Redacción de Informes Administrativos

1. Redacción
Redacción. Definición. Transmisión por escrito de una idea, un relato... Etimológicamente procede del latín redactum. Significa reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser: argumentar, informar, persuadir, agradecer, promover, solicitar... La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita a dar forma escrita a un tema determinado. Importancia en la Comunicación. La redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso fundamental en el logro de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien muchas veces se prefiere la comunicación oral, no siempre es lo más indicado, pues un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe presentarse por escrito, ya que son hechos importantes para la organización de lo cual debe existir constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los documentos (informes) a que haya lugar. Hoy por hoy en la era de la tecnología, la digitalización del mundo empresarial y de un crecimiento y desarrollo acelerado, es cada vez más grande el número de personas que tienen la necesidad de escribir, de usar la escritura para el mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos. Clases de Redacción: Existen diferentes clases o tipos de redacción, en este aparte se tratara; la redacción formal y la redacción informal. La primera sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentra, la literria, científica, técnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene alli: la redacción familiar y la redacción personal.

2. Proceso de redacción
Proceso de redacción. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar motivación para proseguir con la lectura. En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito fundamental. Pasos para redactar. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redacción son los mismos. a.- Selección del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar. b.- Búsqueda de información. Recopile toda la información necesaria para sustentar sus planteamientos. c.- Elaboración del bosquejo. no es más que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo, de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas más impòrtantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusión.

aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión. . aún cuando se habla de informes extensos e informes cortos. definición. desarrollo y cierre. de todo lo pensado selecciona el material apropiado para la obra. Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración. Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. revise la claridad. Piense en la forma como enlazará las ideas. Principio. superior a cinco páginas.Es producto de un requerimiento. los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la exposición de gran cantidad de información. Destinatario. Lenguaje ¿Con qué palabras? El tipo de lenguaje que se va a utilizar. . aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas. Informe técnico Informe. habla con tus profesores e integra toda la información en un esquema preciso. Fase interna.. ¿De qué manera?. determinan que los informes propiamente dichos tengan una extensión. ya que la mayoría de las veces es requerido por los niveles superiores o de entes externos de la empresa. Adoptar un orden. Buscar la forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla con las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redacción eficaz. ¿Cuál material? Jerarquización. de acuerdo con el plan ¿Dónde?.Es utilizado por más de un lector. ortografía. elimine ideas ya expresadas. éste dependerá del destinatario y el contexto. así como el orden de las ideas. ¿para quién o quiénes se escribe? ¿Cómo es el destinatario?. analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución. Selección.. e. emplee los enlaces o conectivos adecuados. Características: .Facilita la comprensión de una situación compleja. ¿En cuál tono? Estilo. . corrija palabras mal empleadas. Además de la forma de disposición del trabajo. expresión conveniente. no queda más que expresarlo de manera final. en la mayoría de los casos. redacta un tema que verse sobre "Educación". pues. anota tus propias experiencias. busca información documentada. con seguridad será utilizado. elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas. Investiga todo lo que sea necesario.Su elaboracion se realiza conforme a un plan. Se fundamenta en: Fijar el objetivo del trabajo por realizar ¿Para què?o sea el propósito del trabajo. 4. Redacte según el plan o bosquejo. Lea con atención. el asunto o tema general ¿Sobre qué? se esbozarán aquí los temas y subtemas relacionados.Redacción de un borrador. . ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redacción y las fases de la estructuracion de un escrito. También se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector. . Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito. pregunta. Se define el orden más conveniente de presentación del material: de lo general a lo particular o viceversa. Procede a redactar. cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al escrito. pues éstas deben estar bien articuladas.Redacción definitiva Revisado el borrador. Tono: Trato adecuado. sustituya las que repita por sinónimos.d. Estructuración del escrito Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa. preparado por lo general a requerimiento o petición. coherencia. (Pasarlo en limpio) 3. de acuerdo a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento ¿De qué importancia? Fase Externa. rectificado vocabulario. la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados.Es de cierta extensión. lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información.

