Manual Sistema Factura Electrónica

MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Vigencia: 01/03/2019 Versión: 1 Página 1 de 46

Manual de usuario para el Sistema de Facturación
Electrónica
Historial de Versiones
Fecha Versión Descripción Autor

25/01/2019 1.0 Creación del Manual GBSYS S.A.
Electrónica
CONTENIDO
I. Propósito ..................................................................................................... 5
II. Alcance ....................................................................................................... 5
III. Definiciones................................................................................................. 5
1. Vistazo al sistema ....................................................................................... 6
1.1 Ingreso al Sistema de Facturación Electrónica ..................................... 6
1.1.1 Ingreso al sistema........................................................................... 6
1.1.2 Salida del sistema........................................................................... 7
1.2 Navegación en el Sistema de Facturación Electrónica ......................... 8
2. Funcionalidades del Sistema de Facturación Electrónica ........................... 9
2.1.1 Recepción de Documentos ............................................................. 9
2.1.1.1 Incluir Datos Contables y Presupuestarios ...................................................... 11

2.1.1.2 Revisar Documentos........................................................................................ 12
2.1.1.3 Envío Hacienda ................................................................................................ 16
2.1.1.4 Descargar Archivos del Documento ................................................................ 18
2.1.1.5 Imprimir Comprobantes .................................................................................. 19
2.1.1.6 Cargar Documentos ......................................................................................... 21
2.1.2 Consulta Ejecución Jobs .............................................................. 24
2.2 Configuración ...................................................................................... 25
2.2.1 Mantenimiento de Parámetros ...................................................... 25
2.2.1.1 Crear Parámetros ............................................................................................ 27

2.2.1.2 Consultar Parámetros...................................................................................... 29
2.2.1.3 Modificar Parámetros ..................................................................................... 30
2.2.1.4 Eliminar Parámetros ........................................................................................ 31
2.2.2 Mantenimiento de Tipos y Códigos ............................................... 32
2.2.2.1 Crear Tipos y Códigos ...................................................................................... 34

2.2.2.2 Modificar Tipos y Códigos ............................................................................... 36
2.2.2.3 Consultar Tipos y Códigos ............................................................................... 39
Electrónica
2.2.2.4 Eliminar Tipos y Códigos.................................................................................. 40

3. Funcionalidades dentro de la Oficina Virtual ............................................. 41
3.1.1 Envío de Documentos Electrónicos .............................................. 41

Electrónica
I. Propósito
Explicar por medio de texto e imágenes, como opera cada una de las
funcionalidades de la aplicación, con la finalidad de que el usuario pueda ser
capaz de utilizar el Sistema de Facturación Electrónica.
II. Alcance
Este documento contiene la información sobre las funcionalidades que

comprende el Sistema de Facturación Electrónica.
III. Definiciones
A continuación, se presentan algunas definiciones relacionadas a la aplicación:
 Cliente: Consiste en la persona física o jurídica que realiza el pago de

facturas pendientes de las empresas.
 Crédito: Constituye un ingreso de dinero.
 Débito: Constituye un egreso de dinero.
 Factura: Corresponde al documento con información suficiente brindado
por la Empresa para realizar los cobros a los clientes. Estas se
gestionarán por medio de los Servicios de Facturación que pueda tener
una Empresa.
 Medios de Pago: Consiste en el medio de pago que puede utilizar el
cliente para realizar el pago de sus facturas.
 Servicio de Facturación: Servicio que utilizan las empresas para el cobro
de sus facturas. Es el término general que se le dará al modo de
recaudación que utilizan las empresas. Ejemplo: La recaudación de
facturas de teléfono, de Internet, de servicios públicos, de suscripciones,
entre otros.
 Ventana Emergente: Corresponde a las ventanas que emergen
automáticamente cuando el usuario la solicite. A menudo, las ventanas
emergentes se utilizan con el objeto de mostrar información que
corresponde a los catálogos con los datos previamente ingresados en el
sistema.
Electrónica
1. Vistazo al sistema
En esta sección se incluye la descripción de características y funcionalidades

