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Nivel: Tercero
2022
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Formación Académica:
Experiencia Profesional:
2006.
Administrador en tres bases del tramo IV de OCP (oleoducto de crudos pesados), desde el
01 de agosto del 2005 hasta el 20 de febrero del 2006.
Experiencia Académica:
Instituto Superior Tecnológico Corporativo Edwards Deming; Institución de educación
superior: Docente a tiempo completo, docente en varias materias,
Escuela Superior Militar, Institución de educación superior: Docente de matemáticas
Escuela Superior de Policía, Institución de educación superior: Docente de matemáticas y
física.
Otros.
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Este módulo aplica la metodología tricerebral a través del: Desarrollo del cerebro izquierdo,
con el conocimiento de la capacidad empresarial y sus recursos, para hacer frente a la
elaboración o fabricación de los productos que demanda la sociedad.
Desarrollo del cerebro derecho (estratégico) con el diseño de la planificación industrial en sus
tres etapas principales Plan Agregado de Producción (PAP), Plan Maestro de Producción
(PMP o MPS) y Plan de Requerimiento de Materiales (MRP).
Desarrollo del cerebro central (práctico) elaborando y usando los comandos y estructuras que
ofrece Microsoft Project, para la presentación de la información, seguimiento y control de los
proyectos.
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Objetivos tricerebrales
Evaluación tricerebral
La calificación, en cada una de las técnicas de evaluación utilizadas será sobre 10 puntos. El
estudiante debe obtener, como mínimo 7/10 puntos para aprobar la asignatura. El puntaje se
considerará dentro de los siguientes escenarios y bajo las siguientes consideraciones:
Examen final: Es la evaluación con preguntas de base estructurada que el área académica
aplica a los estudiantes para cerrar el proceso educativo. Es importante considerar que el
examen final es sobre 3 puntos, sin embargo, se considera como nota mínima 1.5 puntos,
para aprobar el módulo sin presentar examen supletorio.
Las decisiones son tomadas por consenso o por votación simple, cuando no sean técnicas,
de Estatuto o reglamento de la Institución.
Respetar y apoyar los liderazgos de servicio y de cultivo, que se| cambiarán al final de
cada día o semana o mes.
Quien está decide, quien está ausente cumple.
Recursos metodológicos
Índice de Contenidos
Índice de Figuras
Índice de Tablas
Introducción
Para los temas de esta Guía, las herramientas que facilitarán los requerimientos, se basan en
la utilización de Microsoft Excel y Microsoft Project.
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Capítulo I
Resultados de Aprendizaje
Lógico El estudiante:
Introducción.
Requerimientos de capital.
Si se podrá cumplir con la demanda o si las instalaciones estarán desocupadas.
Si la instalación es demasiado grande, algunas de sus áreas estarán ociosas y
agregarán costos a la producción existente.
Si la instalación es demasiado pequeña, se perderán clientes y quizá mercados.
Capacidad de planta
Si la instalación es muy grande, algunas de sus áreas estarán ociosas y agregarán costos a
la producción existente. Si la instalación es demasiado pequeña, se perderán clientes y quizá
mercados.
Otra definición de capacidad de una planta, según (Srl, 2022); La capacidad de planta es la
taza de producción en la que operan los procesos en condiciones normales, esta se mide en
unidades producidas por unidades de tiempo.
La capacidad está dada también de acuerdo al diseño del sistema en el que opera; se le llama
también capacidad diseñada.
Las plantas industriales que cuentan con equipos de diferentes capacidades, la capacidad de
la planta se determina en función del equipo de menor capacidad.
Tipos de capacidad
Capac = Cup x Up x Ht
Cup: Capacidad de una unidad de producción (que puede ser el operario, una máquina)
por unidad de tiempo. Ejemplo: 30 u/h
Up: Unidades de producción. Ejemplo: 10 operarios
Ht: horizonte de tiempo proyectado o planeado (semana). Ejemplo: 1 sem
La demanda en la capacidad
• Estrategias de precios.
• Despide al personal.
• Publicidad y promoción.
• Investigación de mercados.
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Capacidad de producción
Sobre Producción
Producción Óptima
Producción Deficiente
De acuerdo a la disponibilidad del tiempo (horas disponibles para producir), se definen para
este análisis, tres tipos de capacidad:
Máxima
Práctica
Requerida.
Factores de la productividad:
Adicional a la capacidad instalada; los factores que influyen en el tamaño de una planta
industrial, son los siguientes:
Incrementos en su tamaño.
Por diversificación de su producción, hay aumentos de producción en los períodos de
operación.
Extensión de las actividades empresariales
requieren para hacer frente a las necesidades de inversión en activos fijos y los
requerimientos de capital de trabajo.
Los recursos para cubrir las necesidades de un proyecto industrial privado, pueden
provenir de dos fuentes principales:
a. Del capital social suscrito y pagado por los accionistas de las empresas que se formen
para adquirir, instalar y operar la planta.
b. De los créditos que se puedan obtener de instituciones bancarias, públicas y/o
privadas.
- Transformar los días del año en horas, considerando los años bisiestos.
- Establecer los feriados nacionales y/o locales obligatorios que afectan la producción
de la planta y cuantificarlos en horas.
- Determinar el tiempo disponible máximo, restando las horas del año menos las horas
de feriados obligatorios.
De igual forma, se calculan las horas de paros programados y las horas netas de producción
anuales.
La capacidad requerida se realiza por línea de producción, de acuerdo a los productos que
se elaboran, según lo descrito a continuación:
- Se establecen las horas netas requeridas (HNP) para la elaboración de cada producto
y el total por línea y la cantidad requerida (ton de producto) proporcionada por la
empresa.
- Se determinan las horas de paro programado.
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- Se calcula la capacidad requerida sumando las HNP requeridas y las HPP requeridas.
Los cálculos de la capacidad máxima y práctica, se realizan en forma general para todas las
líneas de producción y máquinas de empaque, debido a que todas tienen la misma
disponibilidad de tiempo de producción.
Las HPP de mantenimiento (Hora de Paro Programado) se establecen en conjunto con las
áreas de fabricación y técnico; indicándose para el año analizado, 4 semanas de
mantenimiento o 672 HPP al año.
Se calculan las HPP requeridas, que consiste en la suma de las HPP de mantenimiento y las
HPP durante la producción.
Las HPP durante la producción para cada línea se determinan aplicando la fórmula siguiente:
HPP requeridas durante la producción = HNP requeridas totales * HPP semanales / HNP
semanales
La capacidad requerida de producción está dada por la suma de las HNP requeridas y las
HPP requeridas.
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Caso 1: Sara Bakery tiene una planta procesadora de panecillos Deluxe para el desayuno y
quiere entender mejor su capacidad. La semana pasada la instalación produjo 148,000
panecillos. La capacidad efectiva es de 175,000 panecillos. La línea de producción opera 7
días a la semana en tres turnos de 8 horas al día. La línea fue diseñada para procesar los
panecillos, rellenos de nuez y con sabor a canela, a una tasa de 1,200 por hora.
Hallar la capacidad de diseño, la utilización y la eficiencia.
Solución:
Caso 2: Sara Bakery, ahora desea incrementar la producción, y para ello, debe agregar una
segunda línea de producción. La capacidad efectiva en la segunda línea es la misma que la
anterior (caso 1). Esta segunda línea se espera que tenga una eficiencia del 75%.
¿Cuál es la producción esperada?
Solución:
Medición Tiempo
(minutos)
Tiempo 1 14.3
Tiempo 2 14.7
Tiempo 3 13.9
Tiempo 4 13.2
Tiempo 5 15.0
Tiempo 6 14.1
Tiempo 7 14.6
Tiempo 8 15.6
Tiempo 9 13.9
Tiempo 10 14.0
Promedio 14.3
En este ejemplo, se trabajan 8 horas. Los tiempos en la tabla, es lo que se demora en producir
una unidad. El tiempo promedio para producir una unidad es 14,3 minutos. Este tiempo lo
podemos considerar como tiempo estándar, de importante aplicación para calcular la
capacidad de planta, plazos de entrega, costo de la mano de obra, etc.
La capacidad de diseño de este proceso, le calculamos con una simple regla de tres:
No se trabaja constantemente durante toda la jornada laboral, por varias razones. Esto indica
que al tiempo total se le resta un porcentaje, correspondiente a este tipo de actividades y al
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En la práctica, se asume este valor como si toda la producción o prestación del servicio se
realizará de forma normal sin complicaciones.
En nuestro caso usaremos 83%, por lo que al ser multiplicado con 29 que es la capacidad
efectiva, obtenemos una producción real de 24 unidades.
Con los valores de capacidad de diseño, producción real y capacidad efectiva calculados,
podemos hallar utilización de la capacidad y eficiencia de producción:
Capítulo II
Planificación industrial
Resultados de Aprendizaje
El estudiante
Introducción
La planificación de la producción previene una serie de pasos ordenados para convertir los
recursos en bienes o servicios, en base a la demanda y con la capacidad de cubrir la
demanda, en los tiempos determinados. Iniciando con la identificación de los recursos,
diseñando el proceso, programando los trabajos y terminando con la elaboración de acciones
de control para corregir los errores.
