Redacción de Informes Administrativos

1. Redacción
Redacción. Definición. Transmisión por escrito de una idea, un relato... Etimológicamente procede del latín redactum. Significa reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser: argumentar, informar, persuadir, agradecer, promover, solicitar... La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita a dar forma escrita a un tema determinado. Importancia en la Comunicación. La redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso fundamental en el logro de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien muchas veces se prefiere la comunicación oral, no siempre es lo más indicado, pues un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe presentarse por escrito, ya que son hechos importantes para la organización de lo cual debe existir constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los documentos (informes) a que haya lugar. Hoy por hoy en la era de la tecnología, la digitalización del mundo empresarial y de un crecimiento y desarrollo acelerado, es cada vez más grande el número de personas que tienen la necesidad de escribir, de usar la escritura para el mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos. Clases de Redacción: Existen diferentes clases o tipos de redacción, en este aparte se tratara; la redacción formal y la redacción informal. La primera sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentra, la literria, científica, técnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene alli: la redacción familiar y la redacción personal.

2. Proceso de redacción
Proceso de redacción. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar motivación para proseguir con la lectura. En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito fundamental. Pasos para redactar. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redacción son los mismos. a.- Selección del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar. b.- Búsqueda de información. Recopile toda la información necesaria para sustentar sus planteamientos. c.- Elaboración del bosquejo. no es más que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo, de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas más impòrtantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusión.

Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito. corrija palabras mal empleadas. de acuerdo con el plan ¿Dónde?. Lenguaje ¿Con qué palabras? El tipo de lenguaje que se va a utilizar. Informe técnico Informe.Redacción de un borrador. . ortografía. emplee los enlaces o conectivos adecuados. expresión conveniente. ¿De qué manera?. . revise la claridad. pregunta. determinan que los informes propiamente dichos tengan una extensión. rectificado vocabulario. superior a cinco páginas..Es utilizado por más de un lector. pues. no queda más que expresarlo de manera final. . Además de la forma de disposición del trabajo.Es producto de un requerimiento.d. anota tus propias experiencias. ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redacción y las fases de la estructuracion de un escrito. aún cuando se habla de informes extensos e informes cortos. Buscar la forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla con las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redacción eficaz. Fase interna. desarrollo y cierre. Piense en la forma como enlazará las ideas. analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución. de acuerdo a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento ¿De qué importancia? Fase Externa. el asunto o tema general ¿Sobre qué? se esbozarán aquí los temas y subtemas relacionados. Lea con atención. Investiga todo lo que sea necesario. coherencia. ¿Cuál material? Jerarquización. éste dependerá del destinatario y el contexto. sustituya las que repita por sinónimos. Tono: Trato adecuado. preparado por lo general a requerimiento o petición. elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas.Es de cierta extensión. redacta un tema que verse sobre "Educación". elimine ideas ya expresadas. (Pasarlo en limpio) 3. Características: . Redacte según el plan o bosquejo. de todo lo pensado selecciona el material apropiado para la obra. Se define el orden más conveniente de presentación del material: de lo general a lo particular o viceversa. aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión. Selección. Estructuración del escrito Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa. También se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector. pues éstas deben estar bien articuladas. en la mayoría de los casos. Procede a redactar. la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados.Redacción definitiva Revisado el borrador. Destinatario. ¿En cuál tono? Estilo. . definición. los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la exposición de gran cantidad de información. lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información. ¿para quién o quiénes se escribe? ¿Cómo es el destinatario?. ya que la mayoría de las veces es requerido por los niveles superiores o de entes externos de la empresa. Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada.Facilita la comprensión de una situación compleja. Se fundamenta en: Fijar el objetivo del trabajo por realizar ¿Para què?o sea el propósito del trabajo. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración. busca información documentada. cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al escrito. 4. . aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas.. habla con tus profesores e integra toda la información en un esquema preciso. Principio. Adoptar un orden. así como el orden de las ideas. e. con seguridad será utilizado.Su elaboracion se realiza conforme a un plan.

