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El Entorno en El Que Operan Los Proyectos
El Entorno en El Que Operan Los Proyectos
Índice
1 Descripción General........................................................................................................................................... 3
2 Factores Ambientales de la Empresa ..................................................................................................... 4
2.1 Factores Ambientales de la Empresa Internos a la Organización. ............................ 4
2.2 Factores Ambientales de la Empresa Externos a la Organización. ........................... 5
3 Activos de Procesos de la Organización .............................................................................................. 6
3.1 Procesos, políticas y procedimientos. ........................................................................................ 7
3.2 Repositorios de conocimiento de la organización. ............................................................ 8
4 Sistemas Organizacionales ........................................................................................................................... 8
4.1 Elementos de Gestión. ....................................................................................................................... 9
4.2 Marcos de Gobernanza .................................................................................................................... 10
4.3 Tipos de Estructura Organizacional. ......................................................................................... 10
4.4 Oficina de Dirección de Proyectos (PMO, Poject Management Office) ................ 17
5 Conclusiones ....................................................................................................................................................... 18
Objetivos
Conocer el entorno, tanto interno como externo, en el que operan los proyectos para
identificar los factores favorables o desfavorables que puedieran impactar al
proyecto.
1 Descripción General
Los proyectos operan en entornos, tanto internos como externos, que pueden influir en
Los proyectos operan en entorno, internos y ellos. Resulta crítico para el éxito del proyecto identificar las influencias que pudieran
externos, que pueden generar un impacto
generar un impacto favorable o desfavorable en el devenir del proyecto.
favorable o desfavorable.
Project Management I nst i t ut e, Guí a de l os Fundament os para l a Di recci ón de Proy ect os (Guí a del PMBOK ®) –
Sext a Edi ci ón , Project Management Inst it ut e Inc., 2 01 7 , gráf i co 2 -1 ,página 37 .
Las influencias a la que se puede ver sometido un proyecto son las siguientes:
Factores Ambientales de la Empresa: suelen generarse fuera del ámbito del proyecto
y, frecuentemente, fuera de la propia organización.
Hacen referencia a factores que NO están bajo el control del equipo del proyecto y que
Son factores que NO están bajo el control pueden influir, restringir o dirigir el proyecto. A tener en cuenta:
del equipo, pueden ser internos o
Pueden ser internas o externas a la organización.
externos y pueden impactar al proyecto,
ya sea de manera positiva o negativa.
Se configuran como entradas a muchos procesos directivos.
* Emplazamiento de fábricas.
Infraestructura:
* Hardware informático.
* Equipamiento.
* Canales de telecomunicaciones.
Software informático.
Disponibilidad de recursos:
* Restricciones contractuales.
Condiciones de mercado:
*Competidores.
*Participación en el mercado.
*Reconocimiento de marca.
*Clima político.
Restricciones legales:
*Protección de datos.
*Conducta de negocio.
*Estudios comparativos.
Investigaciones académicas.
Consideraciones financieras:
*Cambio de divisas.
*Condiciones de trabajo.
*Condiciones climáticas.
Los procesos y procedimientos de la organización pueden incluir, entre otros, los siguientes:
Inicio y Planificación
*Métricas de trazabilidad.
Cierre
*Transferencia de conocimientos.
*Cierre de contratos.
Datos históricos.
4 Sistemas Organizacionales
Los proyectos operan en entornos con restricciones impuestas por la propia organización
como, por ejemplo, su estructura organizacional y el marco de gobernanza definido. El
Director del Proyecto debe entender estos entornos para comprender e identificar de dónde
proviene la autoridad o ante quién se rinde cuentas dentro de la organización.
“Un sistema es un conjunto de diversos componentes que juntos pueden producir resultados
que los componentes individuales no pueden producir por sí solos”
Project Management I nst i t ut e, Guí a de l os Fundament os para l a Di recc i ón de Proy ect os (Guí a del PMBOK ®) –
Sext a Edi ci ón, Project Management Inst it ut e Inc., 2 01 7 , def ini ci ón, pági na 42 .
1. Elementos de gestión.
2. Marcos de gobernanza.
La interacción de los diferentes componentes del sistema ofrece como resultado las
capacidades y la cultura de la organización. Generalmente, los sistemas son responsabilidad
de la dirección de la organización. Hay que tener en cuenta los siguientes principios:
“Los elementos de gestión son los componentes que comprenden las funciones o principios
clave de la dirección general de la organización”.
