EL PROCESO DE AJUSTE

CONCEPTO Y OBJETIVOS.
La división de la vida de una entidad en periodos convencionales anuales,
conlleva la necesidad de que las operaciones realizadas o por realizarse y sus
efectos derivados susceptibles de cualificación deberán registrarse en el
periodo en que ocurren. Los autores Finney y Miller dan una idea muy clara del
concepto y objetivos del proceso de ajuste cuando expresan lo siguiente: “Los
estados que se preparan al final de cada periodo contable deben reflejar, tan
correctamente como sea posible, los ingresos habidos y los gastos incurridos
durante el periodo, así como el activo, el pasivo y el capital existentes al fin del
mismo. Para lograr este objetivo, con frecuencia es necesario, además de
registrar las transacciones del negocio, formular asientos de ajuste al fin del
periodo.”

POSTULADOS Y PRINCIPIOS.
Como puede inferirse de lo antes expuesto el proceso de ajuste nace como
consecuencia del principio del Periodo Contable el cual es definido por la Dra.
Mireya Villalobos de la manera siguiente; “Periodo Contable. Este principio se
ha enunciado como aquel que comprende la necesidad de preparar estados
financieros por periodos normalmente regulares”, ella también expresa a este
respecto; “En la actualidad un periodo contable, social o fiscal, como quiera
llamársele, es cada una de las partes en que artificialmente se divide la vida
continua de los negocios para efectos de información. Esta información es
necesaria para dirigir la empresa, para que los acreedores confíen en ella, para
que el gobierno cobre los impuestos y para que los accionistas puedan retirar
un anticipo a cuenta de los resultados que les dará su inversión.

Ajustes a los Registros:

Los ajustes son registros contables que surgen como consecuencia de errores
u omisiones en los registros diarios realizados en los libros de una entidad.
Estos errores u omisiones, se pueden por diversas razones entre las cuales se
pueden mencionar las siguientes:

1. Deficiencias a nivel de los sistemas contables.

2. Ausencia de políticas contables.
3. Falta de revisión de registros.
4. Omisión de niveles de autorización.

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 5. Personal no capacitado.
De esta manera, el principal objetivo de los registros contables, es el corregir
esos errores u omisiones que originan que las cifras no se encuentren
presentadas de acuerdo con principios de contabilidad generalmente
aceptados.

También los ajustes se originan por la necesidad de reflejar todos los ingresos,
costos y gastos que corresponden a un ejercicio económico. Entre los criterios
que generan ajustes bajo esta premisa, se encuentran:

1. Aplicación de reglas de valuación a partidas de los estados financieros.

2. Distribución de costos.
3. Aplicación de políticas contables.
4. Tratamientos particulares a partidas específicas.

CLASIFICACIÓN DE LOS AJUSTES.

Como una manera de dar una clasificación lógica y organizada a los ajustes
que pueden darse en los estados financieros, a continuación se muestran las
principales cuentas para las cuales se pueden identificar ajustes:

Estados Financieros:

Balance General.
Activos: Pasivos:
Efectivo. Prestamos Bancarios.
Efectos por Cobrar. Efectos por Pagar.
Cuentas por cobrar. Cuentas por Pagar.
Inversiones Temporales. Gastos Acumulados por Pagar.
Inventarios. Apartados para Prestaciones
Prepagados. Sociales.
Activo Fijo. Ingresos cobrados por Anticipado.
Cargos diferidos

Estado de Resultados
Ingresos.
Costos.
Gastos de Operaciones.
Otros Ingresos y Egresos.
Partidas Extraordinarias.

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 Los ajustes son efectuados para presentar los saldos más razonables que
presenten la situación financiera y de resultados de acuerdo con lo establecido
por los principios de contabilidad de aceptación general aplicados a una
entidad. Normalmente, los ajustes afectan en su mayoría a partidas del estado
de ganancias y pérdidas y tienen relación con partidas del balance general. A
continuación se muestra una secuencia del proceso que debe seguirse para el
registro de los ajustes.