Definición:
Según (TICs Industria, 2022); el sistema de planificación industrial se define como un conjunto
de estrategias o métodos que se utilizan para la automatización de una empresa. Con esto,
se busca el desarrollo de la misma logrando que la producción sea de forma eficaz de tal
manera que pueda producir a menor costo.
Según (Robbins, 2005), la combinación de un marco estratégico, junto con un buen plan
funcional o plan de acción se manifiesta de la siguiente manera:
Proporciona una clara comprensión de los elementos necesarios para lograr los
objetivos de desarrollo.
Ayuda a otorgar prioridades y tomar decisiones.
Permite centrar los recursos más limitados en las acciones que beneficiarán el
trabajo.
Mantiene contacto el entorno a nivel mundial, nacional o local.
Comunica los requerimientos y actuaciones al talento humano.
Proporciona una guía coherente para su aplicación diaria.
Elementos de la planificación
• El plazo para las previsiones y planes a futuro depende de muchas circunstancias tales
como la incertidumbre del sector específico, recursos comprometidos, el área
geográfica, etc.
Según (Ingenio Empresa, 2020), hay algunos procedimientos o estrategias para establecer el
PAP:
Para establecer los mecanismos a utilizar para el PAP, partiremos con los datos de un ejemplo
a continuación Tabla N°.: 1:
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Proyección de la demanda
Tabla N°.: 1
Proyección de la demanda de limpiador de pisos
Este método se basa en una estrategia de ajuste de la demanda; por medio de contrataciones
y despidos del personal, se busca producir exactamente lo requerido, en la cual no hay costos
asociados a inventarios y faltantes.
Con estos datos, el método de inventario cero (Tabla N°.: 2) nos da un costo total de
$100.420.
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Tabla N°.: 2
PAP con el método de inventario cero.
Los costos en este método no se generan por las contrataciones y / o despidos, se generan
por los costos de almacenamiento y faltantes.
Este método se aplica para empresas que requieren de personal calificado o empresas con
costos bajos de inventario, que depende de la naturaleza del producto o el espacio disponible.
Este método nos da un costo total (Tabla N°.: 3) de $139.510 que es mayor que el anterior.
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Tabla N°.: 3
PAP con fuerza de trabajo constante
Es otra estrategia de nivelación en el que se considera una fuerza de trabajo mínima según
el mes de menor demanda proyectada, respondiendo con la producción de ese mes. La
demanda restante será atendida por medio de subcontratación, por la cual en este plan no se
incluye inventario.
La fuerza de trabajo mínima con subcontratación es útil para las empresas que no requieren
confidencialidad en la elaboración de sus productos, requiriendo una rotación alta por su
naturaleza.
Tabla N°.: 4
PAP con método de fuerza de trabajo mínima con subcontratación.
Plan agregado de producción con método de fuerza de trabajo constante con horas
extras
Este método, encuentra el número adecuado de trabajadores para que las horas extra y los
costos de inventario sean mínimos.
Algunos planeadores se establecen hacer horas extras en unos meses y en otros no; otros
prefieren utilizar formulas complejas para determinar el mejor número de trabajadores en
función de la proyección de la demanda.
Tabla N°.: 5
PAP con método de fuerza de trabajo constante con horas extras.
En el PAP con estrategia mixta considera una combinación de las estrategias anteriores:
métodos de persecución (PAP con método de Inventario cero) y nivelación de la demanda
(PAP con fuerza de trabajo constante).
En la práctica es la más usada por adecuarse a las políticas de la empresa buscando el menor
costo de producción.
En este ejemplo Tabla N°.: 6 elegiremos por variar los trabajadores por medio de
contrataciones y despidos, teniendo un inventario para responder a la demanda de los
próximos meses e incluiremos horas extras para responder ante faltantes.
El resultado: $ 102.293
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PAP Método de inventario cero: Este método se basa en una estrategia de ajuste de la
demanda; por medio de contrataciones y despidos del personal, se busca producir
exactamente lo requerido, en la cual no hay costos asociados a inventarios y faltantes.
PAP con fuerza de trabajo constante: El método de fuerza de trabajo constante es una
estrategia de nivelación colocando el mismo número de trabajadores para los periodos
planeados de la producción. Debido a esto, habrá producto en inventario y también faltantes.
Los costos en este método no se generan por las contrataciones y / o despidos, se generan
por los costos de almacenamiento y faltantes.
Tabla N°.: 6
PAP con estrategia mixta.
Note que, para cada caso expuesto, la plantilla es la misma y que para la obtención de
resultados en cada caso hay que aplicar las siguientes operaciones aritméticas:
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Supóngase que una empresa, fabrica dos tipos de productos A y B de una familia de productos
y que requiere definir un plan maestro de producción (PMP), del cual se establecerá la
secuencia productiva de la empresa para dos meses.
Partamos de la siguiente Tabla N°.: 7 que contiene una posible estructura didáctica para la
elaboración de un PMP; ésta estructura requiere de:
La proyección sólo se puede obtener del insumo de información histórica de las ventas o
producción que proporciona la trazabilidad; el mecanismo de determinar una proyección,
regresión o tendencia se la obtiene aplicando el Método de Mínimos Cuadrados, para esto se
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requiere la hoja electrónica Excel para facilitar los cálculos requeridos y obtener la función que
determina la tendencia de los datos a futuro.
Una forma tal vez mucho más fácil de obtener la función de tendencia es utilizando los
comandos que tiene el Excel, que de manera implícita utiliza el Método de Mínimos
Cuadrados.
A partir de la segunda semana o segundo periodo, el valor a tomar será el valor del inventario
final del periodo anterior y así sucesivamente para cada uno de los periodos siguientes.
Inventario inicial del periodo (t) = Inventario final del periodo (t-1)
4. Los pedidos de los clientes para cada semana, constituyen los pedidos reales que
realizan los clientes con anticipación; dependiendo del tipo de empresa, se les conoce
a estos pedidos como OP (orden de producción) o OT (orden de trabajo). Entonces de
esta manera se logra definir las cantidades a producir mensualmente y en
consecuencia semanalmente.
5. El inventario final para cada periodo semanal y para cada tipo de producto; éste dato
se lo obtiene todo lo que corresponde al activo (el activo es todo bien producto tangible
que se tiene como inventario inicial más lo que se tenga estrictamente para el caso
que estamos tratando como producto terminado MPS (Plan Maestro de Producción
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Semanal)) menos la mayor demanda que está determinada entre el máximo valor
entre las unidades pronosticadas semanales y los pedidos semanales de los clientes:
6. El MPS corresponde al Plan Maestro Semanal, esto se lo obtiene del análisis entre la
capacidad instalada, la capacidad requerida, el déficit entre las dos capacidades y en
función de si el signo que van obteniendo los valores del inventario final debido a cómo
está estructurada la formulación del inventario final.
Si el signo del inventario final es positivo no hay que hacer nada, salvo ciertas excepciones;
pero si el signo es negativo; al MPS del periodo correspondiente de los productos que se
están analizando, se equiparan entre las dos o más cantidades del inventario final de cada
una de ellas y se distribuye adecuadamente las cantidades de la capacidad promedio de la
planta entre los dos o más productos.
La capacidad promedio de la planta en este caso está dado por la cantidad promedia de
productos que podría fabricarse o elaborarse en la planta.
Según las políticas empresariales, podría darse el caso que la empresa decida solamente
fabricar o producir su oferta de productos, a un x% de su capacidad; este porcentaje de la
capacidad a considerarse generalmente es del 80%.
Y que, por fines prácticos, se considera como cantidad fija para todos los periodos semanales.
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Si los dos inventarios en el caso del ejemplo son negativos, entonces la distribución de la
capacidad promedio de la planta, va ser determinada considerando si la cantidad de inventario
final del producto a es más grande en negatividad que el producto B, entonces en este caso
se lo define en base de que tan grande es esa cantidad de inventario, para distribuir la
capacidad promedio de manera proporcional entre todos los productos.
11. El déficit, es un parámetro que sirve para determinar el exceso o el defecto de horas
entre las capacidades instalada y requerida; conduciéndonos a reforzar la manera de
donde debemos distribuir adecuadamente la capacidad promedio de la planta entre
los productos oferta y los periodos respectivos.
Si el déficit es negativo, entonces esto nos indica que en uno de los productos debemos
ajustar adecuadamente el MPS; siguiendo con éste procedimiento en cada uno de los
periodos de requerir ése ajuste, el déficit se va modificando a cantidades mayores o iguales
cero; y que de similar manera cuando vamos realizando esto, el déficit también se va
reajustando en sus cantidades y que en la mayoría de las veces van a ser bastante inferiores
a las originales antes de realizar los reajustes que se vayan realizando a los MPS en cada
periodo y para cada producto.
N°. De trabajadores
Cantidad de horas diarias de trabajo
Cantidad de días laborales por semana
Total, de horas semanales
Cantidad de horas de fabricación de cada producto
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Tabla N°.: 7
Estructura de un PMP.
