Redacción de Informes Administrativos

1. Redacción
Redacción. Definición. Transmisión por escrito de una idea, un relato... Etimológicamente procede del latín redactum. Significa reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser: argumentar, informar, persuadir, agradecer, promover, solicitar... La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita a dar forma escrita a un tema determinado. Importancia en la Comunicación. La redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso fundamental en el logro de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien muchas veces se prefiere la comunicación oral, no siempre es lo más indicado, pues un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe presentarse por escrito, ya que son hechos importantes para la organización de lo cual debe existir constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los documentos (informes) a que haya lugar. Hoy por hoy en la era de la tecnología, la digitalización del mundo empresarial y de un crecimiento y desarrollo acelerado, es cada vez más grande el número de personas que tienen la necesidad de escribir, de usar la escritura para el mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos. Clases de Redacción: Existen diferentes clases o tipos de redacción, en este aparte se tratara; la redacción formal y la redacción informal. La primera sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentra, la literria, científica, técnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene alli: la redacción familiar y la redacción personal.

2. Proceso de redacción
Proceso de redacción. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar motivación para proseguir con la lectura. En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito fundamental. Pasos para redactar. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redacción son los mismos. a.- Selección del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar. b.- Búsqueda de información. Recopile toda la información necesaria para sustentar sus planteamientos. c.- Elaboración del bosquejo. no es más que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo, de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas más impòrtantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusión.

ya que la mayoría de las veces es requerido por los niveles superiores o de entes externos de la empresa. determinan que los informes propiamente dichos tengan una extensión.. Lenguaje ¿Con qué palabras? El tipo de lenguaje que se va a utilizar. Destinatario.d. . rectificado vocabulario. Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito. así como el orden de las ideas. Procede a redactar.Redacción definitiva Revisado el borrador. Lea con atención.Su elaboracion se realiza conforme a un plan. Se fundamenta en: Fijar el objetivo del trabajo por realizar ¿Para què?o sea el propósito del trabajo. superior a cinco páginas. Informe técnico Informe.Redacción de un borrador. definición. e. de acuerdo con el plan ¿Dónde?. revise la claridad. pregunta. 4. los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la exposición de gran cantidad de información. aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas. pues. de todo lo pensado selecciona el material apropiado para la obra. Fase interna. ¿para quién o quiénes se escribe? ¿Cómo es el destinatario?. Redacte según el plan o bosquejo. . aún cuando se habla de informes extensos e informes cortos. Principio.Facilita la comprensión de una situación compleja. . aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión.Es utilizado por más de un lector. Piense en la forma como enlazará las ideas. Se define el orden más conveniente de presentación del material: de lo general a lo particular o viceversa. Además de la forma de disposición del trabajo.Es producto de un requerimiento. analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución. Investiga todo lo que sea necesario. elimine ideas ya expresadas. ¿De qué manera?. corrija palabras mal empleadas. También se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector. Selección. desarrollo y cierre. sustituya las que repita por sinónimos. . cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al escrito. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración. ¿Cuál material? Jerarquización. en la mayoría de los casos. busca información documentada. ¿En cuál tono? Estilo. habla con tus profesores e integra toda la información en un esquema preciso. Adoptar un orden. el asunto o tema general ¿Sobre qué? se esbozarán aquí los temas y subtemas relacionados. ortografía. ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redacción y las fases de la estructuracion de un escrito.Es de cierta extensión. emplee los enlaces o conectivos adecuados. redacta un tema que verse sobre "Educación". (Pasarlo en limpio) 3. Tono: Trato adecuado. con seguridad será utilizado. no queda más que expresarlo de manera final. éste dependerá del destinatario y el contexto. elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas. lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información.. de acuerdo a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento ¿De qué importancia? Fase Externa. Buscar la forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla con las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redacción eficaz. Estructuración del escrito Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa. Características: . coherencia. . preparado por lo general a requerimiento o petición. expresión conveniente. anota tus propias experiencias. Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados. pues éstas deben estar bien articuladas.

