Manual Ac 000005 - V1.0

Código MANUAL-AC-000011 - 1.
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Manual (Manual) Sector Aseguramiento de la Calidad
Vigencia 05/08/2023
Manual de Uso del SGD
Versión del Motivos por los cuales se genera una nueva Fecha de vigencia
Documento versión de este documento
1.0 Se implementa el nuevo SGD según RC 119/22 Según fecha de
vigencia
INDICE DE CONTENIDO
1. Ingreso a Scilife: ....................................................................................................................................... 2

2. Inicio-Tablero: .......................................................................................................................................... 3
3. Creación de un documento de calidad: ................................................................................................... 3
4. Estado Revisión:....................................................................................................................................... 8
5. Revisión Forzada: ................................................................................................................................... 15
6. Estado Aprobación: ............................................................................................................................... 17
7. Estado Aprobación QA:.......................................................................................................................... 20
8. Estado Aprobado No Publicado: ............................................................................................................ 23
9. Estado Publicado: .................................................................................................................................. 24
10. Visualización de Documentos: ........................................................................................................... 25
11. Documento principal (padre) y funcionalidades: .............................................................................. 28
12. Impresión de documentos:................................................................................................................ 31
13. Fecha de vencimiento del documento: ............................................................................................. 35
14. Visualización de documentos vencidos: ............................................................................................ 37
15. Documentos Obsoletos: .................................................................................................................... 38
16. Documentos de distribución electrónica: ......................................................................................... 44
17. Soporte de ayuda - Generación de Tickets: ....................................................................................... 46
18. Visualización de KPI: .......................................................................................................................... 49
19. Funciones usuarios Administradores ................................................................................................ 50
Código MANUAL-AC-000011 - 1.0
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Gestión de documentación
1. Ingreso a Scilife:
1.1. Ingresar a través del navegador Google Chrome desde el siguiente link:
https://biogenesisbago.scilife.io/en/login
1.2. Efectuar las siguientes operaciones en la pantalla de inicio:
a) Se ingresa con el usuario de red.

b) Cliquear sobre el mail.
c) Escribir la contraseña que se utiliza al iniciar sesión en nuestra computadora.
d) Cliquear en Iniciar Sesión.
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2. Inicio-Tablero:
2.1 Al iniciar sesión se visualiza la pantalla de inicio la cual se define como ‘’Tablero’’
3. Creación de un documento de calidad:

3.1. Cliquear en Documentos > haga clic en el icono ‘’Nuevo’’
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3.2. Se abrirá el Formulario de Detalles del Documento, rellenar la siguiente

información:
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3.3. Seleccionar un tipo de documento:

Todos los documentos se crean en función de un tipo de documento. Todos los tipos de
documento disponibles aparecerán en una lista desplegable en el primer campo del formulario
Detalles del documento.
3.4. Rellenar los campos obligatorios
3.5. Asignar un título al documento.

El campo ID de documento es obligatorio, el sistema generará un ID automáticamente como una
combinación de prefijo de documento (establecido en Tipo de documento) y un número
correlativo.
Seleccionar la carpeta / subcarpeta en la que desea que se almacene el documento.
Solo los usuarios que pertenezcan a los grupos a los que se asigne el documento pueden
establecerse como autores.
Los Grupo(s) se rellenarán previamente al seleccionar el Tipo de documento, de tal forma

que se determina quién podrá tener un rol en el Documento y también quién podrá ver el
Documento.
3.6. Rellenar los campos opcionales:
3.6.1. Documentos vinculados: Se puede vincular el documento a otros documentos del

sistema.
Los siguientes campos se rellenarán previamente si se configuraron en el Tipo de documento:
Revisión periódica: La frecuencia de revisión está establecida según D-MSP-AC-020001.
Notificar sobre la proximidad de la fecha de revisión periódica: El sistema establece como
periodo de notificación 30 días antes del vencimiento.
Los administradores y gerentes pueden forzar la revisión de un documento independientemente
de tener un rol activo en el documento. Los usuarios regulares que tienen un rol en el documento
también pueden forzar la revisión.
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3.7. Determinar el ciclo de aprobación de documentos
3.7.1. Es posible configurar más de un usuario en los roles de revisor, aprobador y

aseguramiento de calidad.
En el formulario Detalles del documento, agregue los usuarios en los diferentes roles.
-Seleccione Revisor(es).
-Seleccione Aprobador(es).
-Seleccione QA(s).
3.8. Configuración notificaciones por correo electrónico

Seleccionar todas las casillas de verificación por correo electrónico.
Una vez completado y finalizado el cuadro ‘’detalles del documento’’ cliquear en guardar.
3.9. A continuación, se visualiza la siguiente pantalla:

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3.9.1. Cliquear en ‘’editar’’
3.9.2. Se abre la plantilla asociada al tipo documental seleccionado (Template) en word.

Esta plantilla está predeterminada en su encabezado, en su pie de página y títulos
principales, que no deben ser modificados.
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3.9.3. Al finalizar la modificación:

3.9.4. Presionar el botón “Guardar” de la aplicación Word
3.9.5. Cerrar aplicación Word
3.9.6. Cliquear en el desplegable ‘’Borrador’’(1)
3.9.7. Cliquear en establecer en revisión (2).
4. Estado Revisión:
4.1. El usuario con el rol asignado de revisor visualizará su tablero de la siguiente forma:
4.2. En la parte inferior, se debe cliquear en ‘’requisito de acción’’ en donde se mostrarán

aquellos documentos en los que el usuario tenga acciones pendientes.
4.3. Se mostrarán todos los documentos pendientes de acción de parte del usuario, junto con
su estado:
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4.4. Seleccionar el documento a revisar.

