Diagrama de Gantt: qué es y cómo crear uno con ejemplos

¿Qué es un diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt, muy usado en la gestión de proyectos, es un gráfico de barras
horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo. Es una
forma de visualizar la programación de tu proyecto, de dar seguimiento a los logros y de estar
siempre familiarizado con el cronograma de tu trabajo. Cada barra de un diagrama de Gantt
representa una etapa del proceso (o una tarea del proyecto) y su longitud, la duración de la
tarea. Cuando los miras en perspectiva, los diagramas de Gantt ofrecen a los miembros del
equipo un panorama general acerca de cuál es el trabajo que hay que hacer, quién lo hace y
cuándo. Gracias a los programas de gestión de proyectos en la nube los diagramas de Gantt
pueden actualizarse y sincronizarse de forma rápida y para todos los miembros del equipo a la
vez.
Diagrama de Gantt vs Diagrama de Pert
El diagrama de Pert permite a los gerentes de proyectos visualizar los flujos de trabajo y
dependencias de las tareas. Una de las diferencias más relevantes entre el Diagrama de Gantt
y el gráfico de Pert es la forma de visualización. Mientras que el primero se representa con un
gráfico de barras el segundo es un diagrama de forma libre.
Por otra parte, el tipo de diagrama de Pert no requiere fechas de inicio y finalización de tareas,
aunque sí deben establecerse las dependencias entre tareas. Mientras, en el Diagrama de
Gantt es imprescindible definir las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Por este motivo, el
diagrama de Pert es útil en la fase de planificación del proyecto mientras que el Diagrama de
Gantt lo es más en proyectos en curso.
¿Para qué se utiliza y cómo funciona un diagrama de Gantt?
En la actualidad, el diagrama de Gantt se usa en un software inteligente y en línea, que permite
detectar dependencias, programar el trabajo y mantener los proyectos al día. A continuación se
presentan algunas funciones clave del diagrama de Gantt moderno u hoja de ruta de proyectos:
La mayoría de los diagramas de Gantt actuales son herramientas de software utilizados en
project management o gestión de proyectos en la nube que sirven para que los equipos
planifiquen proyectos de todo tipo de tamaño. A diferencia del diagrama de Gantt original que
se dibujaba en papel, el diagrama de Gantt en línea permite que los equipos tengan el control
de la planificación de sus proyectos y que puedan hacer ajustes fácilmente cuando sea
necesario. Cuando cambias una fecha o trasladas un logro, el diagrama de Gantt debería
reflejar automáticamente esas modificaciones, para que puedas estar al día con respecto a las
novedades del proyecto. Así, se facilita la colaboración entre los equipos y se lleva a cabo un
excelente trabajo.
Fechas de inicio y finalización de las tareas
Los diagramas de Gantt son ideales para observar proyectos complejos con muchas tareas.
Cada “barra” horizontal del diagrama de Gantt representa una tarea en particular. De este
modo, los equipos y partes interesadas pueden contar con una idea clara de qué tareas se
llevan a cabo, cuándo y cuánto tiempo demandará realizarlas.
Dependencias de las tareas
Además de la posibilidad de ver las fechas de inicio y finalización de cada tarea en un diagrama
de Gantt, estos gráficos visuales facilitan la trazabilidad entre las dependencias de las tareas.
Con el software que uses para los diagramas de Gantt, deberías poder trazar las dependencias
de las tareas. Gracias a estas dependencias, los miembros del equipo pueden identificar
fácilmente quién está esperando que un trabajo termine para luego poder empezar. Y, si por
algún motivo necesitas posponer un trabajo, puedes identificar los posibles problemas y hacer
las modificaciones pertinentes para evitar conflictos de dependencias antes de empezar.
Hitos en el Diagrama de Gantt
Los hitos son una función clave de los proyectos con diagramas de Gantt o también llamados
hojas de ruta. Las tareas en un gráfico de Gantt aparecerán como barras horizontales que se
extienden a lo largo de un período y los hitos serán puntos destacados en el tiempo. En un
gráfico de Gantt, los hitos representan puntos de verificación y momentos importantes en el
cronograma del proyecto. También permiten apreciar de un solo vistazo todas las fechas clave
del proyecto.
Beneficios de un diagrama de Gantt
Normalmente, el diagrama de Gantt se usan para visualizar el plan de un proyecto. Y a pesar
de que no es la única forma de crear una representación visual de tu trabajo, pueden ser
particularmente útiles para ciertos tipos de actividades. Por ejemplo, los diagramas de Gantt son
una buena opción para tener en cuenta si necesitas:

