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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Secretaría General

PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO 2021

DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Área de Trámite Documentario y Archivo

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ÍNDICE

Presentación

I. Alcance
II. Objetivos Generales
III. Objetivos Específicos
IV. Identificación de la Entidad
V. Política Institucional de Archivos
VI. Realidad Archivística de la Entidad
6.1. Organización
6.2. Normatividad Archivística
6.3. Personal
6.4. Local
6.5. Equipamiento
6.6. Fondo o Acervo Documental
6.7. Actividades Archivísticas
VII. Problemática Archivística de la Entidad
VIII. Presupuesto Asignado
IX. Cronograma de Actividades Archivísticas y Complementarias
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PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO 2021

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

PRESENTACIÓN

En el marco de las normas generales del Sistema Nacional de Archivos (SNA), numeral SNA 01.
Administración de Archivos, aprobado con Resolución Jefatural N° 073-85-AGN/J, el Archivo General
de la Nación (AGN), a partir del 2003, implementó el Archivo Central de la Oficina de Administración
Documentaria (RM N° 197-93-JUS), como el Órgano de Administración de Archivos de nivel central,
mediante Resolución Jefatural N° 213-2003-AGN/J y, como tal, el Archivo Central se hizo
“responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades
archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de los documentos procedentes
de los archivos de gestión y periféricos, e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos”.

Según el Reglamento de Organización y Funciones del AGN vigente, aprobado mediante Decreto
Supremo N° 005-2018-MC, así como con la creación de nuevas áreas y de las coordinaciones al
interior de cada órgano de apoyo, línea y desconcentrado, con Resolución Jefatural N° 144-2018-
AGN/J, se crea también al interior de la Secretaría General, el Área de Trámite Documentario y
Archivo, donde se encuentran las funciones del Archivo Central, tal como lo especificaba para el año
2020 en la Resolución Jefatural N° 001-2020-AGN/J y, para el presente año presupuestal 2021, lo
especifica la Resolución Jefatural N° 010-2021-AGN/J de fecha 28 de enero de 2021. Además, según
las normas técnicas del SNA, el Archivo Central mantendría su condición de Órgano de
Administración de Archivos del Archivo General de la Nación.

Asimismo, el Órgano de Administración de Archivos, como archivo integrante del SNA, está en la
obligación de cumplir las normas técnicas emanadas del ente rector del SNA, particularmente con lo
establecido en la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA “Normas para la elaboración del Plan Anual de
Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas”, norma aprobada con Resolución Jefatural N° 021-
2019-AGN/J.

En este contexto, el Área de Trámite Documentario y Archivo de la Secretaría General, ha elaborado

el presente Plan Anual de Trabajo Archivístico 2021 del Órgano de Administración de Archivos del
AGN, como instrumento de gestión archivística, que orientará las tareas archivísticas a desarrollar
durante el año presupuestal 2021, en el marco de la actividad operativa “Conducción de la gestión
documental del Archivo General de la Nación”.

Entendiéndose por gestión documental al conjunto de principios, métodos, técnicas y procedimientos

tendientes a la planificación, dirección y organización de los documentos generados y recibidos por
las organizaciones, desde de su producción hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
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I. ALCANCE

El presente Plan Anual de Trabajo Archivístico, formulado para el presente año presupuestal
2021, una vez aprobada con resolución jefatural será de obligatorio cumplimiento del Área de
Trámite Documentario y Archivo, a través del Archivo Central, y por todos los archivos de gestión
integrantes del Sistema Institucional de Archivos del Archivo General de la Nación.

II. OBJETIVOS GENERALES

2.1. Establecer tareas archivísticas que permitan la correcta gestión de documentos y la

administración de los archivos del Archivo General de la Nación.

2.2. Fomentar un eficiente servicio archivístico, en el marco de la ley de transparencia y acceso

a la información pública.

III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3.1. Establecer líneas de trabajo entre el Archivo Central y los archivos de gestión del Sistema
Institucional de Archivos del AGN.

3.2. Identificar las series documentales de los archivos de gestión con vista a la elaboración de
un cuadro de clasificación de documentos del Sistema Institucional de Archivos.

3.3. Supervisar y monitorear las acciones archivísticas de los archivos de gestión, antes y
durante el procedimiento de transferencia de documentos al Archivo Central.

3.4. Proponer para el segundo semestre del año, el cronograma de transferencia de

documentos de los archivos de gestión al Archivo Central.