generales del Sistema de Facturación Electrónica.
1.1 Ingreso al Sistema de Facturación Electrónica
Ingresar al Sistema Facturación Electrónica, por medio de la dirección

electrónica http://www.<nombre>.com, a continuación se despliega la página
principal en el navegador:
1.1.1 Ingreso al sistema
Para ingresar al Sistema de Facturación Electrónica los usuarios deben proceder

a digitar el usuario, la clave proporcionada y seleccionar la unidad ejecutora a la
que pertenece el usuario. Seguidamente deben presionar el botón <Acceder>.
Electrónica
En la esquina superior derecha de la pantalla, se mostrará el usuario que ingresó

al sistema, tal y como se muestra a continuación:
Consideraciones
 En caso que la clave no coincida, el sistema mostrará el siguiente mensaje

o el usuarios no se encuentre activo en el sistema se mostrará el siguiente
mensaje:
1.1.2 Salida del sistema
Para salir del sistema, el usuario debe hacer clic en la esquina superior derecha
de la pantalla en el botón con el símbolo < >.
Electrónica
1.2 Navegación en el Sistema de Facturación Electrónica
El sistema de Facturación Electrónica se estructura de la siguiente manera:
1. Menú Facturación: Consta de la opción:

 Recepción de Documentos.
2. Menú Consultas: Consta de la opción:

 Consulta Ejecución Jobs
3. Menú Configuración: Consta de las opciones:

1. Mantenimiento de Parámetros.
2. Mantenimiento de Tipos y Códigos.
Electrónica
2. Funcionalidades del Sistema de Facturación Electrónica
2.1.1 Recepción de Documentos
Seleccione la opción <Recepción de Documentos> del menú <Facturación>.

La aplicación presenta la siguiente pantalla la cual permite recibir los documentos
electrónicos enviados.
Esta pantalla consta de dos secciones. La primera sección Filtro de Búsqueda,

corresponde a las opciones permitidas por el sistema para filtrar los documentos
que han sido enviados con anterioridad. Los filtros que se pueden utilizar en esta
sección son los siguientes:
a. TIPO DE CLIENTE: Se refiere al tipo de documento de identificación con

que se encuentra registrado el proveedor de bienes o servicios. Los valores
posibles son FÍSICO, JURÍDICO, DIMEX, NITE, OTRO.
b. NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN: Se refiere al número de identificación con
que se encuentra registrado el proveedor de bienes o servicios. Debe
digitarse en el formato correspondiente al tipo de cliente seleccionado.
c. NOMBRE DEL EMISOR: Se refiere al nombre y los apellidos del proveedor
en el caso de personas físicas o el nombre o razón social en el caso de las
personas jurídicas.
d. TIPO DOCUMENTO: Se refiere al tipo de documento electrónico que se
desea buscar. Los valores posibles son FACTURA ELECTRÓNICA,
TIQUETE ELECTRÓNICO, NOTA DE CRÉDITO ELECTRÓNICA, NOTA
DE DÉBITO ELECTRÓNICA.
e. NÚMERO DE CLAVE: Se refiere al número de clave con que se generó la
factura electrónica. Este está compuesto de 50 dígitos numéricos.
Electrónica
f. CONSECUTIVO DE FACTURA: Se refiere al número con que se identifica

