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Qu es la matriz legal?

El Decreto 1072 de 2015, en su artculo 2.2.4.6.1., punto 24, define la matriz


legal as:
Es la compilacin de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con
las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los
lineamientos normativos y tcnicos para desarrollar el Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deber actualizarse en la
medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables.
En otras palabras, la Matriz Legal es la herramienta para definir qu normas
actualizadas debe cumplir una organizacin y controlar su aplicacin efectiva.

Etapas en la formulacin de la matriz legal


Para elaborar la matriz legal se deben cumplir cinco etapas. Estas son:
1. Identificacin y registro de los requisitos legales en materia ambiental
y de seguridad y salud en el trabajo aplicables a la empresa.
Un requisito legal puede definirse como la exigencia que establece las condiciones
que debe reunir una actividad, instalacin, equipamiento, proceso o servicio
determinado, para cumplir con las especificaciones sealadas en los textos
legales.
En esta fase deben identificarse todas las normas que aplican para cada empresa,
segn su naturaleza y actividad. Se deben tomar en cuenta diferentes tipos de
disposiciones: leyes, decretos, resoluciones, directivas, circulares, reglamentos,
estatutos, acuerdos, convenios y contratos.
Es importante no perder de vista las normas internacionales involucradas en el
tema, ni tampoco las disposiciones acordadas por negociacin colectiva.
2. Evaluacin del grado de cumplimiento de la normatividad
Una vez establecidos los requisitos legales que debe cumplir la empresa, se debe
hacer un barrido para determinar en qu medida y cmo se estn cumpliendo las
normas.
En este punto es importante tomar como punto de referencia la matriz de riesgos y
peligros. Esto quiere decir que todas las normas relacionadas con los peligros
prioritarios, deben ser asumidas como las exigencias de mayor relevancia.
3. Implementacin de acciones preventivas o correctivas
Para cada deficiencia o no cumplimiento detectado en la etapa anterior, debe
disearse un conjunto de acciones correctivas y/o preventivas. De este modo, las
normas dejan de ser letra muerta y se convierten en la fuente de acciones
concretas. Ese es el espritu del SG-SST y la razn de ser de la Matriz Legal.
4. Actualizacin de la normatividad
Se debe establecer una frecuencia de actualizacin para cada requisito legal,
dependiendo de su naturaleza, su importancia y el grado de cumplimiento que se
ha alcanzado en el mismo.
Algunos requisitos legales que son crticos (por ejemplo las medidas de seguridad
para el trabajo en alturas) exigen una actualizacin ms frecuente, especialmente
para verificar si se ha elevado o no el nivel de cumplimiento.
Otros requisitos, en cambio, solo deben actualizarse cuando hay modificaciones o
cambios en la legislacin.
De ah que para la frecuencia de actualizacin no haya una regla fija. Algunos
requisitos deben actualizarse cada mes, mientras que otros solo se actualizarn
semestral o anualmente.
5. Comunicacin y difusin de los requisitos legales
La comunicacin es un componente fundamental en el SG-SST. As que, en todos
los casos, se deben disear mecanismos para comunicar a los responsables y a
los interesados, todo lo referente a los requisitos legales que deben cumplir.

Componentes de la matriz legal


Lo aconsejable es que la matriz legal se disee con base en la Matriz de Riesgos
y Peligros, y que contenga los siguientes elementos:

Aspecto ambiental o riesgo laboral relacionado con el requisito legal

mbito de aplicacin (Distrital, municipal, nacional, etc.)

Entidad (quin emite la norma)

Tipo de requisito legal o suscrito (Ley, decreto, resolucin, etc., y su


nmero)

Fecha de expedicin

Vigencia del requisito legal o suscrito (vigente, derogado o modificado)


Ttulo (nombre de la norma, si lo tiene)

Tipo de disposicin legal aplicable (segmento de la norma que es aplicable


a la empresa)

Obligacin dispuesta (texto literal de la norma que se debe aplicar)

Unidades responsables en el cumplimiento del requisito

Registro de Cumplimiento (soportes que evidencian el cumplimiento)

Evaluacin (verificacin del grado de cumplimiento)

Frecuencia de la Evaluacin

Fecha de la ltima Evaluacin

Cumplimiento del Requisito (SI o NO)

Acciones preventivas y/o correctivas

Conozca el formato de la matriz legal de una empresa con el detalle de cada una
de las columnas que la componen y tambin los pasos para la elaboracin de la
matriz de requisitos legales.