3.5. Sensibilizar y capacitar al personal responsable de los archivos de gestión durante la

reunión técnica del Sistema Institucional de Archivos del Archivo General de la Nación.

IV. IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD

a. Sector Gubernamental : Cultura

b. Nombre oficial de la entidad : Archivo General de la Nación
c. Nombre de la máxima autoridad de la Entidad : Jorge Alfredo Rafael Ortiz Sotelo
d. Nombre de la Secretaria General : Karín Cáceres Durango
e. Nombre del responsable del OAA nivel central : Eleodoro Balboa Alejandro
f. Nombre del responsable del Archivo Central : Nelly Marysol Marcelo Bocanegra
g. Dirección de la entidad : Jr. Camaná 125 y Pje. Piura s/n, Lima
h. Teléfono del Archivo Central : 426-7221 anexo 209
i. Correo electrónico de contacto : ebalboa@agn.gob.pe
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V. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

El presente Plan Anual de Trabajo Archivístico 2021, ha sido formulado en concordancia con las
normas técnicas del Sistema Nacional de Archivos, la actividad “Conducción de la gestión
documental del AGN” del Plan Operativo Institucional 2021 aprobado con Resolución Jefatural N°
164-2020-AGN/J de fecha 29 de diciembre de 2020 y los lineamientos del Plan Estratégico
Institucional 2019 – 2024 ampliado, recientemente aprobado con Resolución Jefatural N° 034-
2021-AGN/J de fecha 08 de abril de 2021 del Archivo General de la Nación, el cual tiene como
declaración de política institucional:

“Posicionar al Archivo General de la Nación, a través de la efectiva puesta en valor del patrimonio
documental archivístico de la Nación, mediante acciones de protección, difusión, capacitación e
investigación. Garantizando una gestión transparente, ética e inclusiva”.

VI. REALIDAD ARCHIVÍSTICA DE LA ENTIDAD

6.1. Organización.

Hasta antes del 14 de junio de 2018, fecha de aprobación del Reglamento de Organización y
Funciones vigente mediante Decreto Supremo N° 005-2018-MC, las veces del Órgano de
Administración de Archivos lo ejercía el Archivo Central, dependiente de la Oficina de
Administración Documentaria que, a su vez, dependía de la Jefatura Institucional (ROF aprobado
con RM N° 197-93-JUS), “es el órgano encargado de realizar el acopio, organización,
conservación y servicio de la documentación del Archivo General de la Nación, así como de las
acciones de trámite documentario” y, con el nuevo ROF, esas funciones han pasado a Secretaría
General, como “Gestionar el proceso de trámite documentario y la gestión de los archivos de la
institución, de conformidad a la normatividad vigente en las materias correspondientes” y,
mediante Resolución Jefatural N° 144-2018-AGN/J, fue creado el Área de Trámite Documentario
y Archivo para cumplir con dichas funciones.

Actualmente, el Archivo Central, como Órgano de Administración de Archivos, depende del Área
de Trámite Documentario y Archivo que, a su vez, depende de Secretaría General.

Hasta el primer semestre del año 2017, el Archivo Central se había posesionado, en el ámbito de
los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, como un modelo de archivo, porque
cuenta con una infraestructura adecuada y bien equipada; se desarrollaba todos los procesos
técnicos archivísticos; se conducía las practicas archivísticas con los estudiante de la ENA y las
universidades; se realizaba las visitas guiada a los estudiantes de institutos superiores,
universidades y archiveros de otras entidades; se contaba con suficiente número de personal
capacitado, entre otros actividades. Esperamos, con el cambio de local y el levantamiento del
estado de emergencia sanitaria y el distanciamiento social, recuperemos ese liderazgo.
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6.2. Normatividad archivística.

El Archivo General de la Nación, según la ley que crea el Sistema Nacional de Archivos, es el
órgano rector y central del Sistema Nacional de Archivos (SNA) de carácter multisectorial y, como
tal, cumple doble función: como organismo técnico normativo de alcance nacional y como órgano
técnico operativo. Como organismo rector del SNA emite un conjunto de normas técnicas para la
organización y funcionamiento de los archivos y la preservación del patrimonio documental
archivístico de la Nación y, como órgano operativo, cumple con implementar aquellas normas
técnicas, así como proponer los instrumentos de gestión archivística.

