Expediente Tecnico 2

2014
EXPEDIENTE
TÉCNICO
REGISTRO DE
COMPRAS Y
VENTAS
INTEGRANTES:

EXPEDIENTE TÉCNICO REGISTRO DE COMPRAS Y VENTAS 2014
Ilo, 14 de Abril de 2014
SOLICITO: PERMISO PARA

IMPLEMENTAR EL SISTEMA
INTEGRAL REGISTRO DE
COMPRAS Y VENTAS DEL
GRIFO MUNICIPAL DE ILO.
Señor:
Benito Filomeno, Felipe Maquera
GERENTE DEL ÁREA DE INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA
Yo FIORELLA DEL ROSARIO ORTEGA

MOGROVEJO, administrador del proyecto
SIRCOVE identificada con DNI 73171721;
domiciliada en Alto Ilo Chalaca Mz. D Lt. 2; con
RUC N° 20736558927. Ante Ud. Me presento y
expongo:
Que, se me otorgue la facultad de desarrollar el Software de Control Interno del Grifo

Municipal de Ilo; implementando el Sistema Integral Registro de Compras y Ventas
(SIRCOVE); cabe destacar que contamos con un equipo especializado con
profesionales de alta categoría.
Se adjunta:
 Copia de los DNI del equipo responsable

 Plan de trabajo
 Investigación Preliminar
Pido a Ud. Acceder a mi solicitud, por ser de justicia.
Atentamente,
Fiorella R. Ortega Mogrovejo

DNI 73171721
Universidad José Carlos Mariátegui Página 1

“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COMPRAS Y

VENTAS PARA EL CONTROL INTERNO EN EL GRIFO
MUNICIPAL DE ILO, PROVINCIA DE ILO - MOQUEGUA”
1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
1.1.1 MEMORIA DESCRIPTIVA
a) Nombre del proyecto
“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COMPRAS Y

VENTAS PARA EL CONTROL INTERNO EN EL GRIFO
MUNICIPAL DE ILO, PROVINCIA DE ILO-MOQUEGUA”
b) Antecedentes
En el grifo municipal se ha venido llevando continuas
actualizaciones y modificaciones en la Base de Datos del
Sistema Contable, el mismo que ha venido ocasionando
demoras en el trabajo cotidiano de los trabajadores de dicha
área, lo cual repercute en los reportes diarios que se tiene que
enviar hacia el área de logística, así como el área de tesorería
siendo estos mismos de vital importancia dado al alto flujo de
ingresos con el que se opera en el Grifo Municipal.
A la vez dicho sistema no cuenta con las especificaciones

técnicas mínimas que debe contar todo sistema informático al
estar limitado con muchas opciones para los usuarios que no
le permiten realizar las modificaciones bajo ningún tipo de

nivel, así como no contempla la seguridad mínima necesaria,

ni reportes necesarios para la Administración del Grifo.
Cabe destacar que dicho Sistema esta implementado con

tablas DBFs los mismos que son una amenaza ante la
ocurrencia de errores externos e internos, esto hace recalcar
que cualquier usuario con un nivel básico en informática
puede realizar modificaciones que alteren el sistema.
Además la falla de cualquier equipo informático puede

generar una equivocación en el control de las compras y
ventas, y a la vez una interrupción en la entrega de
comprobantes de pago a los clientes usuarios y estar
expuestos a una sanción de SUNAT.
Los sistemas de información actuales han sido desarrollados

en plataformas obsoletas y de manera disgregada, es decir
que no se encuentran con un nivel de integración aceptable
para los procesos que se desarrollan en un Gobierno Local
que maneja recursos y proyectos de incidencia social.
Asimismo existe la necesidad imperiosa de que se efectúe el

mantenimiento de los equipos informáticos del Grifo
Municipal, ya que al estar expuestos al funcionamiento las 24
horas del día puede surgir algún tipo de problemas que
repercutan en el buen funcionamiento del sistema a
implementarse.
c) Marco Legal

 2003 – DS 013-2003-PCM - Dictan medidas para

garantizar la legalidad de la adquisición de software en
entidades y dependencias del sector público. Esto
Considera la creación del concepto de Software Legal:
adquirir la licencia si se tiene recursos, si no se tiene
recursos utilizar software libre pero no usar software sin
licencia.
 2003 – Resolución Jefatura 199-2003-INEI - Aprueban

Directiva sobre "Normas Técnicas para la Administración
del Software Libre en los Servicios Informáticos de la
Administración Pública". Primera Norma que referencia el
Software Libre.
 2004 – RM 179-2004-PCM - Aprueban uso obligatorio de

la Norma Técnica Peruana “NTP-ISO/IEC 12207:2004
Tecnología de la Información. "Procesos del Ciclo de Vida
del Software, 1ª Edición” en entidades del Sistema
Nacional de Informática.
 2004 – DS 037-2005-PCM - Modifican el D.S Nº013-2003-

PCM, fijando plazo para que las entidades públicas
cumplan con inventariar los software que utilizan.
 2005 – Ley 28612 - Ley que norma el Uso, Adquisición y

Adecuación del Software en la Administración Pública.
Denominada también Ley de Neutralidad Tecnológica en
la Adquisición de Software.
 2006 - DS 024-2006-PCM - Aprueban reglamento de la
ley Nº 28612: Ley que norma el uso, adquisición y
adecuación del software en la administración pública.

