PMM Institute for Learning

CONTROL DE COSTES

Luis Amendola, Ph.D

CONTROL DE COSTES
Gráfico resumen de costes Sobrecoste

Nuevo
Control
Presupuesto
Variación
Control Original Costes
Presupuesto
Actual
Nuevos Plan
Status = COSTES (€ / %)

de gastos

Costes
Nuevo Plan de Gastos de
Actual
Trabajos extraordinarios y
Horas Extras
Línea Base
Plan de gastos
original

Escenario Nuevo
Actual Día Original Escenario

Historia Enfoque del

Trabajo
Plazo

1
 CONTROL DE COSTES
Reporte resumen de costes

Costes
Presupuesto actuales/
Presupuesto Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo nuevos hrs.- Presupuesto
estimado atrasado adicional extra cancelado totales hombre restante
PRE horas-
hombre 3.113 0 0 0 0 3.113 3.450 -337
Horas-
hombre
planificadas 31.069 2.106 6.210 905 -1.690 38.600 18.300 20.300
Post Horas-
hombre 908 0 0 0 0 908 0 908
Total horas-
hombre
planificadas 35.090 2.106 6.210 905 -1.690 42.621 21.750 20.871

Horas de
apoyo 31.230 1.874 5.460 790 -1.490 37.864 18.010 19.854
Total horas
estimadas 66.320 3.980 11.670 1.695 3.180 80.485 39.760 40.725

CONTROL DE COSTES
Reporte resumen de costes continuación

Costes
Presupuesto actuales/
Presupuesto Trabajo Trabajo Trabajo Trabajo nuevos hrs- Presupuesto
estimado atrasado adicional extra cancelado totales hombre restante
Coste
planificado
hrs.-hombre 974.642 58.500 172.640 7.300 -7.950 1.205.132 612.566 592.566
Coste de la
hora de
apoyo 780.752 46.850 136.500 19.750 -38.100 945.752 520.163 425.589
Coste de
materiales 76.800 1.625 5.710 300 -750 83.685 40.168 43.517
Coste de las
ordenes de
compra 654.200 26.100 42.000 16.500 0 738.800 554.100 187.700
Costes de
alquileres 124.650 0 0 0 0 124.650 74.790 49.860
Costes
diversos 28.750 0 0 0 0 28.750 14.375 14.375

COSTE
TOTAL
ESTIMADO 2.639.794 133.075 356.850 43.850 -46.800 3.126.769 1.816.162 1.310.607

2
 CONTROL DE COSTES
Reporte de la situación del proyecto

Objetivo Nuevo
Horas Horas Porcentaje original objetivo
originales del Nuevas horas del totales total completado en completado en
Equipo proyecto Adicional Extra Cancelado proyecto ganadas completado % %

E-21002 418 611 0 0 1,029 941 91,4 100 93,1

E-21002-A 594 257 0 0 851 851 100 99,3 100

E-21003-B 43 238 0 13 268 153 57 100 56,8

E-21004-A 642 20 0 0 662 662 100 100 100

E-21004-B 392 214 0 162 444 444 100 100 100

E-21005 585 18 0 0 603 603 100 97,2 100

E-21006 303 0 0 0 303 303 100 100 100

E-21007-A 282 0 0 0 282 282 100 100 100

E-21007-B 392 30 0 0 422 422 100 100 100

E-21007-C 492 20 0 0 512 512 100 95,9 100

E-21008 778 0 0 24 754 674 89,3 94,3 89,1

E-21009 153 144 0 0 297 297 100 100 100

E-21010-A 404 20 0 0 424 424 100 100 100

E-21010-B 468 0 0 0 468 468 100 99,3 100

TOTAL 5,946 1,572 0 199 7,319 7,036 96,1 98,3 95,6

CONTROL DE COSTES
Reporte de situación del proyecto continuación

Objetivo Nuevo
Horas Horas Porcentaje original objetivo
originales Adicion Nuevas horas del totales total completado completado
Equipo del proyecto al Extra Cancelado proyecto ganadas completado en % en %
H-21001 425 0 0 0 425 277 65,2 70,1 63,2
H-21002 462 200 0 0 662 402 60,7 85,3 62