Expone e interpreta. Tienen carácter innovador. Tipos de informes Tipos de informes. . a las personas que integran la organización. por cuanto si se hace. Para cambios: Destinados al análisis. Redacción del informe Redacción del Informe. el lanzamiento de nuevos productos. Analíticos. atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno serían múltiples. directa. formatos preelaborados. Segun su finalidad: Operacionales y para cambios. Examinadores. en tal sentido podrían clasificarse así: Según su extensión: Cortos y largos. sin que el autor añada interpretaciones. el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe. la utilización de los recursos disponibles y. sin mayor exigencia en cuanto a la forma. con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí.. ideas deben tener una secuencia lógica. Según su función: Comunicativos. o bien puede quedar archivado para consulta. Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones. Se preparan de manera rápida. Presentan un conjunto de información. Clasificar los informes es un tanto complejo. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas. examinadores y analíticos. Su fín primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada. que además ha de ser leído por una o varias personas. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla. e incluso en formularios. Formales. debe ser clara. tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. Según el grado de formalidad: Formales e informales. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas. coherente. Las decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión. pero la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad. debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia. precisa. en mayor o menor grado. a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. 5. Informales. Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias.Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. interpreta. pero con estilo natural y espontáneo. en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones. sus oraciones. o sea perfectamente ligadas. además de presentar la información pertinente. si es necesario. Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio. 6. Comunicativos. Todos los informes que exponen las políticas. Operacionales. armónica y equilibrada. determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización. de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para él lector. Presenta información. cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial. el redactor debe ser directo. deduce conclusiones y formula recomendaciones.

Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas. en forma manuscrita. Este paso viene dado por la propia organización. De no existir un esquema preestablecido. sin rodeos ni adornos... Sencillamente deje correr su pensamiento. Correcta. coherentemente. de manera que se puedan corregir antes de la impresión todas las fallas de ortografía. claridad. sin errores ortográficos. Todo vocablo que sobre. Escriba palabras sencillas. Borrador. contribuyendo a efectuar una transición. tanto al hablar como al escribir. de manera que no se presten a segundas interpretaciones. concisión. con las adapaciones a que haya lugar. Enfocar directamente el asunto a tratar. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar. Esquema o Plan. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario. sin melosidad ni servilismo. REVÍSELO cuidadosamnte y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia. El borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente. para que las pueda expresar en forma ordenada. Al redactar un informe. ni más ni menos. única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos expresados. finalizado el borrador. debe pasarlo en limpio para su entrega. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir.Pasos en la redacción del informe. sintácticas y semánticas. Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. ortografía. gramaticales. Coherencia es secuencia lógica. Las expresiones de cortesía. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa. para evitar duplicidad de formatos. semántica. Las ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor. Atributos de la Redacción Gerencial. sin detenerse a revisar errores. como si se narrara una película. debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica. Revisión. gusto o necesidades de la empresa. Conectores Conectores. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión.según el tipo de informe. Redacción gerencial efectiva Redactar: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortgráficas. siguiendo el orden de los hechos. "Las cinco C" Concisión. Imprímase. cortesía. la fluidez de las ideas. Claridad. el redactor debe estar claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma natural como si hablara con su inmediato superior. mecanizada o computarizada 7. Conciso se relaciona con brevedad. acentuación. 8. Coherencia. cuando éste es comprensible para el mayor número de lectores. favorecen las relaciones interpersonales. moderadas en su uso. Cortés. Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente . se recomienda seguir alguno de los sugeridos. Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra. Existe claridad en un escrito. Para que esta película pueda ser entendida requiere de un comienzo. un desarrollo y el lógico desenlace o final.

