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Estructura de alto nivel para las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001
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Sistemas de gestión
¿Qué es un sistema de gestión?
Sistema de gestión
A lo largo del tiempo, los procesos de fabricación se han venido automatizando cada vez más, y como
consecuencia, se han ido minimizado las diferencias que poseían los productos artesanales entre sí,
hasta llegar a fabricar productos “iguales”. Es entonces cuando empiezan a jugar un papel importante otros
elementos, como por ejemplo el ofrecer un buen servicio al cliente para que este se decante por una u otra
empresa.
Bajo este contexto, hace ya varias décadas que los sistemas de gestión de la calidad comenzaron a
implantarse en las empresas, a los que le han seguido otros como los de gestión ambiental, seguridad y
salud en el trabajo, eficiencia energética, seguridad de la información, etc.
En la actualidad, podemos observar que tanto las entidades públicas como privadas, se organizan en torno
a un sistema de gestión (más o menos definido y/o implantado), mediante el cual generan para sus clientes,
los productos/servicios requeridos.
Todos los sistemas de gestión, independientemente de su ámbito de aplicación o sus objetivos, se basan
en los mismos elementos, los cuáles se interrelacionan entre sí conformando el sistema de gestión de
la organización, tal y como se representa en la siguiente figura.
El elemento central del sistema son los procesos, en torno a los que se configuran el resto de elementos.
Cabe destacar que el sistema de gestión es algo en constante evolución, pues un cambio en cualquiera
de sus elementos podrá generar alteraciones en el propio sistema.
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Procesos
Los procesos constituyen los métodos de trabajo llevados a cabo por una organización para poder
proporcionar a los clientes los productos o servicios demandados. En general, casi todas las
actividades y operaciones relacionadas con la producción o con la prestación de un servicio son
procesos, por ejemplo, el proceso de compras de materias primas, al proceso de fabricación de un
producto el proceso de servicio postventa, etc.
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Productos y servicios
Constituyen el resultado final de un proceso, y serán entregados a los clientes que los demandan,
con unas características concretas, con nombres diversos, especificaciones distintas, atributos, etc.
Los clientes pueden ser los usuarios finales o bien, clientes internos de la organización, que usan el
producto o servicio, como elemento de entrada de un próximo proceso, dentro de la cadena.
Recursos
Son los elementos que una empresa necesita para fabricar sus productos o proporcionar sus servicios.
Destacan:
Los roles, responsabilidades y autoridades que las personas de la organización utilizan para
organizarse internamente y coordinar el trabajo, y que en conjunto conforman constituyen la
estructura organizativa de la organización.
Documentos
A la hora de desarrollar su actividad, todas las organizaciones se apoyan en una serie de documentos,
como por ejemplo: permisos y licencias, manuales de uso de máquinas, o documentos que
presentan los resultados obtenidos o proporcionan evidencias de los procesos llevados a cabo
para fabricar un producto.
En el caso de que las organizaciones ya tengan implantado algún sistema de gestión, suelen tener,
además, políticas, procedimientos, instrucciones de trabajo, etc. Todos esos documentos se pueden
representar en la típica pirámide documental.
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Normalización de sistemas de gestión
ISO, International Organization for Standardization
A comienzos del año 1980, ISO designó una serie de comités técnicos para trabajar en el desarrollo de
normas comunes que fuesen aceptadas universalmente. El resultado de este trabajo fue publicado
siete años más tarde, a través de la familia de normas ISO 9000.
Esta familia de normas consiguió establecer un lenguaje común en el campo de los sistemas
de calidad, con una gran acogida y un enorme desarrollo a nivel internacional, llegando a ser la
guía para las especificaciones de conformidad de productos en el mercado mundial y la base de
las condiciones contractuales entre proveedores y clientes.
Comités técnicos
Desde entonces, se han creado diversos comités técnicos, formados por especialistas en distintas
materias, que se encargan del desarrollo y actualización, de lo que se conoce como normas ISO de
sistemas de gestión. Nos centraremos en las siguientes:
Todas estas las normas, están formadas por un conjunto de requisitos, que cualquier organización
puede decidir cumplir de manera voluntaria. Estos requisitos son recomendaciones o buenas prácticas
que cada comité técnico, basándose en su experiencia, propone para mejorar el desempeño de una
organización, en una materia concreta.
