REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENSIÓN SAN CRISTÓBAL

SISTEMA INTEGRAL DE GESTION DE INVENTARIO Y STOCK DE LA GRAN

PARADA UBICADO EN EL MUNICIPIO DE SAN CRISTOBAL DEL ESTADO
TACHIRA

Nombre: José Alejandro Pérez Puentes

C.I: 30.163.528
Carrera: Ingeniería de Sistemas
Profesor(a): Yenni cols
 Objetivo General:

Desarrollar e implementar un sistema de gestión de inventario eficiente y

preciso que permita optimizar el control, seguimiento y abastecimiento de
productos, garantizando un flujo de operaciones efectivo y reduciendo los costos
asociados al manejo de inventario.

Objetivos Específicos:

1. Establecer un sistema de registro y seguimiento de inventario que proporcione

información actualizada sobre la cantidad, ubicación y estado de los productos en
todo momento.

2. Implementar procesos automatizados de control de stock para garantizar el

abastecimiento oportuno de productos y minimizar los niveles de agotamiento de
inventario.

3. Optimizar la gestión de pedidos y compras, identificando patrones de demanda

y estableciendo niveles óptimos de reordenamiento para evitar excesos o faltantes
de productos.
Entrevista con el personal encargado del inventario:

1. ¿Cómo se registra y clasifica actualmente el inventario en la empresa?

2. ¿Cuáles son los principales desafíos que enfrentan en la gestión diaria del
inventario?

3. ¿Qué herramientas o sistemas utilizan actualmente para llevar un control del

inventario?

4. ¿Qué información consideran más importante para el seguimiento y control de

productos en el inventario?

5. ¿Qué funciones adicionales o características les gustaría que tuviera un nuevo

sistema de gestión de inventario?

Encuesta a los responsables de compras y abastecimiento:

1. ¿Cuál es el proceso actual de ordenar y recibir productos para el inventario?

2. ¿Cómo determinan las cantidades óptimas de reordenamiento y los niveles de

stock de seguridad?

3. ¿Qué desafíos enfrentan al coordinar las órdenes de compra con los

proveedores?

4. ¿Qué criterios consideran importantes al seleccionar proveedores para

abastecer el inventario?

5. ¿Qué mejoras o funcionalidades adicionales esperarían de un sistema de

gestión de inventario?
Encuesta a los usuarios finales o departamentos internos que dependen del
inventario:

1. ¿Cómo utilizan el inventario en su trabajo diario?

2. ¿Qué información o características del inventario consideran más relevantes

para su trabajo?

3. ¿Qué desafíos o dificultades han experimentado al acceder o utilizar el

inventario actualmente?

4. ¿Qué funciones adicionales o informes les gustaría tener acceso en un sistema

de gestión de inventario?

5. ¿Qué impacto creen que tendría un mejor control de inventario en su eficiencia

y productividad?
 Hoja de Observación Directa:

Fecha: 1 de junio de 2023

Observador: José Pérez

Contexto de la observación: Almacén principal de la empresa Gran Parada

1. Registro de productos:

- Métodos utilizados para registrar nuevos productos en el inventario: Se observó

que los nuevos productos se registran manualmente utilizando formularios
impresos donde se ingresan los datos relevantes, como nombre, descripción,
proveedor, precio y cantidad inicial.

- Cómo se captura la información de los productos: Los empleados completan

los formularios con la información requerida y los entregan al encargado del
inventario para su posterior registro en el sistema.

- Observaciones adicionales: Se notó que el proceso de registro es propenso a

errores de escritura y puede llevar tiempo debido a la necesidad de transcribir los
datos al sistema.

2. Seguimiento de inventario:

- Cómo se registra y actualiza la cantidad disponible de cada producto: Se

observó que se utilizan hojas de cálculo electrónicas para realizar un seguimiento
manual de las existencias. Los empleados actualizan manualmente las cantidades
disponibles en la hoja de cálculo cada vez que se realiza una venta o una nueva
entrega de productos.

- Procedimientos utilizados para el control de entradas y salidas de productos:

Se observó que se registran las entradas y salidas de productos en una hoja de
registro en papel, donde se anotan los detalles de la transacción, incluyendo la
cantidad y el producto involucrado.

- Observaciones adicionales: El proceso de seguimiento manual puede ser

propenso a errores y puede resultar en discrepancias entre las existencias reales y
las registradas en el sistema.
3. Gestión de órdenes de compra:

- Cómo se generan y gestionan las órdenes de compra para reabastecer el

inventario: Se observó que las órdenes de compra se generan manualmente
utilizando formularios impresos donde se especifican los productos, las cantidades
y los proveedores. Estos formularios se envían al departamento de compras para
su procesamiento.