sin mayor exigencia en cuanto a la forma. cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial. deduce conclusiones y formula recomendaciones. Para cambios: Destinados al análisis. además de presentar la información pertinente. directa. Según el grado de formalidad: Formales e informales. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla. sus oraciones. a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. Analíticos. Examinadores. pero la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad. Redacción del informe Redacción del Informe. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe. Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones. Segun su finalidad: Operacionales y para cambios. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas. que además ha de ser leído por una o varias personas. atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno serían múltiples. interpreta. o bien puede quedar archivado para consulta. en mayor o menor grado. pero con estilo natural y espontáneo. Se preparan de manera rápida. Informales. el redactor debe ser directo. si es necesario. Clasificar los informes es un tanto complejo. 6. determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización. Expone e interpreta.. el lanzamiento de nuevos productos. con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. o sea perfectamente ligadas. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas. Todos los informes que exponen las políticas. por cuanto si se hace. formatos preelaborados. debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia. precisa. Presentan un conjunto de información. armónica y equilibrada. la utilización de los recursos disponibles y. tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. examinadores y analíticos. Comunicativos. ideas deben tener una secuencia lógica. Según su función: Comunicativos. Tipos de informes Tipos de informes. en tal sentido podrían clasificarse así: Según su extensión: Cortos y largos. Formales. sin que el autor añada interpretaciones. de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para él lector. Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias. Operacionales. 5. . a las personas que integran la organización. coherente.Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. e incluso en formularios. Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones. Su fín primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada. debe ser clara. Presenta información. el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma. Las decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión. Tienen carácter innovador.

"Las cinco C" Concisión. sin detenerse a revisar errores. Conciso se relaciona con brevedad. Al redactar un informe. Para que esta película pueda ser entendida requiere de un comienzo. claridad. Coherencia. coherentemente. Existe claridad en un escrito. Borrador. Imprímase. mecanizada o computarizada 7. sintácticas y semánticas. concisión. la fluidez de las ideas. El borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente. el redactor debe estar claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma natural como si hablara con su inmediato superior. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión. gusto o necesidades de la empresa.. Todo vocablo que sobre. favorecen las relaciones interpersonales. de manera que no se presten a segundas interpretaciones. Coherencia es secuencia lógica. Las ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa. para evitar duplicidad de formatos. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario. REVÍSELO cuidadosamnte y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. cortesía. Sencillamente deje correr su pensamiento. Correcta. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar. se recomienda seguir alguno de los sugeridos. en forma manuscrita. moderadas en su uso. Este paso viene dado por la propia organización. tanto al hablar como al escribir. Claridad. siguiendo el orden de los hechos. con las adapaciones a que haya lugar. ni más ni menos. ortografía. finalizado el borrador. cuando éste es comprensible para el mayor número de lectores. semántica. Enfocar directamente el asunto a tratar.según el tipo de informe. Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra. Revisión. única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos expresados. debe pasarlo en limpio para su entrega. como si se narrara una película. Esquema o Plan. contribuyendo a efectuar una transición. sin rodeos ni adornos. gramaticales. un desarrollo y el lógico desenlace o final. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente . debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica. sin melosidad ni servilismo. Las expresiones de cortesía. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas. sin errores ortográficos. para que las pueda expresar en forma ordenada. de manera que se puedan corregir antes de la impresión todas las fallas de ortografía. Atributos de la Redacción Gerencial.Pasos en la redacción del informe. Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones. Conectores Conectores. 8. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir.. acentuación. Cortés. Escriba palabras sencillas. De no existir un esquema preestablecido. Redacción gerencial efectiva Redactar: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortgráficas.

podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico. es decir. así mismo. ser robado. nos asomamos tratando de entender lo que había sucedido. por eso. Santín Hodges. Ejemplo: Estudio matemáticas y también Química. aún cuando. por otro lado. Bueno. 4. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente. Expresión de la consecuencia de algo. fuera de. Permiten el contraste de ideas. así que. así pues. en cada caso. Conectores concesivos. conectores concesivos. Ejemplo: Aunque haga mal tiempo saldré. no todos: allí estaba el proyector de acetatos.Se dedicó al toreo----------------------------------. algunos conectore concesivos: aunque. conectores consecutivos. en adelante. Conectores de oposición. Con toda seguridad quien entró no tuvo interés en semejante aparato. con todo. pues los elementos de enlace son muchos. por que. Cuando llegamos. por un lado. por tanto. excepto. ( tomado de Manual de Redacción. por esta razón. por lo que en cada caso debe estar seguro de su correcto uso (Ante cualquier duda consulte un buen diccionario o una buena gramática) 9.. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. Permite la agregación de ideas.muy joven------------------------------------------2. Expresa dificultad superable.Se han incumplido----------------------promesas. así . de modo. por sobre todo. por eso te encontré. en resumen. también. la puerta estaba entreabierta..---------------------------------. pensamos. todo lo contrario. asimismo. 2007) Actividad Núm.----------------------------------ilusiones se han ido al foso. Aquí se presentará una de las clasificaciones mas común: Conectores de adición. por el contario. a pesar de. si bien.del lector. antes bien. Sirven para indicar conclusión.------------- . conectores de oposición. no obstante. Alguien esta adentro. Conclusión y suma. 1.. de acuerdo con. Conectores de adición. Conectores consecutivos. de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción. mientras que. de otro modo. expresan la oposición de una idea o concepto con otro. como resultado de. ahora bien. 1 Ordene lógicamente el siguiente párrafo. desde luego. al mismo tiempo. Con aquellos pensamientos en la mente. sin embargo. 3. otra vez. A medida que avanzábamos descubríamos la magnitud de las pérdidas. con todo. ¡qué desagradable sensación! Faltaban todos los aparatos eléctricos.pero yo me quedo. Más aún porque considerábamos que nuestra oficina era muy segura. 2.Igualmente. así se tiene: Además. por otro lado. recorrimos cada rincón. con base en. todo sucedió en un instante: nos habían robado. Se encuentran en este grupo. antes bien. a pesar de.. Enlaces de los párrafos o conectores.. mientras que. de la misma manera. su tarea consiste en colocar en los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente.lo comprendíamos mal. a saber. o sea. es por esto que. A continuación se presentan una serie de construcciones. en definitiva. Ver y entender. Ejemplo: Ella se va. Los ejemplos suministrados y las significaciones consíderense solo como una orientación al respecto. es más. de esta manera.Aquel señor no conocía muy bien nuestro idioma. Ejemplo: Te busqué.Dijo Chacón que el profesor de Literatura debía estar abocado por imposición de su conciencia a una función política------------------------------------------------------aquellos tipos no comprendían bien sus palabras. Anexos Actividad Núm. y entonces.

los adultos se divierten... del oficio--------------Asunto:------------------------------------------------------------Lugar y fecha------------------------------------------------------------Nombre y dirección del destinatario------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuerpo del oficio--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ..a su vez Marcos expresó que era insoportable.Venezuela tiene estabilidad política----------------..Las razones expuestas por los obreros estaban bien fundamentadas. Esquemas de informes técnicos SELLO OFICIAL Membrete: Nombre de la institución o dependencia-----------------Núm.--------------------------.--------------------.Pedro dijo que era divertido.---------------------------------. 6. las mujeres cantan.. les da la felicidad.El dinero hace ricos y famosos a los hombres.Los niños corren. 9. 10."Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al acusado. los patrones aceptaron las nuevas cláusulas.----------------------. éste se encuentra en pleno uso de sus derechos. 10. 7. los jóvenes bailan.-------------------..la ciudad está alegre. 5.-----------no sé si el pueblo seguirá aguantando.. 8.no estrategias frente a la crisis.