4.5. Se visualizará la ventana de la siguiente forma:
4.6. En el margen superior se pueden encontrar distintos iconos que describen la información
del documento:
4.6.1. Permite visualizar el documento en línea.
4.6.2. Se detalla la información

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4.6.3. Cliqueando sobre estas opciones se accede a la información sobre quiénes son los
autores, revisores y aprobadores del documento.
4.6.4. Permite visualizar si el documento tiene documentos vinculados.
4.6.5. Cliqueando en el botón “Más” se podrán visualizar las siguientes opciones:

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a) Versiones (Ver Figura 1)

b) Anotación sobre versiones
c) Capacitaciones
d) Comentarios
e) Archivos
f) Registro de auditoria
g) Correo electrónico
Flujo de trabajo (Ver Figura 2)
Figura 1
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Figura 2
Acciones:
4.7.1 Cliquear en editar.

4.7.2 Se abre la plantilla asociada al tipo documental seleccionado (Template) en word. Esta
plantilla está predeterminada en su encabezado, en su pie de página y títulos principales,
que no deben ser modificados.
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4.7.3 Al finalizar la modificación:
a) Presionar el botón “Guardar” de la aplicación Word

b) Cerrar aplicación Word
c) Si el documento no requiere ser editado, cliquear directo en el desplegable ‘’bajo
revisión’’
Nota: Si un documento está en estado En revisión y un revisor realiza cambios en el

documento, tan pronto como el revisor firma el documento, el estado del documento pasa a: En
proceso de firma por el autor para que el autor pueda cerrar la sesión sobre los cambios realizados
por el Revisor. Si hay más de un revisor, todos los revisores tendrán que cerrar la sesión antes de
que el documento pase a Firmar por el autor.
Una vez que el autor firma el documento, el estado del documento cambia a Firmado por el
aprobador.
Al momento de editar el documento contemplar que se debe realizar desde “live edit” sin
descargar el documento.
d) Cliquear en ‘’Registrase como revisor’’

e) Se visualiza el cuadro de dialogo:
f) Rellenar el campo de contraseña y presionar botón ‘’firma’’.

g) Se visualiza el cuadro de confirmación:
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El documento se envía a firmar por el aprobador designado.
4.8 Rechazo de Revisión:

Si se desea rechazar el documento, cliquear en el desplegable:
a) Cliquear sobre ‘’rechazar por el revisor’’

b) El sistema solicita escribir la razón del rechazo:
c) Cliquear en Guardar.
d) El estado del documento vuelve al estado ‘’Borrador’’
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5. Revisión Forzada:
5.1 Cualquier usuario puede detectar que un documento necesita ser

actualizado/reversionado antes de su vencimiento.
a) Cliquear sobre el documento que se desea actualizar
b) Cliquear sobre ‘’Forzar revisión-revisión a la fuerza’’ en el margen izquierdo de la
pantalla.
c) El sistema solicita escribir el motivo de la nueva actualización:
d) Cliquear en ‘’firma’’.
e) Automáticamente el sistema cambia el estado del documento a ‘’borrador’’
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El usuario que fuerce la revisión de un documento se establecerá automáticamente como autor

del documento siguiendo el circuito habitual, estableciendo nuevamente el flujo de trabajo
(workflow) ver punto 3.2
Al reversionar un documento migrado por primera vez en el SGD, el autor que realiza la
revisión a la fuerza debe agregar a Documentación técnica como revisor del documento para que
haga el reemplazo del template nuevo. Luego sigue circuito habitual con la correspondiente
autorización del autor.
5.2 Al momento de editar el documento:

Se deberá editar el cuadro de control de cambios según metodología descripta en SOP-AR-AC-
000018 “Elaboración de documentos”.
5.3 Revisión forzada en documentos vinculados:

Cada vez que se fuerza la revisión de un documento principal,se puede forzar la revisión de los
documentos secundarios de forma manual o automática.
Cuando se fuerza la revisión de un documento principal de forma manual, se debe seleccionar
manualmente los documentos secundarios para forzar su revisión.
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Automaticamente, el documento principal y el/los documentos vinculados cambian su estado a

Borrador y quedan disponibles para ser actualizados.
6. Estado Aprobación:
El usuario con el rol asignado de aprobador visualizará su tablero de la siguiente forma:
6.2. En la parte inferior, se debe cliquear en ‘’requisito de acción’’ en donde se mostrarán

aquellos documentos en los que el usuario tenga acciones pendientes.
6.3. Se mostrarán todos los documentos pendientes de acción de parte del usuario, junto con
su estado:
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6.4. Seleccionar el documento a aprobar

6.5. Se visualizará la ventana de la siguiente forma:
6.6. Clickear en ‘’Firmar con el autorizador’’

6.7. Clickear en ‘’registrarse como un aprobador’’ en caso de aprobar el documento.
6.8. Se visualiza el cuadro de dialogo:

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6.9. Rellenar el campo de contraseña y presionar botón ‘’firma’’.

6.10. Se visualiza el cuadro de confirmación:
6.11. El documento se envía a firmar por QA.

6.12. Si el aprobador desea rechazar el documento:
6.13. Cliquear en ‘’rechazar por el aprobador’’

6.14. El sistema solicita escribir la razón por la cual el documento es rechazado:
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6.15 Se visualiza el siguiente cuadro:
6.16 Cliquear en ‘’Ok’’

6.17. Al rechazar, el documento vuelve a estado de revisión para ser evaluado:
Nota: El Aprobador no puede editar los documentos.
7. Estado Aprobación QA:

7.2. Todos los documentos del sistema de calidad pasan por una aprobación final de
Compliance, antes de ser publicado.
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7.3. El usuario de Compliance/ Documentación técnica está habilitado para decidir si el

documento pasa a la siguiente etapa o es rechazado.
7.4. Aprobar por QA:
Una vez que el aprobador se registra y firma, el documento pasa automáticamente a bajo firma
por QA.
7.5. Cliquear sobre ‘’Registrarse como control de calidad’
7.6. Cuando el documento es firmado, se puede asignar a capacitaciones directamente

durante el “workflow” de aprobación del documento. Al firmar un documento para
alcanzar el estado de Aprobado No Publicado.
7.7. Personal de Compliance asigna el documento a el/los entrenamiento/s correspondientes.
- Se visualiza el siguiente cuadro de dialogo:

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a) Seleccione los entrenamientos a los que desea asignar el documento

b) Presionar “Firma”
c) Una vez firmado el documento, el mismo cambia su estado a ‘’Aprobado No
Publicado’’
7.8. Rechazar por QA:

7.9. Si personal de QA decide rechazar el documento:
a) Clickear en ‘’Rechazar por QA’’
b) El sistema solicita escribir la razón por la cual el documento es rechazado:

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c) Se visualiza el siguiente cuadro:
d) Cliquear en ‘’Ok’’
e) Al rechazar, el documento vuelve a estado de revisión:
Nota: QA no puede editar los documentos. Solo puede configurar los ajustes. En el caso de
haber rechazado un documento, el revisor es responsable de abrir el documento y editarlo en caso
de ser necesario.
8. Estado Aprobado No Publicado:
8.2. Una vez que personal de Compliance firma el documento, el estado cambia a ‘’Aprobado
No Publicado’’:
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a) El sistema solicita de forma obligatoria escribir observaciones cuando se va a publicar el

documento.
b) El documento se publica automáticamente de acuerdo con el tiempo que dure el
entrenamiento. Una vez finalizado el entrenamiento, el documento se publica y puede ser
visualizado y utilizado por los usuarios incluidos en los grupos destinatarios.
c) Excepcionalmente, si el documento requiere ser publicado de inmediato, cliquear en
‘’Ahora’’ para que el documento se publique en el momento. Este paso solo será
efectuado por Compliance.
d) Clickear en ‘’Guardar’’
e) e)Se visualiza el siguiente cuadro:
f) Cliquear en ‘’Ok’’
9. Estado Publicado:
9.2. El documento cambia su estado a ‘’Publicado’’
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9.3. El sistema envía notificación automática por mail a los usuarios con roles en el
documento:
10. Visualización de Documentos:

10.2. Para visualizar los documentos en estado Publicado:
a) Cliquear en ‘’Documentos’’ en la barra que figura del lado izquierdo:
b) Se visualizan los documentos de la siguiente forma:

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Ver filtros: Scilife permite elegir los filtros para hacer una búsqueda más acertada de los
documentos que se desean visualizar:
-Cliquear en el filtro que sea desea aplicar.
Campos: Scilife permite seleccionar qué campos/columnas de información de los

documentos el usuario desea ver.
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Una vez tildados los campos a visualizar, cliquear en ‘’Aplicar filtro de columna’’
Barra horizontal: En esta sección se organiza en distintas columnas/campos la
información d cada documento. La misma puede ser modificada, como se menciona en

cliqueando en el recuadro ‘’Campos’’.
10.3. El listado de documentos puede ser exportado, haciendo click en ‘’exportar lista’’
a) Cliquear en ‘’exportar todas las columnas’’

b) El sistema descarga automáticamente un listado en Excel con toda la información de los
documentos.
10.4. Visualización documental según tipo de usuario:

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10.4.1 Se debe tener en cuenta que la visualización de un documento o una versión especifica
de un documento va a estar condicionada por los permisos del usuario.
10.4.2 Las diferentes configuraciones de permisos en el sistema determinan qué usuarios
pueden ver un documento y en qué estado/versión lo ven.
10.4.3 Un administrador puede:
• Ver todos los documentos a lo largo de todo su ciclo de aprobación, desde el borrador
hasta el publicado.
• No importa si pertenecen al Grupo o Grupos a los que se asigna el Documento.
• No importa si tienen un papel en el Documento o no.
10.4.4 Un gerente puede:
• Ver todos los documentos a lo largo de todo su ciclo de aprobación, desde borrador hasta
publicado, pero solo si el administrador pertenece al grupo al que se ha asignado el
documento.
• Los gerentes no necesitan tener un rol en el documento para poder verlo.
10.4.5 Un usuario regular puede:
• Ver un Documento solo en estado Aprobado no Publicado y Publicado y solo si pertenece
al Grupo al que se ha asignado el Documento. En otras palabras, los usuarios regulares
solo pueden ver las versiones 1.0, 2.0, 3.0, etc.
• Si un usuario regular abre un documento que se encuentra actualmente en la versión 1.2,
sólo podrá ver la última versión publicada que en este caso sería la versión 1.0.
• Un usuario regular solo verá las versiones intermedias (0.1, 0.2, ... 1.1, 1.2, etc.) si él /
ella tiene un papel en el Documento (Autor, Revisor, Aprobador o QA). En otras palabras,
solo un Usuario regular con un rol en el Documento podrá ver el Documento mientras se
encuentre en cualquiera de los siguientes estados: Creado, Borrador, En revisión, Bajo
Firma por aprobador y Bajo Firma por QA.
10.4.6 Un usuario de solo lectura puede:
• Ver un Documento solo en estado Aprobado no Publicado y Publicado y solo si pertenece
al Grupo al que se ha asignado el Documento. En otras palabras, los usuarios de solo
lectura solo pueden ver las versiones 1.0, 2.0, 3.0, etc.
• Si un usuario de solo lectura abre un documento que se encuentra actualmente en estado
borrador, versión 1.2, solo podrá ver la última versión publicada, que en este caso sería
la versión 1.0.
• Un usuario de solo lectura no puede tener un rol en un documento.
11. Documento principal (padre) y funcionalidades:

11.2. Al crear un nuevo documento, podemos asignar al documento actual un documento
principal que pertenezca al mismo grupo o grupos. Un documento principal es un
documento superior bajo el cual se encuentran documentos vinculados.
11.3. Al crear un nuevo documento, existe la opción para que el documento actual se publique
automáticamente cuando el documento principal está Publicado y el documento
secundario(vinculado), en Aprobado no Publicado. Esto garantiza que todos hayan
firmado el documento secundario antes de su publicación automática.
11.4. Configuración de publicación automática:
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a) Iniciar la creación de un documento y seguir los pasos como se detalla en el punto

3.’’Creación de documento de calidad’’ del presente manual.
b) Seleccionar el documento principal de la lista de documentos:
c) Seleccionar estado ‘’Publicado’’ del documento principal en el desplegable. (1)

d) Activar la opción ‘’Publicar automáticamente’’(2)
e) Completar los campos restantes del formulario y presionar guardar.

