Archivo General de La Nación Doc 1

Archivo General de la Nación y Sistema Nacional de Archivos
Antecedentes
Colombia es un país con una larga tradición documental pero sin una política
archivística articulada ni claramente definida, aunque desde el siglo pasado se
presentaron iniciativas en este sentido y en ellas trabajaron destacadas
personalidades que estuvieron al frente de los Archivos Nacionales de Colombia.
Puede afirmarse que hasta la creación del Archivo General no había sido posible
adoptar una política integral de archivos para atender los requerimientos
administrativos de un Estado moderno y la conservación y difusión del patrimonio
documental de la nación.
El Archivo Nacional de Colombia, punto de partida del Archivo General de la

Nación, fue creado en el siglo XIX a partir de los documentos de la época colonial.
Las primeras acciones con miras a su organización se dieron en 1826 y 1832 pero
sólo en 1868 alcanzó plena vida institucional.
A finales de 1970 se estructuró un programa que comprendía la construcción del

Archivo Nacional, pero dificultades económicas y de trámite administrativo
impidieron la ejecución del proyecto. Fue apenas en 1986 cuando el Gobierno
Nacional manifestó una decidida voluntad política para crear un organismo estatal
encargado de regular, coordinar, supervisar e impulsar el desarrollo de los
archivos en Colombia, a partir del reconocimiento de la dimensión archivística de
la Administración pública y el valor de los archivos para la cultura nacional.
El gobierno del Presidente Virgilio Barco, con la Ley 80 de 1989, sentó las bases
de una política archivística moderna, materializada en tres programas
fundamentales: la creación del Archivo General de la Nación; la construcción y
dotación de una sede para el mismo y el establecimiento del Sistema Nacional de
Archivos. Dicha norma, sin ser una Ley de archivos, adoptó principios básicos de
los nuevos enfoques en torno a estos centros de información y elementos de la
cultura.
La citada ley, que considera de manera conjunta los archivos activos y los de
carácter netamente histórico, asignó al Archivo General de la Nación funciones
normativas y reglamentarias que van más allá de la preservación del patrimonio
documental. En efecto, el Archivo General de la Nación debe planear y coordinar
la función archivística en toda la nación y formular, orientar y controlar la política
Material compilado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia
nacional de archivos, sobre la base de una centralización normativa y
descentralización operativa y administrativa.
Tiene pues el Archivo General de la Nación la responsabilidad de establecer

pautas y reglas archivísticas normalizadas para la conservación y difusión de los
archivos históricos y la administración eficaz de. los archivos activos mediante el
control racional y ordenado del ciclo vital de los documentos.
Archivo General de la Nación
El Archivo General de la Nación de Colombia fue creado mediante la ley 80 de

1989 como establecimiento Público del orden Nacional y adscrito al Ministerio de
Gobierno y a partir del 29 de junio de 1999, al Ministerio de Cultura, por mandato
del Decreto 1126.
Funciones
De conformidad con lo establecido en el artículo segundo de la ley 80 de 1989, el

Archivo General de la Nación tiene las siguientes funciones:
1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de

planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el
patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la

conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la
Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.
3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que

integra el Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.
4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos

acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos,
sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan
parte del Sistema Nacional de Archivos.
5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden

Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para
organizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio
documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial
importancia cultural o histórica.
6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones

educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
Objetivos
Según el artículo tercero Acuerdo 01 del 15 de mayo de 1990, sobre adopción del
los estatutos del Archivo General de la Nación, son objetivos del A.G.N:
a) Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de

la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a
nivel nacional; organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con la adop-
ción de sistemas, procedimientos y normas técnicas que modernicen la
gestión de los archivos de la administración pública como centros de
información y con la formación de recursos humanos para el manejo de
archivos.
b) Coordinar las instituciones archivísticas que integren el Sistema Nacional de

