CONCEPTO Y PROPÓSITOS DE CONTABILIDAD,

a contabilidad es el proceso de registrar, analizar e interpretar de manera sistemática la

información financiera de una entidad u organización. Esto se logra mediante el control de las
operaciones económicas y tiene como fin establecer el balance de ingresos y egresos.

1. ¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es el sistema de control y registro de los gastos,
ingresos y demás operaciones económicas que se realizan en un
negocio, empresa o entidad.

En otras palabras, la contabilidad es la tarea en la que se deben

registrar y controlar todos los ingresos de una empresa o institución
para que pueda mantener una buena salud financiera.

2. Historia de la contabilidad
La contabilidad en Latinoamérica
La contabilidad está presente desde hace miles de años: fue utilizada
de manera más rudimentaria en las grandes civilizaciones como
Egipto o Roma.
Pero la contabilidad tal y como la conocemos hoy, tuvo su origen en
Italia, donde se publicó la obra “Summa de Arithmetica, Geometría,
Proportioni e Proportionalita” de Luca Pacioli. Aquí se escribieron
métodos contables de los comerciantes venecianos, usos mercantiles,
contratos, prácticas de intereses y cambio.
Con el creciente proceso de globalización económica, la contabilidad
llegó a Latinoamérica y ha originado, entre otros aspectos, cambios
significativos a la hora de tener una empresa.
Los recursos modernos han dado un fuerte vuelco al enfoque
convencional de la contabilidad. Así, la tarea de llevar
una contabilidad se ha facilitado gracias a softwares que ayudan a
llevar un mejor control de los registros del inventario, de entradas,
salidas y reportes financieros claros y eficientes.
Entre los puntos más resaltantes podemos mencionar que,
actualmente, se deben aplicar normas y estándares internacionales
en la preparación y presentación de la información financiera de las
empresas, con el fin de contribuir eficientemente en el proceso de
toma de decisiones empresariales.

Funciones de la contabilidad
De acuerdo con la definición que hemos visto, podrías pensar que
la contabilidad es simple: solo debes registrar tus entradas y
salidas y evaluar si esos datos representan algo bueno o malo
para tu empresa. Pero la contabilidad es en realidad mucho más
amplia y está implicada en muchas de las operaciones
comerciales de un negocio.

A continuación enumeramos sus principales funciones.

1. Registrar

El primer paso para gestionar adecuadamente la contabilidad de

una empresa es el registro. Como hemos visto, las empresas
deben monitorear cada uno de los movimientos que ocurren en la
organización: ingresos, egresos, pagos de créditos, cobros a
clientes, compensaciones a proveedores, cumplimiento en pagos
diferidos, etc.

Históricamente esto se ha hecho de forma manual, pero hoy en día

es común que los departamentos contables cuenten con
herramientas que registran automáticamente las operaciones, ya
que están conectadas con cuentas bancarias y con los
departamentos comerciales. Este es el caso de los CRM para
contabilidad.
2. Verificar

El siguiente paso para llevar un correcto manejo de tus finanzas es

evaluar los movimientos y asegurarte de que sean verídicos y que
se corresponden con tus operaciones financieras.
Esto significa que los contadores empresariales deben cotejar que cada
venta se concrete en un pago y que no haya fugas de dinero, ya sea mediante
pagos fraudulentos, engaños o cobros de comisiones no
contemplados. Al final, las empresas deben asegurarse de no
tener menos dinero del que deberían, pero también de no tener
más de lo que pueden comprobar.
3. Pagar

El pago de deudas es también parte del departamento contable.

Esta tarea incluye el pago a distribuidores y proveedores, cubrir la
amortización de seguros y créditos, y generar las compensaciones
correspondientes para los trabajadores.

De este modo, no solo se registran las entradas y ganancias de

una empresa, sino sus gastos operativos y sus salidas de dinero.
Solo así se puede estimar un balance real.

4. Diagnosticar
La capacidad de previsión es determinante para cualquier
empresa. Al final del día, las organizaciones deben estar un paso
adelante para saber en qué invertirán, si les conviene iniciar un proyecto o
si habrá un menor volumen de compras en un periodo determinado.
Esta tarea solo puede lograrse mediante la evaluación a largo
plazo de los números y con un buen conocimiento del mercado y
de la empresa. Únicamente de este modo se pueden hacer
buenas proyecciones financieras.
5. Reportar

Debido a que los contadores de una organización son quienes

están al día con los ingresos y egresos de una empresa, son ellos
quienes pueden detectar irregularidades y reportarlas a los
tomadores de decisión.

Por ejemplo, si un cliente no ha pagado una cuota o servicio, este

departamento debe reportarlo a los agentes de ventas y cobranza
para dar el debido seguimiento. Asimismo, son quienes deben
reportar a la empresa cuando un proyecto esté costando más
dinero del previsto o cuando deba realizar el pago de prestaciones
a los empleados.
6. Informar
Por último, los departamentos contables tienen como función
entregar reportes a los dueños, inversores y líderes de las
empresas. Los estados de resultados, por ejemplo, suelen ser
trimestrales, semestrales o anuales, y sirven para conocer la
evolución de un negocio y los retos a los que se enfrenta.

