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MINISTERIO DE AGRICULTURA

PROYECTO ESPECIAL PICHIS PALCAZU

Junio 2,011
1

PRESENTACION
El presente Manual de Procedimientos Archivsticos, es un instrumento
de gestin archivstica que ha sido elaborado teniendo en consideracin
la normatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nacin, ente
rector y central del Sistema Nacional de Archivos.
Comprende los siguientes procedimientos:
1.
2.
3.
4.
5.

De transferencia de documentos.
De organizacin de documentos.
De seleccin y eliminacin de documentos.
De conservacin de documentos
De servicio archivstico.

En el presente Manual, se detalla la manera sistemtica de etapas y


acciones a realizar en cada nivel de archivo del Proyecto Especial Pichis
Palcaz, asimismo, se han diseado formatos que facilitan su aplicacin.
Su cumplimiento ser de beneficio para la institucin, porque permitir
mantener centralizado y organizado todo el Acervo Documental existente
en el PEPP; garantizando su incremento, conservacin y su acceso a fin
de cumplir con el servicio oportuno y eficiente.
La informacin contenida en el referido manual ser complementada,
enriquecida y/o actualizada a solicitud de la Oficina de Administracin
conforme las circunstancias lo requieran en concordancia con la Directiva
N 001-2010-AG-PEPP/OPP.

INDICE

Pg.
Presentacin
ndice
I.
Introduccin
II.
Concepto
III.
Objetivos
IV.
Finalidad
V.
Alcance
VI.
Base legal
VII. Funciones del Sistema
Conformacin y Relacin del Sistema Institucional de
VIII.
Archivo
IX.
rganos Consultivos
X.
Obligaciones que establece el Sistema
XI.
Procedimientos Archivsticos:
Procedimiento N 01
Transferencia de Documentos
Flujograma
Anexo 01: Inventario de Transferencia de Documentos
Anexo 02: Inventario - Registro

5
5
5
5
6
6
7
7
8
9
10 - 14
11
13
14

Procedimiento N 02
Organizacin de Documentos
Flujograma

15 - 16

Procedimiento N 03
Seleccin y Eliminacin de Documentos
Seleccin de Documentos
Eliminacin de Documentos
Flujograma
Anexo 03: Tabla General de Retencin de
Documentos
Anexo 04: ndice Alfabtico del Programa de Control
de Documentos 23
Anexo 05: Inventario General de Documentos a
Eliminar
Anexo 06: Inventario Registro
Anexo 07: Acta de Comit Evaluacin de Documentos

17 - 26

Procedimiento N 04
Conservacin de Documentos

27 - 28

Procedimiento N 05
Servicio Archivstico

29 - 36

16

17
18
20
21
23
24
25
26

Prstamo de Documentos
Expedicin de Copias
Flujograma
Anexo 08: Solicitud de Servicios Archivsticos
Anexo 09: Prstamo de Documentos
Glosario de Trminos

Pg.
30
30
32
33
35
37

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS DEL PROYECTO


ESPECIAL PICHIS PALCAZ (PEPP)
I.

INTRODUCCION:
El presente Manual describe las etapas y las acciones
administrativas archivsticas relacionadas con los documentos de las
diferentes dependencias del Proyecto Especial Pichis Palcaz.
La administracin de documentos y archivos, comprende una serie
de procedimientos relacionados entre s, que requieren un
tratamiento uniforme y un respaldo que garantice su cumplimiento.
El presente Manual es el reflejo de la existencia del Sistema de
Archivo Organizacional, el cual se rige bajo el marco de la
legislacin archivstica nacional, en especial de las normas tcnicas
emitidas por el Archivo General de la Nacin, rgano rector del
Sistema Nacional de Archivos.

II.

CONCEPTO:
El sistema de archivos del Proyecto Especial Pichis Palcaz, es el
sistema encargado de regular e integrar tcnica, normativamente el
funcionamiento de los diferentes niveles de archivo, mediante, la
aplicacin de normas, directivas u otras disposiciones que
garanticen el correcto tratamiento, conservacin y servicio del
patrimonio documental del PEPP.

III.

OBJETIVOS:
1. Mantener organizado los documentos en el nivel de archivo que
les corresponde, de acuerdo a las necesidades que tengamos
de ellos y a la frecuencia de uso.
2. Descongestionar peridicamente los archivos de gestin
secretarial y central.
3. Garantizar la integridad y la conservacin del patrimonio
documental del Proyecto Especial Pichis Palcaz.
4. Viabilizar la eliminacin de documentos de valor temporal de los
diferentes niveles de archivos, de acuerdo a las normas
establecidas.
5. Aprovechar convenientemente el espacio fsico, el mobiliario y
los equipos disponibles.
6. Facilita el servicio eficaz y oportuno al usuario de acuerdo a las
normas legales y administrativas vigentes.
7. Establecer la relacin y la lnea de coordinacin de los archivos
existentes con el Archivo Central.

IV.

FINALIDAD:
El Manual de Procedimientos Archivsticos, tiene como finalidad:
1. Orientar las acciones archivsticas, destinadas a racionalizar las
actividades de clasificacin, ordenamiento, conservacin y
retencin de los documentos relacionados, con el
5

funcionamiento administrativo del Proyecto Especial Pichis


Palcaz.
2. Orientar las acciones archivsticas para la transferencia de los
documentos de los archivos secretariales al archivo central.
3. Orientar las acciones archivsticas para la eliminacin de los
documentos de valor temporal generado en las Unidades
Orgnicas del Proyecto Especial Pichis Palcaz.
4. Orientar las acciones relativas a las diferentes modalidades del
servicio archivstico:
- Consulta;
- Prstamo y;
- Expedicin de copia.
V.

ALCANCE:
El presente Manual es de aplicacin obligatoria en el:
- Archivo Central del Proyecto Especial Pichis Palcaz.
- Archivos Secretariales de las diferentes Unidades del Proyecto
Especial Pichis Palcaz.

VI.

BASE LEGAL:
1. Constitucin Poltica del Per.
2. Decreto Ley N 19414 (16.05.1972), Ley de Defensa.
Conservacin e Incremento de Patrimonio Documental de la
Nacin.
3. Decreto Supremo N 022-75-ED (19.10.1975), Reglamento del
Decreto Ley 19414.
4. Ley N 25323 (11.06.1991), Ley del Sistema Nacional de
Archivos.
5. Decreto Supremo N 008-92-JUS (26.06.1992), Reglamento de
la Ley N 25323.
6. Decreto Supremo N 005-93-JUS (17.03.1993), Modificacin del
Decreto Supremo N 008-92-JUS.
7. Resolucin Jefatural N 073-85-AGN/J (31.05.1985), que
aprueba las Normas Generales Del Sistema Nacional de
Archivos.
8. Resolucin Jefatural N 133-85-AGN/J (04.10.195), que precisa
la aplicacin de la Resolucin Jefatural N 073-85-AGN/J.
9. Resolucin Jefatural N 117-86/AGN-J (09.07.86), aprueba la
Directiva N 003-86/AGN-DGAI, que norma la formulacin,
ejecucin y evaluacin del Plan Anual de Archivos
Administrativos del Sector Pblico Nacional.
10. Resolucin Jefatural N 173-86-AGN/J (18.11.1996), que
aprueba las Normas para la Formulacin del Programa de
Control, Transferencia, Eliminacin y Conservacin de
Documentos:
a) Directiva N 004/86-AGN-DGAI "Normas para la formulacin
del Programa de Control de Documentos en los archivos
administrativos del Sector Pblico Nacional";
6

11.