- Interacciones con proveedores y comunicación de fechas de entrega

estimadas: Se observó que la comunicación con los proveedores se realiza
principalmente por correo electrónico y llamadas telefónicas para acordar los
detalles de la orden y confirmar las fechas de entrega estimadas.

- Observaciones adicionales: El proceso manual de generación y seguimiento de

las órdenes de compra puede ser lento y propenso a errores de comunicación, lo
que puede afectar la eficiencia en la reposición del inventario.

4. Alertas de stock bajo:

- Cómo se monitorean y manejan las alertas de stock bajo: No se observó un

sistema automatizado de alertas de stock bajo. Los empleados revisan
manualmente las existencias y toman nota de los productos que están por debajo
del umbral establecido.

- Acciones tomadas cuando se reciben notificaciones de stock bajo: Una vez que
se identifica un producto con stock bajo, se inicia manualmente el proceso de
generación de una orden de compra para reabastecer el inventario.

- Observaciones adicionales: La falta de un sistema automatizado de alertas

puede retrasar la detección de situaciones de stock bajo y puede haber riesgo de
agotamiento de productos antes de que se tomen medidas.

5. Generación de informes:

- Cómo se generan y acceden a los informes de inventario: Se observó que los

informes de inventario se generan manualmente a partir de los datos recopilados
en las hojas de cálculo y las hojas de registro en papel. Estos informes se
imprimen y distribuyen a los gerentes y otros miembros del equipo según sea
necesario.
 - Tipo de informes disponibles y su utilidad para la toma de decisiones: Los
informes disponibles incluyen listados de productos, niveles de stock actuales y
movimientos de inventario. Estos informes son utilizados por los gerentes para
tomar decisiones informadas sobre la reposición de inventario y la planificación de
pedidos futuros.

- Observaciones adicionales: El proceso manual de generación de informes

puede ser laborioso y propenso a errores, especialmente cuando se manejan
grandes volúmenes de datos.
 Cuestionario:

1. ¿Cuál es tu rol en la gestión de inventario?

2. ¿Qué herramientas o sistemas utilizas actualmente para el control y

seguimiento del inventario?

3. ¿Consideras que el proceso de registro de productos es eficiente y preciso?

4. ¿Cómo se maneja el seguimiento y actualización de la cantidad disponible de

productos en el inventario?

5. ¿Qué desafíos enfrentas al gestionar las órdenes de compra y la comunicación

con proveedores?

6. ¿Utilizas alguna forma de alerta o notificación para controlar el stock bajo? Si es

así, ¿cómo se manejan esas alertas?

7. ¿Qué informes de inventario consideras más relevantes para tu trabajo?

8. ¿Hay alguna característica o funcionalidad adicional que te gustaría tener en el

sistema de gestión de inventario?
Análisis de la Entrevista:

Durante la entrevista con el personal encargado del inventario, se

recopilaron las siguientes observaciones clave:

1. Los procesos actuales de gestión de inventario se realizan principalmente de

forma manual, utilizando hojas de cálculo y registros en papel.

2. Existe un desafío en la precisión y actualización del inventario debido a la falta

de un sistema centralizado y automatizado.

3. El personal requiere un sistema de gestión de inventario que permita un registro

eficiente de productos, seguimiento en tiempo real de las existencias y generación
de informes automatizados.

4. Se destacó la necesidad de alertas automáticas para el stock bajo, a fin de

evitar escasez de productos y pérdida de ventas.

5. La generación de informes, como listados de productos, niveles de stock y

movimientos de inventario, es considerada esencial para una toma de decisiones
informada.

Estas observaciones indican la necesidad de implementar un sistema de

gestión de inventario que sea más eficiente, automatizado y proporcione
información en tiempo real para facilitar el seguimiento y control del inventario.
Análisis de la Observación Directa:

Durante la observación directa del proceso de gestión de inventario, se

identificaron los siguientes aspectos:

1. El registro de nuevos productos se realiza mediante la introducción manual de

datos en un sistema de hojas de cálculo.

2. La actualización del inventario se lleva a cabo de forma periódica, utilizando

registros en papel y ajustando manualmente las cantidades disponibles.

3. La comunicación con proveedores y el seguimiento de las órdenes de compra

se realizan principalmente por correo electrónico y llamadas telefónicas.

4. No se encontró un sistema de alertas automático para el stock bajo, lo que

puede resultar en situaciones de escasez de productos.

5. Los informes de inventario se generan manualmente a partir de los datos

recopilados, lo que requiere tiempo y es propenso a errores humanos.