por un lado. por otro lado. algunos conectore concesivos: aunque.pero yo me quedo. conectores de oposición. podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico.. o sea. por esta razón. a saber. por eso. antes bien..muy joven------------------------------------------2. Permite la agregación de ideas. asimismo. ( tomado de Manual de Redacción.------------- . de la misma manera. pensamos. a pesar de. nos asomamos tratando de entender lo que había sucedido. ahora bien. la puerta estaba entreabierta. Expresión de la consecuencia de algo. por eso te encontré. así que. aún cuando. de esta manera. Conclusión y suma.del lector. en cada caso. por lo que en cada caso debe estar seguro de su correcto uso (Ante cualquier duda consulte un buen diccionario o una buena gramática) 9. con todo. si bien. mientras que. Ejemplo: Ella se va. Conectores concesivos. mientras que. y entonces. así se tiene: Además. con todo. es decir. Ver y entender. recorrimos cada rincón. en adelante. desde luego.Aquel señor no conocía muy bien nuestro idioma. Permiten el contraste de ideas. Conectores de adición. es por esto que. 4. 1. de otro modo. Conectores de oposición. fuera de. Más aún porque considerábamos que nuestra oficina era muy segura. en definitiva. A continuación se presentan una serie de construcciones. por sobre todo.lo comprendíamos mal. Ejemplo: Te busqué. A medida que avanzábamos descubríamos la magnitud de las pérdidas. su tarea consiste en colocar en los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente. por el contario. sin embargo. Ejemplo: Estudio matemáticas y también Química.. no obstante. excepto.---------------------------------.Se dedicó al toreo----------------------------------. Se encuentran en este grupo. Con toda seguridad quien entró no tuvo interés en semejante aparato.----------------------------------ilusiones se han ido al foso. Santín Hodges. a pesar de. como resultado de. no todos: allí estaba el proyector de acetatos.. así mismo. Sirven para indicar conclusión.Se han incumplido----------------------promesas. Cuando llegamos. también. así . Los ejemplos suministrados y las significaciones consíderense solo como una orientación al respecto. pues los elementos de enlace son muchos. por otro lado. al mismo tiempo. es más. Anexos Actividad Núm. Aquí se presentará una de las clasificaciones mas común: Conectores de adición. Expresa dificultad superable. por que. ser robado. Conectores consecutivos. Ejemplo: Aunque haga mal tiempo saldré. conectores concesivos. conectores consecutivos. 1 Ordene lógicamente el siguiente párrafo. Alguien esta adentro.Igualmente. ¡qué desagradable sensación! Faltaban todos los aparatos eléctricos. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente. de acuerdo con. Con aquellos pensamientos en la mente. de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción. en resumen. otra vez. Bueno. 2007) Actividad Núm. antes bien. con base en. de modo. por tanto. todo lo contrario.Dijo Chacón que el profesor de Literatura debía estar abocado por imposición de su conciencia a una función política------------------------------------------------------aquellos tipos no comprendían bien sus palabras. así pues. Enlaces de los párrafos o conectores. expresan la oposición de una idea o concepto con otro. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. todo sucedió en un instante: nos habían robado.. 3. 2.

Pedro dijo que era divertido. los jóvenes bailan..El dinero hace ricos y famosos a los hombres. éste se encuentra en pleno uso de sus derechos. los adultos se divierten.Venezuela tiene estabilidad política----------------.Las razones expuestas por los obreros estaban bien fundamentadas.-----------no sé si el pueblo seguirá aguantando.--------------------.. 9...---------------------------------.--------------------------.a su vez Marcos expresó que era insoportable. 8..no estrategias frente a la crisis.la ciudad está alegre.----------------------. 7. les da la felicidad.. los patrones aceptaron las nuevas cláusulas. del oficio--------------Asunto:------------------------------------------------------------Lugar y fecha------------------------------------------------------------Nombre y dirección del destinatario------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuerpo del oficio--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . las mujeres cantan. 10.. 10.Los niños corren.-------------------. Esquemas de informes técnicos SELLO OFICIAL Membrete: Nombre de la institución o dependencia-----------------Núm. 5."Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al acusado. 6.

