Redacción de Informes Administrativos

1. Redacción
Redacción. Definición. Transmisión por escrito de una idea, un relato... Etimológicamente procede del latín redactum. Significa reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser: argumentar, informar, persuadir, agradecer, promover, solicitar... La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita a dar forma escrita a un tema determinado. Importancia en la Comunicación. La redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso fundamental en el logro de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien muchas veces se prefiere la comunicación oral, no siempre es lo más indicado, pues un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe presentarse por escrito, ya que son hechos importantes para la organización de lo cual debe existir constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los documentos (informes) a que haya lugar. Hoy por hoy en la era de la tecnología, la digitalización del mundo empresarial y de un crecimiento y desarrollo acelerado, es cada vez más grande el número de personas que tienen la necesidad de escribir, de usar la escritura para el mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos. Clases de Redacción: Existen diferentes clases o tipos de redacción, en este aparte se tratara; la redacción formal y la redacción informal. La primera sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentra, la literria, científica, técnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene alli: la redacción familiar y la redacción personal.

2. Proceso de redacción
Proceso de redacción. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar motivación para proseguir con la lectura. En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito fundamental. Pasos para redactar. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redacción son los mismos. a.- Selección del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar. b.- Búsqueda de información. Recopile toda la información necesaria para sustentar sus planteamientos. c.- Elaboración del bosquejo. no es más que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo, de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas más impòrtantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusión.

Buscar la forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla con las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redacción eficaz.d. Lea con atención. anota tus propias experiencias. Se fundamenta en: Fijar el objetivo del trabajo por realizar ¿Para què?o sea el propósito del trabajo. rectificado vocabulario. e. . Investiga todo lo que sea necesario. Fase interna. Principio. . sustituya las que repita por sinónimos. la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados. Características: . Selección. Estructuración del escrito Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa. Se define el orden más conveniente de presentación del material: de lo general a lo particular o viceversa.Su elaboracion se realiza conforme a un plan. redacta un tema que verse sobre "Educación". . habla con tus profesores e integra toda la información en un esquema preciso. pregunta. los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la exposición de gran cantidad de información. éste dependerá del destinatario y el contexto. desarrollo y cierre. Además de la forma de disposición del trabajo. de todo lo pensado selecciona el material apropiado para la obra. elimine ideas ya expresadas. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración. Lenguaje ¿Con qué palabras? El tipo de lenguaje que se va a utilizar.Redacción de un borrador. corrija palabras mal empleadas. analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución.Es de cierta extensión. ya que la mayoría de las veces es requerido por los niveles superiores o de entes externos de la empresa. ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redacción y las fases de la estructuracion de un escrito. . Procede a redactar.Es utilizado por más de un lector. . Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. Piense en la forma como enlazará las ideas. ortografía. emplee los enlaces o conectivos adecuados.. 4. busca información documentada. no queda más que expresarlo de manera final. definición. ¿para quién o quiénes se escribe? ¿Cómo es el destinatario?. expresión conveniente. aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión. revise la claridad. ¿De qué manera?. superior a cinco páginas.. Tono: Trato adecuado. con seguridad será utilizado. ¿En cuál tono? Estilo. Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito. Informe técnico Informe. ¿Cuál material? Jerarquización. También se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector. aún cuando se habla de informes extensos e informes cortos. Redacte según el plan o bosquejo. (Pasarlo en limpio) 3. en la mayoría de los casos.Es producto de un requerimiento. pues éstas deben estar bien articuladas. determinan que los informes propiamente dichos tengan una extensión. cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al escrito. pues. de acuerdo con el plan ¿Dónde?. así como el orden de las ideas. preparado por lo general a requerimiento o petición. coherencia.Facilita la comprensión de una situación compleja. aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas. Adoptar un orden. Destinatario. de acuerdo a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento ¿De qué importancia? Fase Externa. elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas.Redacción definitiva Revisado el borrador. lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información. el asunto o tema general ¿Sobre qué? se esbozarán aquí los temas y subtemas relacionados.

