Redacción de Informes Administrativos

1. Redacción
Redacción. Definición. Transmisión por escrito de una idea, un relato... Etimológicamente procede del latín redactum. Significa reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser: argumentar, informar, persuadir, agradecer, promover, solicitar... La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita a dar forma escrita a un tema determinado. Importancia en la Comunicación. La redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso fundamental en el logro de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien muchas veces se prefiere la comunicación oral, no siempre es lo más indicado, pues un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe presentarse por escrito, ya que son hechos importantes para la organización de lo cual debe existir constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los documentos (informes) a que haya lugar. Hoy por hoy en la era de la tecnología, la digitalización del mundo empresarial y de un crecimiento y desarrollo acelerado, es cada vez más grande el número de personas que tienen la necesidad de escribir, de usar la escritura para el mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos. Clases de Redacción: Existen diferentes clases o tipos de redacción, en este aparte se tratara; la redacción formal y la redacción informal. La primera sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentra, la literria, científica, técnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene alli: la redacción familiar y la redacción personal.

2. Proceso de redacción
Proceso de redacción. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar motivación para proseguir con la lectura. En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito fundamental. Pasos para redactar. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redacción son los mismos. a.- Selección del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar. b.- Búsqueda de información. Recopile toda la información necesaria para sustentar sus planteamientos. c.- Elaboración del bosquejo. no es más que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo, de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas más impòrtantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusión.

Informe técnico Informe. pregunta.. Se fundamenta en: Fijar el objetivo del trabajo por realizar ¿Para què?o sea el propósito del trabajo. ¿En cuál tono? Estilo. con seguridad será utilizado.Es de cierta extensión. éste dependerá del destinatario y el contexto. expresión conveniente.Facilita la comprensión de una situación compleja. . Características: .Redacción de un borrador. ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redacción y las fases de la estructuracion de un escrito. elimine ideas ya expresadas. ¿Cuál material? Jerarquización. no queda más que expresarlo de manera final. lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información. e. También se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector. sustituya las que repita por sinónimos. Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito. analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución. Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. desarrollo y cierre. de acuerdo con el plan ¿Dónde?. superior a cinco páginas. habla con tus profesores e integra toda la información en un esquema preciso. (Pasarlo en limpio) 3. pues. coherencia. en la mayoría de los casos. cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al escrito. los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la exposición de gran cantidad de información. así como el orden de las ideas. de acuerdo a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento ¿De qué importancia? Fase Externa. Principio. Estructuración del escrito Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa. el asunto o tema general ¿Sobre qué? se esbozarán aquí los temas y subtemas relacionados. aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión. corrija palabras mal empleadas. Procede a redactar. ¿De qué manera?. Tono: Trato adecuado. definición. de todo lo pensado selecciona el material apropiado para la obra.Es utilizado por más de un lector. pues éstas deben estar bien articuladas. aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas. Destinatario. . Lea con atención. . emplee los enlaces o conectivos adecuados.Su elaboracion se realiza conforme a un plan. aún cuando se habla de informes extensos e informes cortos. 4. la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados. busca información documentada. Además de la forma de disposición del trabajo. Se define el orden más conveniente de presentación del material: de lo general a lo particular o viceversa. revise la claridad. ya que la mayoría de las veces es requerido por los niveles superiores o de entes externos de la empresa. determinan que los informes propiamente dichos tengan una extensión..Redacción definitiva Revisado el borrador. . Piense en la forma como enlazará las ideas. rectificado vocabulario. Buscar la forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla con las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redacción eficaz. Redacte según el plan o bosquejo. .Es producto de un requerimiento. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración. redacta un tema que verse sobre "Educación". Selección. Fase interna.d. elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas. anota tus propias experiencias. preparado por lo general a requerimiento o petición. Adoptar un orden. ¿para quién o quiénes se escribe? ¿Cómo es el destinatario?. Investiga todo lo que sea necesario. Lenguaje ¿Con qué palabras? El tipo de lenguaje que se va a utilizar. ortografía.

