Redacción de Informes Administrativos

1. Redacción
Redacción. Definición. Transmisión por escrito de una idea, un relato... Etimológicamente procede del latín redactum. Significa reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser: argumentar, informar, persuadir, agradecer, promover, solicitar... La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita a dar forma escrita a un tema determinado. Importancia en la Comunicación. La redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso fundamental en el logro de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien muchas veces se prefiere la comunicación oral, no siempre es lo más indicado, pues un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe presentarse por escrito, ya que son hechos importantes para la organización de lo cual debe existir constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los documentos (informes) a que haya lugar. Hoy por hoy en la era de la tecnología, la digitalización del mundo empresarial y de un crecimiento y desarrollo acelerado, es cada vez más grande el número de personas que tienen la necesidad de escribir, de usar la escritura para el mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos. Clases de Redacción: Existen diferentes clases o tipos de redacción, en este aparte se tratara; la redacción formal y la redacción informal. La primera sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentra, la literria, científica, técnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene alli: la redacción familiar y la redacción personal.

2. Proceso de redacción
Proceso de redacción. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar motivación para proseguir con la lectura. En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito fundamental. Pasos para redactar. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redacción son los mismos. a.- Selección del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar. b.- Búsqueda de información. Recopile toda la información necesaria para sustentar sus planteamientos. c.- Elaboración del bosquejo. no es más que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo, de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas más impòrtantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusión.

rectificado vocabulario. Redacte según el plan o bosquejo. determinan que los informes propiamente dichos tengan una extensión. ¿Cuál material? Jerarquización. elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas. coherencia. expresión conveniente. preparado por lo general a requerimiento o petición. También se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector. de acuerdo a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento ¿De qué importancia? Fase Externa. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración. la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados. éste dependerá del destinatario y el contexto. analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución. el asunto o tema general ¿Sobre qué? se esbozarán aquí los temas y subtemas relacionados. (Pasarlo en limpio) 3. cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al escrito. .Es utilizado por más de un lector. revise la claridad. Además de la forma de disposición del trabajo. 4. Buscar la forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla con las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redacción eficaz. Investiga todo lo que sea necesario. Lea con atención. ortografía. Tono: Trato adecuado. Procede a redactar. busca información documentada. aún cuando se habla de informes extensos e informes cortos. sustituya las que repita por sinónimos. . Se define el orden más conveniente de presentación del material: de lo general a lo particular o viceversa.Facilita la comprensión de una situación compleja. desarrollo y cierre. ¿para quién o quiénes se escribe? ¿Cómo es el destinatario?. Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. Características: . Principio. aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas. habla con tus profesores e integra toda la información en un esquema preciso. Piense en la forma como enlazará las ideas. Selección. Estructuración del escrito Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa. ya que la mayoría de las veces es requerido por los niveles superiores o de entes externos de la empresa.. Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito. Informe técnico Informe. emplee los enlaces o conectivos adecuados. ¿En cuál tono? Estilo.. no queda más que expresarlo de manera final. ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redacción y las fases de la estructuracion de un escrito. los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la exposición de gran cantidad de información. Destinatario. definición. elimine ideas ya expresadas. pues éstas deben estar bien articuladas. anota tus propias experiencias. Fase interna. de acuerdo con el plan ¿Dónde?. con seguridad será utilizado. . corrija palabras mal empleadas. pues.Redacción definitiva Revisado el borrador.Redacción de un borrador.d. en la mayoría de los casos. Adoptar un orden.Es producto de un requerimiento. lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información. e. aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión.Su elaboracion se realiza conforme a un plan. ¿De qué manera?. de todo lo pensado selecciona el material apropiado para la obra. pregunta. Se fundamenta en: Fijar el objetivo del trabajo por realizar ¿Para què?o sea el propósito del trabajo. superior a cinco páginas. . redacta un tema que verse sobre "Educación".Es de cierta extensión. Lenguaje ¿Con qué palabras? El tipo de lenguaje que se va a utilizar. . así como el orden de las ideas.