a la factura en el sistema. Este número está compuesto de 20 dígitos
numéricos.
g. ESTADO RECEPTOR: Se refiere al estado en que se encuentra el
documento electrónico. Los valores posibles son PENDIENTE,
ACEPTADO, ACEPTADO PARCIAL y RECHAZADO.
h. ESTADO ATV: Se refiere al estado en que se encuentra el documento
electrónico en el Sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV) del
Ministerio de Hacienda. Los valores posibles son ACEPTADO, RECIBIDO,
INSERTADO, ERROR, ENVIANDO, PROCESANDO y RECHAZADO.
i. FECHA DOCUMENTO DESDE: Se refiere a la fecha de carga de los
documentos electrónicos, a partir de la cual se desea filtrar la búsqueda.
j. FECHA DOCUMENTO HASTA: Se refiere a la fecha de carga de los
documentos electrónicos, hasta la cual se desea filtrar la búsqueda.
k. NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA: Se refiere al número con que se
identifica la orden de compra dentro de la cual se adquirieron los bienes o
servicios.
l. NÚMERO DE CONCURSO: Se refiere al número de la contratación
mediante la cual se realizó la venta de los bienes o servicios. El formato
para digitar este campo es el siguiente: XXAAAA-999999-9999, donde XX
es el tipo de contratación realizada, AAAA es el año de la contratación y
999999-9999 los números con que se identifica el concurso.
Una vez digitados o seleccionados los filtros deseados, el usuario debe presionar
el botón <Buscar>, para realizar la búsqueda correspondiente o el botón
<Limpiar> para realizar una nueva búsqueda con otros parámetros.
La información que coincida con los criterios de búsqueda seleccionados se

mostrará en la segunda sección de la pantalla, denominada “Listado de
Documentos” y que se presenta en la parte inferior de la misma.
Electrónica
2.1.1.1 Incluir Datos Contables y Presupuestarios
Para incluir los datos contables y presupuestarios asociados al documento

electrónico, se debe seleccionar un registro del Listado de Documentos y
presionar el botón < >. El sistema presentará la siguiente pantalla donde el
usuario podrá digitar el número de cuenta contable, la partida presupuestaria,
unidad ejecutora, actividad, número de reserva y en forma opcional la moneda y
el monto por incumplimiento, en caso de que apliquen:
Para registrar la información digitada en esta pantalla el usuario debe presionar

el botón < Guardar >. La información registrada se agrega en forma automática
en la tabla que se presenta en la parte superior de la pantalla. Además el usuario
podrá agregar los registros contables y presupuestarios que considere
necesarios. Si el usuario desea limpiar la pantalla debe presionar el botón
<Limpiar>. Para salir de la ventana debe presionar el botón < > ubicado en la
parte superior derecha de la pantalla.
Electrónica
2.1.1.2 Revisar Documentos
Para revisar los documentos con formato XML cargados en el sistema, se debe
seleccionar un registro del Listado de Documentos y presionar el botón:
El sistema desplegará una ventana emergente que consta de cinco pestañas con
los nombres “Datos Documento”, “Detalle Totales”, “Datos Emisor”, “Datos
Receptor” y “Otros Datos” que presentan la información del documento
electrónico en una forma legible para el usuario:
Electrónica
Electrónica
Presione el botón < x > ubicado en la parte superior derecha de la ventana

emergente, para salir de revisión de documentos y regresar a la pantalla
Recepción de Documentos.
Electrónica
Para revisar los documentos con formato PDF cargados en el sistema, se debe
seleccionar un registro del Listado de Documentos y presionar el botón < >.
El sistema presentará la factura original en el formato PDF, tal y como se

observa en la siguiente imagen:
Electrónica
2.1.1.3 Envío Hacienda
Para enviar los documentos a Hacienda, se debe seleccionar un registro del

Listado de Documentos y presionar el botón < >.
El sistema desplegará una ventana emergente. En la misma el usuario indicará

el estado en el que desea dejar el documento electrónico, el cual puede ser
“Aceptado”, “Aceptado Parcial” o “Rechazado”, así como un pequeño comentario
o descripción con un máximo de 80 caracteres para ser enviado como parte de
la respuesta al Ministerio de Hacienda.
Presione el botón <Envío Hacienda> en la parte inferior de la ventana. El

sistema envía el documento, cierra la ventana emergente y muestra un mensaje
de éxito.
Si desea salir de la ventana emergente sin enviar los documentos a Hacienda,
pulse el botón <Regresar>.
Electrónica
Electrónica
2.1.1.4 Descargar Archivos del Documento
Para descargar el documento XML Enviado, pulse el botón < >. El navegador
descarga el documento en el dispositivo.
Para descargar el documento XML Recibido, pulse el botón < >.