En este contexto se propusieron y aprobaron las siguientes normas internas:

N° DE NORMA FECHA DE AREAS ¿SE

EMISIÓN INVOLUCRADAS APLICA?
PCD aprobado con RJ 233-2011-AGN/J 10/06/2011 Toda la entidad Total

Servicios archivísticos con RJ 103-2016-AGN/J 08/06/2016 Toda la entidad Total

Cronograma Anual de Transferencia con RSG

016-2019-AGN/SG 08/04/2019 Toda la entidad Total

Oficializa la XII RT del SIA con RJ 212-2019-

AGN/J 30/10/2019 Toda la entidad Total

Plan Anual de Trabajo Archivístico con RJ 019-

2020-AGN/J 06/02/2020 Toda la entidad Parcial

Cronograma Anual de Transferencia con RJ 022-

2020-AGN/J 07/02/2020 Toda la entidad Parcial

6.3. Personal.

El número de personal se consigna en el siguiente cuadro:

ITEM CONDICIÓN CARGO FORMACIÓN CAPACITACIÓN

LABORAL ARCHIVÍSTICA
01 Nombrado DSA I Economista/profesional Cursos y pasantías nacional
e internacional
02 Contratado Especialista Administración/profesional Curso básico y pasantía
internacional.
03 Contratado Técnico Archivera/técnico Cursos y egresado de la
ENA
04 Contratado Asistente Técnico Cursos básico

En sus mejores momentos se contó con siete (7) servidores civiles, entre especialistas y técnicos
en archivo, más los practicantes.
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6.4. Local.

El Archivo General de la Nación cuenta con cinco (5) sedes y entre estas sedes se encuentra
distribuidas las direcciones, oficinas, áreas y coordinaciones, los cuales cuentan con su respectivo
archivo de gestión y el Archivo Central se ubica en la sede central o correo:

Ubicación del local entre Jr. Camaná 125 y Pje. Piura S/N, Cercado de Lima.
ARCHIVOS N° DE METROS METERIAL DE DIRECCIÓN
AMBIENTES CUADRADOS CONSTRUCCIÓN
Central 06 300 Material noble Jr. Camaná 125 y Pje. Piura
S/N

6.5. Equipamiento.

Los equipos con lo que cuenta el Archivo Central se consignan en el siguiente cuadro:

MUEBLE Y CANTIDAD MATERIAL ESTADO DE OBSERVA-

EQUIPO CONSERVACIÓN CIONES
Estantería fija 50 de 3 cuerpos Fierro Buen estado
Estantería móvil 24 de 3 cuerpos Fierro Buen estado
Armarios 02 Madera Buen estado
Gaveteros - - -
Mesa de trabajo 02 Madera Buen estado
Fotocopiadora 01 Mal estado Debe renovarse
Digitalizador 01 Buen estado
Cámara seguridad - - No atendido
Teléfono 01 Buen estado Anexo
Extintor 05 Buen estado Carga activa
Deshumedecedor 07 Buen estado Mantenimiento
Biométrico 01 Buen estado
Computadora 05 Buen estado Versión 2013
Data Logger 01 Buen estado

6.6. Fondo o acervo documental.

El Archivo Central custodia 612.50 metros lineales de documentos procedentes de las distintas
unidades orgánicas, según la estructura orgánica anterior y el programa de control de documentos
vigente:

FECHAS CANTIDAD METRO

DEPENDENCIA CÓDIGO
EXTREMAS DE CAJAS LINEAL
JEFATURA JEFA 1943-2012 411 68.50
ASESORÍA JURÍDICA ASJU 1973-2014 94 15.67
CONTROL INSTITUCIONAL COIN 1998-2008 246 41.00
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA ADDO 1976-2015 286 47.67
ARCHIVO CENTRAL ARCE 2003-2012 32 5.33
TÉCNICA ADMINISTRATIVA TEAD 1983-2011 111 18.50
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PERSONAL PERS 1982-2007 259 43.17

FINANCIERA FINA 1919-2010 637 106.17
ABASTECIMIENTO ABAS 1977-2006 218 36.33
PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO PLAP 1974-2013 100 16.67
DESARROLLO ARCHIVÍSTICO Y ARCHIVO
INTERMEDIO DAAI 1949-2012 218 36.33
NORMAS ARCHIVÍSTICAS NOAR 1982-2012 90 15.00
ARCHIVOS PÚBLICOS ARPU 1948-2017 182 30.33
ARCHIVOS NOTARIALES Y JUDICIALES ARNJ 1926-2015 101 16.83
ARCHIVO HISTÓRICO ARHI 1931-2011 124 20.67
ARCHIVO COLONIAL ARCO 1979-2014 186 31.00
ARCHIVO REPUBLICANO ARRE 1989-2010 45 7.50
CONSERVACIÓN CONS 1982-2016 87 14.50
ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVÍSTICA ENA 0 0 0.00

