EL DOCUMENTO

ELECTRÓNICO Y SU
CONSERVACIÓN A LARGO
PLAZO
ALEJANDRO DELGADO GÓMEZ
DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE ALBACETE
PRIMERA PARTE: EL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA
NORMATIVA ESPAÑOLA
• Ley de Patrimonio Histórico Español:
• Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra
expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de
soporte material, incluso los soportes informáticos
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA
NORMATIVA ESPAÑOLA
• Norma Técnica de Interoperabilidad de documento electrónico:
• Contenido: conjunto de datos o información.
• En su caso, firma electrónica.
• Metadatos del documento.
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA
NORMATIVA ESPAÑOLA
• Ley del procedimiento administrativo
• Válidamente emitidos por las
Administraciones Públicas
• Por escrito,
• a través de medios electrónicos,
• a menos que su naturaleza exija otra
forma más adecuada de expresión y
constancia
• Información archivada
• Soporte electrónico
• Formato determinado
• Identificación y tratamiento diferenciado
• Datos de identificación
• Referencia temporal
• Metadatos mínimos
• Firmas electrónicas
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA
NORMATIVA ESPAÑOLA
• R.D. 1708/2011, del Sistema Español de Archivos y el Sistema de Archivos de la AGE
• Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las
personas físicas y jurídicas, públicas o privadas
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA
NORMATIVA ESPAÑOLA
• Ley 5/2022, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental del País Vasco.
• Unidad de información, de carácter único y en cualquier soporte o formato, cuyo contenido
estructurado y contextualizado se presenta como evidencia de las acciones, decisiones y
funciones propias de las personas físicas y jurídicas, incluidas las bases de datos y otros objetos
electrónicos de cualquier naturaleza.
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA
NORMATIVA ESPAÑOLA
• Ley 6/2022, de archivos y gestión documental de las Illes Balears
• Cualquier expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codificado, y cualquier expresión
gráfica, sonora o en imagen, almacenada en cualquier tipo de soporte material. Se excluyen
los ejemplares no originales de ediciones, como también las obras de creación y de
investigación editadas, o los que se consideren exclusivamente patrimonio bibliográfico.
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA
NORMATIVA ESPAÑOLA
• Ley 6/2023, de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid
• Toda información producida por las personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza como
testimonio de sus actos, recogida en un soporte y en cualquier formato, con independencia
de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado
EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN LA
NORMATIVA ESPAÑOLA
• Código penal
• Todo soporte material que exprese o incorpore datos, hechos o narraciones con eficacia
probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica
PROBLEMAS CON EL SOPORTE

• Proyecto InterPARES: no tenemos capacidad para conservar un documento electrónico, solo

la capacidad para reproducirlo
• Archivo Nacional de los Países Bajos: Los documentos digitales no son objetos tangibles,
como un libro o una revista, sino una combinación de hardware, software y ficheros de
ordenador.
• Archivo Nacional de Australia:
• Los documentos digitales dejan de ser objetos físicos y son, en lugar de ello, el resultado de la
mediación de tecnología y datos.
• La experiencia solo dura mientras la tecnología y los datos interactúan.
DEFINICIONES DE DOCUMENTO DESDE EL PUNTO
DE VISTA TÉCNICO
• InterPARES
• Documento: Una unidad indivisible de información constituida por un mensaje fijado a un
medio (registrado) de manera sintácticamente estable. Un documento tiene forma fija y
contenido estable.
• Documento de archivo (record): Un documento realizado o recibido en el curso de una
actividad práctica como instrumento o producto de tal actividad, y guardado para acción o
referencia.
OTRAS DEFINICIONES

• ISO 30300
• Documento: Información creada o recibida y mantenida como evidencia y como activo por
una organización en cumplimiento de obligaciones legales o en el curso de su actividad.