ideas deben tener una secuencia lógica. Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias. por cuanto si se hace. Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones. Tipos de informes Tipos de informes. Según el grado de formalidad: Formales e informales. Comunicativos. Para cambios: Destinados al análisis. debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia. a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. debe ser clara. sus oraciones. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas. Presentan un conjunto de información. coherente. el redactor debe ser directo. 6. además de presentar la información pertinente. e incluso en formularios. Operacionales. Se preparan de manera rápida. 5. en mayor o menor grado. o bien puede quedar archivado para consulta. Formales. Examinadores. pero con estilo natural y espontáneo. directa. Según su función: Comunicativos. Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio. sin que el autor añada interpretaciones. Analíticos. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla. Clasificar los informes es un tanto complejo. Expone e interpreta. Tienen carácter innovador. el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma. determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización. sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. a las personas que integran la organización. formatos preelaborados. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe. que además ha de ser leído por una o varias personas. en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones. Las decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión. examinadores y analíticos.. Informales. de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para él lector. Todos los informes que exponen las políticas. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas. si es necesario. deduce conclusiones y formula recomendaciones. cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial. la utilización de los recursos disponibles y. atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno serían múltiples. o sea perfectamente ligadas. el lanzamiento de nuevos productos. Presenta información. pero la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad. . Redacción del informe Redacción del Informe. en tal sentido podrían clasificarse así: Según su extensión: Cortos y largos.Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. Su fín primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada. Segun su finalidad: Operacionales y para cambios. precisa. con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. armónica y equilibrada. interpreta.

como si se narrara una película. sin errores ortográficos. de manera que se puedan corregir antes de la impresión todas las fallas de ortografía. ortografía. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas. Enfocar directamente el asunto a tratar.según el tipo de informe. favorecen las relaciones interpersonales. Claridad. sin rodeos ni adornos. Redacción gerencial efectiva Redactar: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortgráficas. Las ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor. Esquema o Plan. Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones.. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir. Borrador. De no existir un esquema preestablecido. semántica. la fluidez de las ideas. gramaticales. acentuación. REVÍSELO cuidadosamnte y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia. Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra.. finalizado el borrador. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente .Pasos en la redacción del informe. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario. cuando éste es comprensible para el mayor número de lectores. cortesía. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. concisión. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión. 8. con las adapaciones a que haya lugar. Las expresiones de cortesía. Imprímase. gusto o necesidades de la empresa. Revisión. contribuyendo a efectuar una transición. Correcta. Este paso viene dado por la propia organización. sin melosidad ni servilismo. debe pasarlo en limpio para su entrega. El borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente. debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica. claridad. de manera que no se presten a segundas interpretaciones. siguiendo el orden de los hechos. el redactor debe estar claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma natural como si hablara con su inmediato superior. en forma manuscrita. sintácticas y semánticas. Coherencia. sin detenerse a revisar errores. coherentemente. para evitar duplicidad de formatos. se recomienda seguir alguno de los sugeridos. Al redactar un informe. ni más ni menos. Cortés. Para que esta película pueda ser entendida requiere de un comienzo. Conectores Conectores. mecanizada o computarizada 7. un desarrollo y el lógico desenlace o final. tanto al hablar como al escribir. única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos expresados. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa. para que las pueda expresar en forma ordenada. "Las cinco C" Concisión. moderadas en su uso. Existe claridad en un escrito. Coherencia es secuencia lógica. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar. Escriba palabras sencillas. Conciso se relaciona con brevedad. Todo vocablo que sobre. Atributos de la Redacción Gerencial. Sencillamente deje correr su pensamiento.

