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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 29-05-2020
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 11 POLICÍA NACIONAL

OBJETIVO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: DH09-Diseñar y ejecutar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las
OBJETIVO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD: N/A
Comunicaciones para el servicio de policía.

OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer y ejecutar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación recibida y producida por la Policía Nacional, con el fin de facilitar su utilización y conservación,
OBJETIVO DE CALIDAD: N/A teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes en materia archivística y la optimización de los recursos asignados.

ALCANCE DEL PROCESO: Comprende el ciclo vital de la gestión de los documentos al interior de la institución. Compromete a
DUEÑO DE PROCESO: SECRETARÍO (A) GENERAL todas las unidades y funcionarios de la Policía Nacional.
HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN
Ver módulo indicadores de la Suite Visión Empresarial

ENTRADAS ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES Y PARTES INTERESADAS
PROCESOS O PROVEEDORES
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

PLANEAR
Plan Estratégico Institucional .

Proceso Direccionamiento Estratégico
Formulación Estratégica
Resolución No. 00003 del 01/01/2019 "Por la
cual se adoptan las Definiciones Estratégicas y Lineamientos en Gestión Documental
el Marco Estratégico Institucional 2019-2022 de
la Policía Nacional".
Mapa de procesos

Resolución No. 03948 del 17/09/2019 “Por la

cual se expide el Manual del Sistema de Gestión
Integral de la Policía Nacional y se deroga una
resolución”.

1DS-MA-0002 Manual del Sistema de Gestión 1. Definir lineamientos

Integral institucionales en Gestión Secretario General Todos los procesos
Documental.
Proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión ISO 9001:2015 "Sistema de la Gestión de la
Integral Calidad. Requisitos".
Planes, programas o proyectos
Decreto No. 1499 de 2017 "Por medio del cual
se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto
Único Reglamentario del Sector Función Pública,
en lo relacionado con el Sistema de Gestión
establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 del
09/06/2015 "Por la cual se expide el Plan
Nacional de Desarrollo 2014 -2018 “Todos por
un nuevo país”.

Archivo General de la Nación Normatividad vigente en materia Archivística.

Comunidad Policial
Proceso Direccionamiento Estratégico
Resultados encuesta de satisfacción.
1DE-GU-0007 Guía Técnica Policial para la
Gestión Integral del Riesgo. Secretario General
Jefes Grupo de Gestión Documental de las
2. Identificar y administrar los
Direcciones, Oficinas Asesoras, Mapa de riesgos y plan de manejo Proceso Gestión Documental
riesgos asociados al proceso.
Resolución No. 04008 del 02/08/2018 "Por la Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
cual se Adopta y Documenta la Política de de Policía
Gestión del Riesgo en la Policía Nacional".
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Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 29-05-2020
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 11 POLICÍA NACIONAL
HACER
Resolución No. 05391 del 26/12/2005 "Por la
cual se adoptan las Tablas de Retención
Documental para la Policía Nacional".

Resolución No. 04055 del 21/12/2009 "Por la

cual se desagregan los grupos de gestión
documental de la Secretaría Privada de las
unidades policiales y se modifica y adiciona la
Resolución No. 02764 del 26 de junio 2008 "Por
medio de la cual se adopta el Programa de
Gestión Documental de la Policía Nacional y sus
politicas".

Resolución No. 06581 del 27/12/2017 "Por la

cual se actualizan los lineamientos generales de
implementación y fortalecimiento del aplicativo
“Gestor de Contenidos Policiales (GECOP)”.

Resolución No. 03622 del 11/07/2018 "Por

medio de la cual se deroga la Resolución N°
00208 del 25 de enero de 2016 "Por la cual se
actualiza el Manual Único de Gestión
Documental para la Policía Nacional".

Resolución No. 05910 del 22/11/2018 "Por la

cual se adopta el Plan Institucional de Archivos
para la Policía Nacional".

