No siempre es posible encontrar subzonas de concentracin. Gastos de estancia ms elevados.

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Aspas de Molino. Se denomina realmente el propio empleo del tiempo, cuando se puede controlar lo que los clientes llaman urgencias y temas muy importantes. Sin embargo existen bastantes casos en los que el tema urgente o muy importante obliga a desandar el camino. En estas situaciones las aspas de molino suelen ser una solucin razonable. Se basan en trabajar, semana tras semana, una de las cuatro subzonas en que se divide, pero no girando, sino eligiendo para la semana siguiente la subzona opuesta a la que se est trabajando la semana en curso.
Si surge una urgencia en el sector C mientras estamos recorriendo el A, es posible desviarse.

Tan importante o ms que la ruta en si mismo es la gestin de los imprevistos, ya que en la gestin eficaz de los mismo por parte del vendedor va el hacer que el rutero sea fiel reflejo de lo que hemos planificado. Por que si no es as dicha planificacin no habr servido para nada y en vez de visitar para vender solo gestionaremos imprevistos con lo que nos podemos a llegar a quedar sin ruta y lo que es peor sin ventas. Por eso incidiremos en el final de ste tema en la gestin de imprevistos.

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3. IMPORTANCIA Y VALORACIN DE LOS IMPREVISTOS

Es muy grande la cantidad de tiempo que no se puede asignar a venta propiamente dicha o visita de cara al cliente, en el trabajo habitual de un vendedor (y simples visitas de relaciones pblicas para atenciones a clientes para gestiones de cobro, etc). Qu hacer cuando surgen temas urgentes que nos plantean clientes, personal de nuestra propia empresa, de forma imprevista? 1. Determinar urgencia e importancia. 2. Dar el tratamiento adecuado a cada imprevisto. Cuantas veces hacemos de una pequea incidencia una gran montaa que nos lleva por ejemplo toda la tarde y que no nos aporta nada. 3. Decir no si no podemos asumir el planteamiento de un cliente. Saber resistirse y decir no, tambin forma parte de la venta, por que si siempre decimos que si tendremos al cliente todos los das del ao llamndonos por alguna incidencia por pequea que sea, eso nos lleva a que tenemos en la medida de lo posible a educar al cliente para que por ejemplo llame a un nmero de atencin al cliente o a nuestro departamento administrativo para ste tipo de incidencia pequea. Gestin de Imprevistos. A. Mtodos y tiempos: productividad en ruta. La auto administracin del vendedor tiene cuatro dimensiones: 1. Administracin del tiempo. 2. Administracin del territorio. 3. Administracin de los instrumentos de control. 4. Control de la tensin con autocontrol y madurez. B. Simplificacin del trabajo. 1. Analice el trabajo de una jornada de ventas. 2. Pregntese por cada detalle. 3. Deduzca el nuevo mtodo a seguir. 4. Ponga por escrito el nuevo mtodo y aplicarlo. C. Mejor del uso del tiempo. Se basa en tres acciones consecutivas: 1. La programacin de sus actividades 2. La agenda de actuacin 3. El control de realizaciones Por ltimo tenemos que saber administrar la tensin con una actitud, forzada si es preciso, optimista y realista. Hay que asumir que unas veces venderemos y otras no.

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3.1. LAS CINCO REGLAS DE ORO NECESARIAS PARA OBTENER EFICACIA

Para finalizar contar que hay 5 reglas de oro para la eficacia que todo vendedor debe tener en cuenta. 1. Ley de Paretto, aplicada al tiempo. Con el 20% de nuestro tiempo obtenemos el 80% de los resultados deseados. Los problemas por falta de tiempo no se arreglan empleando ms tiempo sino, organizando mejor el tiempo disponible. 2. Ley de Parkinson. Las tareas tienden a durar tanto tiempo como tiempo disponible hay para realizarlas. 3. Ley del Alargamiento Indefinido. El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos. 4. Ley de la Chapuza al Perfeccionismo. Es fcil ser, a la vez, chapuza en unos temas y perfeccionista en otros. Hay que preguntarse Cul es la utilidad de la tarea?. 5. Ley de la Dificultad de Aparcar Camiones. Siempre solemos dejar para ms tarde las tareas que nos resultan ms largas, complicadas y antipticas y nunca encontramos el momento adecuado para ellas.

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