comunicar reemplazos. Esquemas de Informes técnicos (2/2) Acta Administrativa. Iniciales o firma* Anexos Indicación de copias * Por usarse generalmente como comunicación interna. Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las relaciones laborales de una organización Esquema Encabezamiento: Número del acta----------- . se omite la salutación inicial y el cierre de cumplimiento 12. una expresión. Es decir las características del oficio mismo. fijar vacaciones. (Identifica la institución remitente) MEMORANDO PARA: Nombre del destinatario DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente. En todo oficio. Debe tratar un sólo asunto en un mismo oficio. Se presenta esquema para redacción de memorando. por ser una comunicación simple. NOTA. Esquemas de informes técnicos (1/2) Esquema de Memorando. o bien solicitar información. ASUNTO: tema sobre el cual versará TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o más párrafos.Frases de cortesía-------------------------------------------------------------------------------------Antefirma-------------------------------------------Firma-----------------------------------------------Iniciales de identificación--------------------------Indicación de copias-------------------------------se acostumbra en este tipo de comunicación la recomendación marginal. 11.la cual va impresa en la parte inferior del margen izquierdo. órdenes. hacia los niveles inferiores: decisiones. la redacción debe ser clara. atenta y sobria. sin embargo conviene aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de comunicación breve. así: "Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho". Membrete. utilizada para informes breves o para que un superior dé a conocer.

en su carácter de Gerente de recursos humanos. el señor-------------------------.siendo las quince horas del día 04 de febrero de 2008 Ubicación. las actas administrativas. Se lee el acta . El lenguaje utilizado es impersonal. En los apartes anteriores se presentó esquema de alguno de estos informes. así como los testigos: Señor---------------y Señor-----------------------------------. Como pudo observar. científicas. testimoniales. Esquema de un informe (tipo memorando) MEMORANDO PARA. y se procede a la firma para dejar constancia. los memorandos. Dentro de este tipo de informes se encuentran.representante sindical. Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y por la parte patronal el Lcdo. portada. a quienes le constan------------------------------------------------Hechos: Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se procede a levantar la presente acta y que consisten en lo siguiente:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pruebas: S presentan las pruebas escritas. señalando hora de finalización y se remite al área de Recursos Humanos. En las oficinas--------------ubicada en----------------------------------------------------Comparecencia de las partes. documentales. En la ciudad-----. ni resumen. Cierre: Se da por concluída el acta. Informe interno informal Informe Interno Informal. Por dirigirse a un lector conocedor del asunto se omite presentación o introducción aparte. asi mismo se le entrega copia al representante sindical. lista de contenido. videos. los oficios.por parte de todos los comparecientes.Fecha y hora. las circulares. mes y año Introducción----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Descripción de los hechos--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo ASUNTO: Título del informe FECHA: Día. actas de reunión. en ellos no se requiere carátula. de presunción legales y humanas. Cada parte presenta su alegato. 13.-----------------.

glosario.Para el margen lateral izquierdo 4 cms. referencias. Nota.Para el margen inferior de 2.con la finalidad de facilitar la encuadernaciónf.Use papel bond de máxima calidad. de manera que sea agradable y de fácil lectura. prefacio.Cuide que no haya errores ortográficos. a.Use sólo una cara y escriba a doble espacio. se pretende implantar el que se presenta. bibliografía. h.. prólogo.Para el margen superior 3 cms. d.introducción. en ningún caso. carátula. Informe formal extenso Informe formal extenso. debe caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato. Normas que han de cumplirse dentro del formato. de manera que permita al lector coordinar hechos e ideas en forma coherente. . Se considera que. la orientación proporcionada es un sistema eficaz para la redacción de un informe lógico y ordenado. para el resto de las páginas que no sea inicio de capítulo se recomienda 4 cms aproximados. b. A continuación se presenta un modelo que no pretende ser el único. siempre y cuando haya comprensión integral del trabajo en lo que a presentación se refiere.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Análisis------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Recomendaciones------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Firma 14.. pues hay variados modelos. aproximadamente. dedicatoria.5 a 3 cms. Partes del Informe formal extenso Cubierta.Para el margen lateral derecho 3 cms... ni de transcripción. índice.. Cualquier informe que se realice como resultado de una investigación. c.Se recomienda obtener una copia.. e.. el cual puede seleccionarse y hacerle algunas modificaciones. resumen. apéndices. anteportada.. g. texto. carta de presentación. sino una alternativa entre las diversas formas.

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