- Transacciones Financieras.
- Registro en el Libro Diario.
- Contabilización en el Mayor.
- Balance de Comprobación Preliminar.
- Revisión Preliminar.
- Registro de ajustes.
- Balance de Comprobación Ajustado
- Estados Financieros.

El proceso contable incluye una serie de pasos que deben ejecutarse de

manera secuencial. Cualquier transacción que se registre en los estados
financieros tiene siempre al menos dos registros, uno al debe y otro al haber,
por esta razón el equilibrio de la ecuación fundamental, siempre se mantiene.

TIPOS DE AJUSTES.

Los autores Kieso y Weygandt hacen la siguiente clasificación:

Partidas pagadas por anticipado (diferidas):

 Gastos pagados por anticipado
 Ingresos no ganados
Partidas acumuladas:
 Pasivo acumulado (gastos)
 Activo acumulado (ingresos)
Partidas estimadas

LOS ASIENTOS DE AJUSTES.

Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relación con partidas
del estado de ganancias y pérdidas, esto es debido a que las partidas de
activo, se relacionan con el estado de resultados. A continuación, veremos
cuales son los principales ajustes que afectan las partidas de activos:

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  Efectivo.
 Efectivo en moneda extranjera.
 Intereses no registrados.
 Depósitos en transito.

Los asientos son los siguientes:

 Efectivo.
--------------------------x---------------------------------
Bancos XXX
Diferencia en cambio XXX

Efectivo o sus equivalentes XXX

Ingreso por intereses XXX

Intereses por cobrar XXX

Ingreso por intereses XXX

Efectivo en Tránsito XXX

Cuentas por cobrar XXX

Ajuste a los efectos por cobrar, por omisión de descuentos realizados o por
devolución de un documento descontado y no cobrado por el banco. Los
asientos serían los siguientes:

---------------------------------x-------------------------------

Efectivo en bancos XXX

Intereses bancarios XXX
Efectos por cobrar descontados XXX

Efectos enviados al cobro XXX

Efectos enviados al cobro per contra XXX

Efectos por cobrar descontados XXX

Comisiones bancarias XXX
Efectivo en bancos XXX

Ajustes a las cuentas por cobrar.

Ctas. De cobro dudoso XXX

Provisión para incobrables XXX

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 Provisión para incobrables XXX
Cuentas por cobrar XXX

Cuentas por cobrar XXX

Provisión para incobrables XXX

Caja XXX
Cuentas por cobrar XXX

Caja XXX
Ingreso por recuperación XXX

Ajuste a las inversiones temporales por registro de:

1. Intereses devengados.
2. Ajuste de las inversiones al costo o mercado el valor más bajo.

Intereses por cobrar sobre bonos XXX

Ingresos por intereses XXX

Pérdida por fluctuación de valores XXX

Provisión p/fluct.de valores en el mercado XXX

Ajuste a los inventarios por:

 Cambio de cualquier método de valor a UEPS.
 Aplicación del costo o mercado el más bajo.
 Provisiones para obsolescencia.
 Pérdidas de inventario.
Ajustes por inventarios físicos.

Costo de ventas XXX

Provisión por aplicación de UEPS XXX

Pérdida por/fluct. del valor del inventario XXX

Provisión p/valor del inv. XXX

Pérdida por Obsolescencia de inventario XXX

Prov.por obs.de inventario XXX

Prov.por obs.de inventario XXX

Inventarios XXX

Costo de ventas XXX

Inventario XXX

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 Ajustes a los gastos pagados por anticipado.
 Seguros.
 Intereses.
 Alquileres.
 Publicidad.

Seguros pdos.por anticipado XXX

Efectivo en banco XXX

Gastos por seguro XXX

Seguros pdos.por ant. XXX

Gastos por seguro XXX

Efectivo en banco XXX

Seguros pdos.por anticipado XXX

Gastos por seguro XXX

Ajustes a los activos fijos.

 Gastos por Depreciación.
 Disposiciones de activo fijo.

Gasto por Depreciación XXX

Depreciación acumulada XXX

Efectivo en caja XXX

Pérdida en vta.de activo fijo XXX
Depreciación acumulada a.f. XXX
Costo del activo fijo XXX

Efectivo en caja XXX

Depreciación acumulada XXX
Costo del activo fijo XXX
Utilidad en vta.de activo fijo XXX

Ajustes a partidas del pasivo.