12.

13.
14.
15.
16.

b) Directiva N 005/86-AGN-DGAI "Normas para la


transferencia de documentos en los archivos Administrativos
del Sector Pblico Nacional";
c) Directiva N 006/86-AGN-DGAI "Normas para la eliminacin
de documentos en los archivos Administrativos del Sector
Pblico Nacional";
d) Directiva N 007/86-AGN-DGAI "Normas para la
conservacin de documentos en los archivos administrativos
del Sector Pblico Nacional".
Resolucin Jefatural N 153-92-AGN/J (19.08.1992), que
aprueba las Normas Complementarias para la Transferencia del
Acervo Documental en los organismos pblicos en proceso de
desactivacin, fusin y/o privatizacin.
Resolucin Jefatural N 112-93-AGN/J (06.09.1993), que
aprueba las Normas para la Supervisin y asesoramiento de los
archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos.
Ley N 27444 (21.03.2001), Ley del Procedimiento
Administrativo General.
Ley N 27806 (02.08.2002), Ley de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica.
Decreto Supremo N 072-2003-PCM (06.08.2003), Reglamento
de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Directiva General N 002-96-AG-VM-OA, Norma para foliacin MINAG.

VII. FUNCIONES DEL SISTEMA:


a. Proponer y aplicar la poltica en materia de archivo del Proyecto
Especial Pichis Palcaz.
b. Apoyar la gestin administrativa pronta y oportuna en los
diferentes documentos generados o recibidos en el desempeo
de las funciones asignadas.
c. Aplicar normas, directivas, u otros que emita el ente rector del
Sistema Nacional de Archivos.
d. Asesorar los procedimientos tcnico - archivstico que se dan en
todos los niveles de archivos, a nivel institucional.
VIII. CONFORMACION Y RELACION DEL SISTEMA INSTITUCIONAL
DE ARCHIVO:
El Sistema Institucional de Archivos del Proyecto Especial Pichis
Palcaz, est integrado por:
- Archivo Central
- Archivos Secretariales o de Gestin.
1. Archivo Central:
Es la unidad encargada de cumplir y hacer cumplir las normas y
directivas del Sistema Nacional y del Sistema Institucional de
Archivos. El responsable de esta unidad, ser el encargado de la
conduccin del Sistema Institucional, coordinando las
7

actividades archivsticas, y uso de la documentacin proveniente


de los Archivos Secretariales.
Interviene en la transferencia y eliminacin de documentos en
coordinacin con el Archivo del Ministerio de Agricultura y el
Archivo General de la Nacin.
2. Archivo Secretarial o de Gestin:
Son de responsabilidad de las secretarias de cada rgano del
Proyecto Especial Pichis Palcaz, debiendo:
Organizar:
- Las series documentales por reas, tcnicas,
administrativas, contables, en Files / Archivadores de
palanca, de chicago, planos etc.
- Documentos recibidos / emitidos por orden correlativos y
fechas correlativos (Ejem. Memo N 01, Memo N 02),
separar por fecha ejemplo (Enero Febrero - Marzo).
- Debidamente forrados y en el lomo poner el nombre de la
serie documental (Ejem. Oficios recibidos del N 001 al
205, Ao 2010).
Conservar:
Las series documentales, expedientes, en archivadores de
estantes de ngulos ranurados, armarios de metal y madera,
evitando la humedad, sern rotuladas en una parte visible
donde se notar el nombre de la oficina productora.
Los expedientes, comprobantes de pago, resoluciones en
forma pormenorizada por cada tipo documental.
Transferir:
Al haber cumplido su ciclo vital (03 aos) - (Ejemplo 2007
2008 - 2009) queda en el archivo secretarial o de gestin, los
aos con anterioridad sern trasladados al Archivo Central
del PEPP, bajo listado de inventario por aos y series
documentales.
IX.

ORGANOS CONSULTIVOS:
Los rganos consultivos son las instancias inmediatas de
coordinacin que permiten el desarrollo armnico del sistema,
brindando apoyo y asesoramiento en materia de archivo.
Estos niveles son: Nivel interno y nivel externo.
1. Nivel interno.- Est compuesto por:
- Archivo Central.- Es el encargado de dirigir, controlar,
normar y evaluar las actividades archivsticas del Sistema
Institucional de Archivos del Proyecto Especial Pichis
Palcaz.
8

Comit Evaluador de Documentos (CED).- Es el encargado


de evaluar la documentacin innecesaria que debe
eliminarse en el mbito institucional conduciendo el proceso
de formulacin del Programa de Control de Documentos
(PCD).
El Comit Evaluador de Documentos, estar integrado por:
El Jefe de la Oficina de Administracin, quien la
presidir.
El Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica, encargado o
su representante.
El encargado del Archivo Central, quien actuar como
secretario.
El Jefe de la Unidad Orgnica cuya documentacin ser
evaluada, el mismo que ser invitado a integrarse a la
Comisin segn el cronograma que as lo establezca.

2. Nivel externo.- Est compuesto por:


- El Archivo General de la Nacin AGN, ente rector del
Sistema Nacional de Archivos.
- El Archivo del Ministerio de Agricultura.
X.

OBLIGACIONES QUE ESTABLECE EL SISTEMA:


Los Archivos integrantes del Sistema Institucional de Archivo estn
obligados a cumplir las normas, directivas y dems disposiciones
que emita el rgano rector del Sistema Nacional de Archivos.

XI.

PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS:
1. Objetivo:
Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicaran
en los procesos archivsticos con la finalidad de optimizar el
tratamiento de los documentos de archivo en los procesos de
transferencia, organizacin, seleccin, eliminacin, y servicio,
buscando el principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los
diferentes niveles de archivo del Proyecto Especial Pichis
Palcaz.
2. Alcance:
El presente Manual de Procedimientos Archivsticos est dirigido
a todos los niveles orgnicos que conforman el Sistema de
Archivo Institucional del Proyecto Especial Pichis Palcaz.
3. Vigencia:
El presente manual entrar en vigencia a partir de la fecha de
aprobacin mediante Resolucin Directoral del Proyecto
Especial Pichis Palcaz.

