EL OFICIO

Un oficio es un documento escrito, realizado y emitido por una organización con el fin de
comunicar una determinada acción administrativa a terceros.

En el ámbito de las empresas e instituciones, el empleo de un oficio responde a la necesidad de

establecer contacto por escrito entre distintas partes.

Organismos de toda naturaleza emplean este tipo de documento a la hora de dar constancia de
sus actos frente a terceros. De este modo, anuncian el inicio de un determinado proceso. El oficio
administrativo se considera la modalidad más extendida en la actividad cotidiana de las distintas
Administraciones Públicas. Mediante su uso, las comunicaciones interpersonales pueden ser
mejoradas.(Oficio (Documento) - Qué Es, Definición y Concepto | 2022 | Economipedia, n.d.)

Tipos de oficio

Cabe señalar que existen diversos tipos de oficio, según se atienda al receptor del mismo:

a) Interno: Este tipo sirve para mejorar la comunicación interpersonal. Es decir, dentro de
una plantilla o entre diversos departamentos se comunica formalmente un proceso
administrativo.
b) Externo: La intención por parte de la organización es establecer un anuncio público sobre
un acto administrativo. En otras palabras, pretende comunicar el mismo a la
Administración o a otras personas físicas o jurídicas. Un ejemplo es el oficio
administrativo.
c) Múltiple: Existen casos en los que es necesario realizar una comunicación a varios
destinatarios empleando el mismo contenido.

Características principales del oficio

Frente a otras herramientas comunicacionales existentes en el ámbito de las organizaciones, el

oficio destaca gracias a los siguientes rasgos:

1. Amplia aplicación: Está extendido tanto en Administraciones Públicas u oficiales como en

el sector privado, por parte de compañías de todo tipo.
2. Validez: La emisión, por parte de una empresa o institución, de un oficio sirve para dejar
constancia de sus actos o de distintos procedimientos.
3. Tono y criterio: Este tipo de comunicaciones deben plantearse de modo asertivo, neutro y
formal, debido a su objetivo comunicacional.
4. Brevedad: No se trata de informes detallados que requieran de gran extensión. La
organización debe plantear los principales datos del proceso administrativo.
5. Estructura definida: Este tipo de comunicaciones cuenta con esquema básico empleado
frecuentemente.

Estructura de un oficio administrativo

Frente a otras modalidades en términos de comunicados empresariales, los oficios de tipo

administrativo siguen un esquema delimitado por las siguientes partes:
a) Cabecera: Permite delimitar el asunto del mensaje, así como su intención.
b) Destinatario: Señala el órgano o el individuo al que se dirige la comunicación.
c) Identificación y registro: Identifica el número de emisión para facilitar su posterior
seguimiento o registro dentro de la Administración.
d) Cuerpo: Contenido explicativo del mensaje que se pretende trasladar a terceros.
e) Firma: Expresa la fecha concreta y la ubicación en que se realiza el comunicado.
EL CERTIFICADO Y LA CONSTANCIA

EL CERTIFICADO
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho.
En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución
oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo
de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con
autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado
en el documento. Si llega haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser
sancionado por la ley.

Características

Todos los certificados, sin importar el tipo al que pertenezcan, deben mostrar las siguientes
características:

 Para que tengan validez legal, deben presentarse de forma escrita, llevando firmas
autorizadas y sellos habilitados para tal fin.
 Generalmente se emite a pedido del solicitante, siempre y cuando haya cumplido con lo
que el certificado afirma, en ocasiones también puede ser emitido por mandato legal.

La falsificación o irregularidad de estos certificados pueden ocasionar problemas de tipo penal

Estructura

Existen varios tipos de certificados, pero por lo general presentan las siguientes partes:

1. Membrete (nombre de la empresa o institución)

2. Cargo ejercido por la autoridad que emite el certificado (nombre y apellido)
3. La palabra “Certifica”
4. Texto (cuerpo del certificado)
5. Lugar y fecha
6. Firma, pos firma y sello autorizado (de quien expide el certificado, sello de la institución o
empresa)
7. Pie de página

Tipos de Certificados

Los certificados suelen emitirse por muy diversos motivos, pero hasta ahora no hay una clara
clasificación. Sin embargo, podemos separarlos en públicos y privados.