a las personas que integran la organización. Según su función: Comunicativos. el redactor debe ser directo. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas. interpreta. Analíticos. Presentan un conjunto de información. la utilización de los recursos disponibles y. e incluso en formularios. examinadores y analíticos. 6. determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización. Todos los informes que exponen las políticas. Operacionales. Su fín primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada. de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para él lector. debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia. 5. coherente. tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora.. Tipos de informes Tipos de informes. si es necesario. . debe ser clara. cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial. el lanzamiento de nuevos productos. en mayor o menor grado. pero con estilo natural y espontáneo. el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma. a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno serían múltiples. además de presentar la información pertinente. precisa. que además ha de ser leído por una o varias personas. Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio. Formales. armónica y equilibrada. Se preparan de manera rápida. con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Examinadores. Clasificar los informes es un tanto complejo. o bien puede quedar archivado para consulta. en tal sentido podrían clasificarse así: Según su extensión: Cortos y largos. en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe. ideas deben tener una secuencia lógica. Comunicativos. Expone e interpreta. o sea perfectamente ligadas. formatos preelaborados. por cuanto si se hace. Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones. Para cambios: Destinados al análisis. directa.Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. deduce conclusiones y formula recomendaciones. Según el grado de formalidad: Formales e informales. Las decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión. Tienen carácter innovador. Informales. sus oraciones. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas. pero la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla. sin que el autor añada interpretaciones. Segun su finalidad: Operacionales y para cambios. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. Redacción del informe Redacción del Informe. Presenta información. Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias. sin mayor exigencia en cuanto a la forma.

. la fluidez de las ideas. para que las pueda expresar en forma ordenada. favorecen las relaciones interpersonales. única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos expresados. finalizado el borrador. semántica. El borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente. cuando éste es comprensible para el mayor número de lectores. Cortés. sintácticas y semánticas. Redacción gerencial efectiva Redactar: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortgráficas. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. Revisión. Conciso se relaciona con brevedad. Las expresiones de cortesía. debe pasarlo en limpio para su entrega. Correcta. Sencillamente deje correr su pensamiento. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir. tanto al hablar como al escribir. contribuyendo a efectuar una transición. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa. ortografía. Imprímase. en forma manuscrita. Borrador. debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica. Para que esta película pueda ser entendida requiere de un comienzo. sin melosidad ni servilismo. gusto o necesidades de la empresa. Todo vocablo que sobre. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas. Atributos de la Redacción Gerencial. Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones. acentuación. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión. "Las cinco C" Concisión. con las adapaciones a que haya lugar. gramaticales. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario. como si se narrara una película. Claridad. Coherencia es secuencia lógica. Las ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor.según el tipo de informe. mecanizada o computarizada 7. Coherencia. REVÍSELO cuidadosamnte y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia. Enfocar directamente el asunto a tratar. de manera que no se presten a segundas interpretaciones. cortesía. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente . concisión. Escriba palabras sencillas. Esquema o Plan. para evitar duplicidad de formatos. sin errores ortográficos. el redactor debe estar claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma natural como si hablara con su inmediato superior. Existe claridad en un escrito. de manera que se puedan corregir antes de la impresión todas las fallas de ortografía. un desarrollo y el lógico desenlace o final.Pasos en la redacción del informe. ni más ni menos. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar. sin rodeos ni adornos. Al redactar un informe. coherentemente.. 8. moderadas en su uso. sin detenerse a revisar errores. se recomienda seguir alguno de los sugeridos. Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra. Conectores Conectores. Este paso viene dado por la propia organización. siguiendo el orden de los hechos. claridad. De no existir un esquema preestablecido.