• ISO 24143
• Información: Datos en contexto con un significado particular
• Datos: Conjunto de caracteres o símbolos a los que se les asigna o se les podría asignar
significado
PROPIEDADES DE LOS DOCUMENTOS EN EL
ENTORNO ISO
• Autenticidad:
• Es lo que afirma ser
• Ha sido creado o recibido por quien se dice que lo ha hecho
• Ha sido creado o recibido en la fecha en la que se dice que se ha hecho
PROPIEDADES DE LOS DOCUMENTOS EN EL
ENTORNO ISO
• Fiabilidad:
• Su contenido es completo, exacto y fiel representación de las actividades por las que está
• Puede ser usado en el curso de actividades posteriores
PROPIEDADES DE LOS DOCUMENTOS EN EL
ENTORNO ISO
• Integridad:
• Está completo e inalterado
• Está protegido de modificaciones no autorizadas
PROPIEDADES DE LOS DOCUMENTOS EN EL
ENTORNO ISO
• Usabilidad:
• Puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado
• Está ligado al proceso que lo ha producido
• Está vinculado con otros documentos que evidencian operaciones parecidas
LAS PROPIEDADES CLÁSICAS DE LOS
DOCUMENTOS: LA CONFIABILIDAD
• Confiabilidad: la exactitud, la fiabilidad y la autenticidad de un documento
• Fiabilidad
• Autenticidad
• Exactitud
LAS PROPIEDADES CLÁSICAS DE LOS
DOCUMENTOS: LA FIABILIDAD
• Fiabilidad: la confiabilidad de un documento en cuanto declaración de un hecho. Existe
cuando un documento puede estar por el hecho del que trata, y se establece examinando
la completitud de la forma del documento y la cantidad de control ejercido en su
proceso de creación.
• Completitud: la característica de un documento que se refiere a la presencia dentro de él de
todos los elementos requeridos por el creador y el sistema jurídico para ser capaz de generar
consecuencias
• Proceso de creación: el procedimiento que regula la formación del documento y/o su
participación en un acto
LAS PROPIEDADES CLÁSICAS DE LOS
DOCUMENTOS: LA AUTENTICIDAD
• Autenticidad: la confiabilidad de un documento en tanto documento, es decir, la
cualidad de un documento de ser lo que pretende ser y estar libre de manipulación o
corrupción.
• Identidad: el total de características de un documento que lo identifican de manera única y
lo distinguen de cualquier otro documento
• Integridad: la cualidad de estar completo e inalterado en todos los aspectos esenciales
LAS PROPIEDADES CLÁSICAS DE LOS
DOCUMENTOS: LA EXACTITUD
• Exactitud: el grado en que los datos, la información o los documentos son precisos,
correctos, veraces, libres de errores o distorsión, y pertinentes al asunto
• Precisos: la cualidad de un documento de conformarse estrictamente en cada detalle del
contenido y de la forma a una norma, directriz o convención establecida
• Correctos: el estado de un documento cuyos contenido y forma satisfacen los requisitos
establecidos por el creador y el sistema jurídico para que alcance las consecuencias o produzca los
efectos que se pretendían
• Veraces: la cualidad de un documento cuyo contenido es conforme con el estado real de los
hechos
• Pertinentes: la cualidad de un documento cuyo contenido es relevante al propósito por el que se
creó y/o utilizó
LAS PROPIEDADES CLÁSICAS DE LOS
DOCUMENTOS: ORIGINALES Y COPIAS
• El grado de autoridad de un documento depende de su estado de transmisión
• El estado de transmisión se representa en tres grados perfección
• Borrador: un documento realizado a efectos de corrección
• Original: la primera copia o arquetipo de un documento; aquella desde la que se transcribe,
copia o inicia otro instrumento
• Copia: el duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproducción
LAS PROPIEDADES CLÁSICAS DE LOS
DOCUMENTOS: LOS ORIGINALES
• Completitud: la característica de un documento que se refiere a la presencia dentro de
él de todos los elementos requeridos por el creador y el sistema jurídico para ser capaz
de generar consecuencias
• Ingenuidad: la cualidad de ser el primero, de no estar derivado de ninguna otra cosa
• Eficacia: la característica de un documento que se refiere a la presencia dentro de él de
todos los elementos requeridos por el creador y el sistema jurídico para ser susceptible
de alcanzar las consecuencias o producir los efectos que se pretendía
LAS PROPIEDADES CLÁSICAS DE LOS
DOCUMENTOS: LAS COPIAS
• Copia auténtica: una copia certificada por un funcionario autorizado para ejecutar esta
función, a fin de hacerla legalmente admisible en un tribunal.
• Copia con la forma del original: una copia idéntica al original y que tiene los mismos
efectos, pero generada posteriormente.
• Copia imitativa: una copia que reproduce tanto el contenido como la forma del
documento, pero de tal modo que siempre es posible diferenciar la copia del original
• Copia simple: una copia que solo reproduce el contenido de un documento
• Pseudo-original: copia de un documento en la que el autor de la copia trata de imitar
perfectamente el original para engañar.
COMPONENTES DE UN DOCUMENTO DIGITAL

• Contenido: los datos, las palabras, números, imágenes, y sonidos realmente realizados
por el creador del documento
• Estructura: las relaciones entre estos datos tal y como son empleados por el creador
del documento para comportar significado
• Contexto: el testimonio que proporciona acerca del nexo de la actividad de la que
surgió y en la que fue utilizado y acerca del modo en que apareció y se comportó en ese
entorno
COMPONENTES DE UN DOCUMENTO DIGITAL

• Apariencia: la presentación última de ese documento, esto es, la forma en que el

documento digital se despliega en pantalla
• Comportamiento: las características interactivas de un documento
SEGUNDA PARTE: EL ARCHIVO
ELECTRÓNICO ÚNICO
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• Ley 39/2015. LPACAP
• Artículo 17. Archivo de documentos.
• 1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los
documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los
términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• 2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita
garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su
consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en
todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que
garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
• La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto
en la normativa aplicable.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas
de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que
garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y
conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la
identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de
las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• Disposición transitoria primera. Archivo de documentos.
• 1. El archivo de los documentos correspondientes a procedimientos administrativos ya
iniciados antes de la entrada en vigor de la presente Ley, se regirán por lo dispuesto en la
normativa anterior.
• 2. Siempre que sea posible, los documentos en papel asociados a procedimientos
administrativos finalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley, deberán
digitalizarse de acuerdo con los requisitos establecidos en la normativa reguladora
aplicable.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• Ley 40/2015. LRJSP
• Artículo 46. Archivo electrónico de documentos.
• 1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por
medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• 2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a
derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta
naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en
otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para
reproducirlo.
• Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y
soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas
de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que
garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación
de los documentos almacenados.
• En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el
cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos,
• así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos
producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las
especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• R.D. 203/2021: Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público
por medios electrónicos
• Artículo 54. Conservación de documentos electrónicos.
• 1. De acuerdo con lo previsto en el artículo 46 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, las
Administraciones Públicas, así como sus organismos públicos y entidades de derecho
público vinculados o dependientes, deberán conservar en soporte electrónico todos los
documentos que formen parte de un expediente administrativo y todos aquellos
documentos con valor probatorio creados al margen de un procedimiento
administrativo.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• La copia electrónica auténtica generada conforme a lo dispuesto en el artículo 27 de
la Ley 39/2015, de 1 de octubre, tiene la consideración de patrimonio documental
a efectos de aplicación de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico
Español o la normativa autonómica correspondiente, siendo el periodo de conservación
de los documentos el establecido por las autoridades calificadoras que correspondan.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• 2. Cada Administración Pública, regulará los períodos mínimos de conservación de los
documentos electrónicos, que formen parte del expediente de un procedimiento cuya
tramitación haya concluido, conforme a su normativa específica de archivos y patrimonio
documental.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• Cuando se tenga conocimiento por la Administración Pública, organismo o entidad de la
existencia de procedimientos judiciales que afecten o puedan afectar a documentos
electrónicos, estos deberán conservarse a disposición de los órganos jurisdiccionales,
hasta tanto exista constancia de la terminación del procedimiento judicial
correspondiente en las sucesivas instancias, por haber recaído resolución no susceptible
de recurso o procedimiento alguno ante órganos jurisdiccionales nacionales o
internacionales.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• 3. La conservación de los documentos electrónicos deberá realizarse de forma que
permita su acceso y comprenda, como mínimo, su identificación, contenido,
metadatos, firma, estructura y formato.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• También será posible la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en
este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o
modelos electrónicos origen de los documentos, así como para la comprobación de la
identificación o firma electrónica de dichos datos.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• Los plazos de conservación de esta información están sujetos a los mismos plazos
establecidos para los correspondientes documentos electrónicos.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• 4. Para asegurar la conservación, acceso y consulta de los documentos electrónicos
archivados con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, se podrán
trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde
diferentes aplicaciones, de acuerdo con lo previsto en el artículo 27 de la Ley 39/2015, de
1 de octubre y en la normativa específica de archivos y patrimonio documental, histórico
y cultural.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• Asimismo, se planificarán las actuaciones de preservación digital que garanticen la
conservación a largo plazo de los documentos digitales y permitan de esta forma dar
cumplimiento a lo establecido en el párrafo anterior.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• 5. En todo caso, bajo la supervisión de los responsables de la seguridad y de los
responsables de la custodia y gestión del archivo electrónico y de los responsables de las
unidades productoras de la documentación se establecerán los planes y se habilitarán los
medios tecnológicos para la migración de los datos a otros formatos y soportes que
permitan garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, conservación y acceso al
documento cuando el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos por el
Esquema Nacional de Interoperabilidad y normativa correspondiente.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• Artículo 55. Archivo electrónico único.
• 1. El archivo electrónico único de cada Administración es el conjunto de sistemas y
servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de los documentos
y expedientes electrónicos así como de otras agrupaciones documentales o
de información una vez finalizados los procedimientos administrativos o actuaciones
correspondientes.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• 2. En el archivo electrónico único de la Administración General del Estado serán
accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal
una vez finalizados los procedimientos y en los plazos determinados por la Comisión
Superior Calificadora de Documentos Administrativos de acuerdo con lo que se
desarrolle reglamentariamente.
EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO EN LA
LEGISLACIÓN
• La gestión del archivo electrónico único garantizará la autenticidad, conservación,
integridad, confidencialidad, disponibilidad y cadena de custodia de los
expedientes y documentos almacenados, así como su acceso, en las condiciones exigidas
por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad, por la
normativa de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, por la
legislación de archivos y patrimonio histórico y cultural y por la normativa específica que
sea de aplicación, de acuerdo con lo que se desarrolle reglamentariamente.
LAS NUEVAS NORMAS TÉCNICAS DE
INTEROPERABILIDAD
• n) Norma Técnica de Interoperabilidad de Transferencia e Ingreso de documentos y
expedientes electrónicos: tratará los requisitos y condiciones relativos a la transferencia
de agrupaciones documentales en formato electrónico, documentos y expedientes
electrónicos, junto con los metadatos asociados, entre sistemas de gestión de
documentos electrónicos y sistemas de archivo electrónico.
LAS NUEVAS NORMAS TÉCNICAS DE
INTEROPERABILIDAD
• ñ) Norma Técnica de Interoperabilidad de Valoración y Eliminación de documentos y
expedientes electrónicos: tratará las condiciones y requisitos relativos a la valoración de
los documentos y expedientes electrónicos para establecimiento de plazos de
conservación, transferencia y acceso o, en su caso, eliminación total o parcial.
LAS NUEVAS NORMAS TÉCNICAS DE
INTEROPERABILIDAD
• o) Norma Técnica de Interoperabilidad de preservación de documentación electrónica:
tratará las condiciones y requisitos relativos a la conservación de los documentos
electrónicos para garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y
trazabilidad, así como la protección, recuperación y conservación física y lógica de los
documentos y su contexto.
LAS NUEVAS NORMAS TÉCNICAS DE
INTEROPERABILIDAD
• p) Norma Técnica de Interoperabilidad de tratamiento y preservación de bases de datos:
tratará las condiciones y requisitos relativos a la conservación de las bases de datos para
garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, y
permitiendo la protección, recuperación y conservación física y lógica de los datos y su
contexto.
MODELOS TÉCNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
COP
MODELOS TÉCNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
BDR
MODELOS TÉCNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
MOREQ 2010 I
MODELOS TÉCNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
MOREQ 2010 II
MODELOS TÉCNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
MOREQ 2010 III
MODELOS TÉCNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
OAIS
TERCERA PARTE: ARCHIVAR EN
SEDIPUALB@
CUARTA PARTE: ALGUNAS
RECOMENDACIONES SOBRE
CONSERVACIÓN DIGITAL
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Seleccione el equipo, los programas de