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Tabla N°.: 8
Caso 1 del ejercicio propuesto, aplicando varios criterios de sondeo para el cálculo de los MPS para cada producto.
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Para este caso o alternativa 1, se han considerado como datos que no salen de la formulación
propiamente dicha de la estructura propuesta en Tabla N°.: 7:
Con toda esa información, se calculan los datos requeridos con el uso de la formulación
establecida según se explicó en partes anteriores.
Se ha puesto una celda formulada, para que nos dé un grado de veracidad (verdadero o falso),
en la que en base de los cálculos realizados se obtienen cantidades que definen un grado de
verdad del tipo de relación que existe en su formulación; es decir si la suma de todos los
periodos de la capacidad promedio de la planta (16000 unidades) es igual a la suma
determinada en el total del MPS del producto A (8100 unidades a fabricar) y del MPS del
producto B (7900 unidades a fabricar).
Los valores colocados en cada MPS para cada periodo de cada producto, se los establece en
base de ciertos criterios como:
Los valores de los inventarios tienen que ser mayores o iguales a cero, es decir no pueden
ser cantidades negativas.
El déficit, no puede ser negativo, de darse esto refleja que hay un déficit de producción que
se debe cubrir, de cualquiera de los productos o de ambos. Caso contrario si es positivo se
tiene un exceso en alguno de los productos en algún periodo.
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Con todos movimientos o sondeos, se podría obtener una posible alternativa de resultados
óptimos que nos de la igualdad entre la suma de todos los datos de la fila de la capacidad
promedio de la planta y los totales que se obtienen de los MPS de cada producto.
Tómese en cuenta que el fin de las empresas es obtener ganancias a cambio de lo que
fabrican para el consumo, según lo demandan o requieren sus clientes.
Para determinar las ventajas entre el caso 1 y el caso 2 a continuación, supondremos por
fines prácticos lo siguiente:
Con esta información, aplicada a los totales fabricados según los totales de los MPS, se
obtiene que la empresa obtiene como ingresos por ventas para:
Para el cálculo de los MPS para cada producto, se ha aplicado una de las herramientas más
importantes que nos facilita el Excel, ésta es el SOLVER; con esta herramienta de análisis la
utilizaremos para calcular los MPS de cada producto.
Para poder aplicar esta herramienta para el cálculo o determinación de los MPS, debemos
tener en claro que el SOLVER es una herramienta que requiere de expresiones matemáticas
que se van construyendo en base de la información de los procesos, los recursos requeridos,
la capacidad que cuenta la planta y otros parámetros.
Para el caso que estamos analizando Tabla N°.: 9, tomaremos en consideración de manera
general para la aplicación del SOLVER los siguientes aspectos:
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Restricciones:
Variables a cambiar:
Función objetivo:
La suma de los totales de los MPS debe ser igual al total de los periodos de la capacidad
promedio de la planta.
Nota: Esto deberá explicar el docente tutor con algo más de detalle en su aplicación.
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Tabla N°.: 9
Caso 2, se aplica SOLVER para el cálculo de los MPS para cada producto.
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Como se puede ver en los resultados mediante el uso del SOLVER, es mucho más preciso,
así lo demostraré con los datos aplicados en el caso anterior:
Con esta información, aplicada a los totales fabricados según los totales de los MPS, se
obtiene que la empresa obtiene como ingresos por ventas para:
Como se puede deducir, SOLVER maximizó el ingreso por concepto de las ventas de los dos
productos A y B.
Adicionalmente, se puede visualizar que los datos de los MPS calculados por el método del
SOLVER, determinan que el déficit casi sea cero en todos los casos, con excepción en uno
de los periodos.
En cambio, por la manera de resolver en el caso 1, hace que casi siempre existan excesos de
productos fabricados en cada periodo, lo que puede acarrear costos adicionales por inventario
en exceso; que a la larga implica disminución de utilidades y otras consecuencias económicas
que podrían ocurrir.
Nota: La aplicación SOLVER como se indicó anteriormente, está aplicada sobre la celda de
color amarillo en la Tabla N°.: 9.
El uso del SOLVER es un método matemático casi siempre muy eficiente y muy rápido, para
el cálculo de parámetros que están relacionados con temas de optimización de recursos y
planificación.
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Gracias a los MRP se puede llevar un control más exacto de diferentes actividades, desde el
control del inventario, hasta la producción y la logística.
¿Qué es un MRP?
Figura 1.
Requerimientos para un MRP.
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En definitiva, define las órdenes de compra dentro de la empresa, tras establecer y planificar
las necesidades de materiales en el momento y necesidad de producción.
Según (Barry Render, 2004) se tiene que “el MRP responde a las preguntas de, cuánto y
cuándo provisionarse de materiales de acuerdo a las necesidades ajustadas reales” (p. 70).
Con el uso del MRP, la manera de planificar la producción se caracteriza por la anticipación a
la adquisición de los requerimientos.
Para elaborar los MRP se toma en cuenta dos parámetros básicos: Tiempo y capacidad.
Calcula qué cantidades de producto se van a fabricar, qué componentes se requieren y qué
materias primas se deben adquirir. Con el propósito de satisfacer las demandas del mercado.
Factor de la demanda
Según (Cuatrecasas, 2010) los MRP se debe diferenciar entre demanda independiente y
demanda dependiente:
Para calcular las necesidades y el momento en el que deben ser satisfechas, se necesita la
demanda independiente y la estructura del producto.
A continuación, se establece una estructura de un MRP, es una estructura que reúne los
elementos básicos y suficientes para determinar una planificación de requerimientos de
materiales.
La estructura contiene varias matrices en las que se debe colocar la información que va a
permitir desarrollar una planificación bastante cercana a la realidad empresarial.
PMP o MPS
En esta matriz se colocará los datos de requerimientos brutos, que corresponden a los datos
de la demanda periodo a periodo, que en este caso los periodos son las semanas.
Archivo de inventario
producto oferta de la empresa, que por fines didácticos se les a puesto los nombres de A, B,
C, D, etc., la cantidad de partes o componentes del producto obviamente va a depender del
producto a fabricar o elaborar.
Tiempo de entrega. - Corresponde al tiempo en el cual la empresa en convenio con los
proveedores, determinan el tiempo en el cual se podrán entregar y recepcionar los productos
o insumos para las distintas fases de producción.
Tipo de lote. - Son las cantidades de productos requeridos para la fabricación de los
productos; cantidades que podrán ser solicitadas bajo dos aspectos para determinados tipos
de productos componentes: Una forma de solicitar las cantidades es LxL estas siglas
corresponden a la indicación de que se puede solicitar pedidos de diversa cantidad y la otra
manera es que de determinados tipos de productos requeridos solo se pueden realizar
pedidos a los proveedores de cantidades fijas; comprendiéndose que los fabricantes de esos
determinados componentes solo producen y comercializan en paquetes con cantidades fijas
de ese tipo de producto.
Inventario disponible. – Son las cantidades en stock de los tipos de componentes que se
encuentran en la bodega o bodegas de la empresa.
Lista de materiales
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En la imagen que se muestra, se tiene como un nivel cero, al producto completo que es una
bicicleta y a partir de este se subdivide en una especie de árbol cuyas ramas hacia abajo los
podremos denominar niveles o subniveles, según más convenga.
Entonces como se comprenderá se podrían tener muchos más subniveles, que dependerá
del producto final.
Nota. - Los números cero que se visualizan en las tablas siguientes, corresponden a los
valores que por ausencia de las otras cantidades aparecen como resultado de ejecutar las
formulaciones que se encuentran en las celdas para fines de cálculo.
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Todos esto aspectos se los explicará más adelante con mayor detalle en un ejemplo aplicado.
SEMANA 1 2 3 4 5 6 7 8
COMPONENTE A 0 0 0 0 0 0 0 0
COMPONENTE B 0 0 0 0 0 0 0 0
COMPONENTE C 0 0 0 0 0 0 0 0
COMPONENTE D 0 0 0 0 0 0 0 0
Esta tabla resumen de las liberaciones de ordenes de cada cuadro de los MRP de cada
componente o elemento del producto final, semana a semana.
Mirando en conjunto más adelante las matrices señaladas, nos da una forma de estructura
que puede servir de aplicación bastante bueno en cualquier empresa que produzca cualquier
tipo de producto.
La estructura Tabla N°.: 10 puede ser modificable con el incremento de más matrices para los
elementos constitutivos.
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Tabla N°.: 10
Estructura de un MRP
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El ejemplo a continuación Tabla N°.: 11 es una aplicación de una generalidad de cualquier tipo de producto.
Tabla N°.: 11
Aplicación de un MRP
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Primero debemos entender cuáles son los tres elementos claves que componen el MRP, los tres
elementos claves son:
1.- PMP o MPS, es en el cual se indica en qué semanas nos piden productos; en el ejemplo
expuesto se tiene que en la semana 2 se necesitan 100 unidades, en la semana 4 se requieren
60, en la semana 5 se requieren 50 unidades y así sucesivamente.