El navegador descarga el documento en el dispositivo.
Electrónica
2.1.1.5 Imprimir Comprobantes
Para imprimir los comprobantes se debe presionar el botón < > con lo
que se presentará una pantalla emergente, donde el usuario debe seleccionar si
desea imprimir la factura o bien el comprobante de aceptación del documento
electrónico:
Si el usuario presiona el botón < Factura CCSS > el sistema genera el reporte
de la factura de la CCSS en el formato PDF tal y como se muestra a
continuación:
Electrónica
Si el usuario presiona el botón < Comprobante > el sistema genera el reporte

del comprobante de aceptación del documento electrónico en el formato PDF
tal y como se muestra a continuación:
Electrónica
2.1.1.6 Cargar Documentos
Para cargar los documentos, se debe presionar el botón <Cargar Documento>

ubicado en la parte superior de la sección Listado de Documentos.
Una vez que se presiona este botón, el sistema despliega una ventana
emergente con la cual se permite cargar los diferentes tipos de documentos.
Para cargar un Documento Gráfico se debe presionar el botón <Agregar

Documento Gráfico>.
El sistema despliega una ventana en la cual se podrá seleccionar el documento
a cargar en formato PDF. Cuando se selecciona el documento, la ventana
emergente Cargar Archivos presenta el nombre del archivo cargado.
Para cargar un Documento Electrónico se debe presionar el botón <Agregar

Documento Electrónico>.
a cargar en el formato XML. Cuando se selecciona el documento, la ventana
emergente Cargar Archivos presenta una pre-visualización del archivo con su
información básica.
Para seleccionar un Documento de Aceptación de Hacienda se debe presionar

el botón <Agregar Documento de Aceptación de Hacienda>.
Electrónica

a cargar en formato XML. Cuando se selecciona el documento, la ventana
emergente presenta el nombre del archivo cargado, tal y como se muestra a
continuación:
Para cargar los archivos seleccionados al sistema, se debe presionar el botón

<Cargar Documento> ubicado en el centro de la pantalla emergente. Si desea
cerrar la ventana emergente sin cargar los archivos seleccionados, presione el
botón <Regresar>.
Al cargar los archivos de forma correcta, el sistema muestra un mensaje de éxito
en la parte superior de la pantalla.
Electrónica
Consideraciones
 El sistema no permite cargar un Documento de Aceptación de Hacienda

en el campo de Documento Electrónico y viceversa.
 En caso de intentar cargar sólo uno o dos archivos el sistema le indicará
los archivos faltantes.
 En caso de intentar cargar un archivo gráfico que no sea del tipo PDF o
un archivo electrónico que no sea del tipo XML, el sistema muestra el
siguiente mensaje:
Electrónica
2.1.2 Consulta Ejecución Jobs
Seleccione la opción <Consulta Ejecución Jobs> del menú <Consultas>.
La aplicación cuenta con una pantalla que permite la vista de las fechas de las
tareas próximas a ejecutarse.
Al ingresar a Consulta Ejecución Jobs, se presenta una pantalla con dos

secciones. La primera sección Filtro de Búsqueda, corresponde a las opciones
permitidas por el sistema para filtrar las tareas que han sido agregadas con
anterioridad, seguidamente hacer clic sobre el botón <Buscar>.
La información que coincida con el criterio de búsqueda se mostrará en la

segunda sección Listado de Tareas.
Electrónica
2.2 Configuración
2.2.1 Mantenimiento de Parámetros
Seleccione la opción < Mantenimiento de Parámetros > del menú

<Configuración>.
La aplicación cuenta con un mantenimiento que permite gestionar los

parámetros.
Al ingresar a Mantenimiento de Parámetros se presenta una pantalla con dos

secciones. La primera sección Filtro de Búsqueda, corresponde a las opciones
permitidas por el sistema para filtrar los parámetros que han sido ingresados
con anterioridad.
Para filtrar los parámetros, se debe digitar la información en los campos con los
cuales desea que se filtre el parámetro, para seguidamente hacer clic en el botón
<Buscar>.
Electrónica

segunda sección Lista de Parámetros.
Electrónica
2.2.1.1 Crear Parámetros
Para agregar un parámetro, el usuario presiona el botón <Crear>.
A continuación, se desplegará una pantalla de tipo formulario.
Ingrese los datos requeridos del parámetro: Parámetro, Descripción y Valor.