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Familias de normas ISO
La denominada familia ISO de gestión de la calidad, se compone de las siguientes normas, elaboradas
para asistir a las organizaciones en la implementación y la operación de sistemas de gestión de la
calidad eficaces. De todas ellas, la norma certificable que establece los requisitos para la implantación
de un sistema de gestión de la calidad es la norma ISO 9001.
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Visualiza el siguiente vídeo
La familia ISO de gestión medioambiental, está compuesta por las siguientes normas, cuyo principal fin
es mejorar los resultados medioambientales de una organización. De todas ellas, la norma certificable
que establece los requisitos para la implantación de un sistema de gestión de la ambiental es la norma
ISO 14001.
ISO 14006 Ofrece directrices para ayudar a las organizaciones a establecer, documentar,
implementar, mantener y mejorar de manera continua su gestión del ecodiseño
como parte de un sistema de gestión ambiental.
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Familia de normas ISO de gestión de seguridad y salud en el trabajo
En marzo de 2018 se publicó la primera norma ISO de gestión de la seguridad y salud en el trabajo,
bajo el numeral ISO 45001. Esto supuso la anulación del hasta entonces extendido estándar OHSAS
18001.
ISO 45001 pasó a ser la norma certificable en materia de seguridad y salud en el trabajo.
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Estructura de alto nivel (HSL)
Estructura de alto nivel
En el desarrollo de las normas de sistemas de gestión, se observó que una de sus mayores desventajas
era la diferencia entre las estructuras de sus contenidos.
Teniendo en cuenta que la mayoría de las organizaciones disponen de más de una norma de sistemas de
gestión implantada y certificada, se hizo necesario encontrar una forma de integrar y combinar las
normas de la mejor manera posible.
Esto originó que ISO definiera una estructura única para las diferentes normas de sistema de gestión (ISO
9001, ISO 14001, ISO 45001, etc.), denominada “Estructura de Alto Nivel (HLS)”, y que se describe en
el Anexo SL del documento ISO/IEC Directivas, Parte 1.
Esto implica que la estructura es idéntica para todas las normas de sistemas de gestión,
con títulos y texto básico comunes, así como el mismo vocabulario genérico. En consecuencia,
cada norma viene a tener por lo menos un 30% de texto idéntico.
Es un documento que recoge las reglas procedimentales a seguir por los comités de ISO que desarrollan
normas internacionales, incluidas las normas de sistemas de gestión.
Documento
Anexo SL
Es una parte del Suplemento ISO consolidado que contiene los requisitos para el desarrollo de
nuevas normas de sistemas de gestión, incluyendo las normas genéricas sectoriales, que define una
nueva estructura común a través de la homologación de títulos de los capítulos, secuencia de títulos,
texto y definiciones. Cada nueva norma tendrá por lo menos un 30% de texto idéntico.
La audiencia a la que se dirige el Anexo SL son los Comités Técnicos ISO (TC), Subcomités (SC) y
Comités para Proyectos (PC) y otros que están implicados en el desarrollo de normas para sistemas de
gestión.
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Entre los objetivos del Anexo SL destacan los siguientes:
La estructura de alto nivel se organiza en 10 capítulos, de los que los capítulos 1 y 2 son específicos
de cada norma y, por tanto, los desarrolla cada comité técnico. Y el capítulo 3 incorpora 22 términos
comunes a sistemas de gestión, a los que cada norma añade los que considera necesarios para su
objetivo y campo de aplicación:
Capítulo 5 Liderazgo.
Capítulo 6 Planificación.
Capítulo 7 Soporte.
Capítulo 8 Operación.
Capítulo 10 Mejora.
En los últimos siete capítulos es donde se establecen los requisitos necesarios para la implantación de
un sistema de gestión conforme a la norma y a su posterior certificación, en el caso de que la
organización desee o necesite demostrar su cumplimiento.
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◼ En el capítulo 5 se establecen las responsabilidades de la alta dirección.