H-21003 425 0 0 0 425 285 67,1 65,2 67,1

TOTAL 1,312 200 0 0 1,512 964 63,8 73,5 64,1

R-21002 569 0 0 0 569 455 80 79,8 81,1

R-21003 569 0 0 0 569 432 75,9 79,8 75,3

R-21004 569 0 0 0 569 488 85,8 79,8 88

TOTAL 1,707 0 0 0 1,707 1,375 80,6 79,8 81,5

V-21003 59 0 0 0 59 59 100 100 100

V-21003 33 0 0 0 33 33 100 100 100

V-21003 135 0 0 0 135 102 75,5 91,1 74

V-21003 33 0 0 0 33 29 87,8 100 97

V-21003 33 0 0 0 33 33 100 100 100

TOTAL 293 0 0 0 293 256 87,4 98,2 94,2

TOTAL 9,258 1,772 0 199 10,831 9,631 88,9 87,5 83,9

3
 CONTROL DE COSTES
Nuevo Plan de Hr/Hom para
Tareas no completadas
en la planificación y son
Status del Proyecto Programadas con Hr Extras

Hr / Hombres
Status = % Completación Hr / Hombres
100 % Total
Hr / Hombres Extraordinarias
Planificadas Originales

Variación Nueva Programación

Plazos Hr / Hombres

Línea Base
Programada
Hr / Hombres Escenario Nuevo
Hr / Hombres Actual Dia Original Escenario
Ganadas

Historia Enfoque del

Trabajo
Plazo

CONTROL DE COSTES
Análisis de la Performance del Proyecto

Hr / Hombres
Status = % Completación Hr / Hombres

100 % Total
Hr / Hombres Extraordinarias
Planificadas Originales

Variación
Variación Performance
Plazos
Actual
Hr / Hombres

Nueva Programación
Línea Base Hr / Hombres
Programada
Hr / Hombres Escenario Nuevo
Hr / Hombres Actual Dia Original Escenario
Ganadas

Historia Enfoque del

Trabajo
Plazo

4
 CONTROL DE COSTES
Tendencias y previsiones

El grado en el cual el equipo de parada de planta puede

monitorear los costes y adherirse a los programas
durante la fase de ejecución determinaría su habilidad
para pronosticar costes, variaciones del presupuesto y
tomar decisiones que controlen la producción de las
parada de planta con respecto a los costes en los cuales
se ha incurrido.
Durante la fase de ejecución, los directivos usualmente
prestan más atención a los presupuestos y las
previsiones de costes que a las perdida de ingresos
debida a la bajas en producción. El impacto inmediato
en el coste debido a grandes desembolsos que pueden
ser por mano de obra, materiales, consumibles y equipo
alquilado durante la fase de ejecución tiende a recibir la
mayor atención de los directivos.

CONTROL DE COSTES
Tendencias y previsiones

Los directivos deben constantemente analizar los

presupuestos conforme a los programas. Estas prioridades
usualmente tienen al final un impacto en los beneficios de
las corporaciones, por ello es imperativo que los recursos
necesarios sean planificados e incorporados al equipo de
parada de planta, para que estos monitoreen y prevean los
costes asegurándose de que en las ultimas decisiones se
tenga en cuenta el impacto de los costes y se base en
información actual.
El programa de ejecución al igual que los costes son
monitoreados en cada turno suministrando un progreso de
la situación en la cual las decisiones de ejecución de la
estrategia pueden tomarse.

5
 CONTROL DE COSTES
Tendencias y previsiones

Esto significa que los datos recavados y generados

deben ser efectivos y precisos. Debido al nivel de intensa
actividad durante la fase de ejecución; los métodos y
procedimientos utilizados para recolectar y monitorear la
situación de los datos deben ser correctamente
identificados y establecidos durante el proceso de
gestión.
Para poder controlar y prever el presupuesto y la
planificación, los directivos del equipo de parada de
planta deben preparar un reporte de costes con toda la
información necesaria para la toma de decisiones. Entre
esta información debe aparecer un resumen detallado de
los equipos y el coste de cada uno de los componentes
que incorpora.

