CLASES DE CARTAS

RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE CARTAS

Se recomienda que toda comunicación se escriba en una fuente clara, agradable a la

vista del lector. Los tamaños que se recomiendan están entre 10 y 12, no utilizar negrilla.

Para los títulos académicos se utiliza mayúscula inicial.

Para nombres del destinatario, mayúscula fija.
Para cargos, mayúscula inicial.

El asunto, mayúscula inicial, seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Es
aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras, omitiendo artículos,
conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.

Sólo en el caso de Memorando, se recomienda escribir la palabra ASUNTO en

mayúscula sostenida, seguida de dos puntos.

El remitente es mayúscula fija, sin negrilla.

Anexo, en mayúscula inicial seguida de dos puntos.

Copia, en mayúscula inicial seguida de dos punto. Hay tres maneras:

Ejemplo 1. Personas

Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS

Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A.

Ejemplo 2. Dependencias

Copia: Gerencia
Gestión Humana
Dirección Financiera

Ejemplo 3: Códigos de dependencias.

Copia: 1010
1030
100

Ejemplo 4: En línea seguida.

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de
Talento Humano; César Arenas, Jefe de Producción.
Para páginas subsiguientes o encabezamiento

Margen izquierdo Margen derecho

Ingeniero Luis Castañeda

Cartagena, 13 de mayo de 2014 2

Señora Claudia B. de Montoya 13-05-14 2

Doctor Carlos Alberto Sandoval 41225 2

No dividir palabras en el primer renglón de los párrafos.

No dividir palabras en dos líneas seguidas.
No dividir palabras en la penúltima línea del párrafo
No dividir palabras en el último renglón de página.
No dividir nombres propios ni apellidos.
No separar el signo de moneda de la cifra ni dividir cantidades en números.
No dividir palabras en sílabas de dos letras.

Anexos Ejemplos:

Anexo: uno (15 folios).

Anexo: dos (ocho folios y un CD-ROM).

Anexo: tres (10 folios, un cheque y un folleto)

Anexo: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10

folios)

Anexo: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con
Afiches y un video didáctico).
 CLASES DE CARTAS

1.3.1 Cartas de solicitud.

Una de las clases de cartas más utilizada en Correspondencia Comercial, todas las
personas o empresas necesitan alguna vez hacer solicitud de: pedido, cotización,
información, aclaración, referencias comerciales
o laborales, etc.

En el momento de redactar una carta de solicitud, debemos tener en cuenta:

- Comunicar exactamente cuál es la necesidad.

- Presentar con claridad la información que necesita.
- Dirigir la solicitud a la persona indicada.
- Agradecer la atención al recibir nuestra comunicación y por la respuesta dada.

1.3.2 Cartas de pedido.

Objetivo básico de una carta de pedido, es dejar testimonio del compromiso adquirido por
el cliente, en el momento de comprar un producto o servicio, en determinadas condiciones.
Un pedido se puede elaborar también por medio de un formato impreso.

Una carta de pedido debe ser breve, clara, completa y específica. Es importante incluir
en ella, algunas partes esenciales como: referencia, cantidad, descripción del producto,
valor unitario, valor total, instrucciones de transporte, formas de pago, etc.

1.3.3 Cartas de crédito.

El crédito es un sistema de obtener un producto o servicio en el momento y cancelarlo

después. El proceso se inicia con una carta de solicitud de crédito y ante ella, las empresas
revisan la capacidad de endeudamiento y solvencia
económica del solicitante.

En este tipo de carta se dan las condiciones para autorizar el crédito, montos establecidos
según cada línea de crédito y se solicitan todos los documentos necesarios para demostrar
que se puede cumplir con las exigencias dadas.

1.3.4 Cartas de cotización.

Es la respuesta a una consulta comercial o solicitud de cotización, se puede realizar también

por medio de un formato de cotización propio de cada empresa. El objetivo de esta carta es
brindar al cliente todas las alternativas necesarias para tomar una decisión en la adquisición
de un producto o servicio.

Debe llevar datos como:

- Descripción de los productos o servicios.

- Precios
- Formas de pago
- Ofertas o descuentos
- Tiempo de validez de la cotización
- Servicio de transporte
- Demás condiciones establecidas por cada empresa.

1.3.5 Cartas de reclamo.

Es una comunicación que se envía cuando algo resultó mal en la entrega de un pedido o
de un servicio prestado.

Un reclamo se puede originar por:

- Un servicio mal prestado

- Un producto entregado en mal estado (partido, manchado, rayado, etc.)
- Demora en la entrega del producto.
- Un servicio o producto incompleto.
- Cambio de referencia, cantidades o valores registrados en la factura.
- Muchos otros aspectos que se pueden presentar, propios de cada producto o
servicio prestado.

