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Indecom

Por: Vctor Tateishi Saito

Indecom, Instituto de Computacin y Sistemas de Informacin, es una institucin


educativa dedicada a la enseanza de temas relacionados con computacin y
sistemas informticos. Cuenta, en la actualidad, con 5 locales distribuidos
estratgicamente en la ciudad de Lima, especficamente en ambos conos, en el
centro y en los distritos de Jess Mara y Lince.
Hace aproximadamente ao y medio se iniciaron programas de Reingeniera de
Procesos, de Mejoramiento Continuo y de Calidad Total.
La consecuencia de los rediseos de procesos decantaron en modificaciones
organizacionales que implicaron rotaciones y reducciones de personal, as como
una reestructuracin del organigrama de la empresa. Producto de ello, una de las
gerencias ms afectadas fue la de Administracin y Finanzas, que tuvo un corte
del 40% de su personal.
Bajo esas circunstancias el Gerente anterior, se habra sentido a disgusto
decidiendo retirarse de la institucin.
El nuevo Gerente, Sr. Juan Rojas, haba asumido el cargo slo 2 semanas atrs.
En una de stas reuniones de Calidad, donde cada gerencia y jefatura exponen
los problemas existentes y cules son sus objetivos a realizar, Juan Rojas al
escuchar los comentarios de las dems gerencias le dijo a su Jefe de Logstica,
Oscar Chirinos:
Juan:

Oscar, te das cuenta? Directa o indirectamente, la mayora de las reas


estn diciendo que gran parte de los problemas se inician en Logstica. Es
necesario que hagamos algo al respecto, no es as?

Oscar: No slo eso Juan, contrariamente son ellos los que los generan y luego
nos echan la culpa a nosotros.
Juan, un poco extraado y sorprendido por la respuesta de Oscar decide convocar
a una reunin con el personal encargado del rea logstica para la siguiente
semana, en donde cada persona deber mencionar los problemas existentes
dentro de su rea y de la gerencia; pero desde dos pticas diferentes: como
encargados y como si fueran usuarios.
Llegado el da, Oscar Chirinos lleg muy temprano y convers con Abel Correa,
encargado de Compras y Pedro Martnez, encargado de Almacenes, comentando
lo siguiente:
Oscar: Creo que, ahora con el nuevo gerente, es tiempo de aclarar las cosas; no
importa la magnitud de los problemas ni las complicaciones que nos
pudiera traer, hay que ser claros y transparentes, as choquemos con las
dems gerencias.

La reunin se inici con la participacin de Juan Rojas, Oscar Chirinos, Abel


Correa y Pedro Martnez.
Juan Rojas, quien tena el uso de la palabra, les pidi que cada uno comente
acerca de lo que pensaba de su trabajo y los principales problemas que
afrontaban, iniciando con Oscar Chirinos.
Juan:

Oscar, como Jefe de Logstica, te agradecer inicies esta reunin con tus
opiniones y comentarios acerca de la problemtica del rea.

Oscar: Gracias Juan. La mayora de nosotros tenemos tiempo en nuestros


puestos y la verdad es que a pesar de la informalidad reinante en la
empresa siempre hemos tratado de trabajar organizadamente; pero la
verdad es que no contamos con el apoyo necesario para aplicar las
polticas estrictamente y siempre nos vemos afectados por las dems
gerencias..
Juan:

(Interrumpiendo) a qu te refieres con el apoyo necesario ?

Oscar: A decir verdad, los usuarios nos echan la culpa por varios motivos: porque
no entregamos a tiempo, porque entregamos incompleto, porque
entregamos otra cosa, porque en fin, de todo .
Vayamos por partes, actualmente se trabaja de la siguiente manera, existe
un presupuesto aprobado por cada gerencia el cual est ingresado en el
sistema, donde los usuarios hacen sus solicitudes de acuerdo a lo
presupuestado y donde almacenes recibe todas las requisiciones el ltimo
da til de cada mes. Ese mismo da los consolida y solicita a Compras la
atencin del pedido, va el sistema. Al ser tiles y materiales locales,
Compras tiene 3 das para adquirirlos y los proveedores nos los entreguen
en el Almacn. Una vez llegados al Almacn, se reparte en
aproximadamente 2 3 das.
Los problemas surgen cuando las compras no se completan al 100%, y
esto se est dado en casi todas las Ordenes de Compras; dicen los
proveedores que no les estamos cumpliendo a tiempo con sus facturas
anteriores, y que tienen otros clientes por atender; no es que se nieguen a
entregar, pero al parecer, no nos estn dando prioridad.
Y encima sobre cuernos palos, el Departamento de Publicaciones
siempre nos solicita fuera de fecha y nosotros siempre les indicamos que
sean ms ordenados, pero finalmente viene una orden de la gerencia y
tenemos que atenderla, por eso los problemas continan
Juan:

Una pregunta (interrumpi), y cmo pueden atender fuera de fecha si el


sistema no permite generar una solicitud a Compras sino el ltimo da de
cada mes ?
Oscar: Lo que pasa es que el proveedor es de confianza y normalmente nos
atiende y luego regularizamos. Pero esto slo lo hacemos con
Publicaciones, con otras reas no.

Eso de trabajar justo a tiempo y stocks mnimos es un problema, creo que


tanto Abel como Pedro van a explicarte mejor porque lo viven
diariamente. Abel ?
Abel:

En lo referente a Compras, los principales problemas se generan por la


aplicacin de la nueva poltica sugerida por este proceso de mejora en que
est la empresa y que estamos tratando de aplicar; nos afecta mucho y lo
mismo sucede en almacenes.
Pero el problema de fondo creo es que la Gerencia General
quiere que el proceso de Calidad Total se aplique a todos los niveles y
este clima ha hecho que cada gerencia busque mejorar sus procesos y
lograr sus objetivos a como de lugar pero en forma aislada; es decir, como
se dice comnmente, cada uno est tirando para su lado y
lamentablemente Logstica se encuentra al medio de todos.

Juan:

Abel, puedes explcame con ejemplos ?

Abel:

Claro, se ha hecho un anlisis de nuestros principales proveedores y he


estado calculando que hemos logrado un ahorro del 15% con relacin al
ao pasado inclusive algunos proveedores nos atienden rapidsimo, tal es
as que antes demorbamos una semana para hacer las compras y ahora
slo 3 das, salvo algunas excepciones.
Y a pesar de todo esto, los usuarios se quejan de que no los atendemos
con rapidez y que no somos eficientes y no toman en cuenta el ahorro de
nuestra gestin.
Algo parecido sucede con Marketing que nos exige los materiales para
ayer. Ellos mismo escogieron a los proveedores y nosotros no queremos
ms problemas; imagnate que haya deficiencias en el trabajo de otro
proveedor escogido por nosotros . seguro nos levantan en peso.

Pedro: Eso es cierto, a mi me sucede lo mismo desde que trabajamos con stocks
mnimos; han sucedido problemas ya que me solicitan los materiales para
los 1 de cada mes cuando yo recin consolido el ltimo da del mes
anterior, y en un da no se puede comprar las cosas y repartirlas a los 5
locales que tenemos . ni que fuera mago por eso yo preferira
elevar mis stocks mnimos para poder atender de inmediato, al menos las
urgencias, hasta que los proveedores completen las Ordenes de Compra y
pueda atender las requisiciones de rutina. Pero que voy a hacer si la
Gerencia General quiere que se trabaje as
Oscar: (Dirigindose a Juan) como vers, ya estamos cansados de
quejarnos y que no nos hagan caso por eso ahora que sabes todos los
problemas te pedimos que nos apoyes porque como te habrs dado
cuenta los culpables no somos nosotros.

Habiendo escuchado a su personal, Juan Rojas dio por terminada la reunin


pensando que haba que mucho por hacer . y no solamente con los
usuarios.

El Organigrama de la empresa es el siguiente:

INDECOM
Director General

Director
Acadmico

Gerente de Administracin
y Finanzas
Juan Rojas

Gerente de Marketing
Jefe de Contabilidad

Gerente de Sistemas

Jefe de Logstica
Oscar Chirinos

Jefe de Finanzas
Compras
Abel Correa

Almacenes
Pedro Martnez

TRABAJO POR HACER


Ud. es Juan Rojas.
Qu coordinaciones hara Ud. con las dems gerencias a fin de que los procesos
logsticos puedan satisfacer las necesidades de los usuarios y mantener las
polticas dictadas por la empresa?
Qu medidas tomara internamente en su rea logstica, sobre todo en lo que
concierna a las compras y a los procesos de abastecimiento?