11.5. Una vez el documento finaliza el circuito de aprobación, llega al estado Aprobado No
Publicado:
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11.6. El documento vinculado se publicará automáticamente cuando el documento principal

alcance el estado de publicado. En Detalles del documento, se puede visualizar
fácilmente el documento principal. Al cliquear sobre el título subrayado, se podrá acceder
al mismo.
11.7. Una vez que el documento principal alcance el estado de Publicado, se lo debe vincular
al documento hijo(documento linkeado):
a) Cliquear en configuración
b) Seleccionar en el desplegable ‘’documentos vinculados’’ el documento hijo (documento

linkeado)
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12. Impresión de documentos:

12.2. Los documentos se pueden imprimir haciendo clic en el icono de impresión en el lado
izquierdo de la página de detalles del documento:
1) Cliquear sobre el tipo de impresión que desea realizar.

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12.3. Impresiones controladas:
12.3.1 Solo los usuarios regulares pueden realizar una Impresión Controlada si tienen un rol
en el Documento (Autor, Revisor, Aprobador o QA).
12.3.2 Las mismas podrán realizarse únicamente para ser almacenadas en las carpetas físicas
de los sectores que así lo requieran.
a) Detallar en ‘’ubicación del documento’’ la planta y el sector responsable de la impresión-

Por ej:
-PG-CC-FQ
-PG-CC-VIBA
-PMG-EN-LAVADERO 1
-PMG-CC-MICROBIOLOGIA B
b) Cliquear en Imprimir
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c) Se muestra el cuadro de confirmación de la impresión, a continuación, dar click en ‘’OK’’.

d) Seleccionar la impresora
e) En ‘’propiedades de la impresora’’ seleccionar la opción ‘’ Ajustar al área de impresión’’
f) Dar click en ‘’Imprimir’’.
12.3.3 Las impresiones controladas se pueden visualizar desde Documentos > Impresiones
controladas:
12.3.4 El listado de impresiones controladas se visualiza de la siguiente forma:

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12.3.5 En las distintas columnas figura la información detallada de cada impresión: Titulo del
documento, versión, fecha, usuario impresor, ubicación y estado.
12.3.6 Cuando una nueva versión del Documento esté disponible, se podrá encontrar
fácilmente, Personal de Compliance destruye la versión impresa desactualizada dentro
del SGD y actualiza el estado en el sistema de Impresión Controlada y se modifica el
estado de Activo a Destruido
Nota: los usuarios regulares también pueden destruir una impresión controlada si tienen un rol en el
documento (autor, revisor, aprobador o control de calidad).
12.4. Impresiones regulares:

12.4.1 Todos los tipos de usuario pueden realizar Impresiones Regulares, independientemente
de que tengan o no un rol en el Documento.
12.4.2 Las mismas deben realizarse para poder ejecutar las tareas técnico-operativas de cada
sector
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a) Cliquear en imprimir
b) Se muestra el cuadro de confirmación de la impresión, a continuación, dar click en ‘’OK’’.
c) Seleccionar la impresora
d) En ‘’propiedades de la impresora’’ seleccionar la opción ‘’ Ajustar al área de impresión’’
e) Cliquear en ‘’Imprimir’’
12.4.3 El listado de impresiones controladas se visualiza de la siguiente forma:
13. Fecha de vencimiento del documento:

13.2. Al crear un documento se establece una fecha de vencimiento:
13.3. El período de “Revisión Periódica” se encuentra predeterminado según D-MSP-AC-
020001. El campo de “Notificar acerca de la próxima fecha de revisión periódica” se
completa automáticamente al seleccionar el tipo de documento. El mismo será de 30 días
antes de la la fecha establecida.
13.4. Una vez recibida la notificación se debe forzar la revisión para iniciar el nuevo Ciclo de
Aprobación completo.
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Detalle:
13.5. Cuando se acerca la revisión periódica, el sistema notifica vía mail a los usuarios con
roles en el documento para actualizarlo.
13.6. Una vez transcurrido el tiempo de revisión periódica, si el documento no se actualizó,
pasará automáticamente a Borrador, para poder ser editado por el autor del documento.
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Nota: Las personas con un rol en el documento, administradores, y manager pueden realizar
una revisión forzada previamente a la fecha de vencimiento.
13.7. Todos los usuarios con un rol en el documento recibirán una notificación de que el
documento ha sido Forzado a Revisión y vuelto a Borrador. Además, el documento
aparecerá en su tablero.
13.8. El documento debe circular en todos sus estadios y publicarse antes de que caduque la
última versión publicada del documento.
14. Visualización de documentos vencidos:

14.2. Los documentos vencidos se visualizan en rojo.
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Nota:En el caso de los usuarios regulares lo verán como “Publicado”, pero los
usuarios que formen parte del flujo de trabajo lo verán en “Borrador”.
15. Documentos Obsoletos:

15.2. Tipos de usuarios que pueden hacer obsoleto un documento:
15.2.1 Solo los usuarios Manager pueden hacer que un documento quede obsoleto, aunque no
tengan una función/rol en el documento.
15.3. El estado requerido para poner obsoleto un documento:
15.3.1 Los documentos solo pueden volverse obsoletos en el estado Publicado.
15.4. Los documentos solo pueden volverse obsoletos si se han visto o descargado al menos
una vez en su versión publicada actual.
15.5. Indicaciones para poner obsoleto un documento:
15.5.1 Establecer un documento como obsoleto es un proceso de dos pasos. En la primera
pasada se define un Gestor de Obsolescencia, en la Segunda el Gestor de
Obsolescencia confirma configurar el Documento como Obsoleto.
1. Ir a Documentos > Documentos.