PROCEDIMIENTO N 01
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
1.

OBJETIVO:
Orientar las acciones archivsticas para la transferencia de los
documentos en los Archivos Secretariales del PEPP.

2.

FINALIDAD:
- Descongestionar los archivos de secretara.
- Custodiar en el Archivo Central y/o Perifricos la documentacin
generada por las diferentes dependencias orgnicas constituidas
del PEPP, al vencimiento de sus plazos de retencin.
- Aprovechar la disponibilidad de espacio fsico, equipos y
materiales en los archivos secretariales.
- Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental
del PEPP.
- Orientar las acciones archivsticas para la transferencia de los
documentos de los Archivos Secretariales al Archivo Central.

3.

REQUISITOS:
Las unidades de conservacin sern rotuladas en una parte
visible donde se notar el nombre de la oficina productora.
Los expedientes, comprobantes de pago, resoluciones,
convenios sern transferidos con una relacin pormenorizada
por cada tipo documental.
Sern transferibles los documentos que cuenten con un mnimo
de tres (03) aos de antigedad, cuya vigencia administrativa
inmediata haya concluido.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:


1. El Archivo Central y los archivos de cada unidad, son los
encargados de elaborar el cronograma de transferencia anual, de
preferencia tomando en cuenta la jerarqua de cada Unidad.
2. El responsable del Archivo Secretarial encargado de la
transferencia llenar el formato "Inventario de Transferencia "
(Ver anexo 1 y 2), el mismo que tendr un visto de autorizacin firma y sello del jefe de rea de la oficina productora.
3. El Archivo Central, recepciona y verifica el contenido de las
unidades de archivamiento, as como cantidad de metros lineales
a transferir, el plazo de verificacin no exceder de cinco das
hbiles.
4. En seal de conformidad, el encargado del Archivo Central
pondr a disposicin el formato, "Inventario de Transferencia" al
jefe de rea, procediendo este a colocar sus respectivos sellos y
firma, conservando el original y devolviendo la copia al archivo
remitente.
5. El formato original ser archivado y conservado para futuras
consultas.
10

5.

DURACIN:
La transferencia de documentos, en caso de las unidades o
departamentos no deber excederse del plazo de 45 das tiles.

6.

FLUJOGRAMA:

11

7.

FORMULARIOS:
El inventario consta de dos partes:
1. Inventario de transferencia de documentos.
2. Inventario - registro.
Caractersticas:
- Material: Papel bond 60 grs.
- Cantidad: Original y 2 copias
- Medidas: Tamao A-4
Instrucciones:
a) Inventario de transferencia de documentos (Anexo 01)
I. Informacin general:
1-3 Nombre del sector, de la entidad y de la unidad
orgnica cuya documentacin va a transferirse.
4
Datos de remisin.
5
Indicar el cdigo de identificacin de la entidad y unidad
orgnica remitente.
6
Ao del envi.
7
Nmero secuencial segn la primera remisin de
documentos efectuada por la unidad orgnica al
archivo.
II. Descripcin general de los documentos a transferirse:
Sealar sucintamente las series documentales y sus fechas
extremas.
III. Metros lineales de documentos a transferirse:
Anotar el nmero total, en metros lineales de los
documentos a transferirse (un metro cbico es igual a diez
metros lineales aproximadamente).
IV. Lugar y fecha:
- Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe del archivo
remitente.
- Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe de archivo
receptor.
b) Inventario Registro (Anexo 02)
1 Nmero de orden correlativo de las unidades de
archivamiento a transferirse.
2 Describir detalladamente el contenido de cada unidad de
archivamiento, segn la serie o series que la conforman.
3 Indicar la fecha ms antigua y ms reciente de cada una de
las series.
4 Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aqu se
indicar el lugar donde se encuentra archivada la unidad de
archivamiento y el nmero asignado a ella dentro del
archivo.
12

Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor


comprensin de la documentacin de transferencia.

Anexo 01
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Pg. 1 de . Pgs.

Preparar original y dos copias


I.

INFORMACION GENERAL
1.
Sector:
2.

Entidad:

3.

Unidad Orgnica:

4.

Datos de Remisin:

5.

Cdigo:

6.

Ao:

7.

Remisin N:

II. DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE


2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.

III. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE


... Metros lineales
IV. LUGAR Y FECHA
La Merced, ..

---------------------------------------------Jefe de Oficina o Director de Lnea


(Remitente)

V. LUGAR Y FECHA
La Merced, ..

-------------------------------------------------Jefe de la Oficina de Administracin


(Receptor)

13

Anexo 02
INVENTARIO - REGISTRO
DIRECCION (OFICINA) DE:
Pg. 1 de . Pgs.
1. Nmero
Orden

de

2. Descripcin de documentos

3.

Fechas extremas

4.

Ubicacin Topogrfica

5. Observaciones

14

PROCEDIMIENTO N 02
ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
1.

CONCEPTO:
La organizacin de documentos es un proceso archivstico que
consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.

2.

FINALIDAD:
- Facilitar la rpida recuperacin de la informacin.
- Establecer criterios uniformes para la organizacin de los
documentos en los Archivos Secretariales y Central.
- Mantener organizada la documentacin de manera integral y
orgnica como producto de las actividades del PEPP.
- Establecer criterios uniformes para la organizacin de los
documentos en los archivos del Sector Pblico.

3.

REQUISITOS:
La organizacin de documentos se deber establecer basndose en
dos criterios:
La clasificacin se dar a travs del establecimiento de series
documentales.
El ordenamiento que deber ser cronolgico, numrico,
alfabtico o en su defecto una combinacin de los sistemas
indicados.

4.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:


4.1. En los Archivos Secretariales:
1. El responsable del Archivo Secretarial deber ordenar las
unidades documentales que conforman cada serie
mediante el sistema ms conveniente,
numrico,
cronolgico, o en su efecto se har una combinacin de
los sistemas indicados.
2. El responsable del archivo secretarial, deber identificar
cada unidad de las series documentales para su
archivamiento, (file de manila, file de palanca, cajas,
paquetes, etc.), con los siguientes datos:
- Unidad orgnica
- Serie documental
- Fecha
- Nmero correlativo de la unidad de conservacin.
4.2. En al Archivo Central:
1. Se respetar el principio de procedencia y de origen
orientando por la estructura original.
2. El responsable del archivo una vez realizada la
transferencia de la documentacin dispondr la colocacin
15

de las unidades de archivamiento en la estantera o en el


lugar ms adecuado.
3. El responsable del archivo determinara la conservacin de
las unidades de archivo de acuerdo al orden de llegada y
la disponibilidad del espacio fsico que exista en el archivo.
4. Empleando el sistema de base de datos ingresar los datos
de las series documentales debidamente codificadas
incluyendo el nmero de cdigo, para facilitar la bsqueda.
5.