◼ Los capítulos 6 al 10 se basan en el ciclo de mejora continua PDCA que consiste en:
□ Planificar (P), en el capítulo 6 se establecen los procesos necesarios que llevarán a la
organización a cumplir con los resultados previstos del sistema integrado de gestión,
así como los objetivos de mejora.
□ Hacer (D) en los capítulos 7 y 8 se establecen herramientas que permiten implementar
los procesos según lo planificado.
□ Verificar (C) el capítulo 9 establece requisitos para hacer el seguimiento y medición de
las actividades y procesos respecto a la política y objetivos establecidos, y para informar
sobre los resultados.
□ Actuar (A), el capítulo 10 está dedicado a las acciones emprendidas para la mejora
continua.
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Correspondencia entre las normas ISO 9001,
ISO 14001 e ISO 45001
Correspondencia de requisitos
Debido a la estructura de alto nivel, las normas ISO que establecen requisitos para implantar un sistema
de gestión, tienen ciertos requisitos que son comunes, lo que significa que se pueden cumplir de forma
simultánea en todas las disciplinas a integrar, aplicando una única metodología, aunque claro está,
esta metodología común debe tener en cuenta las características propias de cada norma.
Por ejemplo, se puede utilizar el mismo método para realizar la identificación, evaluación y control de los
riesgos asociados a la organización, pero en la identificación de los riesgos habrá que tener en cuenta
todas las disciplinas a integrar, como por ejemplo la satisfacción de los clientes, los impactos ambientales
o la salud y seguridad de los trabajadores.
Si una organización decide implantar un sistema de gestión integrado basado en las normas ISO
9001, ISO 14001 e ISO 45001, deberá estructurar adecuadamente los elementos que
conforman el sistema integrado de gestión, observando que habrá requisitos comunes e
integrables.
Requisitos Correspondencia de
Requisitos comunes Requisitos análogos
específicos requisitos
Requisitos comunes
Son aquellos plenamente integrables dado que son prácticamente iguales en todas las disciplinas a
integrar que sigan la estructura de alto nivel:
7.2 Competencia.
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9.2 Auditoría interna.
Son aquellos exigidos por una norma y por tanto, para cumplirlos debe procederse del mismo modo, ya
sea en la implantación del sistema de gestión unitario o integrado. Es necesario crear una metodología
concreta para dar cumplimiento a este requisito.
Requisitos análogos
Son aquellos exigidos por dos de las normas a integrar, pero no se requieren en otra de las normas, o
bien aquellos que están presentes en todas las normas de forma parcial.
Un claro ejemplo, es la preparación y respuesta ante emergencias, que es exigido por las normas ISO
14001 e ISO 45001 pero que la ISO 9001 no recoge, o por ejemplo, los requisitos legales y otros
requisitos.
Correspondencia de requisitos
A continuación se muestra qué requisitos son comunes, específicos y análogos, tomando como base
los requisitos a implantar de las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001:
Clasificación
Requisitos ISO 9001 ISO 14001 ISO 45001
del requisito
Comprensión de la
organización y de su 4.1. 4.1. 4.1. Común
contexto
Comprensión de los
organización interesadas
El sistema integrado de
4.4. 4.4. 4.4. Análogo
gestión
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Enfoque al cliente 5.1.2. - - Específico
Roles, responsabilidades y
5.3. 5.3. 5.3. Común
autoridades
Consulta y participación de
- - 5.4. Específico
los trabajadores
Identificación y evaluación de
- 6.1.2. - Específico
aspectos ambientales
Identificación de peligros,
evaluación de riesgos laborales - - 6.1.2. Específico
y planificación de acciones
Planificación
4.2., 5.1.2.,
Requisitos legales y otros 8.2.2., 8.2.3., 6.1.3. y 6.1.3. y
Análogo
requisitos 8.3.3., 8.4.2. y 9.1.2. 9.1.2.
8.5.5.
6.1.2., 7.4.2.
Planificación de los cambios 6.3. y 8.5.6. 8.1.3. Análogo
y 8.1.
