DISTRITO CAPITAL

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

FICHA 2149498 – 004

GENERALIDADES DE ARCHIVÍSTICA

Bogotá D.C. 06 de noviembre de 2020.

ELABORADO POR: Laura Dayana Nieves Cortes

1. OBJETIVOS

1.1 Conocer los diferentes términos de archivista.

1.2 Identificar el código 007 de 2006 y sus definiciones.
1.3 Comprender los significados de las palabras relacionadas con archivista
1.4 Conectar enunciados con significados, mediante ejemplos y definiciones.

2. Generalidades de archivista

Existen variedad de significados en los que define la archivística, los cuales están
compuestos por folio implementados en carpetas a los cuales se debe tratar de forma
correcta para conservarlos, idenficando las definiciones básicas como que es un
documento y de la misma forma las leyes y código que regulan los parámetros. En
la actualidad muchas organizaciones manejan estos tipos de documentos,
clasificados entre primarios y secundarios.

2.1 Documento

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad

publica o privada con razón a sus actividades o funciones que tienen algún
valor por ejemplo administrativo. El cual debe ser objeto de conservación
en el tiempo.

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2.2 Expediente

Es una unidad documental compleja formada por unos documentos

generados de manera orgánica y funcionalmente por una instancia
productora de un mismo asunto.

2.3 Documento de apoyo

Documento que genera la misma oficina u otras, que no hacen parte de las
series documentales de la organización, pero es útil para el cumplimiento
de las funciones.

2.4 Unidad de conservación

Cuerpo que contiene documentos los cuales los mantienen a salvo para
evitar su desgaste como lo son las carpetas o las cajas, las cuales los
cuidan de los distintos factores que existen.

2.5 Tipo documental

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos
para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

2.6 Ejemplo el principio de procedencia.

En una organización el área de talento humano creo un documento, el cual

el área de mercadeo no debe mezclar con los realizados por ellos.

2.7 Ejemplo el principio de orden original.

La empresa Bancolombia registro un documento en el mes de enero el

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cual por algún caso se refundió, en el mes de junio se genero un nuevo

documento el cual se va a adjuntar a los archivos, se encuentra este
documento generado el primer mes el cual se debe ubicar de acuerdo a el
orden siendo el primero y el de junio el ultimo manteniendo la secuencia
de la documentación, no se debe realizar, al contrario.

2.8 Ejemplo de fondo documental.

 Secretaria de Educación del Distrito

2.9 Ejemplo de sección documental.

 Dirección de talento humano

2.10 Ejemplos de Serie, con tres subseries cada una.

2.10.1 Serie
 Historias laborales
 Contratos

2.10.2 Subserie

Historia laboral

 Historias laborales administrativos

 Historias laborales docentes de planta
 Historia laborales docentes suplentes

Contratos

 Contrato prestación de servicios

 Contrato a término fijo
 Contrato a término indefinido

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2.11 Ciclo vital de los documentos

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su

producción o recepción, hasta su disposición final. En el cual la primera
fase es cuando se da todo el uso de él, archivo de gestión se encuentran en
trámite, sometidos a una constante utilización y consulta. Archivo central
se agrupan los documentos transferidos los cuales una vez finalizado su
tramite siguen estando vigentes pero su consulta no es constante. Archivo
histórico se traslada desde el archivo anterior que se deben conservar dado
que contienen un valor histórico.

2.12 Etapas (fases de archivo) por las que atraviesan los documentos según su
ciclo de vida

Activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
Inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus
valores primarios.

2.13 Valores primarios de los documentos

 Valor administrativo: Documento que se posee para la

administración que lo origino y para quienes lo
suceden.

 Valor legal o jurídico: Valor del cual se derivan

derechos y obligaciones legales.

 Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los

documentos para hacienda pública.

 Valor contable: Unidad e los documentos que

soportan el conjunto de cuentas y de los registros de

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los ingresos, egresos y movimientos económicos de la

organización.
Ejemplo

 Estados financieros

 Procesos judiciales

2.14 Valores secundarios de los documentos

 Valor histórico

 Valor cultural

 Valor investigación

 Valor científico

Ejemplo

 Escrituras publicas

 Historia institucional

Conclusiones

Entre las generalidades encontramos diferentes significados lo cual aterrizan a

una mejor comprensión de la competencia, la cual es aplicable en el ámbito
laboral. Se tiene en cuenta que los documentos cuentan con un ciclo de vida en
el que están en activo que es donde se les da un mayor uso a la información y
utilidad, el ultimo nivel es el inactivo el cual es un documento que
posiblemente es histórico, se conserva, pero no se le da mucha utilidad.

Mediante ejemplos se aprendió a diferenciar cada uno de los significados,

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conociendo los valores primarios y secundarios los cuales se diferencian por

tipos de documentos. Con la realización de cada una de estas guías se logran
aclarar conocimientos claves para el manejo de estos y de la misma forma
desarrollar habilidades propias de un archivista.

Por último, en la actualidad existen códigos como el 007 del 2006 los cuales
contienen significados, conservación y manejos de documentos permitiendo
mejores capacitaciones para el manejo de ellos, factores como lo son el aire, la
humedad, biológicos que logran el deterioro en los archivos, se debe mantener
una clasificación propia de ellos conservar una cronología y de la misma
forma separar los documentos de cada área.

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Laura D. Nieves C

Redactado por: Laura Dayana Nieves Cortes

Elaborado por: Laura Dayana Nieves Cortes