DURACIN
El presente procedimiento es de duracin permanente.

6.

FLUJOGRAMA:

16

PROCEDIMIENTO N 03
SELECCIN Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS
1.

FINALIDAD:
- Garantizar la conservacin de los documentos de valor
permanente.
- Garantizar la eliminacin de los documentos innecesarios en los
diferentes niveles de archivo.
- Programar la transferencia de documentos de acuerdo a su ciclo
vital.
- Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio
fsico y los equipos disponibles.

I.

SELECCIN DE DOCUMENTOS:
1.1
Concepto:
La seleccin es un proceso archivstico que consiste en
identificar, analizar y evaluar todas las series documentales
de la entidad para predeterminar sus perodos de retencin,
en base a los cuales se formular el Programa de Control de
Documentos.
El Programa de Control de Documentos es un instrumento
que contiene los plazos de retencin para la transferencia y/o
eliminacin de todas las series documentales de la entidad.
1.2

Requisitos:
a) Acta del Comit Evaluador de Documentos
b) Programa de Control de Documentos
c) Tabla de Retencin de Documentos.

1.3

Comit Evaluador de Documentos:


Conformado por funcionarios nombrados por la Direccin
Ejecutiva cuya funcin es evaluar los fondos documentales
del Proyecto Especial Pichis Palcaz, a fin de que en su
oportunidad se realicen los procedimientos establecidos en
las Directivas N 004-86-AGN/DGAI, N 005-86-AGN/DGAI y
N 006-86/AGN/DGAI.
El Comit estar integrado por:
- El Administrador del PEPP, quien lo presidir.
- El Jefe de la Oficina de Asesora Jurdica o su
representante.
- El encargado del Archivo Central, quien actuar como
Secretario.
- El Jefe de la Unidad Orgnica, cuya documentacin ser
evaluada, el mismo que ser invitado a integrarse a la
Comisin, segn el Cronograma as lo establezca.
17

1.4

Programa de Control de Documentos:


El Programa de Control de Documentos (PCD), es un
documento de gestin archivstica que establece las series
documentales que produce o recibe una entidad pblica como
resultado de sus actividades, precisando el nmero de aos
que debe conservarse y los periodos de retencin en cada
nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo del
Ministerio de Agricultura o su eliminacin, segn indicaciones
de la Resolucin del Archivo General de la Nacin
autorizando su eliminacin.
El PCD estar conformado por:
- Inventario de las Series Documentales.
- La Tabla General de Retencin de Documentos.
- El ndice Alfabtico de las Series Documentales.
Inventario de las Series Documentales:
El inventario ser utilizado para describir las series
documentales que conservan una unidad orgnica y sirve
para establecer los periodos de retencin de las mismas.
La Tabla General de Retencin de Documentos:
La Tabla General de Retencin de Documentos ser utilizada
para registrar esquemticamente los asuntos principales y los
ttulos de las series documentales que las integran, as como
sus correspondientes periodos de retencin (Ver anexo 3).
El ndice Alfabtico del Programa de Control de
Documentos:
Ser utilizado para anotar en orden alfabtico los nombres de
las series documentales, el asunto principal y el cdigo
respectivo (Ver anexo 4).

II.

ELIMINACION DE DOCUMENTOS:
2.1
Concepto:
La eliminacin de documentos es un procedimiento
archivstico que consiste en la destruccin de los documentos
autorizados expresamente por el Archivo General de la
Nacin.
2.2

Requisitos:
- Acta del Comit Evaluador de Documentos
- Tabla General de Retencin de Documentos
- Inventario y Muestras de documentos a eliminar
- Documentacin organizada e inventariada.

18

III.

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:


a) El encargado del Archivo Central, formular el cronograma anual
de eliminacin de documentos, en caso ya exista documentacin
a eliminarse.
b) Al vencimiento de los periodos de retencin de las series
documentales establecidos en el Programa de Control de
Documentos, se identificar y separar la documentacin
posible a eliminar.
c) Se elaborar el inventario general de documentos a eliminar (Ver
anexo 5 y 6), y se extraer las muestras de cada serie.
d) El Comit Evaluador de Documentos del Proyecto Especial
Pichis Palcaz, en sesin emitir opinin favorable o
desfavorable sobre la procedencia de eliminacin de las series
inventariadas, haciendo constar en acta su decisin.
e) El PEPP, solicitar al Archivo General de la Nacin la
autorizacin para la eliminacin, acompaando el inventario de
eliminacin documental, la resolucin de designacin del Comit
Evaluador de Documentos, el Acta suscrita por el Comit (Ver
anexo 7) debidamente legalizada notarialmente y las muestras
documentales.
f) El encargado del Archivo Central, facilitara la labor de
verificacin y supervisin que le corresponda ejecutar al
funcionario designado por el Ministerio de Agricultura, y al
funcionario del Archivo General de la Nacin.
g) Una vez que el Archivo General de la Nacin expida la
Resolucin de eliminacin respectiva, se les har entrega de la
documentacin a eliminar, firmndose el acta de entrega
(original y copia), entre el encargado del Archivo Central y el
representante del Ministerio de agricultura designando para tal
fin. (Un ejemplar para el Archivo Central y otro para el Archivo
del Ministerio de Agricultura).

IV.

DURACIN
El presente procedimiento es de duracin permanente.

V.

FLUJOGRAMA:
La secuencia del procedimiento se muestra en el flujograma
(Eliminacin de documentos en el Archivo Central).

VI.

FORMULARIOS:
Se muestran en los Anexos siguientes.

19

20

Anexo 03

La Tabla se elaborar separadamente por cada asunto principal a base


de la informacin del inventario de las series documentales.

21

Caractersticas:
- Material: Papel bond 60 grs.
- Cantidad: Original y 2 copias
- Medidas: Tamao A-4

Instrucciones:
1 y 2 Anotar el nombre del Sector y la entidad (Oficina o Direccin
Ejecutora, Cdigo de la Oficina o Direccin Ejecutora).
3
Indicar el nombre del asunto principal de la serie documental
(Ejm. Contabilidad).
4
Anotar el cdigo de la serie documental (Ejm. CONT/01). La
Oficina de Archivo Central, ser encargada de codificar cada serie
documental.
5
Anotar el nombre especfico del ttulo de la serie documental (Ejm.
Balance de Comprobacin).
6
Anotar el valor de la serie: Con la letra T si es Temporal, o con la
letra P si es Permanente.
7
Anotar los perodos de retencin de la serie documental en cada
uno de los niveles de archivo; sean de Gestin, Perifrico u
rgano de Administracin de Archivos, y el Nmero total de aos
de retencin.
- A.G. (Archivo de Gestin o Secretarial):
En este nivel de archivo, tendr un mximo de duracin de 3
aos.
-

A.C. (Archivo Central):


En este nivel de Archivo, tendr un periodo de duracin de 05
a 10 aos.