2. Utilizar los filtros y/o las funciones de búsqueda para encontrar el documento que
desea dejar obsoleto.
3. Hacer clic en el Título del documento.
15.5.2 En la página de detalles del documento:
1. Hacer click en el botón Estado que ahora está en Publicado.

2. Seleccionar Marcar como Obsoleto.
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15.5.3 En la siguiente ventana se le pedirá indicar quién debe ser el Gerente de

Obsolescencia:
1. Seleccionar el Usuario
2. Rellenar el campo Razón/ Motivo.
3. Guardar.
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Tenga en cuenta: los usuarios que se muestran en el menú desplegable dependerán de la

configuración del documento.
•Por defecto solo aparecerán los Usuarios que pertenezcan al Grupo al que se asignó el
Documento.
•Si los Criterios de selección de usuarios para el documento estaban activados (que era el caso en
la captura de pantalla anterior), entonces los usuarios de todos los grupos se pueden
configurar como Administrador de obsolescencia.
15.5.4 El administrador de obsolescencia recibirá una notificación por correo electrónico que
indica que ahora puede configurar el documento como obsoleto:
15.5.5 Como se observa en la imagen anterior el correo electrónico incluirá un enlace a la

página de detalles de documentos donde el administrador de obsolescencia
puede finalizar el proceso:
1. Hacer click en el botón Estado.

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Vigencia 05/08/2023
2. Seleccionar Establecer como obsoleto.
15.5.6 En la siguiente ventana, se le pedirá al administrador de obsolescencia que cierre la

sesión e incluya una razón/ motivo por la cual el documento se establece en
obsoleto. Una vez que hayan cerrado la sesión y hayan hecho clic en Guardar, el sistema
confirmará que el Documento se ha configurado como Obsoleto.
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Los documentos obsoletos no aparecen de forma predeterminada en la lista de documentos.

Para poder verlos, debe usar el Filtro de estado del documento y seleccionar Obsoleto.
15.6. Indicaciones para poner revertir estado obsoleto de un documento:
15.6.1 Cliquear en el desplegable y seleccionar usuario para la publicación
15.6.2 Seleccionar usuario para la pubicación (debe ser Administrador o Manager)
15.6.3 Cliquear en ´´Ok´´
15.6.4 El usuario seleccionado tendrá la opción en el desplegable, de volver a publicar el

documento.
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15.6.5 El documento vuelve a su ultima versión publicada.

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16. Documentos de distribución electrónica:

16.2. Los Documentos de distribución electrónica se encuentran dentro del SGD según lo
definido en SOP-AR-AC-000018 “Elaboración de documentos” y son identificados en el
pie de página con la siguiente leyenda:
Distribución electrónica
16.3. El proceso para crear un registro de distribución electrónica es el mismo que se describe
en el punto 3. ‘’Creación de un documento de calidad’’ del presente manual. En ajustes
se debe seleccionar:
a) Tipo documental: Distribución electrónica XLS/DOC
b) Revisores: Seleccionar a personal de Compliance según planta productiva (MG o
Garín) como se describe en el D-MSP-AC-0200001 para que pueda bloquear el
contenido del documento.
16.4. Una vez publicado el documento de distribución electrónica, estará disponible para
descargar por todos los usuarios:
a) Cliquear en descargar.
b) El documento se descarga automáticamente y se puede visualizar desde el margen
inferior en la ventana del navegador.
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16.5. Tipo documental Excel (XLS):
El usuario es responsable de crear el documento como se describe en el punto anterior.(16.3)

Una vez que el documento es creado, el sistema genera el código automáticamente.
16.5.1 Importación de un documento XLS:
El usuario genera y edita el archivo Excel en su escritorio y le coloca en código asignado por
SCILIFE, como así la versión correspondiente (1.0 en caso de primera versión).
Una vez colocado el código y versión, debe subir el documento (importarlo) en formato ZIP y
luego pasarlo a revisión.
16.5.2 Estado de Revisión:
Documentación técnica es responsable de colocarle al documento la leyenda ‘’Según fecha de

vigencia’’ y verificar que el código y versión sean los correctos, como se detalla a continuación.
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16.5.3 Una vez verificado todos estos criterios, el circuito vuelve al autor para que verifique y
autorice estos cambios. Una vez autorizado y reenviado, el documento sigue su flujo con
el aprobador, y posterior publicación por parte de Documentación técnica.
16.5.4 Una vez que el documento es publicado, el usuario puede descargarlo para su uso.
Nota: En cada estadio el sistema pide al menos descargar una vez el documento, para
poder avanzar a la etapa siguiente en el circuito)
Nota: La vigencia del documento está disponible en SCILIFE y al alcance de todos los
usuarios.
17. Soporte de ayuda - Generación de Tickets:

17.2. En el tablero, se puede visualizar un botón de ayuda como se señala en el recuadro rojo
en la siguiente imagen:
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a) Hacer clic en el botón Ayuda en la esquina inferior derecha.

b) Se puede utilizar el campo Ayuda para escribir palabras clave para buscar
artículos relacionados con la pregunta o el problema que surja
c) Los principales resultados de su búsqueda serán artículos de la base de

conocimientos relacionados con su(s) palabra(s) clave y en los que puede
encontrar una respuesta a su pregunta.
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d) Cliquear sobre el artículo que desea leer.