con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. o sea perfectamente ligadas. Formales.Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. que además ha de ser leído por una o varias personas. atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno serían múltiples. Todos los informes que exponen las políticas. Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio. pero la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe. examinadores y analíticos. el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma. sus oraciones. 5. en tal sentido podrían clasificarse así: Según su extensión: Cortos y largos. sin que el autor añada interpretaciones. Tipos de informes Tipos de informes. Examinadores. Expone e interpreta. interpreta. 6. Su fín primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada.. Presenta información. Según el grado de formalidad: Formales e informales. Se preparan de manera rápida. Redacción del informe Redacción del Informe. en mayor o menor grado. e incluso en formularios. deduce conclusiones y formula recomendaciones. Presentan un conjunto de información. Las decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión. . debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia. ideas deben tener una secuencia lógica. sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Clasificar los informes es un tanto complejo. o bien puede quedar archivado para consulta. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla. Analíticos. a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. formatos preelaborados. pero con estilo natural y espontáneo. Segun su finalidad: Operacionales y para cambios. de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para él lector. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas. Informales. determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización. coherente. cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial. la utilización de los recursos disponibles y. Comunicativos. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas. si es necesario. tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. precisa. Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones. Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias. además de presentar la información pertinente. por cuanto si se hace. Para cambios: Destinados al análisis. debe ser clara. Según su función: Comunicativos. Tienen carácter innovador. a las personas que integran la organización. el lanzamiento de nuevos productos. el redactor debe ser directo. directa. Operacionales. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. armónica y equilibrada. en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones.

Sencillamente deje correr su pensamiento. El borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente. Conciso se relaciona con brevedad. siguiendo el orden de los hechos. Conectores Conectores. acentuación. en forma manuscrita. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión. para evitar duplicidad de formatos. Existe claridad en un escrito. sin rodeos ni adornos. De no existir un esquema preestablecido. claridad. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario. Imprímase. Enfocar directamente el asunto a tratar. Atributos de la Redacción Gerencial. Todo vocablo que sobre. coherentemente. para que las pueda expresar en forma ordenada. se recomienda seguir alguno de los sugeridos. el redactor debe estar claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma natural como si hablara con su inmediato superior.. ni más ni menos. gramaticales. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas. Las expresiones de cortesía. sin detenerse a revisar errores. Coherencia. Escriba palabras sencillas. Cortés. con las adapaciones a que haya lugar. Coherencia es secuencia lógica. un desarrollo y el lógico desenlace o final. la fluidez de las ideas. como si se narrara una película. Claridad. debe pasarlo en limpio para su entrega. tanto al hablar como al escribir.según el tipo de informe. Las ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor. sin errores ortográficos. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar. finalizado el borrador. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir. 8. sin melosidad ni servilismo. contribuyendo a efectuar una transición. de manera que se puedan corregir antes de la impresión todas las fallas de ortografía. Correcta. Este paso viene dado por la propia organización. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. mecanizada o computarizada 7. Al redactar un informe. moderadas en su uso. concisión. Revisión. ortografía. Para que esta película pueda ser entendida requiere de un comienzo. sintácticas y semánticas. Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones. Borrador. favorecen las relaciones interpersonales. única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos expresados. Esquema o Plan.Pasos en la redacción del informe. debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica.. Redacción gerencial efectiva Redactar: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortgráficas. gusto o necesidades de la empresa. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente . cortesía. Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra. semántica. "Las cinco C" Concisión. REVÍSELO cuidadosamnte y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia. cuando éste es comprensible para el mayor número de lectores. de manera que no se presten a segundas interpretaciones. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa.

