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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: 1GD-FR-0010
Fecha: 06/07/2018
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Versión: 4 POLICÍA NACIONAL

ENTIDAD REMITENTE: OBJETO DEL INVENTARIO REGISTRO DE ENTRADA

UNIDAD POLICIAL: Transferencia Primaria Eliminación DÍA MES AÑO N.T.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: Transferencia Secundaria Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: Fondo Acumulado Fusión o Supresión

FRECUENCIA DE No. UBICACIÓN

FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN
No. DE NOMBRE DE LAS SERIE, SUBSERIE, O No. DE CONSULTA No. TOPOGRAFICA
CÓDIGO TÍTULO DE LA CARPETA ID. HISTÓRICO SOPORTE OBSERVACIONES
ORDEN ASUNTO IDENTIFICACIÓN INICIAL FINAL FOLIOS
Carpeta Volumen Caja Otro ALTA MEDIA BAJA B E ENT BJ
D M A D M A

Entregado por:____________________________________________ CONVENCIONES:

JEFE DE LA DEPENDENCIA O UNIDAD
Elaborado por:_________________________________________________ Recibido por:________________________________________________ AG Archivo de Gestión
Cargo:______________________________________Grado:_______ AC Archivo Central
Cargo:______________________________________Grado:____________ Cargo:________________Grado:________________________________ Nombres:_______________________________ Grado: ______________ AH Archivo Histórico
Firma:__________________________________________________ B Bodega
Firma:________________________________________________________ Firma:______________________________________________________ Firma:________________________________________________ E Estante
Fecha:__________________________________________________ ENT Entrepaño
Fecha:_______________________________________________________ Fecha:_____________________________________________________ Fecha:________________________________________________ BJ Bandeja
N/T Número de Transferencia
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: 1GD-FR-0010
Fecha: 06/07/2018
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Versión: 4 POLICÍA NACIONAL

ENTIDAD REMITENTE: NO APLICA OBJETO DEL INVENTARIO REGISTRO DE ENTRADA

UNIDAD POLICIAL: POLICÍA NACIONAL Transferencia Primaria Eliminación DÍA MES AÑO N.T.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPARTAMENTO DE POLICÍA HUILA Transferencia Secundaria Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad 18 6 2018 8

CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: 1.8.4.6.10 Fondo Acumulado Fusión o Supresión

FRECUENCIA DE No. UBICACIÓN

FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN
No. DE NOMBRE DE LAS SERIE, SUBSERIE, O No. DE CONSULTA No. TOPOGRAFICA
CÓDIGO TÍTULO DE LA CARPETA ID. HISTÓRICO SOPORTE OBSERVACIONES
ORDEN ASUNTO IDENTIFICACIÓN INICIAL FINAL FOLIOS
Carpeta Volumen Caja Otro ALTA MEDIA BAJA B E ENT BJ
D M A D M A
1 27.3 HISTORIA LABORAL OMAR ANDRÉS GUTIÉRREZ MURCIA 80,569,368 ___ 02 01 2014 31 12 2014 1 1 1 _ X 210 PAPEL 4 1 __

2 29.25 INFORME DE ACTIVIDADES INFORMES DE DERECHOS HUMANOS __ ___ 21 01 2014 15 12 2014 2 1 1 _ X 120 PAPEL 4 1 A _ Folio No. 92 con biodeterioro

3 29.25 INFORME DE ACTIVIDADES INFORMES ENTES DE CONTROL __ ___ 01 03 2014 17 06 2014 3 1-2 1 _ X 250 PAPEL 4 1 A _ Folio No. 54 rasgadura

4 29.25 INFORME DE ACTIVIDADES INFORMES ENTES DE CONTROL __ ___ 19 06 2014 31 12 2014 4 2-2 1 _ X 120 PAPEL 4 1 B _ __

JEFE DE LA DEPENDENCIA O UNIDAD CONVENCIONES:

Elaborado por:_EMILIO BARRERA RAMÍREZ_____________________________ Entregado por:_Alexander Ramirez Panqueva_________________________ Recibido por:____ALBERTO HOLGUIN DUARTE________________________ AG Archivo de Gestión
AC Archivo Central
Cargo:______Auxiliar de Archivo____________________Grado:_________PT____ Cargo:_______Jefe Grupo Soporte y Apoyo___________Grado:_____TE__ Cargo:___JEFE GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL_______Grado:__SC_____ Nombres:___ALBERTO HOLGUIN DUARTE_____ Grado:____SC_____ AH Archivo Histórico
B Bodega
Firma:______________________________________________________________ Firma:________________________________________________________ Firma:___________________________________________________________ Firma:_____________________________________________________ E Estante
Fecha:___15 DE JUNIO DE 2018__________________________________ Fecha:________18 DE JUNIO DE 2018________________________________ ENT Entrepaño
Fecha:___12 DE JUNIO DE2018________________________________________ Fecha:_____18 DE JUNIO DE 2018_____________________________
BJ Bandeja
N/T Número de Transferencia
 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 Los siguientes campos de identificación del formato no deberán ser modificados: Página, código, fecha, versión, nombre del proceso, nombre del formato, logosímbolo de la Institución y demás casillas.

2 ENTIDAD REMITENTE: se diligencia el nombre completo de la Entidad, Organismo o Departamento Administrativo, al que pertenece la información producto de la transferencia primaria o secundaria a la Policía Nacional, cuando aplique. (evitando el uso de las siglas) Ejemplo: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE SEGURIDAD.