Electrónica
Una vez ingresada la información necesaria del formulario, presione el botón

<Guardar> ubicado en la parte inferior del formulario. El sistema agrega un
cliente e informa al usuario del éxito de la acción.
Para regresar a la pantalla principal de Mantenimiento de Parámetros sin
guardar el parámetro, se debe presionar el botón <Cancelar>.
Consideraciones
 En caso que, al guardar el parámetro no se haya ingresado información

en el campo Parámetro, el sistema muestra el siguiente mensaje.

en el campo Descripción, el sistema muestra el siguiente mensaje.

en el campo Valor, el sistema muestra el siguiente mensaje.
Electrónica
2.2.1.2 Consultar Parámetros
Para consultar la información de una factura, se debe seleccionar una factura del
Listado de Facturas y presionar el botón < >.
El sistema desplegará la pantalla del formulario con la información en modo

consulta.
Presione el botón <Cancelar> para salir del formulario de consulta y regresar al

Mantenimiento de Parámetros.
Electrónica
2.2.1.3 Modificar Parámetros
Para modificar un parámetro, seleccione un registro del Listado de Parámetros y

presione el botón < >.
El sistema desplegará la pantalla del formulario con los datos del parámetro
seleccionado.
Modifique los campos y secciones habilitadas.

Una vez modificado el parámetro, presione el botón <Guardar> ubicado en la
parte inferior del formulario. El sistema modifica el parámetro y si la operación es
exitosa, se muestra un mensaje.
Si desea salir del formulario sin guardar los datos modificados, presione el botón
<Cancelar>.
Electrónica
2.2.1.4 Eliminar Parámetros
Para eliminar un parámetro, seleccione un registro del Listado de Parámetros y

presione el botón < >.
El sistema abrirá una ventana de confirmación. Presione <Aceptar>para eliminar

el parámetro y si la operación se realiza de manera correcta, muestra un mensaje
de éxito.
Presione <Cancelar> para anular la operación y cerrar la ventana.
Electrónica
2.2.2 Mantenimiento de Tipos y Códigos
Seleccione la opción <Mantenimiento Tipos y Códigos> del menú

<Configuración>.
La aplicación cuenta con un mantenimiento que permite gestionar los tipos y

códigos.
Al ingresar a Mantenimiento de Productos/Servicios se presenta una pantalla con

dos secciones. La primera sección Filtro de Búsqueda, corresponde a las
opciones permitidas por el sistema para filtrar los tipos y códigos que han sido
ingresados con anterioridad.
Para filtrar los productos/servicios, se debe digitar la información en los campos

con los cuales desea que se filtre el producto/servicio, para seguidamente
hacer clic en el botón <Buscar>.

segunda sección Listado de Tipos de la Aplicación.
Electrónica
Electrónica
2.2.2.1 Crear Tipos y Códigos
Para agregar un nuevo tipo/código al sistema, el usuario presiona el botón

<Crear>.
A continuación, se desplegará una pantalla de tipo formulario.

Ingrese los datos requeridos del sistema: Tipo Código y Descripción del Tipo y
Tipo de Dato.
Una vez ingresada la información requerida del tipo/código, presione el botón

<Guardar> ubicado en la parte superior del sistema. El sistema creará el
producto/servicio y regresará a la pantalla Mantenimiento Tipos y Códigos.
Si desea limpiar los campos del formulario, presione el botón <Limpiar>.
Si desea no agregar el tipo/código al sistema, presione le botón <Cancelar>.
Si la creación ha sido exitosa, el sistema muestra el siguiente mensaje.