Resolución No. 05454 del 29/11/2019 "Por la

cual se actualiza el Programa de Gestión
Documental para la Policía Nacional".

Resolución No. 05455 del 29/11/2019 "Por

medio del cual se establece el costo de
fotocopias, impresiones y dispositivos de
almacenamiento para la reproducción de
información pública".

Resolución No. 05456 del 29/11/2019 "Por

medio de la cual se actualiza el Índice de
Información Clasificada y Reservada para la
Policía Nacional y se dictan otras disposiciones".

Instructivo No. 004 de 2015 " Directrices

Institucionales Frente al Préstamo y/o Consulta
de Documentos que Reposan en los Archivos de
Gestión, Central o Intermedio e Histórico en la
Policía Nacional".

Instructivo No. 006 de 2016 " Lineamientos para

Proceso Gestión Documental la Organización de Archivos de Gestión de los 3. Difundir en la Unidad los Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Lineamientos difundidos y socializados. Proceso Gestión Documental
Documentos y Lineamientos del Direcciones, Oficinas Asesoras,
Grupos de Contratos de la Policía Nacional". Proceso. Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
Actas de socialización.
de Policía
Instructivo No. 007 de 2017 "Parámetros
institucionales para el cumplimientodel marco
normativo en el proceso de gestión documental".

1GD-GU-0002 Guía para la gestión de

 Policía Nacional y se dictan otras disposiciones".

Instructivo No. 004 de 2015 " Directrices

Institucionales Frente al Préstamo y/o Consulta
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de Documentos que Reposan en los Archivos de CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: 1GD-CP-0001 Gestión, Central o Intermedio e Histórico en la
Fecha: 29-05-2020 Policía Nacional".
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 11 POLICÍA NACIONAL
Instructivo No. 006 de 2016 " Lineamientos para
Proceso Gestión Documental la Organización de Archivos de Gestión de los 3. Difundir en la Unidad los Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Lineamientos difundidos y socializados. Proceso Gestión Documental
Documentos y Lineamientos del Direcciones, Oficinas Asesoras,
Grupos de Contratos de la Policía Nacional". Proceso. Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
Actas de socialización.
de Policía
Instructivo No. 007 de 2017 "Parámetros
institucionales para el cumplimientodel marco
normativo en el proceso de gestión documental".

1GD-GU-0002 Guía para la gestión de

documentos electrónicos y uso de la firma digital.

1GD-GU-0003 Guía para la Producción de

Comunicaciones Oficiales.

1GD-GU-0004 Guía para la Organización de

Archivos.

1GD-GU-0005 Guía para la Organización de

Fondos Acumulados.

1GD-GU-0006 Sistema Integrado de

Conservación - SIC.

1GD-GU-0007 Guía para la Disposición Final de

Documentos.

1GD-GU-0008 Guía para la Elaboración o

Actualización de Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental.

1GD-GU-0009 Guía para la Digitalización de

Documentos.

1GD-GU-0010 Transferencias Documentales.

1GD-PR-0001 Control de Registros.

1GD-PR-0002 Producir, Recepcionar, Distribuir y

Tramitar los documentos.

1GD-PR-0008 Facilitar la Consulta o préstamos

de documentos.

Formatos asociados
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Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 29-05-2020
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 11 POLICÍA NACIONAL

Encuesta
Acta Comité de Gestión Documental.
Listado de las series y subseries Ministerio de Secretario General
Acta Comité de Archivo.
Defensa Nacional. Jefe Área Archivo General
Tablas de Retención Documental.
Jefe Grupo de Administración y
Resolución y/o Instructivo de
1GD-GU-0008 Guía para la elaboración de Conservación Documental
Ministerio de Defensa Nacional 4. Elaborar y Actualizar Tablas de Aplicabilidad de las Tablas de Todos los procesos
Tablas de Retención Documental y Tablas de Jefes Grupo de Gestión Documental de las
Proceso de Gestión Documental Retención Documental. Retención Documental (Cuando Unidades Policiales
Valoracióin Documental. Direcciones, Oficinas Asesoras,
aplique)
Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
Acta de Instrucción y aplicación de las
Proyecto de Resolución de Estructura Orgánica de Policía
Tablas de Retención Documental.
de la Unidad.
Informe de seguimiento.

