¿Qué es una convocatoria?

Es un documento formal elaborado por empresas, instituciones públicas o privadas,

mediante el cual se invita o convoca a las personas para concursar, informar o dar trámite
de un asunto. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la
convocatoria.

Aquí les dejo un ejemplo de convocatoria, espero sea de utilidad.

CONVOCATORIA

La Secretaría de Educación Pública,  a través de la Comisión Mixta de Capacitación

Magisterial,  CONVOCA a todos los servidores públicos que laboren en las áreas de
servicios administrativos y docentes a participar en la presentación de un estudio
denominado "Análisis de la Educación Cívica" de acuerdo a las siguientes

BASES

1. Elaboración de un estudio técnico-científico del comportamiento cívico del ciudadano

mexicano,  en cuanto a costumbres,  carácter,  comportamiento, educación y convivencia
social.

2. Es obligatorio informar la tecnología aplicada para la realización de este trabajo.

3. Los candidatos que deseen participar en esta Convocatoria,  previamente acudirán a la

Comisión Mixta de Capacitación Magisterial para entregar Curriculum Vitae con
fotografía,  entrevista y registro de su candidatura.

4. El trabajo podrá realizarse individualmente o en grupo.

5. Los trabajos que se presenten deberán ser inéditos en su contenido general y

específico.

6. La fecha de inscripción se abrirá el día 1o. de junio próximo y quedará cerrada a los 30
días calendario .

7. Todos los trabajos presentados contendrán el nombre completo del concursante o

seudónimo registrado el día de su inscripción.

8. Los premios consistirán en:  Primer lugar $25,000.00, Segundo lugar $20,000.00 y

Tercer lugar $15,000.00, además medalla y diploma. Del cuarto al quinto lugar, diploma y
medalla, todos los premios serán entregados por el C. Secretario de Educación Pública.
Qué es un informe?
Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de algún
trabajo. El texto del documento lleva capítulos,  apartados,  conceptos
específicos o simplemente el nombre de cada' información que se esté
efectuando. En muchas ocasiones quien solicita el informe proporciona un
formato especial.

Ejemplo de un informe:

INFORME DE VENTAS

Auto partes  Martines S. A

Con el presente, le comunico las ventas de los últimos dos meses “Junio y
Julio”  en los que las ventas aumentaron considerablemente, sobre todo en
lo que atañe a refacciones de frenos y transmisión.

Se obtuvieron 5000 refacciones de frenos para el modelo Tsuru de Nissan,

de las cuales se han vendido 4600, llegando casi a su totalidad.

Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente a

los ingresos y egresos, así como copia del libro mayor.

De la misma marca y modelo de tener  8000 kits de afinación completa en

existencia, se han vendido en su totalidad, y contamos con pedidos por un
total de 6000 más, de los que solo falta entregar.

Recibimos 15 devoluciones por fallos en las piezas, las cuales se espera

que sean enviados  9 en cuanto se apruebe el trámite y se reembolso el
dinero correspondiente en los 6 restantes.

Para  las comprobaciones correspondientes, mando los libros de ventas

correspondientes y las fichas de reembolso correspondientes.

México D.F. a 12 de enero de 2012.

(Firma)
Ing. Manuel Rincón Gamboa

Un acta es un documento que tiene como objetivo dejar testimonio o

constancia de lo dicho o acordado por un grupo de personas.

Este documento tiene un carácter oficial ya sea dentro de una empresa o

institución pública o privada. Para que un acta tenga validez debe de cubrir
ciertos requisitos, entre los cuales está que debe de ser elaborada por una
persona o grupo de personas que sean designados entre los asistentes a la
reunión y que deberán de plasmar los puntos tratados y acuerdos logrados
en la misma.

La información que siempre debe de asentarse en un acta es:

 Fecha y Hora de la reunión.

 Objetivo de la Reunión.
 Una Introducción acerca del asunto que se va a tratar.
 Puntos tratados en la reunión.
 Acuerdos establecidos.
  Nombres de los asistentes a la reunión.