e) Cliquear en el símbolo que se visualiza en el recuadro rojo:
f) El artículo se abrirá en una pestaña del navegador para poder leerlo con mayor
detalle.
En caso de que las dudas/problemas del usuario no puedan ser resueltas mediante la lectura
de los artículos, se debe enviar mail a personal de Documentación técnica detallando el problema.
En caso de que el mismo no pueda ser resuelto, Documentación técnica será responsable de
generar un ticket al soporte de Scilife.
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18. Visualización de KPI:

a) Cliquear en ‘’KPI’’
b) Seleccionar Informes KPI
c) Opción de filtros: Se puede filtrar por Períodos, Grupos, Tipo Documental, etc.
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19. Funciones usuarios Administradores
19.2. El rol de “Administrador” es asignado a personal de TI/ Compliance, quienes tendrán los
permisos necesarios para realizar modificaciones en la configuración tanto general como
de los diferentes usuarios.
19.3. Ajustes de los documentos:

19.3.1 Bloquear descargas: si habilita esta opción los usuarios no podrán descargar el
Documento.
19.3.2 Bloquear impresiones regulares: si habilita esta opción, los usuarios no podrán imprimir
el documento.
19.3.3 Si desea agregar algún Comentario, puede hacerlo en el campo designado.
19.4. Importación de documentos

19.4.1 . Cliquear en control de documentos > documento > hacer clic en el icono.
Importar
19.4.2 Se abrirá el Formulario de Detalles del Documento, rellenar la siguiente información:

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19.5. Configura notificaciones por correo electrónico
Tildar todas las casillas correspondientes

USUARIOS MANAGER: QA, DOCUMENTACION TECNICA, COMPLIANCE
19.6. Creación de una nueva carpeta/subcarpeta:

19.6.1 Hay dos formas de crear una nueva carpeta, puede crear una desde la Sección de
carpetas en Documentos o sobre la marcha mientras edita un documento.
19.6.1.1 Creación de una nueva carpeta o subcarpeta en la sección de carpetas
1. Ir a Documentos > Carpetas

2. Cliquear en el icono Nuevo +.
19.6.1.2 Complete los detalles en el formulario de detalles de la carpeta:
1. Asigne un título a la carpeta.

2. Si la nueva carpeta es una subcarpeta, seleccione la carpeta principal en el menú
desplegable. Si no, déjelo con la configuración predeterminada de la carpeta raíz.
3. Para ahorrar tiempo, en lugar de crear cada Subcarpeta por separado, puede darle a
la nueva Carpeta la misma subestructura que le ha dado a otra Carpeta existente. La
forma de hacerlo es activar el interruptor Copiar estructura de subcarpetas,
aparecerá un panel con las carpetas existentes a la derecha. Seleccione la Carpeta
con la subestructura que desea copiar. Si no desea copiar ninguna subestructura,
simplemente deje el interruptor en APAGADO.
4. Guardar.
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19.6.1.3 El sistema confirmará que la nueva carpeta se creó correctamente. Cliquear en

Aceptar y la ventana se cerrará.
19.6.2 Crear una nueva carpeta/subcarpeta sobre la marcha al editar un documento

19.6.2.1 Puede crear fácilmente una nueva carpeta o subcarpeta sobre la marcha al crear
o editar un documento.
1. En el Formulario de detalles del documento, vaya al campo Seleccionar carpeta.

2. Justo debajo del campo, haga clic en el botón Agregar nueva carpeta.
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19.6.2.2
19.6.2.3 Se abrirá el formulario de detalles de la carpeta, siga los pasos mencionados

anteriormente en 19.6
19.6.2.4 Complete los detalles en el formulario de detalles de la carpeta. Una vez que
guarde, volverá al Formulario de detalles del documento.
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19.7. Eliminación de documentos:

19.7.1 Solo los administradores pueden eliminar documentos en cualquier estado,
independientemente de que tengan o no un rol en el documento.
19.7.2 Proceder de la siguiente forma:
1. Cliquear en > Documentos.

2. Utilizar los filtros y el campo de búsqueda para encontrar el documento que desea eliminar
3. Seleccione el documento haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda de su título.
4. Vaya al menú desplegable Con seleccionados en la parte inferior de la Lista y
seleccione Eliminar.
5. Cliquear en Aplicar
19.7.3 En el formulario de eliminación de documentos:
1. Regístrese electrónicamente.
2. Incluya un comentario sobre por qué está eliminando el documento.
3. Guardar.
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19.7.4 Luego recibirá el mensaje del sistema Eliminado con éxito 1 de los 1 Documentos
seleccionados.
19.7.5 Los Usuarios Regulares no pueden eliminar Documentos, independientemente de tener
un rol en ellos o no
Nota: Los elementos eliminados nunca se eliminan por completo en el sistema. Se almacenan
en Elementos eliminados. Puede acceder a Elementos eliminados en Administrar > Elementos
eliminados. Los elementos eliminados se pueden restaurar nuevamente en caso de que sea
necesario. Cuando elimina un documento, lo elimina en todas sus versiones.
19.8. Creación, edición y eliminación de usuarios:

19.8.1 Administradores: De forma predeterminada, la configuración del sistema solo permite a
los administradores crear, editar y eliminar usuarios. Esta configuración no se puede
modificar.
19.8.2 Administradores y Usuarios Habituales:Dependiendo de la configuración de permisos
configurada, los administradores y los usuarios regulares también podrán crear usuarios.
19.8.3 Permitir que los Gerentes y/o Usuarios Regulares creen, editen y eliminen Usuarios:
1. Cliquear en Administrar > Configuración de permisos.

2. Cliquear a la pestaña General.
3. Cliquear en la sección Crear/editar/eliminar Usuarios permitidos por. El interruptor
para administradores se activará y no se podrá desactivar.
4. Si desea que los Gerentes puedan crear, editar y eliminar Usuarios, encender el interruptor; de
lo contrario, dejarlo en APAGADO según la configuración predeterminada del sistema.
5. Si desea que los usuarios regulares puedan crear, editar y eliminar usuarios, encienda el
interruptor; de lo contrario, dejarlo apagado según la configuración predeterminada del sistema.
6. Desplazarse hasta la parte inferior de la página y cliquear en Guardar.
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19.8.4 Eliminar un usuario:
1. Cliquear en Administrar > Usuarios.