Vamos a empezar a llenar la información del elemento A; el requerimiento bruto del MPS o PMP
lo copiamos y lo pegamos en el cuadro del elemento A, el inventario inicial es de 75 unidades
que se encuentra indicando en el cuadro de archivo de inventario, en la columna de inventario
disponible, el inventario final es también de 75 porque es con lo que empiezo como inventario
inicial. El inventario inicial empezando para la semana 1 es = 75 del inventario final del periodo
anterior, la fórmula la copiamos hasta la semana 8.
60
Para el elemento B que es parte del A y del C, no se puede empezar a llenar su cuadro porque
no hay todavía la información del elemento C.
Como el elemento C está sujeto al elemento padre que es A, entonces el Requerimiento bruto
va a ser para este caso 2 veces la Liberación de orden del elemento A.
Es decir: REQ BRUTO = 2* LIBERACION DE ORDEN (de A) y copiamos la fórmula hasta la
semana 8.
El inventario inicial es de 50
El inventario final es de 50
Para la semana 1, el inventario inicial es = 50 que es el inventario final anterior, copiamos la
fórmula hasta la semana 8.
Recepción programada ni inventario de seguridad no hay definido.
En requerimientos netos, copiamos la fórmula anterior: =SI(D24-D25+D27<=0;0;D24-D25+D27)
que es: SI(REQ BRUTO - INV INICIAL + INV SEGURIDAD <=0;0; REQ BRUTO - INV INICIAL +
INV SEGURIDAD) y la copiamos hasta la semana 8.
En la semana 1, 2 no tengo pedidos; en la semana 3 se requiere 20; como estoy trabajando con
lotes de 150, hago el pedido en la semana anterior 2 de 150 unidades del elemento C. En la
semana 6, se requiere 50 entonces hago el pedido de 150 de C en la semana 5.
En la semana 7 se requiere 19, realizo el pedido de 150 unidades de C en la semana 6.
Ahora llenaremos el cuadro del elemento B, como vemos el elemento B es parte del elemento A
y del C, por lo tanto, el Requerimiento bruto va estar formado por: =1*D19+3*D29, es decir: =1*
LIBERACION DE ORDEN de A + 3* LIBERACION DE ORDEN de C, se copia la fórmula hasta
la semana 8.
El inventario inicial es de 40
El inventario final es de 40
Para la semana 1, el inventario inicial es = 40 que es el inventario final anterior, copiamos la
fórmula hasta la semana 8.
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Stock de seguridad de 10, en la semana 1 seria 10 y copiamos ese valor hasta la semana 8.
Recepciones programadas no tiene
En requerimientos netos, copiamos la fórmula anterior: =SI(D34-D35+D37<=0;0;D34-D35+D37)
que es: SI(REQ BRUTO - INV INICIAL + INV SEGURIDAD <=0;0; REQ BRUTO - INV INICIAL +
INV SEGURIDAD) y la copiamos hasta la semana 8.
Inventario Final se lo va a llenar de la siguiente manera: =D35+D36+C39-D34, es decir: = INV
INICIAL + REC PROGRAMADOS + LIBERACION DE ORDEN (del periodo anterior en este caso
es 0) - REQ BRUTO; esta fórmula se la copia hasta la semana 8.
En la semana 2 se requieren 420 unidades de B, se está manejando lotes de 500, que lo pido en
la semana 1.
En la semana 4, se requieren 5, pero considerando el stock de seguridad, estaría cubierta esta
cantidad.
En la semana 5, se requieren 455, pido 500 en la semana 4
En la semana 6 se requieren 445, pido 500 en la semana 5.
Finalmente llenamos el cuadro del elemento D, este forma parte del elemento C:
En la semana 5 requiero 290, por lo que pido 350 en la semana 3 porque son para este caso 2
semanas antes, y para la semana 6 se requiere 240, para lo que hago el pedido de 350 en la
semana 4, quedando 110 en inventario final, quedando elaborado el ejercicio.
Capítulo III
Microsoft Project
Resultados de Aprendizaje
Operativo Elige los mejores resultados que entrega la solución del proyecto.
Introducción
Project es una herramienta indispensable para cualquier profesional orientado hacia el área de
gestión de proyectos, el cual es fácil de usar y tiene una estructura que permite administrar los
recursos y equipos del proyecto a través de la programación de los mismos.
Microsoft Project es una herramienta administradora de proyectos, que alinea las iniciativas de
una organización, proyectos y recursos.
Programación de proyectos
Creación de un proyecto
Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas, pudiendo incluir y mostrar vistas, tablas, campos y
otros elementos diferentes.
Figura 2.
Ventana inicial para abrir una hoja del Project
Figura 3.
Pestaña Proyecto
d) Para programar un proyecto desde la fecha de fin, hacer click en Fecha de fin de proyecto
en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, escriba o seleccione la fecha en la
que desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin.
Figura 4.
Información del proyecto
Figura 5.
Comando Tiempo de trabajo
Figura 6.
Ventana para cambios de jornadas laborales
En esta ventana, se puede definir los días hábiles, festivos, excepciones y jornadas de trabajo
para el proyecto o para cada uno de los recursos.
Pasos para asignar un calendario base para el proyecto
Ajustes a la configuración
Microsoft Project es una aplicación que permite, definir un conjunto de parámetros para que los
proyectos, sus tareas, sus recursos y demás elementos inicien con las configuraciones
específicas determinadas por su organización.
Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del
proyecto y sus elementos, como son: Actividades, recursos, calendario laboral, entre otros Figura
7.
Figura 7.
Opciones de Project, donde se configura las opciones generales.
En el caso de existir más de un calendario empresarial, los rangos deben ser los extremos de
todos los calendarios, que se deben ingresar como datos. Para esta opción, debido a que, en el
caso de no hacerlo, los cálculos de trabajo y duración del proyecto se pueden distorsionar y no
coincidir con lo que se requiere para el cronograma de actividades, generando problemas en la
programación.
Figura 8.
Programación en la ventana de Opciones de Project.
Guardar un proyecto
Se puede guardar de modo local del equipo Figura 9, en el que se encuentre trabajando, pero
se da la posibilidad de guardar en otros medios de almacenamiento como:
70
Figura 9.
Ventana Guardar como
Definición de tareas
Introducción
Un proyecto normal se compone de tareas relacionadas, que son las instrucciones de trabajo y
que constituyen la programación.
Una tarea debe representar una cantidad de trabajo significativa con una fecha de entrega
definida, pero, a la vez, debe ser lo suficientemente corta para permitir el seguimiento regular de
su progreso y la identificación temprana de los problemas.
a) Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle del seguimiento que se desee realizar.
Las t ar eas, d eben desglosarse de forma más detallada en las áreas que presenten
mayor riesgo.
b) Asegurarse de que los criterios de conclusión de las tareas, estén claramente definidos.
c) Definir las tareas que son cortas, en comparación con la duración total del proyecto. Las
tareas más cortas permiten estimar el tiempo y los recursos más fácilmente.
d) Evitar definir como tareas, cosas del tipo vacaciones o formación.
Clases de tareas
Nota: Se recomienda que las tareas de resumen se escriban en sustantivo para una fácil
identificación en la estructuración del cronograma de actividades.
b) Tareas de último nivel normales: Son todas las tareas que pueden realizarse en un
proyecto, y que no son parte de la ruta crítica, es decir, tienen algún tiempo de holgura
que les permite retrasarse sin que se retrase el proyecto.
Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la tarea se convierte en tarea crítica.
Las tareas llamadas a realizar y ejecutar el proyecto, reciben el nombre de último nivel debido a
que después de ellas no se desprende ninguna actividad adicional.
Las tareas de último nivel normales, deben tener al menos un recurso tipo trabajo asignado, para
que pueda tener un responsable que deba responder por la misma.
Nota: Se recomienda que las tareas de último nivel se escriban con un verbo en infinitivo, para
que sea de fácil identificación en la estructuración del cronograma de actividades, denotando la
acción que se debe realizar en la actividad.
c) Tareas de último nivel críticas: Son aquellas que deben ser completadas según la
programación, para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crítica se retrasa,
también se retrasa la finalización del proyecto. El conjunto de tareas críticas se conoce
como Ruta Crítica.
Es importante que el proyecto termine según la programación, se ponga atención a las tareas de
la ruta crítica y a los recursos asignados a cada una de ellas. Estos elementos determinan si el
proyecto terminará a tiempo.
d) Tareas Hitos: Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto, tal como un
entregable o un punto de decisión y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto.
Toda tarea con una duración cero se muestra automáticamente como hito Figura
10.
Los hitos pueden marcar el inicio o el final de una actividad o una serie de actividades.
73
Nota: Se recomienda que los hitos se escriban en pasado participio, para una fácil identificación
en la estructuración del cronograma de actividades.
Figura 10.
Ejemplo de hito en una planificación y el pasado participio.
Creación de tareas
Microsoft Project, calcula la cantidad de trabajo que ha realizarse en la tarea, en base de las
duraciones. De ser necesario, se puede revisar las estimaciones más adelante.
