UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GERENCIAL

ASIGNATURA:
Fundamentos De Administración.

TEMA:
Manual del Funciones y descripción del Cargo (de su puesto de trabajo).

DOCENTE:
LSI. Patricia Marcillo Sánchez.

ESTUDIANTE:
Quiñonez Ronquillo Odalys Raquel.

CURSO:

GIG-SVE-4-2.

AÑO:
2023-2024 CII

Guayaquil, 3 de Noviembre del 2023

 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Código: 10009625

GRUPO OCUPACIONAL: Fecha de Aprobación:

Administrativo y de Apoyo Administrativo
Noviembre de 2023
Bufete de Abogados LEX. Quiñonez & Asociados.
Partida Presupuestaria: N/A

I. INFORMACIÓN BÁSICA:

1. PUESTO
SECRETARIA AUXILIAR
2. GRADO ADMINISTRATIVO NIVEL II

3. JEFE GERENTE DE ADMINISTRATIVO DE ASESORIA LEGAL.

4. SUPERVISA A N/A

5. UBICACIÓN DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO / PISO 5.

6. JORNADA LABORAL DE LUNES A VIERNES, DE 8:00 AM / 6:00 PM.

II. NATURALEZA DEL PUESTO:

Apoyar en actividades secretariales legales y ejecutivas esencial para garantizar la eficiencia y organización en el ámbito legal.
Esto incluye la gestión de comunicaciones legales, documentación, expedientes de casos, colaboración con el equipo legal y el
mantenimiento de un alto nivel de confidencialidad y ética legal.
III. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:

1. Brindar apoyo secretarial a los abogados, incluyendo la gestión de comunicaciones legales y programación de reuniones.

2. Ayudar en la preparación, revisión y archivo de documentos legales.

3. Organizar y mantener registros de casos legales.

4. Colaborar en tareas administrativas para apoyar al equipo legal.

5. Mantener la confidencialidad y cumplir con normas éticas y legales.

6. Facilitar la comunicación legal interna y externa.

7. Organizar y mantener archivos de clientes y casos.

8. Planificar y coordinar viajes legales, incluyendo reservas e itinerarios.

9. Realizar tareas de oficina, como copiar y escanear documentos legales.

10. Ayudar en la preparación de facturas y registros de tiempo.

11. Brindar una recepción profesional a clientes y visitantes del estudio jurídico.

12. Coordinar la provisión de suministros de oficina.

13. Gestionar y programar reuniones legales.

14. Mantener registros precisos de la correspondencia legal.

15. Colaborar en la organización de eventos legales y conferencias.

IV. REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL PUESTO:

ESTUDIOS: EDUCACIÓN SUPERIOR BACHILLER & CURSOS DE SECRETARIADO

EJECUTIVO.

EXPERIENCIA: MAS DE CUATRO AÑOS EN SECRETARIADO LEGAL Y TEMAS DE

ADMINISTRACIÓN.
CAPACITACIÓN ADICIONAL EN MANEJO DE SOFTWARE DE OFICINA (POR
FORMACIÓN: EJEMPLO, MICROSOFT OFFICE), CONTABILIDAD BÁSICA, DESPACHO DE
DOCUMENTOS,COMPUTACIÓN, SERVICIO AL CLIENTE, ARCHIVOLOGÍA.
HABILIDAD: GESTIÓN DE DOCUMENTOS LEGALES, COMUNICACIÓN EFECTIVA, COORDINACIÓN

Y PROGRAMACIÓN.

V. HERRAMIENTAS NECESARIAS PARA EL PUESTO:

COMPUTADORA: SU MANEJO ES ESENCIAL Y DE USO PERSONAL DEBE CONTAR CON ACCESO A
INTERNET.
PROGRAMA DE COMPUTACIÓN: DOMINIO DE SOFTWARE DE OFICINA, INCLUYENDO MICROSOFT WORD Y EXCEL,
PROGRAMAS UTILITARIOS, SISTEMAS JURIDICOS Y LEGALES.
OTROS: N/A