2. En la Lista de Usuarios, utilice los filtros y/o el campo de búsqueda para encontrar el
Usuario que desea eliminar.
3. Una vez que haya encontrado al usuario, seleccione el usuario haciendo clic en la casilla
de verificación a la izquierda.
4. Vaya al menú desplegable Con seleccionados en la parte inferior de la lista de
usuarios. Seleccione Eliminar.
5. Cliquear en Aplicar.
Nota: Si los administradores, gerentes y/o usuarios regulares pueden o no eliminar usuarios
depende de la configuración de permisos. Los usuarios eliminados se pueden restaurar desde la
sección elementos eliminados. Todavía podrá acceder al registro de auditoría del usuario en la
sección Elementos eliminados y ver todas las actividades de los usuarios, incluidas las
capacitaciones en la pestaña de capacitaciones del usuario.
19.9. Mover todos los elementos en curso de un usuario a otro usuario:

19.9.1 Cuando un usuario está ausente durante un largo período de tiempo y los elementos
asignados a ese usuario están bloqueados, estos elementos se pueden asignar a otro
usuario con el botón “Mover todos los elementos en curso”.
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1. Ir a Administrar > Usuarios.

2. En la lista de usuarios, utilice los filtros y/o el campo de búsqueda para encontrar el
usuario cuyos elementos desea mover a otro usuario.
3. Cliquear en el nombre del usuario.
19.9.2 Se abrirá el perfil de usuario:
1. Cliquear en la pestaña “Usuario en curso para” ver todos los elementos en curso en los
que está involucrado el usuario.
2. Para continuar con la transferencia de todos los elementos en curso del usuario a otro
usuario, haga clic en el icono Mover todos los elementos en curso.
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3. Introducir contraseña para el cierre de sesión electrónico.

4. Seleccionar el usuario al que desea mover todos los elementos en curso NO QA.
5. Seleccionar el usuario al que desea mover todos los elementos en curso de control
de calidad.
6. Decidir si los roles de nivel de módulo de usuarios y submódulo también se deben
mover. En caso afirmativo, encienda el interruptor; de lo contrario, déjelo como está.
7. Firmar.
Nota: Solo podrá mover todos los elementos en curso a un usuario que pertenezca al mismo
Grupo(s), tenga los mismos módulos. Solo puede mover elementos en curso a usuarios que tengan la misma
función de usuario o que tengan una función de usuario con más permisos, es decir, puede mover elementos
en curso de un usuario normal a un administrador, pero no al revés.
19.10. Creación, asignación y eliminación de Grupos:
Los grupos existen para limitar el acceso a los elementos en Scilife. Solo los usuarios que
pertenezcan al grupo al que se ha asignado un elemento (Capacitación y/o Documento) podrán
ver y acceder al mismo.
19.10.1 Creación de grupo:
a) Ir a Ajustes > Configuración de Scilife.

b) Ir a Grupos.
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c) Cliquear en el botón +.
d) Asignar un nombre al grupo.

e) Seleccione un Grupo principal si el nuevo Grupo va a ser un Subgrupo de un Grupo ya
existente.
f) Encienda el interruptor si desea asignarse al grupo. Como Administrador, es fundamental
tener en cuenta que al no asignarse el nuevo Grupo no se verá ni se tendrá acceso a los
elementos asignados al Grupo.
g) Guardar.
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19.10.2 Asignación de grupo:
Existen dos formas en las que puede asignar Usuarios a uno o más Grupos, ya sea desde la
Lista de usuarios o en el Perfil de usuario.
19.10.2.1 Asignación de un usuario a grupos a través del perfil de usuario:
Si desea asignar un usuario a un grupo que no se le ha asignado, puede hacerlo como

administrador editando el perfil de usuario.
1. Ir a Ajustes de Scilife.
2. Ir a Usuarios.
3. En la lista de usuarios, use los filtros y el campo de búsqueda para encontrar el usuario
que desea asignar a los grupos.
4. Pase el cursor sobre el usuario seleccionado y haga clic en el botón Acciones/
Comportamiento.
5. Cliquear en Editar
19.10.2.2 En el perfil de usuario:
1. Vaya al segmento Grupos, seleccione el(los) Grupo(s)

2. Guardar.
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19.10.2.3 Asignación de un usuario a un grupo a través de la lista de usuarios:

1. Vaya a GESTION > Configuración de Scilife.
2. Vaya a Usuarios.
3. En la lista de usuarios, utilice los filtros y/o el campo de búsqueda para encontrar el usuario
que desea asignar a los grupos.
4. Seleccione el usuario que desea asignar a un grupo haciendo clic en la casilla de verificación
a la izquierda del nombre del usuario.
5. En el menú desplegable en la parte inferior de la lista, seleccione Asignar a grupo(s).
6. Aplicar
19.10.2.4 Asignación de usuarios en masa a grupos a través de la lista de usuarios
Puede asignar usuarios de forma masiva a uno o más grupos seleccionando varios usuarios en
la lista de usuarios y siguiendo los mismos pasos mencionados anteriormente.
1. Ir a Ajustes de Scilife
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2. Ir a Usuarios.
3. En la lista de usuarios, utilice los filtros y/o el campo de búsqueda para encontrar los
usuarios que desea asignar a los grupos.
4. Seleccione los usuarios que desea asignar a los grupos haciendo clic en la casilla de
verificación a la izquierda de los nombres de los usuarios.
5. En el menú desplegable en la parte inferior de la lista, seleccione Asignar a grupo(s) y
luego Aplicar.
6. En la siguiente ventana, seleccione los grupos y guárdelos.
7. Confirmar
19.10.3 Eliminación de un usuario de un grupo a través del perfil de usuario:
a) Ir a Ajustes de Scilife.
b) Ir a Usuarios.
c) En la lista de usuarios, use los filtros y/o el campo de búsqueda para encontrar el
usuario que desea eliminar del grupo o grupos.
d) En la Lista de Usuarios, haga clic en el botón Acciones del Usuario que desea
Eliminar de uno o más Grupos.
e) Cliquear en Editar.
f) Como administrador, puede eliminar un usuario de un grupo que no se le haya

asignado editando el perfil de usuario.
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g) Solo los usuarios que pueden editar perfiles de usuario en la sección

