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Redacción de Informes Administrativos

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Redacción de Informes Administrativos

1. Redacción
Redacción. Definición. Transmisión por escrito de una idea, un relato... Etimológicamente procede del latín redactum. Significa reunir, ordenar, compilar y sus objetivos pueden ser: argumentar, informar, persuadir, agradecer, promover, solicitar... La redacción es un proceso que permite la expresión de las ideas mediante la escritura. Equivale a "dibujar" lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a través de la palabra escrita. El autor de la información se limita a dar forma escrita a un tema determinado. Importancia en la Comunicación. La redacción es una parte importante de la comunicación y constituye un recurso fundamental en el logro de resultados eficaces en las relaciones humanas. Si bien muchas veces se prefiere la comunicación oral, no siempre es lo más indicado, pues un informe sobre un accidente, o un reporte de novedades debe presentarse por escrito, ya que son hechos importantes para la organización de lo cual debe existir constancia sobre los detalles del hecho, en consecuencia deben producirse los documentos (informes) a que haya lugar. Hoy por hoy en la era de la tecnología, la digitalización del mundo empresarial y de un crecimiento y desarrollo acelerado, es cada vez más grande el número de personas que tienen la necesidad de escribir, de usar la escritura para el mantenimiento de las relaciones en las organizaciones y entre los pueblos. Clases de Redacción: Existen diferentes clases o tipos de redacción, en este aparte se tratara; la redacción formal y la redacción informal. La primera sigue procedimientos y normas establecidas, allí se encuentra, la literria, científica, técnica, gerencial y otras. la segunda usa un lenguaje más llano, popular y coloquial, se tiene alli: la redacción familiar y la redacción personal.

2. Proceso de redacción
Proceso de redacción. El arte de redactar se circunscribe a hechos reales. Todo escrito independientemente del objetivo que pretenda lograr, debe estructurarse con expresiones claras de manera que el lector o destinatario puedan comprenderlo total y cabalmente e impregnar motivación para proseguir con la lectura. En tal sentido el escritor, autor debe organizar sus ideas para que cumplan con ese requisito fundamental. Pasos para redactar. Ya se trate de un escrito extenso o corto, los pasos a seguir en la redacción son los mismos. a.- Selección del tema. defina primero la idea o tema sobre el cual se va a escribir, debe ser un tema que conozca muy bien, así se facilitará el proceso de redactar. b.- Búsqueda de información. Recopile toda la información necesaria para sustentar sus planteamientos. c.- Elaboración del bosquejo. no es más que elaborar un plan de desarrollo, en consecuencia, determine. Cuál será la idea principal, lo cual dependerá del objetivo, de la cantidad de información y de los intereses del autor. luego seleccione las ideas más impòrtantes y deseche las restantes, pues seleccionará las más significativas de acuerdo al tema y objetivo planteado. Determinado esto, establezca el orden de desarrollo. Cuáles ideas encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusión.