precisa. Presentan un conjunto de información.. debe ser clara. coherente. Examinadores. por cuanto si se hace. directa. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas. Tipos de informes Tipos de informes. sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Se preparan de manera rápida. debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia. formatos preelaborados. Para cambios: Destinados al análisis. ideas deben tener una secuencia lógica. .Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. 5. Su fín primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada. Formales. examinadores y analíticos. tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. Todos los informes que exponen las políticas. el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma. el redactor debe ser directo. si es necesario. además de presentar la información pertinente. Presenta información. 6. Comunicativos. Tienen carácter innovador. interpreta. o bien puede quedar archivado para consulta. de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para él lector. atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno serían múltiples. cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial. sin que el autor añada interpretaciones. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla. Analíticos. e incluso en formularios. Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio. a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. Clasificar los informes es un tanto complejo. determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización. Redacción del informe Redacción del Informe. Las decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión. Informales. el lanzamiento de nuevos productos. armónica y equilibrada. en tal sentido podrían clasificarse así: Según su extensión: Cortos y largos. Expone e interpreta. Según el grado de formalidad: Formales e informales. a las personas que integran la organización. en mayor o menor grado. Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones. que además ha de ser leído por una o varias personas. pero la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad. deduce conclusiones y formula recomendaciones. Según su función: Comunicativos. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. o sea perfectamente ligadas. con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias. Operacionales. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas. Segun su finalidad: Operacionales y para cambios. la utilización de los recursos disponibles y. en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones. pero con estilo natural y espontáneo. sus oraciones.

Al redactar un informe. tanto al hablar como al escribir. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas. para que las pueda expresar en forma ordenada. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. Coherencia. De no existir un esquema preestablecido. debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica. Esquema o Plan. Redacción gerencial efectiva Redactar: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortgráficas. Conciso se relaciona con brevedad. "Las cinco C" Concisión. gusto o necesidades de la empresa. sin melosidad ni servilismo. Existe claridad en un escrito. Conectores Conectores. sin errores ortográficos. gramaticales. sin rodeos ni adornos. se recomienda seguir alguno de los sugeridos. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión. El borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir.. en forma manuscrita. Enfocar directamente el asunto a tratar. acentuación. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario. ni más ni menos. REVÍSELO cuidadosamnte y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia. Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra. Borrador. Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones. concisión. Coherencia es secuencia lógica. Atributos de la Redacción Gerencial. Todo vocablo que sobre. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente . claridad. Las expresiones de cortesía. un desarrollo y el lógico desenlace o final. ortografía. Este paso viene dado por la propia organización. finalizado el borrador. favorecen las relaciones interpersonales.según el tipo de informe. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa. siguiendo el orden de los hechos. Cortés. la fluidez de las ideas. de manera que se puedan corregir antes de la impresión todas las fallas de ortografía. mecanizada o computarizada 7. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar. debe pasarlo en limpio para su entrega. Las ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor. contribuyendo a efectuar una transición. 8.. coherentemente. Para que esta película pueda ser entendida requiere de un comienzo. Imprímase. Sencillamente deje correr su pensamiento. Claridad. Escriba palabras sencillas. sintácticas y semánticas. sin detenerse a revisar errores. cortesía. como si se narrara una película. de manera que no se presten a segundas interpretaciones. única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos expresados. semántica. Revisión. para evitar duplicidad de formatos. moderadas en su uso. el redactor debe estar claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma natural como si hablara con su inmediato superior. con las adapaciones a que haya lugar. cuando éste es comprensible para el mayor número de lectores.Pasos en la redacción del informe. Correcta.