Se dedicó al toreo----------------------------------. y entonces. excepto.Igualmente. de la misma manera.Se han incumplido----------------------promesas. no todos: allí estaba el proyector de acetatos. antes bien. conectores concesivos. Ejemplo: Te busqué. 1 Ordene lógicamente el siguiente párrafo. a pesar de. Con aquellos pensamientos en la mente. así que. así . por sobre todo. a saber.Aquel señor no conocía muy bien nuestro idioma. Anexos Actividad Núm.muy joven------------------------------------------2. Ejemplo: Ella se va.. es más. de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción. por otro lado.Dijo Chacón que el profesor de Literatura debía estar abocado por imposición de su conciencia a una función política------------------------------------------------------aquellos tipos no comprendían bien sus palabras. por eso. Ejemplo: Estudio matemáticas y también Química. sin embargo. desde luego. Conectores consecutivos. ( tomado de Manual de Redacción. podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico. algunos conectore concesivos: aunque. Permite la agregación de ideas. si bien.. asimismo. de modo. así se tiene: Además. conectores consecutivos. es por esto que. Cuando llegamos. mientras que. otra vez. su tarea consiste en colocar en los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente. Expresa dificultad superable. con todo. con todo. en resumen. Conectores de adición.. nos asomamos tratando de entender lo que había sucedido. por esta razón. recorrimos cada rincón. por el contario.---------------------------------. mientras que. de acuerdo con.------------- . así pues.pero yo me quedo. en adelante. Conectores concesivos. en cada caso. pues los elementos de enlace son muchos. también. Con toda seguridad quien entró no tuvo interés en semejante aparato. como resultado de. aún cuando. de otro modo. por que. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente. 3. pensamos. Más aún porque considerábamos que nuestra oficina era muy segura. Permiten el contraste de ideas. expresan la oposición de una idea o concepto con otro. fuera de. por lo que en cada caso debe estar seguro de su correcto uso (Ante cualquier duda consulte un buen diccionario o una buena gramática) 9. Expresión de la consecuencia de algo.. Sirven para indicar conclusión.----------------------------------ilusiones se han ido al foso. es decir. A continuación se presentan una serie de construcciones. por tanto. 2. Conectores de oposición. Santín Hodges. no obstante. 4. Ejemplo: Aunque haga mal tiempo saldré. A medida que avanzábamos descubríamos la magnitud de las pérdidas.. Los ejemplos suministrados y las significaciones consíderense solo como una orientación al respecto. de esta manera. 1.lo comprendíamos mal. ¡qué desagradable sensación! Faltaban todos los aparatos eléctricos. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior.del lector. con base en. 2007) Actividad Núm. antes bien. todo lo contrario. en definitiva. Enlaces de los párrafos o conectores. por un lado. conectores de oposición. por otro lado. Conclusión y suma. todo sucedió en un instante: nos habían robado. así mismo. a pesar de. Bueno. o sea. ahora bien. al mismo tiempo. ser robado. por eso te encontré. Se encuentran en este grupo. la puerta estaba entreabierta. Ver y entender. Alguien esta adentro. Aquí se presentará una de las clasificaciones mas común: Conectores de adición.

éste se encuentra en pleno uso de sus derechos.la ciudad está alegre.. 7. los jóvenes bailan.--------------------------.El dinero hace ricos y famosos a los hombres.--------------------. Esquemas de informes técnicos SELLO OFICIAL Membrete: Nombre de la institución o dependencia-----------------Núm. 10. 9.. 8. las mujeres cantan. 10. los patrones aceptaron las nuevas cláusulas.-----------no sé si el pueblo seguirá aguantando. del oficio--------------Asunto:------------------------------------------------------------Lugar y fecha------------------------------------------------------------Nombre y dirección del destinatario------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuerpo del oficio--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . 5.a su vez Marcos expresó que era insoportable.Venezuela tiene estabilidad política----------------. les da la felicidad.----------------------.Los niños corren.Pedro dijo que era divertido. 6.... los adultos se divierten."Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al acusado.no estrategias frente a la crisis.---------------------------------.-------------------..Las razones expuestas por los obreros estaban bien fundamentadas..