P.P. (Plazo Precaucional):


Tendr un mximo de duracin de 02 aos.

Las Tablas debern numerarse consecutivamente, inicindose con el


nmero "uno" seguido de la preposicin "de" continuando con el nmero
total de pginas de la Tabla General.

22

Anexo 04

Caractersticas:
- Material: Papel bond 60 grs.
- Cantidad: Original y 2 copias
- Medidas: Tamao A-4
Instrucciones:
1. Anotar el ttulo de las series documentales en orden alfabtico.
2. Indicar el asunto principal de la serie documental.
3. Anotar el cdigo de la serie documental. Ejm.:
Acta de emisin de bonos
: CONTABILIDAD CONT/02
Auxiliar Standard
: CONTABILIDAD CONT/04
Balances
: CONTABILIDAD CONT/08
Bonos
: TESORERIA TESO/03
Comprobantes de pago
: TESORERIA TESO/07
Catlogo de bienes
: ABASTESIMIENTO ABAS/05
Cuadro de Asignacin de Personal : RACIONALIZACION RACI/05
Distribucin:
- Original, al Archivo Central.
- Primera y segunda copia, al archivo General de la Nacin.
23

Toda eliminacin de documentos se solicitar utilizando el formulario


Inventario de Documentos para su Eliminacin en original y dos copias.
El inventario consta de dos partes:
1. Informacin general
2. Inventario registro
Caractersticas:
- Material: Papel bond 60 grs.
- Cantidad: Original y 2 copias
- Medidas: Tamao A-4

Anexo 05

Instrucciones:
1-3 Nombres del sector de la entidad y la unidad orgnica cuya
documentacin va a eliminarse.
4
Nombre y apellidos del encargado del Archivo Central.
5-6 Direccin y telfono del Archivo Central y de los Archivos
Secretariales.
24

7
8
9
10

Dejar en blanco para ser usado por el Archivo General de la Nacin.


Sealar sucintamente las series documentales y sus fechas
extremas.
Anotar el nmero total en metros lineales de los documentos a
eliminarse (un metro cbico = diez metros lineales).
Fecha y firma de la Oficina de Administracin.

Anexo 06

Instrucciones:
11 Indicar el nmero correlativo de las unidades de archivamiento de la
documentacin a eliminarse (legajos, paquetes, archivadores, libros,
etc.)
12 Sealar detalladamente la serie o las series documentales que
conforman cada unidad de archivamiento.
13 Indicar la fecha ms antigua y la ms reciente de cada una de las
series a eliminarse.
14 Anotar la informacin complementaria que sea necesaria para mejor
comprensin de la documentacin innecesaria.
25

Anexo 07

ACTA DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS


En la ciudad de , siendo las ........... horas del
da .......... de . del dos mil ............. , en la Oficina de
.............................. ubicada en ...................................................
... del distrito de ........................................, provincia de .
. se reuni el Comit Evaluador de Documentos de
................................................ designado mediante Resolucin Directoral
N .. de fecha .................. de ......................
del 20......, con la asistencia del Sr. ..............................................................
Presidente del Comit, Abogado ........................................................
Asesor
Legal,
representante
de
la
Oficina
de
......................................................................
y
el
Sr.
................................................................ encargado del Archivo Central
quien acta como Secretario de la Comisin.
El Presidente del Comit Evaluador de Documentos someti a evaluacin
los documentos seleccionados debidamente descritos y acordaron
proceder de conformidad con las normas de archivo remitiendo el
expediente y solicitando la autorizacin correspondiente ante la Oficina
responsable de Archivos del Ministerio de Agricultura y del Archivo
General de la Nacin, para la eliminacin de los documentos en mencin
por resultar innecesarios para la entidad Proyecto Especial Pichis
Palcaz.

26

PROCEDIMIENTO N 04

CONSERVACION DE DOCUMENTOS
1.

CONCEPTO:
La conservacin de documentos es un proceso archivstico que
consiste en mantener la integridad del soporte y del texto de los
documentos de cada entidad a travs de la implementacin de
medidas de preservacin.

2.

OBJETIVOS:
1. Asegura la integridad fsica del documento.
2. Garantizar la conservacin del Patrimonio Documental de la
Nacin.

3.

MEDIDAS DE PREVENCION:
3.1. Del Local:
a) Preferir el uso de locales construidos con material noble.
b) Las instalaciones elctricas y las sanitarias debern
conservarse en perfecto estado, contando con una
supervisin peridica.
c) Se usara iluminacin (artificial) fluorescente por tener
mayor mbito de iluminacin y se podr controlar
poniendo protectores UV, los mismos que son ubicados
entre estantes y estantes y a una distancia de 30 cm
aproximadamente del techo para evitar que dae el fondo
documental.
d) La ventilacin ideal es la artificial, se deber en lo posible,
usar los ventiladores de hlice que sern ubicados en las
partes cntricas del archivo.
e) El mobiliario archivstico debe ser preferentemente de
metal (estantes).
3.2.

De Documentos:
a) El rea destinada para el archivo deber en lo posible ser
construida con material noble.
b) La fumigacin del local deber efectuarse por lo menos
una vez al ao.
c) Ventilacin natural o uso de ventilacin artificial.
d) Evitar la incidencia de la luz natural o artificial sobre los
documentos.
e) No usar cintas adhesivas, ligas, clips de metal.
f) Disponer los extintores de polvo qumico.
g) Adoptar medidas convenientes a fin de evitar la
sustraccin de los documentos.
h) Restringir el servicio de los documentos en deterioro.
27

4.

MEDIDAS DE SEGURIDAD:
a) Adoptar las medidas de seguridad a fin de evitar la sustraccin
indebida de los documentos, como el ingreso de personas
extraas.
b) Desconectar los servicios elctricos y sanitarios al trmino de la
jornada laboral.
c) No fumar, comer, beber en los depsitos.
d) Disponer de extintores de polvo seco con carga vigente.
e) No mantener en el archivo material inflamables.
f) Realizar un Plan de Prevencin de Siniestro.

5.

DURACION:
El presente procedimiento es de duracin permanente.

28

PROCEDIMIENTO N 05

SERVICIO ARCHIVISTICO
1.

CONCEPTO:
El Servicio Archivstico es un proceso que consiste en poner a
disposicin de los usuarios la documentacin de cada entidad con
fines de informacin.

2.

FINALIDAD:
- Facilitar al usuario el servicio de informacin, regular su acceso,
garantizar el uso adecuado del acervo documental, as como dar
fe del documento que se otorga.
- Orientar las acciones del servicio de consulta, prstamo y
expedicin de copias de documentos al usuario, en forma
eficiente y oportuna.