Estos hallazgos resaltan la necesidad de implementar un sistema de

gestión de inventario que automatice y agilice los procesos, reduciendo la
dependencia de métodos manuales y mejorando la precisión y eficiencia en el
seguimiento del inventario.
Análisis del Cuestionario:

A partir de las respuestas del cuestionario, se obtuvieron los siguientes

puntos destacados:

1. Los usuarios desempeñan roles diversos en la gestión de inventario, como

compras, logística y ventas.

2. La mayoría de los usuarios utilizan hojas de cálculo y sistemas de inventario

manuales para llevar un control de los productos.

3. Existe una necesidad de mejorar la eficiencia en el registro de productos y el

seguimiento de las existencias.

4. La comunicación con proveedores y la gestión de órdenes de compra son áreas

que podrían beneficiarse de un sistema de gestión de inventario más
automatizado.

5. Los informes de inventario son valorados como herramientas importantes para

tomar decisiones informadas y planificar futuras compras.

Estos hallazgos respaldan la importancia de implementar un sistema de

gestión de inventario que satisfaga las necesidades de los usuarios,
proporcionando un proceso más eficiente y una mejor capacidad de generación de
informes.
 Revisión Documental:

Durante la fase de investigación y análisis, se llevó a cabo una revisión

exhaustiva de los documentos y archivos disponibles en la empresa para extraer
datos relevantes para el diseño del sistema de gestión de inventario. Algunos de
los documentos y archivos revisados incluyeron:

1. Registros de inventario existentes: Se examinaron los registros de inventario

actuales, que consisten en hojas de cálculo, documentos en papel y otros registros
utilizados para llevar un control de los productos y las existencias.

2. Órdenes de compra y facturas: Se revisaron las órdenes de compra anteriores,

las facturas de proveedores y otros documentos relacionados para comprender los
procesos de adquisición y los proveedores utilizados.

3. Informes de ventas: Se analizaron los informes de ventas anteriores para

identificar los productos más populares, las tendencias de demanda y los patrones
de venta que pueden influir en las decisiones de inventario.

4. Políticas y procedimientos existentes: Se examinaron las políticas y

procedimientos actuales relacionados con la gestión de inventario, incluidas las
políticas de stock mínimo, los procedimientos de recepción de productos y las
directrices de control de calidad.

5. Registros de proveedores: Se revisaron los registros de proveedores, que

contienen información sobre los proveedores utilizados, los acuerdos
contractuales y los detalles de contacto.

La revisión documental permitió obtener información valiosa sobre los

procesos actuales de gestión de inventario, los desafíos existentes y las
necesidades del personal involucrado. Estos datos se utilizaron para informar la
posterior ingeniería de requisitos y el diseño del sistema de gestión de inventario.
 Requisitos Funcionales:

1. RF1: Registro de productos: El sistema debe permitir el registro de

productos nuevos en el inventario, incluyendo información como nombre,
descripción, categoría, proveedor, precio y cantidad inicial.

2. RF2: Seguimiento de inventario: El sistema debe permitir el seguimiento

y actualización de la cantidad disponible de cada producto en el inventario,
considerando las entradas y salidas realizadas.

3. RF3: Gestión de órdenes de compra: El sistema debe facilitar la creación,

seguimiento y gestión de órdenes de compra para reabastecer el inventario,
incluyendo la comunicación con proveedores y el registro de fechas de entrega
estimadas.

4. RF4: Alertas de stock bajo: El sistema debe enviar notificaciones

automáticas cuando el nivel de stock de un producto alcanza un umbral mínimo
establecido, para que se pueda tomar acción y realizar una nueva orden de
compra.

5. RF5: Generación de informes: El sistema debe ser capaz de generar

informes de inventario, como listados de productos, niveles de stock, movimientos
de inventario y valoraciones.
 Requisitos No Funcionales:

1. RNF1: Usabilidad: El sistema debe ser intuitivo y fácil de usar, con una
interfaz clara y organizada para facilitar la gestión del inventario.

2. RNF2: Rendimiento: El sistema debe ser capaz de manejar grandes

volúmenes de datos y responder de manera rápida a las consultas y
actualizaciones del inventario.

3. RNF3: Seguridad: El sistema debe garantizar la protección de la

información del inventario, implementando mecanismos de autenticación y control
de acceso para los usuarios.

4. RNF4: Escalabilidad: El sistema debe ser escalable, permitiendo la

incorporación de nuevos productos y la expansión del inventario sin afectar su
rendimiento.

5. RNF5: Fiabilidad: El sistema debe ser confiable y asegurar la integridad

de los datos del inventario, evitando pérdidas o inconsistencias.
 Diagrama de Caso de Uso:

A continuación, se muestra un ejemplo de diagrama de caso de uso para un

sistema de gestión de inventario: