SISTEM CENTER

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

ELABORACION DE DOCUMENTOS

La Importancia de la Gestión Documental en la Comunicación Empresarial y la

Seguridad Laboral.

DIVIER IMITOLA IMITOLA

CAMILA ANDREA URUETA SUAREZ

SOLEDAD - ATLANTICO

2023
A continuación un ensayo que aborda los conceptos relacionados con la elaboración de documentos, la
gestión documental, técnicas de digitación, redacción, comunicación, tratamiento de datos, oraciones,
correspondencia y SG-SST (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo):

La Importancia de la Gestión Documental en la Comunicación Empresarial y la

Seguridad Laboral

La elaboración de documentos y la gestión documental son componentes esenciales en el entorno

empresarial. La creación, manejo y almacenamiento de documentos son procesos fundamentales que
impactan la eficiencia operativa, la toma de decisiones, la comunicación y la seguridad laboral. Este
ensayo analizará la interconexión de estos temas y su relevancia en el contexto laboral actual.

La elaboración de documentos es un proceso fundamental en la comunicación escrita, ya sea en un

entorno empresarial, académico o personal. Para llevar a cabo una elaboración de documentos efectiva,
es esencial seguir ciertos pasos y principios clave. Aquí te detallaré estos pasos y principios:

Pasos en la Elaboración de Documentos:

1. Identificación del Propósito: Antes de comenzar a elaborar un documento, es crucial definir

claramente su propósito. ¿Qué mensaje deseas transmitir? ¿A quién va dirigido el documento? Esta
etapa es fundamental para establecer la dirección del contenido.

2. Recopilación de Información: Una vez que tengas claro el propósito, reúne toda la información
relevante que necesitarás para respaldar tu mensaje. Esto puede incluir datos, hechos, evidencia,
estadísticas o cualquier detalle necesario.

3. Planificación y Estructuración:Organiza la información recopilada en una estructura lógica. Un

esquema o un borrador puede ayudarte a determinar la secuencia de ideas y la disposición del
contenido.

4. Redacción del Documento: Comienza a redactar tu documento siguiendo la estructura planificada.

Es importante ser claro y conciso en la elección de palabras y oraciones. Evita jergas o tecnicismos
innecesarios que puedan dificultar la comprensión.

5. Revisión y Edición: Una vez completada la redacción, dedica tiempo a revisar y editar el documento.
Busca errores gramaticales, ortográficos y de estilo. Asegúrate de que las ideas fluyan de manera lógica
y coherente.
Principios en la Elaboración de Documentos:
1. Claridad y Concisión: Los documentos deben ser claros y concisos. Evita la redundancia y utiliza
palabras precisas para transmitir tu mensaje de manera efectiva. Los párrafos y oraciones deben ser
breves y al punto.

2. Coherencia: Mantén una estructura lógica a lo largo del documento. Las ideas deben fluir de manera
natural, y las secciones deben estar relacionadas entre sí. Utiliza conectores y transiciones para facilitar
la comprensión.

3. Público Objetivo:Considera a quién va dirigido tu documento. Adapta el tono, el estilo y el nivel de

detalle a la audiencia. Un documento dirigido a expertos en un campo será diferente de uno dirigido a
personas no especializadas.

4. Uso Apropiado de Formato y Estilo: Sigue las pautas de formato y estilo adecuadas para el tipo de
documento que estás elaborando. Esto puede incluir formatos APA, MLA o específicos de la empresa.

5. Revisión Cuidadosa: La revisión es fundamental. No confíes únicamente en la corrección ortográfica

automática. Lee el documento varias veces para detectar errores y mejoras posibles.

La elaboración de documentos efectivos implica seguir estos pasos y principios para garantizar que el
mensaje se transmita de manera clara, precisa y adecuada para la audiencia objetivo. Estos principios
son aplicables en una amplia gama de contextos, desde la redacción de informes empresariales hasta la
creación de documentos académicos o personales.

La técnica de digitación es un primer paso crucial en la elaboración de documentos. Una digitación

precisa y rápida permite la creación de documentos con menor margen de error, lo que mejora la
calidad de la información. Además, la digitalización de documentos facilita su gestión y acceso, lo que
conduce a una gestión documental más eficiente.

Las técnicas de digitación se refieren a las habilidades y prácticas utilizadas para ingresar datos o texto
en un dispositivo digital, generalmente mediante un teclado, de manera precisa, rápida y eficiente. Estas
técnicas son esenciales en una variedad de contextos, desde la escritura de documentos hasta la
comunicación por correo electrónico o la entrada de datos en sistemas informáticos. Las técnicas de
digitación son las siguientes:

1. Postura adecuada:

- La postura es fundamental. Siéntate derecho con los pies planos en el suelo y las muñecas a la altura
del teclado.
 - Mantén los hombros relajados y los codos doblados en un ángulo cómodo.

2. Colocación de manos:

- Coloca las manos sobre el teclado con los dedos índices en las teclas "F" y "J". Estas teclas
generalmente tienen marcas táctiles para facilitar la ubicación.

- Los dedos deben descansar suavemente en el teclado, listos para moverse.

