Taller - Requisitos Legales y Otros Requisitos

Por definición, «legal» se refiere todo lo relacionado con un decreto o acto, y «regulador» se relaciona
con el estado o leyes nacionales, internacionales y reglamentos. Por lo que, los requisitos de este tipo
vienen del sistema legal. Estos requisitos legales son mandatos que deben seguirse para los productos
o servicios a fin de que se hagan legalmente disponibles para la venta. Un ejemplo sería los requisitos
de seguridad para cascos deportivos. Estos cascos deben cumplir con un cierto nivel de pruebas para
que se consideren seguros para su uso. Y cualquier empresa que produce cascos tiene que asegurarse
de que su producto cumple con estos requisitos obligatorios.

Este apartado hace referencia al apartado 6.1.3 “Requisitos legales y otros requisitos” y al 9.1.2
“Evaluación del cumplimiento”, tanto de la Norma ISO 14001 como de la ISO 45001. La Norma ISO 9001
también considera los requisitos legales y reglamentarios y otros requisitos aplicables, pero no se
encuentran recogidos en un apartado específico como sucede en ISO 14001 e ISO 45001, sino que se
tratan a lo largo de distintos capítulos de la norma. Por tanto, se trata de un requisito homólogo, muy
importante para la adecuada configuración y funcionamiento del sistema integrado de gestión.
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Los requisitos legales pueden proceder tanto de la legislación de aplicación a nivel internacional,
nacional, autonómico o local (dependiendo de dónde se desarrollen las actividades de la organización),
como de licencias, permisos, concesiones, pliegos de condiciones, o incluso sentencias administrativas
o fallos judiciales. Por “otros requisitos” se entienden aquellos derivados de condiciones contractuales,
requisitos corporativos, estatutos o acuerdos con otras partes interesadas como asociaciones o
comunidades a las que esté suscrita la organización, como sucede en comunidades de polígonos
industriales, por ejemplo. Como registro se pueden generar uno o varios listados con los requisitos
legales y otros requisitos aplicables, aunque no es la única opción, como se verá más adelante en
“Aspectos a tener en cuenta”.

Este proceso de identificación y cumplimiento de requisitos responde a la necesidad de que la

organización cumpla toda la legislación que le aplique. Pese a que en algunas empresas dicho
cumplimiento resulta relativamente sencillo,
en otras puede suponer un problema
importante, debido a los largos plazos y
complejos procedimientos de la
administración para determinados permisos
y licencias. Este requisito es tan crítico, que,
si una empresa no cumple alguno de los
requisitos legales aplicables, no tiene opción
de certificar sus sistemas de gestión.

Los requisitos legales obligatorios de un SIG, hace referencia a los relacionados con los productos y
servicios, aspectos ambientales y riesgos identificados de una organización. Son los límites,
autorizaciones y otras exigencias establecidas en la legislación que afecta a los procesos y productos de
la organización. Por ejemplo: requisitos de entidades gubernamentales u otras autoridades pertinentes;
leyes y reglamentaciones internacionales, nacionales y locales; requisitos especificados en permisos,
licencias u otras formas de autorización; órdenes, reglas u orientaciones emitidas por los organismos de
reglamentación; sentencias de tribunales de justicia o tribunales administrativos.

Los otros requisitos también incluyen otros requisitos de las partes interesadas relacionados con su
sistema integrado de gestión que la organización tiene que cumplir o decide adoptar. Son el conjunto
de normativas, convenios, reglamentación y cualquier otro acuerdo que sea de aplicación para la
organización. Por ejemplo: acuerdos con organizaciones no gubernamentales, acuerdos con autoridades
públicas o clientes, requisitos de la organización, principios o códigos de práctica voluntarios,
compromisos ambientales o de etiquetado voluntarios, obligaciones que surgen por acuerdos
contractuales con la organización, normas pertinentes de la industria o de la organización

Es posible que los registros con los requisitos legales y otros requisitos puedan estar por separado según
provengan de normativa de la calidad, medioambiental o de seguridad y salud en el trabajo; ello no
supone ningún inconveniente para la integración del sistema de gestión. Esta circunstancia se podría
deber a la diferente frecuencia de actualización, porque los responsables de su revisión son diferentes,
o bien por la estrategia de integración empleada. No obstante, con objeto de avanzar en el grado de
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integración, es recomendable que el registro utilizado sea el mismo, aunque las personas con
competencias específicas para realizar la actualización y evaluación sean diferentes.

Se debe garantizar un acceso adecuado y actualizado a los requisitos. Esto requiere unas fuentes de
información fiables. En las organizaciones hay dos maneras de abordar esta tarea:

✓ La consulta habitual de las fuentes para comprobar novedades legislativas en los requisitos;
pueden ser páginas web de instituciones a nivel internacional, nacional o local, sectoriales,
boletines oficiales de los lugares donde se desarrolla la actividad, etc.
✓ La contratación de un servicio externo de actualización de requisitos que, periódicamente,
informe sobre las nuevas disposiciones legales y requisitos. Normalmente se tiene en cuenta el
alcance de los procesos de la organización, su ubicación y la naturaleza de su actividad para
hacer un cribado de los requisitos a aplicar. Después, las personas de la organización con la
responsabilidad de realizar la determinación de los requisitos que se van a aplicar validan los
mismos e incluso pueden determinar las acciones para dar cumplimiento a los requisitos en los
distintos procesos de la organización.

Una pregunta frecuente en las organizaciones es la periodicidad de realización de la consulta. La mejor

respuesta la tiene la propia organización y depende, entre otros factores, de:

✓ La frecuencia de aplicación de nueva legislación en materia del SIG.

✓ El contexto y sector de la organización.
✓ Cambios en productos, servicios, procesos, aspectos ambientales y riesgos laborales.

Así pues, la organización tiene que establecer una frecuencia que le garantice que siempre va a poder
determinar a tiempo los requisitos que aplica. Puede ser una vez al año o cada tres meses. En función
de las revisiones periódicas de los requisitos que se realicen en la evaluación continua, en las auditorías,
en las inspecciones, etc., cada organización podrá ir ajustando esta frecuencia

¡¡¡Ahora demostremos lo que aprendimos!!!

Teniendo en cuenta el contenido presentado anteriormente y las normas ISO que están actualmente en
estudio, proponga de manera gráfica una metodología (paso a paso) que usted utilizaría con el objetivo
de dar cumplimiento a los requisitos presentados por las normas, que hacen referencia a “Requisitos
legales y otros requisitos”

Tomado y adaptado de:

✓ Calso Morales, N.., & Pardo Álvarez. J.M. (2018). Guía Práctica para la Integración de Sistemas
de Gestión. AENOR Editorial.
✓ AENOR, Asociación Española de Normalización y certificación. (2017). ISO 14001:2015 para la pequeña
empresa. Editorial AENOR
✓ https://isowin.org/blog/requisitos-legales-ISO-14001/