Ejemplo de Acta:

Siendo el 15 de Abril de 2013 se reunieron en la Sala de Juntas los

habitantes del condominio Granjas de Balvanera para la designación de la
mesa directiva que estará en funciones durante el período Mayo 2013 –
Mayo 2014, bajo la Siguiente Orden del Día:

1. Lista de Asistencia.

Siendo las 16:00 horas se contó con el 20% del total de condóminos.

Siendo las 16:15 horas se contó con el 30% del total de condóminos.

Siendo las 16:30 horas se da inicio a la asamblea con el 55% de los

condóminos.

2. Presentación de candidatos a ocupar los puestos de Presidente,

Tesorero y Secretario de la mesa directiva.

Se solicita entre los asistentes que se postulen como candidatos a los

puestos de forma voluntaria.

3. Votación para elección de Mesa Directiva 2013 – 2014.

Después de la votación queda establecida la nueva mesa de la siguiente

forma:

Presidente: Sra. Elvira Mendieta García

Secretario: Oscar Urbina Montoya

Tesorero: Ignacio Quevedo Rangel

4. Cierre de Sesión.

Se cierra la sesión con el acuerdo de que los siguientes 15 días a partir del
16 de abril se considera la transición entre la mesa anterior y la nueva mesa
para recibir la administración del condominio.

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de

carácter administrativo a personas de una empresa, institución o
dependencia de gobierno.

Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta.

También hay formatos que llevan impreso el nombre de
MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos
Memoranda,  Memorándums,  Memorandos o Memorándumes).

Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el

ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la
carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una
empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como
recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

 Nombre(s) de a quien se dirige

 Nombre(s) del remitente(s)
 Fecha
 Asunto
 Escrito redactado brevemente.
 Firma(s)
Ejemplo de memorándum simple:

México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.

Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900

Memorándum

Para: Mauricio del Moral, Director General

De: Luz María Durán
Asunto: Reunión de ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del

2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de
ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas
Una carta comercial es un documento que se ocupa principalmente de
asuntos de índole comercial, aunque la carta comercial suele ser postal, hoy
en día esta se presenta por e-mail, lo que ha modificado parcialmente su
estructura para adaptarse al correo electrónico.

La naturaleza de la carta comercial, es porque puede tratar de temas como:

 Acuses
 Alianzas
 Créditos
 Entregas
 Invitaciones
 Lista de materiales
 Pedidos
 Promociones etc.

La carta comercial es útil para dirigirnos a nuestros clientes, describiendo

algún producto o servicio, lo novedoso que resulta y la ventaja de que lo
adquiera con nosotros.

Nuestras cartas comerciales deben contener los siguientes puntos:

1. Remitente: Aquí incluiremos generalmente el membrete o logotipo de

nuestra empresa; en caso de usar papel membretado, Esto ya está incluido
en el papel. Esto va del lado izquierdo de nuestro encabezado. Alineado a la
derecha, irá el nombre de nuestra empresa, su dirección y el teléfono o si
tenemos, dirección de correo electrónico.

2.  Fecha: Aquí se indicará el lugar geográfico desde donde escribimos. La

fecha debe escribirse completa, sin abreviaciones. Podemos incluir el día de
la semana, para mejor orientación. Generalmente lo escribiremos centrado
o ligeramente cargado hacia la derecha.
3. Destinatario: A continuación la dirección del destinatario. Aquí
pondremos el nombre de la empresa a que nos dirigimos, el Departamento,
si es muy específico; o bien, el nombre de la persona a quien nos dirigimos.
A continuación su dirección.

4. Saludo inicial: De forma respetuosa, será la entrada de nuestra carta. Si

nos dirigimos a una persona particular, utilizaremos fórmulas sencillas
como:

Muy señor mío:

Estimado Cliente:

En caso de dirigirnos a una empresa usaremos una expresión en Plural:

Muy Sres. Míos:

Apreciables clientes:

5. Introducción: A continuación expondremos brevemente el motivo de

nuestra carta.