Estos departamentos tienen en cuenta que no todos los

involucrados en el mundo empresarial son expertos en números,
estadísticas y mercados, por lo que es su obligación presentar los
datos de una manera simple, transparente y completa. Grandes
empresas como Amazon y Apple incluso generan reportes de
dominio público.

Elementos patrimoniales y estados financieros

Dentro de la contabilidad existen tanto elementos patrimoniales como estados
financieros. Son dos conceptos de suma importancia y sobre los que se articula
toda la base de la misma

Los elementos patrimoniales son:

 Activo.
 Pasivo.
 Patrimonio neto.

Por su lado, los estados financieros son:

  Balance general o de situación.
 Cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias.
 Estado de cambios en el patrimonio neto.
 Estado de flujos de efectivo.
 Memoria.

3. ¿Para qué sirve la contabilidad?

Como hemos visto, la contabilidad consiste en registrar todos los
movimientos económicos de una empresa. Por lo tanto, resaltamos
la importancia de la contabilidad así:
 Se conoce cuánto se tiene, cuánto se gana, cuánto se gasta, y en
qué.
 Se logra administrar mejor el efectivo, los inventarios, las
cuentas, los gastos y los costos.
 Se tiene un conocimiento y control absolutos sobre el negocio.
 Mejorar la toma de decisiones.

4. Objetivos de la contabilidad
Quizá con el concepto anterior haya quedado un poco claro cuál es su
objetivo. Pero para que no queden dudas, es mejor que leas estos
objetivos generales y así puedas aprender todo lo que debes saber
sobre contabilidad.
 Proporcionar información sobre hechos financieros
 Conocer resultados de manera específica para saber si los
procesos de una empresa marchan como lo previsto
 Clasificar todas las operaciones registradas en un negocio para
que los empresarios logren tomar decisiones mucho más claras
y eficaces
 Que empresarios o negocios puedan disponer, cuando lo
necesiten, de información ordenada y actualizada sobre el
movimiento económico de su compañía
  Establecer en términos monetarios la información de las
empresas, incluidos bienes, ingresos, egresos y patrimonio.

5. ¿Qué estudia la contabilidad?

La contabilidad se encarga de estudiar, analizar y medir el patrimonio,
es decir la situación económica y financiera de un negocio o una
empresa, ayudando a facilitar la toma de decisiones de la misma.

Permite llevar el control de la información, como la facilidad de

presentación de estados financieros e informes, gracias a los datos
previamente registrados, de manera sistemática, ágil, ordenada y útil
para la empresa.

6. Tipos de contabilidad
Ahora conozcamos cuáles son los tipos de contabilidad que podemos
aplicar a un negocio, porque existen varias alternativas. Estos son:
1. Contabilidad Financiera
Se trata del área contable que sistematiza la información financiera
de una compañía. Su objetivo principal es el ahorro de cualquier tipo
en beneficio de la empresa; por otro lado, también apoya a
economizar procesos y desarrollos, así como el tiempo que lleva
hacerlos. Conoce más sobre contabilidad financiera aquí
2. Contabilidad Administrativa
Esta rama trata un panorama histórico, evolutivo y normativo de
cualquier compañía. El objetivo de la contabilidad administrativa es
llevar el cumplimiento de la normativa del país que le corresponda, y
también fungir como puente entre los departamentos de negocios y
financiamiento.
3. Contabilidad de Costos
También conocida como “Contabilidad de costes o de analítica”, tiene
impacto directo con el primer tipo que mencionamos. Su objetivo es
determinar el costo real de la fabricación de los productos, tanto
directos como indirectos.
4. Contabilidad Fiscal
Como su nombre lo indica, está al pendiente del cumplimiento de las
obligaciones fiscales de la empresa. Esta contabilidad es de suma
importancia, ya que se debe a la legalidad financiera de toda la
empresa y su facturación.

5. Contabilidad de Gestión
La mejor manera de entenderla es aclarando que la llevan las
personas que gestionan grandes secciones de una empresa o
negocio. Es una cuestión de mayor alcance logístico y estratégico, con
lo que se tiene control de las decisiones comerciales y sus
consecuencias.
6. Contabilidad de Servicios
Se trata de una contabilidad especializada en llevar los gastos
intangibles de una compañía. Es decir, aquellos como publicidad,
marketing, SEO, entre otros, pero que representan una salida
significativa de inversión anual.
Cada tipo de contabilidad cuenta con diferentes funciones y pueden
variar de acuerdo a los requerimientos de una empresa. Sin embargo,
en la actualidad, también es sabido que la mayoría de los negocios
cubren sus necesidades contables a través de un Software de
Contabilidad.