3.

BASE LEGAL:
- Decreto Legislativo N 120, Ley Orgnica del Archivo General de
la Nacin.
- Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica.
- Decreto Supremo N 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

4.

REQUISITOS:
a) Para consultas:
- Para los usuarios internos, documentos de identidad (Foto
check) que acredite ser empleado de la institucin.
- Para los usuarios externos, PREVIA AUTORIZACION de la
Oficina del Administracin del PEPP.
- Lectura del documento, dentro del ambiente de la sala de
lectura del Archivo Central del PEPP.

b) Para Prstamo:
- Estas podrn efectuarse mediante Memorando emitidas a la
Oficina de Administracin o por el jefe del rea que lo
solicite.
- Plazo de prstamo es de 15 das; sin embargo, de acuerdo a
la naturaleza del requerimiento, el plazo podr ser ampliado
previo requerimiento de la unidad ejecutora solicitante.
c) Para expedicin de copias:
- Autorizacin por escrito del jefe inmediato del empleado.
29

5.

ETAPAS DE PROCEDIMIENTO:
5.1. CONSULTA:
- La oficina solicitante podr tener acceso a la
documentacin requerida, presentando el formato Solicitud
de Servicios.
- El personal del archivo ubicar la documentacin solicitada
y entregar la informacin al usuario previa identificacin
del archivo.
- La lectura del documento se dar en el mismo archivo.
- El archivero solicitara al usuario firmar el registro de
consulta.
5.2.

PRESTAMO DE DOCUMENTOS:
- Los usuarios solicitarn el prstamo de documentos,
mediante memorando, adjuntando el formato Solicitud de
Servicio Archivsticos (Ver anexo 8) autorizado por el jefe
de cada rea, dirigido a la oficina de Administracin.
- El responsable del Archivo Central recepcionar la solicitud
indicando el documento que requiere.
- El personal del archivo ubica y entrega a la Oficina de
Administracin la documentacin solicitada para que este
proceda a remitir el memo de respuesta adjuntando su
respectivo formato Prstamo de Documentos (Ver anexo
9).
- El original del volante quedara en el archivo y la copia en
poder del usuario.
- El tiempo de permanencia de los documentos solicitados
por las diferentes unidades orgnicas no deber exceder
de los 15 das hbiles. En caso que el rea solicitante
requiera ampliacin de plazo de la documentacin por un
periodo mayor de lo establecido, deber formular el
requerimiento respectivo a la Oficina de Administracin.
- Al vencimiento del plazo de prstamo, el usuario devolver
el documento directamente al Archivo Central, en las
mismas condiciones que sali del archivo, el personal del
archivo
verificaran
su
conservacin.
Si
notara
irregularidades, estas deben comunicarse inmediatamente
a la Administracin.
- El usuario despus de devolver la documentacin debe
verificar que en su copia del formato Prstamo de
Documentos se anote la palabra DEVUELTO.
- El personal del archivo, colocara el documento prestado,
en su lugar establecido.

5.3.

EXPEDICION DE COPIAS:
a) El usuario solicitar el servicio de expedicin de copias
presentando el formato Solicitud de Servicios
Archivsticos, a la Oficina de Administracin.
30

b) El Archivero recepcionar la solicitud de expedicin de


copias autorizada por el jefe inmediato del empleado que
pide la copia.
c) El personal ubica el documento requerido.
d) Seguidamente se proceder a sacar las copias
respectivas y/o su certificacin y su entrega.
e) El usuario dejar constancia del servicio requerido.
6.

DEL PERSONAL:
- El personal del Archivo Central, brindara este servicio en el
siguiente horario:
08:00 a.m.
03.00 p.m.
-

a
a

01:00 p.m.
04:00 p.m.

El personal del archivo deber orientar a los usuarios, sobre el


adecuado uso de los auxiliares descriptivos, informando acerca
del contenido, los servicios que ofrece el archivo y la manera de
solicitarlos.
Cautelar la integridad de la documentacin.
Exigir a los usuarios respeto y cuidado de la documentacin. En
caso contrario estar facultado a suspender el servicio.
Instruir a los usuarios para que no efecten anotaciones,
escriban sobre documentos y no humedezcan las pginas. Se
exigir el cumplimiento estricto de estas prohibiciones, bajo
responsabilidad.

7.

DURACION:
Es de duracin permanente.

8.

FORMATOS:
Solicitud de servicios archivsticos y prstamo de documentos (Ver
Anexo).

9.

FLUJOGRAMA:

31

32

Anexo 08

33

Instrucciones:
La solicitud de servicios archivsticos se realizar de la siguiente manera:
Para prstamo: Mediante un Memorando adjuntando el formulario
correspondiente.
Para consulta y expedicin de copias: Solo ser necesario presentar
el formulario correspondiente, autorizado por el jefe de la oficina.
En ambos casos, se deber llenar de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
5.

Sealar el nmero de solicitud.


Sealar el nombre de la oficina solicitante.
Marcar con una (X) el tipo de servicio que se requiere.
Indicar el objetivo principal de requerimiento.
Detallar la relacin de los documentos requeridos teniendo en cuenta
las siguientes informaciones:
a) tem: Sealar correlacin numrica de los documentos solicitados
(1, 2,3, ......)
b) Descripcin Documental: Indicar especficamente el documento
requerido.
c) Fecha: Indicar las fechas que comprende dicho documento.
d) Observaciones: Anotar Informacin complementaria que sea
necesaria para una mejor identificacin del documento.

6. En caso de requerir el documento en calidad de prstamo, deber


anotar el tiempo que necesitan el documento para su anlisis, no
excediendo de los 15 das hbiles.
7. Anotar la fecha de requerimiento del documento.
8. Anotar el nombre de la persona que est solicitando dichos
documentos, bajo autorizacin del Jefe de la Oficina.
9. Firma y sella el Jefe de la Oficina dando autorizacin a dicha solicitud.
Archivo Central y Archivos Secretariales:
Anotar la fecha y la hora exacta de la recepcin de dicha solicitud.
Anotar la fecha y la hora exacta de la entrega del documento.