6. El cuerpo: En esta sección expondremos los datos de lo que queremos

comunicar. Comenzaremos con los datos principales, luego datos
secundarios y podemos terminar exponiendo alguna ventaja de que lo
adquieran o contraten con nosotros. No debemos extendernos demasiado,
procuremos ser claros y concisos. Podemos utilizar párrafos separados para
cada tema, mejorando el orden de las ideas.

7. Despedida: Para terminar nos despediremos de nuestros destinatarios

en forma cordial; si lo consideramos necesario, podemos usar fórmulas para
invitar a que nos respondan:

Esperando su respuesta, se despide cordialmente.....

Sin otro motivo, se despide.....

Reciba un saludo de ......

8. Firma: Terminaremos nuestra carta, con la firma. Si la carta es enviada

por la empresa, con el nombre y logotipo de la empresa es suficiente. Si la
enviamos personalmente o a nombre de nuestra empresa, indicaremos
nuestro nombre y cargo. Últimamente se utiliza poner una firma escaneada,
que se imprime al mismo momento de imprimir el documento. Esto es útil
cuando debe enviarse cientos o miles de cartas. Sin embargo, siempre que
sea posible, es mejor darle el toque humano estampando nuestra firma con
tinta, preferentemente azul o negra.

Esquema modelo carta comercial:

(MEMBRETE AQUÍ)  

Nombre de nuestra empresa

Incluir la dirección
Teléfono
e-mail

(Fecha)

Estimado Sr. ____:

Nombre de la empresa destinataria

Dirección

Muy señor(es) mío (nuestro):

Aquí una breve exposición del tema u objetivo motivo de nuestra carta, a
modo de introducción, sin entrar en detalles secundarios.
En esta zona del cuerpo, los datos y temas principales sobre lo que
estamos ofreciendo con la amplitud necesaria. Antecedentes, datos
estadísticos e informaciones que apoyen nuestro objetivo. Asegurémonos
de usar frases claras y de fácil lectura. Esta zona puede dividirse en los
párrafos necesarios.

El cierre, en que resumiremos brevemente el objetivo de la carta, indicando,

si es necesario, los pasos a seguir, o nuestras directrices para adquirir el
producto o servicio, y en su caso, para obtener algún descuento especial.

Finalmente, Agradecer al receptor de la carta por el tiempo empleado en

leerla, en forma respetuosa, educada y sin excesos. No olvidemos en este
punto revisar la ortografía para evitar errores que pudieran dañar nuestra
imagen, y dar una lectura de lo que hemos escrito, para verificar que
nuestra carta es clara y explícita.

Saludos cordiales,

(Nombre del firmante)

(Cargo)
(firma autógrafa)

La palabra correspondencia tiene múltiples significados. Sin embargo, su

uso más común hace referencia a las cartas, paquetes o cualquier otro tipo
de envío que se realiza a través del correo postal. En este caso, como bien
sabemos, se debe de acudir a una oficina postal o de correos para que
desde ahí se distribuya la correspondencia a sus destinatarios correctos,
ya sea nacional o internacionalmente. Este servicio por supuesto tiene un
costo que se debe de cubrir, el cual la mayoría de las veces se representa
con un timbre postal que se coloca en el lado superior derecho del sobre
que contiene la carta. Asimismo, existen distintos tipos de correspondencia
siendo los más populares la comercial, familiar y amistosa, oficial y
comercial.

Ejemplo de correspondencia:

México D.F. 1 de marzo de 2011

Estimada Sofía:

Te escribo para enviarte un cordial saludo y saber cómo estás. Sé que la

operación a la que fuiste sometida era peligrosa. Sin embargo, todo salió a
la perfección y no hubo ningún problema con ella. Espero que te encuentres
muy bien porque queremos poner en marcha el proyecto del que habíamos
platicado antes de que sufrieras el accidente. Ya contamos con el
presupuesto y los artículos del primer número, por lo que me gustaría saber
si aún sigues interesada en formar parte de este proyecto y participar con
nosotros. De verdad que nos daría mucho gusto ya que eres una persona
muy talentosa que puede aportar cosas importantes a la revista.