Una carta de reclamo debe ser muy cordial, sin que lleve un tono de reproche o de
queja y se debe especificar claramente cuál fue el error cometido y brindar las
facilidades para solucionarlo.

1.3.6 Cartas de remesa.

Es la carta que acompaña el envío de dinero, puede tener como anexo un cheque, una
letra, un pagaré, una consignación en cuenta corriente o un traslado de cuenta.

Esta carta debe ser breve y exacta, especificando el documento que se anexa como forma
de pago y el pedido, factura o compromiso comercial que se está cancelando.

1.3.7 Cartas de cobro.

Una carta de cobro tiene como objetivo, cobrar una deuda vencida y al mismo tiempo
conservar la simpatía y buena voluntad del cliente.

Una carta de cobro puede tener diferentes formas, dependiendo del tono que se utilice en
ella para hacer efectivo el cobro: una primera notificación amistosa, simplemente para
recordar que se ha vencido la fecha oportuna de pago; luego una carta de aclaración, días
después, usando en ella un poco de presión en el tono utilizado; después una tercera
notificación donde se puede exigir explicaciones al cliente, por el no pago oportuno o exigir
la cancelación de la deuda inmediatamente y por último una carta de ultimátum donde se
utiliza un tono más imperativo, pero con claridad comentar al cliente la acción legal a seguir,
en caso de continuar con su incumplimiento.

La consulta Comercial:

Según los expertos investigadores del tema, afirma que de 100 ejecutivos consultados, 85 coinciden
que la carta comercial que más circula es la consulta comercial. Además, se coincide en que todos
tenemos que hacer consultas de algún tipo y las realizamos, no solamente a través de una carta,
sino también a través del Correo Electrónico, por cuanto es uno de los pilares de la oficina moderna,
disminuir el uso del papel, maximizar los recursos y por consiguiente, agilizar los trámites, por
cuanto su respuesta a través de medios electrónicos es más rápida.

En consecuencia, utilicemos el medio que sea, carta o Correo, sus principios para escribir una
consulta eficaz son los siguientes:

• Explique a su lector por qué lo ha elegido como fuente.

• Solicite la información que necesita con claridad y brevedad.
• Sea específico en los datos que solicita.
• Pida información adicional, ayuda o consejo.
• Dirija la solicitud a la persona indicada de la empresa o institución
• Acompañe un sobre timbrado si la respuesta a su consulta es más un favor que un negocios.
• Agradezco (en futuro) por la atención que su consulta pueda recibir.
• Si utiliza el correo electrónico, sugiera pronta respuesta.

3.2.2. Planeamiento de la consulta comercial:

1. Bosquejo
2. Síntesis sustantiva
3. Borrador
4.Control de calidad
5.Borrador mejorado

3.2.3. Bosquejo de ideas:

A.
Idea que origina la solicitud
Información deseada
Agradecimientos
B.
Idea que origina la solicitud
Preguntas sobre información deseada
Agradecimiento

EJERCICIO

1. Corregir la siguiente carta, y formalizarla, (código, fecha. Datos del destinatario etc.)
verifique su control, de calidad con su formador.
 Estimados señores:

Mi familia y yo poseemos un solar en la urbanización “El Paraíso” y pensamos edificar nuestra

soñada casa propia.

Cuando visité su empresa constructora recientemente, quedé impresionado con os modelos de

casa exhibidos en maqueta en su oficina y me gustaría obtener información sobre el profesional
que realiza este trabajo.

Estaré muy agradecido por la ayuda que me pueda brindar en este sentido.

Atentamente

2. Corrija la siguiente carta y verifique su control de calidad con su formador

Cordial saludo, señor Gómez.

El señor Pedro Araujo solicita inscripción en nuestra Tarjeta Dorada y proporciona el nombre de
su empresa como referencia.

Por tanto, agradeceremos referencias sobre el señor Araujo: su honorabilidad, su situación

aboral, su vinculación al mundo del crédito y el tiempo que prestó servicios a su empresa.

Agradeceremos llenar y devolver por Fax o por correo en el sobre timbrado, el cuestionario que
enviamos.

Hasta otra ocasión.

3. Carta dirigida al Hotel Las Brisas con el siguientes bosquejo de ideas:

• Organización Seminario Taller Internacional.

• Información Disponibilidad 190 personas
• Confirmación fax o Email.

4. Carta dirigida a la Universidad Centroamericana para pedir informes sobre becas, con el
siguientes bosquejo de ideas:

• Interés estudios, economía.

• Informes becas, condiciones, requisitos.
• Agradecimientos pronta atención.