74
Nota: Al crear una tarea, no es necesario escribir una fecha en los campos Comienzo y/o Fin.
Microsoft Project, calculará las fechas de comienzo y fin, en función de las relaciones entre tareas
que se haya especificado.
Se puede agregar una nota, a una tarea con explicaciones detalladas, supuestos o indicaciones
acerca del origen de la tarea. Seleccione la tarea (haciendo click sobre cualquier campo) y luego
en la pestaña Proyecto hacer click en Notas de las tareas. Escriba la información en el cuadro
Notas.
Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en inglés), ayuda a crear una lista de tareas al
tomar una descripción de nivel alto de trabajo y dividirle en componentes.
Por ejemplo, la descripción de nivel alto de trabajo, de la remodelación de una cocina; incluye
trabajos de nivel inferior como la instalación de armarios, lavaplatos y gabinetes. La remodelación
de una cocina; se considera una fase o tarea de resumen.
Se crea un esquema, aplicando una sangría a las tareas que comparten características o que se
van completando en el mismo intervalo temporal de una tarea de resumen.
Se puede utilizar las tareas de resumen, para mostrar las fases principales y las secundarias del
proyecto. Las tareas de resumen, muestran un resumen de los datos de las subtareas, que son
las tareas agrupadas dentro de ellas.
75
Se pueden aplicar sangrías o niveles Figura 11, a las tareas según tantos niveles sean
necesarios, para reflejar la organización del proyecto.
Figura 11.
Aplicación de sangrías
En el ejemplo Figura 11; esta tarea de resumen, incluye el período comprendido entre la primera
fecha de comienzo y la última fecha de fin de todas las tareas de último nivel que la componen.
No se muestra la suma de las duraciones de todas las tareas de último nivel.
c) Hacer click en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas
para ocultar las subtareas.
d) Para mostrar todas las subtareas, hacer click en Mostrar y, a continuación, hacer click en
todas las subtareas; cómo en la Figura 12 siguiente.
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Figura 12.
Esquema de subtareas
Para cambiar el formato, a las tareas por su clasificación: Resumen, críticas, no críticas, etc.
Estos formatos se pueden aplicar desde la cuadrícula en el menú Formato Figura 13.
Figura 13.
Formatos para los estilos de texto.
La Duración es el período total de tiempo, necesario para completar una tarea. Es la cantidad
de tiempo, para realizar una actividad, desde el comienzo hasta el fin de una tarea; definido en
el calendario del proyecto y de sus recursos.
En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas:
Cuando la duración está marcada como estimada, mediante un símbolo de interrogación, quiere
decir que aún queda información pendiente, normalmente por parte de los recursos responsables
de la tarea. Por ejemplo: ¿2 días?, 1 semana?
Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo, como aparece en
el siguiente cuadro:
Duraciones
hábiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas
Nota: Microsoft Project no programa o determina trabajo para fines de semana, vacaciones u
otros períodos no laborables a menos que se encuentre definido en el calendario laboral.
Cuando se crea una tarea; Microsoft Project asigna por defecto una duración estimada de 1 día
(¿1 día?). Esta característica, se puede cambiar por defecto en las opciones de Project
(Archivo/Opciones/Programación/Las tareas programadas tienen duraciones estimadas).
a) Verificar que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo, el Diagrama de Gantt)
b) Seleccione la tarea que desea colocarle una duración.
c) En el campo Duración escriba la duración y luego la unidad de tiempo, tal como se
indicó en el cuadro anterior. Si no escribe una unidad de tiempo, Microsoft Project
asumirá la unidad de tiempo por defecto (días). La unidad de tiempo, también puede
cambiarse.
d) Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor.
Pasos para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones
Introducción
Para establecer un orden en las tareas, se debe vincular las tareas con las que le siguen
(sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deben tener. Luego, Microsoft Project
programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin, escalonando las barras de Gantt
para reflejar las nuevas fechas y mostrando las líneas de vínculo entre las tareas dependientes.
Es poco recomendable, cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para determinar el
momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar; haciendo que el proyecto se vuelva
rígido y no permite que Microsoft Project, pueda reajustar las fechas del proyecto con base en los
cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas.
Tipos de vínculos
Se tiene cuatro tipos de vínculos entre las tareas que define Microsoft Project:
Predecesoras y sucesoras
Una tarea que deba empezar o terminar antes que otra pueda comenzar, se denomina tarea
predecesora.
Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina tarea
sucesora.
Por ejemplo: No se puede comenzar la construcción de una vivienda hasta que el terreno esté
preparado.
Decidido el orden de las tareas, se puede vincular las tareas relacionadas. Por ejemplo, algunas
tareas necesitan comenzar o finalizar antes que otras. Otras tareas dependerán del comienzo o
fin de una tarea precedente.
Forma 1:
Forma 2:
Obs.: Si vincula tareas utilizando selecciones múltiples, seleccione las tareas en el orden en el
que desea vincularlas.
Un vínculo de tarea, no basta mostrar con precisión la relación entre tareas; se requiere ajustar
las dependencias, especificando un período de tiempo de desplazamiento de las tareas, llamado
tiempo de posposición o tiempo de adelanto. Este tiempo permite desplazar la tarea sucesora
para retrasarla o adelantarla.
• Si escribe un valor positivo, esta tarea retrasará su inicio (se mueve hacia delante,
con respecto a su predecesora).
• Si escribe un valor negativo, esta tarea adelantará su inicio (se mueve hacia atrás,
con respecto a la predecesora).
82
Administración de recursos
Creación de recursos
Locales
Para crear recursos en modo Local (equipo), se debe abrir la vista hoja de recursos Figura 14
Figura 14.
Recurso/Organizador de equipo/Hoja de recursos
En la hoja de recursos, se ubica la información que solicita esta vista, se escribe el nombre del
recurso, se establece el tipo, se configuran las tablas de costos, el calendario, etc. Figura 15
83
Figura 15.
Vista de Hoja Recurso
Clases de recursos
Microsoft Project, programa los recursos genéricos como si se tratara de recursos de trabajo,
puesto que reúnen características similares a éstos.
Los recursos genéricos se utilizan para la sustitución de recursos, reemplazando a los recursos
84
genéricos con recursos específicos que poseen las mismas cualificaciones Figura 16.
Los recursos genéricos, se utilizan en las primeras etapas del desarrollo de un plan de un proyecto
o cuando se desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto, pero puede ser que no
importe exactamente quién trabaje en él.
Los recursos genéricos en un proyecto, se escriben de la misma manera que los recursos de
trabajo y los recursos materiales. Por ejemplo, después de que un líder de proyectos haya
agregado un recurso denominado carpintero, a la Hoja de recursos de Microsoft Project; especifica
que el recurso es un recurso genérico, mediante la ficha General del cuadro de dialogo
Información del Recurso. Si el líder decide agregar el recurso genérico a los recursos de la
organización, puede que necesite suministrar otra información necesaria acerca del recurso,
mediante las fichas del cuadro de diálogo, Información del Recurso. Por último, el recurso se
agrega a los recursos de la empresa mediante el Asistente para la importación de los recursos.
Los recursos genéricos, pueden aparecer en las plantillas de la empresa, desde donde se pueden
agregar a los proyectos.
Figura 16.
Asignación de tipos de recursos
a) Recurso Trabajo: Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo
esperado.
Al definir un recurso trabajo, pensar en función del tiempo; indicando cuanto tiempo necesita ese
recurso, en el proyecto.
Por ejemplo: Tiempo completo (100%), medio tiempo (50%) o tiempo múltiple, para un grupo de
recursos trabajo, tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300%).
Cuando se asigne un recurso trabajo (talento humano) para una tarea, especificar las unidades
(días, semana, etc.) de tiempo que se necesita del recurso, para que complete la tarea (no
siempre es el 100%, pudiendo ser requerido en el mismo período de tiempo, para completar
varias tareas). A esto se le llama Unidad de asignación, que corresponde al porcentaje de
tiempo que el recurso estará asignado a la tarea.
Por ejemplo, el recurso pintor de interiores, puede ser asignado a la tarea, pintar paredes primer
piso en un 20% y a la tarea pintar marcos primer piso un 50%, el tiempo restante, 30% se le
asigna a la tarea pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100% para ese período de
tiempo.
Ejemplo de recursos material, incluye el cemento, varillas de acero, tubería, canaletas, madera y
vidrio.
Al definir el recurso material, debe especificar una etiqueta de material o unidad de medición que
se escribe en el campo, Etiqueta de material de la vista, Hoja de recursos.
Ejemplo de rótulos son: metros cúbicos, resma, galones, toneladas, bolsas, paquetes, litros, entre
otros.
86
Para asignar un recurso material a una tarea, se debe especificar la cantidad del recurso que dicha
asignación consume de ese recurso.
Un consumo variable, indica que la cantidad de material usado cambia, si la duración de la tarea
o las unidades de la asignación cambian.