. lo cual requerirá mayor esfuerzo para una mejor estructuración y presentación de la información. anota tus propias experiencias. aún cuando se habla de informes extensos e informes cortos. ¿De qué manera?. redacta un tema que verse sobre "Educación".Facilita la comprensión de una situación compleja. desarrollo y cierre. . Lea con atención. busca información documentada. Buscar la forma expresiva mas conveniente para que el documento cumpla con las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que se exige en una redacción eficaz. definición. Piense en la forma como enlazará las ideas. e. pues. emplee los enlaces o conectivos adecuados.Redacción de un borrador. Investiga todo lo que sea necesario. sustituya las que repita por sinónimos.d. Fase interna. ¿para quién o quiénes se escribe? ¿Cómo es el destinatario?.Es de cierta extensión. cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que se quiere dar al escrito.Es utilizado por más de un lector. rectificado vocabulario. ¿Cuál material? Jerarquización. . éste dependerá del destinatario y el contexto. no queda más que expresarlo de manera final. Además de la forma de disposición del trabajo. elimine ideas ya expresadas. ¿En cuál tono? Estilo. Procede a redactar. el asunto o tema general ¿Sobre qué? se esbozarán aquí los temas y subtemas relacionados. de todo lo pensado selecciona el material apropiado para la obra. con seguridad será utilizado. revise la claridad. en la mayoría de los casos. Estructuración del escrito Todo escrito se fundamenta en dos fases esenciales: Fase interna y Fase Externa. Principio. de acuerdo con el plan ¿Dónde?. Características: . Bajo este aspecto se quiere destacar la significativa dosis de preparación o planificación previa para su elaboración. aunque no exista una relación lineal entre complejidad y extensión. (Pasarlo en limpio) 3. pues éstas deben estar bien articuladas. También se puede considerar como: Escrito destinado a ser utilizado por más de un lector. Selección. coherencia. Adoptar un orden. Tono: Trato adecuado. ACTIVIDAD: tomando en cuenta los pasos para la redacción y las fases de la estructuracion de un escrito. determinan que los informes propiamente dichos tengan una extensión. Redacte según el plan o bosquejo. aún cuando el informe vaya remitido a una o más personas. analizado y discutido por varias personas de la empresa o institución.Su elaboracion se realiza conforme a un plan. ortografía. la cantidad y calidad de la información presentada en un informe y los análisis en ella basados. elaborado conforme a un plan y destinado a permitir la comprensión de situaciones complejas y la toma de decisiones gerenciales sobre ellas. habla con tus profesores e integra toda la información en un esquema preciso. Informe técnico Informe. de acuerdo a la importancia se selecciona el material que va a conformar el documento ¿De qué importancia? Fase Externa. Lenguaje ¿Con qué palabras? El tipo de lenguaje que se va a utilizar. 4. ya que la mayoría de las veces es requerido por los niveles superiores o de entes externos de la empresa.Es producto de un requerimiento. superior a cinco páginas.. Documento escrito cuya finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. expresión conveniente. corrija palabras mal empleadas. . Este aspecto está relacionado con la extensión final del escrito. Destinatario. preparado por lo general a requerimiento o petición. Se define el orden más conveniente de presentación del material: de lo general a lo particular o viceversa. los asuntos más complejos suelen requerir del análisis y la exposición de gran cantidad de información.Redacción definitiva Revisado el borrador. . pregunta. Se fundamenta en: Fijar el objetivo del trabajo por realizar ¿Para què?o sea el propósito del trabajo. . así como el orden de las ideas.

debe ser clara. además de presentar la información pertinente. o sea perfectamente ligadas. Informales. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe. sin mayor exigencia en cuanto a la forma. a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organización. interpreta. Se preparan de manera rápida. Todos los informes que exponen las políticas. Operacionales. a las personas que integran la organización. que además ha de ser leído por una o varias personas. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla. formatos preelaborados. deduce conclusiones y formula recomendaciones. tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia. en mayor o menor grado. en tal sentido podrían clasificarse así: Según su extensión: Cortos y largos. Las decisiones tomadas a la luz de un informe tendrán un impacto en las organizaciones donde se produzcan: afectarán los planes de inversión. coherente. precisa. Tienen carácter innovador.. de allí que el redactor de un informe debe procurar un estilo grato para él lector. Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias. Debido a que el informe es una exposición descriptiva o analítica de hechos en la cual se incluye conclusiones y recomendaciones. pero la expresión dentro de la naturalidad y espontaneidad. Según el grado de formalidad: Formales e informales. Redacción del informe Redacción del Informe. Analíticos. Expone e interpreta. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas. cambios planeados y se mantienen al día en relación con los cambios exigidos por la dinámica empresarial. el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma. Su fín primordial es lograr la mejor captación del alcance de la información presentada. Presenta información. Clasificar los informes es un tanto complejo. pero con estilo natural y espontáneo. ideas deben tener una secuencia lógica. determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización. con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí. Segun su finalidad: Operacionales y para cambios. 5. o bien puede quedar archivado para consulta. directa. Comunicativos. sin que el autor añada interpretaciones. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas. atendiendo a la especialidad sobre la que pudiera tratar cada uno serían múltiples. Cada tipo de informe tiene su estilo y lenguaje propio. la utilización de los recursos disponibles y. . e incluso en formularios. 6.Facilita la toma de decisiones gerenciales sobre situaciones complejas. por cuanto si se hace. Tipos de informes Tipos de informes. si es necesario. el lanzamiento de nuevos productos. Examinadores. Para cambios: Destinados al análisis. examinadores y analíticos. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. Formales. Presentan un conjunto de información. Según su función: Comunicativos. armónica y equilibrada. en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones. sus oraciones. el redactor debe ser directo.

