Informe, Inventario documental

Colombia 15 de julio 2022

Señora:
Melissa Andrea Sánchez Rodríguez
Instructora Sena

Asunto: Informe inventario documental del

ejército nacional basado en el formato único de inventario
documental.

Tengo el agrado de dirigirme a usted para poner en

conocimiento el siguiente informe:

El ejército nacional de Colombia atendiendo las necesidades

de su gestión documental ha modificado su sistema de
organización documental al emplear la plataforma Orfeo que
es un Sistema de Gestión Documental. Orfeo (SGD Orfeo)
constituyendo una herramienta colaborativa que facilita a los
usuarios la organización y priorización de sus actividades
diarias facilitando el cumplimiento oportuno de sus
responsabilidades, optimizando los recursos y fomentando la
cultura del Autocontrol.
La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado,
implemento en marzo de 2011 el Sistema de Gestión
Documental Orfeo, que administra de manera eficaz el flujo
de comunicaciones que ingresan a la Agencia por parte de
grupos de interés; controla las comunicaciones oficiales de
respuesta a dichos radicados y aquellas que se distribuyen al
interior entre dependencias en el ejercicio de sus funciones.
En esta plataforma de gestionan se cargan todos los
documentos que se van generando en las diferentes
dependencias y quedan organizados utilizando casi todos los
sistemas de ordenación tomando como base las buenas
prácticas entre otras las dadas por el subsistema de
seguridad y privacidad de la información, para garantizar la
trazabilidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la
información.
Los diferentes usuarios (servidores públicos) gestionan la
información generada de forma descentralizada,
implementando varias acciones de carácter físico con el
objetivo de organizar, controlar y conservar la documentación,
establecimiento secuencias naturales, cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de los grupos de documentos una vez se
hayan clasificado son cargadas a la plataforma garantizando
su conservación digital y su posterior consulta y estudio.
Aunque se cuente con las herramientas informáticas como la
plataforma Orfeo que ayuda en el proceso de organización y
gestión, permitiendo que los funcionarios generadores de
documentos tengan una carga laboral menor estos son
evaluados con los aspectos de la norma ISO 15489 tenidas
en cuenta para las buenas prácticas y las revistas de
controles internos son frecuentes en todas las dependencias.

Los documentos en físico son clasificados y organizados con

una buena gestión de acuerdo a las directrices de la
organización documental, además cuentan con una buena
infraestructura para el adecuando almacenamiento de los
archivos tanto físico como digital, cumpliendo con los
parámetros exigidos de preservación y conservación
documental.
A tener en cuenta: se presenta generalmente cuando se está
finalizando la fecha de entrega de plazos o cierre de mes una
demora considerable en la plataforma Orfeo, ya que tiende a
colapsar por el gran número de usuarios trabajando en esas
fechas
Se recomiendo ampliar la capacidad de los servidores para
que estos no colapsen por el número de usuarios o garantizar
una mejor red de internet en los archivos y dependencias de
ejército.

En todo cuanto tengo que informar.

Atentamente
Ronald Ferney Vargas Moyano
Organización documental en el
entorno laboral