Por ejemplo, si debe asignar 10 bultos de cemento semanales, para la tarea vaciar losa edificio,
escriba en el campo Unidades, 10 bultos/sem. (Cuando esté asignando el recurso a la tarea, en
la vista Diagrama de Gantt).
El consumo de material fijo, es la cantidad absoluta de un recurso material usado para completar
una asignación. Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado será constante,
independiente de los cambios en la duración de la tarea o de las unidades de la asignación.
Por ejemplo, si debe asignar 30 metros cúbicos de arena para la tarea levantar muros, sin
importar cuánto se demore en la tarea, escriba en el campo Unidades, 30 metros cúbicos (cuando
esté asignando el recurso a la tarea, en la vista Diagrama de Gantt).
Nota: Cuando se asigne un recurso material a una tarea, por defecto el recurso se asigna como
consumo de material fijo.
Figura 17.
Asignación de tiempo, para la ejecución de las tareas
Diferencias de los recursos tipo material con respecto a los recursos trabajo:
i. Los campos de Capacidad Máxima, Tasa de Horas Extras, Grupo de Trabajo, Calendario
base están deshabilitados.
ii. El recurso material no se redistribuye.
iii. En recurso material no usa calendario de recursos.
c) Recurso Costo: Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en
una tarea o de la duración de una tarea como, por ejemplo, precio del billete de avión o
alojamiento, seleccione el recurso tipo costo.
Los recursos de costo, permiten supervisar con precisión los aspectos financieros y sincronizar
el proyecto con los datos de los sistemas contables.
Para cada tarea, se puede asignar costos arbitrarios Figura 18, sin basarse en tiempos de trabajo
y usar campos personalizados para especificar un tipo de costo o código financiero.
Figura 18.
Tipos de recursos
Los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo; en cambio,
los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del mismo
modo que los recursos tipo material.
Los recursos de costo no se conciben como algo que se acumula con una tasa, sino como costos
directos.
88
Gráfico de recursos
Esta opción muestra, que están realizando los recursos que interesan. Con el botón Gráficos, se
puede obtener una vista de la información de las asignaciones de uno o más recursos de la
empresa, por ejemplo, se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto está trabajando
en el proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado.
Para revisar esta información, seleccionar uno o varios recursos y luego hacer click en el botón
Gráficos de la ventana Crear equipo de empresa.
La opción Gráficos permite revisar la disponibilidad restante Figura 19, el trabajo y las horas
asignadas de uno o varios recursos. hacer click en Herramientas/Asignar recursos. Seleccione
el recurso y las tareas que desea revisar y hacer click en Gráficos de la ventana Asignar
Recursos.
Figura 19.
Opción Gráficos/herramientas/Asignar recursos
Tipos de tareas
La configuración del tipo de tarea influye en cómo se programan las tareas y su comportamiento
respecto a la asignación de los recursos.
Unidades fijas
Duración fija
Trabajo fijo.
Con estos tipos de tareas, se puede controlar cualquier variación de la ecuación estándar:
a) Tareas de unidades fijas: En este caso, los recursos asignados permanecen fijos cuando
aumenta o disminuye el trabajo de una tarea.
b) Tareas de duración fija: Son tareas en donde la duración es un valor fijo que no resulta
afectado por los cambios realizados en el trabajo, ni por las unidades de recursos
asignados.
Nota: Si está condicionado por el esfuerzo, la asignación de recursos adicionales, reducirá los
valores unitarios individuales de los recursos.
c) Tareas de trabajo fijo: Son tareas donde la cantidad de trabajo, es un valor fijo que no
resulta afectado por los cambios realizados en la duración de la tarea, ni por el número de
unidades (o recursos) asignadas.
Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar a los pasos a seguir, para desactivar
la programación condicionada por el esfuerzo, según se indica más adelante.
Unidades de asignación
Trabajo
Duración
Para todas las tareas, después de asignar un recurso, la tarea se programa de acuerdo con la
fórmula: Duración = Trabajo / Unidades
La Tabla N°.: 12 muestra cómo afectan los tipos de tarea, a la programación cuando se modifica
uno de los tres elementos.
91
Revisando las unidades, el trabajo o la duración en una asignación; uno de los otros dos
elementos está fijo, de acuerdo con su tipo de tarea, y por tanto Microsoft Project vuelve a calcular
el tercer elemento.
Por ejemplo, en una tarea de unidad fija, si modifica la cantidad de trabajo asignado, la duración
de la tarea cambia, mientras que las unidades de asignación permanecen fijas. De la misma
manera, si cambia la duración de la tarea, esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo.
Definir una tarea, con una unidad fija, cuando las unidades de asignación no deben cambiar,
incluso si la duración o la cantidad de trabajo van a cambiar.
Por ejemplo, definiendo un recurso con unidades al 50% en una asignación, y desea que ese
valor de la unidad no cambie nunca, incluso si esto significa que va a aumentar la duración de la
tarea o el trabajo.
Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea, Microsoft Project, alarga o reduce la
duración de la tarea, basándose en el número de recursos asignados a dicha tarea, pero no
cambia el trabajo total de la misma.
El trabajo es la cantidad de esfuerzo, o el número de horas, dedicado por un recurso a una tarea.
El trabajo total de una tarea, está determinado por la duración esperada de una tarea y la
asignación inicial de recursos.
92
Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total permanece inalterado; sin embargo,
SÍ cambia la cantidad de trabajo, que se distribuye entre los recursos asignados a la tarea.
La programación condicionada por el esfuerzo, sólo tiene efecto cuando los recursos se agregan
o se quitan de una tarea.
Cuando se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta lo
siguiente:
Los cálculos condicionados por el esfuerzo, sólo se aplican después de asignar los
primeros recursos a la tarea.
Después de asignar recursos a una tarea, el valor del trabajo no cambia con la asignación
de nuevos recursos ni con la reducción de éstos.
Con base a esta teoría se pueden clasificar las tareas por su tipo.
Al hacer doble click sobre una tarea, se muestra la ventana Información de la Tarea. En la ficha
Avanzado, puede cambiar el tipo de tarea, para cambiar el método de programación de Microsoft
Project al cambiar los recursos Figura 20.
93
Figura 20.
Información de la tarea/Avanzado/Tipo de tarea
Asignación de recursos
Una asignación es la asociación de una tarea específica con uno o varios recursos requeridos,
responsables de finalizar la tarea.
Se pueden asignar recursos de trabajo, como recursos materiales a las tareas. A diferencia de
los recursos de trabajo, la asignación de los recursos materiales a una tarea no afecta a la
programación de tareas.
Cada tarea de un proyecto, debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo. Una
tarea podría requerir uno o varios recursos para ser completada; es importante recordar que un
recurso no es solo una persona, sino cualquier espacio o elemento o insumos que se requieran
para completar el proyecto.
Cuando se asigna un recurso, se debe establecer las unidades específicas para su asignación en
una tarea. Si no se especifica las unidades de los recursos que se necesita (por ejemplo 10%,
50%, etc.), Microsoft Project asigna el 100% del recurso a la tarea.
94
Figura 21.
Ventana de Asignar recursos
En la ventana Asignar recursos Figura 21; la marca que aparece al lado del recurso, indica que
el recurso está asignado a la tarea seleccionada.
Pasos para asignar recursos a las tareas desde la ventana asignar recursos
ii. Para asignar varios recursos diferentes, presione la tecla CTRL para seleccionar
recursos no adyacentes o presione la tecla MAYÚS (SHIFT) para seleccionar
95
recursos adyacentes.
iii. Para asignar más de una unidad del mismo recurso, escriba un porcentaje superior
a 100 en el campo Unidades; por ejemplo, 200 por ciento (200%), para especificar
dos unidades de recurso.
Nota: Una marca de verificación que aparece a la izquierda del campo Nombre, indica el recurso
que se está asignando a la tarea seleccionada (ver la figura anterior). El nombre del recurso
también aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt.
A medida que se asigna más recursos a una tarea, la duración se reduce a reflejar este hecho. Si
se desea, que la duración de la tarea se mantenga invariable, independiente de los recursos
que asigne, seleccione la tarea, hacer click en Información de la tarea y elija la ficha
Avanzado. Desactive la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.
Si desea asignar recursos, a medida que finalizan otros trabajos de la programación, se puede
mantener en pantalla el cuadro de diálogo Asignar recursos, mientras trabaja con el Diagrama
de Gantt y otras vistas de Microsoft Office Project Professional.
parte inferior.
c) En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea.
d) En el Formulario de tareas hacer click debajo del campo Nombre del recurso.
e) Abrir la lista de los recursos que aparece en el campo, haciendo click sobre la lista
desplegable, como aparece en la siguiente Figura 22.
Figura 22.
Ejemplo de Lista de recursos
Los factores relacionados con los costos, determinan la rapidez de cómo se ejecutan las tareas
y el modo como se emplean los recursos.
97
El éxito de un proyecto se puede medir por el acercamiento, que se haya logrado entre los costos
finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos.
La estimación de costos, es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y
tareas necesarios para completar las actividades del proyecto.
Figura 23.