ASUNTO: tema sobre el cual versará TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o más párrafos. Iniciales o firma* Anexos Indicación de copias * Por usarse generalmente como comunicación interna. comunicar reemplazos. utilizada para informes breves o para que un superior dé a conocer. hacia los niveles inferiores: decisiones. se omite la salutación inicial y el cierre de cumplimiento 12. atenta y sobria.la cual va impresa en la parte inferior del margen izquierdo. fijar vacaciones. (Identifica la institución remitente) MEMORANDO PARA: Nombre del destinatario DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente. órdenes. NOTA. Esquemas de informes técnicos (1/2) Esquema de Memorando. Se presenta esquema para redacción de memorando. una expresión. 11. sin embargo conviene aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de comunicación breve. En todo oficio. Debe tratar un sólo asunto en un mismo oficio. Membrete. la redacción debe ser clara. así: "Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho".Frases de cortesía-------------------------------------------------------------------------------------Antefirma-------------------------------------------Firma-----------------------------------------------Iniciales de identificación--------------------------Indicación de copias-------------------------------se acostumbra en este tipo de comunicación la recomendación marginal. por ser una comunicación simple. Es decir las características del oficio mismo. Esquemas de Informes técnicos (2/2) Acta Administrativa. Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las relaciones laborales de una organización Esquema Encabezamiento: Número del acta----------- . o bien solicitar información.

Cierre: Se da por concluída el acta. las circulares.siendo las quince horas del día 04 de febrero de 2008 Ubicación. videos. Como pudo observar. lista de contenido. a quienes le constan------------------------------------------------Hechos: Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se procede a levantar la presente acta y que consisten en lo siguiente:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pruebas: S presentan las pruebas escritas. asi mismo se le entrega copia al representante sindical. señalando hora de finalización y se remite al área de Recursos Humanos. El lenguaje utilizado es impersonal.-----------------. Informe interno informal Informe Interno Informal. Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y por la parte patronal el Lcdo. Esquema de un informe (tipo memorando) MEMORANDO PARA. actas de reunión. en ellos no se requiere carátula. científicas.representante sindical. portada. mes y año Introducción----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Descripción de los hechos--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . así como los testigos: Señor---------------y Señor-----------------------------------. Cada parte presenta su alegato. documentales. Por dirigirse a un lector conocedor del asunto se omite presentación o introducción aparte.por parte de todos los comparecientes. Dentro de este tipo de informes se encuentran. En la ciudad-----. ni resumen. el señor-------------------------. las actas administrativas. 13. los oficios. En las oficinas--------------ubicada en----------------------------------------------------Comparecencia de las partes. En los apartes anteriores se presentó esquema de alguno de estos informes. testimoniales. de presunción legales y humanas. y se procede a la firma para dejar constancia. los memorandos. Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo ASUNTO: Título del informe FECHA: Día.en su carácter de Gerente de recursos humanos. Se lee el acta .Fecha y hora.

anteportada. b. ni de transcripción. de manera que permita al lector coordinar hechos e ideas en forma coherente. Se considera que. siempre y cuando haya comprensión integral del trabajo en lo que a presentación se refiere. referencias. en ningún caso. Normas que han de cumplirse dentro del formato.con la finalidad de facilitar la encuadernaciónf.Para el margen inferior de 2.Para el margen lateral izquierdo 4 cms. Cualquier informe que se realice como resultado de una investigación. pues hay variados modelos. carátula.Use papel bond de máxima calidad. debe caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato.5 a 3 cms.Use sólo una cara y escriba a doble espacio.Para el margen lateral derecho 3 cms. bibliografía. a. de manera que sea agradable y de fácil lectura..Para el margen superior 3 cms. prólogo. A continuación se presenta un modelo que no pretende ser el único.. la orientación proporcionada es un sistema eficaz para la redacción de un informe lógico y ordenado. d. glosario. Informe formal extenso Informe formal extenso. se pretende implantar el que se presenta.Se recomienda obtener una copia.Cuide que no haya errores ortográficos.. texto..--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Análisis------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Recomendaciones------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Firma 14. h.. carta de presentación. el cual puede seleccionarse y hacerle algunas modificaciones. prefacio. e. . sino una alternativa entre las diversas formas. Partes del Informe formal extenso Cubierta.. Nota. apéndices.introducción. c. para el resto de las páginas que no sea inicio de capítulo se recomienda 4 cms aproximados.. g.. resumen. aproximadamente. dedicatoria. índice.

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