CONTROL DE COSTES
Tendencias y previsiones

La información ofrecida incluye:

9 Presupuesto original (Horas y unidades monetarias)
9 Presupuesto revisado (Horas y unidades monetarias)
9 Costes actuales (Horas y unidades monetarias)
9 Valor obtenido (Horas y unidades monetarias)
9 Costes para completar (Horas y unidades monetarias)
9 % obtenido y completado (Basado en horas)
9 % planificado y completado (Basado en horas)
9 Índice de actuación (horas ganadas partido por horas
actuales)
9 Previsiones de los costes finales (Horas y unidades
monetarias)

6
 CONTROL DE COSTES
Tendencias y previsiones

Previsión de costes finales

La previsión de costes finales consiste en sumar los
costes actuales hasta la fecha con los costes para
completar.
Los costes para completar deberían reflejar el análisis
de la actuación llevado a cabo por el grupo de
planificación. Un método utilizado es la previsión hora-
hombre:
Previsión hora-hombre = Hora actual hasta la fecha
Horas ganadas hasta la fecha
Por ejemplo si:
• Presupuesto estimado son 100 horas
• Horas ganadas son 60 horas
• Horas actuales hasta la fecha son 75 horas

CONTROL DE COSTES
Tendencias y previsiones

Previsión de costes finales continuación

Las horas ganadas por completar serían 100 – 60 = 40
La previsión hora-hombre final = 75 x 100 = 125
60

7
 CONTROL DE COSTES
Tendencias y previsiones

Consideremos lo siguiente:
Si nos tomo 75 horas ganar 60 horas o lo que es lo
mismo 1,25 horas actuales por cada hora ganada, sería
entonces razonable asumir que nos tomaría 1,25 horas
en ganar cada una de las 40 horas restantes para
completar el trabajo.
Previsión final = 75 horas actuales hasta la fecha + 50
horas por completar
(40 x 1,25) = 50 horas
Se debe tener mucho cuidado cuando utilizamos
formulas para calcular las previsiones finales ya que el
desempeño anterior no predecirá cual será el futuro. De
ninguna manera esta fórmula debe ser utilizada para el
primer 20% - 30% o el ultimo 10% del proyecto.
Tampoco es un método apropiado para determinar las
previsiones finales de materiales y equipos.

CONTROL DE COSTES
Tendencias y previsiones

Sumario de las principales eventos

• El equipo de directivos de parada de planta debe estar
en la capacidad de vigilar los costes en tiempo real y
prever las variaciones del presupuesto para poder tomar
decisiones de control de la producción de las paradas
de planta.
• Los directivos deben de sopesar constantemente el
peso del rendimiento entre el presupuesto y lo planeado.
• La situación de los costes debe ser controlada.
• La información debe ser recogida y consolidad en un
reporte que sirva como un sumario.
• Tanto el reporte tabular como el grafico deben servir
para revisar y analizar costes.
• Los reportes gráficos son los mejores para
presentaciones y los tabulares para análisis y contextos.

8
 CONTROL DE COSTES
Tendencias y previsiones

Nueva Status = % Completación Hr / Hombres Coste Original

Previsión Proyecto
(Final) Hr - Hombres /
Variación Extraordinarias
Coste
Variación
Variación Performance
Plazos
Actual
Hr / Hombres

Nueva Programación
Línea Base Plan de gastos
Programada
Hr / Hombres Escenario Nuevo
Hr / Hombres Actual Dia Original Escenario
Valor Ganado

Historia Enfoque del

Trabajo
Plazo

Reuniones en los Proyectos de Paradas de Planta

9
Reuniones en los Proyectos de Paradas de Planta

Actualización de las reuniones

Existen dos tipos de reuniones asociadas a la gestión en

la fase de Ejecución de una parada de planta. Un tipo
sería la reunión diaria para actualizar la situación;
establecida con el propósito de recoger información
sobre el progreso y los planes. El otro tipo sería la
reunión de revisión y control establecida para revisar los
costes actuales y contrastar la información obtenida así
como resolver cualquier circunstancia extrema.

Reuniones en los Proyectos de Paradas de Planta

Actualización de las reuniones

El resultado de las reuniones de actualización de la

situación sirve para controlar si en cada actividad se esta
cumpliendo lo planificado para un periodo de tiempo
específico. Para ello se suele utilizar el inventario del
supervisor, porque de esta se redefine y se restablece el
programa de ejecución y también los costes asociados a
cada parte del proceso; por ejemplo materias primas,
servicios, equipos, etc. Toda esta información permitirá al
planificador de modificar el software de la parada de
planta y así obtener el reporte de la situación diaria del
proyecto que servirá para las reuniones diarias de
revisión y control.