Ventana Información del recurso/Costos
Existen 5 tablas de costos: A hasta E. Puede escribir hasta 25 diferentes cambios de períodos,
en cada tabla. La funcionalidad de múltiples opciones de Tablas, radica a que un recurso, puede
tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice.
Obs.: Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales.
98
Etiquetas inteligentes
Microsoft Project, utiliza las Etiquetas inteligentes (Figura 24) para mostrar los diferentes cálculos
que realiza la herramienta, con la modificación realizada por el usuario, orientándolo en los
diferentes cálculos que se puede realizar; para identificar esta etiqueta, se debe ubicar en el
campo modificado, que muestra en su parte superior izquierda, un triángulo verde que a su vez
afecta la tarea que está relacionada con esa planificación, también muestra un indicador que al
hacer click, muestra las opciones que cambiarán la manera de programar la tarea o el recurso.
Figura 24.
Etiquetas inteligentes
Una vez creado y ajustado el plan del proyecto, se puede revisar si los recursos se utilizan
óptimamente. Es posible que algunos estén sobre asignados, es decir, programados para
trabajar más del tiempo disponible. En la Figura 25, se muestra recursos sobreasignados.
También puede ser que otros estén subasignados, es decir, que estén trabajando en algunos
momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar.
Los recursos sobreasignados, tienen un símbolo a la izquierda con un rombo amarillo y que están
sobreasignados en su capacidad máxima. Las barras del panel inferior representan la asignación
diaria del recurso. La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad
máxima que el recurso está asignado.
Un recurso sobreasignado tiene más trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que
dispone. Microsoft Project, calcula la programación basándose en las necesidades de las tareas,
no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados.
100
Figura 25.
Ejemplo de sobreasignación de recursos.
Puede encontrar los recursos sobre asignados rápidamente en cualquier vista de recursos,
donde sus nombres aparecen resaltados en rojo.
También puede utilizar la vista Asignación de recursos (en el menú Ver hacer click en Mas
Vistas... en la ventana Más Vistas... elija Asignación de recursos y luego en Aplicar), como ayuda
para buscar y revisar información detallada de tareas y asignación acerca de los recursos sobre
asignados.
101
Puede ver un Figura 26 y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que
están sobre asignados o infra asignados en uno o en varios proyectos.
Figura 26.
Ejemplo de disponibilidad de recursos
Señale uno o varios recursos, y hacer click en Gráficos. En la lista desplegable, Seleccione un
gráfico, puede revisar la disponibilidad restante, el trabajo y las horas asignadas de uno o varios
recursos.
102
Redistribuir recursos
a) Reducir la duración de una tarea, para que los recursos asignados dispongan de más
tiempo para otras tareas.
b) Retrasar una tarea, utilizando el campo Retraso por redistribución.
c) Dividir una tarea.
Nota: Obsérvese que, con los métodos anteriores, se puede retrasar la fecha de fin; lo que
ocurre también con Microsoft Project, para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir
recursos del Menú Herramientas.
Después de organizar las precedencias de las tareas, se debe revisar la ruta crítica.
La ruta crítica, es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto, hasta la fecha
de fin del proyecto; estas tareas no tienen holgura.
El líder del proyecto, debe cuidar que las tareas tengan los insumos necesarios para su
ejecución.
Para revisar la ruta crítica, se debe tener en cuenta los siguientes elementos:
Holguras (Margen de demora total): Período de tiempo, que se puede retrasar una tarea, antes
que afecte las fechas de otras tareas o la fecha de fin del proyecto.
Fechas Tempranas de Comienzo y Fin; es la fecha más temprano en la que una tarea puede
comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto.
Fechas Tardías son el Límite de comienzo y el Límite de Fin; es la fecha límite o más tardía en
la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto.
a) Luego de preparar la vista de Gantt, comparar las fechas tempranas y tardías y analizar
las holguras excesivas.
b) Las tareas con holguras excesivas Figura 27, se pueden realizar en cualquier momento y
no afectan el proyecto. Esto desvía la atención y entregan datos erróneos para el líder del
proyecto, que busca como aprovechar las holguras de algunas tareas.
c) La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas, es colocando tareas
Sucesoras; es decir, el resultado del trabajo que se realiza, se entregue a otra tarea.
d) Verificar que la mayoría de las tareas, tengan predecesoras (excepto la primera) y todas
las tareas tengan sucesoras (excepto la última).
e) Las tareas sin predecesoras o sucesoras, dan la idea de estar sueltas, y que el resultado
del trabajo que se realiza en ellas, no tiene finalidad o no está relacionado con las
siguientes tareas.
105
Figura 27.
Tareas con holgura
Microsoft Project, estima los costos, a través de la creación del presupuesto del proyecto, que
consiste en el costo estimado de un proyecto y que se establece en Microsoft Project con un Plan
Previsto, que incluye los datos iníciales que ha ingresado, tales como duraciones, costos, trabajo,
etc., en el campo Costo Previsto.
El Costo previsto, es el costo original del proyecto, que se crea cuando se guarda en el plan
previsto. Se realiza un seguimiento de los costos y se los compara con los costos reales, para
controlar el rendimiento de los costos durante la vida del proyecto.
106
Los costos fijos, son costos definidos para una tarea y que permanecen constantes;
independientemente de la duración de la tarea, del trabajo realizado por un recurso, o el número
de unidades de recurso asignado.
El costo de un recurso basado en tasas puede aumentar, cuando una tarea requiere más tiempo;
pero un costo fijo nunca aumenta.
Nota: Se puede Introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto.
Una línea de base (Figura 28) es un conjunto de estimaciones clave, del proyecto original.
Este conjunto consta de las estimaciones originales de tareas, recursos, asignaciones y costos
que se especifican en el plan del proyecto.
Con el proyecto en marcha, escribir información real y compararla con la línea de base.
Comparando la información del plan previsto o línea de base, con la programación actual del
proyecto, permite identificar y resolver las posibles diferencias.
Cuando se agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos, se puede actualizar un plan
previsto.
107
Figura 28.
Ventana Establecer línea de base
Se puede guardar hasta 11 líneas de base, para un solo plan de proyecto. Las líneas de base se
nombran así: La primera que guarde no tiene número, Línea de base 1, Línea de Base 2 hasta
Línea de base 10.
a) Tareas: Fechas de comienzo y fin, duración, trabajo, costo, divisiones, trabajo de fase
temporal y costo de fase temporal.
La fase temporal es la distribución del valor por unidad de tiempo. Por ejemplo, si un recurso
trabaja 40 horas a la semana, puede ver su trabajo por cada día, en la vista Uso de Recursos.
a) En el menú Proyecto, elegir Establecer Línea Base, hacer click en Establecer línea
de base
b) Activar, Borrar plan previsto
c) En Para elegir, Proyecto completo o Tareas seleccionadas
d) Hacer click, en Aceptar
Nota: Puede ver los campos de línea de base registrados por Microsoft Project, en la tabla
Línea de base. (En el menú Ver elegir Tabla: y luego hacer click en Más tablas...)
Cuando se guarda una línea de base, Microsoft Project guarda los datos de la misma
como parte del archivo del proyecto. Una línea de base no es un archivo
independiente.
Después de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto, se crea la línea de base. Como la línea
de base, proporciona los puntos de referencia para comparar el progreso del proyecto real, se
debe incluir las mejores estimaciones de duración de las tareas, las fechas de comienzo y fin,
los costos y otras variables del proyecto que se desea controlar.
Finalizado el proceso inicial (especificar tareas, crear dependencias, asignar recursos, costos,
comprobar y ajustar la programación) en la creación de una programación y antes de realizar un
seguimiento de la programación, quizás desea guardar un plan previsto.
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Posteriormente se compara los valores entre sí y con los valores reales. Si se realiza un análisis
del valor acumulado, también se puede especificar los valores de línea de base que se desea
utilizar para los cálculos de valor acumulado. Cada vez que guarde un valor de línea de base, se
registrarán la fecha y la hora. Esto facilita ver si ya se ha usado una línea de base y cuándo se
guardó por última vez.
Figura 29.
Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras: una azul (o roja) que representa el programa
y otra gris, que es la línea de base.
Métodos de seguimiento
Para evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un proyecto, es necesario equilibrar su
carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las tareas.
Puede administrar el proceso de seguimiento, dependiendo del nivel de detalle que necesite;
puede actualizar toda la programación en fechas específicas y a medida que progresen las
tareas.
Seguimiento manual
Escriba las horas trabajadas en cada tarea durante cada período de tiempo. En la vista, Uso de
Tareas o Uso de recursos; cambiar la escala temporal a la unidad que desee manejar, por
ejemplo, cambiar a Días, Semanas.
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Obs.: No se escribe en todos los campos de la tabla de Seguimiento; el cambio sobre uno de
los campos puede afectar a uno o varios de los otros campos automáticamente.
Por ejemplo, si escribimos 50% en el campo % completado, Microsoft Project calcula los campos
Comienzo real, Duración real, Duración restante, Costo real y Trabajo real; pero no calcula el
Fin Real.
Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas, la correspondiente fecha programada
de la tarea, cambia.
Las fechas previstas, no se ven afectadas por los cambios que se realiza en las fechas reales o
programadas. Si especifica una fecha de finalización real para una tarea, Microsoft Project
calcula su porcentaje completado para que sea 100%.
Pasos para ingresar información real de las tareas en la ventana actualizar tareas
Microsoft Project, incluye una herramienta para reprogramar las tareas, que después de actualizar
el proyecto, no han sido realizadas o se han retrasado. Dichas tareas, deben ser trasladadas a
fechas posteriores, respecto de la fecha actual; para que el proyecto muestre los nuevos cambios
en la programación.
Herramientas de análisis
Un informe de calendario mensual: Es una tabla que muestra los días laborables, las horas de
trabajo y los períodos no laborables, programados en el calendario utilizado en el proyecto.
d) Dependiendo del tipo de informe que se haya elegido, hacer las modificaciones del caso.
La vista Diagrama de Relaciones Figura 30, es una versión del Diagrama de Red; presenta la
tarea actual en el centro de la sección, con las predecesoras inmediatas de la tarea a su izquierda
y las sucesoras a su derecha.
En un proyecto grande, con muchas tareas interrelacionadas, se puede utilizar la vista Diagrama
de Relaciones para centrarse sólo en las tareas vinculadas a una tarea en particular.
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Figura 30.
Vista Diagrama de Relaciones
La vista Diagrama de Relaciones, es más útil en una vista combinada. Por ejemplo, se puede
mostrar la vista Diagrama de Gantt en la sección superior y la vista Diagrama de Relaciones en
la parte inferior.
ANEXOS
Para crear una cuenta de conexión a Microsoft Project Server, siga los siguientes pasos:
Figura 31.
Cuadro de dialogo para crear la cuenta de conexión a Microsoft Project Server
Figura 32.
Ventana de Propiedades de la cuenta
Cuando se abre Microsoft Project Figura 33, muestra un cuadro de dialogo de conexión.
Figura 33.
Ventana de Inicio de sesión.
Microsoft Project, almacena los detalles del proyecto en su propia base de datos, para calcular y
controlar la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un
plan.
El plan del proyecto se crea cuando se introduce la información esencial las tareas. Así, se puede
ver cuando finaliza el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas.
Para tener acceso a la información de las bases de datos; se utilizan las herramientas siguientes:
Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básica de las tareas en las columnas y
un gráfico de barras.
118
Una vista puede ser la combinación de una o más vistas; como: Diagrama de Gantt, Hoja de
Recursos, Calendario, entre otras.
Las vistas, es la manera en cómo Microsoft Project se comunica con el usuario. Cuando introduzca
información en una vista, ésta es almacenada en el archivo del proyecto o base de datos. Esta
información podrá ser mostrada en otras vistas. Por ejemplo, la duración de una tarea que se
agregue en la vista Diagrama de Gantt que aparecerá en la vista Hoja de Tareas cuando la
muestre.
Las vistas se pueden usar para: Introducir, organizar y examinar información en una amplia
variedad de formatos.
Al cambiar o aplicar otra vista, otra tabla u otro filtro; oculta la información, pero no la elimina.
Seguirá estando en la base de datos y estará actualizándose.
a) Hacer click sobre la pestaña Vista Figura 34, encontrará las opciones de vista de tareas y
de recursos, luego seleccionar la vista que desea elegir (Normalmente son las primeras
8 opciones).
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Figura 34.
Pestaña de Vista
b) Si la vista requerida, no aparece, hacer click derecho sobre la barra del nombre de la
vista, al lado izquierdo y seleccionar la vista deseada Figura 35.
Figura 35.
Vistas deseadas.
Tipos de vistas
a) Vistas para Tareas: Sirven para administrar las tareas y la información que una tarea
necesita: Duraciones, fechas de comienzo y fin, predecesoras, entre otros. Algunos
ejemplos son: Diagrama de Gantt y Vista calendario.
b) Vistas para Recursos: Sirven para administrar los recursos y toda la información
que un recurso necesita: Nombre del recurso, tasa estándar (costo hora), calendario
laboral, disponibilidad, entre otros. Algunos ejemplos son: Hoja de recursos, gráfico de
recursos.
c) Vistas para Asignaciones o de Uso: Son vistas, que combinan información de las
tareas y recursos. Permiten ver la información de las asignaciones. Ejemplo de estas
vistas son: Uso de Recursos y Uso de tareas.
Nota: Una vista puede tener uno o varios tipos, o una o varias categorías, para facilitar la
administración del proyecto.
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Vistas combinadas
Las vistas Combinadas, divididas en dos paneles, superior e inferior Figura 36. Se usan para
administrar con más detalle las tareas o los recursos.
Cuando una vista combinada está aplicada, solo hay un panel activo, el superior o el inferior, en
la que los comandos que ejecutan, se realizan sobre el panel activo.
Figura 36.
Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionadas
Figura 37.
Pestaña Vista / Detalles
Diagrama de Gantt: Muestra la información de las tareas de su proyecto, como texto y gráficos
de barras.
En la Figura 38, muestra en el lado izquierdo de esta vista, contiene las columnas en las que se
puede crear y modificar: Nombres de las tareas, las duraciones, fechas de comienzo y fin y otra
información referente a las tareas del proyecto. En el lado derecho, puede utilizar las barras de
Gantt para visualizar gráficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de
tiempo.
Figura 38.
Diagrama de Gantt
La posición de la barra en la línea de tiempo, así como en su longitud; nos indica cuando comienza
y cuando finaliza esa tarea. Adicionalmente, la posición de una barra de tarea en relación a otra
indica si las tareas se suceden o si se superponen.
Gráfico de recursos: Es un gráfico de barras Figura 39, que muestra los picos de utilización de
un recurso a través del tiempo. Esta vista muestra de forma gráfica, información de la
asignación, el trabajo o el costo de los recursos en relación con el tiempo.
Figura 39.
Gráfica de recursos
Las barras que están por encima del 100%, indican el tiempo de utilización superior (tiempo sobre
asignado) a su capacidad máxima. Para cambiar los detalles de la vista, en el menú Formato
elegir Detalles y luego hacer click en la opción que se desea
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Vista hoja de recursos: Muestra información de los recursos en un formato similar al de una
hoja de cálculo Figura 40, donde se puede revisar, agregar o modificar información de cada
recurso.
La información incluye entre otros: La tasa estándar o los costos por hora, capacidad máxima de
disponibilidad, calendario base, grupo al que pertenece, entre otros.
Los recursos con el símbolo en forma de rombo, están siendo utilizados por encima de la
capacidad máxima y requieren de una redistribución de trabajo para compensar las cargas ya
asignadas.
Figura 40.
Hoja de recursos
En la vista Hoja de recursos, es posible crear una lista de recursos para el proyecto, escribiendo
el nombre de cada recurso y la información afín.
Tablas y campos: Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas Figura 41, que muestran
información específica de las tareas, recursos y asignaciones de una vista tipo Hoja de datos, de
una manera organizada. Por ejemplo, existe para recursos o tareas, tablas de costos, trabajo,
uso, resumen, entre otras.
Figura 41.
Cuadro de diálogo de Más Tablas: Dando clic en Nueva, se despliega la ventana de Definición de tabla en
el proyecto
Ventana Más tablas. El círculo punteado resalta la opción Tablas: que muestra activada Tarea
porque la vista Diagrama de Gantt estaba visible.
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a) Hacer click en la pestaña Vista y seleccionar el botón Tabla: <tabla activa>, donde <tabla
activa> es la tabla visible en el momento.
b) Se despliega la lista de tablas más comunes.
Lista de tablas predeterminadas: Dependiendo de la vista que se tenga visible, aparece una
lista de las tablas disponibles. En donde aparece habilitado Recurso si tiene una vista para
recursos o aparece habilitado Tareas si tiene una vista para tareas, como en la Figura 41.
Obs.: Los parámetros de tarifas, calendarios y demás características para los recursos
empresariales, que están predeterminados desde el servidor, y que no se pueden cambiar estas
características desde Microsoft Project.
Para crear los recursos empresariales, deben estar dispuestos y registrados en PWA.
Los pasos para crear el equipo desde la empresa, son los siguientes:
Figura 42.
Crear equipo desde la empresa
b) En la ventana crear equipo para Proyecto, Figura 43 aparecen dos secciones, la sección
que se encuentra a la izquierda, contiene los recursos disponibles para ser usados en el
proyecto.
Figura 43.
Ventana para crear el equipo desde la empresa
c) La sección derecha Figura 44 muestra los recursos que ya han sido seleccionados,
para ser asignados a las actividades del proyecto.
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Figura 44.
Recursos seleccionados para el proyecto
Figura 45.
Vista de la hoja de recursos con el equipo creado
Vista de tareas:
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Glosario de Términos
Proyecto: “Es una planificación que consiste en un conjunto de objetivos que se encuentran
interrelacionados y coordinados.” (Fundación Wikipedia, 2022)
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Referencias bibliográficas