 2007 - DS 002-2007-PCM - Modifican Decreto Supremo

Nº 013-2003-PCM y establecen disposiciones referidas a
licenciamiento de software en entidades públicas.
 2008 - DS 053-2008-PCM – Decreto Supremo que

Modifica el Artículo 4° del Decreto Supremo N° 013-2003-
PCM para el cumplimiento de la Administración Pública de
las normas vigentes en materia de Derechos de Autor en
el Marco de la Reforma del Estado y la implementación
del Acuerdo de Promoción Comercial Perú - Estados
Unidos.
 Ley Nº 28612. Ley que Norma el Uso, Adquisición y

Adecuación del Software en la Administración Pública.
 Decreto Legislativo Nº 822 Ley de Derechos de Autor.
 Ley Nº 27323 Ley que modifica el Decreto Ley Nº 26126 -

Ley Orgánica de CONASEV, el Decreto Legislativo Nº 604
- Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional
de Estadística e Informática, el Decreto Legislativo Nº 681
- normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en
materia de archivo y documentos y el Decreto Legislativo
Nº 861 - Ley del Mercado de Valores.
d) Ubicación del proyecto

La ejecución del presente proyecto está ubicada en: La

Región Moquegua, Provincia de Ilo y Distrito de Ilo.
Específicamente el presente proyecto está ubicado en la

carretera panamericana sur, en el Lote Nº 01, Sector. H-
Pampa Inalámbrica, a un costado del Terminal Terrestre.

e) Justificación del proyecto

Actualmente la tecnología avanza a grandes pasos y los

sistemas deben actualizarse constantemente porque de lo
contrario quedarían obsoletos, y así mismo perjudicaría en la
administración.
La información es patrimonio de la empresa lo cual implica que

deba tener un alto nivel de seguridad y solo ser accesible para
el personal calificado.
El tiempo es de vital importancia para la empresa, por eso

debemos de optimizarla y esto se logra si el sistema funciona
rápida y correctamente.
Es necesario implementar sistemas de gestión integrales que

permitan un adecuado manejo de la información que se genera
en las diferentes dependencias de la Municipalidad Provincial
de Ilo; necesitándose así profesionales y/o técnicos
especializados que realicen dicha implementación y
adecuación de los nuevos sistemas a las necesidades de
nuestra institución.
f) Objetivos
 Lograr la implementación de un sistema de compras y

ventas para control interno en el grifo municipal de Ilo.
 Migrar la información a una Base de Datos RDMBS de

software libre, que para el caso de la Institución podría ser

las alternativas: MySQL Server, PostGreSQL entre los

principales.
 Elaborar un nuevo sistema que contemple por lo menos las

recomendaciones antes mencionadas a la vez de nuevas
características de carácter Gerencial.
 Asignar un equipo de cómputo como servidor principal en el

área del Grifo Municipal que para el caso sería en Linux tal
como se ha implantado en el Municipalidad Provincial de
Ilo.
 Asegurar el patrimonio de la empresa (información) con

sistemas más seguros que no permitan el ingreso a
personas no autorizadas.
 Mejorar el control de los ingresos y egresos de la

organización con un nuevo sistema de registro compras y
ventas.
 Optimizar el tiempo integrando el software con el sistema

de gestión implantado en la Municipalidad Provincial de Ilo.
g) Descripción del proyecto
El presente proyecto radica en la implementación de un

software que se encarga de registrar de manera eficaz las
compras y ventas.
El sistema de información estará diseñado específicamente
para el Grifo Municipalidad de Ilo y para la Municipalidad
Provincial Ilo.

El software a desarrollarse es un software integrado, por lo

tanto tiene la característica de estar conectado o enlazado con
diferentes módulos de la Municipalidad.
El sistema permitirá llevar un control de los ingresos y de los

gastos ejecutados por el grifo y podrá realizar un resumen
diario.
Tanto el registro de compras como el registro de ventas

permitirán registrar datos de suma importancia para poder
controlar administrativa y contablemente a la empresa.
El registro de compras registrará los siguientes datos:
 Fecha de emisión de los comprobantes de pago.

 Fecha de pago de los comprobantes de pago.
 Codificación de los comprobantes de pago.
 Número del RUC del proveedor.
 Nombre, razón social o denominación del
proveedor.
 Valor de Compra.
 Monto del Impuesto General a las Ventas.
 Precio de Compra.
 Otros tributos a pagar.
El registro de ventas registrará los siguientes datos:
 Fecha de emisión de los comprobantes de pago.

 Fecha de cobro de los comprobantes de pago.

 Codificación de los comprobantes de pago.

 En caso de ser Persona Jurídica número del RUC
de la empresa y en caso de ser Persona Natural
además de registrar el RUC se debe considerar
registrar apellido paterno, apellido materno y
nombre completo.
 Nombre, razón social o denominación del cliente.
 Valor de Venta.
 Monto del Impuesto General a las Ventas.
 Precio de Venta.
 Otros tributos a cobrar.
h) Meta Física del proyecto
 Un Sistema de Información de Compras.

 Un Sistema de Información de Ventas.
 Un Servidor de Red de Datos.
 Cinco Computadoras Personales (para la Municipalidad
Provincial de Ilo y el Grifo Municipal de Ilo).
 Tres Sistemas de Impresión – Impresoras.
 Software Integral de Registro de Compra.
 Software Integral de Registro de Venta.
i) Fuente de financiamiento
Canon y Sobrecanon
j) Modalidad de ejecución

Contrato de Prestación de Servicios para el Desarrollo de

Software.
k) Plazos del Proyecto
El desarrollo del presente proyecto abarca un horizonte de

desarrollo de hasta cinco (5) meses.
1.1.2. PRESUPUESTO BASE DEL PROYECTO
El presupuesto que se manejara para la ejecución del

respectivo proyecto está planteado en S/. 33 000.00 nuevos
soles (Treinta y tres mil Con 00/100 Nuevos Soles).
1.1.3. ACTIVIDADES DE EJECUCION DEL PROYECTO
 Analizar los requerimientos del sistema.

 Diseñar la arquitectura del sistema.
 Diseñar la arquitectura del software.
 Diseñar de forma detallada el software.
 Codificar y hacer pruebas del software.
 Instalar el software en el Grifo Municipal de Ilo y la Municipalidad
Provincial de Ilo.
 Capacitar a los usuarios sobre el proyecto del nuevo sistema de
registro de compras y ventas para el control interno en el grifo
municipal de Ilo.



1.2 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
1.2.1 FACTIBILIDAD TÉCNICA
El software a implementarse se puede desarrollar eficientemente

sin problema alguno ya que está basado o amparado en normas
de informática ya antes mencionadas; este software a
implementarse es un software libre el cual se desarrollará de
acuerdo a los requerimientos del usuario; además se puede decir
que somos un equipo especializado en la materia y le ofrecemos
un análisis detallado de la problemática.
El sistema a implementarse no necesita un equipo muy sofisticado

así que el software a implementarse está disponible para los
equipos que actualmente se cuenta en el gripo municipal y en la
Municipalidad provincial de Ilo.
El equipo de trabajo (el cual realizará el sistema) se encuentra

disponible para comenzar a desarrollar el software, tienen las
capacidades técnicas requeridas por cada alternativa del diseño
que se esté considerando. Dentro del estudio de factibilidad
técnica se está considerando las interfaces entre el sistema actual
y el nuevo sistema a implementarse; se dispone de conocimientos
y habilidades en el manejo de métodos, procedimientos y
funciones requeridas para el desarrollo e implementación del
proyecto.

Con el nuevo sistema se busca mejorar el control en el grifo

municipal, así que no se trata de realizar un cambio radical lo que
se busca es una mejora y para eso consideramos necesario
analizar el sistema actual y tener más éxito en cuanto al diseño
del sistema.
1.2.2 FACTIBILIDAD ECONÓMICA
Este es un proyecto en el cual el presupuesto no tiene relevancia

si logramos verlo desde un punto de vista más amplio en donde
logramos ver las mejoras que se tiene con la implementación de
un sistema de registro de compras y ventas, el sistema a
desarrollarse permite tener un mejor control tanto administrativa
como contablemente.
Este nuevo sistema proporcionará mejor control sobre las

operaciones de la organización. Un beneficio intangible es que la
experiencia obtenida de la investigación de sistemas y del uso de
un sistema de información más avanzado a menudo coloca a la
organización en una mejor posición para tomar ventajas de
desarrollos futuros en tecnología de computación y sistemas de
información. El efecto directo de computarizar tareas repetitivas
hace que el nuevo sistema mejore los trabajos actuales.
Sin embargo, no podemos ser ajenos a este punto así que el

financiamiento como es necesario a invertir en el desarrollo del
proyecto podemos decir que con este nuevo sistema se logra una
disminución de costo a largo plazo, es decir, que a medida que
pase el tiempo los beneficios obtenidos con el sistema superarán
los costos ocasionados en el momento.