34

Anexo N 09

Instrucciones:
Solicitud N: Cada Oficina tendr un correlativo de las solicitudes que
requiera, el Archivo Central colocar el nmero de solicitud que
corresponda
Seccin y/o Sub-seccin: Sealar el nombre de la Oficina que est
solicitando el documento.
Objetivo: Sealar el objetivo principal de dicho prstamo documental.
Referencia: Colocar el N de memorado con que fue solicitado el
documento.
Plazo de prstamo: Sealar el Plazo de prstamo del documento
solicitado, no excediendo los 15 das hbiles.
tem: Sealar la correlacin numrica de las unidades de archivamiento.
35

Unidad de conservacin: Sealar el tipo de soporte del documento


(Ejemplo anillado, file, libro etc.)
Descripcin documental: Sealar detalladamente los documentos que se
estn dando en calidad de prstamo.
Fechas extremas: Indicar la fecha ms antigua y la ms reciente de cada
una de las series documentales.
Observaciones: Anotar informacin complementaria que sea necesaria
para una mejor identificacin del documento.
Datos del Archivo: Sealar informacin complementaria para la ubicacin
del documento.
Fecha y hora: Sealar la fecha y la hora exacta en que fue recepcionado
el documento requerido.
Nombre del usuario: Sealar el nombre y apellidos de la persona que
recepciona el documento.
Firma y sello del Jefe de la Oficina solicitante: Firmar y sellar el Jefe de
rea, previa verificacin de la documentacin prestada.
Firma y Sello del encargado del Archivo Central.

36

37

Accesibilidad.- Posibilidad de consultar los documentos de archivo,


dependiendo de la normatividad vigente, de su estado de conservacin y
del control archivstico.
Acceso.- Derecho de los ciudadanos a consultar el Patrimonio
Documental.
Acondicionamiento.- Conjunto de operaciones materiales realizadas
para la instalacin adecuada de los documentos.
Acta de Eliminacin.- Documento
documentales eliminadas en un grupo.

que

atestigua

las

Unidades

Anaquel (V. Balda) - Archivador.- Mueble de una oficina metlico,


preferentemente homologado, que sirve para mantener debidamente
ordenados documentos en trmite, fichas etc.
Archivstica.- Disciplina que estudia los principios tericos y prcticos del
funcionamiento de los archivos y del tratamiento de sus fondos.
Archivo:
1. Conjunto orgnico de documentos producidos y/o recibidos en el
ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas
y privadas.
2. Institucin encargada de la custodia, control y difusin de
determinados fondos documentales en funcin de la propiedad de los
fondos pblicos y privados, eclesisticos, mobiliarios, empresas,
familiares, etc. En funcin del ciclo vital de los documentos pueden
ser: Archivos de oficina, centrales, intermedios e histricos.
3. El Archivo tambin es el lugar donde se conservan y consultan los
conjuntos orgnicos de documentos.
Archivos Administrativos:
1. Archivo de una entidad administrativa
2. Cada uno de los archivos que corresponden a las tres primeras
etapas del ciclo vital de los documentos, previas a la conservacin
permanente.
Archivo Central.- Es aquel en el que se agrupan los documentos
transferidos de distintos archivos de organismos una vez finalizado su
trmite y cuando su consulta no es constante, con carcter general y
salvo excepciones, no podrn custodiar documentos que superen los
treinta aos de antigedad. El Archivo Central coordina y controla el
funcionamiento de los distintos Archivos de Gestin en que se conserva la
documentacin tramitada por las unidades adscritas al mismo
Archivo de Gestin o Secretarial.- Archivo de la oficina productora de
los documentos en los que se rene la documentacin en trmite o
38

sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas


oficinas. Con carcter general y salvo excepciones, no podrn custodiar
documentos que superen los 10 aos.
Archivo Perifrico.- Nivel de archivo que se conforma por ubicacin
fsica de las unidades orgnicas o complejidad de funciones.
Asunto.- Contenido especfico de cada uno de los expedientes de una
serie documental que permite individualizarlo dentro del conjunto de
caractersticas homogneas, en el que estn integrados.
Autenticacin.- Proceso mediante el cual se confiere a una copia valor
de testimonio para que pueda sustituir al documento original este proceso
se realiza mediante la suscripcin de determinadas diligencias, que segn
las distintas formas que adopten y la autoridad que la respalde,
constituyen los diferentes tipos de copia: autorizada, certificada,
compulsada, legitimada, testimonio, traslado, etc.
Ciclo vital de los documentos.- Etapas por las que sucesivamente
pasan los documentos desde que se producen en el archivo de Oficina
hasta que se eliminan o conservan en un Archivo Histrico.
Clasificacin Documental.- Operacin Intelectual que consiste en el
establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la estructura
jerrquica del fondo. Esta operacin se encuentra dentro de la fase a
tratamiento archivstico denominada identificacin.
Cdigo.- Atributo literal y/o numrico que se da a un documento o
agrupacin documental.
Comit Evaluador.- Designado por la ms alta autoridad encargado de
conducir el proceso de Formulacin del Programa de Control de
Documentos.
Conservacin.- Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a
asegurar, por parte, la prevencin de posibles alteraciones fsicas en los
documentos y, por otra, la restauracin de estos cuando la alteracin se
ha producido.
Conservacin permanente.- Situacin derivada de la fase de
valorizacin que afecta a los documentos que han desarrollado valores
secundarios y que en consecuencia no puede ser eliminado.
Consulta.- Examen directo de la documentacin por parte de los usuarios
(Investigadores, administradores, etc.)

39

Control de Fondos.- Conjunto de operaciones realizadas en los archivos


para el adecuado seguimiento, comprobacin e inspeccin fsica,
administrativa e intelectual de fondos.
Copia.- Reproduccin, simultnea o no, del texto de un documento
original, generalmente definida por su funcin o por su procedimiento de
realizacin.
Cuadro de Clasificacin.- Instrumento que refleja la estructura del fondo
documental. Aporta los datos esenciales sobre dicha estructura
(denominacin de secciones y series, fechas extremas).
Cuadro de valoracin y seleccin.- Instrumento resultante de la fase de
valoracin de un fondo que precisa los documentos que se deben
conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un periodo
determinado o en circunstancias especiales.
Custodia.- Responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin
archivstica la adecuada conservacin de los fondos, cualquiera que sea
la titularidad de los mismos.
Depsito.- Conjunto de espacios destinados a la conservacin de
documentos en una institucin archivstica.
Descripcin.- Fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin
de los instrumentos de la informacin para facilitar el conocimiento y
consulta de los fondos documentales en los archivos.
Devolucin.- Reincorporacin de unidades fsicas al lugar que le
corresponden en el depsito, una vez finalizada su salida temporal,
(consulta, exposicin, prstamo etc.).
Difusin.- Funcin archivstica fundamental cuya finalidad es, por parte,
promover y generalizar la utilizacin de los fondos documentales de los
archivos, y por otra, hacer partcipe a la sociedad del papel que
desempean los archivos en ella, actividades propias de esta funcin
son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes
pedaggicos, convenios con institucin docente, etc.
Documento.- Toda expresin de lenguaje natural o convencional y
cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, recogida en
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informativos, se
incluyen los ejemplares no originales de edicin.
Eliminacin.- Destruccin fsica de unidades o series documentales que
haya perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo, o extinto de
derechos que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar
valores histricos, esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo
40

