3.

1 Objetivo del proyecto

Todo proyecto conlleva la realización de una serie de actividades para su
desarrollo. La distribución en el tiempo de dichas actividades y la consideración de
los recursos necesarios son las funciones a desarrollar en la planificación de
proyectos. El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución
de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el
coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de
ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación
de dichos recursos, etc. Por lo tanto, la planificación de proyectos es una
programación de actividades y una gestión de recursos para obtener un objetivo
de coste cumpliendo con las condiciones exigidos por nuestro cliente.

La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios

del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. Es el
proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro
de los mismos antes de emprender la acción.
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos
y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan
o lógica.
Los planes establecen los objetivos de la organización y definen
los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además, los planes son la guía
para que:
1. La organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos;
2. Los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen
decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya
que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan
resultados.
3. Pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo,
ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la
organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el
entorno externo, entre otros aspectos.
3.2 Estimaciones de tiempo
Entre el inicio de una actividad y su finalización transcurre un determinado periodo
de tiempo, periodo de tiempo que no conoceremos con exactitud hasta que no
finalice dicha actividad. Si planificar es fundamentalmente prever se hace
imprescindible realizar una previsión, estimación, del tiempo que transcurrirá entre
el inicio y el final de cada una de las actividades que componen el proyecto al
objeto de confeccionar el programa del proyecto "a priori".

Existe una técnica, de base estadística, para la estimación del tiempo de ejecución
de una actividad. En esta técnica se consideran tres tipos de tiempos: duración
optimista = O, duración Pesimista = P, duración más probable = M, de los que se
obtienen el tiempo que se utilizara en el programa y que se basa en cubrir el 50%
de probabilidad de que se de esa duración, utilizando la formula estadística de:
TPERT = (1XOp + 4XM + 1XP)/6.
Las duraciones optimistas, pesimista y más probable se obtiene de la consulta a
los técnicos responsables de las actividades en base a su experiencia. Otra
posibilidad se basa en el tratamiento Heurístico o Experimental de la información
proveniente de otros proyectos, de forma que podamos obtener cual es el tiempo
medio empleado en realizar un metro de zanja en terreno cohesivo duro, o cuánto
tiempo cuesta diseñar una placa de circuito impreso con 100 patillas.
Como es lógico la dispersión de estos valores varía considerablemente en función
del tipo de actividad, pero siempre es mejor planificar el proceso, con la
correspondiente previsión, que estar sometido al devenir del proyecto sin ningún
criterio de referencia.

Tiempo Early y Last:

Asignadas las duraciones a las distintas actividades que componen el proyecto
estamos en disposición de calcular las fechas de inicio y finalización de cada una
de las actividades. Inicialmente tomamos como punto de referencia el inicio del
proyecto al que asignamos el valor de cero en la escala de tiempos.
Posteriormente, asignando una fecha concreta al inicio del proyecto y
considerando un calendario con sus domingos y festivos podremos transformar los
valores relativos de las fechas en valores absolutos (fechas concretas en el
calendario). En términos generales, relaciones FE, para que pueda iniciarse una
actividad es necesario que hayan terminado todas las precedentes, y
transformando esto en fechas podemos decir que: la fecha de inicio de una
actividad vendrá fijada por la fecha máxima de finalización de las actividades que
la preceden.
A esta fecha se le denomina tiempo Early. Podemos también definir un Tiempo
Early para el proyecto y coincidirá con la fecha más temprana en que se puede
finalizar el proyecto Si una vez fijada la fecha de finalización del proyecto
consideramos cual es la fecha más tardía en la que una actividad puede acabar
sin que se modifique la fecha inicial del proyecto.

3.3 Estimación de costos

Elaboración del presupuesto basado en los recursos, calculados en cantidad,
tiempo y costos. Los cosos pueden ser de tres tipos: Inversión, que son los bienes
durables necesarios para ejecutar el proyecto, se adquiere por única vez para todo
el ciclo de vida del proyecto, operación, son los insumos y gastos menores que se
realizan en el transcurso del proyecto: materiales de oficina, alquileres, licencias y
viáticos. Son gastos fungibles y son perdurables en el tiempo.

