Herramientas de

tratamiento automatizado
de la información
Italo Costa-Roldan
Diplomado en Historia y Archivística
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso
italo.costa@pucv.cl
¿Cómo identificar si tengo la necesidad
de usar una Herramienta para
organizar mi información?
Debe identificar si tiene:

u Dificultades para encontrar información sobre sus

objetos.
u Información importante sobre los objetos en diferentes
lugares.
u Problemas para recordar que objetos son importantes.
u Pierde tiempo buscando información sobre sus objetos.
u Dificultades para compartir información sobre sus
objetos con otras personas.

Italo Costa-Roldan
Diplomado en Historia y Archivística
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso – 2023
Tipos de Herramienta para organizar
información en el mundo físico

u Archivadores y carpetas: Son una excelente manera de

conservar y tener a mano la documentos.
u Fundas y dosieres : Son útiles para organizar y archivar
folios.
u Separadores de pestañas: Son muy eficaces para
organizar papeles por temas y jerarquizar la
información.
u Cajas plegadas: Son ideales para archivar documentos
u Bandejas apilables de sobremesa: Son una buena opción
para organizar documentos con los que se esta
trabajando.

Italo Costa-Roldan
Diplomado en Historia y Archivística
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso – 2023
A considerar para el almacenamiento y trabajo
con archivos digitales
Elegir un lugar para almacenar los archivos y carpetas: Cómo servicios de almacenamiento en la nube

Eliminar o archivar archivos duplicados: Hay que asegurar que no se tienen archivos duplicados.

Crear carpetas y subcarpetas bajo una jerarquía clara: Usar nombres claros y descriptivos para que puedas
encontrar fácilmente lo que buscas, cuidar la longitud de sus nombres.

Ser claro y específico con los nombres de los archivos: Usar nombres de archivo claros y descriptivos para
identificar fácilmente el contenido de cada archivo.

Cuidar el cumplir ciertas convenciones al momento de elegir el nombre de los archivos: Generar un sistema
para nombrar los archivos, seguirlo consistentemente para evitar confusiones.

Siempre archivar a medida que se avanza: No esperar hasta tener una gran cantidad de archivos sin organizar
para empezar a archivar o subir a la nube.

Almacena los documentos más importantes de forma segura: Guardar copias de seguridad los documentos
más importantes en varios lugares diferentes evita perdidas en caso de una falla técnica.

Italo Costa-Roldan
Diplomado en Historia y Archivística
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso – 2023
 u Cinta magnética
u Disco magnético
u Disco magneto-óptico

¿Que otros u Memoria Flash / Disco SSD / Tarjetas SD etc.

medios de u

u
Papel
Celuloide
almacenamiento u Placas de vidrio

conoce que sean u Vinilo

compatibles en la ¿Podría indicar 2 o más, que sean adecuados para un

era digital? archivo patrimonial y puedan coexistir?

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Integración

Italo Costa-Roldan
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Integración con el mundo
digital
Para organizar documentos digitales, fotos y videos
u Servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox,
G-drive, MS Onedrive, mega.nz etc. donde se puede
almacenar los archivos digitales en un espacio de
almacenamiento central y seguro, y acceder a ellos desde
cualquier lugar y dispositivo.
u Importante, siempre buscar el servicio que sea compatible
con nuestro SO y software de ofimática, etc.
u Importante: Que tenga un programa que permita integrar
almacenamiento local con sincronización en segundo plano.
¿Qué otro servicio recomendarían?

Italo Costa-Roldan
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Pontificia Universidad Católica de Valparaíso – 2023
 u Algunas de estos servicios pueden disponer de
sistemas de organización de documentos que
aumenta la eficiencia en el proceso de
generación del archivo y la colaboración.
u Carpetas
u Etiquetas y Keywords
u Opciones de automatización para ciertas tareas
Integración con
el mundo digital: Dato: Es importante utilizar terminologías
estandarizadas relacionadas con la archivística, en el

Organización año 2010 se realizó el proyecto International

Research on Permanent Authentic Records in
Electronic Systems (InterPARES.3)* con el apoyo del
Consejo Internacional de Archivos (ICA) donde se se
realizó el Base de datos de terminología archivística
multilingüe (Multilingual Archival Terminology).
Disponible en http://www.ciscra.org/mat/
Fuente: archivo nacional Chile

Italo Costa-Roldan
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Integración con el mundo digital:
Seguridad y respaldo
Es importante realizar una copia de seguridad de
cualquier archivo, carpeta o colección digital en
una ubicación de almacenamiento segura y externa
a nuestro lugar de trabajo
Es muy útil utilizar servicios de preservación registros y contenidos
digitales como CLOKSS o LOCKSS por ejemplo.
Proteger los documentos en el uso compartido de
archivos y los controles de acceso.
Mantener al día las cuentas de nuestros equipos de trabajo y sus
accesos, usar cuentas principales delegadas o entidades que no
estén asociadas a personas.
Italo Costa-Roldan
Diplomado en Historia y Archivística
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u En estos momentos es una herramienta más que
debemos incorporar en nuestro trabajo, sobre todo
cuando se trabaja con grandes volúmenes de
información y archivos Integración con
u Ejemplo de Herramientas útiles
u Excire-Foto* https://excire.com/en/excire-foto/
el mundo
u Adobe lightroom*
(https://www.adobe.com/cl/products/photoshop-
digital:
u
lightroom.html)
iCloud Photo Library
Incursión de la
u

u
AI photo sorter https://ai-photo-sorter.vercel.app
QNAP Solución SW+HW https://www.qnap.com/
Inteligencia
u Sharly AI sumarizer https://sharly.ai/ai-summarizer Artificial
u UPDF herramienta desktop (https://updf.com/es/read-
pdfs/)

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 Una buena
planificación elimina
los problemas

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Organizadores visuales de
ideas
u Unas herramientas útiles al momento de preparar un proyecto
de archivística son los organizadores gráficos (Herramientas
para hacer esquemas y mapas conceptuales) como por
ejemplo Microsoft Visio o Draw.io (https://app.diagrams.net/)
u Permiten visualizar de forma simple la jerarquía en la cual se
organizará nuestra colección de objetos, e identificar posibles
conceptos repetidos y así encontrar relaciones entre ellos.

Italo Costa-Roldan
Diplomado en Historia y Archivística
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso – 2023
Organización de la
información
u Durante el proceso de organizar información, hay que tener la
capacidad de vincular los nuevos ingresos bajo la organización
creada, estas herramientas aportan información clave para
resolver problemas y determinar las posibles soluciones.
u Otra ventaja de usar este tipo de herramientas es que ayudan a
presentar la información de una manera más atractiva y de fácil
comprensión para nuestros equipos de trabajo o finacistas.

Italo Costa-Roldan
Diplomado en Historia y Archivística
Pontificia Universidad Católica de Valparaíso – 2023
 u ¿Cuales creen ustedes que son las
limitaciones de estas herramientas, en
su aplicación en trabajos de
archivística?
u ¿Tiene usted a mano alguna aplicación
Discusión que le permita de forma muy simple
ayudarse en proceso de organización de
sus archivos?

Italo Costa-Roldan
Diplomado en Historia y Archivística
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