1GD-GU-0004 Guía para la Organización de

Archivos.

1GD-GU-0007 Guía para la Disposición Final de

Formato Único de Inventario
los Documentos.
Jefes Grupo de Gestión Documental de las Documental.
5. Aplicar las Tablas de Retención Direcciones, Oficinas Asesoras, Publicación en la Pagina Web
Proceso Gestión Documental 1GD-GU-0008 Guía para la Elaboración o
Documental y Realizar Disposición Metropolitanas, Departamentos y Escuelas Formato de Eliminación Documental. Proceso Gestión Documental
actualización de Tablas de Retención
Final. de Policía Acta de Comité de Archivo de la Policía
Documental y Tablas de Valoración Documental.
Nacional.
Acta de Eliminación Documental.
1GD-GU-0010 Transferencias Documentales.

1GD-FR-0013. Formato cronograma de

transferencias Documentales

Resolución No. 06581 del 27/12/2017 "Por la

cual se actualizan los lineamientos generales de

implementación y fortalecimiento del aplicativo

“Gestor de Contenidos Policiales (GECOP)”

1GD-GU-0002 Guía para la gestión de

documentos electrónicos y uso de la firma digital.

1GD-GU-0003 Guía para la producción de

Comunicaciones Oficiales.

1GD-GU-0004 Guía para la Organización de

Archivos. Documentos Tramitados (Diario)

Jefes Grupo de Gestión Documental de las
6. Producir, Recepcionar, Direcciones, Oficinas Asesoras,
Todos los procesos, Estado , Comunidad policial y 1GD-GU- 0005 Guía para la Organización de Reporte Aplicativo Gestor de Todos los procesos
Organizar y Administrar los Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
comunidad Fondos Acumulados. Contenidos Policiales GECOP. Comunidad Policial
Documentos. de Policía
(Quincenalmente)
1GD-PR-0002. Procedimiento Producir,
Inventario Documental.(anual)
recepcionar, distribuir y tramitar los documentos.

Documentos.

Tablas de Retención Documental.

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Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 29-05-2020
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 11 POLICÍA NACIONAL

1GD-GU-0004 Organización Archivos.

Jefes Grupo de Gestión Documental de las
1GD-GU-0006 Sistema Integrado de 7. Aplicar los Programas del Direcciones, Oficinas Asesoras, Seguimiento a los Programas del
Todos los procesos, Comunidad, Estado y
Proceso de Gestión Documental Conservación- SIC. Sistema Integrado de Metropolitanas, Departamentos y Escuelas Sistema Integrado de Conservación -
Comunidad policial
Conservación- SIC. de Policía SIC
1GD-PR-0001 Control de registros.
Documentos Conservados

Resolución No. 05454 del 29/11/2019 "Por la

cual se actualiza el Programa de Gestión
Documental para la Policía Nacional".

Resolución No. 05456 del 29/11/2019 "Por

medio de la cual se actualiza el Índice de
Información Clasificada y Reservada para la
Policía Nacional y se dictan otras disposiciones".
Información Disponible
Instructivo No. 004 de 2015 "Directrices Jefes Grupo de Gestión Documental de las
institucionales frente al préstamo y/o consulta de Direcciones, Oficinas Asesoras, Formato Solicitud de Consulta
Todos los procesos, Comunidad Policial, Estado y 8. Orientar y Facilitar la Consulta de Todos los Procesos, Comunidad Policial,
documentos que reposan en los archivos de Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
Comunidad Documentos. Estado y Comunidad
gestión, central o intermedio e histórico en la de Policía Comunicación Oficial
Policía Nacional".
Frecuencia: (Diario)
Instructivo No. 007 de 2017 "Parámetros
institucionales para el cumplimiento del marco
normativo en el proceso de gestión documental".