Archivos para que sean factores de desarrollo cultural y material de la región y
del país, en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social
adoptado por el Estado, así como también promover el establecimiento de
adecuados servicios de referencia archivística de las instituciones que
integren el Sistema Nacional de Archivos.
Referentes Normativos
Con el fin de coordinar la función archivística en toda la Nación y dar

cumplimiento a la política nacional de archivos, el A.G.N ha desarrollado varias
normas, dentro de las que se destacan:
Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000): Señala como objeto:

“establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística
del Estado”.
Comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las

entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por dicha Ley.
Reglamento General de Archivos: Su texto fue aprobado por la Junta
Directiva del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 07 del 29 de
junio de 1994. Se fundamenta en la ley 80 de 1989 y su objetivo es
proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el
desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una
serie de parámetros y lineamientos de aplicación general y un marco
conceptual que permitan el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la
posibilidad de hablar un lenguaje común.
El campo de aplicación de este reglamento abarca todas las instituciones

archivísticas oficiales de los órdenes nacional, departamental, municipal,
distrital, los territorios indígenas, las entidades territoriales que se creen por
ley, las divisiones administrativas y los archivos históricos especiales.
El Reglamento General de Archivos está organizado por partes, las cuales se

dividen en capítulos y éstos a su vez en artículos.
La parte preliminar formula inicialmente los principios rectores sobre los cuales
se estructura el desarrollo del Reglamento y contempla una serie de
disposiciones generales relacionadas con algunos conceptos fundamentales
que resultan esenciales para la normalización del quehacer archivístico.
En la primera parte se establecen los Órganos de dirección, coordinación y

asesoría de la función archivística nacional y se determina su composición,
objetivos y funciones.
La parte II trata de la organización y funcionamiento de los archivos y servicios

Archivísticos, se divide en ocho capítulos que corresponden a tareas propias
de la Gestión Archivística.
La parte III contempla la presentación del glosario que condensa el
vocabulario técnico empleado y las definiciones que fueron consideradas y
discutidas como propias del instrumento normativo.
Acuerdos, Resoluciones y Circulares
Para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y

servicios de los archivos públicos, en concordancia con la visión moderna de
la ciencia archivística, el Archivo General de la .Nación ha expedido o ha
sugerido un gran número de disposiciones normativas Se destacan entre
ellas:
ACUERDOS DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

NACION DE COLOMBIA
Acuerdo 01 de 1990 Aprobado por el Decreto 1777 de 1990, por el cuál se

adoptan los Estatutos de Archivo General de la
Nación
Aprobado por el Decreto 163 de 1992, por el cuál se

Acuerdo 05 de 1991 adopta la estructura interna del A.G.N y se
determinan las funciones de sus dependencias
Por el cual se fija un plazo de seis meses para la

Acuerdo 12 de 1991 presentación de las Tablas de Retención Documental
de los organismos nacionales del sector central.
Por el cual se adopta y se expide el Reglamento

Acuerdo 07 de 1994 General de Archivos
Por el cual se reglamenta la transferencia de la

Acuerdo 08 de 1995 documentación histórica de los organismos del orden
nacional, al Archivo General de la Nación. Ordenada
por el Decreto 1382 de 1995.
Por el cual se reglamenta la presentación de las

Acuerdo 09 de 1995 tablas de retención documental al Archivo General de
la Nación. Ordenadas por el Decreto 1382 de 1995
Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del

29 de junio de 1994" Reglamento General de
Acuerdo 012 de 1995 Archivos", "Órganos de dirección, coordinación y
asesoría".
Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que

Acuerdo 02 de 1996 modifica el Acuerdo 7 de 1994.
Por el cual se crea el Comité Evaluador de
Acuerdo 06 de 1996 Documentos del Archivo General de la Nación.
Por el cual se establecen criterios de conservación y

Acuerdo 011 de 1996 organización de documentos.
Por el cual se prorroga el plazo establecido en el

Decreto 1382 de 1995 para la de presentación de las
Acuerdo 02 de 1997 Tablas de Retención Documental de los Organismos
Nacionales.
Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del