3. Técnica de escritura a diez dedos:

- La técnica de escritura a diez dedos implica que cada dedo tiene asignadas ciertas teclas. Los dedos
índices deben controlar las teclas "F" y "J", y los otros dedos deben extenderse hacia arriba y hacia abajo
en el teclado.

- Cada dedo debe ser responsable de un conjunto específico de teclas.

4. Uso de todos los dedos:

- Para lograr la máxima velocidad y precisión, es importante utilizar todos los dedos en lugar de
depender solo de los dedos índices.

- Los pulgares se utilizan para la barra espaciadora.

5. Movimientos suaves:

- Evita golpear las teclas con fuerza. Los movimientos deben ser suaves y controlados.

- Trata de minimizar el levantamiento de los dedos y muñecas para desplazarte por el teclado.

6. Velocidad y precisión:

- Practica la digitación regularmente para mejorar tanto la velocidad como la precisión.

- La velocidad aumentará naturalmente con la práctica constante y la familiaridad con el teclado.

7. Atajos de teclado:
 - Aprende atajos de teclado comunes para tareas como copiar, pegar, deshacer, guardar, etc. Estos
atajos pueden acelerar tu trabajo.

8. Ergonomía:

- Asegúrate de que tu estación de trabajo sea ergonómica. La altura de la silla y del teclado, así como la
iluminación, son importantes para prevenir problemas de salud a largo plazo.

9. Ejercicios de práctica:

- Existen ejercicios y programas en línea diseñados para mejorar la técnica de digitación. Estos
programas pueden evaluar tu velocidad y precisión y proporcionar retroalimentación.

10. Aprender el teclado:

- Conoce la disposición del teclado que estás utilizando (generalmente, el teclado QWERTY). Esto te
ayudará a ubicar las teclas de manera más rápida y precisa.

11. Descansos y estiramientos:

- Realiza pausas regulares para descansar tus dedos, muñecas y ojos. Estira los músculos para prevenir
la fatiga y posibles problemas de salud relacionados con la digitación excesiva.

Las técnicas de digitación bien aprendidas y practicadas permiten una escritura más rápida y precisa, lo
que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores. La digitación es una habilidad esencial tanto en el
ámbito laboral como en el personal en la era digital actual.

La redacción es una habilidad clave en la elaboración de documentos, ya que la claridad y coherencia en

la escritura son esenciales para una comunicación efectiva. Las oraciones bien estructuradas son la base
de cualquier documento, ya que transmiten información de manera precisa y comprensible. Una
comunicación efectiva es crucial en un entorno empresarial, ya que garantiza que las ideas y los
mensajes se transmitan de manera eficaz.

La redacción es la habilidad de expresar ideas de manera clara y efectiva por escrito. Algunos puntos
clave para una buena redacción incluyen:
- Claridad: Asegúrate de que tu mensaje sea fácil de entender.

- Coherencia: Organiza tus ideas de manera lógica y fluida.

- Concisión: Evita repeticiones y utiliza palabras precisas.

- Estructura: Organiza tu escrito con una introducción, desarrollo y conclusión.

- Gramática y ortografía: Errores pueden distraer y disminuir tu credibilidad.

- Voz y tono: Adapta tu estilo al contexto y audiencia.

- Párrafos y oraciones: Mantén un equilibrio adecuado en longitud.

- Evidencia y argumentación: Fundamenta tus afirmaciones con pruebas sólidas.

- Edición y revisión: Revisa y ajusta tu escrito cuidadosamente.

- Conocimiento del público objetivo: Adapta tu estilo y nivel de detalle.

- Creatividad: En la escritura creativa, explora metáforas y recursos literarios.

- Investigación: Cita tus fuentes de manera apropiada.

La práctica constante y la atención a estos aspectos te ayudarán a mejorar tus habilidades de redacción,
lo que es esencial en diversos contextos de la vida.

La correspondencia empresarial se basa en la redacción y la gestión documental. Cartas, correos

electrónicos y otros tipos de correspondencia son instrumentos de comunicación que deben ser
elaborados y almacenados adecuadamente. Una buena gestión documental permite un acceso rápido a
la correspondencia pasada, lo que puede ser vital en el seguimiento de acuerdos, compromisos y
trámites administrativos.

Además, la gestión documental es esencial en el cumplimiento de regulaciones como el SG-SST. Este

sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo garantiza que los documentos relacionados con
la seguridad laboral se mantengan actualizados y sean fácilmente accesibles. La documentación precisa
es un elemento clave en la prevención de accidentes y en la protección de la salud de los empleados.

El tratamiento de datos es otra área donde la gestión documental desempeña un papel importante. La
recopilación, almacenamiento y protección de datos personales y empresariales son fundamentales
para garantizar la privacidad y la seguridad de la información.

En resumen, la elaboración de documentos, la gestión documental, las técnicas de digitación, la

redacción, la comunicación, el tratamiento de datos, las oraciones, la correspondencia y el SG-SST son
aspectos interconectados que impactan directamente en la eficiencia operativa y la seguridad laboral en
el entorno empresarial. Una gestión documental eficiente y una comunicación efectiva son esenciales
para mantener la coherencia y el cumplimiento de normativas, como el SG-SST, lo que contribuye a un
entorno de trabajo más seguro y productivo.