El proyecto no se debe considerar como un gasto por el contario

debe considerarse como una inversión; a futuro se verán las
ganancias y las mejoras obtenidas por este proyecto.
Los costos están proporcionados de acuerdo al desempeño que

realiza cada uno del equipo de trabajo; conformado por:
 Administrador del proyecto

 Analista
 Diseñador del sistema
 Programador del software
 Personal de apoyo
PROPORCIONALIDAD DEL COSTO
ADMINISTRADOR DEL
PROYECTO
5% ANALISTA
15%
33% 14% DISEÑADOR
PROGRAMADOR
12%
6% PERSONAL DE APOYO
15%
EQUIPAMIENTO DE BIENES
OTROS

1.2.3 FACTIBILIDAD OPERACIONAL
Esta factibilidad comprende una determinación en cuanto a que el

nuevo sistema a implementarse se use como se debe; para eso
vamos a considerar dos aspectos fundamentales:
Primero capacitar a los usuarios para que puedan adaptarse al

nuevo sistema, para eso nosotros contamos con el equipo
especializado que brindará capacitación o charla de orientación;
además cabe destacar que el sistema a implementarse no tiene
mayor grado de dificultad.
Segundo debemos concientizar a los usuarios para que no se

sientan amenazados por el nuevo sistema; y hacerles de su
conocimiento la gran ayuda que ofrece este sistema de registro de
compras y ventas; muchos usuarios siempre muestran resistencia
al cambio porque se sienten amenazados por la tecnología, lo
único que nosotros buscamos es el beneficio para toda la
organización.


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Ilo, 14 de Abril de 2014

SOLICITO: PERMISO PARA

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Que, se me otorgue la facultad de desarrollar el Software de Control Interno del Grifo

 Copia de los DNI del equipo responsable

Pido a Ud. Acceder a mi solicitud, por ser de justicia.

Fiorella R. Ortega Mogrovejo

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1.1.1 MEMORIA DESCRIPTIVA

a) Nombre del proyecto

“IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COMPRAS Y

A la vez dicho sistema no cuenta con las especificaciones

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nivel, así como no contempla la seguridad mínima necesaria,

Cabe destacar que dicho Sistema esta implementado con

Además la falla de cualquier equipo informático puede

Los sistemas de información actuales han sido desarrollados

Asimismo existe la necesidad imperiosa de que se efectúe el

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 2003 – DS 013-2003-PCM - Dictan medidas para

 2003 – Resolución Jefatura 199-2003-INEI - Aprueban

 2004 – RM 179-2004-PCM - Aprueban uso obligatorio de

 2004 – DS 037-2005-PCM - Modifican el D.S Nº013-2003-

 2005 – Ley 28612 - Ley que norma el Uso, Adquisición y

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 2007 - DS 002-2007-PCM - Modifican Decreto Supremo

 2008 - DS 053-2008-PCM – Decreto Supremo que

 Ley Nº 28612. Ley que Norma el Uso, Adquisición y

 Decreto Legislativo Nº 822 Ley de Derechos de Autor.

 Ley Nº 27323 Ley que modifica el Decreto Ley Nº 26126 -

d) Ubicación del proyecto

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La ejecución del presente proyecto está ubicada en: La

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e) Justificación del proyecto

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Actualmente la tecnología avanza a grandes pasos y los

La información es patrimonio de la empresa lo cual implica que

El tiempo es de vital importancia para la empresa, por eso

Es necesario implementar sistemas de gestión integrales que

 Lograr la implementación de un sistema de compras y

 Migrar la información a una Base de Datos RDMBS de

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las alternativas: MySQL Server, PostGreSQL entre los

 Elaborar un nuevo sistema que contemple por lo menos las

 Asignar un equipo de cómputo como servidor principal en el

 Asegurar el patrimonio de la empresa (información) con

 Mejorar el control de los ingresos y egresos de la

 Optimizar el tiempo integrando el software con el sistema

g) Descripción del proyecto

El presente proyecto radica en la implementación de un

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El software a desarrollarse es un software integrado, por lo

El sistema permitirá llevar un control de los ingresos y de los

Tanto el registro de compras como el registro de ventas

El registro de compras registrará los siguientes datos:

 Fecha de emisión de los comprobantes de pago.

El registro de ventas registrará los siguientes datos:

 Fecha de emisión de los comprobantes de pago.

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 Codificación de los comprobantes de pago.