Electrónica
Consideraciones
 En caso que, al guardar el tipo/código no se haya ingresado información

en el campo Código, el sistema muestra el siguiente mensaje.
 En caso que, al guardar el tipo/código no se haya ingresado información

en el campo Nombre, el sistema muestra el siguiente mensaje.
Electrónica
2.2.2.2 Modificar Tipos y Códigos
Para modificar un tipo/código, presione el botón < >.
A continuación, se desplegará una pantalla tipo formulario. En esta se podrán

gestionar los valores para los tipos de aplicación.
Electrónica
Administración de Valores
Para asociar un valor al registro presione el botón <Crear> en la sección Listado

de Valores para los Tipos de la Aplicación e ingrese información en los campos
requeridos en la sección Agregar Valores. Una vez ingresada la información, se
presiona el botón <Guardar> para asociar el valor al registro. Si no desea
agregar el valor se presiona el botón <Limpiar>.
Si la creación ha sido exitosa, el sistema muestra un mensaje de éxito y el valor

se ve reflejado en la tabla Listado de Valores para los Tipos de la Aplicación.
Condiciones
 En caso que, al guardar el valor no se haya ingresado información en el

campo Código Valor, el sistema muestra el siguiente mensaje.

campo Descripción o Explicación, el sistema muestra el siguiente
mensaje.
Electrónica

campo Identificación del Código, el sistema muestra el siguiente mensaje.
 En caso que, al guardar el valor no se haya ingresado el Orden, el sistema

muestra el siguiente mensaje.
Para modificar un valor al registro seleccione un registro en la sección Listado

de Valores para los Tipos de la Aplicación y modifique la información de los
campos habilitados en la sección Agregar Valores. Una vez modificada la
información, se presiona el botón <Guardar> para guardar los datos modificados
del registro. Si no desea modificar el valor se presiona el botón <Limpiar>.
Si la creación ha sido exitosa, el sistema muestra un mensaje de éxito y el valor

se ve reflejado en la tabla Listado de Valores para los Tipos de la Aplicación.
Para eliminar un valor asociado, el usuario debe seleccionar un valor de la

sección Listado de Valores para los Tipos de la Aplicación y presionar el botón
<Eliminar>. El sistema elimina el valor del tipo/código y muestra el siguiente
mensaje.
Una vez ingresada/modificada la información del tipo/código, presione el botón

<Guardar> ubicado en la parte superior del sistema. El sistema modificará el
producto/servicio y regresará a la pantalla Mantenimiento Tipos y Códigos.
Si desea limpiar los campos del formulario, presione el botón <Limpiar>.
Si desea no agregar el tipo/código al sistema, presione le botón <Cancelar>.
Si la modificación ha sido exitosa, el sistema muestra el siguiente mensaje.

Electrónica
2.2.2.3 Consultar Tipos y Códigos
Para consultar un tipo/código, presione el botón < >.
El sistema desplegará una pantalla de formulario con la información de

tipo/código en forma de consulta.
Presione el botón <Cancelar> para salir del formulario y regresar al

Mantenimiento Tipos y Códigos.
Electrónica
2.2.2.4 Eliminar Tipos y Códigos
Para eliminar un tipo/código, seleccione un registro del Listado de Tipos de la

Aplicación y presione el botón < >.
El sistema abrirá una ventana de confirmación. Presione <Aceptar>para eliminar

el tipo/código.
Presione <Cancelar> para anular la operación y cerrar la ventana.
Si la operación se realiza de manera correcta, el sistema regresa al

Mantenimiento Tipos y Códigos y muestra el siguiente mensaje:
Electrónica
3. Funcionalidades dentro de la Oficina Virtual
3.1.1 Envío de Documentos Electrónicos
Esta pantalla permite a los proveedores registrados realizar el envío de los

documentos electrónicos, a través del portal de la Oficina Virtual (OV) de la Caja
Costarricense del Seguro Social para su posterior revisión y aprobación.
El usuario ingresa a la Oficina Virtual de la Caja Costarricense del Seguro Social