( tomado de Manual de Redacción. algunos conectore concesivos: aunque. con base en. con todo. conectores consecutivos. de esta manera. su tarea consiste en colocar en los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente. como resultado de.. a pesar de. de la misma manera.. Con toda seguridad quien entró no tuvo interés en semejante aparato. Ver y entender. en adelante.Igualmente. Expresa dificultad superable. y entonces. la puerta estaba entreabierta. de otro modo. excepto.pero yo me quedo. Más aún porque considerábamos que nuestra oficina era muy segura. en resumen. Conclusión y suma. al mismo tiempo. o sea. así que. ¡qué desagradable sensación! Faltaban todos los aparatos eléctricos. por sobre todo. Ejemplo: Ella se va. a saber. otra vez. aún cuando. antes bien. así se tiene: Además. 1 Ordene lógicamente el siguiente párrafo. mientras que. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. es por esto que. Bueno. Se encuentran en este grupo.. Con aquellos pensamientos en la mente. Cuando llegamos.. por esta razón. A medida que avanzábamos descubríamos la magnitud de las pérdidas. 3. Anexos Actividad Núm. de modo. A continuación se presentan una serie de construcciones. Santín Hodges. no todos: allí estaba el proyector de acetatos. por un lado. así pues. nos asomamos tratando de entender lo que había sucedido.Aquel señor no conocía muy bien nuestro idioma.Se han incumplido----------------------promesas. es más.. Ejemplo: Estudio matemáticas y también Química. sin embargo.muy joven------------------------------------------2. por eso te encontré. por el contario. por lo que en cada caso debe estar seguro de su correcto uso (Ante cualquier duda consulte un buen diccionario o una buena gramática) 9. en definitiva. conectores concesivos. 1. Conectores concesivos.Dijo Chacón que el profesor de Literatura debía estar abocado por imposición de su conciencia a una función política------------------------------------------------------aquellos tipos no comprendían bien sus palabras. Enlaces de los párrafos o conectores. pues los elementos de enlace son muchos.del lector.lo comprendíamos mal. Conectores consecutivos. recorrimos cada rincón. Conectores de adición. también. Los ejemplos suministrados y las significaciones consíderense solo como una orientación al respecto. expresan la oposición de una idea o concepto con otro. todo sucedió en un instante: nos habían robado. todo lo contrario. podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico. Permite la agregación de ideas. fuera de. asimismo. por tanto. Permiten el contraste de ideas. a pesar de. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente. antes bien. ahora bien. desde luego. 2. por otro lado.---------------------------------. por otro lado. no obstante. en cada caso. por que. Ejemplo: Te busqué. Alguien esta adentro. Aquí se presentará una de las clasificaciones mas común: Conectores de adición. Expresión de la consecuencia de algo. así mismo. es decir. de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción. Conectores de oposición.Se dedicó al toreo----------------------------------. conectores de oposición. así . 2007) Actividad Núm. de acuerdo con. ser robado. pensamos. Ejemplo: Aunque haga mal tiempo saldré.----------------------------------ilusiones se han ido al foso. Sirven para indicar conclusión. con todo. mientras que. si bien. 4. por eso.------------- .

--------------------------.. 8.--------------------. éste se encuentra en pleno uso de sus derechos.a su vez Marcos expresó que era insoportable.Venezuela tiene estabilidad política----------------."Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al acusado.---------------------------------.Las razones expuestas por los obreros estaban bien fundamentadas. les da la felicidad. las mujeres cantan.. los jóvenes bailan.Pedro dijo que era divertido.El dinero hace ricos y famosos a los hombres.. Esquemas de informes técnicos SELLO OFICIAL Membrete: Nombre de la institución o dependencia-----------------Núm. los patrones aceptaron las nuevas cláusulas.-------------------. del oficio--------------Asunto:------------------------------------------------------------Lugar y fecha------------------------------------------------------------Nombre y dirección del destinatario------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuerpo del oficio--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- .----------------------. 7.no estrategias frente a la crisis.. los adultos se divierten. 9.-----------no sé si el pueblo seguirá aguantando. 6. 10.Los niños corren.la ciudad está alegre.... 10. 5.