a) Certificado Digital: Como su nombre lo indica, este tipo de certificado es emitido

digitalmente y enviado a través de los medios electrónicos, se han comenzado a emitir a
raíz de la influencia de los medios digitales. La ventaja de estos certificados por sobre los
certificados tradicionales es que estos se emiten de una manera más rápida.

b) Certificado de Defunción: Este documento registra el lugar, fecha y hora en que ocurrió el
fallecimiento, además de la causa del mismo.
 c) Certificado de domicilio: Este documento es emitido por la prefectura o la policía de una
localidad en específico, para dar testimonio de que una persona esta domiciliada en la
población que emitirá el documento.

d) Certificado de Estudio: Es un documento que garantiza los estudios que una persona ha
cursado y aprobado en una institución educativa. Este certificado se extiende de forma
impresa y debe contar con las firmas y sellos autorizados para su validez.

e) Certificado Financiero: Este tipo de documentos es emitido solo por instituciones

bancarias o financieras. Estos certificados dan testimonio de la firmeza financiera que
posee una persona o una institución establecida.

f) Certificado Laboral o de servicio: Este tipo de certificado tiene como propósito dar una
información veraz de los pagos recibidos, las fechas en que se realizaron y hasta de la
fecha de finalización de los servicios. Lo emiten los empleadores

g) Certificado Médico: Es un texto emitido por un médico autorizado, donde se documenta

legalmente el estado de salud de una persona, ya sea de forma general o en específico. En
algunas ocasiones, el certificado médico que se exige debe ser un oficial, esto significa que
debe realizarse solo con un médico o institución médica que este avalado por la empresa o
institución que lo solicita.

h) Certificado de Nacimiento: Es un documento expedido por el encargado del Registro

Civil, en el se indica lugar, fecha y hora del nacimiento, sexo y la filiación del inscrito.

Los certificados de carácter privado son certificados comunes, con la particularidad de que solo
son solicitados por la persona interesada. Entre estos documentos tenemos:

i) Certificado de buena conducta: Son documentos emitidos por instituciones que dan
testimonio de que la persona que lo ha solicita ha presentado una buena conducta

j) Certificado de antecedentes penales: Este tipo de certificado es emitido por las

autoridades policiales o de seguridad son prueba real y veraz de que la persona que lo
recibe no presenta problemas de tipo legal.

k) Certificado de enfermedad: Son una variación dentro de los certificados médicos. Este
tipo de documento reconoce la existencia de una enfermedad determinada en una
persona. Este tipo de certificado es requerido en determinadas ocasiones a un trabajador.
(Certificado: ¿Qué Es?, Tipos, Características y Estructura | TiposdeTexto.Org, n.d.)
 Estructura de un Certificado

1. Encabezamiento: En el aparece Nombre, apellidos y cargo de la persona que realiza el

certificado; se escribe con mayúsculas.

Membrete: Nombre de la empresa u organismo que extiende el certificado.

2. Cuerpo

Texto: Se inicia con la expresión “Certifica”

3. Pie

Frase de cierre: “Y para que así conste …”, “Y para hacer constar…”, “Y así lo hago
constar a todos los efectos…”, etc.

Firma y Sello: Dan validez al documento.

Visto Bueno: Se sitúa en la parte inferior izquierda y corresponde a la firma de un

cargo superior al que firma el certificado. Es requisito indispensable en los organismos
públicos.

ENCABEZAMIENTO
LA CONSTANCIA

La constancia es un registro escrito que se toma a los trabajadores y también a los empleadores
que consideran afectados sus derechos por incumplimiento a la normativa laboral, sin que ello se
traduzca en una visita de fiscalización o reclamo.

Características De Redacción Y Presentación

La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de

carácter personal. Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: redactar en forma clara,
precisa, concisa; emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo; utilizar los formatos
establecidos en cada organización; distribuir el texto de acuerdo con su extensión; suministrar la
información personalizada, y expedir siempre en original.

Tipos de Constancia

Existen diversos tipos de constancia

a) Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o
producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.
b) Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido
un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que
asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).
c) Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser
elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado
trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos
y por salarios determinados.(LA CONSTANCIA, n.d.)