Administrar pueden eliminar usuarios de grupos a través del perfil de usuario.
19.10.3.1 En la siguiente ventana, puede eliminar al usuario de uno o más grupos:
19.10.3.2 Simplemente haga clic en el campo Grupos vacío y aparecerán los Grupos
disponibles. Seleccione los grupos de los que desea eliminar al usuario.
19.10.3.3 Tenga en cuenta: al eliminar usuarios de grupos a través de la lista de usuarios,

solo puede eliminar usuarios de grupos que también se le han asignado; de lo contrario,
obtendrá el resultado No se encontraron coincidencias.
19.11. Configuración del módulo documental:
19.11.1 Búsqueda de variables:
a) Ir a la solapa Documentos: Configuración del módulo

b) Cliquear en Campos personalizados
c) Buscar el campo personalizado en cuestión
d) Consultar la columna Variable
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19.11.2 Se muestra detalle de variables prestablecidas:
19.11.3 Las variables de campos personalizados pueden y deben usarse de la misma

manera que cualquier otra variable disponible en Scilife.
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19.11.4 Creación de campos personalizados:
a) Ir a Documentos: Configuración del módulo.

b) Ir a Campos personalizados.
c) Cliquear en el icono “Nuevo”.
d) En la etiqueta del campo, asigne un nombre al campo personalizado.

e) Encienda el interruptor de grupo.
f) En Campos de grupo, seleccione todos los campos personalizados que deben mostrarse
juntos.
g) Si fuera posible repetir el campo personalizado agrupado, encienda el interruptor
Repetitivo.
h) Guardar
i) Una vez generado se vera de la siguiente forma:
Tarea Responsable
Edición Sirna Ayelen-12/01/2023
Revisión Lettieri Anabela-11/04/2023;Cerrutti Gabriela-22/03/2023
Aprobación Irigoyen Natalia-24/04/2023

Manual Ac 000005 - V1.0

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Manual de Uso del SGD

1. Ingreso a Scilife: ....................................................................................................................................... 2

Manual de Uso del SGD

a) Se ingresa con el usuario de red.

Manual de Uso del SGD

3. Creación de un documento de calidad:

Manual de Uso del SGD

3.2. Se abrirá el Formulario de Detalles del Documento, rellenar la siguiente

Manual de Uso del SGD

3.3. Seleccionar un tipo de documento:

3.4. Rellenar los campos obligatorios

3.5. Asignar un título al documento.

Los Grupo(s) se rellenarán previamente al seleccionar el Tipo de documento, de tal forma

3.6. Rellenar los campos opcionales:

3.6.1. Documentos vinculados: Se puede vincular el documento a otros documentos del

Manual de Uso del SGD

3.7. Determinar el ciclo de aprobación de documentos

3.7.1. Es posible configurar más de un usuario en los roles de revisor, aprobador y

3.8. Configuración notificaciones por correo electrónico

3.9. A continuación, se visualiza la siguiente pantalla:

Manual de Uso del SGD

3.9.1. Cliquear en ‘’editar’’

3.9.2. Se abre la plantilla asociada al tipo documental seleccionado (Template) en word.

Manual de Uso del SGD

3.9.3. Al finalizar la modificación:

4.2. En la parte inferior, se debe cliquear en ‘’requisito de acción’’ en donde se mostrarán

Manual de Uso del SGD

4.4. Seleccionar el documento a revisar.

4.6.2. Se detalla la información

Manual de Uso del SGD

4.6.4. Permite visualizar si el documento tiene documentos vinculados.

4.6.5. Cliqueando en el botón “Más” se podrán visualizar las siguientes opciones:

Manual de Uso del SGD

a) Versiones (Ver Figura 1)

Manual de Uso del SGD

4.7.1 Cliquear en editar.

Manual de Uso del SGD

4.7.3 Al finalizar la modificación:

a) Presionar el botón “Guardar” de la aplicación Word

Nota: Si un documento está en estado En revisión y un revisor realiza cambios en el

d) Cliquear en ‘’Registrase como revisor’’

f) Rellenar el campo de contraseña y presionar botón ‘’firma’’.

Manual de Uso del SGD

El documento se envía a firmar por el aprobador designado.

4.8 Rechazo de Revisión:

a) Cliquear sobre ‘’rechazar por el revisor’’

Manual de Uso del SGD

5.1 Cualquier usuario puede detectar que un documento necesita ser

c) El sistema solicita escribir el motivo de la nueva actualización:

Manual de Uso del SGD

El usuario que fuerce la revisión de un documento se establecerá automáticamente como autor

5.2 Al momento de editar el documento:

5.3 Revisión forzada en documentos vinculados:

Manual de Uso del SGD

Automaticamente, el documento principal y el/los documentos vinculados cambian su estado a

6.2. En la parte inferior, se debe cliquear en ‘’requisito de acción’’ en donde se mostrarán

Manual de Uso del SGD

6.4. Seleccionar el documento a aprobar

6.6. Clickear en ‘’Firmar con el autorizador’’

6.8. Se visualiza el cuadro de dialogo:

Manual de Uso del SGD

6.9. Rellenar el campo de contraseña y presionar botón ‘’firma’’.