Project Management I nst i t ut e, Guí a de l os Fundament os para l a Di recci ón de Proy ect os (Guí a del PMBOK ®) –
Sext a Edi ci ón, Project Management Inst it ut e Inc., 2 01 7 , def ini ci ón, pági na 44.
Disciplina de acción
Unidad de mando
Unidad de dirección
Moral óptima
Reglas
Políticas
Procedimientos
Normas
Relaciones
Sistemas
Procesos
“La gobernanza es el marco dentro del cual se ejerce la autoridad en las organizaciones”.
Dicho marco influye, entre otras, en los siguientes aspectos:
Se optimiza el desempeño.
No existe una única estructura aplicable a todas las organizaciones por igual. La
No existe un tipo de estructura mejor que estructura de una organización es el resultado de una multitud de variables que pueden
otra o una única estructura que sea implicar un nivel de importancia diferente que es necesario analizar. Los factores a
aplicable a toda organización considerar para seleccionar una estructura organizacional incluyen, entre otros, los
siguientes:
Capacidades de especialización
Capacidades de delegación
Asignación de responsabilidades
Eficiencia en el desempeño
Consideraciones de costos
Ubicaciones físicas
Sistema de comunicaciones
Organización Funcional
Estructura Matricial
El rol del Director del Proyecto será muy diferente en cuanto a su autoridad, capacidad
de decisión y disponibilidad sobre los recursos dependiendo si la estructura es matricial
débil, balanceada o fuerte. El director podría no tener ninguna autoridad (como un
facilitador de proyectos) o tener una alta autoridad.
Alguna de las características que muestra este tipo de estructura son las siguientes:
Alguna de las características asociadas a este tipo de estructura son las siguientes:
Estructura Virtual
Alguna de las características asociadas a este tipo de estructura son las siguientes:
Estructura Híbrida
Alguna de las características asociadas a este tipo de estructura son las siguientes:
Quizás el tipo de estructura deseable. Lejos
de establecer categorías puras, una
Mezcla de otros tipos de estructura.
organización puede adoptar una estructura
La autoridad del director del proyecto, el rol que ejerce en el proyecto (a tiempo
dependiendo de sus necesidades.
completo o parcial), la disponibilidad sobre los recursos, la responsabilidad de
Alguna de las características asicadas a este tipo de estructura son las siguientes:
Project Management I nst i t ut e, Guí a de l os Fundament os para l a Di recci ón de Proy ect os (Guí a del PMBOK ®) –
Sext a Edi ci ón, Project Management Inst it ut e Inc., 2 01 7 , def ini ci ón, pági na 48.
La responsabilidad y autoridad de una PMO puede ser muy diversa, desde lo más simple,
como proporcionar información y datos históricos, hasta dirigir directamente uno o más
proyectos.
Existen muchos tipos de PMO y hay mucha información al respecto, dependiendo del
Una PMO es la unidad interna de la autor o del enfoque de dirección de proyectos consultado, podría identificarse una gran
organización que se encarga de “poner
multitud de tipos de PMO. Para profundizar en este concepto, se recomienda la lectura
orden” a las prácticas de dirección de
del libro de Harold Kerzner: “Strategic planning for Project management using a project
proyectos
management maturity model” (2002).
1. De apoyo:
a. Desempeña más que otra cosa un rol consultivo.
b. Suministra plantillas, mejores prácticas y acceso a la información y lecciones
aprendidas de proyectos pasados.
c. Sirve de repositorio de información.
d. Ejerce un grado de control reducido.
2. De control:
a. Proporciona soporte y, además, puede exigir el cumplimiento de políticas
como, por ejemplo:
i. Adopción de metodologías de dirección de proyectos.
ii. Uso de plantillas y documentos estandarizados.
iii. Uso de determinadas herramientas.
iv. Alineamiento con la política de la organización.
b. Ejerce un grado de control moderado.
3. De dirección:
a. Pueden dirigir proyectos directamente.
b. Los directores de proyectos son designados por esta PMO y rinden cuentas
ante ella.
c. Ejerce un grado de control elevado.
Hace recomendaciones
5 Conclusiones
El Director del Proyecto tiene que ser consciente del entorno interno y externo en
el que se desarrollan los proyectos para identificar los factores que puedan influir,
positiva o negativamente, en los mismos.