10
Reuniones en los Proyectos de Paradas de Planta

Actualización de las reuniones

La reunión de actualización consiste en una reunión

entre el planificador y los supervisores de duración entre
5 y 10 minutos, en la cual se determinarán la situación
de del trabajo planificado.

Reuniones en los Proyectos de Paradas de Planta

Actualización de las reuniones

Es absolutamente imperativo que todas las

personas involucradas en el proceso acudan a la
reunión diaria de forma puntual y conveniente. La
información y datos necesarios para el control y el
manejo efectivo de la ejecución del programa para
paradas de planta así como los costes asociados al
proceso sean tergiversados e incorrectos si el
proceso no se sigue eficazmente.

11
 SITUACIÓN Y CONTROL DE COSTES
Actualización de las reuniones

Para potenciar el desempeño y el éxito de las reuniones

de actualización, la ubicación e instalaciones deben
estar bien premeditadas. Facilitar el acceso a individuos
involucrados así como también un ambiente que
asegure el éxito de toda la reunión.

Reuniones en los Proyectos de Paradas de Planta

Actualización de las reuniones

Los resultados de la reunión diaria de control deben

mostrar una clara y específica postura, los cuales deben
coincidir con las metas y objetivos de la parada de
planta, control de presupuestos y planificaciones. Los
jefes y directivos de la compañía y también las personas
involucradas en la gestión de la parada de planta son los
responsables en la toma de decisiones y la comunicación
a tiempo con los directivos de parada de planta.
Las revisiones de las reuniones de control son criticas a
la hora de obtener éxito en los cambios de las
condiciones de gestión. Estas reuniones deben ser
establecidas con una buena planificación siendo parte
importante del Proceso de Gestión de Parada de plantas.

12
Reuniones en los Proyectos de Paradas de Planta
Actualización de las reuniones

Orden del día Reunión de control de la

gestión

Diario- Comienzo
Septiembre 2005

Convoca:
Tipo de reunión:
Orador:
Asistentes:

Puntos del orden del día

|Introducción: 5 minutos
| Actualizaciones de los coordinadores: 10 minutos

| Revisión de los cambios de control: 5 minutos

| Actualizaciones de seguridad: 5 minutos

| Actualizaciones de las materias primas: 5 minutos

| Otros:

Esto no es una reunión para resolver problemas. Por favor estar preparados para
demostrar en tiempo las actualizaciones propuestas.
La información actualizada proveniente de estas reuniones podría ayudar con el
desarrollo de los programas de los próximos días. Así mismo para identificar las áreas
de actuación

Reuniones en los Proyectos de Paradas de Planta

Actualización de las reuniones – Resultado de encuestas

• ¿Mantiene usted una planificación diaria y formal de la

situación de las reuniones con los supervisores de 1ª línea?
El 100% de los encuestados dice la actualización de la
reuniones se realizan durante la parada de planta.
• ¿Cuánto tiempo suelen durar estas reuniones?

60 minutos
9%
45 minutos 15 minutos
9% 27%

15 minutos
20 minutos
30 minutos
45 minutos
60 minutos

20 minutos
30 minutos
18%
37%

13
 SEPTIEMBRE 2005

Reunión sobre los beneficios - Programa

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo

6.00 AM Cambio de turno para los autores autorizados

6:30 AM Cambio de turno para coordinadores y planificadores

7:30 AM Cambio de turno para supervisores de primera línea

8:00 AM Cambio de turno para operarios

8:00- 8:15 AM Revisión de los materiales

9:00 AM Actualización y revisión de la situación del proyecto

10:00 - 10:15 AM ALMUERZO

Auditoria
Realizació Realizació
11:00 - 12.00 AM de
n auditoria n auditoria
seguridad

12:00 - 14:00 PM COMIDA

Reunión Reunión Reunión Reunión Reunión Reunión Reunión

14:00 -14:30 PM contratista contratista contratista contratista contratista contratista contratista
A B C D E F G

14:00 - 14:45 PM PAUSA

14:00 - 15:00 PM Reunión de los cambios de turno

15:00 - 16:00 PM Revisión de gestión

17:00 -17:15 PM MERIENDA

18:00 PM Cambio de turno para los autores

18:00 - 18:30 PM Reunión sobre los beneficios

18:30 PM Finalización de los cambios de turno para los planificadores, coordinadores y operarios

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