Cuando se suprime un enlace entre dos partes de una oración se desarticula la idea que se quiere expresar y surge la duda en la mente . El borrador de un informe administrativo debe ser revisado cuidadosamente. Todo vocablo que sobre. "Las cinco C" Concisión. cortesía. Conciso se relaciona con brevedad. ni más ni menos. 8. Cortés. Se refiere a escribir como si hablara con la persona a quien va dirigido el informe. tanto al hablar como al escribir. Este paso viene dado por la propia organización. con las adapaciones a que haya lugar. favorecen las relaciones interpersonales. la fluidez de las ideas. debe pasarlo en limpio para su entrega. se recomienda seguir alguno de los sugeridos. contribuyendo a efectuar una transición. Borrador. Coherencia.según el tipo de informe. sin rodeos ni adornos. Redacción gerencial efectiva Redactar: Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortgráficas. sin melosidad ni servilismo. gramaticales. un desarrollo y el lógico desenlace o final. Para que esta película pueda ser entendida requiere de un comienzo. sin detenerse a revisar errores. mecanizada o computarizada 7. Las expresiones de cortesía. Sencillamente deje correr su pensamiento. coherentemente. sin errores ortográficos. para evitar duplicidad de formatos. concisión. Escribir las palabras necesarias para expresar lo que se tenga que decir.. REVÍSELO cuidadosamnte y corrija todos los errores que detecte en lo que se refiere a coherencia..Pasos en la redacción del informe. para que las pueda expresar en forma ordenada. Revisado el borrador las veces que sea o haya sido necesario. Las ideas deben estar en perfecto orden en la mente del redactor. Imprímase. Revisión. Coherencia es secuencia lógica. ortografía. Al redactar un informe. semántica. Claridad. Cuando quien lo lee entiende exacta y cabalmente lo que se quiere expresar. claridad. en forma manuscrita. finalizado el borrador. debe ser eliminado sin llegar al extremo de una comunicación telegráfica. Son palabras o partículas que ayudan tanto al que escribe como al que lee a moverse de una oración a otra o de una idea a otra. Este atributo se refiere a la limpieza en la expresión. como si se narrara una película. siguiendo el orden de los hechos. Atributos de la Redacción Gerencial. gusto o necesidades de la empresa. Se deriva del enlace y arreglo lógico de las ideas y de las oraciones. Existe claridad en un escrito. De no existir un esquema preestablecido. moderadas en su uso. de manera que no se presten a segundas interpretaciones. cuando éste es comprensible para el mayor número de lectores. única manera de facilitar el entendimiento y la interpretación de los pensamientos expresados. Enfocar directamente el asunto a tratar. El esquema del informe generalmente se fija por la normativa. Conectores Conectores. Escriba palabras sencillas. acentuación. sintácticas y semánticas. Las palabras utilizadas deben ser sencillas y ordenadas. Esquema o Plan. el redactor debe estar claro con lo que sucedió en su área y escribirlo de forma natural como si hablara con su inmediato superior. de manera que se puedan corregir antes de la impresión todas las fallas de ortografía. Correcta.