Partes de la constancia

1. Membrete: generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del
documento, usualmente en el ángulo superior izquierdo.
2. Título del documento: se refiere expresamente a la palabra constancia, la cual se escribirá
en letra mayúsculas y debidamente centrada a unos 5 espacios del membrete.
3. Texto: es el escrito de datos importantes, que narran la acción o efecto de un hecho
realizado por la persona ejecutora.
4. Lugar y fecha: en esta parte se escribe nombre de la localidad donde se expide la
constancia y a continuación la fecha escrita en letras.
5. La firma: comprende el nombre con apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el
documento.
6. El sello: impresión que se estampa en el documento
LA RESOLUCIÓN

Las resoluciones son decisiones no normativas por parte de una autoridad ya sea política,
administrativa o judicial que solventa un conflicto o da pautas a seguir en una materia
determinada.

Esta conclusión o solución a un conflicto o controversia se utiliza en diversos ámbitos oficiales. Así,
puede tratarse de una resolución administrativa dada por ejemplo por un director de un centro
educativo, puede ser una resolución política (que a su vez es administrativa) dada por un ministro
para pautar una acción en su ministerio.

También puede tratarse de una resolución emanada por la autoridad judicial, como una sentencia
que pone fin al conflicto de dos o varias partes que han llevado su problema juicio. Se emiten por
la autoridad competente en una materia determinada. Además, son de carácter general y
obligatorio. Son competentes para dictarlos tanto autoridades oficiales administrativas como
políticas, normalmente cuando son dictadas por autoridades políticas se trata de la declaración de
un acuerdo.(Resolución - Qué Es, Definición y Concepto | 2022 | Economipedia, n.d.)

Las resoluciones administrativas son conocidas como actos administrativos.

Características de las resoluciones

Las resoluciones dictadas por la autoridad administrativa presentan ciertas características:

a) Inexcusables para la autoridad: “Principio de inexcusabilidad”. La Administración estará

obligada a dictar resolución expresa en todos los procedimientos y a notificarla, cualquiera
que sea su forma de iniciación.”
b) Exigibles para los destinatarios. “Los actos administrativos gozan de una presunción de
legalidad, de imperio y exigibilidad frente a sus destinatarios.
c) Públicas: “Principio de Transparencia y de Publicidad”. El procedimiento administrativo se
realizará con transparencia, de manera que permita y promueva el conocimiento,
contenidos y fundamentos de las decisiones que se adopten en él.
d) Gozan de una presunción de legalidad. Mientras no se declare lo contrario, toda
resolución es válida. Dispone el 3 inc. final LBPA que “Los actos administrativos gozan de
una presunción de legalidad, de imperio y exigibilidad frente a sus destinatarios, desde su
entrada en vigencia”.(RESOLUCIONES EN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, n.d.)

Partes de la Resolución

Son las siguientes:

1. Membrete
2. Nombre del año (opcional)
3. Número de Resolución (Código)
4. Lugar y fecha de expedición
5. Parte introductora
6. Considerandos (explicación de los fundamentos de carácter legal o de conveniencia
generala particular que motivan la resolución)
7. Parte resolutiva, la cual está dividida en artículos numerados.
8. Parte final en la cual se utiliza la expresión: "Regístrese, comuníquese, publíquese y
archívese".
9. Firma y posfirma y sello de la autoridad.
10. Pie de página.
BIBLIOGRAFÍA
Certificado: ¿Qué es?, tipos, Características y estructura | TiposdeTexto.org. (n.d.). Retrieved
June 30, 2022, from https://tiposdetexto.org/certificado/
LA CONSTANCIA. (n.d.). Retrieved June 30, 2022, from
http://tecnicasdeoficina93.blogspot.com/2014/07/la-constancia.html
Oficio (documento) - Qué es, definición y concepto | 2022 | Economipedia. (n.d.). Retrieved June
30, 2022, from https://economipedia.com/definiciones/oficio-documento.html
Resolución - Qué es, definición y concepto | 2022 | Economipedia. (n.d.). Retrieved June 30, 2022,
from https://economipedia.com/definiciones/resolucion.html
RESOLUCIONES EN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. (n.d.). Retrieved June 30, 2022, from
https://www.inapi.cl/docs/default-source/default-document-library/
iid_resoluciones_proc_administrativos.pdf?sfvrsn=2934fa8d_0