UN DIAGRAMA DE GANTT

Es una herramienta de planificación y gestión de proyectos que te ayudará a visualizar las

tareas y principales hitos de una forma práctica
dar seguimiento a los logros y de estar siempre familiarizado con el cronograma de tu
trabajo. Cada barra de un diagrama de Gantt representa una etapa del proceso (o una
tarea del proyecto) y su longitud, la duración de la tarea. Cuando los miras en perspectiva,
los diagramas de Gantt ofrecen a los miembros del equipo un panorama general acerca de
cuál es el trabajo que hay que hacer, quién lo hace y cuándo. Gracias a los programas de
gestión de proyectos en la nube los diagramas de Gantt pueden actualizarse y
sincronizarse de forma rápida y para todos los miembros del equipo a la vez.
1. Define el período
Tu diagrama de Gantt debe basarse en un proyecto con fechas de inicio y fechas
de finalización. Piensa en el diagrama de Gantt como una forma de representar tu
proyecto en una línea de tiempo, en tal caso necesitarías un punto de inicio y uno
de finalización.
Por ejemplo, supongamos que planificamos el lanzamiento de un producto. El
equipo de Productos empezó a trabajar con el producto nuevo el 1.º de agosto y
esperamos que se termine de producir y se lance al mercado el 30 de septiembre.
En este caso, el gráfico de Gantt comenzaría el 1.º de agosto y seguiría hasta, al
menos, el 30 de septiembre.
2. Agrega tareas con fechas de inicio y finalización
Los diagramas de Gantt funcionan mejor cuando tienes tareas con fechas de inicio
y finalización para poder visualizarlos como barras en un gráfico. Si no agregas
fechas de inicio, tus tareas se verán como momentos en el tiempo y
probablemente sea más difícil identificarlas.
Ejemplo
• 3 de agosto – 14 de agosto: El equipo de Productos realiza su primer sprint con
metodología ágil de dos semanas para desarrollar la 1.ª versión del producto.
• 17 de agosto – 21 de agosto: El equipo de Productos revisa la 1.ª versión del producto.
• 24 de agosto – 4 de septiembre: El equipo de Productos realiza su segundo sprint ágil
de dos semanas para desarrollar el producto final.
• 31 de agosto – 4 de septiembre: Ahora que el producto está casi listo, el equipo de
Marketing de Productos empieza a preparar el plan de marketing para el lanzamiento.
• 7 de septiembre – 11 de septiembre: El equipo de Marketing de Productos trabaja con
el equipo de Diseño para preparar las imágenes, los gifs y los videos para el
lanzamiento.
• 10 de septiembre – 16 de septiembre: El equipo de Contenido trabaja en los blogs y
páginas web para el lanzamiento.
• 14 de septiembre – 18 de septiembre: El equipo de Redes Sociales prepara las
publicaciones.
Más adelante, tal vez queramos dividir estas tareas un poco más. Por ejemplo,
podríamos crear subtareas para los videos, las imágenes y los gifs que crea el
equipo de Diseño. Pero, por ahora, nuestro diagrama se vería así:
En esta vista, también puedes apreciar que las barras responden a un código de
colores según en qué trabaje el equipo: el azul es para Productos; el verde,
Marketing de Productos; el violeta, Diseño; el rosado, Contenido; y el amarillo,
Redes Sociales. Contar con una función con códigos por color en tu diagrama de
Gantt es realmente importante, ya que a medida que los proyectos se vuelvan más
complejos podrás controlar qué equipo es el que se ocupa de cada tarea.

3. Aclara las dependencias

En un proyecto de esta magnitud, seguramente tengas algunas tareas en las que
no se puede empezar a trabajar hasta que otras estén finalizadas. Para mantener
al proyecto en funcionamiento y sin interrupciones, todos los equipos deben estar
en la misma sintonía. Con un diagrama de Gantt, podrás tener una representación
visual de las dependencias entre las tareas.
En nuestro ejemplo, la tarea de Revisión de la 1.ª versión del producto depende de
la tarea Sprint de la 1.ª versión del producto, y la tarea Sprint de la 2.ª versión del
producto depende de Revisión de la 1.ª versión del producto. Al establecer las
dependencias entre estas tareas, todo el equipo de Productos puede saber en qué
tareas pueden empezar a trabajar. Además, los equipos de Diseño, Contenido y
Redes Sociales no pueden empezar a trabajar hasta que el equipo de Marketing
de Productos termine el plan de marketing. Ejemplo de cómo se vería en un
diagrama de Gantt:

4. Identifica los hitos

A diferencia de cómo se visualizan muchas de las tareas en un diagrama de Gantt,
los logros se representan como puntos fijos en el tiempo. Piensa en ellos como
puntos de verificación para representar la finalización de trabajos grandes. Ayuda
a que el equipo sepa qué priorizar y pueden promover grandes momentos de
celebración cuando se haya finalizado un trabajo.

5. Modifica el trabajo, a medida que cambian los planes

Notarás que en nuestro cronograma planificamos, con optimismo, terminar el 18
de septiembre, a pesar de que el lanzamiento recién se hará el 30 de septiembre.
En la realidad, las cosas no siempre resultan como se las planifica. Es probable
que el equipo de Productos necesite un tercer sprint un poco más corto para
finalizar el producto. O tal vez, los equipos de Diseño y Contenido necesiten más
de una semana para crear sus activos, lo que puede postergar el plan para las
redes sociales.
Los planes cambian inevitablemente. Es por eso que el software para diagramas
de Gantt debe poder adaptarse a tus necesidades. Busca una herramienta que te
permita arrastrar y soltar tareas, y que las dependencias se actualicen
automáticamente cuando cambies las fechas. De este modo, siempre podrás
mantener tus proyectos bien encaminados, incluso cuando los planes cambien.