Apoyo Conocimientos de la
7.1.6. - - Específico
organización
Planificación y control
8.1. y 8.5.1. 8.1. 8.1. Análogo
operacional
Operación
Preparación y respuesta ante
- 8.2. 8.2. Análogo
emergencias
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Requisitos para los
8.2. - - Específico
productos y servicios
Diseño y desarrollo de
8.3. 8.1. 6.1.2. Análogo
productos y servicios
Actividades posteriores a la
8.5.5. - - Específico
entrega
Seguimiento, medición y
9.1.1. y 9.1.3. 9.1.1. 9.1.1. Común
análisis
Incidentes, no conformidades
8.7. y 10.2. 10.2. 10.2. Análogo
y acciones correctivas
Mejora
10.1. y 10.1. y
Mejora continua 10.1. y 10.3. Común
10.3. 10.3.
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Aspectos esenciales para la integración
Integración documental, operativa y organizacional
La integración de sistemas, para que sea real y eficaz, debe abordarse teniendo en cuenta, al menos, los
siguientes tres aspectos:
Integración documental
Cada empresa tiene su situación particular, pero en ocasiones, la simplificación de documentos después
de integrar varios sistemas supone una reducción de un 50% de los documentos existentes antes de la
integración, pues hay que pensar en procedimientos, registros, manuales del sistema de gestión, política
integrada, etc.
Integración operati va
Lo que se integra sobre papel debe trasladarse al desarrollo de las tareas previstas.
Por ejemplo, si antes de la integración se tenían tres informes distintos de auditoría (uno por cada
disciplina), después de la integración se podría tener un solo informe de auditoría integrada, pero
entonces, la auditoría debe ejecutarse conforme a las pautas establecidas en los documentados
(procedimientos o registros) integrados, llevando a cabo una auditoría integrada, en vez de tres distintas.
Lo mismo ocurre con otros procesos, como por ejemplo el análisis del contexto, la gestión del riesgo, la
revisión por la dirección, etc.
Al comienzo, realizar la tarea integrada requerirá de un mayor esfuerzo, pero en cuanto se hayan
asimilado las pautas integradas y se coja práctica en los nuevos modos de proceder, todo fluirá
redundando en una mayor eficiencia y mejora de resultados.
En el inicio de la integración operativa, puede ser muy útil que la organización establezca acciones de
seguimiento para comprobar que los procesos integrados se desarrollan realmente de manera
integrada.
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Integración organizacional
Si se crea un sistema de gestión integrado desde cero, es preciso designar o dotar de los
recursos humanos necesarios para su adecuado funcionamiento. Si se parte de varios
sistemas de gestión ya implantados, el proceso de integración puede variar la estructura
organización inicial, especialmente la relacionada con los departamentos más involucrados en
las tareas de mantenimiento y mejora de los sistemas de gestión existentes.
Se puede nombrar a un único responsable del sistema integrado que asuma las funciones y
responsabilidades detalladas por cada norma de referencia, o bien, repartir las responsabilidades entre
distintos cargos de la organización, o asignar todas las responsabilidades a un miembro de la dirección,
pero sin nombrarle responsable del sistema.
También se podría crear un único departamento que reúna todas las disciplinas integradas, con
un único responsable a la cabeza, o conservar la estructura departamental que ya tenga la empresa,
manteniendo distintos responsables.
Lo ideal es una integración organizativa con un único departamento y un único responsable del
sistema de gestión integrado, creando perfiles de puesto comunes a todas las disciplinas
integradas. Es habitual que al comienzo del proceso de integración surjan roces entre personas
provenientes de distintas áreas, pero con una mediación, coordinación, comunicación y formación
adecuadas se pueden solventar las posibles diferencias.
Las personas implicadas en el mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestión también pueden
cambiar las funciones y responsabilidades de otros agentes de la organización al tener que asumir
nuevas tareas, por lo que será necesaria una adecuada comunicación de las nuevas funciones y
responsabilidades y la disponibilidad de información y formación convenientes.
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Bibliografía
Referencias bibliográficas
1. UNE 66177:2005. Sistemas de gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión.
AENOR, 15/06/2005.
2. Calso Morales, N. y Pardo Álvarez. J.M. (2018). Guía práctica para la integración de sistemas de
gestión: ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.AENOR Internacional S.A.U.
Bibliografía recomendada
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