Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
El Oficio
El Oficio
Un oficio es un documento escrito, realizado y emitido por una organización con el fin de comunicar una determinada
acción administrativa a terceros.
En el ámbito de las empresas e instituciones, el empleo de un oficio responde a la necesidad de establecer contacto por
escrito entre distintas partes.
Organismos de toda naturaleza emplean este tipo de documento a la hora de dar constancia de sus actos frente a
terceros. De este modo, anuncian el inicio de un determinado proceso.
Interno: Este tipo sirve para mejorar la comunicación interpersonal. Es decir, dentro de una plantilla o entre
diversos departamentos se comunica formalmente un proceso administrativo.
Externo: La intención por parte de la organización es establecer un anuncio público sobre un acto administrativo.
En otras palabras, pretende comunicar el mismo a la Administración o a otras personas físicas o jurídicas. Un
ejemplo es el oficio administrativo.
Múltiple: Existen casos en los que es necesario realizar una comunicación a varios destinatarios empleando el
mismo contenido.
Frente a otras herramientas comunicacionales existentes en el ámbito de las organizaciones, el oficio destaca gracias a
los siguientes rasgos:
Amplia aplicación: Está extendido tanto en Administraciones Públicas u oficiales como en el sector privado, por parte de
compañías de todo tipo.
Validez: La emisión, por parte de una empresa o institución, de un oficio sirve para dejar constancia de sus actos o de
distintos procedimientos.
Tono y criterio: Este tipo de comunicaciones deben plantearse de modo asertivo, neutro y formal, debido a su objetivo
comunicacional.
Brevedad: No se trata de informes detallados que requieran de gran extensión. La organización debe plantear los
principales datos del proceso administrativo.
Estructura definida: Este tipo de comunicaciones cuenta con esquema básico empleado frecuentemente.
Frente a otras modalidades en términos de comunicados empresariales, los oficios de tipo administrativo siguen un
esquema delimitado por las siguientes partes:
Identificación y registro: Identifica el número de emisión para facilitar su posterior seguimiento o registro dentro
de la Administración.
Es necesario señalar que, en el contexto de la Administración Pública, es más frecuente encontrar este tipo de
documentos. En este sentido, permiten a la Administración la emisión de certificaciones, sanciones u otros muchos
mensajes habituales, que deben notificar a la ciudadanía.