La carta de pedido:

El objetivo básico de una carta de pedido es constituirse en testimonio de un compromiso

aceptado por las dos partes, en una operación de compra venta. Aunque hoy en día gran
cantidad de transacciones se hace, por correo electrónico, el valor comercial que se dio a la
carta prevalece en caso de pedidos locales.
Un pedido puede ser elaborado de tres maneras: una carta de pedido enviada por fax o por
correo, un pedido enviado por correo electrónico o una orden de compra.

Cuando la importancia del pedido lo exige, se prefiere la formalidad de una carta, en la cual se
establecen y aceptan los términos de cotización. Los datos esenciales de una carta de pedido: •
Número de pedido: importante para su seguimiento y referencia.
• Número de catálogo: facilita la identificación del artículo escogido.
• Descripción de los artículos o servicios, cantidad, artículo, referencia, marca, precio, etc.
• Forma de pago: contado o crédito. Además es importante el acuerdo al respecto.
• Método de entrega de no haber un método preestablecido, es necesario especificarlo.
• La fecha de entrega requerida es muy importante
• La dirección de entrega.

Características de una carta de pedido.

Igual que los demás mensajes comerciales, una carta de pedido debe reunir todas las
características antes estudiadas, pero sobretodo debe ser breve, clara, completa y específica,
si se trata de un formato de compra, solo se consigna los datos necesarios, las palabras sobras.

3.3.1 Planeamiento de una carta de pedido.

1. Bosquejo.

1. Solicitud despacho
2. Descripción artículos
3. Urgencia entrega
4. Envió cheque

2. Síntesis sustantiva.

Favor despachar agencia Trilles artículos su catálogo G3000.2 cámaras PC Quick Cam, 3 Cascos
Realidad Virtual ONIX-4, 2 Impresoras, EPSON Stylus color 400. Nuestros clientes esperan
mercancía antes del 6 de agosto.

Enviamos cheque 469-469-12 por US$5.256 pago factura.

Esperamos de conformidad.

Proyecto de carta teniendo en cuenta la síntesis sustantiva.

Favor despachar por Agencia Trelles los siguientes artículos de su catálogo G.3000:

2 Cámaras de video para PC QuicK Cam………………..c/u US$648

3 Cascos de realidad virtual -4 ……………………………c/u 948
2 Impresoras EPSON, Stylus color 400…………………..c/u 558
Agradeceremos su colaboración, para la entrega el 6 de agosto a las 10:00 a.m.

En consecuencia, depositamos hoy en su cuenta US$5.256 valor de la factura y esperamos sus

noticias.

Cordialmente,

EJERCICIO
1. Redacte una carta de pedido con la siguiente información:

El comerciante señor Pedro Ortiz, solicita a la fábrica de confecciones “Luz”con sede en

Maracaibo, Calle Libertador 790, por lo siguiente: 40 camisas blancas talla surtida, marca
“Halcón” y 30 camisas a rayas marca “zebra”, color y talla surtidos. Consigna el pedido a
Almacén Ideal, Avenida las Américas 1240 Barquisimeto.
Respuesta a pedido

La respuesta a pedido cumple varios objetivos:

• Agradecer la preferencia, confianza y buena voluntad.

• Comunicar sobre disponibilidad o carencia.
• Motivar nuevas ventas.

Frente al segundo objetivo se pueden dar diversos casos como los siguientes:

• Anuncia de embarque, en este caso, sólo debe exhibir u rato cordial, información
importante relacionada con flete, embarque, documentos, fechas etc.
• Confirmación de pedido: este caso se presenta cuando el cliente no fue muy claro y
específico al describir los artículos que desea. Hay que manejar con diplomacia y lenguaje
positivo.
• Existencias agotadas: Cuando los artículos solicitados no están disponibles. Es preciso
agradecer el pedido y tratar de persuadir al cliente para que espere.
• Discontinuidad de artículos o servicios: Aunque el caso no es frecuente, requiere un
manejo cuidadoso cuando sucede.
• Limitación de crédito: es la carta más difícil de escribir, sobre todo si se desea conservar a
buena voluntad del cliente, no obstante la negativa. En este caso son muy importantes las
características vitales y complementarias.

EJERCICIO

1. Corrija el siguiente mensaje electrónico:

Señores: Gracias por su pedido 1840-2013, Godoy & Cía., procederá embarque vía
Transoceánica del Caribe con Póliza 9614 Atlantic Insurance Co. Documentos serán
consignados a Avenida Arosemena 360. Ciudad de Panamá. Siempre a sus órdenes.
2. Con base en el correo anterior elabora la carta de respuesta a pedido, agregando
además, que están enviando último catálogo “Royal” que estará a su disposición y en
condiciones especiales a partir del primero de septiembre.