3 UNIDAD POLICIAL: denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora según la estructura orgánica. Se debe escribir el nombre completo de la unidad (evitando el uso de las siglas) Ejemplo: SECRETARIA GENERAL.

4 DEPENDENCIA PRODUCTORA: hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la Oficina y/o Dependencia donde se producen los documentos. No se debe utilizar las siglas de la dependencia. Ejemplo: GRUPO ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

5 CÓDIGO DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA: corresponde al número asignado a la Unidad y/o Dependencia de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

6 OBJETO DEL INVENTARIO: se define la finalidad del porque se está elaborando o diligenciando el inventario documental, se debe marcar con una equis (X) la opción que corresponda.(Transferencia Primaria, Transferencia Secundaria, Fondo Acumulado, Eliminación, Entrega de Cargo, Dependencia y/o Unidad y Fusión o Supresión)

7 REGISTRO DE ENTRADA: se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias, debiendo digitar la fecha de entrada de la transferencia (día, mes, año). En N.T. se debe escribir el número que le corresponde a la transferencia de acuerdo con el formato de cronograma de transferencias anual o al orden de llegada a las instalaciones.

8 NÚMERO DE ORDEN: debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos; que generalmente corresponde a una unidad de conservación (carpeta, libro u otro).

9 CÓDIGO: hace referencia al número de identificación de las series y subseries documentales, producto de la codificación definida en las Tablas de Retención Documental.

10 NOMBRE SERIE, SUBSERIE O ASUNTO: nombre de la serie, subserie documental al que corresponde al tipo expediente, producto de la denominación en las Tablas de Retención Documental o asunto según la valoración del fondo documental que corresponda.

11 TITULO CARPETA: definido por cada productor documental con base en el asunto específico de la carpeta, nombre o denominación del expediente.

12 No. DE IDENTIFICACIÓN: se debe insertar la información correspondiente al número de cédula del funcionario a quien corresponde la Historia Laboral, el número del proceso disciplinario o administrativos y/o el número del contrato.

13 ID. HISTÓRICO: datos únicos de identificación del acervo documental que es custodiado en el Archivo Histórico.

14 FECHAS EXTREMAS: hace referencia a la fecha inicial y final de cada unidad de conservación descrita así DD/MM/AA. Cuando la documentación no tenga fecha se consignará S/F (Sin Fecha).

15 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: indique el No. de la unidad de conservación en la casilla correspondiente. Ejemplo: carpeta (1) volumen (1-2 o 2-2) y caja (1) en la casilla de (otro) se escribirá el formato en el que se encuentre la información ejemplo (CD, diskette, LP, USB, DVD etc.) Por cada orden.

16 FRECUENCIA DE CONSULTA: se debe consignar si la documentación registra un alto, medio o bajo índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de documentos.

17 No. DE FOLIOS: corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.

18 SOPORTE: peso del Archivo o soporte en el que se encuentra la información (papel, magnético, CD, DVD, video, etc.).

19 No. DE UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Se debe describir la ubicación numérica, alfabética o alfanumérica de la bodega, estante, entrepaño o bandeja en que se encuentra ubicada la información con el fin de dar una descripción exacta de ubicación de la misma.

OBSERVACIONES: Se consignan los daños que afecten la integridad del documento, así como los inconvenientes que se evidencien en cuanto a su organización. Cuando el expediente, libro u otro soporte presenten demasiadas novedades, se elaborará una comunicación oficial en al cual se describirán las novedades encontradas y en este espacio se referenciará el número de la comunicación oficial, que siempre deberá
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acompañar el presente inventario documental para efectos de verificaciones posteriores.

21 ELABORADO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de elaborar el inventario, así como la fecha de elaboración del mismo.

22 ENTREGADO POR: Se escribirán los a nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de entregar el inventario, así como la fecha de entrega del mismo.

23 RECIBIDO POR: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma de la persona encargada de recibir el inventario, así como la fecha de recepción del mismo.

24 Vo. Bo. DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA: Se escribirán los nombres y apellidos, cargo, grado, firma del jefe de la dependencia o unidad donde se elaboró el inventario para efecto de verificación y control por parte del mismo.

NOTA: Cuando el inventario documental supere 2 folios, se dejará el mismo formato diligenciando las firmas de quien elaboró, revisó y Visto Bueno en cada una de ellas. Es de aclarar que la información contenida en este inventario se deberá manejar en medio magnético y con claves de seguridad con el fin de evitar la manipulación de la información.

ELABORADO POR: APROBADO POR:

REVISADO POR:

TES17. LAURA BIBIANA BRICEÑO RINCÓN Capitán. TATIANA MARCELA LÓPEZ BELTRÁN
Responsable Análisis Estadístico Jefe Grupo Administración y Conservación Documental Coronel. PABLO ANTONIO CRIOLLO REY
Secretario General
Subintendente.BAYRON JOSÉ HERRERA SALCEDO Mayor. HERNAN MAURICIO TORRES ROZO
Analista de Gestión Documental Jefe Grupo Soporte y Apoyo

Mayor. JENNY PATRICA MORALES PUENTES

Jefe Área Archivo General

FECHA: 12 JUNIO 2018 FECHA: 15 JUNIO 2018 FECHA: 18 JUNIO 2018