ordenador y los formatos que aseguren una
mayor probabilidad de que los materiales
digitales permanezcan accesibles a lo largo del
tiempo.
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Asegúrese de que los materiales digitales

conservados como documentos digitales
permanezcan estables y fijos, tanto en su
contenido como en su forma
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Asegúrese de que los materiales digitales estén

adecuadamente identificados
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Asegúrese de que los materiales digitales porten

información que ayude a verificar su integridad
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Organice los materiales digitales en

agrupamientos lógicos.
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Use técnicas de autenticación que aprovechen e

impulsen la conservación de los materiales
digitales.
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Proteja sus materiales digitales contra accesos y

acciones no autorizadas.
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Proteja sus materiales digitales contra corrupción

o pérdida accidental.
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Emprenda acciones contra la obsolescencia del

equipo y los programas de ordenador
RECOMENDACIONES PARA EL PRODUCTOR

• Derive la conservación a largo plazo hacia un

custodio de confianza
CUSTODIO DE CONFIANZA

• Un conservador que puede demostrar que no tiene razón o interés alguno para alterar
los documentos conservados, ni permitir que otros lo hagan; y que es capaz de implantar
todos los requisitos necesarios para la conservación de copias auténticas de los
documentos bajo su cuidado.
RECOMENDACIONES PARA EL CONSERVADOR

• Valore los documentos de conservación

permanente
RECOMENDACIONES PARA EL CONSERVADOR

• Adquiera los documentos seleccionados para

conservación permanente
RECOMENDACIONES PARA EL CONSERVADOR

• Conserve los documentos ingresados

• Describa
• Mantenga un almacenamiento adecuado
• Identifique las implicaciones legales
RECOMENDACIONES PARA EL CONSERVADOR

• Distribuya los documentos

GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Alejandro Delgado Gómez

a.delgado@dipualba.es