ISM INGENERIA SERVICIOS Y MONTAJES

NIT 800 181 979-2

Gestión Administrativa TGA-001

INFORME VISITA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P.

Fecha: Villavicencio, 07 de diciembre de 2023

ELABORADO POR: Justine Vanesa García Navarrete

Viviana Carolina Trujillo Mendieta

OBJETIVO: Aumentar nuestro conocimiento archivístico, y conocer como la

Electrificadora del meta (EMSA) Define políticas y lineamientos que permiten
la administración, control, identificación y disponibilidad de la documentación
en todas las fases del ciclo vital de los documentos, con el objeto de facilitar
su utilización, conservación y como apoyo a la modernización de la gestión
documental en la Electrificadora del Meta S.A. E.S.P.

El día 17 de noviembre de 2023 desde las 8:45 horas hasta las 11: 40 horas
el grupo de gestión Administrativa de la ficha 2693041 nos dirigimos a la
electrificadora del meta (EMSA) con el fin de verificar los proceso
archivístico, que allí se manejan a lo largo de la jornada se realizaron las
siguientes actividades.

Primero que todo nos dirigimos a la ventanilla de radicación allí nos

explicaron que reciben 7 tipos de documentos diferentes, los cuales se
manejan por medio de un programa llamado (ORFEO) Todos los documentos
que ingresen a la Electrificadora deberán radicarse obligatoriamente en la
ventanilla única de radicación, en la sede principal y en el caso de PQR’s
podrán radicarse en las ventanillas de servicio al cliente en todas sus sedes.

En el sistema ORFEO se registra la descripción principal del documento

radicado y éste a su vez genera un número único de radicación para toda la
empresa, con fecha y hora de la radicación.
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 Comunicaciones oficiales, como solicitudes de trámites, servicios.

 Memorando
 Circulares
 Actas
 Documentos que requieren una respuesta inmediata, como derechos
de petición.
 Documentos que registran el nombre del remitente, dirección, teléfono
y correo electrónico
 Documentos que vienen en otro idioma o lengua. Etc.

Figura 1

El segundo lugar donde fuimos dirigidos fue el archivo de gestión el cual

funciona como archivo centralizado a partir de la instalación del sistema de
gestión documental ORFEO.

Este archivo está compuesto por los documentos que se encuentran vigentes
o en trámite.

 Abastecimientos
 Gerencia de Soporte Organizacional (Nómina, Historias laborales)
 Gerencia de Distribución (Ingeniería)
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Una vez finalizada la etapa de gestión, los documentos deben ser

transferidos al archivo central, de acuerdo con lo dispuesto en las TRD.
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Se organizan de acuerdo con el organigrama de la empresa, tiene código del

área, series y subseries, van metidas en cajas con legajos de seis,
conservan su gancho legajador, y son de material blanco desacificada las
facturas se archivas solo cuando ya son pagas.

Figura 2

Figura 3
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Figura 4

Figura 5

Por último, fuimos al Archivo central en el cual se agrupan los documentos

transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta no es tan frecuente, es el sitio
encargado de organizar, codificar, administrar y conservar el acervo
documental con base en las normas técnicas establecidas por el Archivo
General de la Nación. Este archivo se encuentra ubicado en la bodega de
archivo propiedad de la EMSA, ubicada en la sede principal. Dentro de las
actividades del archivo central están:
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 La creación de instrumentos de consulta tales como inventarios a

través de bases de datos, las cuales se deben actualizar diariamente.
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 Llevar un registro actualizado sobre el préstamo y devolución de
documentos.
 Mantener la reserva del contenido de los documentos que tiene en
custodia de acuerdo con las normas establecidas.
 Velar por la integridad, autenticidad y fidelidad de la información y de
los documentos que se encuentran en custodia.
 Verificar las series documentales asignadas a los documentos
remitidos por las diferentes dependencias.
 Realizar la valoración, selección y transferencias documentales al
archivo Histórico para su almacenamiento y conservación de acuerdo
con lo estipulado en las TRD.
 Preparar los documentos para el proceso de digitalización de acuerdo
con los tiempos establecidos en las tablas de retención documental y
a la programación anual.

Son aquellos documentos que deben conservarse totalmente de acuerdo con

la TRD. Este se encuentra ubicado en la bodega de archivo propiedad de la
EMSA, La organización física del archivo histórico debe guardar relación con
el principio de procedencia. El traslado de los documentos se realiza de
acuerdo con los tiempos estipulados en las TRD.
La información de los años 1982 hasta 2009 se organizaron y clasificaron de
acuerdo con los tiempos estipulados en las TVD. Para conservar el archivo
histórico se deben usar cajas de cartón de referencia X-300 identificadas con
los códigos de la TRD y registrados en la base de datos de inventario.
Adicionalmente deben contar con equipos para atención de desastres como
extintores, detectores de humo, alarmas contra incendios.
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Informe visita electrificadora del meta S.A. E.S.P.

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Figura 7
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Figura 8

Figura 9
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CONCLUSIONES:

Gracias a la visita de la EMSA damos por concluido la importancia de tener

una excelente manejo de los archivos de la organización, un archivo bien
organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita la
búsqueda y localización de los documentos.
También recalcamos su orden y desempeño, se demostró que es un archivo
con bastante dedicación de sus colaboradores, los cuales han demostrado la
pasión que tiene esta profesión.

VIVIANA TRUJILLO MENDIETA JUSTINE GARCÍA NAVARRETE

Aprendiz Aprendiz