antes bien. por lo que en cada caso debe estar seguro de su correcto uso (Ante cualquier duda consulte un buen diccionario o una buena gramática) 9. ser robado. Conectores consecutivos. así mismo. Cuando llegamos. A continuación se presentan una serie de construcciones. Santín Hodges. así se tiene: Además.del lector. en adelante. a saber.. de acuerdo con. 3. pensamos. Expresa dificultad superable. así que. por un lado. por sobre todo.muy joven------------------------------------------2. pues los elementos de enlace son muchos.Se han incumplido----------------------promesas. ¡qué desagradable sensación! Faltaban todos los aparatos eléctricos. por eso. por el contario.Dijo Chacón que el profesor de Literatura debía estar abocado por imposición de su conciencia a una función política------------------------------------------------------aquellos tipos no comprendían bien sus palabras. Conclusión y suma. de allí que sea de suma importancia el uso adecuado de estos elementos de enlace en la redacción. Permiten el contraste de ideas. por tanto. a pesar de. en resumen. Permite la agregación de ideas. Con toda seguridad quien entró no tuvo interés en semejante aparato. Conectores de adición. es más. y entonces. recorrimos cada rincón. de otro modo. es por esto que. con base en. Los ejemplos suministrados y las significaciones consíderense solo como una orientación al respecto.. Más aún porque considerábamos que nuestra oficina era muy segura. 1. no obstante. por que. expresan la oposición de una idea o concepto con otro. mientras que. Ver y entender. es decir. Para introducir una idea que limita o niega la idea anterior. Ejemplo: Estudio matemáticas y también Química. también. todo sucedió en un instante: nos habían robado. por esta razón. Expresión de la consecuencia de algo. por otro lado. con todo. Conectores concesivos. conectores de oposición. sin embargo. la puerta estaba entreabierta. a pesar de. por otro lado. Ente ellos se encuentran: Por consiguiente. asimismo.---------------------------------. en definitiva. otra vez. de la misma manera.----------------------------------ilusiones se han ido al foso. al mismo tiempo. aún cuando.pero yo me quedo. conectores consecutivos.Aquel señor no conocía muy bien nuestro idioma. 1 Ordene lógicamente el siguiente párrafo.Se dedicó al toreo----------------------------------. con todo.. en cada caso. 2007) Actividad Núm. Sirven para indicar conclusión. A medida que avanzábamos descubríamos la magnitud de las pérdidas. Conectores de oposición. desde luego. 2. Ejemplo: Te busqué.lo comprendíamos mal.. Alguien esta adentro. por eso te encontré. como resultado de. Bueno. de esta manera. podrían clasificarse tomando en cuenta su función sintáctica y su valor semántico. algunos conectore concesivos: aunque. de modo. ( tomado de Manual de Redacción. Anexos Actividad Núm. Se encuentran en este grupo. Enlaces de los párrafos o conectores. ahora bien. antes bien. Ejemplo: Aunque haga mal tiempo saldré.------------- . así pues. excepto. si bien. o sea. fuera de. mientras que. nos asomamos tratando de entender lo que había sucedido.Igualmente. Ejemplo: Ella se va. conectores concesivos. todo lo contrario. 4. así . Aquí se presentará una de las clasificaciones mas común: Conectores de adición. Con aquellos pensamientos en la mente. no todos: allí estaba el proyector de acetatos.. su tarea consiste en colocar en los espacios en blanco el conector o enlace correspondiente.

los adultos se divierten..la ciudad está alegre. les da la felicidad. 10.El dinero hace ricos y famosos a los hombres."Las razones expuestas decidieron al Juez otorgarle la libertad al acusado. 10.-----------no sé si el pueblo seguirá aguantando. 7.-------------------.. 8. las mujeres cantan. 6.. los patrones aceptaron las nuevas cláusulas.Las razones expuestas por los obreros estaban bien fundamentadas...Los niños corren.---------------------------------. 9. del oficio--------------Asunto:------------------------------------------------------------Lugar y fecha------------------------------------------------------------Nombre y dirección del destinatario------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cuerpo del oficio--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . éste se encuentra en pleno uso de sus derechos..Pedro dijo que era divertido.a su vez Marcos expresó que era insoportable..--------------------------.no estrategias frente a la crisis. Esquemas de informes técnicos SELLO OFICIAL Membrete: Nombre de la institución o dependencia-----------------Núm. 5.----------------------.--------------------. los jóvenes bailan.Venezuela tiene estabilidad política----------------.