(OV) y digita el usuario, que puede ser el número de la cédula física, jurídica o el
número de seguro social según corresponda y proporciona la contraseña
asociada al usuario en la siguiente pantalla:
Electrónica
El usuario presiona el botón < INGRESAR > y el sistema le presenta la lista con
los perfiles asociados al usuario que está ingresando.
El usuario selecciona el perfil con el que desea ingresar al sistema y presiona el

botón < INGRESAR >.
El sistema presenta una pantalla con los diferentes menús del sistema en la parte
superior de la misma. El usuario selecciona el menú “FACTURAS” y dentro de
este menú selecciona la opción “ENVÍO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS”.
Electrónica
El sistema presenta la pantalla “ENVÍO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS”

donde el usuario debe indicar la información relacionada al documento
electrónico que desea enviar.
El usuario deberá indicar el número de Unidad Ejecutora, el cual es un código

compuesto de 4 dígitos. Si el usuario conoce el número de la Unidad Ejecutora,
puede digitarlo directamente en el campo proporcionado, o bien hacer clic en el
botón < > para realizar la búsqueda dentro de la lista de unidades
registradas, tal y como se indica a continuación:
Electrónica
En esta pantalla el usuario debe digitar el nombre o parte del nombre de la unidad
que desea localizar y presionar el botón <Buscar>. Este también podrá realizar
la búsqueda en forma manual haciendo uso del paginador proporcionado y de
los botones “I<”, “<”, “>”, “>I” si así lo desea. Una vez localizada la Unidad
Ejecutora requerida, el usuario debe seleccionarla haciendo clic en el botón de
radio “O” que se ubica a la izquierda del código de la unidad.
Seguidamente y de manera opcional el usuario podrá digitar el número de

concurso con que se realizó la adquisición de los bienes o servicios en el formato
XXAAAA-999999-9999, donde XX se refiere al tipo de contratación, AAAA al
año de la contratación y 999999-9999 al número del concurso realizado. De igual
manera podrá indicar el número de la orden de compra asociada.
Para cargar los documentos que se desean enviar el usuario debe presionar el
botón < + Seleccionar > que se encuentra dentro de la sección Carga de la
Información. Al presionar este botón, el sistema abre la ventana del explorador,
en la cual el usuario podrá buscar y seleccionar el documento a cargar en formato
PDF o XML. Cuando se selecciona el documento, en la pantalla se presenta el
nombre del archivo cargado, tal y como se muestra a continuación:
Para cargar el resto de los documentos se debe seguir el mismo procedimiento

indicado anteriormente, hasta que se hayan cargado los 3 archivos requeridos:
un archivo en formato PDF y dos archivos en formato XML, correspondientes al
documento gráfico de la factura, al documento electrónico original y al
documento de aceptación del Ministerio de Hacienda.
Una vez cargados los 3 archivos requeridos, estos se presentan dentro de una
tabla que contiene el nombre, el tipo, el tamaño y la descripción de cada uno de
los archivos que se adjuntaron y además el sistema habilita el botón < Validar >.
En el caso de que el usuario haya adjuntado algún archivo erróneo o que no
corresponda con el documento electrónico que se desea enviar, este podrá
eliminarlo de la tabla mediante el botón < > que ubica a la derecha de cada
uno de los archivos adjuntados, tal y como se muestra a continuación:
Electrónica
Para validar los archivos cargados al sistema, el usuario debe presionar el botón
<Validar>. El sistema validará que los archivos que se hayan cargado sean
correctos y que el archivo de respuesta corresponda con el archivo del
documento electrónico. Además, si la información es correcta el sistema
presenta el siguiente mensaje al usuario y habilita el botón <Enviar>.
Para enviar los archivos a la CCSS, el usuario debe presionar el botón <Enviar>.
Si el envío de los documentos a la CCSS se realizó en forma satisfactoria, el
sistema presenta un mensaje al usuario indicando que los archivos fueron
enviados en forma exitosa.
Si el usuario desea salir de la ventana actual, se debe presionar el botón

<Cancelar>.
Consideraciones
 El sistema no permite cargar un Documento de Aceptación de Hacienda

en el campo de Documento Electrónico y viceversa.
 En caso de intentar cargar sólo uno o dos archivos el sistema le indicará
el o los archivos faltantes.
Electrónica
 En caso de intentar cargar un archivo gráfico que no sea del tipo PDF o
un archivo electrónico o de respuesta que no sea del tipo XML, el sistema
muestra el siguiente mensaje:

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MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Vigencia: 01/03/2019 Versión: 1 Página 1 de 46

Fecha Versión Descripción Autor

II. Alcance ....................................................................................................... 5

1. Vistazo al sistema ....................................................................................... 6

1.1 Ingreso al Sistema de Facturación Electrónica ..................................... 6

1.1.1 Ingreso al sistema........................................................................... 6

1.1.2 Salida del sistema........................................................................... 7

1.2 Navegación en el Sistema de Facturación Electrónica ......................... 8

2. Funcionalidades del Sistema de Facturación Electrónica ........................... 9

2.1.1 Recepción de Documentos ............................................................. 9

2.1.1.1 Incluir Datos Contables y Presupuestarios ...................................................... 11

2.2 Configuración ...................................................................................... 25

2.2.1 Mantenimiento de Parámetros ...................................................... 25

2.2.1.1 Crear Parámetros ............................................................................................ 27

2.2.2.1 Crear Tipos y Códigos ...................................................................................... 34

2.2.2.4 Eliminar Tipos y Códigos.................................................................................. 40

3.1.1 Envío de Documentos Electrónicos .............................................. 41

Este documento contiene la información sobre las funcionalidades que

A continuación, se presentan algunas definiciones relacionadas a la aplicación:

 Cliente: Consiste en la persona física o jurídica que realiza el pago de

En esta sección se incluye la descripción de características y funcionalidades

1.1 Ingreso al Sistema de Facturación Electrónica

Ingresar al Sistema Facturación Electrónica, por medio de la dirección

1.1.1 Ingreso al sistema

Para ingresar al Sistema de Facturación Electrónica los usuarios deben proceder

En la esquina superior derecha de la pantalla, se mostrará el usuario que ingresó

 En caso que la clave no coincida, el sistema mostrará el siguiente mensaje

1.1.2 Salida del sistema

1.2 Navegación en el Sistema de Facturación Electrónica

El sistema de Facturación Electrónica se estructura de la siguiente manera:

1. Menú Facturación: Consta de la opción:

2. Menú Consultas: Consta de la opción:

3. Menú Configuración: Consta de las opciones:

2. Funcionalidades del Sistema de Facturación Electrónica

2.1.1 Recepción de Documentos

Seleccione la opción <Recepción de Documentos> del menú <Facturación>.

Esta pantalla consta de dos secciones. La primera sección Filtro de Búsqueda,

a. TIPO DE CLIENTE: Se refiere al tipo de documento de identificación con

f. CONSECUTIVO DE FACTURA: Se refiere al número con que se identifica

La información que coincida con los criterios de búsqueda seleccionados se

2.1.1.1 Incluir Datos Contables y Presupuestarios

Para incluir los datos contables y presupuestarios asociados al documento

Para registrar la información digitada en esta pantalla el usuario debe presionar

2.1.1.2 Revisar Documentos

Presione el botón < x > ubicado en la parte superior derecha de la ventana

El sistema presentará la factura original en el formato PDF, tal y como se

2.1.1.3 Envío Hacienda

Para enviar los documentos a Hacienda, se debe seleccionar un registro del

El sistema desplegará una ventana emergente. En la misma el usuario indicará

Presione el botón <Envío Hacienda> en la parte inferior de la ventana. El

2.1.1.4 Descargar Archivos del Documento

Para descargar el documento XML Recibido, pulse el botón < >.

2.1.1.5 Imprimir Comprobantes

Si el usuario presiona el botón < Comprobante > el sistema genera el reporte

2.1.1.6 Cargar Documentos

Para cargar los documentos, se debe presionar el botón <Cargar Documento>

Para cargar un Documento Gráfico se debe presionar el botón <Agregar

Para cargar un Documento Electrónico se debe presionar el botón <Agregar

Para seleccionar un Documento de Aceptación de Hacienda se debe presionar

El sistema despliega una ventana en la cual se podrá seleccionar el documento

Para cargar los archivos seleccionados al sistema, se debe presionar el botón