por ser una comunicación simple. ASUNTO: tema sobre el cual versará TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o más párrafos. la redacción debe ser clara. Esquemas de informes técnicos (1/2) Esquema de Memorando.la cual va impresa en la parte inferior del margen izquierdo. Se presenta esquema para redacción de memorando. así: "Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho". una expresión. En todo oficio. (Identifica la institución remitente) MEMORANDO PARA: Nombre del destinatario DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente. órdenes.Frases de cortesía-------------------------------------------------------------------------------------Antefirma-------------------------------------------Firma-----------------------------------------------Iniciales de identificación--------------------------Indicación de copias-------------------------------se acostumbra en este tipo de comunicación la recomendación marginal. Iniciales o firma* Anexos Indicación de copias * Por usarse generalmente como comunicación interna. sin embargo conviene aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de comunicación breve. atenta y sobria. Membrete. 11. Esquemas de Informes técnicos (2/2) Acta Administrativa. hacia los niveles inferiores: decisiones. o bien solicitar información. utilizada para informes breves o para que un superior dé a conocer. fijar vacaciones. Es decir las características del oficio mismo. Debe tratar un sólo asunto en un mismo oficio. NOTA. comunicar reemplazos. se omite la salutación inicial y el cierre de cumplimiento 12. Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las relaciones laborales de una organización Esquema Encabezamiento: Número del acta----------- .

13. testimoniales. así como los testigos: Señor---------------y Señor-----------------------------------.representante sindical. los oficios. Se lee el acta . Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo ASUNTO: Título del informe FECHA: Día. ni resumen. lista de contenido. actas de reunión. Por dirigirse a un lector conocedor del asunto se omite presentación o introducción aparte. Cada parte presenta su alegato.siendo las quince horas del día 04 de febrero de 2008 Ubicación. Informe interno informal Informe Interno Informal. mes y año Introducción----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Descripción de los hechos--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . En las oficinas--------------ubicada en----------------------------------------------------Comparecencia de las partes. El lenguaje utilizado es impersonal. científicas. en ellos no se requiere carátula. En los apartes anteriores se presentó esquema de alguno de estos informes. videos.por parte de todos los comparecientes.Fecha y hora. a quienes le constan------------------------------------------------Hechos: Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se procede a levantar la presente acta y que consisten en lo siguiente:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pruebas: S presentan las pruebas escritas. de presunción legales y humanas. Como pudo observar. y se procede a la firma para dejar constancia. documentales.en su carácter de Gerente de recursos humanos. Esquema de un informe (tipo memorando) MEMORANDO PARA. los memorandos. Dentro de este tipo de informes se encuentran.-----------------. Cierre: Se da por concluída el acta. las circulares. el señor-------------------------. Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y por la parte patronal el Lcdo. En la ciudad-----. las actas administrativas. portada. señalando hora de finalización y se remite al área de Recursos Humanos. asi mismo se le entrega copia al representante sindical.

Para el margen superior 3 cms... se pretende implantar el que se presenta.Use sólo una cara y escriba a doble espacio. . Nota. Informe formal extenso Informe formal extenso.. a. A continuación se presenta un modelo que no pretende ser el único.. c.Cuide que no haya errores ortográficos.. el cual puede seleccionarse y hacerle algunas modificaciones. resumen. b. g. e. ni de transcripción. h. de manera que permita al lector coordinar hechos e ideas en forma coherente.Para el margen lateral izquierdo 4 cms. Partes del Informe formal extenso Cubierta.Se recomienda obtener una copia. prefacio. para el resto de las páginas que no sea inicio de capítulo se recomienda 4 cms aproximados. apéndices. aproximadamente. texto. de manera que sea agradable y de fácil lectura.5 a 3 cms. en ningún caso. debe caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato. índice. carátula. dedicatoria. glosario. sino una alternativa entre las diversas formas. referencias..Use papel bond de máxima calidad.con la finalidad de facilitar la encuadernaciónf. Se considera que.Para el margen inferior de 2. siempre y cuando haya comprensión integral del trabajo en lo que a presentación se refiere. Cualquier informe que se realice como resultado de una investigación. Normas que han de cumplirse dentro del formato.Para el margen lateral derecho 3 cms.. bibliografía.. pues hay variados modelos. d. la orientación proporcionada es un sistema eficaz para la redacción de un informe lógico y ordenado. carta de presentación.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Análisis------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Recomendaciones------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Firma 14. prólogo. anteportada.introducción.

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