Esquemas de Informes técnicos (2/2) Acta Administrativa. Membrete. 11. Esquemas de informes técnicos (1/2) Esquema de Memorando. ASUNTO: tema sobre el cual versará TEXTO: Desarrollo del asunto: Puede realizarse en uno o más párrafos. órdenes. Es decir las características del oficio mismo. NOTA. se omite la salutación inicial y el cierre de cumplimiento 12. utilizada para informes breves o para que un superior dé a conocer.Frases de cortesía-------------------------------------------------------------------------------------Antefirma-------------------------------------------Firma-----------------------------------------------Iniciales de identificación--------------------------Indicación de copias-------------------------------se acostumbra en este tipo de comunicación la recomendación marginal. comunicar reemplazos. atenta y sobria. fijar vacaciones. Iniciales o firma* Anexos Indicación de copias * Por usarse generalmente como comunicación interna. Documento de orden administrativo el cual permite dejar constancia de actividades relacionadas con la conducta de un trabajador en el contexto de las relaciones laborales de una organización Esquema Encabezamiento: Número del acta----------- . En todo oficio.la cual va impresa en la parte inferior del margen izquierdo. la redacción debe ser clara. o bien solicitar información. sin embargo conviene aclarar que existen diversos esquemas para este tipo de comunicación breve. (Identifica la institución remitente) MEMORANDO PARA: Nombre del destinatario DE: Nombre o cargo que ocupa en la empresa el remitente. hacia los niveles inferiores: decisiones. por ser una comunicación simple. Debe tratar un sólo asunto en un mismo oficio. así: "Al contestar este oficio cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho". Se presenta esquema para redacción de memorando. una expresión.

Cierre: Se da por concluída el acta.-----------------. testimoniales. de presunción legales y humanas.por parte de todos los comparecientes. las actas administrativas. videos. Se lee el acta . En los apartes anteriores se presentó esquema de alguno de estos informes. El lenguaje utilizado es impersonal. el señor-------------------------. y se procede a la firma para dejar constancia. documentales.representante sindical. 13. lista de contenido. ni resumen. Cada parte presenta su alegato. científicas. Nombre de la persona a quien va dirigido DE: Nombre del Remitente y cargo ASUNTO: Título del informe FECHA: Día. En la ciudad-----. así como los testigos: Señor---------------y Señor-----------------------------------. Por dirigirse a un lector conocedor del asunto se omite presentación o introducción aparte. Comparecieron por una parte el trabajador:----------------y por la parte patronal el Lcdo.Fecha y hora. a quienes le constan------------------------------------------------Hechos: Acto seguido el Representante patronal relata a los comparecientes los hechos por los cuales se procede a levantar la presente acta y que consisten en lo siguiente:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pruebas: S presentan las pruebas escritas. en ellos no se requiere carátula.siendo las quince horas del día 04 de febrero de 2008 Ubicación. señalando hora de finalización y se remite al área de Recursos Humanos. asi mismo se le entrega copia al representante sindical. Esquema de un informe (tipo memorando) MEMORANDO PARA. Dentro de este tipo de informes se encuentran. Informe interno informal Informe Interno Informal. los oficios. actas de reunión. Como pudo observar. En las oficinas--------------ubicada en----------------------------------------------------Comparecencia de las partes.en su carácter de Gerente de recursos humanos. las circulares. portada. mes y año Introducción----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Descripción de los hechos--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- . los memorandos.

Para el margen superior 3 cms. sino una alternativa entre las diversas formas. en ningún caso.. a.Para el margen inferior de 2. e. prólogo. h. la orientación proporcionada es un sistema eficaz para la redacción de un informe lógico y ordenado.Use sólo una cara y escriba a doble espacio. referencias.con la finalidad de facilitar la encuadernaciónf. A continuación se presenta un modelo que no pretende ser el único. carta de presentación. Se considera que.. Informe formal extenso Informe formal extenso. de manera que permita al lector coordinar hechos e ideas en forma coherente.5 a 3 cms. resumen. bibliografía. apéndices. texto. Nota. debe caracterizarse por una rigurosa pulcritud en su formato. prefacio. índice.. aproximadamente.Use papel bond de máxima calidad. pues hay variados modelos. d.. g. Partes del Informe formal extenso Cubierta. b. el cual puede seleccionarse y hacerle algunas modificaciones.Se recomienda obtener una copia.introducción. c. para el resto de las páginas que no sea inicio de capítulo se recomienda 4 cms aproximados. Normas que han de cumplirse dentro del formato. Cualquier informe que se realice como resultado de una investigación.. dedicatoria.Cuide que no haya errores ortográficos. se pretende implantar el que se presenta. glosario. carátula.. ni de transcripción. .Para el margen lateral derecho 3 cms. anteportada. de manera que sea agradable y de fácil lectura. siempre y cuando haya comprensión integral del trabajo en lo que a presentación se refiere.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Análisis------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Conclusiones----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Recomendaciones------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Firma 14...Para el margen lateral izquierdo 4 cms.

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