que garantice la imposibilidad de construccin de los documentos de


acuerdo a normas vigentes.
Estantera.- Mueble fabricado en material ignifugo que sirva para albergar
unidades de instalacin, formado por elementos de apoyo verticales
(estantes) y horizontales (baldas). Puede ser de tipo fijo o tipo mvil.
Expediente.- Unidad documental formado por un conjunto de
documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina
productora en la resolucin de un mismo asunto.
Foliacin.- Operacin incluida en los trabajos de orden que consiste en
numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
Fondo.- Conjunto de series de una misma procedencia.
Funcin.- Conjunto de competencias homogneas que delimitan cada
uno de los grandes campos de actuacin administrativa o de los poderes
pblicos.
Gestin Administrativa.- Conjunto de actuaciones regladas que realizan
los rganos de administracin para ejercer las funciones que tienen
encomendadas y que pueden ser comunes y especficas.
Gua.- Instrumento que describen globalmente fondos documentales de
uno o varios archivos, indicando las caractersticas fundamentales de los
mismos organismos que los originan, series que lo conforman, fechas
extremas que comprenden y volumen de la documentacin. Adems
recoge la informacin sobre el archivo, su historia y formacin, horarios y
servicios de los usuarios.
Identificacin.- Fase del tratamiento archivstico que consiste en la
investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y
archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
Ingreso de fondo.- Entrada de documentos en un archivo para su
custodia, control y conservacin, tanto si se realiza por la va regular de
transferencia, como la extraordinaria de adquisicin, donacin, depsito,
etc.
Inventario.- Relacin ms o menos detallado que describe todas las
unidades de un fondo, siguiendo su organizacin en series documentales.
Ordenacin Documental.- Operacin archivstica realizada dentro del
proceso de organizacin, que consiste en establecer secuencias dentro
de las categoras y grupos, de acuerdo con las series naturales
cronolgicas y / o alfabticas.
41

Organizacin.- Adaptacin material o fsica de un fondo a la estructura


que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de
identificacin, incluye las fases de clasificacin y ordenacin.
Patrimonio Documental.- Totalidad de documento de cualquier poca
generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su funcin por
cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las personas
jurdicas en cuyo capital participa mayoritariamente el estado u otras
entidades pblicas y por las privadas, fsicas o jurdicas gestoras de
servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios.
Tambin los documentos con una antigedad superior a los cuarenta
aos, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus
actividades por las entidades y asociaciones de carcter polticos, sindical
o religioso, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carcter
privado. Por ltimo, integran el patrimonio documental los documentos
con una antigedad superior a los cien aos, generados, conservados o
reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas.
Plazo preventivo de conservacin.- Periodo durante el cual se mantiene
en suspenso la decisin de eliminar una serie documental, a pesar de que
hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que
pueda tener alguna utilidad administrativa.
Plan de vigencia administrativa.- Periodo regulado por las normas de
procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie
documental de manera simultnea o sucesiva, mantienen su actividad en
mayor o menor grado.
Plazo de Reserva.- Periodo de tiempo durante el cual, segn la
normatividad vigente, una documentacin no puede ser consultada
pblicamente.
Prstamo de reserva.- Periodo de tiempo durante el cual, segn la
normatividad vigente, una documentacin de un archivo puede ser
prestado con fines administrativos o de difusin cultural.
Principio de procedencia.- Principio fundamental de la teora archivstica
formulada por Natalis de Wally que establece que los documentos
producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los
otros.
Derivan del principio de procedencia:
a) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificacin
interna de un fondo debe responder a la organizacin y competencias
de unidad productora; fue formulado por Muller, Freith y Fruin.
b) El principio de respeto al orden original establece que no se debe
alterar la organizacin dada al fondo por la unidad productora,
cualesquiera que sta seca.
42

Procedimiento.- Secuencia de acciones concatenadas entre s, que


ordenadas en forma lgica permite cumplir con un objetivo
predeterminado.
Registro General de Entrada de Documento.- Instrumento de control
que contiene los asientos de los ingresos de fondo que sirven de prueba
legal de su entrada en un archivo.
Registro Topogrfico.- Instrumento de control que relaciona
correlativamente el contenido de cada una de las unidades de
conservacin de un depsito de archivo.
Restriccin de Consulta.- Limitacin temporal de derecho de acceso a
los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar
la reserva de determinados datos cuya difusin puede afectar a la
intimidad o el honor de las personas, la seguridad y defensa del estado, la
averiguacin de los delitos, la propiedad intelectual, etc.
Rotular.- Colocar una signatura que identifique las unidades de
instalacin.
Seleccin.- Operacin intelectual y material de localizacin de las
fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de
los plazos establecidos en el proceso de valoracin.
Serie.- Conjunto de documentos pertenecientes a una seccin que tienen
caractersticas comunes el mismo asunto o el mismo tipo documental.
Series Documental.- Conjunto de documentos producidos por un sujeto
en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma
norma de procedimiento.
Signatura Topogrfica.- Numeracin correlativa por la que se identifican
todas las unidades de conservacin de un depsito.
Soporte.- Material fsico en el que se registra la informacin (Papel,
pergamino, papiros, cintas y discos magnticos, pelculas fotogrficas.
etc.).
Tabla de Retencin.- Documento de gestin que establece los plazos de
retencin de las series documentales.
Tipo Documental.- Unidad documental producida por un organismo en el
desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimientos y cuyo formato, contenido informativo y soporte son
homogneos (Por ejemplo, el expediente personal.).

43

Transferencia Documental.- Procedimiento habitual de ingreso de


fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie
documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia
en la etapa anterior dentro de la red de archivos en la que est integrado.
Tratamiento Archivstico.- Conjunto de fases que componen el proceso
de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de
los documentos.
Unidad Documental.- Elemento bsico de una serie documental que
puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un
expediente.
Unidad de Instalacin.- Cualquiera de las agrupaciones de unidades
documentales homogneas destinadas a su colocacin en los depsitos
(caja, carpeta, legajo, libro, etc.). Deben contar con una signatura
unvoca.
Valor Administrativo.- Aquel que posee un documento para la
administracin de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus
procedimientos o actividades.
Valor Histrico.- Aquel que posee el documento como fuente primaria
para la historia.
Valor Informativo.- Aquel que sirve de referencia para la elaboracin o
reconstruccin de cualquier actividad de la administracin, y que tambin
puede ser testimonio de la memoria colectiva.
Valor Legal.- Aquel que puede tener todos los documentos que sirvan de
testimonio ante la Ley.
Valorizacin.- Fases del tratamiento archivstico que consiste en analizar
y determinar los valores primarios y secundarios de los documentos,
fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin,
total o parcial.

44