29 de junio de 1994 "Reglamento General de
Acuerdo 022 de 2000 Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y
Asesoría".
Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V

Acuerdo 047 de 2000 "Acceso a los documentos de Archivos", del Archivo
General de la Nación del Reglamento General de
Archivos sobre "Restricciones por razones de
conservación.
Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo VII

Acuerdo 048 de 2000 "Conservación de Documentos", del Reglamento
General de Archivos sobre " Conservación
preventiva, conservación y restauración documental".
Acuerdo 049 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo VII
"Conservación de Documentos", del Reglamento
General de Archivos sobre "Condiciones de Edificios
y locales destinados a archivos".
Por el cual se desarrolla el artículo 64 del capítulo VII

Acuerdo 050 de 2000 "Conservación de Documentos", del Reglamento
General de Archivos sobre "Prevención de deterioro
de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo".
Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos
Acuerdo 056 de 2000 para la consulta", del capítulo V, "Acceso a los
Documentos de Archivo", del Reglamento General de
Archivos.
Acuerdo 017 de 2001 Por el cual se adopta el estatuto interno del Archivo
General de la Nación.
Por el cual se establecen pautas para la

Acuerdo 060 de 2001 administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se

dictan otras disposiciones para el manejo de los
archivos públicos de las Cámaras de Comercio.
Acuerdo 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones

técnicas y los requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo
en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.
Acuerdo 038 de 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000
Acuerdo 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la el y

aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000
Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y
Acuerdo 041 de 2002 archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o
privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo,
de la ley 594 de 2000.
Por el cual se establecen los criterios para la

Acuerdo 042 de 2002 organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplan
con funciones públicas y se regula el Inventario Único
Documental.
Acuerdo 015 de 2003 Por el cual se adiciona un parágrafo al

artículo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de
2002
Acuerdo 02 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos

para la organización de fondos acumulados
RESOLUCIONES
Resolución 142/ 1996 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de

la Educación Superior del Sistema Nacional de
Archivos.
Resolución 033/ 1997 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos

Eclesiásticos, de Iglesias, Cultos y Religiones.
Resolución 147/ 1997 Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la

Documentación Histórica al Archivo General de la
Nación.
Resolución 068/ 1998 Por la cual se modifica el numeral 7 del artículo 2 de
la Resolución 142 de 1996.
Resolución 013/ 2003 Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo
General de la Nación cobrará por concepto de la
venta de bienes y servicios que ofrece.
CIRCULARES
Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la legislación básica

sobre archivos en Colombia.
Circular 02 de 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación

de nuevas tecnologías en los archivos públicos.
Circular 01 de 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención

Documental.
Circular 07 de 2002 Organización y Conservación de los documentos de

archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del
Orden Nacional.
Circular 04 de 2003 Organización de las Historias Laborales.
Circular 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04

de 2003 (Organización de las Historias Laborales)
Sistema Nacional de Archivos
Es un programa especial del Archivo General de la Nación cuyo objetivo es

integrar las instituciones archivísticas, públicas y privadas, del país para lograr la
homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promover el
desarrollo y modernización de estos centros de información, salvaguardar el
patrimonio documental y fomentar el acceso de los ciudadanos a la información y
a los documentos.
Principios
El Sistema Nacional de Archivos se desarrolla bajo los principios de unidad

normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia
y subsidiariedad, tal como se consagra en la Ley General de Archivos.
Por unidad normativa se quiere dar a entender la acción de hacer imperar, en el

conjunto de las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos, la
unidad de interpretación y aplicación de la legislación archivística colombiana, y en
general el conjunto de pautas que regulan el quehacer archivístico, para lo cual el
Archivo General de la Nación fijará los criterios, normas técnicas y jurídicas.
La esencia de la descentralización administrativa y operativa radica en la