 Representar de forma visual el plan y cronograma de un proyecto. El diagrama de Gantt

actuará como una hoja de ruta que te mostrará cuál es el trabajo que se hará, cuándo se
hará y en qué orden. Además, te puede ayudar a aportar claridad con respecto al plan y
al cronograma de tu proyecto.
 Organizar proyectos complejos. Ya sea que se trate de una iniciativa entre distintos
equipos o un nuevo proyecto grande y ambicioso, un gráfico de Gantt te servirá de guía.
Al igual que en un mapa, puedes ver cada paso con anticipación y qué debe hacer tu
equipo a continuación.
 Coordinar a múltiples colaboradores. Con frecuencia, varios miembros del equipo
trabajan de manera simultánea en distintas partes de un proyecto. Los diagramas de
Gantt te permiten ver en todo momento todas las piezas en movimiento, y cuándo pasar
el testigo a la persona siguiente.
 Estimar los cronogramas y la carga de trabajo. Ya sea que trabajes en la oficina o en
una agencia, el diagrama de Gantt te permite saber con anticipación cuánto tiempo y
cuánta mano de obra necesitas, de modo que puedas realizar una adecuada asignación
de recursos y programar las fechas de entrega según sea necesario.
¿Quién debería usar diagramas de Gantt?
El diagrama de Gantt es una herramienta excelente para los equipos que necesitan ver sus
proyectos en un cronograma. Lo ideal sería usar los diagramas de Gantt con tareas que
contengan fechas de inicio y finalización, para que aparezcan como barras en el diagrama, en
vez de como momentos específicos. Por ejemplo, los diagramas de Gantt serían muy útiles si tu
equipo planificara:

 Una campaña de marketing

  Un lanzamiento de un producto
 La renovación de un proceso técnico
 Una conferencia de prensa de la empresa

¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?

Los mejores diagramas de Gantt permiten dar seguimiento al programa de tu proyecto con un
gráfico de barras, para que puedas visualizar con precisión el cronograma y el progreso.
Asegúrate de que el software con el que usas tus diagramas de Gantt te permita establecer
dependencias claras entre las tareas e identificar los logros de los proyectos.
1. Define el período
Tu diagrama de Gantt debe basarse en un proyecto con fechas de inicio y fechas de
finalización. Piensa en el diagrama de Gantt como una forma de representar tu proyecto en una
línea de tiempo, en tal caso necesitarías un punto de inicio y uno de finalización.
Por ejemplo, supongamos que planificamos el lanzamiento de un producto. El equipo de
Productos empezó a trabajar con el producto nuevo el 1.º de agosto y esperamos que se
termine de producir y se lance al mercado el 30 de septiembre. En este caso, el gráfico de
Gantt comenzaría el 1.º de agosto y seguiría hasta, al menos, el 30 de septiembre.
2. Agrega tareas con fechas de inicio y finalización
Los diagramas de Gantt funcionan mejor cuando tienes tareas con fechas de inicio y finalización
para poder visualizarlos como barras en un gráfico. Si no agregas fechas de inicio, tus tareas se
verán como momentos en el tiempo y probablemente sea más difícil identificarlas.
Siguiendo el ejemplo del lanzamiento del producto, a continuación te mostramos algunas de las
tareas que podrías agregar al diagrama de Gantt:
3 de agosto – 14 de agosto: El equipo de Productos realiza su primer sprint con metodología
ágil de dos semanas para desarrollar la 1.ª versión del producto.
17 de agosto – 21 de agosto: El equipo de Productos revisa la 1.ª versión del producto.
24 de agosto – 4 de septiembre: El equipo de Productos realiza su segundo sprint ágil de dos
semanas para desarrollar el producto final.
31 de agosto – 4 de septiembre: Ahora que el producto está casi listo, el equipo de Marketing
de Productos empieza a preparar el plan de marketing para el lanzamiento.
7 de septiembre – 11 de septiembre: El equipo de Marketing de Productos trabaja con el equipo
de Diseño para preparar las imágenes, los gifs y los videos para el lanzamiento.
10 de septiembre – 16 de septiembre: El equipo de Contenido trabaja en los blogs y páginas
web para el lanzamiento.
14 de septiembre – 18 de septiembre: El equipo de Redes Sociales prepara las publicaciones.
3. Aclara las dependencias
En un proyecto de esta magnitud, seguramente tengas algunas tareas en las que no se puede
empezar a trabajar hasta que otras estén finalizadas. Para mantener al proyecto en
funcionamiento y sin interrupciones, todos los equipos deben estar en la misma sintonía. Con
un diagrama de Gantt, podrás tener una representación visual de las dependencias entre las
tareas.
En nuestro ejemplo, la tarea de Revisión de la 1.ª versión del producto depende de la tarea
Sprint de la 1.ª versión del producto, y la tarea Sprint de la 2.ª versión del producto depende de
Revisión de la 1.ª versión del producto. Al establecer las dependencias entre estas tareas, todo
el equipo de Productos puede saber en qué tareas pueden empezar a trabajar. Además, los
equipos de Diseño, Contenido y Redes Sociales no pueden empezar a trabajar hasta que el
equipo de Marketing de Productos termine el plan de marketing. Ejemplo de cómo se vería en
un diagrama de Gantt:

Conceptos básicos de un diagrama de Gantt: Establece dependencias claras

4. Identifica los hitos
A diferencia de cómo se visualizan muchas de las tareas en un diagrama de Gantt, los logros se
representan como puntos fijos en el tiempo. Piensa en ellos como puntos de verificación para
representar la finalización de trabajos grandes. Ayudan a que el equipo sepa qué priorizar y
pueden promover grandes momentos de celebración cuando se haya finalizado un trabajo.