Se dedicó al toreo----------------------------------. ahora bien.del lector. ¡qué desagradable sensación! Faltaban todos los aparatos eléctricos. en resumen. por otro lado. en adelante. 2007) Actividad Núm. mientras que.Dijo Chacón que el profesor de Literatura debía estar abocado por imposición de su conciencia a una función política------------------------------------------------------aquellos tipos no comprendían bien sus palabras. de modo. 2. antes bien..----------------------------------ilusiones se han ido al foso. de la misma manera. algunos conectore concesivos: aunque. A medida que avanzábamos descubríamos la magnitud de las pérdidas. todo sucedió en un instante: nos habían robado. Más aún porque considerábamos que nuestra oficina era muy segura. mientras que. nos asomamos tratando de entender lo que había sucedido. de acuerdo con. y entonces. en cada caso. a pesar de. Conectores de oposición. a saber. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. Permite la agregación de ideas. o sea. 3. por esta razón. al mismo tiempo. su tarea consiste en colocar en los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente. A continuación se presentan una serie de construcciones. por otro lado. por que. así se tiene: Además. 4. conectores de oposición. excepto. con todo. de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción. con todo. Expresión de la consecuencia de algo. por eso. recorrimos cada rincón. pues los elementos de enlace son muchos. Conectores consecutivos. podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico. Aquí se presentará una de las clasificaciones mas común: Conectores de adición. Enlaces de los párrafos o conectores. asimismo. la puerta estaba entreabierta.muy joven------------------------------------------2. Alguien esta adentro. Conectores concesivos. es decir. Santín Hodges. Ejemplo: Te busqué. Anexos Actividad Núm. de esta manera. Ver y entender. no obstante. Ejemplo: Aunque haga mal tiempo saldré. también. por un lado.Aquel señor no conocía muy bien nuestro idioma. aún cuando. 1. por el contario. con base en. en definitiva. pensamos. Expresa dificultad superable. Se encuentran en este grupo. así que.------------- . otra vez.---------------------------------. así mismo. por sobre todo.pero yo me quedo. antes bien. conectores consecutivos. es más. ( tomado de Manual de Redacción. a pesar de. desde luego. por lo que en cada caso debe estar seguro de su correcto uso (Ante cualquier duda consulte un buen diccionario o una buena gramática) 9. no todos: allí estaba el proyector de acetatos. por tanto. conectores concesivos. Bueno. por eso te encontré. sin embargo. Cuando llegamos. Con toda seguridad quien entró no tuvo interés en semejante aparato.. Sirven para indicar conclusión. de otro modo.lo comprendíamos mal. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente. como resultado de. es por esto que. así . Ejemplo: Estudio matemáticas y también Química. Con aquellos pensamientos en la mente. si bien. todo lo contrario. expresan la oposición de una idea o concepto con otro. 1 Ordene lógicamente el siguiente párrafo. Conclusión y suma. Conectores de adición.. así pues. Los ejemplos suministrados y las significaciones consíderense solo como una orientación al respecto.. Permiten el contraste de ideas. fuera de..Se han incumplido----------------------promesas. ser robado. Ejemplo: Ella se va.Igualmente.

-------------------.El dinero hace ricos y famosos a los hombres.. 6.-----------no sé si el pueblo seguirá aguantando.. les da la felicidad. 8.. 9.la ciudad está alegre. 5.--------------------.Pedro dijo que era divertido.Las razones expuestas por los obreros estaban bien fundamentadas. los patrones aceptaron las nuevas cláusulas. del oficio--------------Asunto:------------------------------------------------------------Lugar y fecha------------------------------------------------------------Nombre y dirección del destinatario------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuerpo del oficio--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- .. éste se encuentra en pleno uso de sus derechos. 7.Los niños corren. Esquemas de informes técnicos SELLO OFICIAL Membrete: Nombre de la institución o dependencia-----------------Núm.---------------------------------.no estrategias frente a la crisis."Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al acusado.--------------------------. las mujeres cantan.----------------------. 10. los adultos se divierten.Venezuela tiene estabilidad política----------------. los jóvenes bailan.a su vez Marcos expresó que era insoportable... 10..

por ser una comunicación simple. órdenes.la cual va impresa en la parte inferior del margen izquierdo. (Identifica la institución remitente) MEMORANDO PARA: Nombre del destinatario DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente. Esquemas de informes técnicos (1/2) Esquema de Memorando. Es decir las características del oficio mismo. así: "Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho". Esquemas de Informes técnicos (2/2) Acta Administrativa. utilizada para informes breves o para que un superior dé a conocer. o bien solicitar información. sin embargo conviene aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de comunicación breve. una expresión. 11. la redacción debe ser clara. se omite la salutación inicial y el cierre de cumplimiento 12. Iniciales o firma* Anexos Indicación de copias * Por usarse generalmente como comunicación interna. Se presenta esquema para redacción de memorando. hacia los niveles inferiores: decisiones. comunicar reemplazos. NOTA. Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las relaciones laborales de una organización Esquema Encabezamiento: Número del acta----------- . Membrete.Frases de cortesía-------------------------------------------------------------------------------------Antefirma-------------------------------------------Firma-----------------------------------------------Iniciales de identificación--------------------------Indicación de copias-------------------------------se acostumbra en este tipo de comunicación la recomendación marginal. En todo oficio. Debe tratar un sólo asunto en un mismo oficio. fijar vacaciones. atenta y sobria. ASUNTO: tema sobre el cual versará TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o más párrafos.

así como los testigos: Señor---------------y Señor-----------------------------------. Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo ASUNTO: Título del informe FECHA: Día. videos. y se procede a la firma para dejar constancia. Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y por la parte patronal el Lcdo. Como pudo observar. En los apartes anteriores se presentó esquema de alguno de estos informes. el señor-------------------------.-----------------. 13.Fecha y hora. en ellos no se requiere carátula. a quienes le constan------------------------------------------------Hechos: Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se procede a levantar la presente acta y que consisten en lo siguiente:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pruebas: S presentan las pruebas escritas. Cierre: Se da por concluída el acta.por parte de todos los comparecientes. actas de reunión. los oficios. Cada parte presenta su alegato. En las oficinas--------------ubicada en----------------------------------------------------Comparecencia de las partes. Informe interno informal Informe Interno Informal. Se lee el acta . testimoniales. ni resumen. documentales.representante sindical.siendo las quince horas del día 04 de febrero de 2008 Ubicación.en su carácter de Gerente de recursos humanos. En la ciudad-----. las actas administrativas. científicas. Esquema de un informe (tipo memorando) MEMORANDO PARA. El lenguaje utilizado es impersonal. señalando hora de finalización y se remite al área de Recursos Humanos. de presunción legales y humanas. las circulares. Dentro de este tipo de informes se encuentran. asi mismo se le entrega copia al representante sindical. Por dirigirse a un lector conocedor del asunto se omite presentación o introducción aparte. los memorandos. portada. lista de contenido. mes y año Introducción----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Descripción de los hechos--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- .

apéndices... siempre y cuando haya comprensión integral del trabajo en lo que a presentación se refiere. índice. Nota.con la finalidad de facilitar la encuadernaciónf... g. d. c. A continuación se presenta un modelo que no pretende ser el único. en ningún caso. sino una alternativa entre las diversas formas.Para el margen lateral izquierdo 4 cms. la orientación proporcionada es un sistema eficaz para la redacción de un informe lógico y ordenado.. h. prefacio. prólogo. dedicatoria.5 a 3 cms. carátula. Cualquier informe que se realice como resultado de una investigación. Se considera que.Para el margen inferior de 2. Normas que han de cumplirse dentro del formato. se pretende implantar el que se presenta.Se recomienda obtener una copia. resumen. pues hay variados modelos. debe caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato. . anteportada.Para el margen lateral derecho 3 cms.introducción.. e. bibliografía. carta de presentación.Cuide que no haya errores ortográficos. para el resto de las páginas que no sea inicio de capítulo se recomienda 4 cms aproximados. de manera que sea agradable y de fácil lectura. de manera que permita al lector coordinar hechos e ideas en forma coherente. a.. Informe formal extenso Informe formal extenso. texto.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Análisis------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Recomendaciones------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Firma 14. b. referencias. glosario.Use papel bond de máxima calidad. Partes del Informe formal extenso Cubierta. ni de transcripción.Use sólo una cara y escriba a doble espacio.Para el margen superior 3 cms. aproximadamente. el cual puede seleccionarse y hacerle algunas modificaciones..

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