autonomía que tiene cada institución archivística para su organización
administrativa, y en el hecho de que cada entidad es responsable de la
organización y manejo de su documentación. A su vez, ésta debe formar parte del
patrimonio documental de la Nación y en esa medida, la institución archivística, es
corresponsable de contribuir a la protección de dicha documentación y a mejorar
las condiciones para la ejecución de las funciones archivísticas.
La Coordinación entendida como la acción de relacionar el trabajo de las

instituciones archivísticas, busca evitar la dispersión o aislamiento, en tanto se
aprovechan experiencias enriquecedoras, de manera regular y dinámica.
La Concurrencia se da cuando se aúnan esfuerzos, y se evita la duplicación de

funciones para lograr un óptimo aprovechamiento de los recursos humanos,
locativos y financieros.
La Subsidiariedad implica relaciones horizontales y verticales que obligan a

compartir criterios, principios y la sujeción a las decisiones adoptadas.
Estructura del Sistema
Está integrado por el Archivo general de la Nación, los archivos de las entidades
del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y
por servicios y por los archivos privados que lo soliciten.
Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el

Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los
principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía.
El Sistema cuenta con Consejos Departamentales de Archivos en los

departamentos de: Antioquia, Atlántico, Boyacá, Córdoba, Caldas, Guaviare, Meta,
Nariño, Putumayo, Risaralda, Tolima y Valle. Y los Comités Asesores Sectoriales,
el Comité de Archivos de Iglesias Credos y Religiones, el de Archivos de
Instituciones de Educación superior y los especializados por áreas y
competencias, los de Clasificación y Descripción, de Normalización, de
Conservación y Restauración, Reprografía y Automatización, Capacitación y
Formación.
Programas:
Compromiso institucional
Garantiza el compromiso del Estado en general y de la Administración Pública

en particular en el ámbito nacional, regional y local para que en un tiempo
relativamente breve, se constituyan, reorganicen y consoliden los archivos del
país, en particular los del nivel municipal.
Normalización
Configura un conjunto de normas, procedimientos y lineamientos de aplicación

general, un marco conceptual y un lenguaje común propio del quehacer
archivístico.
Formación y Capacitación
Procura la consolidación y mejoramiento de los programas especializados en

archivística y apoya la capacitación en general, con miras a superar la
carencia de personal idóneo para atender los requerimientos profesionales y
técnicos de las instituciones archivísticas públicas y privadas.
Gestión Archivística
Procura condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para la

recopilación, organización, conservación, reprografía, investigación y difusión
de los archivos, en el ámbito nacional, regional y local.
Fomento
Institucionaliza y consolida canales de comunicación entre los distintos

componentes del Sistema Nacional de Archivos.
Propicia y apoya la investigación archivística e historiográfica con base en

fuente primarias.
Asistencia Técnica
Atiende solicitudes de instituciones interesadas en obtener orientación sobre

organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los
archivos , mediante asesorías o interventorías.
Estrategias
Para lograr su desarrollo armónico el sistema emplea las siguientes estrategias:
Comunicación
Permite el intercambio y conocimiento de experiencias para apropiarse de

ellas e incorporarlas en la solución de problemas y necesidades que surgen
de quehacer cotidiano, de los intereses inmediatos o de largo plazo.
Coordinación
Sistema de integración y cooperación de grupos u organizaciones de una

comunidad para el logro de objetivos comunes, que conllevan a aunar
esfuerzos, evitar la duplicación de funciones, lograr un aprovechamiento de
los recursos disponibles, incorporar las experiencias exitosas entre otros.
Concertación
Los conflictos y retos que se generan, tienen en la concertación la base para

superarlos, con respuestas por consenso que apuntan a la solución de los
problemas y necesidades sentidas.
Participación
La participación de los diferentes actores que intervienen en el proceso de

desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, en igualdad de condiciones, no
obstante sus diferencias, favorece la comprensión y el compromiso para
alcanzar todos los objetivos del sistema.
Integración
Desde el punto de vista de la economía el objetivo de la integración es

suprimir los obstáculos e incrementar la productividad
Jerarquización
Implica el establecimiento de un orden, grados y categorías. El Sistema