así se tiene: Además. por otro lado. así . conectores concesivos. Con toda seguridad quien entró no tuvo interés en semejante aparato. asimismo. algunos conectore concesivos: aunque.----------------------------------ilusiones se han ido al foso.muy joven------------------------------------------2. de modo.pero yo me quedo. si bien.Se han incumplido----------------------promesas.. a saber. no todos: allí estaba el proyector de acetatos. a pesar de. Ejemplo: Ella se va. Conclusión y suma. fuera de. conectores consecutivos. por sobre todo. Enlaces de los párrafos o conectores. excepto.del lector. 2007) Actividad Núm. ahora bien. no obstante. a pesar de. su tarea consiste en colocar en los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente. antes bien. A continuación se presentan una serie de construcciones. Cuando llegamos.Igualmente. por eso te encontré. con todo. por que. desde luego.Dijo Chacón que el profesor de Literatura debía estar abocado por imposición de su conciencia a una función política------------------------------------------------------aquellos tipos no comprendían bien sus palabras. con todo. 2. Permite la agregación de ideas. Expresión de la consecuencia de algo. podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico. pensamos. así que. en resumen. es decir. es más. otra vez. por otro lado. por tanto. de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción. Ver y entender. Se encuentran en este grupo. Ejemplo: Aunque haga mal tiempo saldré. Anexos Actividad Núm.Aquel señor no conocía muy bien nuestro idioma. Bueno. también. de la misma manera. por un lado. todo sucedió en un instante: nos habían robado. Con aquellos pensamientos en la mente. así pues. Conectores de oposición. en definitiva. recorrimos cada rincón. por esta razón. A medida que avanzábamos descubríamos la magnitud de las pérdidas. nos asomamos tratando de entender lo que había sucedido. ( tomado de Manual de Redacción. Sirven para indicar conclusión. todo lo contrario. como resultado de.. 4. Aquí se presentará una de las clasificaciones mas común: Conectores de adición.lo comprendíamos mal.------------- . es por esto que. Santín Hodges. ser robado. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. Conectores concesivos. Permiten el contraste de ideas.. sin embargo. 3. o sea. Conectores consecutivos. conectores de oposición. Ejemplo: Te busqué. con base en. mientras que. 1.. Ejemplo: Estudio matemáticas y también Química.. expresan la oposición de una idea o concepto con otro.---------------------------------. así mismo. al mismo tiempo. de esta manera. Expresa dificultad superable. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente. en adelante. aún cuando. antes bien. ¡qué desagradable sensación! Faltaban todos los aparatos eléctricos. pues los elementos de enlace son muchos. Conectores de adición.Se dedicó al toreo----------------------------------. y entonces. Alguien esta adentro. Los ejemplos suministrados y las significaciones consíderense solo como una orientación al respecto. por eso. por lo que en cada caso debe estar seguro de su correcto uso (Ante cualquier duda consulte un buen diccionario o una buena gramática) 9. por el contario. mientras que. en cada caso. de acuerdo con. Más aún porque considerábamos que nuestra oficina era muy segura. de otro modo. 1 Ordene lógicamente el siguiente párrafo. la puerta estaba entreabierta.

--------------------.Los niños corren.----------------------. 10. 8. 9.. 6.. los jóvenes bailan..-------------------.. los patrones aceptaron las nuevas cláusulas.Las razones expuestas por los obreros estaban bien fundamentadas.no estrategias frente a la crisis. del oficio--------------Asunto:------------------------------------------------------------Lugar y fecha------------------------------------------------------------Nombre y dirección del destinatario------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuerpo del oficio--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- .Venezuela tiene estabilidad política----------------.Pedro dijo que era divertido.. los adultos se divierten. 7.-----------no sé si el pueblo seguirá aguantando. les da la felicidad. Esquemas de informes técnicos SELLO OFICIAL Membrete: Nombre de la institución o dependencia-----------------Núm. 10.--------------------------.a su vez Marcos expresó que era insoportable..---------------------------------. éste se encuentra en pleno uso de sus derechos.El dinero hace ricos y famosos a los hombres.. 5."Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al acusado. las mujeres cantan.la ciudad está alegre.