órdenes.la cual va impresa en la parte inferior del margen izquierdo. por ser una comunicación simple. Esquemas de informes técnicos (1/2) Esquema de Memorando. atenta y sobria. así: "Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho". comunicar reemplazos. ASUNTO: tema sobre el cual versará TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o más párrafos.Frases de cortesía-------------------------------------------------------------------------------------Antefirma-------------------------------------------Firma-----------------------------------------------Iniciales de identificación--------------------------Indicación de copias-------------------------------se acostumbra en este tipo de comunicación la recomendación marginal. Iniciales o firma* Anexos Indicación de copias * Por usarse generalmente como comunicación interna. sin embargo conviene aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de comunicación breve. NOTA. En todo oficio. fijar vacaciones. o bien solicitar información. (Identifica la institución remitente) MEMORANDO PARA: Nombre del destinatario DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente. 11. la redacción debe ser clara. una expresión. utilizada para informes breves o para que un superior dé a conocer. hacia los niveles inferiores: decisiones. Debe tratar un sólo asunto en un mismo oficio. Se presenta esquema para redacción de memorando. Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las relaciones laborales de una organización Esquema Encabezamiento: Número del acta----------- . Esquemas de Informes técnicos (2/2) Acta Administrativa. se omite la salutación inicial y el cierre de cumplimiento 12. Membrete. Es decir las características del oficio mismo.

siendo las quince horas del día 04 de febrero de 2008 Ubicación. Esquema de un informe (tipo memorando) MEMORANDO PARA. Como pudo observar. testimoniales. los memorandos. a quienes le constan------------------------------------------------Hechos: Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se procede a levantar la presente acta y que consisten en lo siguiente:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pruebas: S presentan las pruebas escritas.-----------------. Se lee el acta . y se procede a la firma para dejar constancia. en ellos no se requiere carátula. El lenguaje utilizado es impersonal. así como los testigos: Señor---------------y Señor-----------------------------------.Fecha y hora. científicas. portada. 13. actas de reunión. documentales. señalando hora de finalización y se remite al área de Recursos Humanos. de presunción legales y humanas. Cierre: Se da por concluída el acta. Cada parte presenta su alegato. los oficios.en su carácter de Gerente de recursos humanos. ni resumen. Dentro de este tipo de informes se encuentran. lista de contenido. asi mismo se le entrega copia al representante sindical. videos. el señor-------------------------. las actas administrativas. En las oficinas--------------ubicada en----------------------------------------------------Comparecencia de las partes.representante sindical. Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo ASUNTO: Título del informe FECHA: Día. Por dirigirse a un lector conocedor del asunto se omite presentación o introducción aparte. En la ciudad-----. En los apartes anteriores se presentó esquema de alguno de estos informes.por parte de todos los comparecientes. Informe interno informal Informe Interno Informal. mes y año Introducción----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Descripción de los hechos--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . las circulares. Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y por la parte patronal el Lcdo.

ni de transcripción. Normas que han de cumplirse dentro del formato. d. Cualquier informe que se realice como resultado de una investigación. aproximadamente..Para el margen lateral derecho 3 cms. debe caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato. pues hay variados modelos...--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Análisis------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Recomendaciones------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Firma 14. b. g.. la orientación proporcionada es un sistema eficaz para la redacción de un informe lógico y ordenado. Nota. apéndices.5 a 3 cms. dedicatoria.con la finalidad de facilitar la encuadernaciónf. de manera que sea agradable y de fácil lectura.. para el resto de las páginas que no sea inicio de capítulo se recomienda 4 cms aproximados. el cual puede seleccionarse y hacerle algunas modificaciones. carátula. a.. índice. prefacio. .Use sólo una cara y escriba a doble espacio. texto.Para el margen inferior de 2.Se recomienda obtener una copia. bibliografía.. siempre y cuando haya comprensión integral del trabajo en lo que a presentación se refiere. sino una alternativa entre las diversas formas.Para el margen superior 3 cms. carta de presentación. de manera que permita al lector coordinar hechos e ideas en forma coherente. en ningún caso..Cuide que no haya errores ortográficos. anteportada. se pretende implantar el que se presenta. h.Para el margen lateral izquierdo 4 cms. Informe formal extenso Informe formal extenso. Partes del Informe formal extenso Cubierta. referencias. c. prólogo. Se considera que.Use papel bond de máxima calidad. resumen.introducción. A continuación se presenta un modelo que no pretende ser el único. glosario. e.