Nacional de Archivos, contempla el desarrollo de una estructura que implica
relaciones horizontales y verticales que obligan a compartir criterios y
principios y la sujeción a las decisiones adoptadas.
Sectorización y especialización
La sectorización es el conglomerado formado por el gobierno central, las

instituciones autónomas, las industrias nacionalizadas y las corporaciones
públicas. El Sistema Nacional de Archivos se basa para efectos de poner en
práctica la normatividad, en el esquema que tiene la administración pública
colombiana.
Para el Sistema Nacional de Archivos la especialización es una estrategia

que permite abordar los rasgos particulares que comparten los archivos en
cuestiones temáticas.
Cooperación
En el Sistema Nacional de Archivos, como en cualquier otro sistema de

información, resulta imperativa la aplicación de esta estrategia, pues la
conjunción de esfuerzos, recursos y experiencias trae como consecuencia
mayores posibilidades para el mejoramiento de la organización y servicios de
los archivos, tanto los públicos como los privados.
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Archivo General de la Nación y Sistema Nacional de Archivos

El Archivo Nacional de Colombia, punto de partida del Archivo General de la

A finales de 1970 se estructuró un programa que comprendía la construcción del

Tiene pues el Archivo General de la Nación la responsabilidad de establecer

Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación de Colombia fue creado mediante la ley 80 de

De conformidad con lo establecido en el artículo segundo de la ley 80 de 1989, el

1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de

2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la

3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que

4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos

5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden

6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones

a) Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de

b) Coordinar las instituciones archivísticas que integren el Sistema Nacional de

Con el fin de coordinar la función archivística en toda la Nación y dar

Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000): Señala como objeto:

Comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, las

El campo de aplicación de este reglamento abarca todas las instituciones

El Reglamento General de Archivos está organizado por partes, las cuales se

En la primera parte se establecen los Órganos de dirección, coordinación y

La parte II trata de la organización y funcionamiento de los archivos y servicios

Acuerdos, Resoluciones y Circulares

Para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y

ACUERDOS DEL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA

Acuerdo 01 de 1990 Aprobado por el Decreto 1777 de 1990, por el cuál se

Aprobado por el Decreto 163 de 1992, por el cuál se

Por el cual se fija un plazo de seis meses para la

Por el cual se adopta y se expide el Reglamento

Por el cual se reglamenta la transferencia de la

Por el cual se reglamenta la presentación de las

Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del

Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que

Por el cual se establecen criterios de conservación y

Por el cual se prorroga el plazo establecido en el

Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del

Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V

Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo VII

Por el cual se desarrolla el artículo 64 del capítulo VII

Por el cual se establecen pautas para la

Acuerdo 16 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se

Acuerdo 037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones

Acuerdo 038 de 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley

Acuerdo 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la el y

Por el cual se establecen los criterios para la

Acuerdo 015 de 2003 Por el cual se adiciona un parágrafo al

Acuerdo 02 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos

Resolución 142/ 1996 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de

Resolución 033/ 1997 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos

Resolución 147/ 1997 Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la

Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la legislación básica

Circular 02 de 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación

Circular 01 de 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención

Circular 07 de 2002 Organización y Conservación de los documentos de

Circular 04 de 2003 Organización de las Historias Laborales.

Circular 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 04

Es un programa especial del Archivo General de la Nación cuyo objetivo es

El Sistema Nacional de Archivos se desarrolla bajo los principios de unidad

Por unidad normativa se quiere dar a entender la acción de hacer imperar, en el

La esencia de la descentralización administrativa y operativa radica en la

La Coordinación entendida como la acción de relacionar el trabajo de las

La Concurrencia se da cuando se aúnan esfuerzos, y se evita la duplicación de

La Subsidiariedad implica relaciones horizontales y verticales que obligan a