En el presupuesto de toda obra hay que tener en cuenta la existencia de dos tipos
de costes:
 Costes directos
 Costes indirectos

Costos directos:
Son los correspondientes a los distintos elementos que intervienen directamente
en la ejecución de cada una de las unidades de obra. Estará constituido por:
 Mano de obra
 Materiales
 Maquinaria

Costos indirectos:
son aquellos que afectan el proceso de producción de uno o más productos dentro
de un empresa y que por su naturaleza no pueden medirse, asignarse ni
contemplarse directamente (y exactamente) dentro del presupuesto a una
determinada etapa productiva del producto. Por el contrario, se tiene que asumir
un criterio general de asignación. Es decir, son gastos compartidos.
Entre los ejemplos más frecuentes de costos indirectos están:
 Salarios de los empleados y personal administrativo
 Pago de servicios de energía eléctrica, agua potable, etc.
 La renta del local donde se realiza la producción y/o las oficinas centrales.
 Utilidades para pago de socios.

La estimación de costos involucra el desarrollo de una aproximación (estimado) de

los costos de los recursos requeridos para completar las actividades del proyecto

La planeación del costo se inicia con la propuesta para el proyecto. Los costos se
estiman durante el desarrollo de la propuesta por el contratista o el equipo del
proyecto. En algunos casos ésta sólo señalará el costo final. En otros casos, el
cliente quizá exija una división detallada de los precios. La sección de costos de
una propuesta probablemente consista en tablas de los gastos estimados por el
contratista para elementos como los siguientes:

1. Mano de obra. Esta parte proporciona los costos estimados para las diversas
clasificaciones de personas que se espera que trabajen en el proyecto, como
pintores, diseñadores y programadores de computadoras. Puede incluir las horas
estimadas y la tarifa por hora para cada persona o clasificación.

2. Materiales. En esta parte se proporciona el costo de los materiales que

necesita comprar el contratista o el equipo para el proyecto, como pintura, madera,
papel tapiz, arbustos para el jardín, alfombras, papel, objetos de arte, alimentos,
computadoras o paquetes de programas de computación.

3. Subcontratistas y asesores. Cuando los contratistas o los equipos de proyecto

no tienen los conocimientos o los recursos para hacer ciertas tareas del proyecto,
quizá subcontraten el trabajo o contraten asesores para que los realicen. Algunos
ejemplos de estas tareas incluyen diseñar un folleto, elaborar un manual de
capacitación, desarrollar programas de computación y comprar lo necesario para
una recepción.

4. Alquiler de equipos e instalaciones. En ocasiones el contratista quizá necesite

algún equipo, herramientas, o instalaciones especiales tan sólo para el proyecto.
Puede ser que el equipo sea demasiado caro para comprarlo si sólo se va a
utilizar en una ocasión o en pocos proyectos. En esos casos el contratista quizá
decida alquilar el equipo por el tiempo que se necesite para el proyecto.
5. Viajes. Si durante el proyecto se requiere hacer viajes (que no sean los viajes
locales), es necesario incluir estos costos, como los boletos de avión, las
habitaciones en hoteles y las comidas.

3.4 Estimación de personal requerido

Debe haber una sola persona responsable de la administración, aunque
obviamente podrá tener asistentes, dependiendo del volumen de las operaciones.
Lo más importante es evitar que haya varias personas con igual nivel de autoridad,
ya que esto favorece la confusión en el manejo y dificulta la identificación de
responsabilidades en el caso de problemas.
Se necesitará un equipo de personas para las tareas de mantenimiento y para la
manipulación de los suministros en el área de bodega (descarga, carga,
clasificación, movimientos, etc.). Este equipo podría ser formado por voluntarios
de organizaciones, de la comunidad o por los mismos beneficiarios.
Este tipo de mano de obra ayuda a reducir costos operacionales, pero no está
exento de problemas relacionados con la seguridad de las provisiones y la
inestabilidad del personal, ya que aunque no se trata de tareas altamente
especializadas, estos voluntarios deben recibir un entrenamiento básico para el
desempeño de su trabajo, lo cual se complica si cada día llega un grupo diferente
de personas.
Cuando se incorpora a beneficiarios de la misma comunidad, la aplicación de la
modalidad "alimento por trabajo" suele ser una buena alternativa para remunerar
en especie el trabajo de estas personas. Sin embargo, en algunos casos esta
medida se tomará en consulta con los donantes de los alimentos que se vayan a
dar a cambio del trabajo, ya que algunos organismos tales como el Programa
Mundial de Alimentos (PMA) tienen algunas restricciones al respecto.
En todo caso, el administrador sí debe ser asalariado, debido a la naturaleza de
sus funciones y responsabilidades. También será necesario contar con personal
de seguridad, no solo para las tareas típicas de vigilancia, sino también para
controlar la llegada de personas no autorizadas al perímetro inmediato de la
bodega.
Para procurar un adecuado desempeño de sus tareas, todas las personas deben
recibir descripciones escritas e instrucciones claras sobre cuáles son sus
funciones y cuáles sus deberes.