Espero tu respuesta. Te mando un gran abrazo y muchos saludos. Espero

que no veamos pronto.

Atte. María de la Cruz 

Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas

de un círculo o lugar determinado.
Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido
directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc.

Son textos breves que informan en términos generales eventos,

circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en
consideración.

Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar

noticias.

Ejemplo de circular informativa:

León,  Gto.,  2 de julio de 2008

CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE

        Con fecha 10 de septiembre del año actual,  toda la línea de

acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna,  conforme las
especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente
Circular,   incrementándose precios de venta aproximadamente en un
21.5%.

        Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la

brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos
pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios
actuales que existen en los almacenes centrales,  con la finalidad de poder
sacar al mercado la nueva producción.

Atentamente

EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
ING.   PANFILO G.   ACOSTA JIMENEZ
DIRECCIÓN GENERAL

Ejemplo de circular de condominio:

Administración del edificio

A todos los vecinos, con el presente se les informa que habrá una reunión
de vecinos para discutir los cambios y movimientos que se deben realizar
dentro del edificio, la reunión se llevará a cabo en el pacillo central del
edificio a las 9:00 P.M.

Se cuenta con su presencia.

Atte. Luis Pérez López.

Instancia es un tramite utilizado en algunos países de habla hispana para

designar tanto a una solicitud escrita dirigida a una autoridad o institución,
como a los distintos grados judiciales.

La instancia, como una solicitud escrita, debe cumplir con algunos

formalismos, dependiendo del país y de la materia sobre la que tratará.

En esta  se expresa una petición, reclamo o queja formal, dirigida a una
autoridad o institución, exponiendo en su texto el motivo de la misma, y la
finalidad para la cual se hace un escrito "Instancia".

Se realiza por un particular o una asociación, (por ejemplo en el caso de

asociaciones vecinales), utilizando lenguaje claro y respetuoso para la su
elaboración.
La estructura física es muy similar a la de una carta aunque puede ser
hecha con el formato de una promoción.

En la instancia se ponen datos tales como:

 Denominación de la autoridad o dependencia institucional a quien se

dirige.
 Nombre y apellidos de quien ejerce la instancia.
 Dirección completa y datos de identificación y notificación (dirección
de email, teléfono y número de documento de identidad, en algunos
países.
 En caso de ser a nombre de una asociación, el redactor debe
nombrar el nombre de la misma, su número de registro y su
representante legal.
  Motivo por el que se ejerce la instancia.
 Antecedentes (de ser necesarios)
 Petición formal de lo que se pretende obtener con la instancia
 Firma
 Se pueden adjuntar documentos relacionados con lo que se expone.

No hay que olvidar que algunas leyes y reglamentos establecen requisitos

necesarios para ejercer una instancia. Si este es el caso, se citan para
acreditar que se han llenado.

Ejemplo de Instancia:

Instancia

17/05/2013

Lic. Perfecto Ladrón Honrado

Presidente Municipal de Cocotitlán
Quien suscribe Abundio Verdugo de Dios, mayor de edad, con domicilio en
calle cocoteros  Número 104, Colonia La Novedad, del Municipio de
Cocotitlán, Edo de México. Tel 55 00 01 ** ** Con respeto comparezco y
atentamente expongo:

Estando enterado de la recienteconvocatoria que se ha hecho para la

formación e ingreso de policías municipales en este municipio, y teniendo
reunidos en mi los requisitos necesarios indicados en dicha convocatoria,
los cuales se pueden verificar  con los documentos anexos: (Certificado de
primaria, certificado de secundaria, certificado de preparatoria, y certificado
médico, y carta de no antecedentes penales) solicito se me realicen los
examenes correspondientes para desempeñar dicho trabajo.

 Por lo ya mencionado Solicito:

Ser admitido en la convocatoria para en caso de ser seleccionado formar

parte de la H. fuerza policial de este municipio.

Sin otro particular que agregar, le saludo respetuosamente:

Abundio Verdugo de Dios

Firma