Prestamos bancarios

Efectivo en bancos XXX

Intereses pdos.por anticipado XXX

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 Préstamos bancarios XXX

Gastos por intereses XXX

Intereses acumulados por pagar XXX

Ajustes a los efectos por Pagar.

 Ajustes por tasas de cambio aplicadas a efectos en moneda extranjera.
 Corrección de errores en el registro de las cuentas.

Pérdida por diferencia en cambio XXX

Efectos por pagar XXX

Ajustes a las cuentas por pagar.

 Ajustes por diferencias cambiarias de los pasivos en moneda extranjera.
 Registro de inventarios en tránsito.
 Registro de facturas pendientes.
 Ajustes varios.

Pérdida por diferencia en cambio XXX

Cuentas por pagar XXX

Inventario en tránsito XXX

Cuentas por pagar XXX

Activos XXX
Costos XXX
Gatos XXX
Cuentas por pagar XXX

Ajuste a los gastos acumulados por pagar.

 Servicios públicos por pagar.
 Utilidades, vacaciones, y otros beneficios laborales por pagar.
 Comisiones sobre ventas por pagar.
 Sueldos y salarios acumulados por pagar.
 Honorarios profesionales por pagar.
 Registro de acumulaciones no contabilizadas.
 Reverso de acumulaciones
 Registro de pasivos reales previamente acumulados.

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 EL BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO.

Consiste en una relación de todas las cuentas del mayor general en la cual se
indica el saldo de cada cuenta una vez que los mencionados saldos han sido
afectados por los cargos y abonos generados en los asientos de ajuste. Se
utiliza para determinar los saldos con los cuales se va a proceder al cierre
contable.

LA HOJA DE TRABAJO.

Es un borrador en el cual se plasman de manera unificada los diversos pasos a

seguir en el cierre del periodo contable. Los autores Finney y Miller nos dan
esta definición; “Son hojas de trabajo las formas columnares que utilizan los
contadores como un medio para organizar, cómoda y ordenadamente la
información contable que se necesitara en la preparación de los asientos de
ajuste, los estados periódicos y los asientos de cierre”. La hoja de trabajo es un
resultado lógico de la manera de trabajar de los contadores, un buen contador
debe ser metódico, organizado y debe chequear constantemente el correcto
registro de las operaciones realizadas, todo esto se logra con una hoja de
trabajo que además nos permite la detección de errores de una mas manera
mas rápida, es importante sin embargo tomar en consideración una
observación hecha por Kieso y Weygandt; “La hoja de trabajo no sustituye en
forma alguna a los estados financieros. Es mas bien un artificio informal del
contador para acumular y clasificar la información que se requiere para elabora
los estados”.

OBJETO.

Los autores Finney y Miller expresan; “Los borradores u hojas de trabajo

facilitan la preparación de los estados financieros mediante la clasificación de
los saldos de las cuentas de acuerdo con los estados en que habrán de
presentarse, así como también la formulación de los asientos que intervienen
en el procedimiento de ajuste y cierre de los libros”, es muy similar la opinión
de Kieso y Weygandt la cual es como sigue; “La conclusión satisfactoria de la
hoja de trabajo da un buen margen de seguridad de que todos los detalles
relacionados con la contabilidad de finales de periodo y con la elaboración de
estados financieros se agruparon con propiedad.

ESTRUCTURA.

La hoja de trabajo no tiene una estructura estándar. El numero de columnas

dependerá del alcance del trabajo que se desea registrar y analizar. Pueden
estar comprendidas entre 8 y 22 columnas, aunque se observa una tendencia a

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 no usarlas excesivamente grandes. A continuación los principales rubros
utilizados en la hoja de trabajo, algunos pueden obviarse, otros por el contrario
pueden subdividirse para mostrar una información mas detallada, cada rubro
que se utilice empleara dos columnas.

Balance de Ajustes Balance de Costo de Balance general

comprobacion comprobacion ventas Ganancias y
ajustado perdidas

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