Conceptos básicos de un diagrama de Gantt: Identifica los hitos

5. Modifica el trabajo, a medida que cambian los planes
Notarás que en nuestro cronograma planificamos, con optimismo, terminar el 18 de septiembre,
a pesar de que el lanzamiento recién se hará el 30 de septiembre. En la realidad, las cosas no
siempre resultan como se las planifica. Es probable que el equipo de Productos necesite un
tercer sprint un poco más corto para finalizar el producto. O tal vez, los equipos de Diseño y
Contenido necesiten más de una semana para crear sus activos, lo que puede postergar el plan
para las redes sociales.

Los planes cambian inevitablemente. Es por eso que el software para diagramas de Gantt debe
poder adaptarse a tus necesidades. Busca una herramienta que te permita arrastrar y soltar
tareas, y que las dependencias se actualicen automáticamente cuando cambies las fechas. De
este modo, siempre podrás mantener tus proyectos bien encaminados, incluso cuando los
planes cambien.
Conceptos básicos del diagrama de Gantt: Modifica el trabajo a medida que cambian los planes

Ventajas de usar un diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt u hoja de ruta puede ser una herramienta potente para la gestión de los
proyectos desde lo visual. Algunas de las ventajas de usar un diagrama de Gantt son las
siguientes:

 Obtienes una vista general del cronograma de actividades de tu proyecto

Al inicio de un proyecto, el diagrama de Gantt te permiten ver la dirección en que se
dirigen tus planes y cuándo esperas cumplir cada logro. De este modo, puedes
compartir el cronograma de actividades de tu proyecto con los demás colaboradores y
planificar mejor la asignación de recursos. También te permiten saber lo que tienes que
hacer, cuándo y así mantener todo encaminado.
 Observas cómo las tareas se relacionan entre sí
Al agregar fechas de inicio y finalización a cada tarea y crear dependencias, puedes
visualizar cómo cada pieza del trabajo afecta a las demás. Te ayuda a identificar
problemas y a resolver conflictos de dependencia antes de empezar.
 Mejoras la gestión de los recursos del equipo
Agregar un responsable a cada trabajo puede ayudarte a ver la duración de la tarea y
quién la hará; y de este modo, podrás gestionar mejor el volumen de trabajo individual.
Como todo está trazado de forma secuencial en una escala de tiempo, podrás ver si un
compañero de equipo en particular o un equipo entero tiene demasiado trabajo en un
momento determinado y así, reasignar o reprogramar las tareas según sea necesario.

Riesgos de usar un diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt tienen sus imperfecciones. A continuación, se encuentran algunas
dificultades que las personas enfrentan con frecuencia:

 Prepararlos puede demandar mucho tiempo

Hacer un diagrama de Gantt no es instantáneo. En particular, si usas una hoja de
cálculo (excel), te podría llevar bastante tiempo plasmar tu trabajo en la vista de un
diagrama de Gantt. Incluso si usas una plantilla de diagrama de Gantt, probablemente
aún tengas que hacerle ajustes para personalizarla según las necesidades específicas
de tu equipo.
 No es fácil gestionar un proyecto en el mismo lugar en el que lo planificaste
Los diagramas de Gantt tradicionales pueden utilizarse para la fase de planificación de
un proyecto. Una vez que hayas trazado el esquema de tu trabajo, con frecuencia
cambiarás a una herramienta o plataforma diferente para gestionar las actividades
diarias y será difícil saber cuál es el verdadero punto de referencia de tu equipo.
 Al agregar más detalles se vuelve más complicado
Independientemente de que hablemos de micropasos de un logro, archivos o una
explicación de lo que quisiste decir con “Activar la campaña de recaptación”, agregar
esos detalles útiles al plan de tu proyecto en un diagrama de Gantt puede convertir un
plan ordenado en un desorden abrumador.
 Diagrama de Gantt en excel vs programa de gestión de proyectos
Afortunadamente, existen alternativas a los diagramas de Gantt que ofrecen una vista
general de cómo encaja todo el trabajo, sin las limitaciones típicas que implica crear un
diagrama de Gantt en una hoja de cálculo.