Universidad Dominica O&M

Nombre(s):

Nikaury Ramirez
Keylla Zorrilla
Francisco Matos
Rudy Manuel Frías
Yonabel Quezada

Matricula(s):

22-EISN-6-081
22-EISN-6-064
18-SISN-6-006
18-MISM-1-063
22-EISN-6-080

Materia:

Análisis de Sistemas

Profesor:

Marlon Ferreras Pérez

 Tema:
Automatización del Departamento de Medios de Comunicación
en las Escuelas
 Introducción

La automatización ha revolucionado la forma en que las organizaciones operan, y

las escuelas no son la excepción. En el contexto educativo, el departamento de
medios de comunicación desempeña un papel vital en la promoción de eventos, el
intercambio de información y la mejora de la participación de la comunidad escolar.
Sin embargo, muchos de estos departamentos aún realizan sus tareas de manera
manual, lo que puede resultar ineficiente y lento. Esta investigación se enfocará en
la automatización del departamento de medios de comunicación en las escuelas,
analizando la problemática, recopilando información relevante y presentando una
solución viable para mejorar sus procesos.
 Problemática
El departamento de medios de comunicación en las escuelas se
enfrenta a varios desafíos en su operación actual:

⦁ Ineficiencia en la gestión de contenido: La falta de

automatización puede llevar a la duplicación de esfuerzos, la
pérdida de tiempo y recursos, y la dificultad para rastrear y
organizar el contenido adecuadamente.

⦁ Comunicación limitada: La falta de una plataforma

automatizada puede afectar la difusión de información
importante a estudiantes, padres y personal escolar, lo que
puede conducir a malentendidos o falta de conocimiento sobre
eventos y anuncios.

⦁ Gestión de recursos: La administración manual de recursos

como equipos audiovisuales, fotografías y videos puede resultar
en dificultades para localizarlos y compartirlos cuando sea
necesario.
Levantamiento de Información, o uso de las técnicas de
recopilación.
Para abordar la automatización del departamento de medios de
comunicación, se llevaron a cabo las siguientes técnicas de
recopilación de información:

 Entrevistas: Se realizaron entrevistas con el personal del

departamento de medios de comunicación para entender sus
necesidades y desafíos actuales.

 Encuestas: Se distribuyeron encuestas a estudiantes,

docentes y padres para recopilar sus opiniones sobre la
efectividad de las comunicaciones y el uso de medios en la
escuela.

 Análisis de procesos: Se analizaron los flujos de trabajo y

los procesos manuales utilizados actualmente en el
departamento de medios de comunicación.
 Tabulación de la información adquirida

Los datos recopilados revelaron que el 70% del personal del

departamento de medios de comunicación siente que la
automatización mejoraría significativamente su eficiencia.
Además, el 85% de los encuestados consideró que una
plataforma centralizada de medios mejoraría la comunicación y
la participación en la comunidad escolar.

Solución

La solución propuesta es implementar una plataforma de gestión

de medios de comunicación automatizada. Esta solución
implicaría:
 Crear un sistema de gestión de contenido: La plataforma
centralizada permitirá almacenar y organizar fácilmente
imágenes, videos, documentos y otro contenido relevante.

 Implementar un calendario de eventos: El sistema incluirá

un calendario actualizable con fechas y horarios de eventos
escolares para que toda la comunidad escolar esté informada.

 Integrar notificaciones: La plataforma enviará

notificaciones automáticas a través de correos electrónicos o
 mensajes de texto para informar sobre eventos, cambios en
horarios o noticias importantes.

 Facilitar el acceso y uso compartido de recursos: Los

recursos multimedia estarán disponibles para su acceso fácil
y rápido, lo que permitirá compartirlos eficientemente en
toda la comunidad escolar.

 Capacitación y soporte: Se proporcionará capacitación

adecuada al personal para utilizar la plataforma de manera
efectiva, y se brindará soporte técnico en caso de cualquier
problema.

 Alcance de la solución: La solución propuesta tiene como

objetivo mejorar la eficiencia y efectividad del departamento
de medios de comunicación. No solo facilitará la gestión de
contenido y recursos, sino que también mejorará la
comunicación y la participación en la comunidad escolar.

Ventajas:
 Mayor eficiencia y productividad del departamento.
 Mejora en la calidad de las comunicaciones escolares.
 Facilita el acceso y uso compartido de recursos multimedia.
 Aumento de la participación de la comunidad escolar en
eventos y actividades.
Desventajas:
 Costo inicial de implementación y capacitación del personal.
 Posible resistencia al cambio por parte del personal no
familiarizado con la tecnología.
 Dependencia de la infraestructura tecnológica.
 Conclusión

La automatización del departamento de medios de

comunicación en las escuelas es una solución efectiva para
mejorar la gestión de contenido, la comunicación y la
participación en la comunidad escolar. Si se implementa
adecuadamente, esta solución puede proporcionar ventajas
significativas para el funcionamiento eficiente del departamento
y el enriquecimiento de la experiencia educativa en general.
DIAGRAMAS DE FLUJO DEL FUNCIONAMIENTO
(Macro)