1GD-PR-0008 Facilitar la consulta o préstamo de

documentos.

Solicitud de consulta.

1GD-GU-0004 Organización de Archivos. Disposición Final de los Documentos

1GD-GU-0005 Guía para la Organización de Jefes Grupo de Gestión Documental de las Formato de Eliminación Documental
Fondos Acumulados. 9. Seleccionar la Documentación Direcciones, Oficinas Asesoras, (Anual)
Archivos Centrales Policía Nacional
Proceso de Gestión Documental para su Conservación Temporal, Metropolitanas, Departamentos y Escuelas
Área de Archivo General.
1GD-GU-0007 Guía para la Dsiposición Final de Permanente o Eliminación. de Policía Acta de Eliminación Documental
Documentos. (Anual)

Tablas de Retención Documental.

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Código: 1GD-CP-0001
Fecha: 29-05-2020
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 11 POLICÍA NACIONAL
VERIFICAR
1CI-MA-0001. Manual para la Realización del
Control Interno en la Policía Nacional.

Informe de auditorias.

Informe de auditorías externas.

1DS-FR-0020 Informe de autoevaluación del

control y de la gestión.

Proceso Control Interno 1DS-FR-0021 Lista de chequeo para la Secretario General Informe de Autoevaluación del Control
Proceso de Gestión Documental
Proceso Mejora continua e innovación autoevaluación del control de procedimientos, Jefes Grupo de Gestión Documental de las y de la Gestión.
Proceso Mejora Continua e Innovación
Proceso de Gestión Documental Quejas y reclamos. 10. Realizar la Autoevaluación del Direcciones, Oficinas Asesoras,
Proceso de direccionamiento del Sistema de
Proceso Direccionamiento del Sistema de Gestión Control y la Gestión. Metropolitanas, Departamentos y Escuelas Lista de Chequeo para la
Gestión Integral.
Integral Informes anteriores. de Policía Autoevaluación del Control de
Proceso del Direccionamiento Estragico
Procedimientos.
Resultados encuestas de satisfacción internas y
externas.

1DS-GU-0013 Guía de herramientas de

seguimiento y medición en la Policía Nacional.

ACTUAR
1DS-FR-0020 Informe de autoevaluación del
control y la gestión.

Informes de las auditorías internas y externas.

Resultados de la Revisión por la Dirección

Secretario General
1MC-PR-0005 Ejecutar accion correctiva, Jefes Grupo de Gestión Documental de las Plan de Mejoramiento.
Proceso Gestión Documental Proceso Gestión documental
preventiva y corrección . 11. Implementar Acciones de Direcciones, Oficinas Asesoras,
Proceso Mejora continua e innovación Proceso Mejora Continua e Innovación
Mejoramiento. Metropolitanas, Departamentos y Escuelas Proyectos.
Proceso de Control Interno Proceso Control Interno
1CI-GU-0002 Guía para realizar auditorías de Policía
internas.

1MC-GU-0006 Guía para la mejora continua.

RECURSOS

VER MANUAL DE FUNCIONES (Talento Humano), INVENTARIOS (Activos), PLAN DE COMPRAS UNIDAD E INFRAESTRUCTURA (Instalaciones), ENTRE OTROS (Según aplique)

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

TES17. LAURA BIBIANA BRICEÑO RINCON Mayor LEYDI ECHEVERRI RAMÍREZ

Responsable Análisis Estadístico Jefe Grupo Soporte y Apoyo Brigadier General PABLO ANTONIO CRIOLLO REY
Secretario General

Patrullero JONATHAN DAVID BELTRÁN ARIZA Mayor HERNÁN MAURICIO TORRES ROZO
Responsable Direccionamiento Estratégico de Recursos Jefe Área Archivo General (E)

FECHA: 30 DE OCTUBRE DE 2019 FECHA: 09 MARZO 2020 FECHA: 13 MARZO 2020