NOTA. comunicar reemplazos. En todo oficio. 11. se omite la salutación inicial y el cierre de cumplimiento 12. utilizada para informes breves o para que un superior dé a conocer. Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las relaciones laborales de una organización Esquema Encabezamiento: Número del acta----------- . hacia los niveles inferiores: decisiones. (Identifica la institución remitente) MEMORANDO PARA: Nombre del destinatario DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente. la redacción debe ser clara. por ser una comunicación simple. Se presenta esquema para redacción de memorando.Frases de cortesía-------------------------------------------------------------------------------------Antefirma-------------------------------------------Firma-----------------------------------------------Iniciales de identificación--------------------------Indicación de copias-------------------------------se acostumbra en este tipo de comunicación la recomendación marginal. Esquemas de Informes técnicos (2/2) Acta Administrativa. Iniciales o firma* Anexos Indicación de copias * Por usarse generalmente como comunicación interna. atenta y sobria. Esquemas de informes técnicos (1/2) Esquema de Memorando. Es decir las características del oficio mismo. fijar vacaciones. así: "Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho". Debe tratar un sólo asunto en un mismo oficio. órdenes. una expresión. Membrete. o bien solicitar información. ASUNTO: tema sobre el cual versará TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o más párrafos. sin embargo conviene aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de comunicación breve.la cual va impresa en la parte inferior del margen izquierdo.

Esquema de un informe (tipo memorando) MEMORANDO PARA. videos. Cierre: Se da por concluída el acta. señalando hora de finalización y se remite al área de Recursos Humanos. portada. El lenguaje utilizado es impersonal. Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo ASUNTO: Título del informe FECHA: Día. ni resumen. Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y por la parte patronal el Lcdo. los oficios. mes y año Introducción----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Descripción de los hechos--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . y se procede a la firma para dejar constancia. las actas administrativas. los memorandos. así como los testigos: Señor---------------y Señor-----------------------------------. En los apartes anteriores se presentó esquema de alguno de estos informes. testimoniales. el señor-------------------------. 13. en ellos no se requiere carátula. Cada parte presenta su alegato.representante sindical. de presunción legales y humanas. las circulares. Como pudo observar.siendo las quince horas del día 04 de febrero de 2008 Ubicación. lista de contenido. Se lee el acta . En las oficinas--------------ubicada en----------------------------------------------------Comparecencia de las partes.por parte de todos los comparecientes. Informe interno informal Informe Interno Informal.en su carácter de Gerente de recursos humanos. documentales. a quienes le constan------------------------------------------------Hechos: Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se procede a levantar la presente acta y que consisten en lo siguiente:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pruebas: S presentan las pruebas escritas. actas de reunión. científicas. En la ciudad-----. asi mismo se le entrega copia al representante sindical. Dentro de este tipo de informes se encuentran.Fecha y hora. Por dirigirse a un lector conocedor del asunto se omite presentación o introducción aparte.-----------------.

dedicatoria. Nota.Cuide que no haya errores ortográficos.. Partes del Informe formal extenso Cubierta. para el resto de las páginas que no sea inicio de capítulo se recomienda 4 cms aproximados. e.introducción. bibliografía. carta de presentación.Para el margen lateral izquierdo 4 cms. sino una alternativa entre las diversas formas. texto. c. índice.5 a 3 cms.. h. debe caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato. referencias.Use papel bond de máxima calidad. a. prólogo. Cualquier informe que se realice como resultado de una investigación. se pretende implantar el que se presenta.Para el margen lateral derecho 3 cms. de manera que sea agradable y de fácil lectura. Normas que han de cumplirse dentro del formato.Se recomienda obtener una copia. en ningún caso. A continuación se presenta un modelo que no pretende ser el único. d. aproximadamente.. ni de transcripción. de manera que permita al lector coordinar hechos e ideas en forma coherente. Se considera que. prefacio. apéndices.con la finalidad de facilitar la encuadernaciónf. pues hay variados modelos.Use sólo una cara y escriba a doble espacio. g.Para el margen inferior de 2. la orientación proporcionada es un sistema eficaz para la redacción de un informe lógico y ordenado... siempre y cuando haya comprensión integral del trabajo en lo que a presentación se refiere.. Informe formal extenso Informe formal extenso. anteportada.. . el cual puede seleccionarse y hacerle algunas modificaciones.Para el margen superior 3 cms. carátula.. b. glosario. resumen.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Análisis------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Recomendaciones------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Firma 14.