Total trabajado puestas en servicio 1919-2017 3427 571.17

Traslado de la sede Palacio de Justicia 140 23.33

Transferencia recibidas por instalar 108 18.00

Total de documentos en custodia 3675 612.50

De no haberse presentado la pandemia y declarado en estado de emergencia sanitaria desde el

15 de marzo del 2020, se hubiera recibido mayor cantidad de documentos transferidos de los
archivos de gestión, ya que la Resolución Jefatural N° 022-2020-AGN/J que aprobó el
Cronograma Anual de Transferencia de Documentos 2020 fue notificado y coordinado su
ejecución con cada uno de los responsables del archivo de gestión del Archivo General de la
Nación.

6.7. Actividad archivística.

La Secretaria General dentro de sus actividades programadas tiene la “Conducción de la Gestión

Documental del Archivo General de la Nación” cuya ejecución le corresponde al Área de Tramite
Documentario y Archivo el cual ejecuta las tareas archivísticas que a continuación se mencionan,
son consideradas como las prioritarias y es producto de la reprogramación de las actividades del
año 2020 que no se ejecutó por el estado de emergencia sanitaria a nivel nacional y el
distanciamiento social, con la probabilidad de ser ejecutadas en el presente año a partir del
segundo semestre, o cuando se inicie las labores presenciales y estemos instalados en otro local,
excepto las tareas que se pueden realizar remotamente.

TAREA PROGRAMADA UNIDAD DE MEDIDA TOTAL

META
Transferencia de documentos Metro Lineal 15.00
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Organización de documentos Metro Lineal 15.00

Conservación preventiva de documentos Metro Lineal 15.00
Valoración y selección documental Metro Lineal 10.00
Descripción de series documentales Metro Lineal 15.00
Descripción analítica de documentos Documento 500
Servicios archivísticos Copia 400

− Transferencia de documentos. Consiste en el traslado físico de documentos de los archivos

de gestión al Archivo Central, al vencimiento de los plazos establecidos en el programa de
control de documentos.

− Organización de documentos. Consiste en el respeto de los principios de procedencia y de

orden original de los documentos.

− Conservación preventiva de documentos. Consiste en mantener la integridad física del

soporte de los documentos a través de las medidas de preservación: limpieza especializada,
retiro del archivador de palanca, retiro de grapas y clips, cambio de las unidades de
conservación, entre otras.

− Valoración y selección documental. Consiste en identificar, analizar y evaluar las series

documentales de valor temporal o valor permanente con fines de conservación permanente o
su eliminación siguiendo los procedimientos legales establecidos.

− Descripción de series documentales. Consiste en identificar las series documentales, a

través de los cuadros de clasificación de cada unidad orgánica y describir los caracteres
externos e internos del documento y elaborar el inventario - registro.

− Descripción analítica de documentos. Consiste en identificar y analizar los caracteres

externos e internos de cada una de las unidades documentales (simple o compuesto,
documento o expediente) para el ArchiDoc.

− Servicios archivísticos. Consiste en poner a disposición de los usuarios (internos o

externos) la información contenida en los documentos archivísticos y brindarlos a través de
copia física o virtual.

Y, según las recomendaciones expresadas en la Directiva, se consideran como tareas

archivísticas complementarias:

TAREA PROGRAMADA UNIDAD DE TOTAL

MEDIDA META
Digitalización de documental Imagen 5,000
Asesoramiento y supervisión de archivos Informe 6
Coordinación de la Reunión Técnica del SIA Evento 1
Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico 2021 Plan 1
Elaboración del Cronograma de Transferencia 2021 Cronograma 1

- Digitalización de documentos. Consiste en la aplicación de técnicas foto electrónicas que

permite la reproducción de información que se encuentra en un soporte analógico (papel) en
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una que puede leerse o interpretarse solo por computador.

- Asesoramiento y supervisión de archivos. Consiste en la coordinación de visitas y brindar

una orientación al servidor civil encargado del archivo de gestión o periférico de la entidad.

- Coordinación de la reunión técnica del SIA. Es un evento de carácter archivístico interno

organizado con los archivos integrantes del Sistema Institucional de Archivos a fin de
uniformizar criterios en clasificación, ordenación e inventario de los documentos de archivo,
así como en la conservación y servicio.

- Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico. Es un instrumento de gestión

archivística que reporta las tareas a desarrollar en un periodo determinado de tiempo, en
relación a los objetivos y metas programadas para el desarrollo de los archivos de la entidad.
Asimismo, permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los
archivos de la entidad pública.

- Elaboración del Cronograma de Transferencia. Es un calendario de trabajo anual que

indica la fecha en la que se debe transferir los documentos del archivo de gestión al Archivo
Central.

VII. PROBLEMÁTICA ARCHIVÍSTICA DE LA ENTIDAD

La problemática de los archivos en las entidades de la Administración Pública, son comunes,

básicamente, por la escasa comprensión de la importancia que tienen los archivos y los
documentos archivísticos de parte de las autoridades administrativas y políticas.

Para el presente año 2021, ante la emergencia nacional sanitaria y el aislamiento social, las
problemáticas del Archivo Central se circunscriben:

− Al cierre temporal de las instalaciones donde funcionaba el Área de Trámite Documentario y

Archivo; es decir, Mesa de Partes, áreas técnicas de trabajo y repositorio del Archivo Central,
cuyo cierre responde a las disposiciones de la Municipalidad Metropolitana de Lima.

− La no realización de la conservación preventiva de los documentos custodiados en el

repositorio del Archivo Central, al estar cerrado el repositorio, no permite la circulación del
aire, ni se puede controlar la presencia de los agentes de deterioro como la humedad relativa
alta y también la temperatura alta, el que permiten la proliferación de hongos y bacterias.

− Falta de la limpieza especializada de las estanterías (fija y móvil) y de las unidades de

conservación instaladas en los repositorios del Archivo, actividad que está a cargo del Área de
Conservación y Restauración de la Dirección de Conservación, siguiendo un cronograma de
limpieza especializada.

− La seguridad de información contenida en los documentos no está garantizada, toda vez que
en la puerta de ingreso al repositorio para retirar el agua de los deshumedecedores no es a
través del control biométrico, sino con llave, tampoco se cuenta con cámaras de video
vigilancia para controlar el ingreso de personas ajenas al Área de Trámite Documentario y
Archivo.
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− Los repositorios del Archivo Central están ubicados en una zona vulnerable a cualquier riesgo,
siendo las más cercanas la presencia de los kioscos y las inundaciones en el Pasaje Piura,
Cercado de Lima.

− La falta de un especialista en archivos y un técnico en archivos estables para la valoración y

selección documental, elaboración de documentos de gestión archivística y la coordinación de
la reunión técnica de archivos, así como un escáner rotativo de alta definición para la
digitalización de documentos.

VIII. PRESUPUESTO ASIGNADO

Según el Anexo B-5 del Plan Operativo Institucional 2021, aprobado con Resolución Jefatural N°
164-2020-AGN/J de fecha 29 de diciembre de 2020, el presupuesto para el año 2021, se engloba
en torno a la actividad operativa de la Secretaría General denominada “Conducción de la gestión
documental del Archivo General de la Nación”, cuya gestión documental se ejecuta por tareas el
cual está a cargo del Área de Trámite Documentario y Archivo, siendo el monto global asignado
de S/. 53,300.00, monto que servirá para desarrollar las tareas administrativas de Trámite
Documentario y las tareas archivísticas del Archivo Central u Órgano de Administración de
Archivos del Archivo General de la Nación.

IX. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS PRIORITARIAS Y COMPLEMENTARIAS

ACTIVIDAD CONDUCCIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMACIÓN DE TAREAS
Prio Cronograma
rida
d Tarea Prioritaria U. M. Meta E F M A M J J A S O N D Total
1 Transferencia de documentos ML 15 15
2 Organización de documentos ML 15 15
3 Conservación preventiva de
documentos ML 15 15
4 Valoración y selección documental ML 10 10
5 Descripción de series
documentales ML 15 15
6 Descripción analítica de
documentos Doc. 500 500
7 Servicios Archivísticos Copia 400 400
Tarea Complementaria
8 Digitalización de documentos Imagen 5,000 5,000
9 Asesoramiento y supervisión de
archivos. Informe 6 6
10 Coord. Reunión Técnica del SIA Reunión 01 01
11 Elaboración del plan anual de
trabajo archivístico Plan 01 01
12 Elaboración del cronograma anual
de transferencias Cronog. 01 01

AGN/SG
ATDA