7. ¿Quién debe llevar la contabilidad de

un negocio?
Los principios de la contabilidad establecen que todas las empresas,
sociedades limitadas, sociedades anónimas, cooperativas y aquellas
personas que estén en un régimen que les permita gestionar su
negocio de manera autónoma, están obligadas a llevar la contabilidad
de sus operaciones.
Ten en cuenta que el hecho que una persona no esté obligada a llevar
contabilidad, no le impide llevarla, pero para que esta sea aceptada,
debe llevarse cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley.

8. Beneficios de llevar la contabilidad

Ten en cuenta que llevar la contabilidad de tu negocio te permitirá:
 Mantener en orden tu inventario y evitar la pérdida de
productos.
 Predecir cuáles serán los resultados de tu negocio a futuro.
 Tomar decisiones estratégicas para poder resolver cualquier
problema que ponga en peligro tus finanzas.
 Llevar de forma ordenada todos tus gastos, como compras a
proveedores, pago de servicios, rentas, etc.
 Conocer el balance general de tu negocio, que no es más que un
balance entre tus ingresos y egresos.
 Tip Alegra: con Alegra puedes realizar reportes inteligentes,
gestionar inventarios, llevar un orden de ingresos y egresos, además
de conocer el balance general de tu negocio.

9. ¿Qué son los libros contables?

Dentro del mundo contable existen documentos que reflejan los
movimientos de una empresa y sirven de soporte para dar a conocer
la condición del negocio en materia contable. Y sí, es así mismo como
lo estás pensando, estos documentos son conocidos como libros
contables.
Existen tres libros contables que no pueden faltar en una empresa.
Estos son:
Libro diario:
Es el libro en el que se registra cronológicamente todo lo que ocurre
en una empresa día a día. En este libro los apuntes se denominan
como asiento contable y cada uno significa una modificación en las
cuentas de la empresa: ingresos, egresos, patrimonio.
Libro mayor:
El libro mayor registra básicamente los mismos datos registrados en
el libro diario, solo que este se encarga de ordenarlos por cuentas.
El procedimiento para registrar información en el libro mayor sería:
anotar la operación en el libro diario y luego traspasar el movimiento
a las fichas de los libros mayores.

Tip Alegra: en Alegra existen reportes inteligentes que te dan tu

libro diario y libro mayor.
Libro de balances:
Se utiliza para realizar un balance y reflejar el estado del patrimonio.

10. ¿Cómo lleva la contabilidad una

pyme?
Antiguamente, los registros contables de las empresas se llevaban en
papel y las cuentas se hacían a mano, pero afortunadamente, ahora
existen programas contables que permiten llevar la gestión de un
negocio de una manera sencilla y efectiva.
Para llevar la contabilidad debe:
1. Buscar un programas de contabilidad que se adecúe a sus
necesidades
 2. Registrar todas las operaciones que efectúe su negocio
3. Mantener un registro de todos los comprobantes de sus
operaciones
4. Llevar un registro de los bienes de su empresa
5. Cumplir con las leyes tributarias que le correspondan.
6. Hacer uso de sus balances de cuentas y reportes para la toma
de decisiones.

Conclusión
La contabilidad consiste en el registro de las operaciones económicas
de la empresa con la finalidad de obtener los estados contables que
van a servir para la toma de decisiones o la liquidación de impuestos.
La información que se extrae de ella es muy útil, ya que ayuda a
tomar decisiones acertadas y adecuadas para el crecimiento de tu
empresa.
Es muy importante la elección de un buen programa contable que se
ajuste a tus necesidades.
Si te queda alguna duda, no olvides dejar un comentario.
En Alegra nos hace feliz ayudarte. ¡Si quieres conocer más no olvides
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Contaduría General de la Nación

Contaduría General de la Nación

Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el control interno contable, Control sobre la
contabilidad y situación financier

Departamento Administrativo de la Función publica, eglamenta los elementos técnicos y administrativos

que fortalecen el sistema de control interno de las entidades y organismos del estado

Corte ConstitucionalEncargada de garantizar la integridad y supremacía de la constitución nacional

Consejo de EstadoParticularmente en controversias originadas en actos y hechos administrativos de las

entidades públicas como son:
-desvinculación laboral,
-acciones por procesos de contratación

Congreso Nacional Control político

Quejas y Reclamos
Determina la estructura de la administración nacional y crea, suprime o fusiona establecimientos
públicos y otras entida
 Ministerio de Comercio Industria y Turismo Dependencia jerárquica sobre la

Peticiones Quejas Reclamos

Ministerio de Hacienda

Peticiones Quejas Reclamos

Control en l

ontrol en la evaluación de la gestión en el proceso de programación presupuestal Artículo

Requiere de la existencia de un plan de desarrollo para el diseño de un de un presupuesto

anual de gastos e inversiones

Departamento Coordina el sistema nacional de evaluación de resultados y gestión con el fin de fortalecer la capacidad de manejo gerencial
Nacional de de la inversión pública
Planeación

Procuraduría General de la Nación Control encargado de velar por la aplicación de la ley y por los interés generales de la sociedad

Fiscalía General de la Nación Control encargado de investigar los delitos y acusar a los presuntos infractores